Memahami Fungsi Dan Pengurusan Organisasi - Datuk Abdullah
Memahami Fungsi Dan Pengurusan Organisasi - Datuk Abdullah
PENGURUSAN ORGANISASI
Oleh:
DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID
Pendaftar
OBJEKTIF KURSUS
Memahami;
Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
Fungsi Pengurusan
Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan
Kemahiran pengurusan
Kepimpinan dalam Pengurusan
Kaedah Pengurusan Organisasi yang Berkesan dalam
Konteks UMS
2
DEFINISI ORGANISASI?
Satu unit sosial yang
mengandungi individu
yang bekerjasama dan
saling bergantungan
antara satu sama lain
bagi mencapai
matlamat setiap
individu itu dan
organisasinya
3
CIRI-CIRI ORGANISASI
Mempunyai identiti sendiri
Mempunyai hierarki atau
tingkat autoriti
Mempunyai struktur atau
pembahagian kerja
Mempunyai peraturan,
dasar, prosedur dan sistem
hubungan bagi
menjalankan aktiviti
organisasi
CONTOH ORGANISASI
FORMAL
UMS
Kastam
Imegresen
INFORMAL
Keluarga
Persatuan Sukarela
(NGO)
Jawatankuasa Masjid
DEFINISI PENGURUSAN?
Getting things done through other people
..is the prosess of achieving organizational
CIRI-CIRI PENGURUSAN
kecekapan
Proses
Doing the
things right /
Doing the right
things
Keberkesanan
Hasil/Outcome
PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN
HASIL /
OUTPUT
8
FUNGSI PENGURUSAN?
6.
MISI
/ VISI
5.
Controlling
4.
Evaluating
1.
Planning
MANAGEMENT
Coordinating
3.
2.
Organizing
Directing
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan (Planning)
Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu
10
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan bermula di mana??
11
FUNGSI PENGURUSAN
Tujuan
Langkah 2
Kenalpasti
situasi &
penentuan
Visi/Misi
Langkah 3
Tentukan
kekuatan/
kelemahan/
peluang/
ancaman
(SWOT)
Perancangan
Langkah 4
Bentuk
strategi &
tindakan &
pantau/ nilai
T
U
J
U
A
N
Kawalan ukur
prestasi/bandingkan/
pembetulan
12
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.
4W 1 H
Kawalan &
maklumbalas
Membentuk asas
Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
Mendefinisikan hubungan kerja
Merekabentuk organisasi
Mengumpul ahli-ahli organisasi
Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
Fokus & membuat keputusan
13
FUNGSI PENGURUSAN
- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk
mempengaruhi pekerja dalam
mencapai matlamat organisasi bagi
(kebiasaannya tahap penyelia dan ke
atas):
Menjamin aktiviti organisasi teratur,
lancar dalam suasana harmoni
Menentukan arah tuju yang jelas
untuk pekerja dan memahamkan
tentang peranan mereka dalam
mencapai matlamat
Melibatkan kuasa, motivasi,
kepimpinan dan sistem komunikasi
14
FUNGSI PENGURUSAN
- Penyelarasan (Coordinating)
Penyelarasan melalui
Perancangan
Penyelarasan melalui Penganjur
Penyelarasan melalui Kakitangan
Penyelarasan melalui Pengarahan
Penyelarasan melalui Mengawal
15
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
Proses mengukur kemajuan
terhadap prestasi matlamat yang
dirancang dan membuat
pembetulan jika aktiviti/kemajuan
tidak selaras/selari dengan objektif
yang ditetapkan
Kitaran Kawalan:
Awalan pastikan arahtuju &
sumber input betul
Semasa pastikan proses
berjalan mengikut perancangan
Selepas pastikan hasil menepati
piawaian
16
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
Perancangan:
Penetapan objektif
Penentuan kaedah
mencapainya
Tindakan
(Pengorganisasian)
Kawalan:
Bandingkan dengan
perancangan
Kawalan:
Tindakan pembetulan
17
FUNGSI PENGURUSAN
- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi
(Audit Negara)
Struktur Organisasi Lengkap, isi jawatan yang
layak
FUNGSI PENGURUSAN
- Penilaian (Evaluating)
Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi James A . F . Stoner management ( 1987 ) Hal 547.
