P. 1
Slide Anjab

Slide Anjab

|Views: 1,456|Likes:
Dipublikasikan oleh Agung Ate Setiawan

More info:

Published by: Agung Ate Setiawan on Jul 18, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/21/2013

pdf

text

original

ANALISA JABATAN

KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI
LATAR BELAKANG
• Dasar Hukum • Kondisi obyektif

SASARAN

PROSES PENCAPAIAN SASARAN REFORMASI BIROKRASI
Tahapan, Program, dan Aktivitas Yang Harus Dilakukan Kementerian/Lembaga

• Perubahan Pola Pikir • Perubahan Budaya Kerja • Perubahan Perilaku

ARAHAN STRATEGI

MANAJEMEN PERUBAHAN PROSES SOSIALISASI DAN INTERNALISASI

PROGRAM PERCEPATAN (QUICK WINS)
PENILAIAN KINERJA ORGANISASI SAAT INI PENATAAN SISTEM POSTUR BIROKRASI 2025

ANALISA JABATAN Uraian Jabatan

Evaluasi Jabatan

SISTEM REMUNERASI
SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)
•Standar Kompetensi Jabatan •Assesmen Kompetensi Individu •Sistem Penilaian Kinerja •Pengadaan dan Seleksi •Pengembangan dan Pelatihan •Pola Promosi, Rotasi, dan Mutasi •Pola Karir •Database Pegawai

ORGANISASI
• Redefinisi visi, misi, dan strategi • Restrukturisasi • Analisis Beban Kerja

TATALAKSANA • Business Process • SOP

PENJAMIN PELAKSANAAN SISTEM

• • PENGUATAN UNIT ORGANISASI • KEPEGAWAIAN • PENGUATAN UNIT KERJA•

PERATURAN PERUNDANG- • PERBAIKAN UNDANGAN PENGADAAN SARANA DAN PENEGAKAN DISIPLIN PRASARANA PENEGAKAN KODE ETIK

2

UU NO. 43 TH. 1999 TTG PERUBAHAN UU NO. 8 TH. 1974 Ps 15 ayat 1: jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan ditetapkan dalam formasi Ps 17 ayat 1: PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu PEGAWAI NEGERI SIPIL: • Seseorang yang duduk dalam suatu jabatan • Didayagunakan untuk melakukan tugastugas jabatan • Memperoleh hasil kerja yang ditetapkan dan ditargetkan oleh jabatan yang didudukinya

Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam jabatan

S T R U K T U R A L (manajerial)
• • • Kepala Bagian Kepala Seksi Kepala Dinas

FUNGSIONAL
(non angka kredit)

FUNGSIONAL
(angka kredit)


• • • • •

Pengolah Data …….
Pengkaji ………. Bendaharawan ……… Anggota Satpam ….. Pengadministrasi ….. Pengumpul Data ……. dsb


• • • • • •

Pranata Komputer
Peneliti Analis Kepegawaian Arsiparis Dokter Widyaiswara dsb


Kepala Badan
dan sebagainya

Proses, Metoda dan teknik untuk memperoleh data jabatan mengolahnya menjadi informasi jabatan dan menyajikannya bagi kepentingan program:
1.
2. 3. 4.

Kelembagaan;
Ketatalaksanaan; Kepegawaian; dan Perencanaan diklat.

ARTI KATA ANALISIS JABATAN
Mengurai secara teliti

ANALISIS

Satu per satu orang

JABATAN

Sekelompok tugas yang dilembagakan dan dibebankan pd seorang Pemegang jabatan Baik struktural maupun fungsional

PERTANYAAN : APA YANG DIURAI SECARA TELITI SATU PER SATU DLM JABATAN ?

YANG DIURAI SECARA TELITI SATU PER SATU DLM JABATAN ADALAH UNSUR-UNSUR YANG MEMBENTUK SUATU JABATAN YAITU : 1. IDENTITAS PEMANGKU JABATAN 2. RINGKASAN TUGAS JABATAN 3. RINCIAN TUGAS JABATAN 4. WEWENANG 5. TANGGUNG JAWAB. 6. HASIL KERJA. 7. BAHAN KERJA. 8. PERANGKAT KERJA. 9. HUBUNGAN JABATAN. 10. KEADAAN TEMPAT KERJA. 11. UPAYA FISIK 12. KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA 13. SYARAT JABATAN

Ada 3 Kesimpulan Dari Pengertian Anjab :
KESIMPULAN I : ANJAB DILAKUKAN DENGAN 3 TAHAPAN YAITU : 1. TAHAP MENGUMPULKAN DATA JAB 2. TAHAP MENGOLAH/ MENGANALISIS DATA JAB MENJADI INFORMASI JAB (UJ DAN PJ) 3. TAHAP MENYAJIKAN INFORMASI JAB (UJ DAN PJ) BAGI PENGGUNA

KESIMPULAN II : HASIL ANJAB ADALAH INFORMASI JAB (UJ & PJ)

KESIMPULAN III : ANJAB ADALAH SARANA/ALAT UTK MENGHASILKAN INFORMASI JAB YG BERGUNA UTK MENATA KELEMBAGAAN, KEPEGAWAIAN DAN KETATALAKSANAAN

LANGKAH PENYELENGGARAANANALISIS JABATAN

I. PERSIAPAN PENYELENGGARAAN ANALISIS JABATAN

PENENTU INFORMASI JABATAN

2

3
II. PENGUMPULAN DATA JABATAN

1

4
III. PENGOLAHAN DATA JABATAN

PROGRAM YANG MEMBUTUHKAN INFORMASI JABATAN

5
IV. VERIFIKASI

8 INFORMASI JABATAN 8

6
V. PEMBETULAN

TEKNIK PENGUMPULAN DATA
a. daftar pertanyaan; b. wawancara;

pengamatan langsung; c.c. pengamatan langsung;
d. referensi; dan

e. gabungan beberapa cara.

