Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

1) Pencahayaan dan Suhu

Usahakan agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Aturlah suhu dara
berkisar antara 65F sampai 75F, dan kelembaban udara sekitar 50 udan 65. Berkas-berkas
dalam waktu yang dekat akan lapuk bila kelembaban melebihi 65. Jagalah pula, agar
dinding, lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang-lubang atau retak. Berkas-berkas
hendaknya disimpan dirak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang
terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan
memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak (Bartos, 2009:56).
2) Rak Penyimpanan
Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu pemeliharaan ruangan,
perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan berkas sangat
membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas para pekerja, rak
terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan harganya lebih murah, petugas dapat
mengambil dan menyimpan berkas lebih cepat, menghemat ruangan supaya tidak terlalu
makan tempat. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm, jika
menggunakan jari lima laci satu baris ruangan lowong didepannya harus 90 cm jika
diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm. Untuk
memungkinkan terbuka laci-laci tersebut lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan
berkas dapat terlindung dari debu dan kotoran dari luar, namun satu pemeliharaan kebersihan
yang baik, akan memelihara berkas tetap rapi dalam hal penggunaan rak terbuka (DepKes RI,
2006:88).
3) Menghitung Kebutuhan Rak
a. Rata Rata Pasien Baru dan Pasien Lama per hari di RS
Pasien Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke Rumah Sakit atau Rumah
Sakit untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan, sedangkan pasien lama adalah
pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan mendapatkan pelayanan
kesehatan ( Depkes RI, 2006).
Rata rata Pasien Perhari = Jumlah Pasien dalam 1 tahun
Jumlah Hari dalam 1 tahun
Jumlah pasien pulang rawat inap di RS di peroleh dari sensus harian rawat inap. Untuk
memperoleh rata rata pasien perhari dari rumus :
Rata rata Pasien Perhari = 19983 = 54,74 = 55
365
b. Rata rata ketebalan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan surat edaran Dirjen Yanmed Depkes RI 1995, Dalam satu berkas Rekam
Medis rawat inap terdapat:
Lembaran umum yang terdiri dari kartu pasien identitas pasien, ringkasan riwayat
pasien, catatan poliklinik, konsultasi, hasil pemeriksaan penunjang, informed consent,
lembaran spesifik.
Lembaran khusus yang terdiri dari evaluasi sosial, evaluasi psikolog, data dasar
medis, data dasar keperawatan, catatan lanjutan medis, salinan resep, catatan lanjutan
keperawatan, KIUP.
Rata rata ketebalan Berkas Rekam Medis adalah 2,5 cm.