Evaluasi Penerapan Sistem

Manajemen Mutu (SMM)

YANTI RAHAYU

STIKES SYEDZA SAINTIKA PADANG

evaluasi adalah kegiatan yang harus Anda lakukan untuk melihat pencapaian program tersebut.

Tujuan dari penilaian adalah untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna perencanaan dan pelaksanaan
program pelayanan kesehatan serta memberikan petunjuk dalam pengelolaan tenaga, dana dan fasilitas untuk
program yang ada sekarang dan yang akan datang.

Keputusan manajemen yang berkaitan dengan evaluasi adalah keputusan yangberhubungan dengan
1. Efektivitas atau pencapaian hasil dengan harapan harapan yang diperoleh.
2. Kinerja
Untuk mengetahui keputusan yang akan diambil berkaitan dengan kinerja kegiatan adalah dengan
menjawab pertanyaan: “Apakah hasil yang dicapai telah sebaik- baiknya?” Bila hasil yang telah dicapai
adalah hasil sebaik-baiknya, keputusan tidak akan diubah.
3. Efisiensi atau penggunaan sumber daya secara ekonomis.
Untuk membuat keputusan berkaitan dengan efisiensi adalah dengan menjawab pertanyaan: ”Dapatkah
hasil yang sama dicapai dengan biaya yang lebih sedikit?” Bila hasil yang dicapai dengan biaya yang lebih
murah, maka keputusannya adalah menggunakan sumber daya dengan lebih hemat
Pendekatan umum dalam evaluasi adalah sebagai berikut:

a. Pengukuran atas pencapaian yang diamati.

b. Perbandingan dengan norma (jumlah standar yang harus dihasilkan atau jumlah
kerja yang harus diselesaikan), standar (pengukuran untuk menilai ketepatan
atau mutu) atau hasilyang diinginkan.
c. Penilaian sampai sejauh mana sejumlah nilai dapat dipenuhi.
d. Analisis penyebab kegagalan.
e. Keputusan (umpan balik).

Pelaksana evaluasi dapat dilakukan oleh :

a. Tim Audit Khusus Pelaksana evaluasi dapat dilakukan
b. Tim Audit Internal
c. Tim Audit Eksternal

Pelaksanaan evaluasi bisa dilakukan pada serangkaian kegiatan yang berbeda yaitu :
a. Evaluasi Sistem Informasi laboratorium secara menyeluruh (Organisasi, SDM, dan
Teknologi).
b. Evaluasi sistem hanya pada aspek tertentu saja misalnya hanya menilai perilaku
pengguna, utilisasi teknologi atau kebijakan organisasi.
 Contoh Pertanyaan Evaluasi Sistem Informasi Laboratorium
Hardware 1. Apakah hardware dapat menjalankan software yang diinginkan?
2. Apakah kecepatan pemrosesan CPU dan jaringan sesuai dengan
kebutuhan?
3. Apakah media penyimpanan (hardisk) memadai?
4. Apakah sudah ada integrasi (jaringan) antar unit?
5. Bagaimanakah ketersediaan biaya, dukungan dan pmeliharaan
hard ware?
Software 1. Apakah modul software tersebut memenuhi spesifikasi yang
diinginkan?
2. Apakah kecepatan dan kemampuan sistem sudah memadai?
3. Apakah kinerja (kecepatan, akurasi dan keandalan data sudah
memadai ?
4. Apakah software tersebut dapat menghasilkan pelaporan yang
sesuai kebutuhan?
5. Aapakah sistem yang ada mudah untuk dikembangkan dan
disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, dimasa yang akan
datang?
Brainware 1. Aapakah pengguna (user) merasa mudah dan puas menggunakan
software tersebut?
2. Aapakah pengguna memiliki kemampuan dalam menggunakan
computer secara baik?
3. Aapakah Rumah Sakit memiliki SDM IT yang handal?
4. Bagaimanakah budaya pemeliharaan sistem, hardware dan
jaringan di Rumah Sakit?
5. Bagaimanakah paradigm dan penerimaan pengguna terhadap penerapan sistem informasi?
A. AUDIT
Audit adalah suatu proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti kesesuaian
standar SMM dan mengevaluasinya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria dan persyaratan
akreditasi dalam SMM telah dipenuhi. Organisasi/Bagian
yang diaudit biasa disebut sebagai auditi sedangkan orang
yang berkompeten melakukan audit biasa disebut auditor
atau surveyor.
Jenis-jenis Audit yang biasa dikenal dalam standar SMM ini
adalah:
1. Audit Internal (self assesment)
2. Survey/Audit oleh pihak ke-3 atau Lembaga Akreditasi
yang independen
3. Surveillance
1. Audit Internal (self assesment)

Audit Internal/Self Assesment biasa dilakukan di

Laboratorium Klinik sebagai suatu proses yang dimiliki
oleh internal Laboratorium untuk memantau penerapan
SMM nya dengan melakukan penilaian sistematik dan
mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan
hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan serta apakah pengaturanpengaturan tersebut
diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai
tujuan.
2. Survey/Audit oleh pihak ke-3 atau Lembaga Akreditasi
yang independen

survey/audit yang dilakukan oleh pihak ke-3 atau

lembaga akreditasi yang independen adalah suatu proses
audit yang dilakukan oleh pihak independen untuk
memperoleh bukti kesesuaian SMM dan menentukan
sejauh mana kriteria dan persyaratan akreditasi dalam
SMM telah dipenuhi.
3. Surveillance

surveillance adalah suatu proses pengawasan dan

pemantauan secara periodik melalui proses audit yang
dilakukan oleh pihak ke-3 atau lembaga akreditasi yang
independen untuk membuktikan bahwa SMM telah
dilakukan secara konsisten dan memenuhi kriteria dan
persyaratan akreditasi yang telah ditetapkan. Biasanya
surveillance dilakukan sekali dalam 1 tahun
1. Tujuan dan Manfaat Audit Internal Tujuan audit
internal/self assesment laboratorium antara lain,
sebagai berikut:
a. Dengan melaksanakan audit internal/self assesment,
ketidaksesuaian yang kadangkadang terjadi dalam
penerapan SMM dapat diidentifikasi sedini mungkin
dan dilakukan tindakan perbaikan seefektif mungkin
sehingga dapat memulihkan kesesuaian antara standar
SMM yang telah ditetapkan dan penerapannya.
b. Audit internal/self assesment dilakukan untuk
memberikan reaksi atas berbagai masalah penerapan
SMM yang terjadi melalui identifikasi akar penyebab
masalah sekaligus mengidentifikasi tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk mencegah terulangnya kembali
masalah dalam SMM yang berlaku.
Audit internal/self assesment merupakan cara yang efektif
untuk mengidentifikasi kesempatan peningkatan SMM,
menghindari
a. Penyimpangan atau ketidaksesuaian yang tidak perlu
terjadi
b. Persyaratan yang sudah tidak berlaku namun tetap
diterapkan di laboratorium
c. Kegiatan yang tidak efektif dan efisien
d. Memberikan jaminan kepada manajemen laboratorium
bahwa setiap SMM yang sedang diterapkan sudah tepat
sesuai dengan yang ditetapkan.
manfaat audit internal/self assesment laboratorium yang
didapat bagi manajemen laboratorium, antara lain:
a. Memeriksa apakah penerapan SMM di laboratorium
telah memenuhi persyaratan akreditasi yang digunakan
sebagai acuan/standar
b. Menilai kesiapan laboratorium dalam rangka
menghadapi audit eksternal yang dilakukan oleh pihak
ke-2 yaitu pelanggan laboratorium maupun oleh pihak
ke-3 dari badan akreditasi, seperti: Dinkes Provinsi,
KALK, KARS, maupun KAN.
c. Memenuhi ketentuan yang disyaratkan oleh pelanggan
apabila ditetapkan dalam suatu kontrak d. Melindungi
investasi yang telah dikeluarkan untuk pembuatan
SMM e. Mencegah biaya yang timbul yang berkaitan
dengan kegagalan SMM
2. Program Audit Internal
Manajer Mutu yang harus bertanggung jawab untuk
melakukan perencanaan, mengorganisasikan, dan
mengevaluasi pelaksanaan audit internal/self assesment
sebagaimana yang disyaratkan oleh jadwal dan yang
diminta oleh Kepala/Pimpinan Laboratorium sebagai
Manajemen Puncak. Karena itu, Manajer Mutu harus:

a) Menetapkan kebijakan audit internal/self assesment

serta mengkomunikasikan kebijakan tersebut secara efektif
kepada semua Personel di seluruh tingkatan organisasi
laboratorium
b) Menentukan Personel laboratorium sebagai Ketua dan
Anggota Tim untuk penerapan program audit internal/self
assesment serta memenuhi kebutuhan sumber daya yang
diperlukan

c) Membuat prosedur yang sedemikian rupa sehingga hasil

audit internal/self assesment dapat dijadikan umpan balik
kepada manajemen serta digunakan sebagai pertimbangan
kaji ulang manajemen secara periodik.
Program audit adalah gabungan dari satu atau lebih audit
yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan
diarahkan ke sasaran tertentu. Ketika program audit
internal/self assesment dikomunikasikan pada semua
tingkatan dalam organisasi laboratorium, maka Manajer
Mutu harus menjelaskan:

a) mengapa keputusan tersebut dibuat

b) apa arti program audit internal/self assesment bagi
laboratorium
c) bagaimana program tersebut akan berdampak terhadap
fungsi laboratorium
d) manfaat apa yang akan. diperoleh dari program audit
internal/self assesment
3. Proses Audit Internal
Setelah Manajer Mutu membuat program audit
internal/self assesment dan menunjuk Tim Auditor, maka
langkah selanjutnya adalah mengikuti tahapan yang umum
digunakan untuk melaksanakan audit, yaitu:
1) perencanaan, termasuk persiapan audit internal/self
assesment
2) pelaksanaan yang meliputi pertemuan pembukaan,
pengumpulan bukti yang objektif berdasarkan pemeriksaan
dokumen dan pengamatan langsung terhadap penerapan
SMM termasuk kegiatan pengujian/pemeriksaan, pembuatan
laporan hasil Audit internal/self assesment, serta pertemuan
penutup
3) tindakan perbaikan (jika diperlukan)
4) audit tindak lanjut
a. Perencanaan Audit Internal/ Self Assesment

Apabila suatu audit telah dilakukan sesuai dengan

jadwal yang ditetapkan dan personel yang melaksanakan
audit telah ditunjuk, Manajer Mutu bertanggung jawab
untuk memberikan suatu pengarahan tentang audit yang
akan dilaksanakan.
Sebagai bagian dari pengarahan tersebut, Manajer Mutu
harus:
1) Menetapkan lingkup audit yang meliputi:
a) elemen apa dari SMM yang akan diaudit misalnya:
organisasi, pembelian, metode pengujian/pemeriksaan,
program kalibrasi, dan lain-lain.
b) bagian mana yang akan diaudit dalam laboratorium
dan tentukan auditinya, misalnya manajer teknis,
penyelia, staf administrasi laboratorium atau analis.
c) dokumen apa yang dipakai sebagai acuan audit
internal/self assesment, misalnya manual
mutu/panduan mutu, prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK,
formulir, atau dokumen pendukung lainnya.
2) Menetapkan tanggal, waktu, dan lamanya audit

Hal ini untuk memastikan tanggal dan waktu yang

diusulkan untuk pelaksanaan audit sehingga terjadi
kesepakatan bersama antara auditor dengan auditi. Bila
auditor atau auditi belum siap dengan tanggal pelaksanaan
audit internal maka harus dicari waktu yang dapat
disepakati kedua belah pihak.
3) Menyiapkan dokumen kerja terkait dengan audit

Hal ini untuk memastikan bahwa tim auditor memiliki

salinan yang mutakhir terhadap semua dokumen SMM
yang berkaitan dengan ruang lingkup audit, yang meliputi,
antara lain prosedur yang menjelaskan tahapan audit,
jadwal audit, daftar hadir rapat pembukaan dan rapat
penutupan, lembar temuan ketidaksesuaian, laporan
ringkas audit, verifikasi tindakan perbaikan audit,
memorandum penugasan Tim Audit, program audit
internal/self assesment tahunan, daftar periksa dan
memorandum penundaan waktu tindakan perbaikan, bila
diperlukan.
4) Memastikan pemahaman yang benar kepada Tim
Auditor

Hal-hal yang perlu disepakati antara Manajer Mutu

dengan Tim Auditor adalah:
a) siapa yang bertanggung jawab untuk
mengkonfirmasikan pelaksanaan audit kepada auditi
b) siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan
tindakan perbaikan yang diperlukan dan apakah
auditor terlibat dalam memberikan rekomendasi atau
persetujuan tindakan perbaikan
b. Persiapan Audit Internal/Self Assesment

1) Menghubungi auditi
Auditor bertanggung jawab menghubungi auditi untuk
mengkonfirmasikan tentang ruang lingkup, tanggal yang
diusulkan, serta waktu, dan lamanya audit. Langkah
sederhana ini dapat menghindari adanya hal-hal yang
tidak diinginkan selama pelaksanaan audit.
2) Mempelajari dokumen terkait

Tim auditor harus mempelajari dokumen yang menjadi

acuan dalam pelaksanaan audit yang meliputi Manual
Mutu/Panduan Mutu, Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK,
Formulir maupun dokumen pendukung terkait. Sebelum
pelaksanaan audit internal/self assesment maka Tim
Auditor harus melakukan audit kecukupan terhadap
dokumen yang ada.
3) Persiapan Daftar Periksa Audit Internal/Self Assesment

Daftar periksa audit internal/self assesment diperlukan

untuk membantu mengidentifikasi aspek penting dari
kegiatan dimana auditor akan melaksanakan audit.
Dengan daftar periksa maka pelaksanaan audit dapat
dilakukan lebih sistematik.

4) Persiapan perencanaan audit

Perencanaan audit digunakan untuk memutuskan
bagaimana audit akan dilaksanakan, apa saja yang akan
diperiksa, dan teknik informasi apa saja yang akan
digunakan.
5) Menghubungi kembali auditi

Sebelum pelaksanaan audit, tim auditor sebaiknya

menghubungi auditi lagi untuk mengkonfirmasi bahwa
tanggal dan waktu masih tetap sesuai dan tidak ada
perubahan. Untuk pelaksanaan audit dengan ruang
lingkup yang banyak, maka menghubungi auditi sebaiknya
dilakukan dua atau tiga hari sebelum tanggal pelaksanaan
audit.
c. Pelaksanaan Audit Internal/Self Asessment
Pelaksanaan audit merupakan tahapan pemeriksaan
langsung pada bagian yang diaudit dan mencocokkannya
dengan SMM, metode pengujian/pemeriksaan yang telah
ditetapkan serta manual instrumen yang digunakan.
Dengan memantau penerapan SMM laboratorium, maka
akan dapat diketahui adanya kesesuaian atau
ketidaksesuaian yang terjadi. Adapun tahapan pelaksanaan
audit meliputi:
1. 1.pertemuan pembukaan
2. 2.pemeriksaan dokumentasi SMM dan penerapan
kegiatannya
3. pertemuan Tim Auditor
4. pertemuan penutupan
d. Pemeriksaan Dokumen dan Rekaman

Selama pelaksanaan audit, auditor akan membutuhkan

banyak waktu untuk memeriksa dokumen dan rekaman.
Dalam pemeriksaan yang berkaitan dengan dokumen
khususnya prosedur SMM maupun metode
pengujian/pemeriksaan, auditor sebaiknya:
1. meminta salinan dokumen terkendali yang mutakhir
dari prosedur SMM serta metode pengujian/pemeriksaan
yang berkaitan dengan ruang lingkup yang diaudit agar
tersedia di tempat dimana audit dilaksanakan.
2. Memastikan bahwa dokumen penunjang terkendali yang
sedang digunakan juga merupakan dokumen mutakhir
e. Klasifikasi ketidaksesuaian

Setiap pelaksanaan audit internal/self assesment

laboratorium memungkinkan untuk mengungkapkan
sejumlah ketidaksesuaian yang bersifat minor atau mayor.
f. Persiapan laporan hasil audit
Pada umumnya, laporan hasil audit terdiri dari dua
bagian, yaitu:
1) formulir laporan ringkas yang merinci tata laksana
audit termasuk ringkasan singkat laporan hasil audit.
Lembaran laporan ringkas ini biasanya digunakan
sebagai halaman muka laporan audit
2) formulir temuan ketidaksesuaian memuat pernyataan
bagian per bagian dari temuan yang didapat selama
pelaksanaan audit serta rencana tindakan perbaikan
yang. akan dilakukan oleh auditi.
g. Pertemuan penutup

Untuk menunjukkan profesionalisme Tim Auditor,

maka pertemuan penutup harus dilaksanakan tepat waktu
sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Tujuan pertemuan
penutup adalah untuk mengungkapkan ringkasan temuan
Tim Audit kepada auditi. Pada pertemuan tersebut, Lead
atau Ketua auditor memberikan laporan hasil audit secara
tertulis dan menjelaskan temuan ketidaksesuaian yang
teridentifikasi.
 B. KAJI ULANG MANAJEMEN
Kaji Ulang Manajemen adalah kegiatan terkoordinasi
untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
sehingga pemenuhan kesesuaian secara efektif dan efisien
dapat tercapai didasarkan sumber daya yang ada untuk
memenuhi persyaratan SMM, metode pemeriksaan dan
peraturan yang berlaku.
Tujuan kaji ulang manajemen adalah untuk mengevaluasi
efektivitas dan efisiensi penerapan SMM di laboratorium
sehingga dapat:
a. membantu mencapai kebijakan dan sasaran mutu
laboratorium
b. membantu mengendalikan operasional laboratorium
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja
laboratorium dengan mengurangi ketidaksesuaian yang
terjadi
d. memuaskan pelanggan dengan cara memenuhi
kebutuhan mereka.
THANK YOU