HASIL POKOK ANALISA JABATAN

INFORMASI JABATAN

URAIAN JABATAN/ JOB DESCRIPTION

PETA JABATAN

HASIL POKOK ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN

Uraian jabatan (Job Description)

Uraian tentang nama jabatan, ringkasan tugas jabatan, rincian tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, hubungan kerja jabatan, keadaan tempat kerja, upaya fisik, kemungkinan resiko bahaya; dan syarat jabatan(Job Requirement) serta spesifikasi jabatan (Job Spesification) Bentangan seluruh jabatan baik jabatan struktural maupun jabatan fungsional dalam suatu unit organisasi atau dalam suatu instansi

Peta jabatan

HASIL ANALISIS JABATAN.
Hasil analisis jabatan adalah informasi jabatan (INJAB) yg dipergunakan utk : 1. penataan kelembagaan, 2. kepegawaian, 3. ketatalaksanaan, dan 4. perencanaan pendidikan dan pelatihan.

KEGUNAAN HASIL ANJAB
Penataan kelembagaan, meliputi : a.

  

penyusunan organisasi dan unit unitnya;

b.
c. d. e.

penataan organisasi yang rightsizing;
penyempurnaan tupoksi; Pemberdayaan kapasitas organisasi; dan evaluasi organisasi.

Penataan ketatalaksanaan, meliputi:
 

a. b.

tata kerja; hubungan kerja; dan

c.

sistem operasional dan prosedur kerja .

Penataan kepegawaian, meliputi:  a. rencana kebutuhan pegawai (formasi);  b. sistem rekrutmen dan penempatan;  c. pengembangan pola karier;  d. mutasi;  e. penilaian kinerja;  f. reward and punishment; dan  g. Kesejahteraan.
   

Penataan Pendidikan dan Pelatihan, meliputi : a. program diklat; b. jenis-jenis diklat; dan c. pengembangan

diklat.

PRINSIP MENYUSUN URAIAN JABATAN DAN PETA JABATAN

ANALISIS JABATAN
PEKERJAAN SEHARI-HARI

Jabatan A

STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

Jabatan B
Jabatan C

Tugas riel yang dilakukan pegawai

Jabatan D
Dan seterusnya

Diurai informasi jabatannya

ANALISIS JABATAN bukan ANALISIS ORANG

JENIS JABATAN

Ketentuan dlm UU nomor 43 tahun 1999 ttg pokok-pokok kepegawaian ada 2 jenis jabatan yaitu JAB STRUKTURAL dan JAB FUNGSIONAL.

Jab. Fungsional dibedakan lagi yaitu jab. Fungsional angka kredit dan jab. Fungsional non angka kredit yang sering disebut jab. Fungsional umum (jfu).

Perumusan nama jab. Fungsional umum didasarkan pd ketentuan pasal 17 (1) uu no. 43/1999 yaitu : “PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu”. Dengan demikian, setiap PNS harus duduk dlm suatu jab.

Jab struktural dan jab. Fungsional angka kredit sudah ada nama jab.nya, namun jab fungsional umum belum terumuskan nama jab.nya.

PELAKSANAAN TUGAS KE 2 JENIS JAB TERSEBUT BERBEDA, YAITU JAB STRUKTURAL PELAKSANAAN TUGASNYA BERSIFAT MENEJERIAL (MEMIMPIN/MENGATUR) SEDANGKAN JAB FUNGSIONAL SIFAT TUGASNYA TEKNIS OPERASIONAL. CONTOH :

1.

NAMA JABATAN TUGAS JAB HASIL KERJA

: PEREKAPITULASI DATA PENDUDUK (JFU) : MEREKAPITULASI DATA PENDUDUK : REKAPITULASI DATA PENDUDUK

2.

NAMA JAB TUGAS JAB HASIL KERJA

: KEPALA SEKSI PERKEMBANGAN PENDUDUK : MEMBUAT LAPORAN PERKEMBANGAN PENDUDUK : LAPORAN PERKEMBANGAN KEPENDUDUKAN

DARI KE 2 JENIS JABATAN TERSEBUT TERDAPAT PERBEDAAN PELAKSANAAN TUGASNYA YAITU : TUGAS MEREKAPITULASI YANG LEBIH BERSIFAT TEKNIS DIBANDING TUGAS MEMBUAT LAPORAN PERKEMBANGAN PENDUDUK YANG MEMBUTUHKAN KEMAMPUAN BERPIKIR KONSEPTUAL, ANALITIS DAN KOMPREHENSIF.

DENGAN DEMIKIAN, JIKA TIM KERJA MENEMUKAN ADA JABATAN STRUKTURAL YANG HASIL KERJANYA MERUPAKAN PELAKSANAAN TUGAS TEKNIS OPERASIONAL, MAKA JABATAN TERSEBUT DPT DIPERTIMBANGKAN UTK DIMERGER DGN JAB LAIN YG SEJENIS. FOKUS DLM MENGANALISIS JABATAN ADALAH DARI HASIL KERJANYA,SEBAB EKSISTENSI SUATU JAB DITENTUKAN OLEH HASIL KERJA JAB.

HAL2 LAIN YANG PERLU KITA KETAHUI :
ADA PERBEDAAN ANTARA TUGAS “MENGETIK KONSEP” DENGAN TUGAS “MEMBUAT KONSEP”. TOGAS “MENGETIK KONSEP” ADALAH TUGAS JFU KARENA UNTUK BISA “MENGETIK” HANYA BUTUH KETERAMPILAN TEKNIS MENGETIK, SEDANGKAN TUGAS “MEMBUAT KONSEP” ADALAH TUGAS JAB. STRUKTURAL KARENA UNTUK “MEMBUAT KONSEP” BUTUH KOMPETENSI BERPIKIR KONSEPTUAL, ANALITIS DAN KOMPREHENSIF.

