MATERI SOSIALISASI

REVISI DOKUMEN MUTU

SNI ISO/IEC17020 :2012
Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II

LI-066-IDN
Surabaya, 19 Oktober 2015

AKREDITASI LEMBAGA INSPEKSI

* Pengakuan formal oleh badan yang berwenang
melakukan akreditasi lembaga inspeksi bahwa
lembaga inspeksi tersebut dapat melakukan
inspeksi dengan hasil yang dapat
dipertanggungjawabkan
* Akreditasi di Indonesia dilakukan oleh KAN-BSN
* Akreditasi dilakukan terhadap standar yang diakui
(SNI ISO/IEC 17020:2012)

4.1 KETIDAKBERPIHAKAN DAN

KEMANDIRIAN

Inspeksi harus dilakukan dg tidak memihak

LI harus bertanggung jawab atas ketidakberpihakan
kegiatan inspeksinya
LI harus mengidentifikasi risikorisiko terhadap
ketidakberpihakan.
Jika risiko ketidakberpihakan diidentifikasi, LI harus
dapat menunjukkan bagaimana
menghilangkan/meminimalkan risiko tsb
LI harus mempunyai komitmen manajemen puncak
untuk ketidakberpihakan.
LI harus independen

4.2 KERAHASIAAN

LI bertanggung jawab untuk pengelolaan

semua informasi yang diperoleh selama
melaksanakan kegiatan inspeksi.
Informasi mengenai klien yang diperoleh
dari sumber selain klien (misalnya
pengadu, regulator) harus diperlakukan
sebagai rahasia.

5.1. PERSYARATAN
ADMINISTRASI

Legalitas hukum
Struktur organisasi LI sbg dasar sistem
manajemen mencakup seluruh unit kerja ,
dengan fungsi fungsi mutu , administratif
dan teknis yang diperlukan untuk
mengoperasikan Lembaga Inspeksi yang
dipimpin oleh manajemen puncak yang
memiliki kewenangan untuk menetapkan
kebijakan dan sumberdaya yang diperlukan
sesuai SNI ISO/IEC 17020:2012

5.2. ORGANISASI & MANAJEMEN

Memiliki pengaturan agar bebas tekanan

Kebijakan dan prosedur perlindungan
kerahasiaan informasi
Menentukan tanggung jawab dan wewenang
personil
Menjamin bahwa personel dapat
berkontribusi dalam pencapaian tujuan
sistim mutu
Manajemen Puncak dapat menjamin
komunikasi untuk efektivitas sistem
manajemen

6.1 PERSONEL

Memastikan kompetensi semua personel

Merumuskan sasaran dan program
pendidikan , pelatihan dan ketrampilan
Menggunakan personel yang dikaryakan
atau dikontrak
Memelihara uraian tugas
Memberikan kewenangan kepada personel
dan memelihara rekaman personel

6.2 FASILITAS DAN PERALATAN

Fasilitas dan peralatan sesuai dan memadai

Mempunyai aturan untuk akses dan
penggunaan fasilitas dan peralatan
Peralatan ditetapkan dan diidentifikasi
secara unik, dirawat sesuai prosedur dan
instruksi serta dikalibrasi
Mempunyai prosedur untuk penanganan
peralatan yang rusak.

6.3 SUBKONTRAK

LI hrs mendokumentasi kebijakan dan

prosedur utk mengikat subkontraktor
LI memberitahu kepada pelanggan
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang
disubkontrakkan
Memelihara daftar subkontraktor dan bukti
kesesuaian
Catt: LI Balai KIPM Kelas I Surabaya II tidak
mensubkontrakkan kegiatan inspeksi.

7.1 METODE & PROSEDUR

INSPEKSI

LI menggunakan metode dan prosedur untuk

inspeksi yang ditetapkan dalam persyaratan
Memiliki dan menggunakan instruksi
terdokumentasi yang memadai
Bila menggunakan metode/prosedur inspeksi
non-standar, maka harus didokumentasikan
secara lengkap.

7.2 PENANGANAN BARANG &

SAMPEL INSPEKSI

Mempunyai prosedur dan rencana

pengambilan sample
Penyimpangan prosedur pengambilan sample
direkam
Rekaman pengambilan sample

7.3 REKAMAN INSPEKSI

Memelihara sistem rekaman secara efektif

prosedur dan evaluasi terhadap inspeksi.
Laporan inspeksi harus tertelusur secara
internal sampai ke inspektur yang melakukan
inspeksi.

7.4 LAPORAN INSPEKSI DAN

SERTIFIKAT INSPEKSI

LI melaporkan hasil secara harus dilaporkan dengan

benar, akurat, dan jelas.
Bila sertifikat memberikan pendapat dan interprestasi ,
LI menetapkan acuan dan menetapkan personel yang
kompeten utk memberikan interprestasi
Format laporan dan sertifikat harus dirancang
identifikasi dari lembaga yang menerbitkan; identifikasi
unik dan tanggal penerbitan; tanggal inspeksi;
identifikasi barang yang diinspeksi; tanda tangan atau
indikasi persetujuan lain oleh personel yang berwenang;
suatu pernyataan kesesuaian bila dapat diterapkan; dan
hasil inspeksi
Koreksi atau penambahan pada laporan inspeksi atau
sertifikat inspeksi setelah penerbitan harus dicatat

7.5 KELUHAN DAN BANDING

LI memiliki proses terdokumentasi untuk

menerima, mengevaluasi dan membuat
keputusan tentang keluhan dan banding.
Lembaga inspeksi harus bertanggung jawab
atas semua keputusan di semua tingkat
proses penanganan keluhan dan banding.
Penyelidikan dan keputusan banding harus
menghasilkan tindakan yang tidak
diskriminatif.

7.6 PROSEDUR KELUHAN DAN

BANDING

Lembaga menerima keluhan/banding

bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
memverifikasi semua informasi yang diperlukan
untuk memvalidasi keluhan atau banding.
LI harus mengakui penerimaan pengaduan atau
banding, dan memberikan kepada pelapor atau
pemohon banding dengan laporan kemajuan
dan hasilnya.
LI menyampaikan pemberitahuan resmi dari
akhir pengaduan dan banding proses
penanganan pengaduan.

8.1 UMUM

LI harus menetapkan dan memelihara sistem

manajemen yang mampu mencapai
konsistensi pemenuhan persyaratan standar.
Sistem manajemen lembaga inspeksi harus
mencakup : dokumentasi sistem manajemen,
pengendalian dokumen; pengendalian
rekaman; tinjauan manajemen;audit
internal; tindakan korektif; tindakan
pencegahan; keluhan dan banding

8.2. DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN

Menetapkan kebijakan dan sasaran mutu yang

dikaji ulang dalam kaji ulang manajemen
Sasaran mutu harus terukur dan ditetapkan
dengan mempertimbangkan ( kebutuhan saat ini
dan masa depan organisasi dan pasar yang
dilayani, tingkat kepuasan pelanggan, dipantau
dan diukur efektifitasnya )
Manajemen puncak harus menjamin integritas
sistim manajemen dipelihara, apabila ada
perubahan direncanakan dan diimplementasikan
Tanggung jawab manajemen teknis dan manajer
mutu ditetapkan dalam panduan mutu

DOKUMEN SISTEM MUTU

Level I

Panduan

Pernyataan

mutu
Level II
Level III

Level IV

Prosedur

Cara melakukan

Instruksi kerja

Bagaimana cara
melakukan

Formulir

Bukti
melakukan

8.3. PENGENDALIAN DOKUMEN

Hirarki Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

a. Panduan Mutu menjelaskan sistem manajemen mutu
sesuai dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu
b. Prosedur menjelaskan proses dan kegiatan yang saling
berkaitan yang diperlukan untuk implementasi sistem
manajemen mutu
c. Instruksi Kerja dokumen kerja yang rinci tentang
bagaimana melakukan pekerjaan
d. Form dokumen yang digunakan untuk merekam data
yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu
Menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian
dokumen
Pengesahan dan penerbitan dokumen
Perubahan dokumen

8.4 PENGENDALIAN REKAMAN

LI menetapkan prosedur pengendalian,

penyimpanan, perlindungan, pengambilan,
waktu retensi dan pemusnahan rekaman
Akses ke rekaman ini harus konsisten dengan
pengaturan kerahasiaan.

8.6 AUDIT INTERNAL

Secara periodik melakukan audit internal

oleh personel yang kompeten (seluruh
elemen sistem manajemen mutu dlm waktu
12 bulan)
Melakukan tindakan perbaikan
Hasil audit internal direkam
Melakukan verifikasi tindak lanjut

8.7 TINDAKAN PERBAIKAN

LI menetapkan kebijakan dan prosedur tindakan perbaikan

secara sistematis sbb :
Menetapkan

penyebab ketidaksesuaian
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian
Mengusulkan tindakan perbaikan
Mengidentifikasi tindakan perbaikan
Melakukan tindakan perbaikan
Peninjauan efektivitas tindakan perbaikan.

Tindakan perbaikan sebagai piranti peningkatan

bersumber pada :
- Rekaman pekerjaan yang tidak sesuai ,
- Pengaduan pelanggan ,
- Laporan audit,
- Usulan dari personel didalam organisasi

REVISI PK / 8.7/ LISB2

DIAGRAM ALIR TINDAKAN PERBAIKAN
Menetapkan penyebab
ketidaksesuaian
Menyelidiki penyebab
ketidaksesuaian
Mengidentifikasi
tindakan perbaikan
Melakukan tindakan
perbaikan
Kaji ulang efektivitas
tindakan perbaikan

Manajer/Deputi Teknis
Manajer/Deputi Teknis

Manajer/Deputi Teknis

Manajer/Deputi Teknis & Mutu

Manajer/Deputi Teknis & Mutu

8.8 TINDAKAN PENCEGAHAN

LI mempunyai kebijakan dan prosedur tindakan

pencegahan
Tindakan pencegahan adalah proses proaktif untuk
mengindentifikasi peningkatan , bukan merupakan reaksi
terhadap permasalahan atau pengaduan yang telah
terjadi
Tindakan pencegahan harus mencakup :
- Penentuan potensi ketidak sesuaian dan penyebabnya,
- Evaluasi untuk tindakan mencegah terulangnya
ketidaksesuaian ,
- Penentuan dan implementasi tindakan yang diperlukan,
- Rekaman hasil tindakan yang dilakukan

Terima kasih
atas perhatiannya
-Imad-