Fungsi-Fungsi Surat Rasmi

Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain. Ia merupakan proses merakam atau menghasilkan sesuatu pendapat, buah fikiran, idea, pengalaman, perasaan atau maklumat dalam bentuk tulisan atau grafik untuk berhubung dengan orang lain. Surat rasmi boleh digunakan untuk memohon pekerjaan, membuat aduan, rayuan, cadangan, bantahan, membuat jemputan rasmi, menempah barangan, meminta kebenaran dan atau apa-apa urusan yang melibatkan urusan rasmi. Komunikasi bertulis ini mempunyai format tertentu dan penggunaan bahasa mengikut laras yang sesuai. Surat rasmi merupakan media komunikasi untuk bertukar maklumat dan saling menyampaikan pesan secara ekonomi, praktis dan efektif meskipun jarak jauh dari kedua-dua orang berkenaan. Tambahan pula, surat rasmi bermanfaat sebagai pedoman kerja. Yang dimaksud adalah dalam surat tersebut ada petunjuk kerja daripada pihak atasan. Dengan adanya surat tersebut maka seseorang dapat melaksanakan suatu pekerjaan. Misalnya surat Keputusan ataupun Surat Instruksi yang di dalamnya berisi penyerahan tugas kepada seseorang agar melaksanakan tugas tersebut sesuai dengan yang diperintahkan. Di samping itu, surat dapat mewakili penulis tanpa perantara. Melalui surat, penerima akan tahu pesanan yang ingin disampaikan oleh penulis kerana surat merupakan ungkapan fikiran, hati dan perasaan daripada penulis. Bahkan ada yang mengatakan jika surat adalah percakapan tertulis. Selain itu, surat berfungsi sebagai jaminan keamanan atau keterangan. Maksudnya adalah dengan adanya surat, akan ada jaminan keamanan terhadap apa yang dilakukan. Misalnya surat izin mendirikan bangunan, dengan surat tersebut seseorang dapat mendirikan bangunan dan itu adalah sah secara hukum, sehingga tidak ada yang menggugatnya. Lebih-lebih lagi, surat digunakan sebagai jaminan dalam suatu hal dan

keadaan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya.

Kekuatan Surat Rasmi

Pengirim dapat dihubungi dengan segera kerana terdapat rujukan surat,nombor telefon,nombor faks dan sebagainya.

Degala hubungan dengan orang luar di bawah pengetahuan Ketua Jabatan kerana segala urusan rasmi yang ditujukan kepada kakitangan dan staf mestilah melalui Ketua Jabatan.

o o

Surat boleh dibaca berulang kali dan boleh disimpan secara manula dan perkomputeran. Perancangan awal dan penyusunan kandungan surat yang baik membolehkan pengirim menghuraikan idea-idea dengan jelas.

Dapat menjimatkan kos dan lebih ekonomi kerana harga setem jauh lebih murah jika dibandingkan dengan bil telefon bagi panggilan jauh.

Kelemahan Surat Rasmi

o o

Kesilapan dalam surat yang diposkan tidak dapat diperbetulkan dengan serta merta. Surat harus ditulis dengan teliti dan tertib kerana surat ini mewakili diri dan menggambarkan sahsiah pengirim.

Pengiriman surat mengambil masa yang lebih berbanding dengan cara telefon, faksimili dan sebagainya.

IPG KAMPUS TEMENGGONG IBRAHIM

JOHOR B HRU

B HASA MELAYU BERKOMUKASI

Tajuk:

Komunikasi Bertulis: Surat Rasmi

NAMA

CHONG YIN FANG (850425-01-5752), H/P: 012-7348640 LEE KAI MEI TAN WEI HONG (820218-08-5478), H/P: 012-7032392 (850624-01-6344), H/P: 016-7938183

