DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI

by: Trainers of Organizational Management STAI Taswirul Afkar 19-20 Mei 2007

Sesi apa saja yang kita bicarakan ?

1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengantar Diklat Manajemen Organisasi Fungsi Manajemen dalam Organisasi Perencanaan Organisasi Manajemen Konflik Kepemimpinan dalam Organisasi Administrasi Organisasi

SESI 1
PENGANTAR DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI

PENGANTAR DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI Pengertian organisasi Penyakit-penyakit organisasi Prinsip-prinsip organisasi Tujuan organisasi Pembagian tugas dan pekerjaan organisasi Wewenang dan tanggung jawab organisasi Struktur organisasi Model-model organisasi

Pengertian organisasi
arti statis Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu arti dinamis Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Penyakit-penyakit organisasi
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tujuan telah ditetapkan, namun tidak dirumuskan secara jelas dan rinci Pembagian tugas tidak adil, merata, tuntas dan jelas Anggota semata-mata bekerja sesuai dg tugasnya tanpa kerjasama antar divisi/bidang Perasaan bahwa bidang/divisinya yg paling penting Tidak seimbangnya tanggung jawab dg wewenangnya Terlalu banyak anggota/bawahan hingga sulit diawasi Bawahan diberi satu tugas dari atasan yg berbeda dg perintah yg berbeda

Prinsip-prinsip organisasi
1. 2. 3. 4. Menurut Henri Fayol Pembagian tugas & kerja Kesatuan pengarahan Sentralisasi Jenjang organisasi 1. 2. 3. 4. Menurut Max Weber Kegiatan berbasis skill Keseuaian tugas dg kebijakan, prosedur dan peraturan Tanggung jawab tugas Decision making dibuat secara formal, tdk subyektifitas pribadi Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

5.

Pedoman Pedoman Perencanaan Perencanaan Pelaksanaan && Pelaksanaan pengawasan pengawasan

11

Dasar rasional Dasar rasional kegiatan kegiatan

55

FUNGSI FUNGSI TUJUAN TUJUAN ORGANISASI ORGANISASI

Sumber Sumber legitimasi legitimasi

22

Sumber motivasi Sumber motivasi bagi anggota bagi anggota

44

Standar Standar pelaksanaan pelaksanaan program kerja program kerja

33

Agar tujuan tercapai dg efektif

Keterlibatan anggota dalam perumusan tujuan organisasi Terdapat pembagian tugas dalam perumusan tujuan Tujuan bidang/divisi tdk boleh bertentangan dg tujuan umum organisasi Tujuan harus serealistis mungkin : sesuai dg kondisi organisasi Kejelasan batasan yg hendak dicapai dari tujuan Melakukan antisipasi jika tujuan tdk tercapai, dan leader melakukan koreksi dalam organisasi

Pembagian tugas & pekerjaan pedoman:

1. 2. 3. 4. 5. Tujuan harus dijabarkan dlm tugas-tugas pokok Tugas pokok dijabarkan dalam fungsi Fungsi diikuti dengan kegiatan Tiap kadiv/kabid diberi daftar tugas yg harus dijalankan Meski tugas bervariasi, namun antar divisi/bidang saling berkaitan 6. 7. 8. Penempatan posisi orang harus sesuai dg keahlian, kecakapan & kemampuan Beban tugas disusun semerata mungkin Pengukuran jumlah anggota secara kuantitatif/ kualitatif dan berkala Penentuan anggota/ketua bidang/divisi harus mempertimbangkan aspek pendidikan baginya

9.

