Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN (KONTROL) MANAJEMEN

Mengapa Kontrol Tidak berjalan
Kontrol, meskipun dibuat dengan cermat, tidak selalu mencapai tujuan yang
diinginkan. Meskipun kontrol dirancang untuk membantu manajer melakukan
pekerjaanya dengan lebih baik, banyak manajer memandang kontrol sebagai
ancaman, sebuah tantangan yang harus diatasi. Aldag dan Stearns mengindentifikasi
empat reaksi terhadap sistem kontrol
1)
Dianggap sebagai permainan. Kontrol dilihat sebagai sebuah tantangan, sesuatu
yang harus dikalahkan, bukan sebagai alat yang berguna bagi manajemen.
2)
Dianggap sebagai objek sabotase. Pegawai berusaha untuk merusak sistem
kontrol, menciptakan kebingungan, dan merancang proyek dengan karakteristik yang
kompleks.
3)
Informasi yang tidak akurat. Manajer memanipulasi informasi untuk membuat
dirinya dan unitnya kelihatan lebih baik atau menciptakan data yang salah sehingga
kontrol tidak beroperasi.
4)
Ilusi kontrol. Manajer memberikan kesan bahwa sistem kontrol memang
berfungsi. Padahal sistem tersebut diabaikan atau disalahartikan. Hasil yang baik
dikatakan sebagai hasil dari sistem.
Sistem kontrol manajemen merupakan system yang digunakan untuk mengumpulkan,
menganalisis informasi, mengevaluasi, dan memanfaatkannya serta berbagai tindakan
yang dilakukan oleh manajemen dalam melakukan pengendalian. Suatu system
pengendalian manajemen harus dapat menjamin bahwa perusahaan telah
melaksanakan strateginya dengan efektif dan efisien. Karakteristik system kontrol
manajemen yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut :
1. Pernyataan tujuan perusahaan
2. Rencana perusahaan yang digunakan untuk mencapai tujuan
3. Kualitas dan kuantitas SDM yang sesuai dengan tanggung jawab yang dipikul dan
adanya pemisahan fungsi yang memadai.
4. Sistem pembuatan kebijakan dan praktik yang sehat pada masing-masing unit
organisasi.
5. Sistem penelaahan kebijakan dan praktk yang sehat pada masing-masing unit
organisasi.
6.
Sistem penelaahan yang efektif pada setiap aktivitas untuk memperoleh
keyakinan bahwa kebijakan dan praktik yang sehat telah dilaksanakan dengan baik.
Pernyataan Tujuan
Tujuan suatu perusahaan harus dinyatakan dengan jelas dan disosialisasikan ke
berbagai tingkatan manajemen untuk dipahami. Tujuan dapat menunjukkan untuk apa
perusahaan didirikan dan apa yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, memahami tujuan
perusahaan berarti memahami pula mengapa suatu program/aktivitas dilaksanakan
untuk mencapai tujuannya.
Pernyataan tujuan dapat memberikan arah kepada semua komponen dalam
perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya karena dengan pernyataan tujuan ini, di
dukung dengan sosialisasi yang memadai akan membantu setiap komponen di dalam
perusahaan tidak saja mampu untuk melaksanakan berbagai aktivitas tetapi juga