TUGAS-TUGAS JAB.STRUKTURAL BERSIFAT MENEJERIAL (MEMIMPIN, MENGATUR, MEMBANGUN KINERJA UNIT, MENGEMBANGKAN KONSEP-KONSEP/IDE-IDE BARU/INOVASI, EMPOWERING/MEMBERDAYAKAN BAWAHAN) BUKAN MELAKUKAN TUGAS TEKNIS OPERASIONAL.

TUGAS-TUGAS JABATAN STRUKTURAL DAN TUGAS-TUGAS JFU YANG SUDAH TERTATA DENGAN BAIK MEMBERIKAN KEJELASAN “SIAPA MELAKUKAN APA”. TIDAK LAGI TERDAPAT PENUMPUKAN TUGAS-TUGAS PADA 1 ATAU 2 PEGAWAI, TIDAK LAGI TERDAPAT INEFISENSI DALAM PELAKSANAAN TUGAS, BAHKAN PRINSIP HEMAT STRUKTUR KAYA FUNGSI DAPAT DIWUJUDKAN.

HASIL ANALISIS TERHADAP KE 12 UNSURUNSUR JABATAN TERSEBUT DITUANG DLM FORMAT URAIAN JABATAN (UJ) DAN KEMUDIAN JABATAN-JABATAN YANG SUDAH DIANALISIS DIPETAKAN DALAM PETA JABATAN (PJ).  PELAKSANAAN ANALISIS JAB MULAI DILAKUKAN PD UNIT KERJA TERENDAH (ESELON IV), KEMUDIAN SECARA BERJENJANG KE ESELON III DAN ESELON II. HASIL ANJAB YAITU INFORJAB DITETAPKAN DGN KEPUTUSAN KEPALA DAERAH .

ANALISIS UNSUR-UNSUR JABATAN

I. IDENTITAS JABATAN

I.2. Nama Jabatan :
 Untuk Jabatan Struktural : Nama Jabatan sesuai dengan nomenklatur unit kerjanya yang diawali kata Kepala, Misal : Unit kerjanya Bagian Analisa Jabatan, maka nama Jabatannya Kepala Bagian Analisa Jabatan.  Untuk Jabatan Non Struktural (Jabatan Fungsional Umum) di bawah eselon IV, perumusan nama jabatannya dilakukan dengan menginventarisir dan mengelompokkan pekerjaanpekerjaan yang dilakukan oleh seluruh pegawai yang ada pada unit kerja eselon IV tersebut , misalnya :

1. Sekelompok tugas2 mengadministrasi kepegawaian diberi nama Pengadministrasi Kepegawaian 2. Sekelompok tugas2 mengumpul dan mengolah data diberi nama Pengumpul dan Pengolah Data 3. Sekelompok tugas2 menganalisis diberi nama Analis 4. Sekelompok tugas2 menyusun bahan diberi nama Penyusun Bahan 5. Sekelompok tugas2 mengaplikasi program diberi nama Pengaplikasi Program 6. Sekelompok tugas2 merekapitulasi data diberi nama Perekapitulasi Data 7. Sekelompok tugas2 mengompilasi diberi nama Pengompilasi 8. Sekelompok tugas2 merancang diberi nama Perancang 9. Sekelompok tugas2 mendisain diberi nama

10. Sekelompok tugas2 mengkatalog diberi nama Pengkatalog 11. Sekelompok tugas2 mengentri data diberi nama Pengentri Data 12. Sekelompok tugas2 mencatat dan menyimpan surat masuk/keluar diberi nama Agendaris 13. Sekelompok tugas2 memproses diberi nama Pemroses 14. Sekelompok tugas2 mengetik diberi nama Pengetik 15. Sekelompok tugas2 mengantar surat diberi nama Caraka 16. Sekelompok tugas2 menginventarisir diberi nama Penginventaris 17. Dst.

I.3. UNIT KERJA
Contoh : Kepala Subbagian Analisa Jabatan

Eselon IV Eselon III Eselon II Eselon I

: Subbagian Analisa Jabatan : Bagian Analisa Jabatan : Biro Organisasi : Sekretariat Jenderal

2. Ringkasan Tugas Jabatan Nama Jabatan : Kepala Subbagian Analisa Jabatan

Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, memfasilitasi, monitoring dan evaluasi, serta melaporkan pelaksanaan tugas dengan cara lisan dan tertulis agar analisis jabatan terlaksana secara efisien dan efektif.

Menggunakan prinsip WHW (What,How dan Why). What (Apa yang dikerjakan?) : Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, memfasilitasi, monitoring dan evaluasi, serta melaporkan pelaksanaan tugas How (Bagaimana mengerjakannya?) : Dengan cara lisan dan tertulis Why (Mengapa?) Agar analisis jabatan terlaksana secara efisien dan efektif.

3. Rincian Tugas Jabatan Setiap jabatan berisi sekelompok tugas. Tugas diartikan sebagai “Proses mengolah bahan kerja, menggunakan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja”. Jumlah jenis tugas dalam jabatan antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) jenis tugas. Setiap tugas diuraikan dengan jelas menggunakan prinsip WHW yaitu gambaran tentang apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya dan mengapa/tujuan apa harus dikerjakan. Dalam menyusun rincian tugas, ada syarat dan norma yang harus ditaati agar rincian tugas dapat memberikan gambaran yang jelas tentang “Siapa melakukan Apa”. Dengan demikian setiap pemangku jabatan benarbenar memahami apa tugas- tugas yang harus dikerjakannya.