Boleh diukur berdasarkan:
Kecekapan
Keberkesanan (sejauh
mana strategi mencapai
matlamat)
Produktiviti (penggunaan
tenaga manusia)
Kualiti Prosedur (kepuasan
pelanggan)
Perkhidmatan yang
ditawarkan
19
Siapa Pengurus?
20
Peranan Pengurus?
Peranan
Interpersonal
Tunggak
(figurehead)
Pemimpin
(leader)
Penghubung
(liason)
Peranan Pemberi
Maklumat
Peranan Pembuat
Keputusan
Pemantau
(monitor)
Penyampai
(disseminator)
Jurucakap
(spokeperson)
Usahawan
(entrepreneur)
Pengaman
(disturbance
handle)
Pengagih
sumber
(resource
allocator)
Perunding
(negotiator)
21
Tahap-tahap Pengurusan
Pegawai-pegawai Utama
(Pengurusan Strategik)
Ketua J/S/P/I/U
(Perancangan
Taktikal)
Ketua Seksyen
Perancangan
Operasi
Ketua Unit
22
KEMAHIRAN PENGURUSAN
23
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Manusia (Interpersonal)
Keupayaan membentuk kerjasama
dengan individu & kumpulan.
Kebolehan berkomunikasi dengan
pelbagai golongan manusia atau
masyarakat seperti bertemu
dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai
atasan, berbincang dan berhubung
dengan pekerja.
Mampu memotivasikan
individu/kumpulan yang dipimpin.
24
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Teknikal
Berupaya mengaplikasikan
pengetahuan & kepakaran khusus
berkaitan dengan proses kerja,
peraturan dan sumber tertentu
dalam menyelesaikan aktiviti yang
menjadi sebahagian tugas
Berupaya membuat keputusan
Berupaya mengurus masa
25
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Konseptual
Berupaya mengeluarkan idea dan
memahami sesuatu yang abstrak
Berupaya memahami bagaimana
organisasi dapat menyesuaikan
diri dalam persaingan
Kemampuan untuk melihat
organisasi secara keseluruhan
dan mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam
organisasi
26
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT
Pengurus
Atasan
Kemahiran
Konseptual
Kemahiran
Kemanusiaan
Kemahiran
Teknikal
Pengurus
Pertengahan
Pengurus
Bawahan
KEMAHIRAN
27
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????
YES
Pengikut
Kuasa
Pengaruh
Persekitaran
NO
x
Pengikut
Kuasa
Pengaruh
Persekitaran
28
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG
PEMIMPIN, ANDA HARUS
PERLU:
Menentukan Visi
Berupaya menyediakan keperluan dalam
keadaan yang mendesak
Membentuk gabungan mantap
Komunikasi berkesan
Memberi kuasa pada orang lain
(empowerment)
Mengiktiraf kejayaan
Mengukuhkan penambahbaikan
29
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ISU
CADANGAN
PENYELESAIAN
Kebanyakan penyelesaian/
aktiviti telah distrukturkan
tiada ruang kreativiti
Latihan kepimpinan
Traditional Manager VS
Contemporary Manager
Traditional Manager
Contemporary Manager
31
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:
1)Borderless
2)Learning Centric
3)Collaborative
4)Strategically Outsource
5)Geocentric
6)Ethical
7)Network
8)Loosely Couple
9)Self Maintainable
10)Contingency Based
11)Fostering on environment of high care
32
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization
Customerbased
focused
Continuous
Improvement
Fluid,
flexible
Virtual
Organization
Creative
HRM
Egalitarian
climate
(democtaric)
Tehnological
support
Management
33
KAEDAH PENGURUSAN
ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS
34
Melalui Perancangan
a)
Pelan Strategik KPM
b)
Pelan Strategik UMS
c)
Pelan Akademik UMS
2.
Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan
dilaksana
a)
Naib Canselor
b)
Timbalan-timbalan Naib Canselor
c)
Pendaftar
d)
Bendahari
e)
Ketua Pustakawan
f)
Ketua J/S/P/I/U
4.
Governance
b)Human Resource Governance
c)Financial Governance
d)Academic Governance
37
A = Attitude
liku-liku hidup.
39
40
41
42
43