Pengertian dan Fungsi Manajemen

Manajemen berasal dari kata manage dan dalam bahasa latin manus, yang berarti:
memimpin, menangani, mengatur, atau membimbing. Pengertian manajemen menurut George R.
Terry (1972), adalah:
Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan
Perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia
dan sumber-sumber lainnya.
Fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen menurut Basu Swasta (1996), yaitu
suatu proses dari tindakan untukmelakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Perencanaan (planning)
Yaitu fungsi perencanaan yang mencakupi; penetapan tujuan dan standar, penentuan
aturan dan prosedur, pembuatan rencana serta ramalan (prediksi) apa yang diperkirakan
akan terjadi.
2. Pengorganisasian (organizing)
Fungsi pengorganisasian di sini meliputi: pemberian tugas yang terpisah kepada
masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan jalur suatu
wewenang/tanggung jawab dan sistem komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap
karyawan di dalam satu tim kerja yang solid dan terorganisir.
3. Penyusunan (staffing)
Fungsi ini meliputi; penentuan dan persyaratan personel yang dipekerjakan, menarik
dan memilih calon karyawan, menentukan job description dan persyaratan teknis suatu
pekerjaan, penilaian, pelatihan, termasuk pengembangan kualitas dan kuantitas karyawan
sebagai acuan untuk penyusunan setiap fungsi dalam manajemen organisasi.

4. Memimpin (leading)
Fungsi memimpin meliputi: membuat orang lain melakukan pekerjaan, mendorong
dan memotivasi bawahan, serta menciptakan iklim atau suasana pekerjaan yang kondusif,
1

khususnya dalam metode komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya, diharapkan
timbulnya saling pengertian dan kepercayaan yang baik. Menumbuhkembangkan disiplin
kerja dansense of belonging pada setiap karyawannya, serta jajaran manajemen (publik
internal).
5. Pengawasan (controlling)
Fungsi terakhir manajemen ini mencakupi; persiapan suatu standar kualitas dan
kuantitas

hasil

kerja,

baik

berbentuk

produk

maupun

jasa

yang

diberikan

perusahaan/organisasi dalam upaya pencapaian tujuan kepuasan bersama, produktivitas

dan terciptanya citra yang positif.
Sebagai ilmu pengetahuan, manajemen adalah bersifat universal dan sistematis, yaitu
mencakup kaidah-kaidah, prinsip dan konsepsi. Sebagai seni, manajemen adalah bagaimana
cara untuk memimpin sekelompok orang atau tim kerja dalam suatu organisasi. Organisasi
tersebut sebagai kerangka karya (frame of work) dari suatu proses manajemen yang
menunjukkan adanya pembagian tugas (job description) dan memenuhi persyaratan (spesifikasi
teknis) tertentu yang jelas bagi setiap personel dalam melakukan pekerjaannya masing-masing
dalam suatu organisasi.
Dalam sistem manajemen tersebut terdapat dua klasifikasi yaitu yang memimpin dan yang
dipimpin. Dari segi komunikasi ada dua yaitu komunikasi antar manajemen dan komunikasi
antar karyawan. Jadi dalam organisasi terdapat dua unsur peranan komunikasi, yaitu komunikasi
manajemen (management communication atau disebut juga komunikasi organisasional), dan
komunikasi antar manusia (human relations communication).

Komunikasi Dalam Manajemen

Menurut George R. Terry (1972), pada suatu manajemen terdapat lima macam komunikasi di
dalam organisasi, yaitu secara garis besar dapat berbentuk, antara lain:
2

