Anda di halaman 1dari 41

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.

1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Salah satu tujuan mendirikan perusahaan adalah mendapatkan laba. Laba yang diperoleh tersebut berasal dari pendapatan pendapatan perusahaan dan pendapatan dari aktivitas operasi perusahaan disebut penjualan. Berbagai strategi diterapkan oleh dunia usaha untuk meningkatkan penjualannya. Salah satu usaha yang dilakukan untuk meningkatkan penjualan disamping penjualan tunai, kredit maupun angsuran adalah melakukan penjualan secara konsinyasi. Penjualan konsinyasi ini terutama dilakukan oleh perusahaan dalam memperkenalkan produk baru dan tidak banyak mengeluarkan biaya promosi sehingga perkenalan produk tersebut lewat penitipan barang ke toko, agen atau tempat penjualan lain Pengertian konsinyasi (consignment) menurut Hadori Yunus Harnanto adalah suatu perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barangnya kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi tertentu. Pemilik yang memiliki barang atau yang menitipkan barang disebut pengamanat (consignor), sedang pihak yang dititipi barang disebut disebut komisioner (consignee). Bagi pengamanat barang yang dititipkan kepada pihak lain untuk dijualkan dengan harga dan persyaratan tertentu biasa disebut sebagai barangbarang konsinyasi (consignment out), sedangkan bagi pihak penerima barangbarang ini disebut dengan barang-barang komisi (consignment in). Dalam transaksi konsinyasi penyerahan barang dari pengamanat kepada komisioner tidak diikuti dengan penyerahan hak milik atas barang yang bersangkutan. Meskipun diakui bahwa dalam transaksi konsinyasi itu telah terjadi perpindahan pengelolaan dan penyimpanan barang kepada komisioner, namun demikian, hak milik atas bar ang yang bersangkutan tetap berada pada pengamanat (consignor). Hak milik akan berpindah dari pengamanat apabila komisioner telah berhasil menjual barang tersebut kepada pihak ketiga.

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Beberapa alasan bagi pengamanat dan komisioner untuk mengadakan penjualan kosinyasi. Drebin, Allan R (1992) menyebutkan alasan bagi pengamanat melakukan penjualan konsinyasi sebagai berikut : 1.Merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperluas daerah pemasaran terutama untuk barang-barang yang : a. Merupakan produk baru yang permintaan akan barang tersebut masih belum dapat diprediksi. b. Membuka investasinya. c. Penjualan melalui dealer tidak menguntungkan pada tahun-tahun yang lalu. d. Barang tersebut mahal harganya sehingga dealer memerlukan investasi yang besar bila membelinya, dan e.Fluktuasi harga barang tersebut sangat besar sehingga dealer tidak mau membelinya. 2.Barang konsinyasi tidak ikut disita apabila terjadi kebangkrutan pada pihak komisioner sehingga risiko kerugian dapat ditekan. 3. Harga barang yang bersangkutan tetap dapat dikontrol oleh pengamanat, hal ini disebabkan kepemilikan atas barang tersebut masih ditangan pengamanat, sehingga harga masih dapat dijangkau oleh konsumen. Pengawasan harga ini akan sulit jika menggunakan sistem penjualan melalui dealer yang kepemilikan barangnya sudah ditangan dealer itu sendiri. 4. Jumlah barang yang dijual dan persediaan barang yang ada digudang mudah dikontrol sehingga risiko kekurangan atau kelebihan barang dapat ditekan dan memudahkan untuk rencana produksi. devisi penjualan disuatu daerah investasinya sangat mahal

Sedangkan alasan bagi komisioner untuk bersedia menerima titipan barang konsinyasi adalah sebagai berikut : 1. Komisioner tidak dibebani risiko menanggung rugi bila gagal dalam penjualan barang-barang konsinyasi. 2. Komisioner tidak mengeluarkan biaya operasi penjualan konsinyasi karena semua biaya akan diganti/ditanggung oleh pengamanat

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

3. Apabila terdapat barang konsinyasi yang rusak dan terjadi fluktuasi harga, maka hal tersebut bukan tanggungan komisioner (hal ini sangat penting terutama bila barang konsinyasi tersebut berupa buah-buahan, atau produk pertanian lainnya. 4. Kebutuhan modal kerja dapat dikurangi sebab komisioner hanya berfungsi sebagai penerima dan penjual barang konsinyasi untuk pengamanat. 5. Komisioner berhak mendapatkan komisi dari hasil penjualan barang konsinyasi. PT Sinar Himalaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang importer salah satunya mengimpor mesin bakery dan utensil. Sebagai perusahaan yang sedang berkembang,PT Sinar Himalaya tentunya juga melaksanakan penjualan konsinyasi untuk memperluas pasar dan memperbesar hasil penjualan. Untuk itu , PT Sinar Himalaya memerlukan suatu system akuntansi penjualan konsinyasi dalam mendukung kegiatan usahanya. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk memilih penjualan kredit pada PT sinar Himalaya sebagai obyek yang akan diteliti, dengan judul Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Konsinyasi Pada PT Sinar Himalaya.

1.2 BATASAN MASALAH Dalam penelitian pasti ada permasalahan yang akan dibahas. Adapun permasalah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah prosedur yang membentuk sistem penjualan kosinyasi pada PT Sinar Himalaya? 2. Apa sajakah fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya? 3. Apa sajakah dokumen dan catatan yang diperlukan dalam sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya? 4. Bagaimanakah bagan alir dokumen dari sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya?

