TUGAS MANAJEMEN INFORMASI TEKNOLOGI

TRANSACTION PROCESSING SYSTEM DAN FUNCTIONAL BUSINESS INFORMATION SYSTEM PADA WEBSITE TUPPERWARE

Oleh : Laily Kurniawati (041131013)

PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

2011

TRANSACTION PROCESSING SYSTEM DAN FUNCTIONAL BUSINESS INFORMATION SYSTEM PADA WEBSITE TUPPERWARE

Pendahuluan Tupperware Corporation yang berpusat di Orlando Amerika Serikat adalah perusahaan multinasional yang memproduksi serta memasarkan produk plastik berkualitas untuk keperluan rumah tangga. Dengan sistem penjualan langsung (direct selling), Tupperware berkembang dan berada di lebih dari 100 negara. Sistem pelayanan secara pribadi oleh sales yang tersebar diseluruh penjuru dunia memungkinkan konsumen dapat dilayani dengan baik sehingga memberikan rasa nyaman dan aman bagi konsumen dan mampu meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap produsen. Dalam pelaksanaan kegiatan bisnisnya, di tahun 2004 Tupperware memanfaatkan media pendukung untuk penjualan dan pemasaran yaitu website. Tupperware menerapkan sistem pengelolaan pemesanan berdasarkan website yang terintegrasi yaitu My.Tupperware.com, yang memudahkan distributor dari tugas memasukan pesanan dari setiap orang yang dipekerjakan. Kini setiap konsultan penjualan memasukan pesanannya sendiri. Tupperware memilih peranti lunak Oracle Collaboration Suite dan Oracle Portal sebagai dasar dari sistem. Website Tupperware ini dapat diakses oleh seluruh konsumen tanpa ada batasan tempat dan waktu. Tupperware juga memanfaatkan layanan ekstranet pada website tersebut sebagai media informasi dan penjualan bagi agent atau sales. Website ini yang memberikan dukungan kegiatan penjualan agen atau sales sehingga setiap perkembangan produk dapat diakses dengan segera. Sistem berbasis web ini berfungsi sebagai portal yang terintegrasi dengan system tupperware yang sudah ada sehingga pengguna yang disetujui dapat mengakses informasi terkait dengan sign on tunggal. Terdapat empat akses portal dalam website Tupperware ini: Tingkat 1: Halaman web yang dapat diakses oleh pelanggan yang menyediakan informasi

mengenai produk Tupperware dan meningkatkan kesadaran akan merek Tingkat 2: Memberikan layanan akses bagi seluruh konsultan penjualan untuk memasukkan pesanan, e-mail, kalender bahan pelatihan, dan fungsi terdaftar. Tingkat 3: Menawarkan kepada konsultan penjualan yang ingin membayar biaya tertentu, fitur dan peralatan pemasaran dan promosi tambahan untuk menciptakan situs web yang terhubung dengan My.Tupperware.

Tingkat 4: Membiarkan pengguna melakukan aktivitas promosi tambahan dan terhubung kepada kesempatan kompensasi yang lebih tinggi. Setiap konsultan penjualan dapat memilih tingkat akses mana pun yang ia inginkan .

Tinjauan Pustaka Transaction Processing Systems (TPS) Menurut Mc leod: Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Salah satu bagian sistem informasi yaitu sistem pemrosesan transaksi / transaction processing system (TPS). Sebuah sistem pemrosesan transaksi adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman (Laudon dan Laudon, 2010;60). Jadi, sistem pemrosesan transaksi merupakan subsistem input yang mempunyai

peranan penting dalam aktivitas organisasi dengan cara mengumpulkan data dari sumber sumber baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, dan

mentransformasikannya kedalam database. Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Manajer membutuhkan TPS untuk memonitor status operasi internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. TPS juga merupakan pembuat utama informasi bagi jenis sistem lainnya. Sistem pemrosesan transaksi seringkali sangat penting bagi bisnis sehingga kegagalan TPS selama beberapa jam dapat mengakibatkan kejatuhan perusahaan atau mungkin perusahaan lain yang terhubung dengannya. Functional Business Information System Marketing Information System Fungsi bisnis dari pemasaran berhubungan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan produk-produk yang ada dalam pasar. Pemasaran juga berfungsi sebagai pengembangan produk baru dan pasar baru agar dapat lebih menarik serta melayani pelanggan. Sistem informasi pemasaran memberi teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi pemasaran. Misalnya, proses pemasaran interaktif, pemasaran yang bersasaran, dan sistem otomatisasi penjualan (OBrien, 2005).