a) Komunikasi formal, yang biasanya komunikasi dalam jalur organisasi yang formal,
memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan
dan tertulis sesuai dengan prosedur yang berlaku, dari arus atasan ke bawahan atau
sebaliknya.
b) Komunikasi non formal, yaitu di luar komunikasi formal secara fungsional, di mana
terjadi secara tiba-tiba atau spontan dari suatu kondisi yang tidak diharapkan melakukan
komunikasi secara tidak formal (hubungan antar pribadi dengan orang lain) dalam hal
menjelaskan, atau sumbang saran tentang sesuatu yang berkaitan dengan tugas,
kewajiban, produksi dan lain sebagainya. Biasanya komunikasi non formal cukup efektif
dilakukan pada perusahaan bersifat padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak
serta tidak terlalu teknis, cara bekerja permanen dan terus menerus/kontinu.
c) Komunikasi informal, mungkin lebih dekat dengan komunikasi non formal, karena
terjadinya kontak human relations lebih dominan yang berkaitan dengan aspek-aspek
kejiwaan, lebih sensitif, dan sentimentil. Komunikasi informal tersebut banyak
dipergunakan oleh pihak bagian personel dalam upaya menggali atau mengetahui lebih
mendalam mengenai aspek psikologis atas karyawan/pekerja yang bermasalah dengan
kehidupannya sehari-hari di luar pekerjannya. Misalnya, sebelumnya prestasi karyawan
bersangkutan cukup rajin dan produktif, kemudian sering mankir atau sering membuat
kesalahan yang cukup berat pada pekerjaannya.
d) Komunikasi teknis, hubungan komunikasi di sini lebih bersifat teknis yang hanya dapat
dipahami atau dimengerti oleh para ahli/tenaga kerja khusus yang berkaitan dengan
pekerjaan tertentu. Misalnya, komunikasi bidang pekerjaan teknik mesin industri, arsitek,
rancang bangun/konstruksi dan program komputerisasi, internet serta elektronik mail dan
lain sebagainya.
e) Komunikasi prosedural, biasanya komunikasi di sini lebih dekat dengan komunikasi
formal,misalnya, pedoman teknis pekerjaan (manual), peraturan perusahaan atau
kebijaksanaan pimpinan, instruksi tertulis, memo, laporan berkala bulanan/tahunan, tata
cara proses dan penyelesaian suatu pekerjaan. Hubungan pekerjaan antara pimpinan dan
bawahan ditetapkan dalam bantuk peraturan mengenai suatu deskripsi jabatan

(penjelasan) dan spesifikasi (persyaratan) teknis atau tertulis rinci, baik mengenai fungsi,
wewenang, maupun tanggung jawab masing-masing personel/karyawan.

Dasar-dasar Manajemen Humas

Peranan public relations dalam sebuah organisasi adalah berkaitan dengan tujuan utama dan
fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar manajemen tersebut merupakan suatu proses
kegiatan atau pencapaian suatu tujuan pokok dari organisasi/lembaga, dan biasanya berkaitan
4

dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber-sumber (sumber daya) yang dimiliki oleh
organisasi/lembaga bersangkutan,
Unsur-unsur sumber daya tersebut dinamakan dengan 6-M, yaitu: sumber daya manusia
(men), sumber material/barang yang dikuasai (material), alat atau perkakas mesin produksi
dimiliki (machine), kemampuan keuangan (money), metode yang dipergunakan (method), dan
perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju (market).
Berhasil atau tidaknya peranan public relations dalam menunjang fungsi-fungsi manajemen
perusahaan untuk mencapai tujuan bersama itu tidak terlepas dari kemampuan untuk
memanfaatkan unsur-unsur sumber daya (6-M sources). Jadi Pejabat Humas dituntut untuk
mampu mengkoordinasikan seluruh unsur sumber daya yang ada dalam 6-M melalui
konsekuensi: a) kemampuannya sebagai manajemen teknis (technical management), dan b)
kemampuan sebagai manajer profesional yang ahli (manajerial skill).
Seorang Manajer Humas/PR memiliki kemampuan cukup komplet, yang merupakan suatu
gabungan seni (arts aspect) dengan memadukan sebagai seorang profesional, baik dalam
kemampuannya sebagai manajer manjemen teknis, dapat menggiatkan pihak lain (motivator),
komunikator, perencanaan, pelaksanaan, dan hingga evaluasi program kerja.
Menurut Robert Kreitener, (pakar manjemen dari Arizona State University), mengatakan
bahwa:
Manajemen ialah proses bekerja sama dengan dan melalui orang-orang lain untuk mencapai
tujuan organisasi dalam lingkungan yang mengalami perubahan. Proses manajemen tersebut
terpusat pada pemanfaatan atau penggunaan sumber daya yang terbatas secara efektif dan
efisien.
Pada dasarnya seorang praktisi humas harus mempunyai keterampilan khusus, yaitu:

Sebagai creator : memiliki kreatifitas dalam penciptaan suatu gagasan, ide-ide atau

buah pemikiran yang cemerlang.