1.3 Tujuan dan Manfaat 3

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1.3.1 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas, penelitian ini mempunyai tujuan antara lain : 1. Untuk mengetahui bagaimanakah sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya. Prosedur awal dan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan konsinyasi. 2. Untuk mengetahui fungsi yang terkait dalam sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya. 3. Untuk mengetahui dokumen dan catatan yang diperlukan dalam sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya. 4. Untuk mengetahui unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya. 5. Untuk mengetahui bagan alir dokumen dari sistem penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya. 1.3.2 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini, antara lain : 1. Manfaat Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan mengenai sistem akuntansi penjualan konsinyasi pada PT Sinar Himalaya Jakarta. 2.Manfaat Praktis a. Bagi Penulis Dapat membandingkan antara teori sistem akuntansi penjualan konsinyasi yang dipelajari dengan praktik yang diterapkan di perusahaan. b. Bagi STIE Kasih Bangsa Sebagai bahan referensi kepustakaan dan menambah informasi mengenai sistem akuntansi penjualan konsinyasi c. Bagi Perusahaan Agar dapat memberikan informasi yang dapat digunakan oleh PT Sinar Himalaya Jakarta.

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR 2.1.1. Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu kerangka dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau dari perusahaan. fungsi utama

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat untuk mencapai tujuan. 2.1.2 Pengertian Prosedur Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu uruturutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan departemen bekerja sama

seragam transaksi

2.1.3. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Bodnar yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2001:1) mengungkapkan, informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. 2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. (Hall 2001: 7). 2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2002) Sistem informasi akuntansi adalah

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

sebuah sistem yang memproses data dan menghasilkan merencanakan, informasi yang bermanfaat

transaksi guna untuk

mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Menurut Mulyadi (2001) Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek akuntansi, mendorong efisiensi ketelitian dan keandalan data dan dipatuhinya kebijakan

manajemen. Berikut tujuan sistem pengendalian intern. 1. Melindungi harta milik perusahaan. 2. Memeriksa kecermatan dan kehandalan data akuntansi 3. Meningkatkan efisiensi usaha. 4. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. Pada hakekatnya sistem pengendalian (1997: 270-271) sebagai berikut. 1. Lingkungan Pengendalian. 2. Penetapan risiko oleh manajemen. 3. Sistem komunikasi dan informasi akuntansi. 4. Aktivitas pengendalian. 5...Pemantauan. 2.2 DEFINISI BAGAN ALIR Bagan alir adalah teknis analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek sistem informasi yang jelas, tepat, dan logis. Krismiaji (2002: 71). McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2001), kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. Normalisasi adalah proses melaksanakan analisis data dan bertugas menyesuaikan data sehingga serupa dengan serangkaian bentuk normal. 2.3 TRANSAKSI KONSINYASI 2.3.1 Pengertian Konsinyasi Konsinyasi adalah penyerahan secara fisik barang oleh pihak pemilik intern dapat dibagi menjadi lima Abadi Yusuf

elemen menurut Arens dan Loebbecke terjemahan Amir

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang ini tetap berada di tangan agen penjual. Pihak yang pemilik sampai barang ini dijual oleh pihak

memiliki barang disebut konsinyor (consingor), sedangkan pihak yang mengusahakan penjualan barang ini disebut konsinyee (consignee), faktor (factor), atau pedagang komisi (commission merchant) (Drebin 1995: 158). Menurut Hadori Yunus dan Harnanto (1999), Penjualan konsinyasi

adalah perpindahan hak milik atas suatu barang dari pengamanat kepada pihak ketiga apabila komisioner telah berhasil menjual barang kepada pihak ketiga.

2.3.2 Karakteristik Penjualan Konsinyasi Terdapat empat hal yang pada umumnya merupakan karakteristik dari transaksi konsinyasi itu, yang sekaligus merupakan perbedaan transaksi penjualan berikut ini. perlakuan akuntansinya dengan

1. Oleh karena hak milik atas barang masih berada pada pengamanat, barang konsinyasi harus dilaporkan sebagai persediaan oleh pengamanat. Barang konsinyasi tidak boleh komisioner. 2. Pengiriman barang konsinyasi tidak mengakibatkan timbulnya pendapatan dan tidak boleh dipakai sebagai kriteria untuk mengalcui timbulnya pendapatan, baik bagi pengamanat maupun bagi komisioner ketiga. sampai saat barang dapat dijual kepada pihak sepenuhnya terhadap diperhitungkan sebagai persediaan oleh pihak

3. Pihak pengamanat sebagai pemilik tetap bertanggung jawab semua biaya yang berhubungan dengan barang sampai dengan saat komisioner ditentukan lain dalam konsinyasi sejak saat pengiriman

berhasil menjualnya kepada pihak ketiga. Kecuali

perjanjian di antara kedua belah pihak yang bersangkutan. 4. Komisioner dalam batas kemampuannya mem punyai kewajiban untuk menjaga keamanan dan keselamatan barang administrasi yang tertib menjual barang komisi yang diterimanya itu. Oleh sebab itu tersebut kepada pihak ketiga.

