Modul Maintenance Management

EFFECTIVE MAINTENANCE MANAGEMENT

Jika telah diputuskan untuk membeli suatu mesin tertentu atau fasilitas produksi untuk digunakan dalam suatu perusahaan tertentu, maka dapat diperdebatkan bahwa yang telah dipilih adalah kapasitas untuk berproduksi pada suatu tingkat hasil produksi tertentu, kapasitas untuk menjamin mutu pada suatu tingkat tertentu, kapasitas untuk berproduksi dengan suatu biaya produksi tertentu, dan sebagainya. Dalam prakteknya, kebanyakan sistem pemeliharaan yang efektif mengikuti langkah-langkah yang sama seperti lain-lain Pengendalian Manajemen, yaitu : 1. Mesin atau alat-alat produksi diperiksa pada senggang waktu tertentu dan dibuat pengukuran-pengukuran dari nilai yang aktual untuk tingkat hasil produksinya, ketelitian mesin, tingkat kualitas produk dan lain-lain variabel yang relevan. Nilai-nilai yang diobservasi ini dibandingkan dengan nilai-nilai yang

direncanakan serta mencatat tiap penyimpangan yang ada. 2. Seorang ahli pemeliharaan menentukan apakah dan bilamana dibutuhkan suatu perbaikan atau turun mesin, dengan jalan menghubungkan keputusannya dengan rencana umum pemeliharaan yang berdasarkan keusangan dan kerusakan. 3. Bilamana dibutuhkan, alat-alat diperbaiki atau turun mesin untuk mengembalikan mutunya sesuai dengan rencana.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management Pokok-pokok. Apa yang hendak dicapai dengan suatu kegiatan pemeliharaan adalah sebagai berikut: 1. Produksi sesuai dengan rencana produksi. 2. Tingkat mutu dan ketelitian sesuai dengan keinginan produknya

sendiri dan produksi yang tidak terganggu. 3. Pemeliharaan berusaha mengurangi kerusakan yang tidak wajar dan menjaga agar modal yang ditanam dalam perusahaan dalam waktu yang telah ditentukan dapat sesuai dengan kebijakan perusahaan dibidang penanaman modal. 4. Departemen Pemeliharaan harus dapat melaksanakan ketiga hal tersebut diatas dengan biaya yang serendah mungkin. pemeliharaan , jangan

5. Dalam hal melaksanakan kegiatan mengabaikan keselamatan karyawan.

6. Departemen Pemeliharaan harus dapat bekerja erat dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan. Untuk dapat melaksanakan keenam hal tersebut diatas, maka kegiatan pemeliharaan harus dapat bekerja menurut pokok-pokok sebagai berikut : a.

data, b. rencana,

c. pelaksanaan, d. catatan,

e. analisa.

a. Data berarti semua keterangan tntang mesin seperti nomor, jenis, umur, keadaan / kondisi, beban operasi, rencana jam produksi atau kapasitas, cara menjalankan mesin, tnaga pemeliharaan, kapasitas

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management dan ketrampilan, dan sebagainya. Data-data ini memungkinkan penentuan jumlah pemeliharaan yang dibutuhkan. b. Rencana berarti rencana pemeliharaan jangka panjang dan pendek seperti seperti pemeliharaan pencegah, inspeksi, pemeriksa

keadaan, pelumasan ,pembersihan, perbaikan kerusakan. Juga termasuk dalam rencana ini adalah rencana pendidikan dan pelatihan pegawai, pembangunan bengkel-bengkel pemeliharaan yang baru. c. Pelaksanaan berati kegiatan-kegiatan yang direncanakan dengan menggunakan sarana-sarana yang ada sebaik mungkin. d. Catatan berarti tidak hanya mencatat jumlah jam dan biaya pemeliharaan, suku cadang yang dipakai dan sebagainya, tetapi juga hasil-hasil yang dicapai seperti jumlah jam kerja, jam berhenti, jumlah yang dihasilkan. e. Analisa statistik, berartimemproses data-data yang diperoleh ke dalam menganalisa kegagaln-kegagalan dan waktu-waktu

berhenti untuk menentukan jalan lain guna mengurangi biaya pemeliharaan dan akibat berhenti. Analisa juga berarti

menggunakan catatan-catatan untuk mencegah pembelian mesinmesin dengan biaya pemeliharaan yng tinggi atau yang sukar pemeliharaannya, yang menyebabkan terlalu banyak waktu hilang untuk pemeliharaan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management Prosedur atau cara kerja diatAs tidak boleh berhenti, karena dalam hal ini akan menyebabkan tidak terkendalinya jumlah pemeliharaan dan biaya tidak dapat diarahkan ke nilai optimum. Dalam kenyataannya adalah sukar untuk menetukan seberapa jauh tingkat pemeliharaan bagi tiap perusahaan, tetapi pemeliharaan yang dikendalikan berarti bahwa terdapat kemungkinan untuk mencapai suatu tingkat di sekitar nilai yang optimal.

