Kesekretarisan
Kesekretarisan
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan. Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan o Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. o Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi o Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C.
Fungsi Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan Sebagai pusat dokumentasi
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : a.Menerima tamu b.Menerima telepon c.Mengambil dikte dan melatinkan d.Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan : a.Tugas-tugas yang bersifat rutin b.Tugas-tugas khusus c.Tugas-tugas yang bersifat kreatif d.Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
Pre Service Training Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : a. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja. 2. In Service Training Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
1.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal : 1. Menambah pengetahuan 2. Menambah keterampilan 3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : 1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien. 2. Kepribadian yang menarik 3. Kemauan untuk bekerja.
Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya Watak keras kepala dan menang sendiri Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain Dan lain sebagainya
Memahami Fungsi dan Peranan Humas (Public Relation) Istilah yang sering digunakan dalam hubungan masyarakat (Public Relation) : 1. Komunikasi 2. Media Komunikasi 3. Public 4. Peristiwa public
Fungsi Public Relation Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat; Memberikan nasihat tentang sesuatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public; Mengusahakan hubungan yang memuaskan antara public dengan petugas pemerintah; Memberikan penerangan atau penjelasan tentang lingkup kerja suatu Dinas Pemerintah.
B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain : Keterampilan kesekretarisan; Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis; Ingatan yang baik; Memperluas wawasan; Ketelitian; Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan; Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.
C. Penampilan Diri Sekretaris Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya : 1. Mampu mengaktualisasikan diri; 2. Mampu melihat secara objektif; 3. Memiliki pandangan hidup; 4. Menghargai orang lain; 5. Peka akan tujuan; 6. Memiliki rasa humor.
D. Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian 1. Handal; 2. Jujur; 3. Ketekunan dan kerajinan; 4. Sikap membawa diri; 5. Pandai menyesuaikan diri; 6. Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.