harus diselenggarakan sampai dengan saat is berhasil

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Terdapat beberapa alasan bagi pengamanat untuk mengadakan perjanjian konsinyasi antara lain sebagai berikut. 1. Konsinyasi merupakan suatu cara untuk lebih memperluas pasaran yang dapat dijamin oleh seorang produsen, pabrikan, atau distributor, terutarna apabila. a. Barang yang bersangkutan baru diperkenalkan, permintaan produk tidak tertentu dan belum terkenal. b. Penjualan pada masa yang lalu dengan melalui dealer tidak menguntungkan. c. Harga barang menjadi mahal dan membutuhkan investasi yang cukup besar bagi pihak dealer apabila is harus membeli barang yang bersangkutan. 2. Risiko tertentu dapat dihindarkan oleh pengamanat. Barang konsinyasi tidak ikut disita apabila terjadi kebangkrutan pada diri perjanjian keagenan atau dealer. komisioner. Jadi lain sifatnya dengan (specialist) dalam pertanian, dan lain-lain. 4. Harga eceran barang yang bersangkutan tetap dapat dikontrol oleh pengamanat; demikian pula terhadap jumlah barang yang siap dipasarkan dan stok barang tersebut.

3. M ungkin pengam anat ingin m endapatkan penjual khusus perdagangan barang, terutama untuk ternak, hasil

Bagi.komisioner menerima perjanjian konsinyasi, karena beberapa hal berikut. 1. Komisioner dilindungi dari kemungkinan risiko gagal untuk tersebut atau keharusan menjual dengan rugi.

memasarkan barang

2. Risiko rusaknya barang dan adanya fluktuasi harga dapat dihindarkan. 3 .Kebutuhan akan modal kerja dapat dikurangi, sebab adanya barang konsinyasi yang diterima atau dititipkan oleh pengamanat. 118) berpendapat bahwa,

Utoyo Widayat dan Sugito Wibowo (1999: retur komisioner yang diakibatkan

penjualan konsinyasi adalah pengembalian barang dari barang tersebut rusak, cacat, dan lain-lain sifat konsinyasi bila

(misalnya, barang tidak laku terjual). Adapun

ditilik dari sudut hukum adalah penyerahan barang ini disebut sebagai penitipan, dimana pihak konsinyi memegang barang ini

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

untuk dijual seperti yang

dirinci dalam persetujuan yang dibuat antara

konsinyor dan konsinyi (Drebin, 1995:158). Persediaan dalam perusahaan dagang hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali (Mulyadi, 2001:553).

2.5 SISTEM INFORMASI PENJUALAN 2.5.1 Pengertian Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang. 2.5.2 Jenis Penjualan Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer. Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang. 2.5.3 Unit Organisasi Yang Terkait Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.1 Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus
1 Badriwan., System Komputer Akuntansi (Yogyakarta : UGM Press 1988), edisi pertama hal 109

10

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu : 1. Bagian Order Penjualan 2. Bagian Otoritas Kredit 3. Bagian Billing/Piutang 4. Bagian Stock & Delivery 5. Bagian Buku Besar 6. Bagian Pembelian 7. Bagian Gudang 8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik 2.5.4 Dokumen yang Digunakan 1. Penawaran Harga (PH) 2. Order Form (OF) 3. Memo 4. Purcahse Order (PO) 5. Surat Pengantar Supplier (SPS) 6. Berita Acara Penerimaan 7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 1. 1 & 2 Tembusan pengiriman 2. 3 Tembusan langganan 3. 4. Arsip bagian delivery 8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB) 9. Invoice/Faktur 1. 1. Invoice 2. 2. tembusan Piutang 3. 3. tembusan Jurnal 4. 4. arsip di bagian order penjualan

11

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

10. Faktur Pajak 1. 1. Faktur Pajak 2. 2. Arsip 3. 3. Extra Copy 11. Kwitansi

2.5.5 Uraian Prosedur Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing 1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. 2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. 5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. Bagian Kredit 1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

12

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi 4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. 5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. Bagian Stock & Delivery 1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan 2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. 3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. 4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit 5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang. 6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. 7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda

tangani/diverifikasi oleh Langganan 8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice. Bagian Gudang 1. Menerima Perintah/Permintaan Barang

13

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

2. Menyediakan

barang

sesuai

dengan

Surat

perintah/permintaan/Bon

pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) 3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. 4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Transportasi (Sopir) Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) 1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery 2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo 3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier 4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier 5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya. 6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer 7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. 8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) 10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir) Penjualan Barang Dari Stock Gudang 1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order 2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. 3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang 4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. 5. Menyerahkan barang kepada customer 6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

14

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir) 9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur 1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server 2. Menerbitkan faktur pajak. 3. Menerbitkan listing penjualan harian 4. Mendistribusikan Dokumen 1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit 2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang 3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar 5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy. Bagian Administrasi Keuangan Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah : A. Bagian Piutang 1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice 2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang 3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal 4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

15

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. 6. Membuat surat penagihan B. Bagian buku besar Bagian Jurnal Penjualan 1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. 2. Menerima copy Faktur Pajak. 3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian 1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian 2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian pengolahan IT/Data elektronik Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporanlaporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll. Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

