Developing Productive

Communication Skills

www.rajapresentasi.com 1
 File materi ini bisa di-download di

www.edubisnis.net
Penyedia layanan kursus online terbaik di
Indonesia dalam bidang Manajemen Bisnis
dan Internet Marketing

www.rajapresentasi.com 2
Daftar Isi Materi

1. Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual

2. Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi
3. Trilogi Komunikasi yang Efektif
4. Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif
5. Mengembangkan Active Listening Skills
6. Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

www.rajapresentasi.com 3
Penelitian menyatakan 70%
kesalahan di dunia kerja adalah
hasil dari komunikasi yang buruk…..

www.rajapresentasi.com 4
Verbal, vokal dan visual

Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan

Komunikasi Vokal :
Suara yang kita
sampaikan

Visual :
Bahasa tubuh kita

www.rajapresentasi.com 5
Penyebab Sulitnya Komunikasi:

• Kurangnya informasi dan pengetahuan

• Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan
dengan jelas
• Tidak mendengarkan
• Tidak memahami secara penuh dan
gagal dalam bertanya

www.rajapresentasi.com 6
Penyebab Sulitnya Komunikasi :

• Tidak memahami apa yang

diperlukan orang lain
• Tidak berfikir jernih, terlalu cepat
mengambil kesimpulan
• Bad mood

www.rajapresentasi.com 7
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..

• Hilangnya bisnis
• Kesalahan, pemborosan
• Penurunan produktivitas
• Lemahnya koordinasi dan kooperasi
• Merusak citra perseorangan atau perusahaan
• Frustasi, permusuhan

www.rajapresentasi.com 8
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..

• Ketidakpuasan terhadap orang lain

• Penurunan semangat juang
• Hilangnya semangat kelompok
• Tingginya pergantian karyawan
• Konflik dan perbedaan pendapat
• Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
• Hilangnya persahabatan

www.rajapresentasi.com 9
Beberapa Filter Komunikasi

• Memberikan judgement yang terburu-buru

• Prejudice
• Kurangnya perhatian
• Stereotype
• Lemahnya kemampuan mendengarkan
• Mengabaikan informasi yang bertentangan
dengan kepercayaan kita

www.rajapresentasi.com 10
Prinsip Dasar Komunikasi

Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi

Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali

menentukan hasil komunikasi

Cara kita menyampaikan pesan selalu

berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami

www.rajapresentasi.com 11
Prinsip Dasar Komunikasi

Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang

diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan

Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita

harus memberikan sebaik yang kita terima

www.rajapresentasi.com 12
Trilogi Komunikasi

Mutual
respect

Menerima Memberikan
informasi informasi
dengan baik dengan baik

www.rajapresentasi.com 13
Memberikan Informasi dengan Baik
Enam C dalam memberikan
informasi dengan baik

Clear Concise Correct

Complete Courteous Concrete

www.rajapresentasi.com 14
Memberikan Informasi dengan baik
• Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang
familiar, kalimat yang singkat?
Clear • Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat
dalam setiap kalimat?
• Apakah anda telah menggunakan bahasa yang
mudah dipahami oleh pendengar?

• Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan

tersebut?
Concise • Apakah anda telah berkata secukupnya, dan
tidak bertele-tele?
• Apakah anda telah menghindari kata-kata dan
frase “basa-basi” yang tidak ada gunanya?
www.rajapresentasi.com 15
Memberikan Informasi dengan Baik
• Apakah anda telah memberikan seluruh fakta?
• Apakah anda telah mencakup hal-hal yang
essensial?
Complete • Apakah anda telah menjawab seluruh
pertanyaannya?
• Apakah anda telah merencanakan apa yang akan
anda katakan?

• Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif

dan sopan?
Courteous • Apakah anda telah menggunakan kata-kata “Saya
mengerti”, “silakan”, dan “terima kasih” dalam
pembicaraan anda?
• Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa
yang anda telah katakan?
www.rajapresentasi.com 16
Memberikan Informasi dengan Baik
• Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh
fakta?
Correct • Apakah anda telah mengeja nama pendengar
dengan benar?
• Apakah anda telah membuktikan semua bilangan
dan jumlah?