Conceptor : mempunyai kemampuan (skill) sebagai konseptor dalam hal penyusunan
program kerja kehumasan, dan rencana program lainnya.
5

Mediator : kemampuan untuk menguasai teknik komunikasi, baik secar lisan maupun
tertulis dalam penyampaian pesan atau informasi dari lembaga/organisasi yang

diwakilinya kepada publik.

Problem solver : mampu mengatasi setiap permasalahan yang dihadapinya, baik
secara pro-aktif, antisipatif, inovatif, dinamis dan solutif.

Public relations merupakan sebagai perantara antara pimpinan organisasi dengan publiknya,
baik dalam upaya membina hubungan masyarakat internal maupun eksternal. Sebagai publik,
mereka berhak mengetahui rencana-rencana usaha suatu organisasi/perusahaan berdasarkan
keadaan, harapan-harapan, keinginan-keinginan publik sebagai sasarannya.
Kegiatan utama dari Humas dalam mewakili top manajemen suatu lembaga atau organisasi
tersebut merupakan kegiatan two ways communication yang merupakan ciri khas dari peranan
public relations, karena salah satu tugas PR adalah bertindak sebagai nara sumber informasi
(source of informations) dan saluran informasi (channel of informations).

Sejarah Manajemen Humas

Menurut sejarah munculnya istilah Manajemen Humas tersebut pada awalnya, ketika suatu
metode public relationstengah menghadapai suatu puncak krisis pada tahun 1906, dimana terjadi
pemogokan perburuhan secara total di industri pertambangan batu bara di Amerika Serikat,
sebagai akibatnya adalah terancamnya kelumpuhan total terhadap industri batu bara terbesar di
negara tersebut.
6

Pada titik puncak krisis yang berlangsung tersebut, muncullah Ivy Ledbetter Lee, seorang
tokoh public relations/Humas pertama, yang berlatar belakang seorang jurnalis dengan
mengajukan manajemen humas sebagai salah satu solusi atau sebagian jalan keluar untuk
mengatasi krisis yang tengah terjadi di industri batu bara di Amerika Serikat, sebagai dampak
dari kasus pemogokan total yang dilancarkan oleh pekerja dalam upaya menuntut hak-hak
kesejahteraan dan kenaikan upah yang layak dari pihak pemilik perusahaan.
Syarat untuk pemecahan dari kasus krisis industri dan pemogokan buruh di industri
pertambangan batu bara tersebut, maka Ivy Lee mengajukan beberapa usulan atau persyaratan
yang bersifat revolusioner dan merupakan terobosan besar menyangkut peranan PR/Humas
untuk mampu mengatasi masalah besar pada waktu itu melalui suatu konsepsi prinsip-prinsip
dasar, yaitu:
Pertama:

Membentuk manajemen humas untuk mengatur arus informasi/berita

Bekerja sama dengan pihak pers
Duduk sebagai top pimpinan perusahaan, dan langsung pengambil keputusan tertinggi
(decision makers dan policy makers). Dalam hal ini, Ivy Lee, ditunjuk sebagaiExecutive
Assistant to President Director dalam struktur manajemen perusahaan.

