Developing Productive Communication Skills

Human Resources Development| August, 2023

Hello, KAIAHATI’s Team!
Rangkaian Keberhasilan

1 2 3
Nilai, kepercayaan Apa yang kita ucapkan Hasil
dan pikiran kita dan lakukan

Self-fulfilling prophecy (Pencapaian keberhasilan sesuai keinginan kita)

Komunikasi

Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan

Vokal :
Suara yang kita
sampaikan

Visual :
Bahasa tubuh kita
Prinsip Dasar Komunikasi

Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi

Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali

menentukan hasil komunikasi

Cara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap

bagaimana pesan itu diterima dan dipahami
Prinsip Dasar Komunikasi

Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima,

bukan pesan yang ingin disampaikan

Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita harus

memberikan sebaik yang kita terima
Trilogi Komunikasi

Mutual respect

Menerima Memberikan
informasi informasi
dengan baik dengan baik
Memberikan Informasi dengan Baik
Enam C dalam memberikan informasi
dengan baik

Clear Concise Correct

Complete Courteous Concrete

Memberikan Informasi Yang Baik

● Menggunakan kata – kata yang familiar

●
01 Clear
Mengeluarkan beberapa pendapat dalam satu
kalimat
● Bahasa yang mudah dipahami

● Inti pesan
● Tidak bertele – tele
02 Concise ● Menghindari kata – kata dan “frase” basa
basi

● Memberikan seluruh fakta

● Sudah mencakup hal – hal essensial
03 Complete ● Menjawab seluruh pertanyaan
● Merencanakan yang akan dikatakan
Memberikan Informasi Yang Baik

● Menggunakan kata – kata yang positif dan sopan

01 Corteous ● Menggunakan kata – kata “mengerti”, “silahkan”,
“terima kasih”

● Mengecek kebenaran seluruh fakta

02 Correct

● Memberikan ilustrasi
03 Concrete ● Memberikan contoh yang detail
Komunikasi yang Asertif
• Membuat pernyataan yang jujur, jelas,
Secara verbal, singkat, dan langsung
orang-orang
• Membedakan antara fakta dan pendapat
yang asertif :
• Menanyakan, jangan bercerita
• Menawarkan usulan yang baik, bukan
menasehati dan memerintah
Komunikasi yang Asertif • Memberikan kritik yang membangun,
Secara verbal, tidak mencela, tidak berasumsi, dan tidak
orang-orang yang ‘mengharuskan’
asertif : • Mengajukan pertanyaan untuk
mengetahui nasehat dan perasaan orang
lain
• Menghargai hak-hak orang lain seperti
menghargai hak-haknya sendiri
• Saling membangun respek jika ada
perbedaan pendapat
Komunikasi yang Asertif • Membuat kontak mata yang sesuai
Secara Non • Duduk atau berdiri dengan mantap dan
Verbal, orang- tegak lurus dengan nyaman
orang yang
• Mengisyaratkan secara terbuka untuk
asertif:
mendukung komentar mereka
• Berbicara dengan jelas, mantap, dan nada
suara yang tegas
Komunikasi yang Asertif
• Mempertahankan keterbukaan, tegas,
Secara Non ekspresi wajah yang relaks, tersenyum
Verbal, orang- apabila senang, mengerutkan dahi jika
orang yang marah
asertif: • Berkata dengan tegas, dengan ritme yang
teratur, serta menekankan kata kunci
yang ingin mendapat perhatian
Atur Bahasa Tubuh
1. Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka

2. Pusatkan perhatian secara penuh terhadap orang lain

3. Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk
menerapkan penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan penekanan.

4. Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan untuk membesarkan hati pembicara;
tingkatkan kontak mata untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk melembutkan
penekanan

5. Respon secara tepat dengan mendasarkan respon pada apa yang baru saja dikatakan orang lain

6. Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka komunikasi dengan lebih mudah.
Kumpulkan Informasi Yang Baik Dengan Ears
Anda

E – explore dengan mengajukan pertanyaan

A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan

R – refleksikan kalo anda memahaminya

S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

Pertanyaan Eksploratif
Pertanyaan terbuka memberikan banyak
Pertanyaan
terbuka informasi karena memberikan kesempatan
kepada individu untuk menjelaskan hal
terpenting

Probing Probing questions digunakan untuk

Questions mengelaborasi secara lebih detil isu yang
tengah didiskusikan
Active Listening

Memberikan perhatian penuh terhadap pembicara

Active sebagai usaha yang sesungguhnya untuk memahami
Listening pokok-pokok penting dari pembicara.
Termasuk memberikan perhatian penuh kepada mereka
dan gunakan kata-kata pendorong seperti “Ya”, “Aha”,
dan “Mmm”.
Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-verbal
seperti mengangguk, tersenyum, dan bahasa tubuh
lainnya.
5 Active Listening Skills

Paraphrasing
01 meanings
Terjemahkan apa yang pembicara katakan dengan
kata-kata yang dipahami diri sendiri

ketika seseorang mengekspresikan emosi atau

Reflecting perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,
02 marah, bersemangat), sampaikan empati dan
feelings besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya.

simpulkan secara singkat isi yang telah

03 Reflecting facts disampaikan pembicara
5 Active Listening Skills
Padukan beberapa pemikiran dari
04 Synthesizing pembicara menjadi satu tema atau
pemikiran.

Imagining out
05 bayangkan seolah-olah anda berada pada
loud posisi pembicara
Apabila menerima/mendengarkan
feedback (umpan balik atau kritik)

• Dengarkan, jangan melawan

Menerima • Tetap tenang dan atur nafas

feedback • Biarkan bahasa tubuh memperlihatkan

penerimaan
• Ajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa
kita telah memahaminya
• Jangan terlalu sensitif, melindungi diri sendiri
atau angkuh
Ketika menerima/mendengarkan kritikan

• Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif.

• Selami maksud pengritik sehingga kita akan mengetahui bagaimana
sebaiknya menghadapi informasi tersebut
• Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya.
Kemudian merespon dengan informasi yang berguna.
• Ajukan pertanyaan sampai mengerti apa yang pembicara coba katakana
• Jangan menyela
• Fokus ke depan: apa yang dapat dilakukan untuk memperbaikinya?
Thank You!