LAPORAN PENGENDALIAN PENYEDIAAN

STOK BARANG DI APOTEK

Di Susun Oleh :
Bonafid Nalendra Atmaja
201304007
D3 Farmasi 4A

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

CENDEKIA UTAMA
KUDUS
2015

BAB I
1. PENDAHULUAN

Manajemen persediaan berperan khusus dalam penyediaan barang atau

jasa. Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun perusahaan penyedia
barang, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha
akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat
memenuhi keinginan para pelanggannya. Hal ini bisa saja terjadi karena tidak
selamanya barang atau jasa tersedia setiap saat. Berarti, perusahaan akan
kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan.
Jadi persediaan sangat penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan
barang atau jasa.Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari
persediaan tersebut terjamin kelancarannya. Dengan demikian, perlu diusahakan
keuntungan

yang

diperoleh

lebih

besar

dari

pada

biaya-biaya

yang

ditimbulkannya.Suatu perusahaan penyedia barang, seperti halnya perdagangan

harus menjaga persediaan yang cukup agar kegiatan produksinya dapat lancar dan
efisien. Akan tetapi jumlah persediaan ini hendaknya jangan terlalu besar sehingga
modal yang tertanam dan biaya-biaya yang ditimbulkan dari adanya persediaan
tersebut juga tidak besar. Semua jenis bidang usaha sangat penting untuk
mengadakan pengawasan atas persediaan karena kegiatan ini membantu tingkat
efisiensi pengunaan uang dalam persediaan.
Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya
1.Batch Stock/Lot Size Inventory
Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahanbahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang
dibutuhkan saat itu.
Keuntungannya :
a. Potongan harga pada harga pembelian
b. Efisiensi produksi
c. Penghematan biaya angkutan
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diramalkan.

3. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang
diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan.
Persediaan Menurut Jenis dan Posisi Barang
a) Persedian bahan baku
b) Persediaan bagian produk/komponen yang dibeli
c) Persediaan bahan-bahan pembantu/penolong
d) Persediaan barang-barang setengan jadi/barang dalam proses
e) Persediaan barang jadi
Biaya-biaya yang timbul dari persediaan :
a. Biaya pemesanan (ordering cost)
b. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan
c. Biaya kekurangan persediaan
d. Biaya yang berhubungan dengan kapasitas
Metode penilaian persediaan :
a. First-in, First-out (FIFO method)
b. Last-in, First-out (LILO method)
c. Rata-rata tertimbang (Weighted average method)

Jumlah Pesanan yang ekonomis (Econonmic Order Quantity) hendaklah

menghasilkan biaya yang minimal dalam persediaan. Itu dilakukan usaha-usaha
untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan (ordering cost), biaya-biaya
penyimpanaan (carting cost)

Macam-macam Biaya Persediaan

Persediaan merupakan salah satu pos modal kerja yang cukup penting
karena kebanyakan modal usaha perusahaan berasal dari persediaan. Pada
perusahaan dagang, persediaan tersebut merupakan barang dagangan, sedangkan
pada perusahaan industri, persediaan tersebut berupa bahan mentah (row
material), barang dalam proses (work in process), maupun barang jadi(finished
good). Kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang baik.
Kekurangan dapat berakibat larinya pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan
dapat berakibat pemborosan atau tidak efisien. Oleh karena itu, manajemen
persediaan berusaha agar jumlah persediaan yang ada dapat menjamin kelancaran
proses produksi. Dengan kata lain, total cost berhubungan dengan persediaan
minimal. Perhitungan total cost persediaan secara keseluruhan dipengaruhi oleh
faktor-faktor pembentuk biaya dari persediaan seperti, holding cost atau carrying
cost, ordering cost atau set-up cost, serta stock out cost.
1.Holding cost atau carrying cost
Adalah biaya yang timbul karena perusahaan menyimpan persediaan
2.Ordering cost atau set-up cost
Adalah biaya yang berhubungan dengan pemesanan dan pengadaan bahan
3.Stock out cost
Adalah biaya yang timbul akibat perusahaan kehabisan persediaan
Pengawasan Persediaan
Tujuannya :
a. Menjaga jangan samapai kehabisan persediaan
b. Supaya pembentukan persediaan stabil
c. Menghindari pembelian kecil-kecilan
d. Pemesanan yang ekonomis
Strategi Operasi Persediaan
Persediaan merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis.
Alasannya adalah karena persediaan cenderung menimbulkan banyak persoalan.
Pemecahan masalah persedian membuat permasalahan menjadi sederhana. Namun

