Modul 3

Analisa Jabatan SDM Pelayanan Kesehatan

Oleh: Deasy Febriyanty, S.KM., M.KM
Dosen Program Studi Kesehatan Masyarakat,
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan
Universitas Esa Unggul

I. Pendahuluan

Kegiatan utama dalam manajemen sumber daya manusia yakni

melakukan fungsi-fungsi MSDM secara tepat dan benar. Tepat adalah
bahwa setiap fungsi yang dilakukan sesuai dengan yang diinginkan oleh
manajemen, sedangkan benar adalah cara untuk menjalankan fungsi
MSDM tersebut. Salah satu fungsi MSDM yang pertama adalah Analisis
Jabatan (Job Analysis). Kegiatan di dalamnya adalah merumuskan
jabatan-jabatan yang dibutuhkan di dalam sebuah organisasi, kemudian
berapa banyak jabatan tersebut dibutuhkan. Penentuan jumlah jabatan
disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan dan aktivitas organisasi. Pada
akhirnya penentuan jumlah kebutuhan jabatan ini berdampak pada
adanya pembentukan struktur organisasi. Besar kecilnya struktur
organisasi ditentukan dari banyak atau tidaknya jumlah suatu jabatan yang
adanpada organisasi tersebut.
Langkah berikutnya setelah menentukan jumlah jabatan dengan
struktur organisasi yakni menentukan uraian tugas, wewenang dan
tanggung jawab untuk masing-masing jabatan. Apa saja pekerjaan utama
dan apa saja pekerjaan tambahan dijelaskan dan diuraikan.Wewenang
dari setiap SDM juga diputuskan dan batas kewenangannya diatur dan
dibuat bergantung pada banyaknya resiko kerja dan beban kerja yang
diembannya. Wewenang dapat memudahkan pemilik jabatan dalam
mengambil keputusan atas aktivitasnya. Setelah menentukan wewenang,
tugas dan tanggung jawab maka berikutnya adalah menentukan syarat-
syarat untuk mengisi jabatan yang tetah disediakan. Setelah persyaratan
jabatan terpenuhi, maka perlu disusun target yang harus dipenuhi untuk
setiap jabatan. Target tersebut haruslah sesuai dengan standar/indikator/
pencapaian yang harus dipenuhi. Hal ini diperlukan agar tenaga kerja
yang mengisi jabatan tersebut mampu memenuhi target yang telah
ditetapkan.
Analisis jabatan ini merupakan hal yang penting dalam sebuah
organisasi, karena tanpa analisis jabatan, seorang tenaga kerja tidak
bekerja secara serabutan karena telah ada pembagian tugas, wewenang
dan tanggung jawab, serta hal ini juga untuk kelancaran aktifitas sebuah
organisasi.
Sebagai contoh pada pelayanan kesehatan, yakni:
1. Seorang tenaga perawat “A”, dengan jabatan sebagai seorang
perawat di ruang rawat inap melakukan pelayanan asuhan

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 1

 keperawatan kepada pasien di ruang rawat inap. Tugas,
wewenang dan tanggung jawabnya adalah di ruang tersebut,
oleh karena itu, meskipun seorang tenaga perawat, dia tidak
serabutan bekerja di luar tugas dan tanggung jawabnya
2. Seorang tenaga Apoteker di RS “B” dengan jabatan sebagai
apoteker hanya melakukan pelayanan obat sesuai dengan
wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, apoteker tersebut
tidak melakukan tindakan medis lain
3. Organisasi haruslah menyusun analisis jabatan dengan sebaik
mungkin. Hal ini dilakukan
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumber daya
manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right
Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada
saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu
ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan
kemampuannya

