Modul ke

04 Leadership & Organization

Fakultas

Sekolah Pasca Behavior

Sarjana

Program Studi

Magister Oleh :
Manajemen
Team Dosen Leadership
Designing Organizationalstructure :Authority & Control
Authority: How and Why Vertical Differentiation Occurs
• Hirarki mulai muncul ketika organisasi mengalami masalah dalam mengkoordinasikan
dan memotivasi karyawan
• Pembagian kerja dan spesialisasi membuat sulit untuk menentukan seberapa baik
kinerja seseorang
• Hampir tidak mungkin untuk menilai kontribusi individu terhadap kinerja saat
karyawan bekerja sama
• To deal with coordination and motivation problems, the organization can:
o Meningkatkan jumlah manajer yang digunakannya untuk memantau,
mengevaluasi, dan menghargai karyawan
o Menigkatkan jumlah level dalam hierarki manajerialnya, sehingga membuat
hierarki otoritas lebih tinggi
• Keterbatasan ukuran dan tinggi
o Tall organization: sebuah organisasi di mana hirarki memiliki banyak tingkatan
relatif terhadap ukuran organisasi
o Flat organization: sebuah organisasi yang memiliki beberapa tingkatan dalam
hierarkinya relatif terhadap ukurannya
Figure 5.1: Flat and Tall Organizations

• Pada saat sebuah organisasi memiliki 1.000 anggota, memiliki 4 tingkat dalam
hierarkinya
• Pada 3.000 anggota, kemungkinan memiliki 7 level
• Antara 10.000 sampai 100.000, organisasi memiliki tingkat 9 atau 10
• Peningkatan ukuran komponen manajerial kurang proporsional dengan
peningkatan ukuran organisasi
Figure 5.2: Relationship Between Organizational Size and
Number of Hierarchical Levels
Figure 5.3: Types of Managerial Hierarchies
Figure 5.4: Relationship Between Organizational Size and the Size of the Managerial Component
Problems with tall hierarchies:
 Communication problems: communication takes longer and is likely to be distorted
Information may be manipulated to serve managers’ own interests
 Motivation problems: Saat hirarki meningkat, perbedaan relatif dalam otoritas yang
dimiliki manajer dan tanggung jawab pada setiap tingkat menurun.
 Less responsibility and authority could reduce motivation
 Increased bureaucratic costs
 Parkinson’s Law Problem
 Argues that the number of managers and hierarchies are based on two principles
o Seorang manajer ingin melipatgandakan bawahannya, bukan saingan
o Manajer membuat pekerjaan satu sama lain
 Ideal number of hierarchical levels determined by:
o Principle of minimum chain of command: sebuah organisasi harus memilih jumlah
minimum tingkat hierarkis yang sesuai dengan tujuan dan lingkungan tempat
operasinya beroperasi
o Span of control: jumlah bawahan yang dikelola manajer secara langsung
Figure 5.5: Spans of Control

- Factors that determine the appropriate span of control

- Terdapat batasan seberapa lebar rentang kendali manajer
Bergantung pada kompleksitas dan keterkaitan tugas
bawahannya
- Complex and dissimilar tasks – small span of control
Routine and similar tasks (e.g., mass production) – large span
of control
Figure 5.6: The Increasing Complexity of a Manager’s Job as the Span of Control Increases

 Horizontal differentiation:
o Sebuah organisasi yang terbagi dalam subunit memiliki
banyak hierarki yang berbeda, tidak hanya satu Setiap
fungsi atau divisi memiliki hirarki tersendiri
o Cara utama sebuah organisasi mempertahankan kontrol
atas karyawan tanpa meningkatkan jumlah tingkat
hierarkis
Figure 5.7: Factors Affecting the Shape of the Hierarchy
Control: Factors Affecting the Shape of the Hierarchy

• Horizontal differentiation:
o Sebuah organisasi yang terbagi dalam subunit memiliki banyak hierarki yang
berbeda, tidak hanya satu Setiap fungsi atau divisi memiliki hirarki tersendiri
o Cara utama sebuah organisasi mempertahankan kontrol atas karyawan tanpa
meningkatkan jumlah tingkat hierarkis
Figure 5.8: Horizontal Differentiation into Functional Hierarchies
Figure 5.9: Horizontal Differentiation Within the R&D Functions
Figure 5.9: Horizontal Differentiation Within the R&D Functions