memahami untuk apa mereka melakukan aktivitas tersebut, apa manfaatnya bagi
perusahaan dan bagaimana seharusnya melaksanakan aktivitas tersebut sehingga
secara optimal dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dalam melakukan
penelaahan terhadap system pengendalian manajemen perusahaan, auditor harus
memahami dengan baik tujuan perusahaan.
Rencana perusahaan
Rencana yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan, harus disusun untuk
mencapai sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang
biasanya juga diikuti dengan penentuan strategi untuk mengimplementasikannya.
Dalam rangka mencapai sasaran perusahaan, rencana diimplementasikan dalam
berbagai program/aktivitas lengkap dengan anggaran yang ditetapkan untuk setiap
program/aktivitas tersebut. Rencana dalam bentuk anggaran dapat digunakan sebagai
sarana untuk mengendalikan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan termasuk
sebagai alat untuk mengevaluasi pelaksanaan program/aktivitas tersebut.
Rencana biasanya disusun berdasarkan pencapaian terbaik perusahaan pada waktu
sebelumnya untuk menentukan pencapaian terbaik berikutnya. Oleh sebab itu,
penyusunan rencana harus diawali dengan adanya identifikasi terhadap ketersediaan
sumber daya, berbagai hambatan internal, peluang-peluang yang mungkin dicapai,
dan berbagai hambatan eksternal yang mungkin dihadapi. Yang tidak kalah
pentingnya, di samping realistis rencana juga harus memuat tentang keinginan
perbaikan secara terus-menerus harus dilakukan.
Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia yang Memadai
Perencanaan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan harus didukung oleh
ketersediaan SDM yang memadai dan merealisasikan rencana tersebut. Keberadaan
SDM menjadi sangat penting karena semua wewenang dan tanggung jawab yang
berhubungan dengan keberadaan sumber daya manusia tersebut. Kebutuhan SDM
dalam perusahaan seharusnya lebih menekankan kepada kapasitas yang harus tersedia
dihubungkan dengan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.
Kapasitas SDM yang harus tersedia dipengaruhi oleh dua hal penting yaitu kualitas dan
kuantitas. Karyawan yang banyak tanpa tanpa kemampuan dan keterampilan yang
sesuai dengan program/aktivitas yang dilaksanakan akan menimbulkan pemborosan
karena keberadaannya tidak akan mampu memberikan kontribusi kepada perusahaan.
Untuk menilai ketersediaan SDM dan efektivitasnya dalam mendukung pencapaian
tujuan perusahaan, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Apakah rekrutmen karyawan yang dilakukan telah melalui suatu perencanaan
SDM?
2.
Apakah seleksi karyawan yang dilakukan telah sesuai dengan pedoman
penerimaan karyawan yang telah ditetapkan?
3. Apakah karyawan yang diterima telah sesuai dengan kualifikasi bidang kerja
(jabatan) yang akan diisi dan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ada pada
perusahaan?
4. Apakah spesfikasi dan deskripsi tersedia untuk masing-masing jabatan yang ada
dalam perusahaan ?
5. Apakah keputusan penempatan karyawan telah melalui orientasi yang memadai
dan sesuai dengan kecenderungan berprestasi karyawan tersebut?
6. Apakah setiap pekerjaan telah dilengkapi dengan uraian kerja yang memadai?

7.
Apakah program peningkatan kemampuan karyawan telah dilakukan sesuai
dengan kebutuhan dan dilaksankan secara efektif dan efisien?
8. Apakah penilaian prestasi, pemberian sanksi atau penghargaan kepada karyawan
telah dilakukan secara adil, sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di
perusahaan tersebut?
Kebijakan dan Praktik yang sehat
Berbagai kebijakan dibuat untuk mendukung kelangsungan praktik yang sehat di
dalam perusahaan. Oleh karena itu, perumusan kebijakan harus memperhatikan
kepentingan berbagai pihak yang ada di dalam perusahaan tersebut. Hal ini akan
mendorong terjadinya keselarasan tujuan dalam perusahaan dan dapat memotivasi
berbagai pihak untuk memberikan kontribusinya. Untuk mendukung praktik yang
sehat, berbagai kebijakan yang dibuat perusahaan harus dikomunikasian kepada
seluruh pihak yang berkepentingan agar terjadi komunikasi timbale balik antar kedua
kelompok kepentingan utama yaitu pihak perusahaan yang diwakili manajemen dan
karyawan. Seperangkat kebijakan biasanya dikomunikasikan dalam bentuk buku
pedoman kebijakan dan praktik-praktik yang sehat dikomunikasikan dalam bentuk
buku pedoman prosedur operasional.
Dalam menguji kebijakan yang dibuat oleh perusahaan, auditor harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
1. Apakah kebijakan dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis dan sistematis
serta dikomunikasikan kepada seluruh tingkatan manajemen dan karyawan secara
sistematis dan tepat waktu.
2. Apakah kebijakan yang dibuat telah sesuai dengan peraturan dan perundangundangan yang berlaku dan dilakukan peninjauan serta revisi secara berkala.
3. Apakah kebijakan yang dibuat telah mengakomodasi kepentingan berbagai pihak
dalam perusahaan dan secara tegas mengatur tentang hak dan kewajiban masingmasing pihak.
4. Apakah kebijakan telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan/aktivitas secara
hemat efisien dan efektif.
5. Apakah ada kebijakan khusus bagi setiap pengendalian manajemen lain yang
relevan dengan pelaksanaan kebijakan termasuk sanksi-sanksi terhadap pelanggaran
kebijakan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku.
Sistem Review yang efektif
Sistem review menyangkut bagaimana pihak-pihak yang berwenang melakukan review
terhadap berbagai aktivitas/kegiatan yang dilakukan. Hal ini merupakan suatu bentuk
pengendalian terhadap proses yang berlangsung. Manajemen harus menetapkan
sasaran yang ingin dicapai dan tolak ukur pengukuran ekonomisasi, efisiensi, dan
efektivitas pelaksanaan aktivitas. Dalam system review yang baik, pelaksanaan
supervisi harus dilaksanakan secara memadai. Supervisor harus mampu mengarahkan
pelaksanaan prosedur berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien serta sesuai
dengan kebijakan yang telah ditentukan.
Auditor harus melakukan audit terhadap semua rencana yang dibuat berkaitan dengan
aktivitas yang akan dilakukan termasuk ketersediaan sumber daya untuk melakukan
aktivitas tersebut. Di samping itu auditor juga harus menelusuri semua metode yang
digunakan manajemen dalam membandingkan pelaksanaan aktivitas sesungguhnya
dengan rencana yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Dalam hal ini auditor harus