How Much Maintenance is Enough ?

PROFIT dan PRODUKTIVITAS. Dua buah kata yang selalu menjadi tolok ukur keberhasilan sebuah perusahaan. Profit dan produktivitas memang memiliki kaitan yang sangat erat. Sebuah perusahaan yang mampu terus-menerus mendapatkan profit yang tinggi maka akan bisa memberi reward, pelayanan dan penghargaan yang lebih baik kepada karyawannya. Profit yang tingi akan menjamin perusahaan untuk bisa melakukan reinvestment- peremajaaan pada mesin dan peralatan yang dimiliki. Reward, pelayanan dan penghargaan yang tinggi dari perusahaan serta didukung dengan mesin dan peralatan yang memadai akan mendorong sikap, motivasi dan suasana kerja yang baik pula yang pada akhirnya akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi. Produktivitas yang tinggi akan menjamin tercapainya rencana/target produksi. Dan selama

perusahaan mampu untuk menjaga atau bahkan meningkatkan penjualan maka profit akan terus mengalir dan bertambah.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management Yang menjadi pertanyaan adalah, Apa yang harus dilakukan jika yang terjadi adalah yang sebaliknya? Akibat krisis ekonomi dan persaingan yang

semakin ketat, perusahaan mulai mengalami kesulitan untuk memasarkan produknya. Jangankan meningkatkan volume penjualan, mempertahankan pada tingkat yang sama setiap bulan saja sudah semakin sulit. Pada kondisi seperti ini, keinginan untuk meningkatkan profit melalui peningkatan volume penjualan jelas tidak mungkin dilakukan. Harus dicari jalan yang lain. Salah satunya lewat penerapan Manajemen Pemeliharaan yang Efektif dan Efisien. Lalu bagaimana hal ini bisa terjadi? Bagaimana Manajemen pemeliharaan yang efektif dan efisien mampu meningkatkan profit perusahaan dalam kondisi persaingan yang semakin ketat? Dimulai dengan mencari definisi yang tepat dari profit/laba/keuntungan. Apa yang dimaksud dengan keuntungan dan mengapa keuntungan diperlukan ? Menurut Centuri Dictionary, keuntungan adalah pendapatan diatas pengeluaran atau apa yang sisa pendapat atau definisi ini menghasilkan suatu filosofi: melalui bekerja keras dan berdoa mereka percaya keuntungan akan diperoleh, tetapi berapa, mereka tidak tahu sampai tahun berakhir. Definisi ini mengandung suatu kelemahan, atau ketidaktahuan tentang arti sebenarnya dari sebuah profit dalam ekonomi kita yang kompetitif. Pendapatan diatas pengeluaran belum tentu merupakan keuntungan.

Keuntungan dibutuhkan untuk memenuhi pengeluaran-pengeluaran tertentu yang diperlukan, yaitu :

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management 1. pajak, 2. deviden, 3. Reinvestment- penanam modal kembali dalam usahanya untuk modal kerja, dan untuk alat-alat produksi. Pengeluaran-pengeluaran ini harus dipenuhi bilamana suatu perusahaan hendak hidup terus (survive) dan berkembang. Suatu perusahaan yang tidak dapat membayar dividen dan tidak dapat menjaga alat-alat yang modern, tidak akan hidup lama, disamping ini, pajak merupakan suatu kewajiban yang tidak dapat dihindari bilamana perusahaan mau sukses. Suatu kesimpulan yang tidak dapat dihindarkan juga adalah bahwa keuntungan sebaiknya dianggap sebagai suatu penegeluaran yang direncanakan. Masalah sekarang adalah bagaimana cara merencanakannya. Terdapat suatu rumusan ekonomi dimana keuntungan atau profit dimunculkan, yaitu :

Profit ROR = Investment

R O R adalah singkatan dari Rate of Return, yaitu tingkat pengembalian modal yang ditanam setelah beberapa lama modal yang ditanam dalam suatu usaha dapat kembali. Secara lebih lengkap, rumus diatas ditulis sebagai berikut :

x 100 %

Sales Revenue - cost ROR = Investment x 100 %

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management

atau :
( unit sold x selling price ) - cost ROR = Fixed asset + stock + liquid x 100 %

Kaum pengusaha biasanya memakai rumus ini untuk mengetahui apakah modal yang mereka tanam dalam suatu usaha akan menguntungkan atau tidak (profitability on investment). Cepat atau lambat kembalinya suatu modal yang ditanam sangat tergantung dari faktor-faktor yang ada dalam pembilang dan penyebut pada rumus diatas. Bagaimana pendekatannya, bagaimana

perencanaannya. Dalam hal ini pendekatan untuk memperbesar R O R (agar modal lebih cepat kembali) adalah dengan memperbesar pembilangnya. Tinggalkan dulu jalan untuk memperkecil penyebutnya. Bagaimana cara untuk memperbesar/memaksimumkan pembilangnya? Seperti yang terlihat dalam rumus diatas, pembilang terdiri dari unsur jumlah produk yang terjual, harga dan biaya. Sehingga untuk memperbesar pembilang adalah dengan memperbesar unit yang terjual,

memperbesar/menaikkan harga atau menurunkan biaya.

Namun seperti yang

dijelaskan sebelumnya kondisi untuk meningkatkan penjualan atau menaikkan harga tidak akan berlangsung terus-menerus. Ada saatnya ketika persaingan

semakin ketat, tingkat permintaan cenderung tetap bahkan menurun, maka diperlukan upaya-upaya yang lebih bersifat internal, untuk membuat perusahaan tetap bisa meningkatkan keuntungan. Pada saat ini usaha yang dilakukan adalah

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management melalui penekanan / pengurangan biaya produksi/operasi. Untuk memperkecil biaya/cost, banyak jalan atau cara yang dapat ditempuh. Salah satunya adalah dengan menerapkan Manajemen Pemeliharaan yang Efektif dan Efisien (termasuk penggantian mesin/alat) secara baik dan tepat.

Bagaimana dengan produktivitas? Bagaimana cara meningkatkannya? Produktivitas sangat ditentukan oleh 2 faktor utama yaitu: 1. Kondisi mesin dan peralatan. 2. Kondisi manusia/operator yang menjalankannya. Faktor mesin/peralatan sangat dipengaruhi oleh kecanggihannya. Makin canggih sebuah alat biasanya semakin tinggi pula mutu produk yang dihasilkan dan produktivitasnya juga tinggi. Namun mesin/peralatan yang canggih juga membutuhkan kemampuan pemeliharaan yang canggih/meningkat pula. Dan tanggung jawab untuk memelihara mesin/peralatan yang canggih tersebut berada di pundak / di bagian pemeliharaan. Manajemen pemeliharaan yang efektif dan efisien akan mampu menjamin keandalan dan ketersediaan mesin/peralatan dengan baik, yang berarti menjaga produktivitas mesin/peralatan tesebut.

2. INDIKATOR PERFORMANCE Apa yang menjadi tolok ukur dari Manajemen Pemeliharaan yang Efektif dan Efisien? Yang menjadi ukuran adalah:

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management Mampu menjalankan fungsi pemeliharaan dengan biaya yang seoptimal mungkin (minimum cost), dengan waktu pelaksanaan yang minimum dan senantiasa sesuai standard yang selalu ditingkatkan. Jadi indikator

keberhasilannya adalah: 1. BIAYA PEMELIHARAAN MINIMUM 2. WAKTU PEMELIHARAAN MINIMUM 3. STANDARD KERJA TINGGI

profit/unit produced, $

2. Optimum maintenance

3. Too much maintenance

1. Low Profit due to penalty of interrupted production

Gambar 1 Reveals 3 kondisi/posisi hubungan Dari gambar di atas : terdapat ideal quantity of maintenance antara profit/unit direct maintenance cost, $ dengan biaya maintenance langsung yang dikeluarkan. Kondisi 1 : Low profit due to penalty or interrupted production Kondisi ini terjadi ketika perusahaan memilih untuk menghemat/meminimumkan biaya pemeliharaan sekecil mungkin atau bahkan cenderung mengabaikan kebutuhan pemelharaan yang rutin sekalipun. Hal ini menyebabkan mesin akan lebih sering rusak secara tiba-tiba (breakdown/emergency) karena kurang pemeliharaan. Kerusakan yang tibatiba tersebut akan menyebabkan gangguan terhadap proses produksi atau