SYARAT DAN NORMA RINCIAN TUGAS 1. SYARAT ISI :
A. OBYEK, CARA DAN TUJUAN

UTK MENGETAHUI APAKAH TIAP TUGAS SDH MENCERMINKAN OBYEK, CARA DAN TUJUAN, DAPAT DICEK DGN MENGGUNAKAN KALIMAT TANYA :
- APAKAH YG DIKERJAKAN OLEH SI PEMEGANG JAB ? (WHAT) - BAGAIMANA CARA TUGAS ITU DILAKUKAN ? (HOW) - MENGAPA (TUJUAN) TUGAS ITU DILAKUKAN ? (WHY) CONTOH : MEMBAGI TUGAS KEPADA BAWAHAN DENGAN CARA MEMBUAT DISPOSISI AGAR TUGAS DAPAT DIPROSES LEBIH LANJUT. - (WHAT) : MEMBAGI TUGAS KEPADA BAWAHAN - (HOW) : DENGAN CARA MEMBUAT DISPOSISI - (WHY) : AGAR TUGAS DAPAT DIPROSES LEBIH LANJUT.

B. SIFAT TINGKATAN JABATAN

1) JABATAN STRUKTURAL :

RINCIAN TUGASNYA MENCERMINKAN PELAKS FUNGSI MENEJERIAL SPT : MEMBAGI TGS, MEMBERI PETUNJUK, MEMBIMBING, MEMBINA, MENGKOORDINASIKAN, DSB CONTOH : MEMBERI PETUNJUK KPD BWHAN BERDSRKAN KETENTUAN DAN PROSEDUR KERJA AGAR TDK TERJADI KESALAHAN/ PENYIMPANGAN.

2) JABATAN FUNGSIONAL : RINCIAN TGSNYA MENCERMINKAN PELAKS TGS TEKNIS OPERASIONAL SPT : MEMBUAT, MENGETIK, MENYUSUN, MENGOLAH, MENCATAT, DSB.
CONTOH : MENGETIK KONSEP SRT DGN MESIN KOMPUTER AGAR DPT DIPROSES SELANJUTNYA.

1 2
30

2. NORMA RINCIAN TUGAS
A. NORMA PENYUSUNAN KALIMAT.

1) VOLUME KALIMAT HRS MENCERMINKAN : - APAKAH YG DIKERJAKAN OLEH SI PEMEGANG JAB ? (WHAT) - BAGAIMANA CARA TUGAS ITU DILAKUKAN ? (HOW) - MENGAPA (TUJUAN) TUGAS ITU DILAKUKAN ? (WHY)

WHAT
Apa yang dikerjakan

HOW
Bagaimana cara pekerjaan itu dilakukan Mesin Peralatan Perkakas dan Alat Kerja yang digunakan atau cara melakukan tugas

WHY
Mengapa atau untuk tujuan apa pekerjaan itu dilakukan Tujuan tugas

Tindak kerja + obyek kerja

B. POLA SUSUNAN KALIMAT

KALIMAT RINCIAN TGS MERUPAKAN KALIMAT YG MENONJOLKAN PREDIKAT DAN OBYEK TANPA MENGEMUKAKAN SUBYEKNYA. PREDIKATNYA BERUJUD KATA YG MENUNJUKKAN TINDAK KERJA. POLANYA ADALAH : POK (PREDIKAT, OBYEK, KETERANGAN CARA DAN TUJUAN). CONTOH : MERENCANAKAN KEGIATAN PER TAHUN ANGGARAN SUB BAGIAN ANALISA JABATAN DENGAN CARA MEMBUAT KONSEP KERANGKA ACUAN / TOR (TERM OF REFERENCE) SEBAGAI PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN PREDIKAT OBYEK : MERENCANAKAN : KEGIATAN PER TAHUN ANGGARAN SUB BAGIAN ANALISA JAB KET. CARA : DENGAN CARA MEMBUAT KONSEP KERANGKA ACUAN/TOR (TERM OF REFERENCE) KET. TUJUAN : SEBAGAI PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN

C. GAYA PENULISAN KALIMAT.

1) KALIMAT LANGSUNG : KALIMAT RINCIAN TGS HRS DIAWALI DGN PREDIKAT SEBAB PREDIKAT INILAH YG MERUP INTI RINCIAN TGS. PREDIKAT MENUNJUKKAN APA YG DIKERJAKAN/ MENUNJUKKAN TINDAK KERJA/PERBUATAN YG HRS DILAKSANAKAN OLEH PEMEGANG JAB.

2) KALIMAT AKTIF : RINCIAN TGS MERUP RINCIAN ATAS TINDAKAN/PERBUATAN YG DILAKUKAN OLEH PEMEGANG JAB. OLEH KRN ITU KALIMAT RINCIAN TGS HRS KALIMAT AKTIF YAITU KALIMAT YG PREDIKATNYA KATA KERJA AKTIF.

KATA KERJA SBG CERMIN FUNGSI MENEJEMEN YG DPT DIGUNAKAN UTK MERUMUSKAN TGS MENEJERIAL DLM TINGKATAN MENEJEMEN PUNCAK (LEVELI) :
MERUMUSKAN SASARAN MERENCANAKAN MENGORGANISASIKAN

MERUMUSKAN KEBIJAKAN

MENGENDALIKAN MENGOORDINASIKAN

MENGARAHKAN

MEMBINA, DLL

KATA KERJA SBG CERMIN FUNGSI MENEJEMEN YG DPT DIGUNAKAN UTK MERUMUSKAN TGS MENEJERIAL DLM TINGKATAN MENEJEMEN MENENGAH ATAS (LEVEL II) :
MERUMUSKAN SASARAN MEMBINA MENGARAHKAN MENGOORDINAS IKAN

MENYELENGGARAKAN

MENGEVALUASI

MELAPORKAN

DLL

KATA KERJA SBG CERMIN FUNGSI MENEJEMEN YG DPT DIGUNAKAN UTK MERUMUSKAN TGS MENEJERIAL DLM TINGKATAN MENEJEMEN MENENGAH (LEVEL III) :
MEMBAGI TUGAS