II. Arti Penting dan Peranan Analisis Jabatan dalam MSDM

Analisis jabatan ini menjadi penting untuk dibuat oleh seluruh
organisasi. Dalam praktiknya nilai penting Analisa jabatan bagi organisasi
yakni;
Pertama, untuk membagi habis seluruh tugas-tugas masing-masing
divisi/unit/bagian. Hal apa saja yang harus dikerjakan, kapan dikerjakan,
siapa yang mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Setiap tugas
dan uraian jabatan yang diberikan haruslah mempertimbangkan beban
pekerjaan. Artinya seberapa mampu setiap tenaga kerja/pekerja untuk
memangku jabatan tersebut. Namun, juga harus dipertimbangkan jangan
sampai beban kerja yang diberikan berkurang. Hal lain yang sebaiknya
dipertimbangkan adalah mencegah agar tidak terjadi rangkap tugas antar
jabatan satu dengan yang lainnya.
Kedua, memberi Batasan kepada pemegang jabatan terkait wewenang
yang dapat diambil dalam suatu jabatan. Kemudian ditentukan batas-batas
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dalam mengambil keputusan.
Biasanya makin tinggi suatu jabatan, maka makin tinggi dan makin besar
kewenangan yang diembannya. Demikian pula sebaliknya, semakin rendah
suatu jabatan maka wewenangnya relative lebih kecil dan terbatas.
Ketiga, setelah melakukan pekerjaannya kepada siapa pemegang
jabatan harus bertanggung jawab. Maka haruslah ada tanggung jawab atas
pekerjaan yang dilakukannya, dan harus dijelaskan pula kepada jabatan
mana harus bertanggung jawab
Keempat, menentukan kualifikasi atau syarat-syarat untuk mengisi
suatu jabatan. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan beban kerja
yang diemban. Persyaratan untuk memegang suatu jabatan disesuaikan
dengan beban pekerjaan, dengan mempertimbangkan kemampuan,
keterampilan, kecakapan dan ketepatan dalam melakukan pekerjaan.
Kelima, untuk menentukan target pekerjaan yang harus dicapai untuk
setiap jabatan yang diembannya harus ditentukan hal-hal apa saja yang

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 2

harus dicapai dalam waktu tertentu sehingga dapat dilakukan pengukuran
terhadap kinerja dan produktivitas seseorang yang mengemban jabatan
tersebut. Dengan kata lain, terdapat standar pencapaian atau indicator
keberhasilan yang harus dicapai suatu jabatan.
Bagi sebuah organisasi termasuk pada organisasi pelayanan
kesehatan penyusunan analisis jabatan ini harus dilakukan sebaik mungkin.
Peranan analisis jabatan ini menjadi penting dalam manajemen sumber
daya manusia. Analisis jabatan diperlukan antara lain:
a. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
b. Menentukan besarnya upah
c. Merancang jalur karir pekerja / pegawai
d. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
e. Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Adapun nilai penting dari analisis jabatan bagi organisasi antara lain:
a. Mengetahui seberapa banyak jabatan yang ada di dalam sebuah
organisasi. Misalnya : Dalam struktur organisasi RS, terdapat Unit
Pelayanan Medis, Penunjang Medis, Administrasi dan keuangan,
Pemasaran dan Humas, dll. Dari strutur tersebut dapat dilihat
berapa banyak jabatan di dalam divisi tersebut
b. Adanya kejelasan tugas, misalnya seorang kepala keperawatan di
unit rawat inap di sebuah RS, berarti tugas nya secara jelas berada
membawahi seluruh rawat inap dengan tugas sebagai seorang
kepala unit keperawatan
c. Adanya kejelasan wewenang, misalnya bagaimana wewenang
perawat dan dokter dalam pemberian pelayanan kepada pasien
d. Adanya kejelasan tanggung jawab, misalnya tanggung jawab
perawat yakni memberikan asuhan keperawatan kepada pasien
sesuai dengan SOP yang berlaku
e. Untuk menentukan beban kerja masing-masing jabatan
f. Untuk mengetahui persyaratan masing-masing jabatan
g. Untuk menentukan target masing-masing jabatan
h. Kebutuhan tenaga kerja
i. Kebutuhan rekrutmen calon karyawan

III. Pengertian Analisis Jabatan

Terdapat beberapa pengertian mengenai analisis jabatan. Beberapa
sumber mengatakan; Analisis jabatan atau pekerjaan menurut Faustino Car
doso Gomes (1997) adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu
pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan
cara mengamati atau mengadakan wawancara terhadap pekerja, dengan
bukti-bukti yang benar dan supervisor. Sumber lain menyebutkan Analisis
jabatan atau pekerjaan adalah suatu proses, metode, dan teknik untuk
memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan
disajikan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan,
kekaryawanan, dan ketatalaksanaan (Samsudin, 2006).
Analisis jabatan menurut Moekijat (2007) memiliki arti penting sebagai
berikut:

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 3

a. Menilai bagaimana tantangan lingkungan memengaruhi jabatan-
jabatan perseorangan;
b. Menghapuskan syarat-syarat jabatan yang tidak diperlukan yang dapat
menyebabkan diskniminasi/perbedaan dalam kesempatan kerja;
c. Menemukan unsur-unsur jabatan yang membantu atau menghalang-
halangi mutu kehidupan kerja;
d. Merencanakan syarat-syarat SDM yang akan datang;
e. Menyesuaikan pelamar jabatan dengan lowongan jabatan;
f. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerjabaru dan pekerjalama;
g. Membuat rencana untuk mengembangkan potensi karyawan;
h. Menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang realistik;
b. Menempatkan karyawan-pekerjadalam jabatan-jabatan yang
menggunakan kecakapan secara efektif;
c. Memberikan upah yang cukup kepada para pemegang jabatan.
Dengan demikian secara sederhana analisis jabatan adalah proses
menganalisa kebutuhan suatu pekerjaan dengan cara mengumpulkan dan
mengevaluasi tentang uraian pekerjaan, persyaratan suatu pekerjaan dan
standar pencapaian/indicator keberhasilannya

IV. Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan

Tujuan melakukan analisis jabatan adalah untuk memudahkan
organisasi dalam memetakan sumber daya sekarang dan di masa yang
akan datang. Selain itu untuk memudahkan organisasi untuk mengelola
SDM nya secara professional. Adapun manfaat dengan adanya Analisa
jabatan yang dilakukan sebuah organisasi yakni perencanaan SDM, beban
kerja, penarikan dan seleksi pegawai, pelatihan, penentuan kompensasi,
penilaian kinerja dan perencanaan karir.

V. Jenis Analisa Jabatan

Analisis jabatan dapat dibedakan ke dalam empat jenis, yaitu:
a. Job Analysis for personnel specifications, yaitu kegiatan yang bertujuan
untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan dan seorang calon
pekerjaagar dapat sukses dalam memangku suatu jabatan tertentu.
b. Job Analysis for Training Purpose, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk
menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam
mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru (untuk
keperluan pendidikan dan pelatihan).
c. Job Analysis for Setting Rates, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk
menentukan nilai masing-masing j abatan dalam suatu organisasi atau
perusahaan sehingga dapat ditentukan tingkat upah secara adil.
d. Job Analysis for Method Improvements, yaitu kegiatan yang bertujuan
untuk mempermudah cara bekerja bagi tenaga kerja pada suatu
jabatan atau jenis pekerjaan tertentu.

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 4

 VI. Metode Analisis Jabatan
Metode yang dapat digunakan dalam menganalisis jabatan adalah
sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi merupakan metode yang paling sederhana dilakukan untuk
memperoleh informasi baik langsung maupun tidak langsung tentang
pekerjaan suatu jabatan. Adapun langkah-langkah dalam observasi
dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yakni:
a. Dilakukan secara diam-diam mengamati pekerjaan yang dilakukan
seseorang. Akan lebih baik jika pekerja yang diamati merasa bahwa
dirinya tidak sedang diamati sehingga berjalan seperti biasa. Hasil
pengamatan ini kemudian dicatat sebagai hari informasi awal untuk
suatu pekerjaan
b. Memasang kamera tersembunyi untuk merekam aktivitas
pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dalam hal ini dapat dilihat
bagaimana ritme pekerjaan, apakah benar-benar sibuk atau lebih
banyak bersantai dan lebih banyak waktu kosong. Kondisi ini
kemudian dianalisis sehingga dapat dijadikan alat banding untuk
informasi berikutnya
c. Melakukan kerjasama dengan pekerja lain untuk memantau
pekerjaan yang sedang diobservasi, artinya kegiatan ini dilakukan
tanpa sepengetahuannya. Hal ini menjadi penting dilakukan karena
kalua sampai ketahuan maka hasilnya akan menjadi berbeda.
Hanya saja pemilihan orang yang akan dijadikan sebagai informan
harus selektif sehingga informasi yang diberikan benar-benar valid.
Kelebihan metode obervasi ini adalah dapat menggali informasi
pekerjaan secara aktual dan dapat memperoleh informasi dalam waktu
relatif singkat. Namun terdapat kelemahan metode obervasi yakni tidak
tepat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan yang intensif
serta tidak mungkin digunakan untuk menganalisis pekerjaan yang
berbahaya.
2. Wawancara
Cara yang kedua adalah dengan melakukan wawancara secara
langsung dengan pekerja yang mengerjakannya. Wawancara merupakan
cara untuk memperoleh data secara langsung dari pekerja yang
bersangkutan. Dalam melakukan wawancara diperlukan Teknik agar
karyawan yang diwawancarai dapat memberikan informasi yang cukup dan
lengkap dengan kondisi yang sebenarnya
Kelebihan metode wawancara adaiah:
a. Dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan
tidak standar.
b. Lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan metode lain
Sedangkan kelemahan metode wawancara adalah:
a. Pekerja yang diwawancari cenderung tidak jujur dalam memberikan
jawaban karena merasa curiga.
b. Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalahtafsirkan.