Wewenang & tanggung jawab organisasi

arti pelimpahan wewenang Penyerahan sebagian otoritasi seorang leader organisasi kepada follower untuk menjalankan tugasnya Pedoman pelimpahan wewenang 1. Batas wewenang, tugas & tanggung jawab JELAS 2. Memperhatikan pendapat calon penerima wewenang 3. Keyakinan penerima wewenang dpt menjalankan dg baik 4. Pemberi otoritas tetap melakukan pengawasan

arti tanggung jawab Konsekwensi dari penerimaan dan pelaksanaan wewenang (otoritas)
HH U K U M UKUM

KELEMBAGAAN KELEMBAGAAN

ANEKA ANEKA TANGGUNG TANGGUNG JAWAB JAWAB

PP O L I T I K OLITIK

JJABATAN ABATAN

Perimbangan Antara Wewenang & tanggung jawab

wewenang 3 2 1 0 A B C tanggung jawab 1 2 3

A = wewenang > tanggung jawab = leader otoriter B = leader seimbang menggunakan wewenang & tanggung jawab C = wewenang < tanggung jawab = eksploitasi SDM anggota

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Struktur organisasi organisasi

1 1 Struktur Struktur linier linier

2 2 Struktur Struktur Lini & Lini & staff staff

3 3 Struktur Struktur fungsi fungsi

4 4 Struktur Struktur proyek proyek

5 5 Struktur Struktur matriks matriks

6 6 Struktur Struktur panitia panitia

NO
01 02 03 04 05 06

CIRI

STRUKTUR LINIER (line structure)

KELEBIHAN
Struktur organisasi sederhana & jelas Alur wewenang & tanggung jawab jelas Koordinasi jelas Instruksi, tugas & LPJ dpt dilakukan cepat Kesatuan pengarahan komando One man-one boss relationship

KELEMAHAN

Struktur tugas & wewenang vertikal

Hanya cocok utk organisasi sederhana Leader kesulitan jika organisasi berkembang Komando X pemahaman follower

Follower hanya memiliki satu upper

Adanya kesatuan komando (perintah) Tidak memiliki tenaga staff atau penasehat Cocok utk organisasi kecil (sederhana) Diusulkan oleh Henry Fayol

Pucuk Pimpinan Bidang 1 Subag A Subag B Subag C Bidang 2 Subag D

STRUKTUR LINI & STAF (line & staff structure)

NO
01 02

CIRI Staf terbagi dlm beberapa kategori staf ahli memberi nasehat sesuai dg skill Diusulkan oleh Emerson

KELEBIHAN

KELEMAHAN

Cocok utk organissi Persoalan koordinasi yg sudah berkembang sering muncul Tugas leader lebih ringan Staf penasehat memberi alternatif problem solving Leader konsentrasi pd tugasnya Pucuk Pimpinan Staf penasehat Staf sering overacting

03

04

Bidang 1

Bidang 2

STRUKTUR FUNGSIONAL (functional structure) Diusulkan oleh F.W. Taylor Masing-masing bidang atau divisi dapat memberikan perintah, permintaan laporan kepada bidang atau divisi lain sesuai dengan fungsinya
Pucuk Pimpinan

Bidang Keuangan

Bidang Keagamaan

STRUKTUR PROYEK (Project structure)

Organisasi proyek cocok diterapkan bila: 1. Berbagai aktifitas dpt diarahkan untuk tujuan tertentu 2. Jadwal, biaya & kualitas dapat diukur dg jelas 3. Sebagai cara unik dari organisasi 4. Bersifat temporer & tergantung dari ahli
Pimpinan Pusat

A Pimpinan Proyek a

B b

C c

= unit fungsional pusat = unit unit proyek

STRUKTUR MATRIKS (matrix structure)

Wewenang mengalir secara vertikal dalam unit fungsional, sementara wewenang dari pimpinan proyek mengalir secara horisontal
Pimpinan Pusat

A Pimpinan Proyek a

B b

C c

= unit fungsional pusat

STRUKTUR PANITIA (committe structure)

Struktur kepengurusan yang dibentuk oleh organisasi lebih besar untuk memecahkan satu masalah yang tidak bersifat permanen (insidental)
REKTOR

DEKAN

DEKAN

DEKAN

DEKAN

Panitia wisuda

akademik

TU

MODEL ORGANISASI
TIGA TIGA MODEL MODEL ORGANISASI ORGANISASI

TERTUTUP TERTUTUP (CLOSED (CLOSED MODEL) MODEL)