16

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN


3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Sinar Himalaya merupakan salah satu perusahaan importir & produsen produk bakery utensil di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Ali Sjukur pada tanggal 21 Nopember 1974 sebagai exclusive agent untuk produk Bakery Machinery SINMAG Bakery Equipment co.LTD dan Baking Utensils SAN NENG Bake Ware co.LTD. Dalam jaringan distribusi PT. Sinar Himalaya menyalurkan produk bakery utensilnya diberbagai tempat di Indonesia seperti hotel, Restauran,Toko Bakery,Toko Utensil, Minimarket, supermarket, hypermart, dan sebagainya. 3.2 Data Perusahaan Nama Perusahaan Komisaris Presiden Direktur Direktur Utama NPWP Nomor TDP Website Email Bidang Usaha : PT Sinar Himalaya : Bpk. Ali Sjukur, Bpk. Josep T. Setiawan : Bpk. Sumantri Sjukur : Bpk. Andi Sjukur : 01.308.451.2-073.000 : 09.05.1.51.13379 : www.sinarhimalaya.com : sh@sinarhimalaya.com :Mesin perkayuan, mesin bakery dan peralatan bakery,mesin farmasi dan mesin pemprosesan makanan,dan seperangkat mesin packaging

Alamat Kantor KANTOR PUSAT :

17

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Jl. P. Jayakarta 117, Blok A 8-10, Jakarta 10730 Telepon Fax : ( 021 ) 6249282, 6599657, 6008728 : ( 021 ) 6008474, 6497850

KANTOR CABANG : a. Jl. Kedungdoro No. 36-46, Blok B 6-7, Surabaya 60251 Telp : (031) 5344035, 5344847, 5342735 , 5322160 Fax : (031) 5316113 b. Jl. MT. Haryono 427-429 Blok D4, Semarang 50124 Telp : (024) 3514472 ( Hunting ) Fax : (024) 3560074 GUDANG DI JAKARTA Jl. Pulogadung Raya No. 10, Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur. Telp : (021) 46822637

3.3 Service ( Pelayanan ) a. Melayani seluruh pelanggan, layanan suku cadang dengan teknisi kami sendiri, termasuk pemasangan mesin, test commissioning, dan pelatihan operator. b. Memiliki persediaan/stok spare part genuine yang memadai, peralatanperalatan dan aksesoris di gudang kami. c. Kantor-kantor dan perinciannya sebagai berikut : Jakarta :
2

pertokoan berupa ruko 4 lantai Dibangun diatas lahan 340

m digunakan untuk showroom and proses packing mesin kebutuhan pengiriman. Di lantai kedua seluas 340 m2 dan lantai ketiga seluas 340 m2 digunakan untuk perkantoran. Di lantai keempat seluas 340 m 2 untuk gudang, peralatan, spare part dan aksesoris. Gudang seluas 3750 m2 dan 3 blok gudang yang berlokasi di Jakarta (termasuk workshop).

18

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Surabaya : gedung pertokoan 3 lantai. Lantai dasar seluas 198 m2 untuk showroom, Lantai dua seluas 198 m2 untuk perkantoran, dan lantai tiga seluas 198 m2 untuk gudang peralatan, spare part dan aksesoris.

Semarang : gedung pertokoan 3 lantai. Lantai dasar seluas 65 m2 untuk showroom, Lantai dua seluas 65 m2 untuk perkantoran dan lantai tiga seluas 65 m2 untuk gudang peralatan, spare part dan aksesoris. 3.4 Struktur Organisasi

President Commisioner

President Director

Vice President Director

Marketing Director

Finance Director

WWM Manager

FPPM Manager

Tool & Outboard Manager

Technical Manager

Branch Manager

Account Manager

Import Department

ADM Department

Warehouse / Office

Area Sales Supervisor

Area Sales Supervisor

Area Sales Supervisor

Sales

Sales

Sales

Technician

Keterangan : WWM :Woodworking Machinery FPPM : Food Machineryd ,Pharmacy & Packaging ADM : Administrasi

Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT Sinar Himalaya

Sumber : PT Sinar Himalaya

3.5 Deskripsi Kerja dan Tanggung Jawab 1. Direktur Pemasaran Membawahi empat bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang kepala bagian. 19

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

2.Manager Bertugas: 1. .Merencanakan distribusi, target pasar, target penjualan 2. Mengatur koordinasi kerja antar fungsi dalam satu divisi 3. Mengarahkan bawahan untuk mencapai tujuan perusahaan 4. Mengontrol pelaksanaan dari sistem yang sedang berjalan 3.Supervisor Sales : Uraian Tugas 1.MENCAPAI TARGET : Sales Mencapai target tim setiap bulan minimal 90 %. Distribusi Mencapai target distribusi vertical maupun horizontal. Collection Mencapai target collection sesuai dengan tanggal jatuh tempo. 2.MENGATUR : Membuat strategi marketing. Target tim sesuai dengan kontibusi per outlet / area. Membuat call plan / Jadwal kunjungan S-MD. Area sales dan outlet sesuai dengan jumlah man power.

3.MENGONTROL : Hasil kerja S-MD di lapangan Kelengkapan dan biaya operasional S-MD Stock produk di outlet Estimasi sales dengan stock gudang yang ada. Umur piutang sesuai dengan jatuh tempo agar tidak over due Aktivitas competitor.

20

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

4. MENGANALISA DATA : Laporan S-MD setiap bulan Sales report harian,mingguan dan bulanan Estimasi sales mingguan dan bulanan. Sales outlet pareto.