Manufacturing Information System Sistem informasi produksi mendukung fungsi produksi atau operasi yang meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian proses menghasilkan barang atau jasa. Fungsi produksi atau operasi berkaitan dengan manajemen proses serta system operasional semua perusahaan bisnis. Sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang harus merencanakan, memonitor, dan mengendalikan persediaan, pembelian, serta arus barang atau jasa (OBrien, 2005). Human Resourches Management Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan karyawan dari sebuah organisasi. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien dalam perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung proses berikut ini: Perekrutan, pemilihan, dan pemberian karyawan, Penempatan kerja, Penilaian kinerja, Analisis manfaat karyawan, Pelatihan dan pengembangan, serta Kesehatan, keselamatan, dan keamanan (OBrien, 2005). Accounting Information System Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan laporan laba rugi. Banyak perusahaan menggunakan internet dan jaringan lainnya yang menghubungkan para mitra dagang untuk sistem pemrosesan transaksi online (OBrien, 2005). Financial Information System Sistem manajemen keuangan berbasis perusahaan mendukung kegiatan manajer dan para praktisi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan bisnis serta alokasi dan pengendalian sumber daya keuangan. Para analis keuangan biasanya menggunakan spreadsheet elektronik dan software perencanaan keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan untuk membangun serta memanipulasi model-model keuangan (OBrien, 2005). Berikut ini gambar yang menjelaskan hubungan antara Transaction Processing Systems (TPS), Marketing Information System, Manufacturing Information System, Human Resourches Management, Accounting Information System, dan Financial Information System:

Gambar 1. Area fungsional, TPS, dan hubungan integrasinya. Pembahasan Transaction Processing Systems (TPS) Sistem pemrosesan transaksi online memainkan peranan strategis dalam e-commerce. Website resmi Tupperware juga menyediakan sistem pemrosesan transaksi. Agent dapat melakukan order produk melalui ekstranet perusahaan. Informasi mengenai order produk meliputi jenis produk, jumlah produk, cara pembayaran, dan cara pengiriman. Informasi ini diberikan kepada agent secara jelas dan terperinci, termasuk tentang biaya pengiriman. Semua order yang telah dilakukan oleh agent tetap tersimpan dalam database pribadi agent. Sehingga dengan menggunakan database ini, agent dapat mengatur strategi dalam pengorderan. Functional Business Information System Marketing Information System Sistem informasi pemasaran memberi teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi pemasaran. Website resmi Tupperware juga berfungsi sebagai media pemasaran. Seperti yang telah dikemukakan pada bagian sebelumnya, dalam website tercantum informasi mengenai produk dan keunggulan produk. Selain itu, promosi yang sedang berlaku tiap bulannya juga selalu ditampilkan dalam website. Katalog yang ditampilkan setiap bulannya selalu dilengkapi dengan menu-menu sehat dan menarik untuk disajikan sehingga menambah kepuasan pelanggan. Tampilan website dibuat semenarik mungkin dan memancing rasa ingin tahu pengguna untuk terus menelusuri halaman demi

halaman yang disediakan. Gambar-gambar yang diletakkan pada website mencerminkan profil perusahaan sebagai perusahaan penghasil produk plastik untuk keperluan rumah tangga terkemuka, tidak hanya untuk keperluan dapur, tetapi juga untuk keperluan bekal anak sekolah bahkan para pekerja kantor dan bayi. Selain itu, dengan melihat tampilan website, pengguna dapat mengetahui bahwa produk-produk Tupperware terbuat dari bahan plastik yang aman dan nyaman untuk digunakan dan bergaransi seumur hidup.