KELAS OPSYEN KURSUS PENSYARAH TARIKH HANTAR

PC1 PC/MT/PSV KPLI-SR KDC NOV 2010 EN. ABD JALIL JUNE 2011

Penghargaan

Pertama kali, kami bersyukur kerana dapat menyelesaikan projek ini dengan daya usaha yang sepenuhnya. Melalui tugasan ini, kami ingin berterima kasih kepada Encik Abd Jalil selaku pensyarah Bahasa Melayu Komunikasi kami, atas bimbingan dan tunjuk ajar beliau kepada kami, terutamanya dalam nasihat dan cadangan yang disarankan beliau adalah

amat dihargai. Kami juga ingin memohon sejuta kemaafan sekiranya terdapat kesilapan dan kekurangan dalam tugasan kami ini. Segala kekurangan harap dimaafkan. Kami juga ingin berterima kasih kepada rakan seperjuangan yang sama-sama mengusahakan projek kami yang bertajuk Komunikasi Bertulis: Surat Rasmi, khususnya Chong Ying Fang, Lee Kai Mei dan Tan Wei Hong. Tidak lupa juga kepada rakan-rakan sekelas kami iaitu rakan dari kumpulan PC1 yang telah memberi banyak bantuan. Sememangnya idea mereka adalah paling berharga. Dalam projek ini, kami telah mengetahui bukan sahaja sekadar alat penyampaian khabar ataupun beritatetapi juga bertindak sebagai alat komunikasi bertulis yang digunakan dalam membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan suatu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien. Oleh itu, surat perlu diurus dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi tatacara menulis surat rasmi yang telah ditetapkan. Akhir sekali, kami ingin merakamkan ribuan terima kasih yang tidak terhingga kepada semua individu yang telah membantu kami melaksanakan kerja kami secara langsung atau pun tidak langsung. Sekian, Terima kasih

BIBLIOGRAFI Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt , 1996. Bahasa Melayu Komunikasi 3: komunikasi Bertulis. Petaling Jaya: Longman. Asmah Haji Omar, 1985. Penggunaan Bahasa dalam Surat Rasmi: Bahasa dalam Komunikasi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Mohd. Sidin Ahmad Ishak. (1992). Ketrampilan Menulis. Kuala Lumpur. Dewan Bahasa dan Pustaka. Nuraini Yusoff. (1992). Penulisan Berformat. Kuala Lumpur. Pustaka Pertiwi Sdn. Bhd. Nuwairi Hj. Khazaai. (1993). Beberapa Bentuk Kesalahan dalam Surat Rasmi. Kuala Lumpur. Dewan Bahasa dan Pustaka. http://aplikasi.uitm.edu.my/portal_istaf/skrin/maklumat_perkhidmatan/pengurusan%20surat%20menyurat.pdf
http://infolib.bernama.com/equip-bernama/images/nota_suratrasmi.pdf

http://www.scribd.com/doc/17346212/Penulisan-SURAT-RASMI

Kesimpulan

Surat rasmi merupakan suatu instrumen komunikasi yang bersifatformal dan serius. Penggunaan ayat yang terlalu berbunga-bunga, berkiasdan mempunyai maksud yang kurang difahami mestilah dielakkan. Penulissurat harus sedar bahawa surat rasmi merupakan alat komunikasi bukan lisanyang sahih. Ini kerana surat rasmi boleh dijadikan bukti sahih terutamanyadalam kes-kes pertuduhan di mahkamah.Selain memastikan bahawa surat rasmi mematuhi format dan aturan-aturan yang telah ditetapkan pengirim perlu juga memastikan ketepatan larasbahasa yang digunakan. Aspek penggunaan laras bahasa seperti penandamaksud, frasa berhemah, ejaan, tanda bacaan, panggilan hormat, dan kataganti diri perlu dititikberatkan oleh penulis surat rasmi.Sekiranya kesemua aturan dan langkahlangakah penulisan suratrasmi seerti yang tersenarai di atas dipatuhi oleh penulis tersebut maka tidakakan timbul sebarang masalah pada surat tersebut. Perlu ditekankan jugaaspek pemberian nombor rujukan dalam surat rasmi. Di mana, setiap suratrasmi yang dikeluarkan perlu dinomborkan mengikut tarikh dan kategori surattersebut (yang mana berkaitan) bagi memudahkan proses merekod sama adabagi pihak si pengirim mahupun penerima surat.Secara keseluruhannya, surat rasmi yang ditulis dengan lengkap,tepat, berdasarkan format yang betul dan menggunakan laras bahasa yangsesuai merupakan surat rasmi yang berkualiti dan kandungan surat tersebutadalah sahih dan boleh dipercayai.