BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Era globalisasi telah memperketat persaingan bisnis dalam pasar. Berbagai
perusahaan berusaha untuk menerapkan strategi-strategi terbaik agar dapat bertahan,
bahkan maju dalam persaingan tersebut. Untuk dapat bertahan dalam persaingan dunia
industri, perusahaan harus mampu memperhitungkan setiap langkah yang akan diambil
dari segala aspek. Aspek yang memiliki pengaruh paling besar dan sebagai parameter
bertahannya suatu perusahaan adalah biaya, dan bicara mengenai pentingnya mengelola
persediaan sebagai suatu daya saing perusahaan
Dalam menjalankan proses bisnisnya, setiap perusahaan tidak pernah luput dari
pemakaian alat-alat tulis, atau bagi beberapa perusahaan disebut sebagai office supplies.
Meskipun sering terlihat remeh, namun keberadaan barang-barang alat tulis kantor
secara tidak langsung dapat berdampak pada jalannya proses bisnis, baik operasional
maupun administrasi.
Pemakaian alat-alat tulis bagi perusahaan besar membutuhkan biaya tersendiri
yang dapat dikategorikan cukup besar. Untuk menanganinya biasanya perusahaan
menunjuk suatu sub divisi tertentu yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
alat tulis kantor. Sub divisi tersebut selanjutnya bertanggung jawab terhadap
pengontrolan aliran alat tulis kantor serta menjamin ketersediaan alat tulis kantor untuk
memenuhi kebutuhan karyawan.
Proses aliran barang menyangkut pemesanan kepada supllier, dilanjutkan dengan
2
penerimaan oleh pihak perusahaan, proses permintaan barang (request) oleh karyawan
(requestor), sampai kepada penerimaan barang tersebut oleh karyawan.
PT Freeport Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
pengolahan barang tambang dan telah dikenal luas hingga ke manca negara. Proses
bisnis utama PT Freeport Indonesia adalah pertambangan yang berlokasi di
Tembagapura, Papua, dengan kantor pusat di J akarta. Sebagai perusahaan besar, PT
Freeport Indonesia tidak luput dari kegiatan administrasi yang membutuhkan persediaan
logistik untuk peralatan tulis kantor. PT Freeport Indonesia kantor J akarta masih belum
memiliki sistem informasi yang terintegrasi untuk melayani permintaan alat tulis kantor.
Aplikasi sederhana yang digunakan untuk pencatatan pemakaian saat ini masih
berbasiskan Access, semua permintaan yang masuk dikumpulkan dan di-update ke
dalam aplikasi tersebut setiap minggunya. Fungsi dari aplikasi ini adalah untuk
membantu petugas Office Services dalam memproduksi laporan bulanan pemakaian alat
tulis kantor.
Proses permintaan alat tulis kantor pada PT Freeport Indonesia kantor J akarta
dimulai dengan masuknya permintaan penyediaan alat tulis kantor melalui e-mail.
Permintaan tersebut akan diproses apabila telah memperoleh persetujuan dari supervisor
karyawan yang melakukan permintaan. Setelah persyaratan dipenuhi, petugas dari
OfficeServices akan melakukan pengecekan langsung ke gudang untuk memastikan
ketersediaan barang yang diminta serta menyiapkan peralatan tulis kantor yang diminta.
3

Gambar 1.1 Flow Chart Proses Permintaan Alat Tulis Kantor

Proses pemesanan kembali barang-barang kebutuhan alat tulis kantor dilakukan
setiap bulannya atau pada saat habisnya stok item tertentu. Sebelum melakukan
pemesanan, petugas mendata setiap item yang menjadi stok di gudang. Penetapan jumlah
barang yang akan dipesan berdasarkan perkiraan dengan mengacu pada data historis
pemakaian serta pemesanan untuk barang tersebut di bulan-bulan yang telah lewat.