TERBUKA TERBUKA (OPEN MODEL) (OPEN MODEL)

GABUNGAN GABUNGAN (SYNTHESIS (SYNTHESIS MODEL) MODEL)

PERSEPSI Lingkungan Hakikat manusia Manfaat manajemen Peranan organisasi

Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan obyek, alat dan tujuan organisasi yang bersangkutan

CLOSED ORGANIZATIONAL

Bersifat dinamis menghendaki perubahan Subyek bagi organisasi yg bersangkutan

OPEN ORGANIZATIONAL

Merupakan wewenang pimpinan semata Tertutup bagi pihak luar

Pimpinan membuka partisipasi terhadap anggota Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat

CLOSED ORGANIZATIONAL 1. Bureaucracy (Max Weber) 2. Scientific Management (Taylor, Gilbreth) 3. Administrative Management (Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)

SINTESIS Contingency (Henry, Nicholas)

OPEN ORGANIZATIONAL 1. Aliran Human Relations (Maslow, Mayo, etc) 2. Organization Development (Lewin, McGregor, etc) 3. Tehorganizatio as unit in its environment (barnard) 4. Theory System

SESI 2
FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Pengertian MANAJEMEN
Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi (George R. Terry)

Prinsip-prinsip MANAJEMEN
Adanya division of work Adanya authority Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi Pemberian rangsangan kerja Sentralisasi sebagian kekuasaan Garis wewenang jelas batasnya Tatanan yang baik Stabilitas anggotanya

Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran

Tingkatan MANAJEMEN
TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen

TOP MANAGEMENT

CP CP CP T T

H H H

MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT

Keterangan : C = Conseptual Skills H = Human Skills P = Political Skills T = Technical Skills

SESI 3
PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Pengertian PLANNING
Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi (Harold Koonty & Cyril ODonnel)

Hakekat PLANNING
1. 2. 3. 4. 5. Planning Planning Planning Planning Planning = = = = = proses berkesinambungan melibatkan semua elemen organisasi disusun secara bertingkat kegiatan dimasa mendatang jawaban dr keadaan organisasi tertentu

Macam-macam perencanaan
BERDASARKAN WUJUD Perencanaan fisik
Berkaitan dg fasilitas fisik

BERDASARKAN WAKTU Perencanaan jangka pendek Antara 1 2 tahun Perencanaan jangka menengah Antara 2 10 tahun Perencanaan jangka panjang Untuk 10 tahun ke atas

Perencanaan non fisik

Perencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik

Perencanaan umumkimbinasi
Kombinasi antara unsur fisik dan non fisik

Prinsip-prinsip perencanaan
Prinsip Kontribusi sasaran Prinsip sehat dan teraturnya organisasi Prinsip faktor pembatas Prinsip keterikatan organisasi Prinsip perencanaan yang terkoordinasi Prinsip penggunaan waktu Prinsip efisiensi Prinsip keluwesan Prinsip perubahan situasi dan kondisi secara terkendali Prinsip penerimaan

Bahan PERENCANAAN
Prakiraan dg dasar analisis deret berkala (time series) Prakiraan dg dasar hukum kausalitas

1 PROYEKSI

2 PREDIKSI

3 KONJEKSI

Prakiraan dg dasar intuisi

Menurut William N. Dunn

11 WHAT ? ? WHAT 66 HOW ? ? HOW UNSUR UNSUR PLANNING PLANNING 55 WHEN ? ? WHEN 44 WHERE ? ? WHERE 33 WHO and WHO and WHO ? ? WHO 22 WHY ? ? WHY

SWOT dlm PLANNING

Munculnya SWOT
Strength, Weakness, Opportunity, Threat

Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah. SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya. SWOT memiliki corak analisis 3-1-5 Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5)

Pengertian item SWOT

Pearce & Robinson, 1997 Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain. Weakness (kelemahan) keterbatasan atau kekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat. Opportunity (peluang) situasi penting yg menguntungkan. Threat (tantangan) situasi penting yg tidak menguntungkan.
Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell dan Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)

Pendekatan Curah pendapat

swot

Pendekatan kualitatif Pendekatan Kuantitatif

= =

Dikembangkan Kearns, 1992

Dikembangkan Pearce & Robinson 1998

Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data, Tapi memerlukan waktu lama & mahal

Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat Setiap poin (statemen) variabel SWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya duplikasi atau kontradiksi dg poin lain. Pada tiap tahapan skoring & pembobotan, seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal
No 1. 2. No 1. 2. No 1. 2. No 1. 2. Dst. Dst. Tantangan (threat) Dst. Peluang (opportunity) Dst. Kelemahan (weakness) Kekuatan (strength)

Pendekatan kualitatif matrik SWOT Kearns, 1992

EKSTERNAL Peluang (opportunity) Tantangan (threats)

INTERNAL Kekuatan (strength) Keunggulan komparatif (comparatif advantage) Divestasi/investasi (divestment/ investment) Mobilisasi (mobilization)

Kelemahan (weakness)

Kendali kerusakan (damage control)

Sel A = Keunggulan Komparatif

Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh membiarkan peluang tsb hilang begitu saja, sebaliknya, organisasi harus berusaha memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya

Sel B = Mobilisasi

Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan mobilisasi sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi mengubahnya menjadi peluang

Sel C = Investment atau Divestment

Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan, namun organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan

sesuatu, atau diam ?

Sel D = Mengendalikan kerusakan

Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling lemah diantara semua sel.

Hukumnya: Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi, maka semakin perlu diberikan prioritas utk dilakukan

Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model analisa dengan pendekatan kuantitatif

Pendekatan kuantitatif SWOT Pearce & Robinson, 1998

Pendekatan kuantitatif dalam analisa SWOT menggunakan tiga langkah penghitungan gejala item secara kuantitatif 1 Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10. Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara saling berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya (b= poin : jumlah poin faktor)

2 Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W, ( d = S W) dan faktor O dengan T, ( e = O T). Perolehan angka (d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y

3 Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (X,Y) pada kuadran SWOT

Tabulasi SWOT (i)

No 1. 2. Dst. Total Kekuatan No 1. 2. Dst. Total Kelemahan Kelemahan (weakness) skor bobot Total Kekuatan (strength) Skor bobot total

Selisih Total Kekuatan Total Kelemahan, S - W = x

Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal

Tabulasi SWOT (ii)

No 1. 2. Dst. Total Peluang No 1. 2. Dst. Total Tantangan Tantangan (threat) skor bobot Total Peluang (opportunity) Skor bobot total

Selisih Total Peluang Total Tantangan, O - T = y

Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal

Kuadran SWOT
opportunity
O (-,+) Ubah strategi (+,+) progresif Kuadran III Kuadran IV (-,-) Strategi bertahan T Kuadran I Kuadran II (+,-) Diversifikasi strategi

weakness
W

strength
S

threat

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUALITATIF

problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Eksternal

Internal Strengths
-Visi & misi dimiliki -Konsep kerjasama intern -Output yg unik -Motivasi SDM -Jaringan

Opportunities -Tema tindakan luas -Minimnya kompetitor -Ketertarikan pemula -Basis pemula besar

Threats
-Keraguan pihak luar menerima inovasi -Isu determinan -Kebijakan upper kampus

Penguatan & ekspansi wilayah gerakan

Peningkatan kerjasama dg organ lain

Weakness
-Garis manajemen baku -SOP belum mapan -Efisiensi lemah -Antipati internal -Kecurigaan internal

Rekomendasi strategis Rekomendasi strategis

MOBILISASI MOBILISASI

Penguatan manajemen kelembagaan

Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUANTITATIF

problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Analisis Internal
No 1. 2. 3. Kekuatan (strength) Kepemimpinan kuat & terpercaya Memiliki struktur organisasi lengkap Pemahaman yg baik dari pengurus Skor 4 3 5 Total No 1. 2. 3. 4. 5. Kelemahan (weakness) Kakunya garis manajerial SOP tidak ada, koordinasi lemah Pemborosan sering terjadi Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat Cenderung individual Skor 4 3 4 3 3 Total bobot total 3/3 2/3 3/3 4 2 5 11 bobot total 4/5 3/5 4/5 3/5 3/5 3 2 3 2 2 12

Selisih antara kekuatan & kelemahan

S - W = 11 - 12 = -1

Analisis Eksternal
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Peluang (opportunity) Ketersediaan SDM yg memadai Adanya basis riil dari SMA/Pontren Basis semua muslim Komunitas makro ramah tamah Terbuka thd ide-ide Rasa kekeluargaan masih kental Lingkungan relatif aman Relatif tersedia fasilitas kegiatan Tantangan (threat) Pengangguran ide/material tinggi Pengetahuan agama tdk aplikatif Masih ada sikap kontraproduktif Lembaga upper bersifat non-kooperatif Kelompok elit struktur antipati Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi Kecenderungan strutur upper utk monoton Skor 5 3 5 4 4 4 3 2 Total Skor 3 4 4 3 4 3 4 total bobot 5/7 7/7 6/7 5/7 6/7 5/7 7/7 bobot 6/8 7/8 8/8 5/8 7/8 6/8 5/8 5/8 total 4 3 5 3 4 3 2 1 25 total 2 4 3 2 3 2 4 20

Selisih antara Peluang & Tantangan

O T = 25 20 = 5

Kuadran SWOT
opportunity
posisi aktifitas lembaga mahasiswa O 5

weakness
W -1

strength
S

threat

LATIHAN

Coba analisa organisasi dimana anda berada dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya lalu tentukan ren-stranya !

SESI 4
MANAJEMEN KONFLIK

PENYEBAB PENYEBAB KONFLIK KONFLIK DALAM DALAM ORGANISASI ORGANISASI

1 1 KOMUNIKASI KOMUNIKASI

2 2 STRUKTUR STRUKTUR

3 3 PRIBADI PRIBADI

Arti Dasar KONFLIK

Interaksi pertentangan (antagonistik) antara dua pihak atau lebih tentang sebuah persoalan atau kepentingan

Arti KONFLIK ORGANISASI

Ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota organisasi tentang pembagian kerja atau sumber daya yg terbatas karena perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi KONFLIK Gangguan dlm mencapai tujuan KOMPETISI Tdk ada gangguan dlm pencapaian tujuan

Pandangan terhadap konflik

PANDANGAN LAMA
Konflik dpt dihindari Konflik muncul krn salah manajemen atau pengacau Konflik mengganggu kemajuan organisasi Tugas pemimpin adalah menghilangkan konflik Perlu penghapusan konflik krn banyaknya kegiatan atau program kerja

PANDANGAN BARU
Konflik tidak dpt dihindari Banyak sebab konflik : nilai, tujuan, struktur, pribadi, etc Konflik dpt mengganggu dan membantu kemajuan organisasi Tugas pemimpin mengelola tingkat konflik Banyaknya kegiatan memerlukan tingkat konflik yang moderat

11 Pemimpin tahu Pemimpin tahu alokasi dana alokasi dana dg baik dg baik 55 Kepemimpinan Kepemimpinan 22 Ada persatuan Ada persatuan tujuan anggota tujuan anggota organisasi organisasi

KONFLIK AKAN KONFLIK AKAN MENDUKUNG MENDUKUNG ORGANISASI ORGANISASI BILA : : BILA

44 Nilai && tujuan Nilai tujuan baru baru

33 Perbaikan Perbaikan prestasi prestasi organisasi organisasi

Konflik dan performance organisasi

TINGGI
P E R F O R M A N C E O R G

Tingkat optimal KONFLIK

RENDAH

Kegagalan krn STAGNASI

TINGGI Konflik organisasi Kegagalan krn PERPECAHAN

11 Konflik dlm Konflik dlm Diri Diri individu individu 55 Konflik antar Konflik antar organisasi organisasi 22 Konflik antar Konflik antar individu individu

LIMA JENIS LIMA JENIS KONFLIK KONFLIK DALAM DALAM ORGANISASI ORGANISASI

44 Konflik antar Konflik antar kelompok kelompok dlm organisasi dlm organisasi

33 Konflik Konflik individu thd individu thd kelompok kelompok

11 SIMULASI SIMULASI KONFLIK KONFLIK

TIGA BENTUK TIGA BENTUK MANAJEMEN MANAJEMEN KONFLIK KONFLIK 33 PENYELESAIAN PENYELESAIAN KONFLIK KONFLIK 22 PENGURANGAN PENGURANGAN KONFLIK KONFLIK

11 penempatan penempatan orang luar orang luar dalam dalam organisasi organisasi 55 Perlakuan Perlakuan yang berbeda yang berbeda dengan dengan kebiasaan kebiasaan 22 Penyusunan Penyusunan kembali kembali organisasi organisasi

METODE METODE SIMULASI SIMULASI KONFLIK KONFLIK MELIPUTI MELIPUTI

44 Pemilihan Pemilihan pemimpin pemimpin yang tepat yang tepat

33 Reward and Reward and punishment punishment untuk untuk kompetisi kompetisi

1 MENGGANTI TUJUAN YANG MEMICU KONFLIK DG TUJUAN YG DAPAT DITERIMA PELAKU KONFLIK

METODE PENGURANGAN KONFLIK

2 TEMUKAN DUA KELOMPOK YANG BERTIKAI UTK MENGHADAPI MUSUH BERSAMA

DOMINASI DAN PENEKANAN

KOMPROMI

PEMECAHAN MASALAH INTEGRATIF

TIGA METODE PENYELESAIAN KONFLIK

11 KEKERASAN KEKERASAN (FORCING) (FORCING)

44 ATURAN ATURAN MAYORITAS MAYORITAS (Majority role) (Majority role)

DOMINASI DOMINASI DAN DAN PENEKANAN PENEKANAN

22 PENENANGAN PENENANGAN (SMOOTHING) (SMOOTHING)

33 PENGHINDARAN PENGHINDARAN (AVOIDANCE) (AVOIDANCE)

11 PEMISAHAN PEMISAHAN (SEPARATION) (SEPARATION)

44 PENYUAPAN PENYUAPAN (BRIBING)/ (BRIBING)/ kompensasi kompensasi

BENTUK BENTUK KOMPROMI KOMPROMI

22 ARBITRASE/ ARBITRASE/ PERWASITAN PERWASITAN (Pihak ketiga) (Pihak ketiga)

33 KEMBALI KE KEMBALI KE PERATURAN PERATURAN YANG YANG BERLAKU BERLAKU

1 KONSENSUS

2 KONFRONTASI

3 MENEMUKAN TUJUAN YANG LEBIH TINGGI

TIGA METODE PENYELESAIAN KONFLIK INTEGRATIF

EMPAT KAWASAN KONFLIK KONFLIK HIRARKHI

konflik antara berbagai tingkatan dlm organisasi Ex : ketua vs kabid, kabid vs anggota

KONFLIK FUNGSIONAL
Konflik antara dua bidang dalam organisasi Ex : bid dokumentasi vs bid konsumsi

KONFLIK LINI-ANGGOTA
Konflik antara sesama anggota organisasi Ex : Jlontrong Syafaat vs Gempar Syafaat (nama orang)

KONFLIK FORMAL-INFORMAL
Konflik antara organisasi formal dan informal Ex : Perguruan Tinggi vs lembaga kursus

SESI 5
LEADERSHIP DALAM ORGANISASI

Pengertian KEPEMIMPINAN
Seni mempengaruhi perilaku orang lain baik secara individu maupun sebagai anggota kelompok agar melakukan kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi

5 sumber kekuasaan
Kekuasaan Paksaan Kekuasaan Imbalan 3. Kekuasaan Legitimasi 4. Kekuasaan Keahlian Kekuasaan referensi (ndompleng) 1. 2.

5.

Teori-teori kepemimpinan
Teori sifat (Trait Theory)
Lima pendekatan: 1. Sifat fisik 2. Intelegensia 3. Personality 4. Hubungan dg tugas 5. Sifat sosial

Teori kelompok (Group Theory)

Teori situasional

Asumsi: Asumsi: Agar tujuan Kualitas kelompok dapat kepemimpinan tercapai, maka seseorang sangat harus ada ditentukan oleh pertukaran positif faktor situasi yang antara pemimpin saling bergantung dengan para antara satu dg anggotanya yang lainnya

Tugas pokok leader

Menyatukan orang-orang yang berbeda motivasinya dengan motivasi yang sama. Mengusahakan sebuah kelompok menjadi dinamis secara sadar. Menciptakan integrasi antar individu dan kelompok. Memberikan inspirasi agar anggota bekerja seefektif mungkin. Menumbuhkan kesadaran lingkungan yang dinamis.

DIMENSI DIMENSI FUNGSIONAL FUNGSIONAL LEADERSHIP LEADERSHIP

DIMENSI TUGAS DIMENSI TUGAS
Menciptakan kegiatan Menciptakan kegiatan Mencari & memberi informasi Mencari & memberi informasi Memberi pendapat Memberi pendapat Menjelaskan Menjelaskan Mengkoordinasikan Mengkoordinasikan Meringkas uraian Meringkas uraian Menguji kelayakan Menguji kelayakan Mengevaluasi Mengevaluasi Mendiagnosis Mendiagnosis

DIMENSI FUNGSI DIMENSI FUNGSI

Mendorong semangat Mendorong semangat Menetapkan standar Menetapkan standar Mengikuti Mengikuti Mengekspresikan perasaan Mengekspresikan perasaan Mengambil konsensus Mengambil konsensus Menciptakan keharmonisan Menciptakan keharmonisan Mengurangi ketegangan Mengurangi ketegangan

Karakter PEMIMPIN
Menurut Koontz & ODonnell 1. Logical approach to problem 2. Cultural interest 3. Moral virtue 4. Good judgement 5. Initiative 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menurut R.C. Davis Experience Originality Receptiveness Personality Responsibility Human understanding

Tujuh larangan bagi pemimpin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Agresi Memanfaatkan orang lain untuk kepentingan pribadi Membudayakan persaingan yang tidak sehat Mencari simpati (cari muka) = ujub, sumah, riya Mencari pengakuan Mengalihkan pokok persoalan Menghalangi kemajuan

SESI 6
ADMINISTRASI ORGANISASI

Pengertian ADMINISTRASI
Berasal dari bahasa Yunani ad-minis-trare

Pengabdian, pelayanan atau service

ADMINISTRASI umumnya dinisbahkan dengan tata usaha yang berarti segala bentuk pekerjaan dalam kantor meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi (surat menyurat), kearsipan dan sebagainya

Pengertian ADMINISTRASI Arti sempit Tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat mencatat, tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan sebagainya Arti luas Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

SEKELOMPOK SEKELOMPOK ORANG ORANG

ADANYA ADANYA TUJUAN TUJUAN

KERJASAMA KERJASAMA UNSUR UNSUR ADMINISTRASI ADMINISTRASI

KEGIATAN YG KEGIATAN YG RUNTUT DLM RUNTUT DLM RANGKAIAN RANGKAIAN PROSES PROSES

PEMBAGIAN PEMBAGIAN TUGAS TUGAS

AKTIFITAS ADMINISTRASI
PENGELOPENGELOLAAN LAAN PENYIMPANAN PENYIMPANAN

KLASIFIKASI KLASIFIKASI

PENGETIKAN PENGETIKAN

DATA
PENCATATAN PENCATATAN PENGGANPENGGANDAAN DAAN

PENERIMAAN PENERIMAAN

PENGIRIMAN PENGIRIMAN

PERSURATAN SURAT

Adalah sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya

Berarti surat adalah alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain

JENIS SURAT

Menurut Menurut Menurut Menurut Menurut Menurut Menurut

isi dan asalnya maksud dan tujuannya wujudnya sasarannya jaminan dan keamaan isinya urgensinya cara penyampaianya

SURAT RESMI SURAT RESMI ATAU DINAS ATAU DINAS

MENURUT ISI MENURUT ISI DAN ASAL DAN ASAL SURAT SURAT SURAT SURAT PRIBADI PRIBADI SURAT SURAT NIAGA NIAGA

SURAT SURAT LAMARAN LAMARAN KERJA KERJA SURAT SURAT PENGANPENGANTAR TAR SURAT SURAT LAPORAN LAPORAN

SURAT SURAT PEMBERIPEMBERITAHUAN TAHUAN

SURAT SURAT KEPUTUKEPUTUSAN SAN SURAT SURAT PERINTAH PERINTAH

MENURUT MENURUT MAKSUD MAKSUD TUJUAN TUJUAN

SURAT SURAT PERMOPERMOHONAN HONAN SURAT SURAT PERINGAPERINGATAN TAN

SURAT SURAT PESANAN PESANAN SURAT SURAT PERJANPERJANJIAN JIAN SURAT SURAT PENAPENAWARAN WARAN SURAT SURAT PANGPANGGILAN GILAN

KARTU POS KARTU POS

FAKSIMIL FAKSIMIL SURAT SURAT MENURUT MENURUT WUJUDNYA WUJUDNYA

TELEKS TELEKS

WARKAT POS WARKAT POS

SURAT SURAT BERSAMPUL BERSAMPUL TELEGRAM TELEGRAM

SURAT SURAT BIASA BIASA

MENURUT MENURUT SASARAN SASARAN SURAT SURAT PENGUMUMAN PENGUMUMAN SURAT SURAT EDARAN EDARAN

SURAT SURAT SANGAT SANGAT RAHASIA RAHASIA

SURAT SURAT BIASA BIASA

MENURUT MENURUT JAMINAN DAN JAMINAN DAN KEAMANAN KEAMANAN ISI ISI

SURAT SURAT RAHASIA RAHASIA

SURAT SURAT KONFIDENSIL KONFIDENSIL (TERBATAS) (TERBATAS)

SURAT SURAT BIASA BIASA

MENURUT MENURUT URGENSINYA URGENSINYA SURAT SURAT SANGAT SANGAT RAHASIA RAHASIA SURAT SURAT PENTING PENTING

SURAT SURAT BIASA BIASA

MENURUT MENURUT CARA CARA PENYAMPAIAN PENYAMPAIAN SURAT SURAT KILAT KILAT KHUSUS KHUSUS SURAT SURAT KILAT KILAT

BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT

Full block style (bentuk lurus penuh) Block style (bentuk lurus) Semi block style (bentuk setengah lurus) Simple style (bentuk sederhana) Square block style (bentuk persegi) Special block paragraph (bentuk alenia tergantung) Lindiented style (bentuk lekuk) Official style (bentuk resmi dinas pemerintah)

12 12 TEMBU TEMBU SAN SAN 11 11 NAMA NAMA TTD TTD 10 10 NAMA NAMA LEMBAGA LEMBAGA

13 13 INISIAL INISIAL

11 KEPALA KEPALA SURAT SURAT

22 NOMOR NOMOR SURAT SURAT

33 TGL/BLN TGL/BLN TAHUN TAHUN 44 LAMPIRAN LAMPIRAN 55 HAL/ HAL/ PERIHAL PERIHAL

BAGIAN BAGIAN SURAT SURAT

99 SALAM SALAM PENUTUP PENUTUP

88 ISI SURAT ISI SURAT

77 SALAM SALAM PEMBUKA PEMBUKA

66 ALAMAT ALAMAT

SELAMAT MENCOBA