5. MEMBUAT ADMINISTRASI : Membuat laporan sales dan collection dengan tepat waktu. Mendokumentasi semua laporan dengan baik dan rapi. Membuat laporan pendukung untuk antar divisi.

6.MEMOTIVASI BAWAHAN : Mentraining S-MD dengan jalan bareng ke lapangan. Mampu memotivasi bawahan untuk semangat kerja. Memberikan pengetahuan produk knowlage Memberikan pengetahuan salesman skill Memberikan pengetahuan merchandising skill

4.Sales Merchandiser ( S-MD) : Uraian Tugas 1. Mencapai target :Sales.Distribusi.Collection. 2. Menjaga kelengkapan produk 3. Melakukan taking order dan collection. 4. Melakukan penataan produk dan display sesuai petunjuk yang diberikan 5. Menjaga kebersihan dan kerapihan produk dan tempat display. 6. Melakukan pemasangan dan pemeliharaan label barcode / POS material. 7. Memonitor dan Memastikan bahwa PO telah terkirim sesuai dengan estimasi. 8. Melakukan pengiriman ke outlet yang telah ditentukan ( bila dibutuhkan ). 9. Membuat report sbb :

21

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Estimasi order. Check stock pajangan Data penjualan / Sales report Aktivitas competitor Monitoring harga produk

3.4 Sarana Promosi Perusahaan 3.5.1.Media Internet

Gambar 3.5.1 Website PT Sinar Himalaya :www.sinarhimalaya.com

3.5.2

Media Brosur Gambar Sebagian Produk PT Sinar Himalaya :

22

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

23

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Gambar 3.5.2 Produk-produk PT Sinar Himalaya

24

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

BAB IV PEMBAHASAN DAN ANALISIS

I.

PEMBAHASAN PT Sinar Himalaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang importer produk bakery machinery dan utensil. Sebagai perusahaan yang telah berdiri sekitar 37 tahun, PT sinar Himalaya terus berupaya untuk melebarkan pangsa pasarnya. Salah satunya melalui strategi penjualan, yaitu tipe penjualan konsinyasi. Tipe penjualan konsinyasi yang dijalankan oleh PT Sinar Himalaya, mempunyai fungsi terkait, jaringan prosedur yang membentuk system, serta dokumen-dokumen yang digunakan. Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan, berikut adalah uraian sistem dan prosedur penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya. 1.1.1 Prosedur Awal Sistem Penjualan Konsinyasi Prosedur awal dalam menjalankan sistem penjualan konsinyasi adalah melakukan survey dan analisa. Penjualan konsinyasi dapat berdampak menguntungkan jika dijalankan oleh perusahaan, jika calon komisioner memenuhi tiga syarat yaitu : 1. Status Badan Hukum Perusahaan Komioner Perusahaan komioner harus sudah berbentuk badan hukum, dalam hal ini sudah menjadi PKP. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga, jika di kemudian hari, salah satu pihak melakukan wanprestasi. Maka dapat dilakukan upaya hukum yaitu gugatan secara pidana dan perdata. 2.Kelayakan Tipe Outlet Komisioner (Consignee) harus mempunyai outlet yang layak untuk dititipi barang konsinyasi dari pengamanat (Consigner). Layak atau tidaknya dinilai dari segi tempat apakah outlet komisioner strategis atau tidak. 3.Manfaat Distribusi

1.1 Sistem dan Prosedur Penjualan Konsinyasi Pada PT Sinar Himalaya

25

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Terakhir adalah melakukan analisa dari segi distribusi, apakah dapat memperluas area pemasaran atau tidak. Maksud dari perluasan area pemasaran adalah sebagai upaya untuk meningkatkan omzet perusahaan. Dalam konsinyasi, bisanya terdapat perjanjian kerjasama tempo selama tiga bulan. Artinya jika dalam waktu tiga bulan, barang pengamanat tidak laku terjual, maka barang tsb bisa ditarik sewaktu-waktu. Jika ketiga kriteria di atas sudah terpenuhi, maka kerjasama penjualan konsinyasi bisa dijalankan oleh perusahaan. 4.1.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Konsinyasi Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan konsinyasi adalah: 4.1.2.1 Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari komisioner. Order dari komisioner bisa diterima secara langsung dan tidak langsung. Bisanya order diterima scara langsung ketika sales merchandiser melakukan kunjungan rutin ke outlet komisioner. Dalam kunjungan rutin ini, Salesman bertugas untuk maintenance barangbarang consignment out, serta melakukan stok opname. Umumnya, komisioner melakukan order untuk barang yang fast moving dalam penjualan. Order ini dilakukan untuk mencegah kekosongan stok di outlet. Sedangkan untuk order secara tidak langsung, biasanya komisioner mengirim PO (Purchase Order) melalui fax atau email. Setelah fax/email diterima, sales akan meyerahkan ke bagian data entry untuk mengecek stok barang yang diminta melalui program yang terintegrasi antar bagian, program ini bernama SBO (SAP Business One). Selanjutnya melakukan pengecekan harga. Jika stok tersedia dan harga yang tercantum di PO sudah sesuai, maka sales meneruskan PO ini ke bagian administrasi penjualan untuk diproses lebih lanjut. 4.1.2.2 Prosedur Pembuatan Order Pesanan Dalam prosedur ini, sales merchandiser yang bertugas menangani penjualan konsinyasi,menyerahkan PO yang telah dicek ketersediaan jumlah dan kesesuaian harga jualnya ke bagian administrasi penjualan. Bagian adminsitrsi penjualan ini juga melayani pengiriman barang. Pertama-tama, admin sales yang berwenang menangani pengiriman, menginput informasi pesanan barang sesuai PO yang diterima ke dalam 26

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

program SBO. Input ini akan terintegrasi ke bagian gudang,yang biasa disebut draf. 4.1.2.3 Prosedur Penyiapan Barang di Gudang Dalam prosedur ini yang bertanggung jawab adalah Kepala Gudang dibantu oleh para staff gudang. Staff gudang ini, berbagi tugas sebagai data entry, petugas pengecekan barang, pengambil barang, dan pengemasan barang. Draf yang terkirim secara otomatis ke bagian gudang kemudian akan di print out. Berdasarkan draf inilah bagian gudang akan menyiapkan pesanan yang diminta oleh komisioner. Jika barang tersedia, dan sudah disiapkan, masing2 jumlah dan jenis barang yang tercantum dalan draf akan di check list. Lalu dilakukan proses pengemasan. Selanjutnya draf akan dikembalikan oleh bagian gudang ke admin pengiriman. 4.1.2.4 Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini, setelah barang selesai dikemas dan siap untuk dikirim, maka bagian gudang akan menyerahkan kembali draf kepada staff admin yang bertugas mengatur pengiriman. Selanjutnya admin ini, akan membuatkan Surat Jalan untuk barang tersebut berdasarkan draf yang telah diserahkan. Setelah semua dokumen pengiriman siap, maka barang akan dikirim oleh kurir (jika sedikit dan dapat diangkut motor), atau oleh supir (jika barang tsb banyak dan hanya bisa terangkut dengan mobil). 4.1.2.5 Prosedur Penagihan Setiap akhir bulan, supervisor sales akan menerima data penjualan barang-barang konsinyasi yang laku terjual dari pihak komisioner. Lalu dari data penjualan tersebut dibuatkan faktur agar dapat dilakukan proses penagihan. Jumlah penagihan dihitung berdasarkan rumus Barang Terjual-Retur Penjualan. Selanjutnya faktur yang telah dilampiri dokumen-dokumen pendukung, seperti PO dan Surat Jalan akan dibawa oleh kolektor ke komisioner untuk dilakukan proses tukar faktur. Tukar faktur dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh komisioner. Selanjutnya pihak pengamanat yang diwakili kolektor akan menerima Tanda Terima Dokumen sebagai bukti bahwa faktur telah dilkukan penagihan. Di dalan Tanda Terima ini, biasanya tertulis keterangan kapan tanggal jatuh tempo pelunasan pembayaran akan dilakukan. Umumnya pembayaran dilakukan dengan cara 27

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

transfer ke rekening bank pengamanat (Consignee),yang telah disepakati. 4.1.2.6 Prosedur Pencatatan Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 1.1Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam system penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya adalah : 4.2.1 Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan konsinyasi, fungsi ini berfungsi untuk menerima order dari pihak komisioner(consignee). Fungsi penjualan membuat Surat Pesanan Barang berdasarkan PO (purchase order) yang diterima dari komisioner dan meneruskannya ke bagian gudang dan bagian pengiriman. 4.2.2 Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab menyediakan barang sesuai spesifikasi barang yang tertera dalam PO. Fungsi bertugas untuk mencari barang sesuai jumlah dan jenis yang diminta, kemudian melakukan pengemasan (packing) sehingga barang dapat dikirim oleh bagian pengiriman. 4.2.3 Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang berdasarkan kuantitas, mutu, dan jenis yang tercantum di dalam Surat Pesanan Barang yang diterima dari fungsi penjualan.. Fungsi ini bertugas untuk membuat Dokumen Pengiriman yaitu Surat Jalan dan meminta pelanggan untuk membubuhkan tanda tangan di atas Surat Jalan tersebut sebagai bukti bahwa barang telah diterima. 4.2.4.Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan prosedur penagihan ke komisioner yang disebut tukar faktur ke berdasarkan laporan penjualan barang terjual yang diterima dari komisioner. Transaksi tukar faktur dilakukan sesuai perjanjian yang telah disepakati sebelumnya, dan setelah transaksi ini consignee baru dapat melakukan proses pembayaran kepada consigner sebelum tanggal jatuh tempo. Fungsi ini juga bertanggung jawab

28

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

untuk meminta tanda terima dokumen/faktur dari komisioner, sebagai tanda bukti telah diterimanya faktur tagihan. 4.2.5.Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan account bank pada tanggal jatuh tempo untuk melihat apakah uang pembayaran sudah diterima atau belum. Lalu mencatat transaksi berkurangnya piutang kepada komisioner berdasarkan bukti transfer pembayaran dari bank yang bersangkutan.

1.2 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam system penjualan konsinyasi adalah: 1.2.1 Purchase Order Dokumen ini merupakan dokumen pertama yang menjadi dasar penyiapan order pesanan, serta member otorisasi kepada admin penjualan untuk menginput jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut ke dalam SBO untuk dibuat draf. 1.2.2 Draf Dokumen ini dikirimkan ke bagian gudang oleh admin pengiriman. Berdasarkan dokumen draf lah, para staff gudang akan menyiapkan dan mengemas pesanan yang diminta komisioner. 1.2.3 Surat Jalan Dokumen ini dibuat berdasarkan barang yang telah disiapkan sesuai informasi dari draf, dan memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut 1.2.4 Faktur dan tembusannya Dokumen ini merupakan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah dan lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. 1.2.5 Bukti Tanda Terima Dokumen

29

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Dokumen ini merupakan sebagai tanda bukti telah diserahkannya dokumen-dokumen penagihan kepada komisioner. Dalam dokumen ini, juga dicantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran. 1.3 Unsur Pengendalian Internal Unsur pengendalian internal terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan. 1.3.1 Dari Segi Organisasi i. Fungsi Penjualan terpisah dari fungsi Pengiriman Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan efisiensi terhadap transaksi penjualan konsinyasi. Dalam transaksi penjualan konsinyasi, fungsi penjualan ditangani oleh Sales Merchandiser. Sales-MD ini difokuskan sebagai ujung tombak perusahaan dalam hal penjualan barang. Jika sales MD harus melakukan fungsi pengiriman juga,maka konsentrasinya dalam menjual akan terpecah dan menjadi tidak focus dalam meningkatkan omzet penjualan perusahaan. ii.Fungsi Pengiriman terpisah dari Fungsi Gudang Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan stok intern terhadap transaksi penjualan konsinyasi. iii.Fungsi Akuntansi terpisah dari fungsi penjualan Salah satu unsur pokok system pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan. iv.Transaksi Dilaksanakan Oleh Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi Dalam transaksi penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya, tidak ada yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi.

4.4.2 Dari Segi Sistem Otorisasi

30

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1. Penerimaan order dari komisioner diotorisasi oleh Fungsi Penjualan berdasarkan PO (Purchase Order) Biasanya PO yang diterima oleh bagian penjualan, akan dicek ketersediaan stok dan kesesuaian harga jual. Lalu jika stok tidak lengkap dan ada perubahan harga jual, informasi yang akurat akan disalin ke formulir Surat Pesanan Barang (SPB). Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir SPB. 1. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pejabat bagian keuangan yang berwenang pada faktur penjualan. Denga terjadinya piutang maka mengakibatkan kekayaan perusahaan bertambah, sehingga diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan.

4.4.3 Dari Segi Praktik Yang Sehat 1. Formulir SPB bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Surat 3. Jalan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.

f p o M b P D G K N 1 F 2 3 4 5 M B a r e

e P u a
k m l d n

d r n K l g t b a e
u n r g s t y K a i r a g i

e u n i a t g d m r m g a n a
n r i

a p h k G O a u r n d a e n r g

31

e n j u a Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1.1 l
a n

Bagan Alir

Bagian Pengiriman

Bagian Piutang

2 FPKK 1

FPKK

4 FPKK 1

Memb anding kan

Kartu Piutang

3 2 FPKK 1

Bersama Dengan Penyerahan barang

32

4 Ke pelanggan

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

33

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat N P J 2 6 K T S M A 1 F 5 a u e P l n g r m K e j n P i a b K s a e h t u l a i l a T n t n a n g g i a h n a n

34

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

II.

Analisa Sistem Penjualan Konsinyasi Pada PT Sinar Himalaya

4.6 Fungsi yang Terkait PT Sinar Himalaya Fungsi Penjualan yang Berlaku Umum Analisis

35

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pengiriman 4. Fungsi Akuntansi 5. Fungsi Penagihan

1. Fungsi Kredit 2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pengiriman 4. Fungsi Akuntansi 5. Fungsi Penagihan

Secara system, fungsi yang terkait di PT Sinar Himalaya sudah cukup lengkap. Fungsi Kredit memang tidak diperlukan di sini, karena system penjualan yang dipakai adalah penjualan penambahan dibentuknya system perlu bagian bagian penjualan diadakan dengan riset dan konsinyasi. Namun baiknya fungsi

pengembangan produk.

Secara penjabaran fungsi, terlihat bahwa fungsi yang terkait dalam penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya sudah cukup lengkap. Hanya perlu ditambahkan bagian Riset dan Pengembangan Produk. Hal ini untuk memberi kemudahan bagi sales untuk memasarkan produk konsinyasi, yang diharapkan akan memberi kontribusi dalam meningkatkan omzet perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem penjualan konsinyasi, prosedur yang ada di PT Sinar Himalaya sudah cukup lengkap. Hanya saja penulis melihat perlu ditambahkannya bagian riset dan pengembangan produk. Hal ini dimaksudka untuk meminimalisir kesalahan sales dalam menawarkan order pesanan ke pelanggan, nama barang yang sudah pernah di order dan tidak. Juga perlunya database historical penjualan, agar terlihat barang mana yang cepat terjual dan yang tidak

4.7 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem PT Sinar Himalaya Prosedur Penjualan yang Berlaku Umum Analisis

36

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1. Prosedur Penjualan

Order

1. Prosedur Penjualan 2. Prosedur Kredit

Order Prosedur persetujuan pengiriman terhambat

penyiapan sering karena

barang dan prosedur

2. Prosedur Pembuatan Pesanan 3. Prosedur Penyiapan Barang di Gudang 4. Prosedur Pengiriman 5. Prosedur Penagihan 6. Prosedur Pencatatan Penjualan

3. Prosedur Pengiriman 4. Prosedur Penagihan 5. Prosedur Piutang 6. Prosedur Penjualan 7. Prosedur Harga Penjualan

masih terjadi masalah di system persediaan stok antara barang di

Pencatatan barang. Terjadi selisih Distribusi computer barang Pokok Metode FIFO. nyata dengan yng

Pencatatan tersimpan di gudang. persediaan yang dipakai adalah

Pada dasarnya jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya sudah cukup baik. Namun prosedur penyiapan barang di gudang dan prosedur pengiriman masih sering terhambat karena terjadi kendala pada system persediaan barang. Stok barang di computer tidak sesuai dengan stok nyata yang ada di gudang penyimpanan.Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman.

4.7 Dokumen Yang Digunakan PT Sinar Himalaya Dokumen Penjualan yang Analisis

37

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

Berlaku Umum 1.Formulir Order/Surat Barang (SPB) 2.Draft 3.Surat Jalan 4.Faktur Tembusannya dan Puschase Pesanan 1. Surat Pengiriman Tembusannya 2. Faktur Tembusannya 3. Rekapitulasi HPP 4. Bukti Memorial Order Dari segi dokumen yang dan digunakan, pada PT Sinar Himalaya dokumen dan penjualan yang dipakai sudah cukup lengkap dan mendukung pelaksanaan dalam sistem

penjualan konsinyasi.

Dokumen yang digunakan di PT Sinar Himalaya untuk mendukung proses sistem penjualan konsinyasi sudah cukup lengkap. Dari awal terjadinya order pesanan hingga akhir ke penagihan kepada custumer dan pencatatan di bagian akuntansi sudah difasilitasi oleh dokumen-dokumen yang ada. Pemakaian dokumen yang ada sudah sesuai untuk mencapai tujuan transaksi konsinyasi.

38

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN


1.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan, maka penulis dapat mengmbil kesimpulan mengenai system penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya. Adapun kesimpulan tersebut adalah: 1.Sistem penjualan konsinyas yang dijalankan oleh PT Sinar Himalaya memberi keuntungan bagi kedua belah pihak, yaitu pihak yang menitipkan barang (consigner) dan pihak yang diberikan titipan (consignee). 2.Sebelum melaksanakan system penjualan konsinyasi, perusahaan harus melaksanakan analisa. Ini dilakukan agar mendapatkan calon komisioner yang potensial. Komisioner harus memenuhi tiga kriteria yang ditetapkan, yaitu: 1. Status badan hukum perusahaan komisioner 2. Kelayakan tipe outlet 3. Manfaat distribusi 3. Jangka waktu perjanjian kerjasama konsinyansi, umumnya adalah selama 3 (tiga) bulan. Jika dalam kurun waktu tiga bulan, barang consignment tidak laku terjual, maka akan dilakukan penarikan ke gudang pengamanat (consigner). 4. Dalam system penjulan konsinyasi di PT Sinar Himalaya, terdapat jaringan prosedur yang membentuk system. Jaringan prosedur itu adalah prosedur order penjualan, prosesur pembuatan pesanan, prosedur penyiapan barang di gudang, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, dan prosedur pencatatan penjualan. Antara satu prosedur dan prosedur yang lainnya saling berkesinambungan dan memiliki kaitan yang erat sehingga diperlukan koordinasi antar bagian. Namun prosedur penyiapan barang di gudang dan prosedur pengiriman sering terhambat karena masih terjadi masalah di system persediaan barang (stok). Ada ketidaksesuaian antara stok di komputer dengan stok nyata fisik barang yang ada di gudang penyimpanan. 5. Adapun fungsi yang terkait dalam system penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya yaitu fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Fungsi yang terkait sudah, cukup lengkap, hanya penulis melihat fungsi penjualan perlu diadakan penambahan dengan adanya bagian riset dan pengembangan produk yang dibentuk secara terpisah. 6. Dokumen yang digunakan dalam transaksi system penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya antara lain PO (Purchase Order), SPB (Surat Pesanan Barang), draf, surat jalan, faktur dan tembusannya, dan bukti tanda terima dokumen. Dokumen sudah

39

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

cukup lengkap serta pemakaiannya sudah sesuai untuk mencapai tujuan penjualan konsinyasi. 5.2 Saran Saran penulis untuk sistem penjualan konsinyasi di PT Sinar Himalaya adalah: 1. Perlu ditingkatkan koordinasi antar bagian yang menunjang system penjualan konsinyasi. 2. Diadakan perbaikan pada servis level, yaitu bagian persediaan barang. Karena system persediaan FIFO yang diterpakan tidak berjalan dengan baik.Hal inilah yang menyebabkan sering terjadi selisih stok yang berdampak menghambat transaksi penjualan. 3. Perlu dibentuk bagian riset dan pengembangan produk. Tujuan dari pembentukan bagian ini adalah, agar perusahaan dappat lebih sigap membaca keinginan pasar akan kebutuhan produk dan memperbaiki kekurangan produk yang ada sehingga dapat bersaing dengan kompetitor di pasaran.

Contents
BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................1

40

Kampus Beasiswa STIE Kasih Bangsa Jl.Dr.Kasih No.1 Arteri Jalan Panjang Kebon Jeruk Jakarta Barat

1.1

Latar Belakang...................................................................................1 Latar Belakang

41