4

Gambar 1.2 Flow Chart Proses Pemesanan Kembali

Sebagai perusahaan industri, pengendalian dan perencanaan suatu aktivitas
merupakan suatu karakteristik yang mendasar, sebab pengendalian yang efektif untuk
segala jenis kebutuhan dan biaya pengeluaran akan mengarah pada perolehan laba dalam
suatu perusahaan. Karena itu tim manajemen dari PT Freeport Indonesia menganggap
5
perlu dilakukan pembaharuan sistem gudang untuk kantor J akarta yang dapat
mendukung aktivitas pelayanan dan pengadaan alat tulis kantor guna meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kerja karyawan serta memudahkan dalam melakukan
pengawasan terhadap aliran keluar masuknya barang dari dan ke gudang.
Dari permasalahan tersebut maka dilakukan penelitian dan perancangan ulang
mengenai sistem persediaan barang-barang alat tulis kantor dengan judul Perancangan
Ulang Sistem Warehouse Requisition yang Terintegrasi Untuk Stationary pada PT
Freeport Indonesia.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dimasa
yang akan datang oleh PT Freeport Indonesia sehingga dapat terus meningkatkan kinerja
perusahaan.

1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
Permasalahan mengenai persediaan alat tulis kantor pada PT Freeport Indonesia
kantor J akartayang sering ditemui ialah berlimpahnya stok barang untuk beberapa item
seperti hanging file, folder letter, dan writing pad dan kejadian habisnya barang (stock
out) untuk item yang bergerak cepat (fast moving item) seperti photocopy paper, dan
envelope.. Belum teraturnya penetapan jumlah barang yang harus disimpan serta jadwal
kedatangan barang yang tidak tentu merupakan penyebab timbulnya permasalahan
utama di atas. Terjadinya stock out berimplikasi terhadap tingkat pelayanan, sedangkan
penumpukan item-item tertentu dianggap oleh perusahaan sebagai uang mati.
Kesulitan dalam penjadwalan disebabkan perusahaan belum menerapkan
perencanaan yang terintegrasi. Semua proses berjalan secara manual, penggunaan
6
metode minimum/maksimum untuk menetapkan jumlah barang yang harus dipesan
masih belum berjalan dengan maksimal karena lebih mengandalkan perkiraan dan nilai
yang tertera dianggap sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan yang telah
mengalami pengembangan untuk segi jumlah.
Ketidakpastian pengiriman dari pihak supplier memberi dampak kepada waktu
tunggu yang berubah-ubah. Keterlambatan yang tidak diperkirakan merupakan penyebab
habisnya persediaan barang karena permintaan yang terus menerus datang. Untuk
pemenuhan permintaan, karyawan diminta bersabar hingga supplier dapat mengirimkan
barang.
Pengawasan terhadap barang-barang yang diminta acap kali tidak dapat
dikendalikan. Permintaan masuk melalui e-mail dan persetujuan supervisor untuk
permintaan tersebut juga dilakukan melalui e-mail. Tidak jarang ditemui kejadian
terdapatnya penambahan permintaan yang dilakukan oleh requestor setelah supervisor
memberikan persetujuan. Selain itu permintaan melalui e-mail masih belum memiliki
standar format yang pasti dan hal ini menyebabkan petugas sering melakukan kesalahan
saat menyampaikan barang-barang yang diminta oleh requestor.
Manajemen PT Freeport Indonesia telah lama memikirkan solusi untuk
menanggulangi permasalahan gudang J akarta, yaitu dengan mengoptimalkan
penggunaan teknologi informasi. Oleh sebab itu akan dilakukan perancangan ulang
sistem informasi persediaan sehingga mampu menunjang kebutuhan persediaan alat tulis
kantor serta membantu petugas dalam memantau aliran keluar masuk barang sebagai
pertanggungjawabannya kepada manajemen.


7
1.3 Ruang Lingkup
Skripsi ini akan merancang aplikasi sistem informasi yang dapat mendukung
proses persediaan alat tulis kantor, permintaan yang dilakukan oleh requestor, sampai
kepada penyajian data sebagai laporan untuk tingkat manajer. Agar penyelesaian
masalah menjadi lebih terarah dan jelas, maka penulis membatasi ruang lingkup sebagai
berikut:
Penelitian dilakukan pada PT Freeport Indonesia kantor J akarta.
Pembahasan yang dilakukan hanya diarahkan pada persediaan peralatan tulis
kantor yang secara rutin dipesan dan digunakan oleh karyawan PT Freeport
Indonesia yang bekerja di kantor J akarta.
Data yang digunakan untuk penelitian pendahuluan berdasarkan data historis
pemakaian dari bagian Office Services periode J anuari 2007- Desember 2007.
Metode peramalan yang digunakan untuk mengetahui perkiraan jumlah
pemakaian barang adalah metode yang sesuai dengan pola data pemakaian yang
dimiliki oleh perusahaan.
Perancangan sistem informasi ini merupakan usulan bagi perusahaan untuk dari
yang sebelumnya berjalan secara manual dan dengan tujuan guna meminimalkan
pekerjaan manual yang dapat menimbulkan resiko terjadinya kesalahan dalam
pemrosesan data.




8
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:
Memberikan rancangan metode peramalan yang terbaik terhadap
penggunaan peralatan tulis kantor, sehingga dapat mempermudah
perusahaan, dalam hal ini pihak Office Services untuk melakukan
perencanaan pembelian.
Merancang ulang metode sistem persediaan alat tulis kantor yang sesuai
kebutuhan perusahaan.
Mennghitung jumlah stok pengaman untuk mengantisipasi lonjakan-
lonjakan permintaan yang disebabkan oleh kegiatan-kegiatan tahunan
yang rutin diselenggarakan seperti audit, banking fair, perayaan hari
besar agama, perayaan hari merdeka, dan lain-lain.
Merancang suatu aplikasi sistem informasi yang mendukung proses
permintaan dan pengendalian persediaan pada perusahaan.

1.4.2 Manfaat Penelitian
a. Perusahaan
Skripsi ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan
terutama dalam hal-hal sebagai berikut:
9
1. PT Freeport Indonesia kantor J akarta dapat memperkirakan besarnya
pengeluaran untuk kebutuhan barang-barang alat tulis kantor.
2. Memberikan kemudahan bagi pihak Office Services untuk melakukan
perencanaan dan penjadwalan persediaan yang baik.
3. Membantu pihak Office Services untuk menurunkan tingkat
persediaan tanpa mengurangi tingkat pelayanannya kepada karyawan.
4. Memberikan kemudahan untuk menyajikan laporan secara cepat bagi
tingkat manajer.
b. Penulis
Melalui skripsi ini penulis berharap dapat memberikan tambahan
referensi untuk materi yang berkaitan dengan sistem persediaan. Selain
itu penulis juga berharap dapat memenuhi persyaratan tugas akhir untuk
memperoleh gelar sarjana.
1.5 Gambaran Perusahaan
PT. Freeport Indonesia (PTFI) merupakan penghasil tembaga yang berasal dari
bijih besi mineral dengan kandungan mineral emas dalam jumlah yang cukup besar.
Semenjak didirikan, PTFI berkomitmen dengan pemerintah Indonesia untuk
menghasilkan sesuatu yang sangat bermanfaat bagi bangsa Indonesia. PTFI terus
berupaya untuk menjadi mode pembangunan ekonomi di Indonesia yang mengolah
sumber alam dan memaksimalkan manfaat sosial bagi bangsa termasuk masyarakat
Papua. Perusahaan juga terus bekerja untuk meminimalkan dampak lingkungan dan
bertekad untuk terus memperbaiki setiap aspek operasi. Bentuk komitmen PTFI dapat
10
terlihat dalam usaha penanaman kembali pepohonan (reboisasi) di wilayah yang terkena
dampak, serta upaya kuat untuk melindungi lingkungan dan melestarikan keseimbangan
alam di daerah operasi. Untuk pembuktian usaha perlindungan lingkungan, perusahaan
selalu mengadakan audit tahunan terhadap pengelolaan sistem lingkungan dan secara
sukarela.mengadakan audit eksternal.
PTFI melakukan audit tahunan secara sukarela terhadap sistem pengelolaan dan
pemantauan lingkungan yang dilakukannya. Audit independent eksternal
diselenggarakan pada tahun 2001 oleh Societe Generale de Surveillance (SGS)
internasional untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001 bagi Sistem Pengelolaan
Lingkungan PTFI. Audit yang dilakukan SGS menghasilkan rekomendasi sertifikasi ISO
14001 bagi kegiatan operasi tambang dan pabrik pengelolaan PTFI, dan sertifikasi pun
dianugerahkan pada bulan Desember 2001.
1.5.1 General Affair Office Services
General Affair (GA) adalah salah satu unit bisnis dari PTFI yang bertugas
memberikan pelayanan kepada eksekutif dan staff untuk segala keperluan yang
berkaitan dengan kebutuhan kantor. Dalam menjalankan tugasnya GA pada PTFI dibagi
menjadi beberapa sub unit bisnis sesuai dengan tanggung jawabnya, salah satunya
adalah Office Services
Office Services merupakan sub divisi yang bertanggung jawab terhadap office
supplies, office space management, mail services, document reproduction, office
building maintenance, office building access, Personal Effects Consignment (PE)
services pada PTFI.
11