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 5

 Namun kelemahan dari metode ini dapat dikurangi dengan bantuan
metode lain

3. Kuesioner/angket
Penyebaran kuesioner/angket atau daftar pertanyaan yang diberikan
kepada pekerja yang dituju. Hal ini dilakukan jika kesulitan dengan metode
wawancara sehingga pekerja cukup diminta untuk menjawab pertanyaan
yang diajukan kepadanya. Kuesioner/angket juga dapat digunakan untuk
melengkapi hasil wawancara yang dirasa belum lengkap dan belum cukup
informasinya atau sebagai alat pembanding. Yang perlu diperhatikan
adalah dalam menyusun sebuah instrument pertanyaan dalam
kuesioner/angket, pertanyaan yang diajukan haruslah jelas, lengkap dan
tidak bertele-tele.
Kelebihan metode kuesioner/angket adalah:
a. Mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban.
b. Pertanyaan kuesioner/angket dapat dibuat sesuai kebutuhan.
c. Menghemat penggunaan waktu dan tenaga.
d. Informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif.
Namun terdapat kelemahan metode angket adalah:
a. Kurang produktif dalam menggunakan waktu.
b. Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan.
c. Kuesioner/angket belum tentu dapat menyelesaikan semua
masalah.
d. Kurang efektif digunakan pada pekerjaperseorangan

4. Catatan Laporan
Yakni dengan cara melihat catatan atau melalui catatan laporan hasil
pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Dari laporan ini dapat
diketahui sebagai tambahan informasi terhadap hasil actual yang telah
dilakukannya baik harian, mingguan atau pun bulanan. Dari catatan laporan
tersebut dapat diperoleh informasi dan terlihat jelas aktivitas yang telah
dilakukan pekerja pada periode tertentu.

5. Membandingkan pekerjaan yang sama di organisasi yang lain

Cara ini dapat dilakukan dengan membandingkan suatu pekerjaan yang
sama yang dilakukan di perusahaan atau organisasi yang lain dengan
jabatan dan fungsi yang sama. Hanya saja kegiatan membandingkan ini
hanya sebagai tambahan untuk pengambilan keputusan. Perlu diperhatikan
jenis pekerjaan yang sama dengan luasnya lingkup pekerjaan juga sama.
Cara lain yang dapat ditempuh dengan membaca dan mencari referensi
atau literatur yang berkaitan dengan suatu jabatan yang dilakukan oleh
berbagai organisasi pada umumnya atau misalnya organisasi di seluruh
dunia. Cara ini dapat dipakai untuk memperkaya pemenuhan kebutuhan
jabatan.

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 6

 Dari uraian di atas, kombinasi dari beberapa cara di atas akan
menghasilkan analisis jabatan yang terbaik. Kelemahan dan kekurangan
metode tertentu akan dapat tertutupi dengan kekuatan dari metode yang
lain. Sehingga kumpulan dari hal-hal yang terbaiklah yang akan dijadikan
sebagai acuan untuk menyusun analisis jabatan yang benar.