demikian, permasalahan yang sering muncul adalah persediaan sangat sulit

dikelola. Akibatnya, kebijakan operasi sangat diperlukan dalam mengelola
persediaan sehingga tingkat persediaan dapat ditekan sekecil mungkin. Salah satu
fungsi managerial yang sangat penting adalah pengendalian persediaan.
persediaan, hal ini akan menyebabkan terlalu banyaknya dana dalam persediaan,
hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan. Demikian pula
apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat
mengakibatkan biaya-biaya akibat terjadinya kekurangan bahan (stockout
cost).Persediaan

(inventory)

ditujukan

untuk

mengantisipasi

kebutuhan

permintaan. Sistem persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan

pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar
pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin
tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat, dan pada waktu
yang tepat. Atau dengan kata lain, sistem dan model persediaan bertujuan untuk
meminimalkan biaya total melalui apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan
secara optimal.
Fungsi-fungsi Persediaan
1) Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan
pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
2) Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan
pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal
ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar
dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa
gudang, investasi, risiko, dan sebagainya).
3) Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan

musiman (seasional inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering

menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan penerimaan barangbarang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan
ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock/inventories).
Biaya-biaya Persediaan
Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan,
biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan :
1. Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost)
Yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan
kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila
kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persedian semakin
tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :
a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin
ruangan, dan sebagainya)
b. Biaya modal (opportunity cost of capital)
yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.
c. Biaya keusangan
d. Biaya perhitungan fisik
e. Biaya asuransi persediaan
f. Biaya pajak persediaan
g. Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan
h. Biaya penanganan persediaan dan sebagainya biaya-biaya tersebut diatas
merupakan variable apabila bervariasi dengan tingkat persediaan.

2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering cost atau procurement costs)

.Biaya-biaya ini meliputi :
a. pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi
b. upah
c. biaya telepon

d. pengeluaran surat menyurat

e. biaya pengepakan dan penimbangan
f. biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan
g. biaya pengiriman ke gudang
h. biaya utang lancar dan sebagainya
3. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs)
Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan
bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut
:
a. kehilangan pelangan
b. kehilangan penjualan
c. biaya pemesanan khusus
d. selisih harga
2. TUJUAN
a. Untuk mengetahui bagaimana cara manajemen persediaan pada suatu
apotek.

BAB II
PEMBAHASAN
Teknik Pengendalian Persediaan
Teknik manajemen persediaan merupakan tindakan yang sangat penting
dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan,

serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali. Teknik persediaan

disebut dengan Analisis ABC berguna dalam memfokuskan perhatian manajemen
terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dalam sistem inventori yang
bersifat multisistem.
Metode Analisis ABC
Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagai jenis barang yang sangat
banyak jumlahnya. Masing-masing jenis barang membutuhkan analisis tersendiri
untuk mengetahui besarnya order size dan order point. Namun demikian, harus
kita sadari bahwa berbagai macam jenis barang yang ada dalam persediaan tidak
seluruhnya memiliki tingkat prioritas yang sama. Dengan demikian, untuk
mengetahui jenis-jenis barang yang perlu mendapat prioritas, kita dapat
menggunakan analisis ABC. Analisis ABC ini dapat mengklasifikasikan seluruh
jenis barang berdasarkan tingkat kepentingannya. Metode analisis ABC ini adalah
dengan cara mengelompokkan jenis barang menjadi 3 bagian yaitu :
(1). Kelompok A yaitu kelompok 50 % terbanyak nilai penjualannya
(2) kelompok C yaitu kelompok 50 % terendah nilai penjualannya
(3) kelompok B yaitu merupakan kelompok yang berada di tengahnya
Pembagian pengelompokan tersebut di atas tidak selamanya berdasarkan
tiga bagian kelompok (ABC) atau bahkan lebih. Hal yang perlu diperhatikan
adalah jenis barang tipe A merupakan kelompok barang yang sangat penting
(memiliki nilai penjualan terbesar), sedangkan kelompok B merupakan posisi
nomor dua dibawahnya dan kelompok C merupakan kelompok yang relative
lebih kecil dari pada kelompok B.
Disini saya mengambil data dari Apotek Jepara, yang mengugunakan
metode ABC dalam perencanaan pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan
konsumen. Adapun contoh obat yang ikut dalam kelompok A antara lain antibiotik
(amoxicillin), obat diabetes (renabetik, glimepiride 2mg dan metformin 500mg),
obat analgetik antipiretik (voltadex 50mg) dan obat antihipertensi (captropil 25mg
dan amlodipin 5mg). Sedangkan untuk kelompok B yang presentasi penjualan
dibawah kelompok A contoh obatnya antara lain cream seperti antifungi dan