1.5.2 Visi, Misi, dan Tujuan
1.5.2.1 Visi, Misi, dan Tujuan PTFI
Visi
Setelah ditemukannya tambang tembaga dan emas di gunung Ertsberg
dan Gresberg pada tahun 1988, visi PTFI semakin jelas dan terencana, yaitu
Untuk mengeksplorasi tambang tembaga dan emas tersebut agar dapat diolah
serta dipergunakan dengan sebaik-baiknya, sehingga setiap unit dituntut untuk
melaksanakan pekerjaan secara maksimal, sehingga visi perusahaan menjadi
acuan bagi setiap unit untuk mencapainya.
Misi
PTFI berusaha keras untuk menjadi penghasil tambang terbesar dan
termurah di antara industri tambang lainnya.
Sebagai tim dengan budaya perusahaan yang terpadu dan yang berfokus
pada tujuan bisnis, PTFI bangga atas pendekatan yang agresif, cepat, dan
dikelola secara baik terhadap pengembangan, produksi, dan pencarian
kandungan bijih baru.
PTFI memaksimalkan keuntungan dan nilai pemegang saham tanpa
mengesampingkan komitmennya terhadap perbaikan berkelanjutan dalam hal
keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan, hubungan dengan pemerintahan
dan masyarakat local, tanggung jawab individual, kerja sama tim, komunikasi
12
yang terbuka, dan sumber daya perusahaan yang paling penting, yaitu
karyawannya.
Tujuan
Tujuan PTFI adalah:
1. Mengeksplorasi, menambang, memproses, dan memasarkan
konsentrat tembaga dan produk-produk lainnya dari wilayah
Kontrak Karya PTFI di Papua.
2. Melakukan usaha yang menguntungkan dan menciptakan nilai
tambah dalam rangka mendatangkan laga bagi para pemegang
saham, karyawan, dan Pemerintah Republik Indonesia, sehingga
mampu menarik investasi-investasi lain dalam bisnis PTFI di
Indonesia.
3. Mendorong terciptanya suatu lingkungan kerja yang menantang dan
mendirikan sebuah organisasi yang sesuai untuk mencapai tujuan-
tujuannya, dengan para karyawan yang memiliki motivasi,
kemampuan, tanggung jawab dan komitmen yang tinggi.

1.5.2.2 Visi, Misi, dan Tujuan Office Services
Visi
Memberikan jaminan lingkungan kerja yang aman dan harmonis serta
13
meningkatkan produtivitas melalui standar kualitas pelayanan yang konsisten kepada
seluruh karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisinis guna mendukung operasi
bisinis PTFI
Misi
Mendukung tujuan perusahaan dengan memberikan pelayanan yang
sempurna kepada para karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisnis
dengan kehangatan, keramahan, serta sikap kerja yang profesional.
Menangani proses administrasi, transaksi, dan permintaan karyawan dengan
tepat, cepat, dan lengkap
Mendukung perusahaan dalam berbagai program dan kegiatan dengan
orientasi pemuasan pelayanan untuk karyawan

1.5.3 Struktur Organisasi
1.5.3.1 Struktur Organisasi PT. Freeport Indonesia







14


Gambar 1.3 Struktur Organisasi PT Freeport Indonesia

1.5.3.2 Struktur Organisasi Office Services
Chief Coordinating
Executive
Section Head of
General Affair &
QOL
Officer
Office Services
Officer
Admin & Doc.
Control
Receptionist Mail Room Office Boy
Office Services J akarta
General Affair
Sr. Officer
Office Services &
Admin
Line connector
Line report
Clerk,
Office Supplies

Gambar 1.4 Struktur Organisasi Office Services
15