• Decentralization: Dengan desentralisasi, dibutuhkan pengawasan manajerial

yang kurang langsung
 Kewenangan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah
 Desentralisasi tidak menghilangkan kebutuhan akan banyak tingkat hierarkis
dalam organisasi besar dan kompleks
 Membantu struktur yang relatif tinggi agar lebih fleksibel dan mengurangi
jumlah pengawasan langsung yang dibutuhkan
• Standardization: mengurangi kebutuhan akan tingkat manajemen karena
peraturan pengganti untuk pengawasan langsung
 Mendapatkan kontrol atas karyawan dengan membuat perilaku dan
tindakan mereka lebih mudah diprediksi
The Principles of Bureaucracy
Bureaucracy: suatu bentuk struktur organisasi dimana orang dapat dimintai pertanggungjawaban atas
tindakannya karena mereka diwajibkan untuk bertindak sesuai dengan peraturan dan prosedur operasi
standar.
• Principle one:
Birokrasi didasarkan pada konsep otoritas hukum rasional
o Rational-legal authority: otoritas yang dimiliki seseorang karena posisinya dalam sebuah
organisasi
o Hirarki harus didasarkan pada kebutuhan tugas, bukan pada kebutuhan pribadi
o Sikap dan kepercayaan masyarakat tidak berperan dalam bagaimana birokrasi beroperasi
• Principle two:
o Peran organisasi dilakukan atas dasar kompetensi teknis, bukan karena status sosial,
kekerabatan, atau keturunan
o Prinsip satu dan dua menetapkan peran organisasional sebagai komponen dasar struktur
organisasi
The Principles of Bureaucracy
• Principle three:
Tanggung jawab tugas peran dan wewenang pengambilan keputusan dan hubungannya dengan peran lain dalam
organisasi harus ditentukan secara jelas
o Role conflict: ketika dua atau lebih orang memiliki pandangan berbeda tentang apa yang harus dilakukan
orang lain, dan sebagai hasilnya, membuat tuntutan yang bertentangan pada orang tersebut
o Role ambiguity: ketidakpastian yang terjadi untuk yang mempunyai tugas atau wewenangnya tidak
didefinisikan secara jelas
• Principle four:
pengorganisasian peran dalam birokrasi adalah sedemikian rupa sehingga setiap kantor yang lebih rendah dalam
hirarki berada di bawah kendali dan pengawasan kantor yang lebih tinggi.
o Organisasi harus diatur secara hierarkis sehingga orang bisa mengenali rantai komando

• Principle five:
peraturan, prosedur operasi standar, dan norma harus digunakan untuk mengendalikan perilaku dan hubungan antar
peran dalam suatu organisasi
o Aturan dan SOP adalah instruksi tertulis yang menentukan serangkaian tindakan yang dimaksudkan untuk
mencapai tujuan akhir
o Norma tidak tertulis
o Aturan, SOP, dan norma menjelaskan harapan orang dan mencegah kesalahpahaman
• Principle six:
tindakan administratif, keputusan, dan peraturan harus dirumuskan dan dimasukkan secara tertulis
o Struktur birokrasi menyediakan sebuah organisasi dengan memori
o Sejarah organisasi tidak bisa diubah
Advantages of Bureaucracy

• Menjabarkan aturan dasar untuk merancang hirarki organisasi yang secara

efisien mengendalikan interaksi antara anggota organisasi peran setiap
orang dalam organisasi jelas terbilang dan mereka dapat dimintai
pertanggungjawaban
• Aturan tertulis mengenai penghargaan dan hukuman karyawan mengurangi
biaya penegakan dan evaluasi kinerja karyawan
• Memberikan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan
meneruskannya pada generasi selanjutnya
The Problems of Bureaucracy

• Manajer gagal mengendalikan perkembangan hierarki organisasi dengan benar

• Anggota organisasi mengandalkan terlalu banyak aturan dan prosedur operasi
standar (SOP) untuk membuat keputusan
• Keterlambatan tersebut membuat mereka tidak responsif terhadap kebutuhan
pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya
o Respons yang lamban terhadap perubahan selera pelanggan, persaingan
asing, inovasi teknologi, dll.
Bureaupathic Pathologies

• Bureaupathic behaviour

Kecenderungan karyawan untuk menjadi lebih tertarik pada peraturan dan

penegakannya daripada dalam tujuan dan tujuan organisasi .

• Bureautic behaviour

Karyawan frustrasi, terbebani oleh formalisasi yang tinggi, menggunakan

sabotase, ketidakhadiran, dll untuk mengekspresikan keterasingan dan
ketidakberdayaan

• Groupthink

Kecenderungan kelompok atau organisasi bagi orang-orang untuk mengikuti

saran atau arahan elit yang dominan, bahkan jika mereka meragukannya.
Bureaupathic Pathologies

• Lack of personal growth

Organisasi besar memperlakukan orang seperti anak-anak, mengurangi peluang untuk

pertumbuhan dan kematangan pribadi.

• Failure to acknowledge the informal organization: Birokrasi mengabaikan pengaruh

sistem tenaga informal, mis.

• Outdated systems of control and authority

• Otoritas formal sudah usang dalam kaitannya dengan pekerja pengetahuan, yang
mungkin tahu lebih banyak tentang bagaimana melakukan pekerjaan daripada atasan
mereka.

• Poor conflict resolution technology: Strategi "menang-kalah" dalam birokrasi

menyebabkan disfungsi.
Conditions of the Bureaucracy

• Ditemukan di lingkungan yang sederhana dan stabil.

• Biasanya ditemukan di organisasi dewasa, cukup besar untuk memiliki volume
pekerjaan operasi yang dibutuhkan untuk pengulangan dan standarisasi, dan cukup
tua untuk dapat menyesuaikan standar yang ingin digunakannya.
The Influence of the Informal Organization

• Pengambilan keputusan dan koordinasi sering dilakukan di luar saluran yang

dirancang secara formal karena orang berinteraksi
• Aturan dan norma terkadang muncul dari interaksi orang dan bukan dari cetak biru
peraturan formal
• Manajer perlu mempertimbangkan struktur informal saat mereka melakukan
perubahan karena hal itu dapat mengganggu norma informal yang bekerja
• Organisasi informal sebenarnya dapat meningkatkan kinerja organisasi
SUMMARY

• Tujuan stakeholder dapat dicapai ketika keahlian dan kapabilitas organisasi dapat
dikontrol melalui struktur organisasi.
• Kegiatan anggota organisasi akan kacau tanpa struktur yang menugaskan orang untuk
berperan dan mengarahkan aktivitas dan fungsi.
• Bab ini mempelajari bagaimana organisasi harus merancang hierarki kewenangan
mereka dan memilih sistem kontrol yang akan membentuk struktur organisasi yang
efektif.
• Bentuk hierarki menentukan bagaimana pengambilan keputusan terjadi. Ini juga
menentukan bagaimana orang termotivasi akan menjadi puncak sasaran organisasi.
• Merancang hierarki harus menjadi salah satu tugas utama manajemen, namun, seperti
yang telah kita lihat, ini adalah tugas yang oleh banyak organisasi tidak berjalan
dengan baik atau gagal dipertimbangkan sama sekali.
SUMMARY
• Ketinggian struktur organisasi adalah fungsi dari jumlah level dalam hierarki, rentang
kendali (span of control) setiap tingkat, dan keseimbangan antara
kewenangansentralisasi dan desentralisasi
• Seiring berkembangnya organisasi, peningkatan ukuran komponen manajerial kurang
proporsional dengan peningkatan ukuran organisasi.
• Masalah dengan hirarki tinggi meliputi komunikasi, motivasi, dan biaya birokrasi
• Menurut prinsip rantai komando minimum (principle of minimum chain), sebuah
organisasi harus memilih jumlah minimum tingkat hierarkis yang sesuai dengan
kontinjensi yang dihadapinya.
• Rentang kontrol adalah jumlah bawahan yang dikelola manajer secara langsung. Dua
faktor utama yang mempengaruhi rentang kontrol adalah kompleksitas tugas dan tugas
yang saling terkait.
• Bentuk hirarki dan cara kerjanya juga dipengaruhi oleh pilihan mengenai diferensiasi
horizontal, sentralisasi versus desentralisasi, diferensiasi versus integrasi, standarisasi
versus penyesuaian bersama, dan pengaruh organisasi informal.
PRACTISE

Anda diminta menetapkan perusahaan untuk dianalisa sebagai kasus, dengan menjawab
pertanyaan dibawah ini :
1. How many people does the organization employ ?
2. How many levels are there in the organization ‘s hierarchy?
3. Is the organization tall or flat? Does the organization experience any of the problem
associate with tall hierarchies ? Which ones?
4. What is the span of controlof CEO?Is this span appropriate,or is too wide or too narrow?
5. How do centralization,standarizatiom and horizontal differentiation affect the shape of
the organization?
6. Do you think your organization does a good or a poor job in managing its hierarchy or
authority?Give reason for your answer
Terima Kasih Atas Perhatiannya