MEMBERI PETUNJUK
MENGATUR MERENCANAKAN OPERASIONAL

MENGEVALUASI
MELAPORKAN

MENYELIA DLL

KATA KERJA SBG CERMIN FUNGSI MENEJEMEN YG DPT DIGUNAKAN UTK MERUMUSKAN TGS MENEJERIAL DLM TINGKATAN MENEJEMEN BAWAH (LEVEL IV) :
MEMBAGI TUGAS MEMBIMBING MEMERIKSA MENGECEK MENGOREKSI MENGONTROL MEMBUAT LAPORAN MERENCANAKAN KEGIATAN, DLL

MEMBERI PETUNJUK

KATA KERJA YG DPT DIGUNAKAN UTK MERUMUSKAN TGS TEKNIK ATAU TGS NON MENEJERIAL/FUNGSIONAL:
MENGAJAR MEMBUAT MEMINDAHKAN MENYUSUN MENGAGENDA MEMASUKKAN MENCATAT MENGELUARKAN

MEMASANG MENGEMUDIKAN MENGHITUNG
MENYALIN MENGETIK MENARIK MELAYANI MENGANALISIS MENGOLAH MENYORTIR MENYIMPAN

MENGUMPULKAN MENGHIMPUN MENGGANDAKAN
MEMBUBUHKAN MENGOMPILASI MENGGOLONGKAN MEMASANG MEWAWANCARAI MENABULASIKAN MENGANTARKAN MENYAMPAIKAN

CONTOH : Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Analisa Jabatan (Struktural) Rincian Tugas: 1. Merencanakan kegiatan per tahun anggaran Sub Bagian Analisa Jabatan dengan cara membuat kerangka acuan/TOR (Term of Reference) sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan 2. Membagi tugas kepada bawahan dengan cara disposisi atau lisan agar tugas terbagi habis sesuai bidang masing-masing; 3. Memberi petunjuk kepada bawahan sesuai ketentuan dan prosedur dengan cara menjelaskan tentang apa, bagaimana dan output yang harus dihasilkan agar produktivitas kerja bawahan optimal; 4. Memeriksa hasil kerja bawahan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan petunjuk yang sudah diberikan untuk penyempurnaan hasil kerja;

5.

Memberikan penilaian terhadap kinerja dan prestasi kerja bawahan berdasarkan capaian hasil kerja sebagai bahan untuk peningkatan karier dan pemberian penghargaaan dan sanksi;

6.

Memfasilitasi komponen Kementerian Dalam Negeri dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dengan pemberian konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan;

7. Memfasilitasi Pemerintah Provinsi dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dengan pemberian konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan;

8. Membuat konsep surat/naskah dinas bidang analisa jabatan Kementerian dan Provinsi berdasarkan disposisi atasan dan ketentuan perundangan untuk diajukan kepada pimpinan, meliputi : - Konsep surat Menteri/Sekjen/Kepala Biro; - Konsep nota dinas Kepala Biro/Sekjen; - Konsep draft rancangan Permendagri tentang pedoman dan petunjuk teknis bidang analisa jabatan - Konsep pointer/makalah; - Konsep telaahan staf; - Konsep pidato Menteri/Sekretaris Jenderal; - Konsep laporan hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Departemen dan Provinsi.

9.

Mengoreksi ketikan konsep surat/naskah dinas dengan cara menuliskan perbaikan di atas yang salah untuk penyempurnaan ketikan konsep.

10. Monitoring dan evaluasi implementasi kebijakan bidang analisajabatan dengan meninjau ke Daerah untuk memperoleh informasi tentang permasalahan atau hambatan dalam pelaksanaannya; 11. Mengikuti rapat-rapat pembahasan dengan instansi terkait berdasarkan disposisi pimpinan untuk memberikan atau memperoleh masukan dan saran dalam rapat; 12. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan kepada pimpinan secara berkala sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan lebihlanjut.

CONTOH : Nama Jabatan : Analis Jabatan (JFU) Rincian Tugas : 1. Menyusun instrumen pengumpulan data jabatan dengan membuat kuesioner dan panduan wawancara sebagai alat pengumpulan data jabatan. 2. Mengumpulkan data jabatan dengan menyampaikan kuesioner kepada pegawai dan melakukan wawancara serta pengamatan terhadap organisasi dan tata kerja setiap unit organisasi di lingkungan komponen Kemdagri. 3. Mengolah data jabatan dengan mempelajari tugas, fungsi unit, struktur organisasi, tata hubungan kerja, serta mengelompokkan tugas yang bersesuaian.

4. Menganalisis data jabatan berdasarkan pengelompokkan tugas, kesesuaian syarat, hasil kerja dan waktu pelaksanaan tugas untuk merumuskan informasi jabatan.
5. Menyusun uraian jabatan dengan merumuskan identitas jabatan, hasil kerja jabatan, bahan kerja, perangkat kerja, sifat jabatan, ringkasan uraian jabatan, uraian tugas, wewenang, tanggung jawab, korelasi jabatan serta persyaratan jabatan. 6. Menyusun berbagai informasi jabatan dalam bentuk uraian jabatan, kamus jabatan, klasifikasi jabatan, peta jabatan atau bentuk lain untuk berbagai keperluan.

CONTOH : Nama Jabatan : Agendaris (JFU) Rincian Tugas: 1. Menerima surat/naskah dinas yang masuk, mencatat nomor, tanggal, perihal surat/naskah dinas serta permasalahannya dalam buku agenda agar surat/ naskah dinas tercatat; 2. Mengajukan surat/naskah dinas yang sudah diagendakan dengan menyerahkan kepada Kepala Biro untuk didisposisi; 3. Mendistribusikan surat/naskah dinas yang sudah didisposisi ke unit kerja (Bagian-Bagian) dengan buku ekspedisi agar surat/naskah dinas dapat diproses lebih lanjut;

4. Memberi nomor, tanggal surat/naskah dinas keluar dan mencatat dalam buku agenda agar surat/naskah dinas siap dikirim; 5. Membuat rekapitulasi surat masuk dan keluar secara berkala sebagai bahan laporan rutin. 6. Menyimpan arsip surat/naskah dinas yang sudah diproses dalam box file sesuai tata cara penyimpanan agar surat/naskah dinas mudah ditemukan bila dibutuhkan; 7. Mencatat jadwal kegiatan rapat Kepala Biro di papan tulis agar dapat mengikuti kegiatan rapat tepat waktu.