• Apakah anda telah memberikan contoh detil yang

konkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh
Concrete pendengar?
• Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan
metafora yang membuat penjelasan Anda menjadi
lebih konkrit?

www.rajapresentasi.com 17
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

1. Perhalus kata-kata ‘kamu’ atau ubah menjadi “Saya” untuk

menghindari suara yang seolah menekan
• Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus….’, katakan
‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’

2. Fokus pada solusi, bukan pada masalah

• Sebagai ganti dari ‘Kita kehabisan susu….’, katakan
‘Saya akan berbelaja untuk membeli susu’.

www.rajapresentasi.com 18
 Tugas :
Fokus pada SOLUSI

• Jika meeting atau diskusi, selalu

berusaha untuk mengatakan sesuatu
yang fokus pada solusi..... Bukan
pada problem dan kendala......

www.rajapresentasi.com 19
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa
• Sebagai ganti dari ‘Kita tidak dapat melakukan hal itu
sampai minggu depan’, katakan ‘Kita dapat melakukan
hal itu minggu depan’.
4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan
• Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya, katakan
‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal
itu’.

www.rajapresentasi.com 20
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak

anda inginkan

• Sebagai ganti dari ‘Jangan menyetir terlalu cepat’,

katakan ‘Menyetirlah dengan hati-hati’

6. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu

• Sebagai ganti dari “Saya telah memberitahu kamu

sebelumnya untuk tidak” katakan ‘Mulai sekarang dan
seterusnya…….”

www.rajapresentasi.com 21
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh

• Sebagai ganti dari ‘Bukan, anda salah’, katakan ‘Saya

melihatnya seperti ini….’

www.rajapresentasi.com 22
Active Listening

Memberikan perhatian penuh terhadap

Active pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya
Listening untuk memahami pokok-pokok penting dari
pembicara.
Termasuk memberikan perhatian penuh
kepada mereka dan gunakan kata-kata
pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”.
Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-
verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.

www.rajapresentasi.com 23
5 Active Listening Skills

• Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang

pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri
• Reflecting feelings: ketika seseorang
mengekspresikan emosi atau perasaan atau terlihat
emosional (tersinggung, marah, bersemangat),
sampaikan empati anda dan besarkan hati pembicara
untuk melanjutkannya.
• Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang
telah disampaikan pembicara

www.rajapresentasi.com 24
5 Active Listening Skills

• Synthesizing: padukan beberapa pemikiran

dari pembicara menjadi satu tema atau
pemikiran.
• Imagining out loud: bayangkan seolah-olah
anda berada pada posisi pembicara

www.rajapresentasi.com 25
Untuk mendengarkan lebih efektif…..

Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan

membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong
pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada
kita

Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,

dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan
dulu, baru melakukan penilaian

Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti

lebih lanjut, rangkum pemahaman anda

www.rajapresentasi.com 26
Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik

• Menyela
• Terlalu cepat mengambil kesimpulan
• Menyelesaikan kalimat orang lain
• Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok
pembicaraan
• Kurang memperhatikan bahasa tubuh
• Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan
• Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

www.rajapresentasi.com 27
Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif

• Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa

tubuh dan mengambil nuansa pembicaraan
• Mengajukan pertanyaan
• Memberikan waktu kepada pembicara untuk
mengeluarkan pemikirannya
• Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang
mereka katakan sebelum memberikan opini
• Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi

www.rajapresentasi.com 28
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

• Dengarkan, jangan melawan

Menerima • Tetap tenang dan atur nafas
feedback • Biarkan bahasa tubuh anda
memperlihatkan penerimaan anda
• Ajukan pertanyaan untuk memastikan
bahwa anda telah memahaminya
• Jangan terlalu sensitif, melindungi diri
sendiri atau angkuh

www.rajapresentasi.com 29
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

• Filter kritik yang ada.

Kesampingkah emosi dan temukan
Menerima
faktanya. Kemudian anda dapat
feedback
merespon dengan informasi yang
berguna.
• Fokus ke depan: apa yang dapat
anda lakukan untuk
memperbaikinya?

www.rajapresentasi.com 30
 File materi ini bisa di-download di

www.edubisnis.net
Penyedia layanan kursus online terbaik di
Indonesia dalam bidang Manajemen Bisnis
dan Internet Marketing

www.rajapresentasi.com 31
 Selesai

www.rajapresentasi.com 32
 Recommended Further Readings:

1. Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding

and Being Understood, Synergy Books International
2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management
Skills, Harpers Collins Publisher

www.rajapresentasi.com 33