Kedua:
Diberi wewenang penuh dalam melaksanakan fungsi dan peranan sebagai pejabat humas
untuk mengelola menajemen humas.
Ketiga:

Manajemen humas, yang nota bene terkait dengan manajemen perusahaan industri
pertambangan batu bara tersebut, harus bersifat terbuka (open communication), baik kepada
khalayak/publik, pekerja, maupun pihak pers. Dengan mengacu pada Declaration of Principles
atau Prinsip-prinsip dasar.
Jadi gabungan istilah manajemen krisis dan humas tersebut terkandung pengertian tentang
kemampuan praktisi humas (public relations officers) untuk memimpin, melakukan peranan
komunikasi dan mengelola saluran informasi (management of communication) demi tercapainya
pemahaman suatu permasalahan, untuk mengatasi krisis (sense of crisis recovery), kepentingan
publikasi dan menciptakan citra posistif bagi lembaga/organisasi yang diwakilinya itu.
Pelaksanaan komunikasi timbal balik antara lembaga/organisasi dan pihak public relations
pada suatu perusahaan yaitu dengan membentuk manajemen humas baik secara teknis
operasional maupun manajerialnya, maka pejabat humas dan staffnya mempunyai tanggung
jawab dan memiliki wewenang untuk menyusun program acara (special events program and
agenda setting) mulai dari pengmpulan data, mendefinisi masalah, kemudian melakukan
perencanaan, pelaksanaan, komunikasi dan hingga mengadakan pengawasan/penilaian hasil yang
dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas.

Faktor yang cukup penting dalam menetukan keberhasilan atau tidaknya tentang pelaksanaan
program acara atau aktivitas kerja Humas/PR yang telah disusun tersebut, yaitu: Bagaimana
perencanaan kerja dan komunikasi dari Humas/PR (how to communicator), peranan untuk
pelaksanaannya, menyediakan komunikasi dua arah timbal balik dalam penyampaian pesan
(message), mengolah dan menyalurkan informasi (communication channel) kepada publiknya

(komunikan), dengan tujuan untuk mencpai citra positif (effect) bagi organisasi yang diwakilinya
itu.
Hal ini dinamakan kemampuan dari aspek teknis operasional dan manajerial dari
PRO/pejabat humas bersangkutan, yakni dapat disebut sebagai proses dalam melaksanakan
fungsi-fungsi dan konsepsi dari manajemen humas dalam suatu perusahaan sedang
mengantisipasi dan menghadapi krisis.

Pengertian Manajemen Humas

Untuk memahami pengertian manajemen humas dapat dilihat secara konseptual, fungsional
dan unsur-unsurnya dalam kegiatan, serta faktor-faktor yang mempengaruhi pengertian
manajemen humas dalam suatu organisasi,baik untuk tujuan komunikasi dua arah timbal balik
(reciprocal communication), membangun hubungan baik (relationship) maupun komunikasi
9

persuasif yang searah (one way persuasive communication) yang pada akhirnya bertujuan untuk
membangun saling pengertian, menghargai, dukungan baik dan hingga menciptakan citra positif.
Menurut Cutlip and Center, dalam bukunya Effective Public Relations, mengatakan public
relations dapat dibedakan sebagai fungsi manajemen, yaitu melalui konsep kegiatan administrasi
(operating concept of administration) dan sebagai fungsi staff khusus dalam pelayanan
administrasi (specialized staff function serving administrator). Sedangkan sebagai fungsi
komunikasi, seperti dijelaskan di atas bahwa pihak public relationsmelaksanakan kegiatan
komunikasi antara lembaga yang diwakilinya dan dengan pihak publik sebagai sasarannya.
Kegiatan manajemen humas, selain melaksanakan fungsi-fungsi pokok manajemen secara
umum perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, staff, pengawasan, dan penilaian yaitu
pengertian manajemen humas (public relations management) menurut Mc Elreath, dalam
bukunya Managing Systematic and Ethical Public Relations, (1993) mengatakan:
managing public relations means researching, planning, implementing, and evaluating an
array of communication activities sponsored by the organization; from small group meetings to
international satellite linked press conference, from simple brochure to multimedia national
campaigns, from open house to grassroots political campaigns, from public services
announcement to crisis management.
Secara garis besar pengertian manajemen humas adalah kegiatan penelitian, perencanaan,
pelaksanaan, dan pengevaluasian dari suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh
organisasi; berawal dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers
melalui satelit internasional, pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia,
menyelenggarakan acara open house bagi pendukung kampanye politik dan pengumuman
pelayanan publik menghadapi kasus manajemen krisis.

10