melakukan pengamatan langsung terhadap kekuatan maupun kelemahan system

pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan.
Elemen system review yang lain yang harus ada dalam system pengendalian
manajemen yang baik adalah adanya fungsi pelaporan internal dan fungsi audit
internal. Auditor harus menilai sifat dan efektivitasnya metode review dan pelaporan
internal yang berhubungan dengan masing-masing aktivitas yang diaudit. Efektivitas
system pelaporan internal perusahaan dapat dinilai dari hal-hal sebagai berikut :
Efektivitas system pelaporan internal perusahaan internal perusahaan dapat dinilai
dari hal-hal sebagai berikut :
1.Apakah system pelaporan yang dimiliki dapat memberikan informasi mutakhir yang
dibutuhkan oleh pejabat-pejabat yang bertanggung jawab, untuk kepentingan
tindakan manajemen?
2.Apakah ada keharusan dari setiap pelaksana untuk melaporkan secara tertulis setiap
hasil kerja/aktivitas yang dilakukan?
3.Apakah laporan disusun berdasarkan data dan informasi yang benar dan tepat
waktu?
Sedangkan efektivitas audit internal dapat dinilai dari hal-hal berikut ini :
1.Apakah ada petugas auditor internal dan telah ditempatkan pada posisi yang benar
dalam
organisasi?
2.Apakah ruang lingkup auditnya ditetapkan dengan jelas dan audit internal tersebut
telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu?
3.Apakah audit ditekankan pada perbaikan organisasi dan adalah prosedur yang
mengatur tindak lanjut atas hasil auditnya?
Kesimpulan hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen dapat
memberikan gambaran kepada auditor tentang :
1.Keandalan system pengendalian manajemen perusahaan dalam memandu
operasional yang berlangsung pada perusahaan tersebut dan kemampuannya dalam
memenuhi kebutuhan dokumentasi, pengukuran, penilaian terhadap aktivitas yang
dilaksanakan.
2.Apakah tersedia cukup bukti yang dibutuhkan dalam pengembangan tujuan audit
sementara menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, sehingga dapat dipergunakan
sebagai tujuan audit selanjutnya, atau tidak tersedia cukup bukti sehingga
pengembangan tujuan audit sementara ini tidak perlu dilanjutkan.
3.Langkah kerja yang dilaksanakan pada tahap berikutnya untuk memudahkan
program kerja audit lanjutan guna mengetahui :
a.Apakah ruang lingkup kegiatan audit telah ditetapkan dengan jelas dan pekerjaan
audit internal perusahaan telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan
tepat waktu?
b.Menentukan tujuan audit bersama penanggung jawab mengenai audit lanjutan?
Ada tujuh langkah kunci yang harus diperhatikan auditor dalam melakukan review dan
pengujian
terhadap
pengendalian
manajemen
perusahaan,
yaitu
:
1.Menetapkan tingkat penting dan pekanya hal-hal pokok dari program/aktivitas yang
diaudit.
2.Menilai tingkat kerentanan program/aktivitas tersebut terhadap penyalahgunaan
sumber daya, kegagalan pencapaian sasaran dan ketidaktaatan terhadap ketentuan,
peraturan dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