4. WEWENANG hak yang dimiliki oleh pemangku jabatan untuk mengambil suatu tindakan atau keputusan mengenai suatu hal agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik, dengan adanya perumusan yang jelas maka dapat dihindarkan terjadinya penyalahgunaan atau duplikasi wewenang 5. TANGGUNG JAWAB tanggung jawab yang dimiliki pemangku jabatan dalam pelaksanaan tugas

VI. Hasil Kerja
Merupakan produk atau keluaran (output) jabatan. Setiap jabatan harus mempunyai produk atau output. Hasil kerja diperoleh dari bahan kerja yang diolah/diproses dengan alat kerja. Proses mengolah bahan kerja menggunakan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja disebut TUGAS. Dengan demikian, setiap tugas menghasilkan hasil kerja. Hasil kerja dapat berupa : - Benda2 atau sesuatu yang bersifat fisik. - Data, informasi, layanan atau sesuatu yang bersifat non fisik. CONTOH : 1. Nama Jabatan : Pengaplikasi Program (JFU) Hasil Kerja : Aplikasi Program 2. Nama Jabatan : Pemroses Bahan Mutasi Pegawai (JFU) Hasil Kerja : Bahan Mutasi Pegawai

CONTOH : 1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Analisa Jabatan
Hasil Kerja : a. Rencana kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan; b. Terbagi habisnya tugas kepada bawahan; c. Optimalisasi produktivitas kerja bawahan;

d. Penyempurnaan hasil kerja bawahan; e. f. Terbinanya karier bawahan; Tersusunnya Informasi Jabatan komponen Kementerian Dalam Negeri yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan;

g. Tersusunnya Informasi Jabatan Pemerintah Daerah yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan h. Tersedia konsep surat/naskah dinas untuk diajukan kepada pimpinan; i. j. k. Penyempurnaan ketikan konsep surat/naskah dinas; Tersedianya informasi tentang permasalahan atau hambatan implementasi kebijakan bidang analisa jabatan; Laporan hasil rapat;

l.

Laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan.

VII. Bahan Kerja
merupakan masukan (input) yang diproses dengan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja. Sesuatu yang diolah atau diproses tersebut dapat berupa data atau benda. CONTOH : 1. Nama Jabatan : Pengentri Data Perangkat Daerah (JFU) Hasil Kerja : Entrian Data Perangkat Daerah Bahan Kerja : Data Perangkat Daerah 2. Nama Jabatan : Pengaplikasi Program (JFU) Hasil Kerja : Aplikasi Program Bahan Kerja : Data Program

CONTOH :

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Analisa Jabatan (Struktural)
a. Hasil Kerja : Rencana Kegiatan per Tahun Anggaran Sub Bagian Analisa Jabatan Bahan Kerja : - Sasaran Program Prioritas yang ingin dicapai - Kebijakan pimpinan

b. Hasil Kerja : Laporan Monitoring dan Evaluasi Bahan Kerja : Informasi Monitoring dan Evaluasi c. Hasil Kerja : Konsep materi rapat pimpinan Bahan Kerja : Disposisi tugas pimpinan

VIII. Perangkat Kerja

Merupakan alat yang digunakan dalam memproses input/ bahan kerja untuk memperoleh hasil kerja, seperti alat tulis, komputer, dan alat-alat lain yang spesifik sesuai dengan jabatannya. CONTOH : 1. Nama Jabatan : Pengentri Data Perangkat Daerah (JFU) Hasil Kerja Bahan Kerja Alat Kerja : Entrian Data Perangkat Daerah : Data Perangkat Daerah : Alat tulis, Komputer/Laptop/NoteBook

2. Nama Jabatan : Pengaplikasi Program (JFU) Hasil Kerja Bahan Kerja Alat Kerja : Aplikasi Program : Data Program : Alat tulis, Komputer/Laptop/NoteBook

3. Nama Jabatan : Bendaharawan Hasil Kerja Alat Kerja : Laporan Keuangan : Alat tulis dan kalkulator

CONTOH :

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Analisa Jabatan (Struktural) a. Hasil Kerja : Rencana Kegiatan per Tahun Anggaran Sub Bagian Analisa Jabatan Bahan Kerja : - Sasaran Program Prioritas yang ingin dicapai - Kebijakan pimpinan Alat Kerja : Alat tulis, Komputer/Laptop/NoteBook

b. Hasil Kerja : Laporan Monitoring dan Evaluasi Bahan Kerja : Informasi Monitoring dan Evaluasi Alat Kerja : Alat tulis, Komputer/Laptop/NoteBook

c. Hasil Kerja : Konsep materi rapat pimpinan Bahan Kerja : Disposisi tugas pimpinan Alat Kerja : Alat tulis, Komputer/Laptop/NoteBook

IX.

