PELATIHAN NASIONAL DUA HARI

MANAJEMEN KEARSIPAN WITH FILLING SYSTEM

Nomor
Lampiran
Perihal

: 01/PN-BMC/I/2017
: 1 (satu) Berkas
: Undangan Pelatihan

Jakarta, 09 Januari 2017

Kepada Yth :
Direktur/ Pimpinan
PERUSAHAAN BUMN/ BUMD/ SWASTA
RUMAH SAKIT PEMERINTAH/ SWASTA
Di,Tempat
Up. Divisi SDM & Umum/ HRD/ Office Manager/ GA Officer/ Sekretaris
Dengan Hormat,
Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola
dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor
dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S
(lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya
pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup master book lokasi aset, status
aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan
adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan.
Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting.
Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu
saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Sehubungan dengan hal tersebut maka kami dari Lembaga Bina Manajemen
Center (BMC) akan melaksanakan Pelatihan Nasional Dua Hari dengan tema diatas, Yang
akan di laksanakan pada :
HARI/TANGGAL

WAKTU

TEMPAT PELAKSANAAN
Hotel Oasis Amir Jakarta
09 10 Februari 2017
08.30 16.30 WIB
Jl. Senen Raya Kav. 135 137 Jakarta
Pusat
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik
sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi
dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai
standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management)
agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja. Untuk Informasi
dan pendaftaran kepesertaan harap menghubungi:

Sdr. A K B A L
0823-4640-9977
Demikian undangan ini kami sampaikan atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
BINA MANAJEMEN CENTER

Asriandi Achmad
Ketua Pelaksana

Sekretariat: Jl. Walang Sari I No. 10 Jakarta 14260

Tlp. (021)4393 6642 Faks. (021)4393 6642 Email : admin@lembaga-bmc.com

MATERI BAHASAN
HARI PERTAMA

09.00 16.00 WIB

PARADIGMA DAN FILOSOFI MANAJEMEN

KANTOR MODERN

HARI KEDUA

09.00 16.00 WIB

ASPEK STRATEGIS DAN TREND KE DEPAN

MANAJEMEN FILING MODERN: PENERAPAN EFILING DAN DOCUMENT MANAGEMENT

1. Keunggulan bersaing di era informasi dan

design.
1. Trend terbaru: electronic filing dan document
2. Efektivitas
pengelolaan
kantor
dan
management dalam bisnis.
hubungannya dengan manajemen manusia.
2. Beragam keunggulan dari electronic filing dan
3. Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor
document management pada:Penemuan arsip,
dalam pengelolaan produktivitas.
penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan
4. Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang
pemusnahan arsip.
vs barat dan implikasinya.
3. Alur surat keluar dan surat masuk serta alih
media termasuk media digital.
PRINSIP DASAR MANAJEMEN KANTOR & FILING
4. Sistem indeks dan abjad dalam filing.
BERDASARKAN 5S (5R)
1. Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya
PENTINGNYA SOP DALAM BISNIS: PEMBUATAN,
di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S
PENERAPAN, PELEMBAGAAN
bekerja.
1. Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit
2. Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas)
dan Costnya.
dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke 2. Sejarah
terjadinya
SOP
terkait
dengan
(Rawat).
pendekatan yang dipilih : hirarki, beda
3. Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin)
pendekatan = beda istilah.
dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus 3. Motivasi & Urgensi dasar pembuatan SOP :
(identifikasi dan peningkatan pemahaman).
Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
ATURAN (PEDOMAN) UMUM PENGELOLAAN ARSIP 4. Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat /
DAN INVENTARIS KANTOR
lengkap).
1. Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: 5. Peringkat kinerja dan service level.
strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business 6. Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
7. Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para
documents.
karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang
2. Latihan: menentukan tingkat urgensi dan
terkait.
confidentiality arsip.
3. Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan
CHANGE MANAGEMENT DALAM PENERAPAN
tujuan penyimpanan arsip.
SOP BARU
4. Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
1. Penggunaan
SIPOC
review
dalam
Change
5. Kewenangan sekretaris / pengelola arsip
Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
6. Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat 2. Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba
RAHASIA.
Kaizen) dan Walk the talk.
SISTEM KORESPONDENSI & PENGARSIPAN
3. Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN
( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS )
yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok
kerja masing-masing,
1. Membahas pengertian arsip, langkah-langkah
4.
Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan
pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan
penentuan waktu pelaksanaannnya
pemeliharaannya.
2. Membahas tentang tahapan filing yang baik
LATIHAN PEMBUATAN DAN FINALISASI RENCANA
dan jenis-jenis filing system yang tepat di
KERJA PEMBUATAN SOP DAN SISTEM KEARSIPAN
perusahaan.
PERUSAHAAN
3. Electronic Filing, document management 1. Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan
software (system), trend baru dan model
(corner & office)
pelaksanaannya.
2. Latihan Final dan presentasi kelompok membuat

NARASUMBER
Drs. AHMADI AIDI, Akt, Ak, CA, M.Kom.

rencana kerja: (1) pembuatan tim (2) Rencana

gemba Kaizen (3) Rencana Implementasi (4)

 IR. THOMAS HIDAYAT KURNIAWAN, MM.

Rencana pembudayaan.

FORMULIR PENDAFTARAN

Instansi/Perusahaan

: .......

Alamat Kantor

: .......

Telp. Kantor

No.

: Fax . e-Mail .

Nama Lengkap Peserta

Jabatan

No. Hp

1.
2.
3.

Formulir ini di isi dan di fak (021)4393

6642 atau di e-mail ke admin@lembaga-

BIAYA KONSTRIBUSI WORKSHOP

@Rp.3.500.000,-/Peserta
( Tidak Termasuk Penginapan )

bmc.com
PEMBAYARAN
Kontak Pendaftaran
T transfer
Tunai Di Tempat Pelakasaan
0823 4640 9977 ( Sdr. A K B A L )
BANK MANDIRI CAB. JAKARTA PLUMPANG
NOMOR REK. 120-00-1040693-7 A/N : LEMBAGA BINA MANAGEMEN CENTER