KURSUS PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN PEJABAT

NOTA
PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT

ANJURAN
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

BHG VI : URUSAN SURAT KERAJAAN

1.

PENDAHULUAN

2.

Merupakan cara perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan

dengan agensi Kerajaan yang lain dan orang ramai
Surat disediakan bertujuan untuk menyampai, mendapat maklumat,
arahan, keputusan dan idea baru
Merupakan satu dokumen dan rekod rasmi
Membuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi
Kerajaan dengan pihak lain
Setiap surat hendaklah jelas, tepat dan ringkas
Penghantaran surat melalui mesin faksimli, electronic-mail (emel), pos
dan penghantaran tangan
PENYEDIAAN SURAT

Alamat pengirim
Alamat penerima
Nombor rujukan
Tarikh surat
Tajuk surat
Pembukaan dan pengakhiran surat
Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran

2.1 Alamat Pengirim

Muka surat pertama

Kepala surat yang mengandungi nama dan alamat kementerian/ jabatan
dan agensi persekutuan:

Diletakkan disudut atas sebelah kiri

15mm dari hujung bahagian atas kertas

20 mm dari tepi kiri kertas

Lambang cetakan berwarna

Saiz: 26 mm (L) x 20 mm (T)

Logo kementerian/jabatan
Sudut atas sebelah kanan
18 mm dari hujung bahagian atas kertas
15 mm dari tepi kanan kertas
2

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Cetakan berwarna
Saiz:26 mm (L) x 20 mm (T)
Nama dan Alamat Jabatan
Bahagian atas lambang
5 mm dari tepi lambang Kerajaan Persekutuan
15 mm dari hujung bahagian atas kertas
Bahasa Malaysia warna hitam, fon arial dan saiz maksimum 11

Maklumat komunikasi
no. telefon dan no. faksimili
laman web
disudut atas sebelah kanan di bawah logo jabatan
36 mm dari bahagian hujung atas kertas
145 mm dari tepi kiri kertas
Warna tulisan hitam
Fon Arial dan Saiz maksimum 10

Memudahkan penerima menjawab surat dan menghubungi pengirim

Memberi gambaran bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi
Kerajaan
Garisan pemisah

Atas: 50mm dari hujung bahagian atas kertas;

Bawah: 30mm dari hujung bahagian bawah kertas;

Kiri: 20mm dari tepi kiri kertas;

Garisan yang berwarna hitam adalah sebagai panduan yang

memisahkan kepala surat dengan isi kandungan surat;

Panjang : 175mm;

Garis berat/tebal: 1pt; dan

Warna garisan: hitam.

Maklumat lain (moto,kempen dan pengikhtirafan)

Ruangan tidak melebihi 30 mm di bahagian bawah surat

3 mm dibawah garisan pemisah

Kertas: Panduan Umum
Spesifikasi kertas: i. Saiz: 210mm (L) X 297mm (P);
ii. Warna kertas: - Kepala Surat Umum: Putih
Kepala Surat Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan: Krim
Tidak ada watermark di helaian kepala surat.

2.2 Alamat Penerima

Agensi Kerajaan

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Surat kepada sesebuah agensi hendaklah dialamatkan kepada ketua

agensi mengikut gelaran rasmi jawatannya
Surat khusus kepada ketua agensi hendaklah didahulukan dengan kata
hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran jawatan, dan alamat rasmi
agensi berkenaan
Surat ditujukan kepada pegawai tertentu, dibawah alamat ditambah u.p
(nama pegawai berkenaan)

Orang Ramai/Individu

Dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan, jika ada

gelaran nyatakan pada namanya

Pihak Berkuasa Berkanun/Pertubuhan/Firma

Dialamatkan kepada ketua badan, pertubuhan atau firma berkenaan

mengikut gelaran rasmi jawatannya, dikuti dengan nama dan alamat
rasminya

Surat Melalui Peguam

Surat kepada orang awam atau firma melalui peguam hendaklah

dialamatkkan kepada peguam yang dilantik

Permulaan Surat

Ditujukan kepada Jabatan/agensi Kerajaan dimulakan tuan

Kepada orang ramai dimulakan tuan atau puan
Mempunyai gelaran kebesaran didahului kata hormat atau gelaran
kebesarannya

Nombor Rujukan

Nombor rujukan supaya mudah dikesan untuk tindakan lanjut

Hendaklah dicatat di ruang atas sebelah kanan sebagai rujukan kami
Surat jawapan hendaklah dicatatkan nombor rujukan fail sebagai rujukan
tuan.

Tarikh Surat

Tarikh surat hendaklah dicatatkan di bahagian sebelah kanan

Tajuk Surat

Surat perlu diberi tajuk/perkara

Tajuk dihadkan kepada satu sahaja

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Surat jawapan tajuk yang sama

Pembuka Kata dan Akhir Surat

Dimulakan dengan cara yang difikirkan sesuai oleh penulis

Diakhiri dengan perkataan Saya yang menurut perintah disudut kiri
sebelah bawah surat sebelum tandatangan
Jika bukan Ketua Jabatan tandatangani, pegawai berkenaan hendaklah
menandatangani bagi pihak Ketua Jabatan
Nama pegawai hendaklah huruf besar

Penomboran perenggan, Muka Surat dan Lampiran

Semua perenggan kecuali pertama

Lampiran di bahagian atas sebelah kanan misalnya Lampiran 1 atau
Lampiran A
Mesti sama dengan yang dirujuk dalam surat
No. rujukan surat hendaklah dicatat di bahagian atas sebelah kiri di
lampiran

Penyediaan Surat

3.

Disediakan dalam 3 salinan

1 salinan penerima
1 salinan fail
1 salinan fail timbul (float file)
Salinan kepada (s.k) jika ada keperluan tambahan
PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN

Surat dituju khas ke Ketua/Timbalan Ketua Jabatan diserah kepada

Pembantu Khas tanpa dibuka
Surat di alamatkan Ketua Jabatan atau u.p pegawai diserahkan kepada
pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat jabatan
Pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat jabatan sahaja boleh
membuka dan mendaftarkannya
Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Jika
jawapan segera tidak dapat diberikan, hendaklah dimaklumkan melalui
surat akuan terima
Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat
jabatan memastikan surat yang dihantar hendaklah salinan asal yang
lengkap
Surat yang dikeluarkan hendaklah mengikut prosedur yang ditetapkan
Penghantaran surat boleh dilakukan melalui faksimili dan surat asal
hendaklah disusuli segera
Penghantaran surat melalui emel

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

4.

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT

Surat Terperingkat diterima dan dihantar hendaklah dikawal dengan
selamat
Menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan
Keselamatan dan pekeliling berkaitan

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007