3.Mengindentifikasi dan memahami pengendalian-pengendalian manajemen yang

relevan.
4.Menetapkan apa yang sudah diketahui tentang efektivitas pengendalian.
5.Menilai kecukupan desain pengendalian
6.Menetapkan melalui pengujian apakah pengendalian-pengendalian yang ada sudah
cukup efektif.
7.Melaporkan hasi-hasil penilaian manajemen dan mendiskusikan tindakan-tindakan
perbaikan yang diperlukan.
Pemeriksaan dan Pelaporan atas kontrol
Practice Advisory 2120.A1-1, Pemeriksaan dan pelaporan atas proses kontrol,
memberikan lebih banyak rincian dalam hal penentuan kecukupan dan efektivitas
proses kontrol serta tanggng jawab kepala eksekutif audit untuk melaporkan informasi
tentang penilaian auditor internal ke manajemen senior dan komite audit. Practice
Advisory memberikan rincian mengenai pekerjaan kepala eksekutif audit, yaitu:
Membuat rencana audit untuk mengumpulkan bahan bukti yang memadai
Mempertimbangkan pekerjaan yang relevan yang bisa dilakukan orang lain
Mengevaluasi ukuran kerja dari dua sudut pandang :
Kecukupan kontrol untuk organisasi secara keseluruhan
Tercakupnya berbagai transaksi dan jenis proses bisnis
Rencana audit harus mencakup evaluasi efektivitas system kontrol. Pertimbangan
dalam membuat evaluasi ini adalah :
Apakah ditemukan adanya kelemahan atau ketidakonsistenan?
Jika ada, apakah telah dilakukan koreksi atau perbaikan?
Apakah temuan dan konsekuensinya mengarah kepada kesimpulan bahwa
tingkat risiko usaha cukup tinggi?
Laporan evaluasi harus menyatakan peran yang diemban proses kontrol dalam
mencapai tujuan organisasi dan harus menyatakan bahwa :
Tidak ditemukan adanya kelemahan
Bila terdapat kelemahan harus disebutkan, termasuk dampaknya terhadap
tingkat risiko dan pencapaian tujuan organisasi.
Laporan tahunan haruslah jelas, ringkas, informatif, dan dapat dipahami-yaitu
mempertimbangkan pembaca yang menjadi sasaran laporan. Laporan harus mencakup
rekomendasi perbaikan dan informasi lainnya agar laporan menjadi berguna.
Kontrol Preventif, Detektif, dan Korektif
Kontrol preventif lebih efektif dari segi biaya dibandingkan kontrol detektif. Ketika
diterapkan ke dalam sebuah system, kontrol preventif dapat mencegah kekeliruan dan
oleh karena itu mencegah biaya perbaikan. Kontrol preventif bisa mencakup, misalnya
: Karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya; pemisahan tugas untuk mencegah
pelanggaran yang disengaja, otorisasi yang layak untuk mencegah penggunaan sumber
daya organisasi dengan tidak semestinya; dokumentasi dan catatan yang memadai
serta prosedur pencatatan yang layak untuk mencegah transaksi yang tidak
semestinya; dan kontrol fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atau
pencurian.

Kontrol detektif biasanya lebih mahal dibandingkan kontrol preventif, tetapi tetap
saja diperlukan. Pertama, kontrol detektif mengukur efektivitas kontrol preventif.
Kedua, beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif dikendalikan oleh system
pencegahan; kekeliruan tersebut harus dideteksi saat terjadi. Kontrol detektif
mencakup pemeriksaan dan perbandingan, seperti catatan kinerja dan pemeriksaan
independen atas kinerja. Kontrol detektif juga mencakup sarana kontrol seperti
rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas, rekonsiliasi rincian piutang
usaha kea kun pengendali piutang usaha, pemeriksaan fisik persediaan dan analisis
varians, konfirmasi dengan pemasok utang usaha, penggunaan teknik-teknik komputer
seperti limit transaksi, kata kunci, pengeditan, dan system pemeriksaan seperti audit
internal.
Kontrol korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah
dideteksi. Semua kontrol detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah
diidentifikasi tidak diperbaiki atau dianggap tidak masalah bila terulang. Oleh karena
itu, manajemen harus mengembangkan system yang tetap menyoroti kondisi-kondisi
yang tidak diinginkan sampai diperbaiki, dan jika layak, harus menetapkan prosedurprosedur untuk mencegah terulangnya kondisi tersebut. Pendokumentasian dan
system pelaporan membuat masalah-masalah tetap berada di bawah pengawasan
manajemen sampai diselesaikan atau kerusakan diperbaiki.
Sebuah sistem
pengendalian
manajemen (MCS)
adalah
suatu
sistem
yang
mengumpulkan dan menggunakan informasi untuk mengevaluasi kinerja dari sumber daya
organisasi yang berbeda seperti manusia, fisik, keuangan dan juga organisasi secara
keseluruhan mempertimbangkan strategi organisasi.
http://www.slidefinder.net/m/management_control_systems_chapter_designing/2525017
Diposkan oleh Yohanes Klau di 21.55
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest