BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar belakang masalah

Perkembangan dunia usaha kini semakin bertambah pesat sehingga perusahaan di
dalam mengelola usaha diharapkan mampu menggunakan sumber daya manusia
dengan baik dan benar. Dalam mencapai tujuanny, perusahaan memerlukan
berbagai macam sumber daya, mulai dari sumber daya manusia, peralatan, mesin,
keuangan, dan sumber daya informasi. Setiap sumber daya mempunyai tugas dan
fungsinya masing masing. Sumber daya manusia sebagai salah satu sumber daya
yang ada dalam perusahaan memegang peranan penting dalam keberhasilan
pencapaian tujuan perusahaan. Oelh sebab itu, kebutuhan sumber daya manusia
perlu direncanakan dan selanjutnya melakukan analisis, deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Proses analisis pekerjaan akan menghasilkan suatu deskripsi pekerjaan
yang memuat daftar uraian pekerjaan tertulis mengenai kewajiban kewajiban
pekerja dan spasifikasi pekerjaan yang mencakup standar kualifikasi, yang merinci
pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk
melaksanakan kewajiban kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Kegiatan analisis pekerjaan merupakn hal yang sangat penting bagi suatu
perusahaan, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia
tergantung pada informasi tentang analisi pekerjaan yang telah dilakukan. Maka
dalam makalah ini akan membahas tentang analisis,deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan
tipe orang seperti apa yang harus melaksanakannya. hal ini membuat kegundahan
yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang di jalaninya
tidak sesuai denga apa yang dibayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa
tidak menemukan kecocokan Antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga
evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal. Kenyataan tersebut
mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis
seperti sekarnag ini banyak rumah sakit yang melakukan efisiensi dengan
memekerjakan satu orang untu beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga
sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung denga
pekerjaan sehari- hari. Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tanpa
uraian jabatan secara tertulis.

1.2Identifikasi masalah
Pertanyaan mendasar adalah mengapa manajemen sumber daya manusia
menjadi begitu penting bagi suatu perusahaan? Hal ini bias di karenakan
seorang pimpinan tidak menginginkan
1. Karyawanny melakukan kesalahan

2. Mengalami proses pergantian karyawan yang tinngi

3. Pembagian pekerjaan yang tidak adil
4. Mempekerjakan orang yang salah dalam pekerjaan tersebut
Penerapan manajemen sumber daya manusia sebagai salah satu bidang
kajian manajemen di lapangan juga menjalankan fungsi-fungsi manajemen
yang
ada
pada
umumnya,
seperti
perencanaan,pengorganisasian,
pengarahan, pengontrolan dan sebagainya.

1.3Tujuan
Tujuan bagi pembaca
Dapat lebih mengerti tentang analisis, deskripsi dan spesifiksi pekerjaan
Dapat mengetahui manfaat dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
Dapat memperhatikan cara untuk menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Untuk mengetahui pengaruh spesifikasi pekerjaan terhadap jumlah lamran yang
diterima.
Untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan yang ada di RS Amira Purwakarta.

Tujuan bagi pembaca

Untuk memenuhi tugas mata kuliah SDM
Menambah pengalaman dalam menyusun makalah
Dapat memahami tentang analisis, deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

BAB III
STUDI KASUS

Nama jabatan : kepala departemen Rekam Medis dan SIMRS

Divisi/Departemen : Rekam medis dan SIMRS
Primary job role : bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaporan rekam medis,
penyimpanan rekam medic aktif dan non aktif dan kelengkapan dokumen rekam
medic, memimpin para bawahannya, dan mengidentifikasi serta menonitoring
perkembangan SIMRS.

Key accounting bibilities

Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen
rekam medis
Pembuatan laporan bulanan rekam medic
Menjalankan dan menjaga system rekam medic dan SIMRS untuk menjamin
standarisasi prosedur rekam medic yang telah ditentukan.

Performance Measurement
Tingkat kelengkapan data atau dokumen rekam medic pasien
Jumlah data keterlambatan waktu penyajia data
Jumlah angka pengembalian dokumen rekam medic yang dipinjam

Knowledge & skill

Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 rekam medis
Memiliki pengalman bekerja di bagian reka medis
Memiliki keterampilan di bidang IT

Relationship
Internal

a. Unit kerj lain ( misal : keperawatan radiologi, instalasi rawat jalan, instalasi
rawat inap ,penunjang medis dll) permintaan dokumen rekam medic yang
diperlukan
b. Kepla departemen SDM : permintaan karyawan baru
Eksternal
Pada pasien : memerikan informasi tentang isi rekam mediknya ( misal : riwayat
penyakit, tindakan medikyang telah di erima dan lain sebagainy )

BAB IV
PEMBAHASAN
Rekam medis adalah sebuah catatan atau berkas yang berisikan sebuah perekaman
mengenai hasil riwayat pengobatan paien. Catatan tersebut berupa identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan da pelayanaan lain, kepada pasien
pada sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis adaah milik rumah sakit
namun isi rekam medis adalah milik pasien. Kegunaan rekam medis sangat
diperlukan bagi pelayan kesehatan terutama pada rumah sakit, karena dengan
adanya rekam medis para dokter akan terbantu dalam memberikan pelayanan
terhadap pasien.
Kepala rekam medis dan SIMRS adalah seseorang yang memimpin departemen
rekam medis dan SIM di rumah sakit. Job deskripsi dari kepla rekam medis dan SIM
rumah sakiat adalah bertanggung jawab dalam atas penyusunan peleporan bulanan
rekam medic mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transakaksi
peminjaman dokumen rekam medik, penyimpanan dokumen rekam mdik aktif dan
non aktif, dan kelegkapan dokumen rekam medic,
Spesifikasi dari kepala rekam medic dan SIMRS rumah sakit adalah
Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 rekam medis
Memiliki pengalman bekerja di bagian reka medis min 3 tahun
Memiliki keterampilan di bidang computer program MS Ofiice dan statistic

BAB II
JOB ANALISIS, JOB DESCRIPTION,JOB SPESIFICATION

JOB ANALYSIS
2.1.1Penegertian Analisis Jabatan
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebebkan
kebutuhan akan pekerjaan semakin meningkat. Sebelum orgnisasi melakukan
seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer
sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan
pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta
jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam
hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria
keterampilan pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang
tepat untuk melakuan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu
sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan(job analysis). Deislerr(1997)
mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan
tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti apa yang
akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Informasi yang diperoleh dari analisis
jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus
dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.
Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan.deskripsi jabatan(job description) adalah suatu pernyataan
tertuis yang menguraikan fungsi,tugas2 ,tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja
dan aspek aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan
merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan
pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan,
pengetahuan, dan kemampuan individu.
2.1.2 manfaat analisis jabatan
Kegiatan kegiatan yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia sangat
bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu,
informasi dari anaisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
1.untuk keperluan penarikan dan seleksi

Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah

mendapatkan gambaran jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaan.dengan
memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa orang yang
tepat untuk memangku jabatan tertentu.
2.untuk keperluan kompensasi
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka
lakukan di organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan
yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan
karyawan hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
3.untuk keperluan penilaian kinerja
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar standar kinerja. Para
karywan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas
yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan.
4.keselamatan dan kesehatan
Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga bermanfaat dalam
mengidentifikasi dalam masalah masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai
contoh, para karyawan perlu
memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan
mengandung
bahaya atau tidak. Deskripsi/spesifikasi pekerjaan harus
mencerminkan kondisi tersebut. D samping itu membutukan informasi khusus
mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan
mereka dengan aman.
5.hubungan karyawan dan perburuhan
Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan
perburuhan . ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau
demosi,deskripsi pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat.
Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh
melalui analisis pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan keputusan
sumber daya manusia yang objektif.
6.untuk keperluan pelatihan
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksanakan
tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan
tambahan.

2.1.3 proses analisa jabatan

Mathis and Jackson(2000) mengembangkan lima tahapan dalam proses analisis
jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu
Nampak dalam
Gambar

Tahapan dalam proses analisa jabatan

PLANNING THE JOB ANALYSIS
a) Identify objective of job analysis
b) Obtain top management support
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS
a) Identify job and methodology
b) Review existing job documentation
c) Communicate process to manager and employees
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS
a) Gather job analysis data
b) Review and compile data
DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
Draft job description and specification
Review draft with manager and employees
Identify recommendations
Finalize job /description and recommendations
MAINTAINING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPESIFICATION
a) Update job description and specification as organization changes
b) Periodically review all jobs
Penjelasan :
1.planning the job analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manager dan karyawan adalah penting
untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan
utama dalam
perencanaan
analisis
pekerjaan
adalah
menjawab
dan
mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu . selanjutnya perencana
meminata persetujuandan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari
munculnya keresahan dan resistensi manajerial dan karyawan
2.preparing and communication the job analysis
Pada tahap ini pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan
dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang
dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian,untuk salah satu divisi atau
seluruh pegawai yang ada dalam organisasi.kegiatan lain dalam tahap ini adalah
mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada baik menyangkut struktur organissi
maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses
kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3.conducting the job analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul ,kegiatan berikutnya adalah

melakukan pemilahan menurut kelompok atau unit unit. Bila perlu untuk
mencocokkan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan
4.developing job description and job specification
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung
disini,selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer ,
uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oleh bagian SDM ke para manajer,
supervisor dan pegawai
5.maintaining and updating job description dan job specification
Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang
oleh semua individu yang sesuai,sebuah system harus dikembangkan untuuk
menjaga keakuratannya.satu cara efektif untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang
yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan harus
ditinjau ulang dan direvisi scara tepat sebelum perekrutan dan seleksi dimulai.
2.1.4 metode analisis jabatan
Untuk memperoleh informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai
cara . metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah
wawancara, angket, observasi, diary of log dan kombinasi metode
1.metode wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung di tempat pekerjaan mereka
atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis.tiga jenis
wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan yaitu
wawancara individual, wawancara berkelompok dan wawancara penyelia
(deissler:1997). Dalam beberapa keadaan , seperti pekerjaan yang diarahkan oleh
tim dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode
wawancara adalah sangat memakan waktu ,khususnya jika pewawancara bebicara
dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis
biasanya menghubungi supervisor untuk memproleh informasi tambahan dalam
rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan
mengklasrifikasi hal hal tertentu.
2.metode observasi
Adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan
mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya .metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan . penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan di lapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya
analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
3. metode angket

Dengan menggunakan angket , yang bersangkutan diminta untuk memberikan

data-data mengenai jabatannya dengan kata kata sendiri. Analis meminta karyawan
mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas tugas yang berkaitan dengan
jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuesioner
angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapaat dikumpulkan secara murah
dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya metode angket memerlukan
waktu yang lama untuk menguji kuesioner tersebut.
4.metode catatan karyawan(diary)
Metode yang menganalisa pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karywan
mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau
log. Dalam metode ini , masalah dimana para karywan membesar besarkan
pentingya pekerjaan mungkin dapat diatasi.
5.kombinasi metode
Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara
ekslusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis
pekerjaan pekerjaan klerikal dan administrative, analisis mungkin menggunakan
kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari
pekerjaan pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observsi kerja yang ekstensif,
bisa memberikan data yang diperlukan. Pada dasarnya ,analisis harus
menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan
deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.

2.2 JOB DESCRIPTION

2.2.1 Pengertian job description
Menurut stone,2005 job description atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis
yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang
pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa
pekerjaan ini dilakukan . tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis
deskripsi pekerjaan,format , pada kenyataannya tergantung pada preferensi
manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan
Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman
tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan
bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan
Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis
mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya dan hubungannya dengan bagian
lain dalam organisasi.
2.2.2 manfaat dan tujuan job description
Menurut indosdm.com mnfaat dari job description adalah:

a) Membantu atasan dan bawahan mengerti: mengapa suatu jabatan diadakan

dan apa tujuan utamanya
b) Sebagai alat manajemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi; performance
management,staffing and selection, organization design, reward system,
career development and training
Untuk setiap posisi dalam perusahaan , ilmusdm.wordpress.com, job description
juga memberikan manfaat diantaranya:
a) Atasan- untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan
b) Pimpinan organisasi- untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar
pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal
c) Pemegang jabatan- sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui
apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
d) Perekrut- utntuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai
kebutuhan jabatan
e) Trainer- untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
f) Assessor- untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan
g) Perencana karir untuk menempatkan individu sesuai dengan peran ,
tanggung jawab dan kebutuhan organisasi
h) Perencanaan dan pengembangan organisasi-untuk membuat perencanaan
pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan
dan jenis peran/tanggung jawabyang diperlukan
i) Job evaluator- untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain
dalam organisasi
Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah karena:
a) Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
b) Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada
prinsip :adanya jabatan yang benar dilakukan oleh orang-orang yang benar
dengan cara yang benar
c) Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bkerja , oleh karena itu harus ada
penyusunan job description yang baku dan benar

2.2.3 elemen elemen job description

Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus
disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job
description yaitu:
a) Job identification (identifikasi pekerjaan)
Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur
organisasi
.
ini
mencakup
informasi
megenai
judul
jabatan
karyawan,departemen dan hubungan pelaporan.judul jabatan harus
deskriptif, bermakna dan konsisten dengan posisi sebanding dalam organisasi
sebuah judul yang secara akurat mengidentifikasi pekerjaan untuk
1. Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri
2. Mengidentifikasi hubungan pekerjaan

3. Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi

Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan , status
pekerjaan(dibebaskan/non dibebaskan,penuh waktu/paruh waktu/santai),
kelas pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun
yang menulis deskripsi pekerjaan dan nama dan posisi orang menyetujui
deskripsi
b) Job objective (tujuan pekerjaan)
Tujuan pekerjaaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada
yaitu tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya harus menggambarkan esensi
dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25kata
c) Duties and responsibilities (tugas dan tanggung jawab)
Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab . ini
adalah jantung dari dskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas
dan spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang
cepat, kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling ,
tugas dan tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar
kinerja berasal dari tujuan strategi bisnis organisasi. Namun demikian ,
banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara
terpisah( atau tidak sama sekali)
Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup
untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum
dalam bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab
terlepas dari pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan
tidak perlu signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuahn tugas
utama dan tanggung jawab adalah satu dari yang penting dimana non-kinerja
atau substandard kinerja akan secara signifikan mempengaruhi hasil yang
dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang
pekerjaan, khususnya cenderung untuk memenuhi deskripsi pekerjaan ketika
mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi pekerjaan.
Dengan demikian , adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas
dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas
utama dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik
dinyatakan sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk
mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif
d) Relationship (hubungan)
Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan
luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan .contohnya:
posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini?apa kontak pekerjaan
yang paling sering dalam organisasi ini?apa kontak pekerjaan yang paling
sering dan penting diluar organisasi?
e) Know-how (pengetahuan/mengetahui-bagaimana)
Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan kualifikasi formal diperlukan
untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik
minimum yang diperlukan ?kemampuan TI apa yang dibutuhkan?berapa

f)

g)

h)

i)

j)
k)
l)

banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan

pekerjaan itu dengan berhasil?
Problem solving (pemecahan masalah)
Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang
diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana
pemecahan masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan
solusi sederhana, rutin dan berulang atau solusi kompleks,bervariasi dan
kreatif?apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis?(misalnya, tidak
ada persaingan atau bahkan banyak persaingan)
Accountability (akuntabilitas)
Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan
mengidentifikasi nilai dolar asset, volume penjualan , penggajian dan
sebagainya untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur
jawaban-kemampuan untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan
Authority (kewenangan)
Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku
untuk otoritas pengambilan keputusan- dalam kata lain,kebebasan untuk
bertindak.sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu
pada atasan?apa keputusan harus dirujuk kepada atasan?apakah pekerjaan
itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat?apa batas dolar
spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?
Special circumstances (keadaan khusus)
Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau
berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu
dilakukan(misalnya ,kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang)
Performance (standar kinerja)
Bagian ini mengidentifikasi (a)standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang
efektif dan (b)tindakan untuk mengevaluasi kinerja
Trade union/professional, associations (serikat pekerja/professional,asosiasi)
Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan
serikat yang diperlukan
Licences (lisensi)
Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan
(misalnya, license praktek psikologi atau pengobatan)

2.2.4 pedoman uraian pekerjaan

Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh penggunaan
dan preferensi oganisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis deskripsi
pekerjaan yang efektif
a.
b.
c.
d.

Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis

Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas
Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan
Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai
objektifitas yang lebih besar dan kejelasan
e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas
f. Menggunakan terminology yang terstandar

g. Jawab pertanyaan apa ,bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu

menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap
Jelas identitas hasil akhir atau standar kinerja yang akan dievaluasi

2.3 JOB SPESIFICATION

2.3.1 pengertian spesifikasi jabatan
The knowledge, skill, and abilities an individual needs to perform a job satisfactorily
(Robert L,Mathis and John H jackson).
Spesifikasi jabatan menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factorfaktor manusia yang diisyaratkan(Handoko:1996)
Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus
dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat
ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitf yang dibutuhkan
dari calon yang memangku jabatan itu.
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang
yang menduduki suatu jabatan , agar ia dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Seorang karyawan
akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan
yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat
terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu , perusahaan harus
bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta
memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan
pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para
karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan
potensinya seoptimal mungkin. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara
bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah:
1.
2.
3.
4.

Persyaratan
Persyaratan
Persyaratan
Persyaratan

pendidikan , latihan dan pengalaman kerja

pengetahuan dan keterampilan
fisik dan mental
umur dan jenis kelamin

Jadi, spesifikasi pekerjaan adlah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang

yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa spesifikasi jabatan
menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia degan
menguraikan persyratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki
suatu jabatan , agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik.seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan
baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan
kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia
melakukan
pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan

sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya.

Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai
dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan
untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin
2.3.2 tujuan menyusun spesifikasi jabatan
1. Menemukan pekerja yang prospektif
Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk
pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada ,juga akan
membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar
pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada
2. Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam recruitment merupakan
gambaran calon pekerja . sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi
perkenalan pertama untuk calon.oleh karena itu penting bahwa itu adalah
professional dan menggambarkan citra yang tepat. Sehingga ketika anda
menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai.
3. Mengatur kompetensi organisasi
Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan speifikasi pekerjaan yang
akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang
sesuai
4. Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi karyawan.
Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari
potensi pekerja
5. Sebagai orientasi untuk calon
Calon dapat menentukan apakah dirinya berkualifikasi sesuai dengan
spesifikasi jabatan yang ada

2.3.3 manfaat uraian dan spesifikasi jabatan

Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan, sebagai hasil dari analisis jabatan
mempunyai banyak manfaat, Antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jaba
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, sdan penempatan
pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untu merencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja
2.3.4 konten spesifikasi jabatan
1.keterampilan
Setiap jabatan memerlukan keterampilan yang berbeda-beda untuk membantu
menjalankan suatu pekerjaan nantinya. Oleh sebab itu ,seorang pekerja harus

memiliki keterampilan tertentu agar mampu bkerja secara optimal. Keterampilan

dalam bekerja menurut Suparno dibedakan menjadi 2yaitu umum dan
khusus.macam-macam keterampilan khusus:
a.
b.
c.
d.

Keterampilan dalam bidang ilmu sesuai dengan jurusan yang diambilnya

Keterampian dalam menganalisis
Keterampilan dalam kewirausahaan
Keterampilan dalam wawasan bisnis

Sedangkan macam keterampilan secara umum yaitu:

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Keterampilan
Keterampilan
Keterampilan
Keterampilan
Keterampilan
Keterampilan

computer
berbahasa asing
berorganisasi
mendapatkan informasi
dalam pengembangan mutualisasi diri
dalam simulasi kerja

2.pengetahuan
Tingkat pengetahuan yang dimiliki seseorang untuk mampu mengemban sebuah
jabatan wajib disesuaikan dengan jabatan agar mampu menjalankan pekerjaan nya
dengan baik. Semakin tinggi jabatan , maka pengetahuan yang dimiliki juga harus
tinggi. Diharapkan dengan adanya pengetahuan
yang baik akan timbul
peningkatan kinerja dari pegawai sehingga dapat memberikan kontribusi positif
pada kemajuan organisasi. Akan tetapi ,Teichler(1997, 1998) menyampaikan hasil
survey di eropa
yang menunjukkan bahwa terlepas dari spesialisasi
pendidikannya , lulusan perguruan tinggi diharapkan dapat fleksibel mampu dan
mau memberikan kontribusi terhadap inovasi, mampu mengatasi ketidak pastian,
siap untuk belajar sepanjang hidup, memiliki sensitifitas social dan keterampilan
komunikasi, mampu bekerja dalam kelompok bertanggung jawab , menyiapkan diri
untuk menghadapi kompetisi internasional, memiliki pengetahuan di luar wilayah
spesifik keahliannya dan mengerti bagaimana cara mengkombinasikan berbagai
disiplin dan kreatif.
3.kemampuan
Yorke dan Knight(2006) mengenalkan konsep ke-bekerja-an(employability) atau
kemampuan bekerja yang didefinisikan sebagai sekumpulan pencapaian meliputi
keterampilan, pemahaman, dan atribut personal yang lebih memungkinkan lulusan
untuk memperoleh pekerjaan dan sukses dalam pilihan kerjanya serta memberi
keuntungan bagi diri mereka sendiri, tenaga kerja, masyarakat dan ekonomi secara
keseluruhan. Selanjutnya Yorke dan Knight(2006) menjelaskan bahwa ke bekerja
an sangat terkait dengan kapabilitas seperti dijelaskan oleh Stephenson(1998)
bahwa lulusan yang kapabel memliki kemampuan untuk:
a. Mengambil tindakan yang efektif dan tepat
b. Menjelaskna apa yang ingin mereka capai
c. Hidup dan bekerja dengan yang lain

d. Dapat terus belajar baik secara individual maupun dengan yang lain dalam
masyarakat yang beragam dan terus berubah
4.kepribadian
Seseorang harus mampu memahami kepribadiannya sendiri dan berusaha untuk
menimbulkan kekuatan atau sisi positif dari kepribadian yang dimilikinya. Hal ini
dilakukan terutam bila kepribadian ini merupakan factor penting dan sangat
berpengaruh besar dalam pekerjaan yang digelutinya(Littaeur,1992). Kepribadian
seseorang juga menentukan bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pekerja
saat harus bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan pekerja lain.
Kepribadian seseorang juga dapat membantu memiliki jenis pekerjaan yang tepat
5.minat
Minat menurut JP Chaplin dalam dictionary of psychology minat adalah sebuah
perasaan yang menilai aktifitas, pekerjaan atau obyek berharga atau dirinya sendiri.
Kerja menurut Moekijat(1984-356) adalah usaha yang dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Jadi,minat kerja adalah sebuah
perasaan yang menilai sebuah aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau berarti
dirinya sendiri dalam memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa minat kerja seseorang menentukan
perilaku dan perbuatan seeseorang
2.3.5. cara menyusun job specification
A. Langkah 1:mengumpulkan informasi pekerjaan meliputi unsur:
1. Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi
mereka berada
2. Kumpulkan smua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan posisi
B. Langkah 2:set up prosedur instruksi kerja . menyusun prosedur instruktur
kerja ,meliputi:
1. Prosedur
2. Instruksi pekerjaan
3. Mesin yang digunakan instruksi
4. MSDS(material safety data sheet)
C. Langkah 3: identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas
D. Langkah 4: buat job specification
Unsur yang dispesifikasi:
1. Administrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di bidang
perencanaan strategis dan pengembangan organisasi
2. Kemampuan untuk merancang dan melaksanakan pembangunan strategis
dan sumber daya rencana,khususnya di bidang pelayanan pengembangan
staf dan manajemen perubahan
3. Kemampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan pekerjaan ,
menangani tekanan dan mengambil keputusan mengenai jalannya organisasi
4. Kemampuan untuk mengembangkan , memantau dan memelihara informasi
manajemen system dan prosedur
5. Kemampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan pemasaran

6. Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk

pengalaman SORP(statement of recommended practice) akuntansi pedoman
dan rekening penghubung eksternal dengan auditor
7. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan langsung secara tertulis
dan lisan dengan orang dari berbagai organisasi dan customer,menganalisis
dan menginterpretasikan informasi kompleks untuk menghasilkan laporan
lisan dan tertulis yang jelas
8. Kemampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepada tim
9. Mengetahui persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan pengembangan
bisnis dan perekrutan staf dan sukarelawan

BAB 5
PENUTUP

Kesimpulan:
Analisis jabatan akan menghasilkan job description dan job specification tetapi
terdapat perbedaan yang mendasar diantara keduanya. Job description adalah
tugas, tanggung jawab job description adalah harus melakukan.job descriotion yang
merupakan catatan dari kumpulan tugas, kewajiban, wewenang yang harus
dijalankan pada suatu jabatan. Job specification adalah persyaratan minimal yang
harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab
. berikut ini adalah gambar yang menjelaskan perbedaan job description dan job
specification:

no
1

perbedaan
Definisi

Tujuan

Pokok
bahasan

Manfaat

Job description
Merupakan
suatu
pernyataan
yang
mnjelaskan ruang lingkup,
tugas, tanggung jawab dan
gambaran suatu jabatan
Untuk menentukan tugas,
tanggung
jawab
dan
hubungan organisasi suatu
pekerjaan dengan pasti
Menjelaskan
tugas,
pekerjaan
,tanggung
jawab,kondisi kerja, juga
kompensasi suatu jabatan
Membantu
meningkatkan
kinerja suatu jabatan pada
organisasi tersebut

Job spesification
Merupakan suatu pernyataan
yang menjelaskan kualifikasi
persyaratan minimal suatu
jabatan
Untuk menentukan standard
an
kualifikasi
minimal
seseorang yang menempati
suatu jabatan
Menjelaskan
kemampuan
,keterampilan dan kualifikasi
seseorang untuk menempati
suatu jabatan
Mebantu
dalam
pengembangan karyawan

orientasi
tugas
Kualifikasi seseorang
Gambar perbedaan job description dan job specification
Sumber strategic approach to human resource management

Dengan adanya job description yang jelas dan job specification yang baik maka
dapat diperoleh orang-orang yang benar benar bermutu dan menguasai bidangnya
sehingga dicapai suatu kualitas kerja yang lebih baik dan kepatuhan terhadap
peraturan yang berlaku. Karyawan yang bekerja sesuai minat, serta memiliki
kemampuan dan kepribadian baik dalam melaksanakan tugasnya pasti akan
memperlihatkan kinerja yang produktif. Dapat dikatakan bahwa kualitas kerja akan
semakin meningkat dan menjadi lebih baik. Karyawan juga akan lebih patuh,hal ini
dapat terjadi bila dari awal telah dibuat suatu kesepakatan bersama yang bersifat
terikat Antara individu tersebut dengan perusahaan.kerja akan semakin meningkat
dan menjadi lebih baik. Karyawan juga akan lebih patuh,hal ini dapat terjadi bila
dari awal telah dibuat suatu kesepakatan bersama yang bersifat terikat Antara
individu tersebut dengan perusahaan.