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

Modul Maintenance Management bahkan produksi berhenti sama sekali. Sering kali pula kerusakan ini tidak mudah diperbaiki atau membutuhkan waktu yang lebih lama untuk diperbaiki karena kerusakan yang cukup parah dan tidak tersedianya suku cadang yang diperlukan (karena tidak dicadangkan/disimpan dan baru dipesan setelah terjadi kerusakan). Gangguan produksi bisa menyebabkan terlambatnya jadwal penyelesaian barang/produk yang dijanjikan kepada klien/konsumen yang bisa menimbulkan biaya lain berupa penalty cost. Jadi meskipun biaya langsung pemeliharaan relative kecil namun konsekuensinya mesin sering terganggu/berhenti beroperasi/berproduksi akan menimbulkan biaya perbaikan dan penalty yang cukup besar sehingga secara total akan menurunkan profit/unit. Dari sisi keandalan (reliability), kondisi ini memiliki tingkat keandalan (reliability), ketersediaan (availability) dan kemampuperawatan (maintainability) yang paling rendah.

Kondisi 2 : Optimum maintenance Kondisi ini adalah kondisi yang paling baik/ideal. Kondisi ini tercapai saat biaya pemeliharaan yang dikeluarkan sudah mampu menjamin mesin/peralatan bekerja sesuai dengan rencana produksi/operasi. Mesin relative tidak pernah berhenti secara tiba-tiba (tidak pernah terjadi kondisi breakdown/emergency maintenance). Kalaupun mesin berhenti untuk kegiatan pemeliharaan maka sudah direncanakan sehngga tidak mengganggu jadwal produksi. Biaya pemeliharaan yang dikeluarkan memang relative lebih tinggi untuk menjamin mesin dan peralatan bekerja sesuai dengan rencana dan memiliki tingkat keandalan, ketersediaan dan kemapuperawatan yang diharapkan. Dengan mesin yang andal maka target produksi bisa dicapai dan akhirnya meningkatkan profit/unit produk yang dihasilkan. Dari sisi keandalan,

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

10

Modul Maintenance Management ketersediaan, dan kemampuperawatan sudah cukup memadai sesuai yang diharapkan, meski bukan berarti tidak pernah terjadi kerusakan/ mesin berhenti beroperasi. Namun jika hal ini terjadi biasanya tidak fatal dan relative bisa dengan cepat dan mudah mesin dapat diperbaiki dan beroperasi kembali seperti semula.

Kondisi 3 : Too much maintenance Kondisi ini juga bukan kondisi yang optimal. Kondisi ini bertolak belakang dengan kondisi pertama (1). Kondisi ini terjadi ketika perusahaan terlalu khawatir terhadap performance mesin mereka sehingga melakukan pemeliharaan yang berlebihan. Komponen/suku cadang yang sebenarnya masih bagus dan layak untuk dipakai tetapi diganti lebih cepat. Mesin/peralatan yang rusak tetapi bisa diperbaiki lebih memilih diganti yang baru karena khawatir mesin lama tidak menghasilkan performance seperti semula. Oli/pelumas yang bisa digunakan sampai 5000 km/ 5000 jam diganti pada 1500 km atau 1500 jam dengan alasan supaya mesin lebih awet. Jadi intinya pada kondisi ini, terlalu banyak/berlebihan kegiatan preventive maintenance yang dilakukan. Memang hal ini menyebabkan mesin beroperasi dengan sangat baik. Memiliki keandalan, ketersediaan dan kemampupeliharaan yang sangat tinggi bahkan melebihi dari yang diharapkan, namun konsekuensinya menyebakan biaya pemeliharaan total menjadi sangat tinggi. Jadi meski mesin tidak/jarang sekali rusak dan jadwal dan jumlah produksi tercapai, namun dengan biaya pemeliharaan yang membengkak akan menyebabkan profit per unit roduk yang dihasilkan turun kembali/kecil.

3. SYARAT MENCAPAINYA Untuk mencapainya diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

11

Modul Maintenance Management 1. Adanya Perencanaan dan Pengendalian Pemeliharaan yang efektif. 2. Adanya Pendidikan dan Latihan untuk staff yang cukup/sesuai. 3. Tersedianya bengkel pemeliharaan yang memadai. 4. Tersedianya sistem persediaan/pergudangan yang baik/lancar. 5. Adanya Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan yang baik. 6. Adanya Perencanaan dan pengendalian biaya pemeliharaan 7. Komitment untuk melakukan perbaikan improvement secara terusmenerus dan berkelanjutan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.

MANAJ. PEMELIHARAAN

12