topical. Kelompok C merupakan kelompok dengan presentasi penjualan yang

paling rendah maka pembeliannya sedikit, contoh obat dalam kelompok C ini
adalah vitamin dll.
Model monitoring stok barang pada Apotek Jepara menggunakan model
komputerisasi. Pertama barang masuk ke apotek, lalu data dimasukkan kedalam
komputer dengan model seperti ini :
NO.FAKTUR

TGL. BARANG
MASUK

SUPPLIER
SYSTEM BAYAR
GUDANG
FAKTUR PAJAK
LPB
NO

TGL.EXPIRE

TGL.FAKTUR BELI
TGL.JATUH TEMPO
TGL.FAK. PAJAK
KETERANGAN
NAMA BARANG

SATUAN

H.POKOK

QUARTY

DISC.%

DISC.

TOTAL

RP.

Selanjutnya barang akan di cek pembelian dan biaya yang harus di

keluarkan, ada dua tipe pengecekan bisa secara per obat atau juga bisa persupplier.
Contoh:
1.Perobat
Laporan Faktur Pembelian
Periode : 05-apr-15 S/D 24-apr-15
NAMA BARANG

SATUAN

NO.FAKTUR

TGL

SUPPLIER

QT

116

57,855

2945
188

294,500
188,00

ALLOPURINOL

TAB

000000089

08-04-15

PT.AAM

Y
500

100MG
AMOKSAN CAP
ANASTAN F

CAP
TAB

000000078
000007010

18-04-15
09-04-15

PT.BSP
PT.SBS

100
100

2.Persupplier
Laporan Faktur Pembelian

HNA+PPN

DISC.

DISC.

RP.

TOTAL

Periode : 05-apr-15 S/D 24-apr-15

SUPPLIE
R
PT.AAM

NO.FAKTUR
000000089

TGL
08-04-15

NAMA BARANG

TGL EXP.

QT

ALLOPURINOL

17-01-2018

Y
500

HNA

DISC.

DISC.

RP.

116

57,855

100MG
AMOKSAN CAP
ANASTAN F

25-08-2019
23-11-2018

100
100

2945
188

294,500
18,800
371,155

JUMLAH

Untuk pengecekan jumlah barang dan kadaluarsa obat di apotik jepara ada
menu khusus. Adapun bentuknya :
N

NAMA BARANG

O
1
2
3

ALLOPURINOL 100MG
AMOKSAN CAP
ANASTAN F

SATUAN

PHISIK

TAB
100
CAP
150
TAB
500
Dalam manajemen apotik Jepara untuk pengadaan obat

TGL.ED
17-01-2018
25-08-2019
23-11-2018

biasanya sesuai

dengan keinginan konsumen. Jika obat di atas digolongkan kelompok A maka

Apotik Jepara membeli barang dalam jumlah besar untuk memenuhinya. Namun
terlebih dahulu dalam pembelian barang, manajemen apotik melihat stock barang
dan keuangan apotik. Jika keuangan tidak memungkinkan maka pembeliannya
secara berkala dan tidak menggunakan pembelian secara partai besar. Manajemen
apotik juga bekerja sama dengan perusahaan penyedia obat jika suatu hari ada
obat kelompok A yang akan produksinya terganggu atau produksinya berhenti
sementara. Manajemen apotik bisa mengambil langkah-langkah untuk mengatasi
masalah tersebut. Salah satu langkahnya dengan memotong pembelian kelompok
C dan dialihkan kepembelian kelompok A, dengan tujuan agar stock terjamin
sampai pulihnya produksi obat tersebut.

TOTAL

BAB III
PENUTUP
1. KESIMPULAN
Manajemen Persediaan pada Apotek Jepara dalam pengendalian
penyediaan stok barang menggunakan metode analisis ABC. Apotek
Jepara juga melakukan kerjasama dengan pihak produsen obat, dengan
tujuan suatu hari ada gangguan pemberhentian produksi sementara
manajemen Apotik bisa mengambil langkah untuk penyediaan stok obat
tersebut agar tidak kehabisan, serta menuruti konsumen dalam persediaan
barang.