Pembuatan model data dan desain database

PENDAHULUAN :
Didalam bab ini, Anda akan mempelajari bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan
database relasional untuk suatu system informasi akuntansi.
Bab ini memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek
desain database yang harus dipahami para akuntan. Bab ini akan memperkenalkan model akuntasi
REA dan diagram E-R,serta menunjukan bagaimana mempergunakan alat-alat untuk membangun
sebuah model data SIA. Kemudian,bab ini akan mendekripsikan bagaimana mengimplementasikan
hasil model data dalam database relasional.

PROSES DESAIN DATA BASE

Enam langkah dasar dalam mendesain database yaitu :
1. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan \dan kelayakan
pengembangan system baru.
2. Tahap kedua mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan lingkup
system baru yang diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan
jumlah pemakai dan volume transaksi, untuk membantu anda membuat keputusan awal
mengenai persyaratan hardware dan software
3. Tahap ketiga mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk system yang baru,
pada tingkat konseptual,eksternal,dan internal.
4. Tahap keempat mencakup penerjemahan skema tingkat internal kestuktur database
sesungguhnya, yang diimplementasikan kedalam system yang baru tersebut.
5. Tahap kelima tahap implementasi mencakup seluruhaktivitas yang berhubungan dengan
mentransfer data dari system sebelumnya kedatabase SIA yang baru, menguji system yang
baru, dan melatih para pegawai mengenai cara pengunaannya.
6. Tahap keenam berkaitan dengan pengunaan dan pemeliharaan system yang baru.

Para akuntan dapat dan seharusnya dapat berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain
database, walaupun tingkat keterlibatan mereka dalam setiap saat akan bervariasi. Pada tahap
perencanaan,akuntan menyediakn informasi yang digunakaan untuk mengevaluasi kelayakan proyek
yang diajukan, dan juga terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut. Di dalam analisis
mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan
informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesian kamus data ( data dictionary ), serta
menentukan pengendalian. Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap
pengkodean ( coding ). Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan
database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut. Terakhir,
akuntan menggunakan system database mengunakan system database untuk memproses transaksi,
kadang-kadang bahkan membantu mengelolanya.
Diagram Hubungan-Entitas (Entity-Relationship)
Diagram hubungan-entitas (entity-relationship) merupakan suatu tekhnik grafis yang
menggambarkan skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut
menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas
tersebut. Entitas (entity) adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan
organisasi. Di dalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, sedangkan
hubungan antar-entitas diwakili dalam bentuk wajik. Diagram E-R tidak hanya menunjukan isi dari
suatu database tetapi juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Jadi, diagram E-R dapat
1

dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan
memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.

Model Data REA

Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan
model konseptual yang focus terhadap aspek semantic bisnis yang mendasariaktivitas rantai nilai
suatu organisasi. model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara
mengindentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara
menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Jenis-jenis Entitas
Model data REA mengkalisifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (source), yang
didapat dan dipergunakan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Sumber daya (resource)
adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi dan persediaan adalah entitas sumber
dayanya. Mesin dan perlengkapan, pasokan, gudang, pabrik, dan tanah adalah contoh-contoh
sumber daya organisasional umum lainnya.
Kegiatan (event)
adalah berbagai aktivitas lainnya bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk
tujuan perencanaan dan pengendalian.
Model data REA membantu orang mendesain database yang mendukung manajemen kegiatan rantai
nilai organisasi. Oleh sebab itu,sebagian besar kegiatan dalam model data REA termasuk dalam satu
dari dua kategori : pertukaran ekonomi dan komitmen.
Pertukaran Ekonomi (economic exchange)
adalah kegiatan rantai nilai secara langsung mempengaruhi jumlah sumber daya, contoh kegiatan
penjualan akan menurunkan jumlah persediaan, dan kegiatan penerimaan kas akan meningkatkan
jumlah kas. Komitmen mewakili janji untuk melakukan pertukaran ekonomi di masa mendatang,
contoh pesanan pelanggan adalah komitmen semacam ini merupakan awal yang dibutuhkan untuk
adanya pertukaran ekonomi selanjutnya. Pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model
data REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya
ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Pola Dasar REA (Basic REA Template)
Model data REA menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya,
kegiatan dan pelaku) seharusnya berhubungan satu sama lain.
Membangun Diagram REA Untuk Satu Siklus Transaksi
Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :
1.
Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar
member-untuk-menerima, dalam siklus tersebut.
2.
Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para
pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3.
Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus
dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan perukaran
ekonomi.
4.

Tetapkan kardinilitas (cardinalities) setiap hubungan.

Tiga jenis hubungan terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar-entitas, tergantung
dari kardinilitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.
1.
Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) (1:1) terjadi saat kardinilitas maksimum
untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1.
2.
Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N) terjadi kardinilitas maksimum
dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinilitas maksimum entitas lainnya dalam
hubungan tersebut adalah N.
3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (M:N) terjadi saat kardinlitas
maksimum kedua entitas dalam suatu entitas dalam suatu hubungan adalah N.
Aturan untuk Menspesifikasi Kardinilitas dibagi beberapa yaitu :
a.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Pelaku-Kegiatan (Agent-Event relationship)

b.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Sumber daya-Kegiatan

c.

Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Kegiatan-kegiatan( Event-event Relationship)

Mengimplementasikan diagram REA dalam Database Relasional

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap,
yaitu:
1.
Membuat sebuah table untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-kebanyak (many-to-many).
2.

Memberikan atribut ke table yang tepat.

3.
Menggunakan kunci luar (foreign key) untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu
(one-to-one) dan hubungan satu-ke-banyak (one-to-many).
Menetapkan kunci Utama (primary key), setiap table di dalam database relasional harus memiliki
sebuah kunci utama, yang terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang
secara unik mengindentifikasikan setiap baris dalam table tersebut
Menetapkan atribut lain ke table yang tepat, Atribut tambahan selain kunci utama dimasukan
dalam setiap table untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi
manajemen.
Atribut Non-kunci (nonkey atribut), atribut ini termasuk dalam table hubungan M:N yang
menghubungkan kedua table.

Memadukan Diagram REA Antar-Siklus

Menggunakan Diagram REA

Pengambilan Informasi dari SIA

Sejumlah elemen yang ada pada SIA tradisional seperti :
a.

Jurnal
3

b.

Buku Besar

c.

Informasi mengenai piutang

Dalam kenyataannya, informasi tersebut ada, tetapi disimpan dalam format yang berbeda.
Menghasilkan Jurnal dan Buku Besar permintaan data (queries) dapat digunakan untuk
menghasilkan jurnal dan buku besar dari database relasional yang dibuat dengan menggunakan
model REA.informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam table-tabel yang
digunakan untuk mencatat data mengenai kegiatan. Contohnya, jurnal penjualan dapat dihasilkan
dengan cara menulis permintaan (query) yang menampillkan entri (entry) yang sesuai dalam table
penjualan selama periode tertentu.