Hubungan Kerja (Dengan jabatan apa, unit kerja, atau instansi mana Saudara berhubungan, baik timbal balik maupun searah, baik vertikal, horizontal maupun diagonal dan sebutkan untuk tugas apa Saudara berhubungan misalnya: bidang kepegawaian berhubungan dengan BKD). X. Keadaan Tempat Kerja Bekerja dalam ruangan dengan kondisi umum tempat kerja dan lingkungan kerja tidak terdapat karakteristik yang berpengaruh negatif terhadap pemegang jabatan. XI. Upaya Fisik Fisik yang digunakan dominan duduk dan berbicara pada waktu melaksanakan tugas. XII. Kemungkinan Risiko Bahaya Tidak ada risiko bahaya dalam jabatan ini. XII1. Syarat Jabatan Pendidikan : minimal S1 jurusan Manajemen Pemerintahan Pelatihan Teknis : O & M; Analisis Jabatan Pelatihan Struktural : Diklatpim III /SPAMA Pengetahuan kerja : teknik menganalisis Pengalaman Kerja : Pernah bertugas sebagai Tenaga Analis Kondisi fisik : Sehat Jasmani & Rohani Bakat : kecakapan verbal untuk berkomunikasi Temperamen : mampu menyesuaikan diri dengan pekerjaan yang harus berhubungan dengan orang lain secara timbal balik Minat : menyenangi pekerjaan yang berkaitan dengan data/informasi

Contoh :

PETA JABATAN KEPALA BIRO ORGANISASI

Kepala Bagian Analisa Jabatan

Kepala Bagian Kelembagaaan

Kepala Sub Bagian Anjab Kem & Prov

Kepala Sub Bagian Anjab Kabupaten/ Kota

Kepala Sub Bagian Kelembagaan Kem & Prov

Kepala Sub Bagian Kelembagaan Kab/Kota

Analis Jabatan Evaluator Lap Hasil Anjab Kem & Prov

Analis Jabatan
Evaluator Lap Hasil Anjab Kab/Kota

Penyusun Bahan Organisasi Kem & Prov Evaluator Org Kem & Prov

Penyusun Bahan Organisasi Kab/Kota Evaluator Perangkat Daerah

FORMAT URAIAN JABATAN Nama Jabatan: Pelayan Antar Kerja Unit Organisasi  Eselon IV : Seksi Penempatan Tenaga Kerja  Eselon III : Sub Dinas Pendayagunaan Tenaga Kerja  Eselon II : Dinas Tenaga Kerja Ringkasan Tugas Melayani pendaftaran pencari kerja dan permintaan tenaga kerja serta memberikan informasi yang diperlukan dalam mempertemukan pencari kerja dengan lowongan yang ada. Hasil Kerja  Catatan pencari kerja dan lowongan.  Layanan pengiriman pencari kerja ke perusahaan atau instansi yang memerlukan.  Arsip data pencari kerja dan lowongan. Bahan Kerja  Data lowongan pekerjaan.  Data pencari kerja.  Kartu antar kerja.

Alat Kerja Buku pedoman antar kerja. Bak kartu antar kerja. Alat tulis menulis. Buku register antar kerja. Buku Klasifikasi Jabatan Indonesia. Buku Klasifikasi Lapangan Usaha Indonesia. Rincian Tugas  Mengumpulkan kartu tanda pengenal pencari kerja dan memeriksanya untuk mengetahui apakah tempat tinggalnya berada dalam wilayah pendaftarannya.  Memanggil dan mewawancarai pencari kerja untuk mengetahui identitas dan maksudnya pendaftarannya.  Mencatat data pencari kerja ke dalam kartu antar kerja dan buku register antar kerja, serta memberikan tanda bukti pendaftaran kepada pencari kerja.  Menyimpan arsip kartu antar kerja ke dalam bak antar kerja menurut sistem yang berlaku.  Mencatat lowongan pekerjaan yang dilaporkan oleh perusahaan atau instansi lain ke dalam kartu lowongan.  Memberikan informasi tentang lowongan pekerjaan yang ada kepada pencari kerja, serta memberikan bimbingan dan penyuluhan tentang dunia kerja.  Mengirimkan pencari kerja yang memiliki kecocokan kualifikasi dengan lowongan kepada perusahaan atau instansi yang membutuhkannya.  Membuat laporan antar kerja yang berisi tentang pendaftaran pencari kerja dan lowongan.

Keadaan Tempat Kerja Bekerja dalam ruangan dengan kondisi umum tempat kerja dan lingkungan kerja tidak terdapat karakteristik yang berpengaruh negatif terhadap pemegang jabatan. Upaya Fisik Fisik yang digunakan dominan duduk pada waktu pemberian layanan, dan berbicara pada waktu pemberian informasi dan wawancara, baik kepada pencari kerja maupun perusahaan. Kemungkinan Risiko Bahaya Tidak ada risiko bahaya dalam jabatan ini. Syarat Jabatan ◦Pendidikan ◦Pelatihan ◦Pengetahuan kerja ◦Pengalaman Kerja ◦Kondisi fisik ◦Bakat pencari ◦Temperamen harus ◦Minat data

: minimal D-3 semua jurusan : Kursus Pengantar Kerja : teknik wawancara dan psikologi masa : tidak disyaratkan : tidak disyaratkan : kecakapan verbal untuk berkomunikasi dengan kerja pengusaha : mampu menyesuaikan diri dengan pekerjaan yang berhubungan dengan orang lain secara timbal balik : menyenangi pekerjaan yang berkaitan dengan

URAIAN JABATAN (UJ)
NAMA JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN ANALISA JABATAN KEM & PROVINSI UNIT KERJA ESELON IV ESELON III ESELON II ESELON I : : SUB BAGIAN ANALISA JABATAN KEM & PROVINSI : BAGIAN ANALISA JABATAN : BIRO ORGANISASI : SEKRETARIAT JENDERAL

