ANALISIS

BEBAN KERJA
I G.A. WAHYU ADRIAN

iga_2019
 INTRODUCTION

Untuk memperoleh SDM yang kreatif dan

produktif secara optimal dibutuhkan 3
pilar :
1. Teknologi
2. Sistem kerja
3. Budaya kerja

iga_2019
 DIMENSI
TEKNOLOGI
FISIK

SISTEM DIMENSI
PILAR
KERJA KULTURAL

BUDAYA DIMENSI
KERJA PSIKOLOGIS

DIMENSI
SOSIAL

DIMENSI
KEKUASAAN
iga_2019
 PERENCANAAN SDM
PERENCANAAN SDM

SDM YANG TERSEDIA

(supply)

SDM YANG
DIBUTUHKAN (demand)

Mempertahankan jumlah
SUPPLY = DEMAND
SDM yang ada

SUPPLY > DEMAND PHK

Perekrutan SDM yang

SUPPLY < DEMAND memiliki kualifikasi tertentu
iga_2019
 FUNGSI PERENCANAAN SDM
• Memberdayakan SDM yang telah bergabung dengan
organisasi sebaik-baiknya
• Meningkatkan produktivitas kerja SDM karena perusahaan
tentunya telah memiliki database skill tiap-tiap karyawannya
ketika proses perencanaan SDM tersebut disusun
• Menentukan kebutuhan SDM di masa yang akan datang, baik
dari segi jumlah maupun kualifikasi serta posisi yang akan
didudukinya
• Menyusun program kerja pada tiap-tiap satuan kerja dalam
suatu organisasi

iga_2019
 MEKANISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN KARYAWAN
TUGAS DAN FUNGSI TIAP KARYAWAN

ANALISIS JABATAN YANG AKAN MENGGALI :

URAIAN JABATAN, TUGAS DAN WEWENANG

ANALISIS BEBAN KERJA

KEBUTUHAN KARYAWAN

PETA JABATAN DAN BEBAN KERJA PER JABATAN

iga_2019
BEBAN KERJA KUANTITATIF

“BEBAN KERJA KUANTITATIF AKAN

MENUNJUKKAN ADANYA JUMLAH PEKERJAAN
BESAR YANG HARUS DILAKSANAKAN SEPERTI
JAM KERJA YANG CUKUP TINGGI, TEKANAN
KERJA YANG CUKUP BESAR ATAU BERUPA
BESARNYA TANGGUNG JAWAB YANG BESAR
ATAS PEKERJAAN YANG DIAMPUNYA”

iga_2019
 BEBAN KERJA KUALITATIF

“BEBAN KERJA KUALITATIF AKAN

BERHUBUNGAN DENGAN MAMPU
TIDAKNYA PEKERJA
MELAKSANAKAN PEKERJAAN YANG
DIAMPUNYA”

iga_2019
 FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI BEBAN KERJA
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BEBAN KERJA

FAKTOR
- Jenis INTERNAL
kelamin
- Usia
- Status kesehatan
- Motivasi
- Persepsi
- Dan lain-lain

FAKTOR EKSTERNAL
- Lingkungan kerja
- Sarana dan prasarana dalam
bekerja
- Organisasi kerja

iga_2019
 INDIKATOR BEBAN KERJA
BEBAN KERJA

TERLALU TINGGI
- Stress kerja
- Minim konsentrasi
- Keluhan pelanggan
- Absensi tinggi

TERLALU RENDAH
- Bosan
- Minim konsentrasi

PRODUKTIVITAS RENDAH

iga_2019
 SKEMA BEBAN KERJA
BEBAN
KERJA
BEBAN KERJA FISIK
FISIOLOGIS
Sistem Faal tubuh, denyut jantung

BIOMEKANIKA
Seperti kekuatan otot tubuh

BEBAN KERJA PSIKIS

- Tanggung jawab
- Kewaspadaan
PEMANFAATAN WAKTU - Konsentrasi

REPETITIF

NON REPETITIF

iga_2019
 PETA JABATAN
Sebelum dilakukan penghitungan formasi pegawai
terlebih dulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan
hasil dari analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Peta jabatan adalah susunan nama

dan tingkat Jabatan Struktural
dan Fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah

iga_2019 sampai dengan yang tinggi.

 MEKANISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS • NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
DAN JABATAN JABATAN • IKHTISAR JABATAN
FUNGSI • URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI

iga_2019
 ANALISIS BEBAN
KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu
teknik untuk menentukan jumlah dan
jenis pekerjaan suatu unit organisasi
yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan
dengan memperhatikan, atau
teknik manajemen lainnya

iga_2019
 Latar Belakang
1) Kelancaran tugas dan tanggung jawab setiap jabatan demi
tercapainya tujuan organisasi
2) Jumlah pegawai yang diperlukan ditetapkan berdasarkan
beban kerja suatu orgaisasi.

iga_2019
 METODE PENYUSUNAN
BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan
peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan
kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan
tugas pokok dan fungsin yang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

iga_2019
 PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan
organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan

untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan
satuan orang jam (OJ)

iga_2019
 JAM KERJA FORMAL

ADALAH JAM KERJA YANG TELAH

DITENTUKAN OLEH SUATU ORGANISASI
SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG
TELAH DITETAPKAN DALAM
PERATURAN ORGANISASI

iga_2019
 WAKTU KERJA EFEKTIF
Jumlah waktu yang wajar dan benar-benar
dipergunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
oleh pemegang jabatan.

 Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender di kurangi

hari libur dan cuti.
 Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi
dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (waktu
luang)
 iga_2019
Waktu luang paling banyak 30%
 WAKTU LUANG

Waktu luang adalah waktu kerja yang

diperkenankan untuk digunakan tidak
produktif karena faktor kelelahan
dasar, pengaruh tempat kerja, dan
untuk keperluan yang sifatnya pribadi
seperti beribadah.
iga_2019
 PENGHITUNGAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per
jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif

iga_2019
 STANDAR WAKTU
KERJA
Jam Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam

Jam Kerja Efektif per Minggu = 70% x 37,5 jam = 26 jam

 5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari

 5.2 x60 menit = 312 menit ( 300 menit/hari )
 6 hari kerja = 26 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari
 4.3 x 60 menit = 258 menit (250 menit/hari)

iga_2019
 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
PEGAWAI PER JABATAN

JUMLAH KEBUTUHAN NORMA WAKTU x BEBAN KERJA

=
PER JABATAN JAM KERJA EFEKTIF

(Pola 5 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit

(Pola 6 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 4.3 jam = 250 menit
 Per Minggu : 6 x 250 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 24 x 250 menit = 6000 menit
 Per Tahun : 288 x 250 menit = 72.000 menit
iga_2019
 STANDAR WAKTU PENYELESAIAN
PEKERJAAN

 Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan

menyelesaikan suatu tugas jabatan.
 SWP di pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan

iga_2019
 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN
KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Waktu Pegawai
Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Yg Dibu- Ket.
Hasil Kerja
saian Efektif tuhkan

1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
iga_2019
 PETUNJUK PENGISIAN
U RAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg
tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran
secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu
kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara
mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara
secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam
satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

iga_2019
 PETUNJUK PENGISIAN
U RAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian
Penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif =
Efektif 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun
72000 menit
Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ)
Dibutuhkan dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

iga_2019
 CONTOH
Nama Jabatan : Pegawai Sistem Informasi
Unit Kerja : Unit PTI
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Ketua mengenai alokasi tambahan formasi Instansi sesuai dengan
peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan
STPB

Waktu Waktu Pegawai Yg

Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Dibutuh- Ket
Hasil Kerja
saian Efektif kan
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
72.000
1 Pusat dan Daerah sudah sesuai Kegiatan 30 menit 600 0,250
menit
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat

iga_2019
 contoh
Waktu Waktu Pegawai Yg
Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Dibutuh- Ket
Hasil Kerja
saian Efektif kan
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Pimpinan dengan cara
72.000
2 mengelompokkan sesuai dengan Data 30 menit 600 0,250
menit
instansi dan jabatannya agar
memudahkan dalam pencarian
data
Mengolah data usulan formasi
72.000
3 berdasarkan jenis jabatan untuk Data 30 menit 600 0,250
menit
membuat bahan pertimbangan

iga_2019
 contoh
Waktu Waktu Pegawai Yg
Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Dibutuh- Ket
Hasil Kerja
saian Efektif kan
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data usul
72.000
4 formasi sebagai bahan Data 30 menit 600 0,250
menit
pembuatan kebijakan formasi
dan pertimbangan alokasi
tambahan formasi pegawai
Membuat konsep pertimbangan
Ketua mengenai alokasi
Draft
tambahan formasi pegawai STP 3000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
berdasarkan data usul formasi menit menit
bangan
sebagai bahan pertimbangan
teknis Ketua

iga_2019
 CONTOH
Waktu Waktu Pegawai Yg
Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Dibutuh- Ket
Hasil Kerja
saian Efektif kan
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
6000 72.000
6 pegawai STPB berdasarkan data Laporan 2 0,167
menit menit
usul formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui dan 72.000
7 Kegiatan 60 menit 4 0,004
memproteksi data agar tetap menit
akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
8 atasan baik lisan maupun tertulis Kegiatan 20 menit 300 menit 3 0,200
untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
Jumlah 1,413

iga_2019
 TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ

=
Jabatan Σ PJ x WKE

Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50

iga_2019
 Terima kasih
and
thank you
iga_2019