VII. Analisis Beban Kerja

Setiap jabatan memiliki sebuah standar kerja yang harus dipenuhi.
Standar inilah yang digunakan untuk mengukur kinerja pekerja sesuai
dengan jabatannya. Dan ketika dikaitkan dengan beban kerja, hal ini akan
saling terkait karena beban kerja merupakan beban yang akan diemban
oleh suatu jabatan sesuai dengan standar kerja yang telah ditetapkan.
Misalnya di dalam RS, untuk melayani 100 orang pasien berapa orang
perawat yang diperlukan dalam memberikan pelayanan kepada 100 orang
pasien.
Analisis beban kerja perlu dilakukan dan sangat bermanfaat bagi
manajemen SDM, yakni:
1. Sebagai dasar utnuk merencanakan waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan. Artinya manajemen dapat membagi
waktu kerja untuk masing-masing pekerjaan dengan beban yang
dimiliki. Penentuan waktu yang harus dikerjakan mengacu kepada
standar penyelesaian dari pekerjaannya
2. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada, sehingga tidak ada
kekurangan pekerjaan atau yang berlebihan. Baik kekurangan maupun
kelebihan pekerjaan akan membuat tidak efektifnya pekerjaan itu
sendiri
3. Sebagai dasar penentuan keseimbangan dalam pembagian kerja antar
unit atau antar bagian di dalam organisasi
4. Sebagai dasar untuk menentukan system dan prosedur kerja
5. Sebagai dasalh satu dasar untuk menetapkan standar prestasi kerja
seseorang.
6. Sebagai dasar untuk menentukan kebijakan pemberian kompensasi
baik berupa gaji, bonus, insentif atau benefit lainnya
7. Sebagai dasar untuk menentukan jenjang karir, apakah diperlukan
promosi, demosi atau mutase/rotasi.
8. Sebagai dasar untuk menetukan pelatihan bagi pekerja yang dirasakan
masih belum mampu memenuhi beban kerjanya.
Analisis beban kerja tidak hanya berguna bagi manajemen SDM,
namun dapat dijadikan pertimbangan dari sisi keuangan, yakni untuk
menentukan harga pokok suatu produk atau jasa yang diperhitungkan juga
dengan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk suatu jabata. Selain itu
pengendalian terhadap biaya yang dikeluarkan baik untuk biaya gaji, upah,
lembur atau biaya lain

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 7

 VIII. Metode Analisis Beban Kerja
Menghitung beban kerja tidaklah mudah. Terkadang pekerja
mengeluhkan bahwa dirinya lelah dalam pekerjaannya, terlalu banyak
lembur, beban kerja tinggi. Dalam melihat beban kerja ini terdapat beberapa
pendekatan atau cara mengukur beban kerja.
Cara menghitung beban kerja pekerja dapat dilakukan dengan 3 (tiga)
cara, yakni :
1. Work sampling
2. Time motion study
3. Daily log

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 8

 Daftar Pustaka

Aditama, Tjandra Yoga. (2004). Manajemen Administrasi Rumah Sakit.

Edisi kedua. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Gomes, Faustino Cardoso. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Edisi Kedua. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset
Hamali, Arif Yusuf. (2016). Pemahaman Manajemen Sumber Daya
Manusia. PT Buku Seru
Handoko, T Hani. (2000). Manajemen Personalia dan Sumber Daya
Manusia. Cetakan ke dua belas. Yogyakarta: BFFE
Hasibuan, Malayu. S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Cetakan ke Sembilan. Jakarta: PT Bumi Aksara
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit
BPFE. Yogyakarta.
Ilyas, Yaslis. (2013). Perencanaan SDM Rumah Sakit. Depok: Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
Kasmir. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik).
Jakarta: PT Rajagrafindo Persada Indonesia
Kurniati, Anna dan Effendi, Ferry. (2012). Kajian SDM Kesehatan Di
Indonesia. Jakarta: Penerbit Salemba Medika
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. (2007). Manajemen Sumber Daya
Manusia. Cetakan Ke Tujuh. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Marwansyah. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Alfabeta CV
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Sadili, Samsudin. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Pustaka Setia.
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit
Djambatan.
Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi
Pertama. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu,
Supomo, R dan Nurhayati, Ety. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yrama Widya.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary. (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi
Personalia. Penerbit Rineka Cipta

ANALISA JABATAN SDM PADA PELAYANAN KESEHATAN 9