RINGKASAN TUGAS JABATAN : a. Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, mengoreksi, mengevaluasi, memfasilitasi dan melaporkan pelaksanaan tugas bidang analisa jabatan Kementerian dan Provinsi berdasarkan kebijakan pimpinan dan peraturan perundangan dalam rangka mencapai sasaran yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. b. Membagi tugas kepada bawahan dengan cara disposisi atau lisan agar tugas terbagi habis sesuai bidang masing-masing; c. Memberi petunjuk kepada bawahan sesuai ketentuan dan prosedur dengan cara menjelaskan tentang apa, bagaimana dan output yang harus dihasilkan agar produktivitas kerja bawahan optimal; d. Memeriksa hasil kerja bawahan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan petunjuk yang sudah diberikan untuk penyempurnaan hasil kerja; e. Memberikan penilaian terhadap kinerja dan prestasi kerja bawahan berdasarkan capaian hasil kerja sebagai bahan untuk peningkatan karier dan pemberian penghargaaan dan sanksi;

jabatan dengan pemberian konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan; g. Memfasilitasi Pemerintah Provinsi dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dengan pemberian konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan; h. Membuat konsep surat/naskah dinas bidang analisa jabatan Kementerian dan Provinsi berdasarkan disposisi atasan dan ketentuan perundangan untuk diajukan kepada pimpinan, meliputi : - Konsep surat Menteri/Sekjen/Kepala Biro; - Konsep nota dinas Kepala Biro/Sekjen; - Konsep draft rancangan Permendagri tentang pedoman dan petunjuk teknis bidang analisa jabatan - Konsep pointer/makalah; - Konsep telaahan staf; - Konsep pidato Menteri/Sekretaris Jenderal; - Konsep laporan hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi i. Mengoreksi ketikan konsep surat/naskah dinas dengan cara menuliskan perbaikan di atas yang salah untuk penyempurnaan ketikan konsep. j. Monitoring dan evaluasi implementasi kebijakan bidang analisa jabatan dengan meninjau ke Provinsi untuk memperoleh informasi tentang permasalahan atau hambatan dalam pelaksanaannya; k. Mengikuti rapat-rapat pembahasan dengan instansi terkait berdasarkan disposisi pimpinan untuk memberikan atau memperoleh masukan dan saran dalam rapat; l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi kepada pimpinan secara berkala sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan lebih lanjut.

HASIL KERJA : a. Rencana kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi; b. Terbagi habisnya tugas kepada bawahan; c. Optimalisasi produktivitas kerja bawahan; d. Penyempurnaan hasil kerja bawahan; e. Terbinanya karier bawahan; f. Tersusunnya Informasi Jabatan komponen Kementerian Dalam Negeri yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan; g. Tersusunnya Informasi Jabatan Pemerintah Provinsi yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan h. Tersedia konsep surat/naskah dinas untuk diajukan kepada pimpinan; i. Penyempurnaan ketikan konsep surat/naskah dinas; j. Tersedianya informasi tentang permasalahan atau hambatan implementasi kebijakan bidang analisa jabatan; k. Laporan hasil rapat; l. Laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Departemen dan Provinsi. BAHAN a. b. c. d. KERJA : Disposisi tugas dari Kepala Bagian; Peraturan perundang-undangan bidang analisa jabatan; Naskah/surat dinas; ATK habis pakai.

PERANGKAT KERJA : a. Komputer, USB/FlashDisk, Internet, b. Faximilli, ATK habis pakai c. Kertas, pulpen HUBUNGAN KERJA JABATAN :
NO 1. 2. 3. JABATAN Kepala Biro Organisasi Kabag. Analisa Jabatan Karo. Organisasi UNIT KERJA/ INSTANSI Setjen Kemendagri Biro Organisasi Setda Provinsi HUBUNGAN TUGAS Struktural/Perintah Struktural/Perintah Fasilitasi & Koord

KEADAAN TEMPAT KERJA : Bekerja dalam ruangan dengan kondisi umum tempat kerja dan lingkungan kerja tidak terdapat karakteristik yang berpengaruh negatif terhadap pemegang jabatan.
UPAYA FISIK : Fisik yang digunakan dominan duduk dan berbicara pada waktu melaksanakan tugas. KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA : Tidak ada risiko bahaya dalam jabatan ini.

SYARAT JABATAN : 12.1. PANGKAT/Gol : Penata/IIIc 12.2. PENDIDIKAN : Sarjana (S1) Manajemen/Pemerintahan 12.3. DIKLAT STRUKTURAL : Diklatpim III /SPAMA 12.4. DIKLAT TEKNIS : Organisasi dan Metode, Analisis Organisasi 12.5. PENGETAHUAN KERJA : teknik menganalisis 12.6. PENGALAMAN KERJA : Pernah bertugas sebagai Tenaga Analis 12.7. KONDISI FISIK : Sehat Jasmani & Rohani 12.8. BAKAT : Intelegensia dan verbal. 12.9. MINAT : Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan informasi/data 12.10. TEMPERAMEN : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan dan merencanakan.

REKOMENDASI
adalah paparan masalah atau temuan-temuan yg diperoleh dilapangan yg berkaitan dgn kepegawaian, organisasi, dan tatalaksana.

dimaksudkan sebagai pemberian informasi/ laporan tentang adanya halhal yg menyimpang dan memerlukan pembenahan dengan adanya analisis jabatan atau memerlukan kebijakan utk pemecahan masalah
Rekomendasi
, seperti

1. Ditemukan duplikasi tugas pokok dan fungsi unit kerja; 2. Ditemukannya tugas pokok dan fungsi unit kerja yg tidak dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi tugas-tugas jabatan atau terlalu sempit, atau kurang memperlihatkan eksistensi sebuah unit kerja. 3. Ditemukannya penempatan pegawai yg tidak sesuai dengan syarat jabatan yg didudukinya. 4. Ditemukannya data kelebihan atau kekurangan pegawai, dlsb.

Dokumen yang Harus Diisi



Setiap PNS mengisi Kuesioner Analisis Jabatan Setiap PNS Mengisi Uraian jabatan Setiap Unit Kerja Menyusun Peta Jabatan (Per Unit Eselon 2). Masing-Masing Unit Kerja (eselon 2) menyusun Laporan Analisis Jabatan Unit Eselon I Menyusun Laporan Analisa Jabatan yang Di Hard Cover Disampaikan kepada Menteri Dalam Negeri Cq. Sekjen yang juga dilampirkan hasil pengisian kuesioner Analisis Jabatan.

TERIMA KASIH……

BIRO ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN DALAM NEGERI

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->