Gmbar 2. Tampilan e-brosur pada website Tupperware

Manufacturing Information System Fungsi produksi atau operasi berkaitan dengan manajemen proses serta sistem operasional semua perusahaan bisnis. Sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang harus merencanakan, memonitor, dan mengendalikan persediaan, pembelian, serta arus barang atau jasa. Data data mengenai ketersediaan produk tercantum dalam database produk yang dimiliki oleh perusahaan. Database produk terintegrasi antar semua pihak yang terlibat. Produk-produk dengan persediaan terbatas juga dicantumkan dalam website ekstranet perusahaan. Dengan data-data ini, agent atau member sebagai penjual produk secara langsung dapat menentukan produkproduk apa saja yang dapat diorder pada waktu tertentu. Human Resourches Management Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien dalam perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung proses berikut ini: perekrutan, pemilihan, dan pemberian karyawan, penempatan kerja,

penilaian kinerja, analisis manfaat karyawan, Pelatihan dan pengembangan, serta kesehatan, keselamatan, dan keamanan (OBrien, 2005). PT. Tupperware menerapkan sistem informasi manajemen sumber daya manusia saat proses perekrutan, penilaian kinerja, serta pelatihan dan pengembangan. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia diterapkan secara berkelanjutan. Data-data yang diperoleh dari website dihimpun oleh perusahaan menjadi database pelanggan yang terintegrasi. Database ini berfungsi sebagai informasi yang dapat memfasilitasi baik internal perusahaan maupun para agent untuk mengatur jaringan penjualan. Selain itu, pengembangan karir para agent juga ditentukan berdasarkan informasi yang diperoleh dari database tersebut. Perusahaan juga terbantu dalam menjaga relasi dengan para agent karena upline (agent promotor) tentu akan menjaga relasi dengan downline (agent yang dipromosikan) mereka sendiri. Izin yang diberikan PT. Tupperware untuk membuka situs pribadi semakin mengukuhkan jaringan penjualan yang dibentuk oleh pelanggan. Accounting Information System Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya Banyak perusahaan menggunakan internet dan jaringan lainnya yang menghubungkan para mitra dagang untuk sistem pemrosesan transaksi online. Pada halaman saya tercantum informasi mengenai status dan penjualan agent. Dengan informasi ini, agent dapat memantau perkembangan karir mereka pada perusahaan Tupperware kapan pun mereka mau. Selain itu, data-data order dan transaksi yang pernah dilakukan oleh agent juga tersimpan rapi pada halaman ini. Catatan transaksi agent yang tercantum meliputi jumlah transaksi dan jumlah poin yang telah didapatkan oleh agent. Financial Information System Para analis keuangan biasanya menggunakan spreadsheet elektronik dan software perencanaan keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan saat ini dan yang diperkirakan dari suatu bisnis. Paket software spreadsheet elektronik berbasis web dapat digunakan untuk membangun serta memanipulasi modelmodel keuangan (OBrien, 2005). Tupperware memanfaatkan software spreadsheet elektronik berbasis web dalam manajemen finansial mereka. Informasi yang dihasilkan melaui software ini akan mudah diakses oleh internal perusahaan. Kemudahan akses manajemen perusahaan terhadap informasi finansial akan mempercepat pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh manajemen, terutama dalam bidang finansial.

Referensi Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2010. Management Information Systems: Managing the Digital Firm. 11th Edition. New Jersey: Pearson Education OBrien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Introduction to Information Systems. Edisi 12. Diterjemahkan oleh: Dewi dan Deny. Jakarta: Salemba Empat. Turban, Efraim & Linda Volonino. 2010. Information Technology for ManagementTransforming Business In The Digital Economy. (7th Edition). United State of America: John Willey & Sons, Inc. www.tupperware.co.id diakses 2 Desember 2011.