Makalah Erp Semen Gresik PDF
Makalah Erp Semen Gresik PDF
PENDAHULUAN
ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan
semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan
pemasaran, pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM,
Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses
oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah
sebagai berikut :
1. Proses bisnis Best Practice
2. Integrasi dan real time
3. Fungsi Pengendalian
4. Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5. Ketepatan posting jurnal akuntansi
6. Pencatatan dari sumber transaksi
7. Flexible dan mudah dalam pemakaian
8. Paperless
Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi
data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan
keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur
untuk mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup banyak perusahaan yang
mengimplementasikan ERP diantaranya adalah Semen Gresik dengan software J.D.Edwards.
Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan ERP adalah perlu mempertimbangkan 3
komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT.
Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata-rata
kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey
adalah 50 persen sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan
standar kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish
Group menyatakan hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen
proyek dibatalkan dan 55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga
oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri
yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun
kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil
kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan
shareholdersnya (Garside, 2004).
1. Penurunan inventori
2. Penurunan tenaga kerja secara total
3. Peningkatan service level
4. Peningkatan kontrol keuangan
5. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open
source
Acumatica
Dynamics AX
Compiere
ORACLE
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Magic
aLTiUs
SAP
Onesoft
IFS
AGRESSO
INTACS
BOSERP
EuClid System
Mincom Ellipse
Axapta
SPIN Datadigi Indonesia
WD ERP-SYS
BAB 2
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP,
yaitu :
1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang
relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan
sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi
tersebut diantaranya adalah :
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun Semen Gresik
akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan
solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa
pemain semen terbesar di dunia
menggunakan solusi ini, seperti Lafarge,
Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz
Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian
modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa
diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase
ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar
60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari
berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul
Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari
kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko,
dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan
tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi
SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses
sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi
(bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per
satu.
PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar
itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik,
tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan
oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta
perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan
menjadi 3 aspek :
1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi
model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama
sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di
Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.
Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional
dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani
tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses
Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen
IT sendiri dan dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem
tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang
bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua
departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan
berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan
penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software
karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut
timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui
oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen
Gresik :
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang
diperoleh diantaranya :
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Implementasi ERP pada perusahaan dapat memberikan banyak keuntungan asalkan mampu
diimplementasi dengan baik. Namun implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang,
dimana pada awal implementasi perusahaan harus mengeluarkan modal yang sangat besar
dan ROI dapat dirasakan tidak dalam waktu dekat.
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan
implementasi ERP di PT. Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen
perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan
budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan
mempertimbangkan business process, people dan IT.
4.2 Saran
Setelah proses implementasi ERP, evaluasi jangan pernah lupa untuk dilakukan. Selain itu
selalu minta masukan dari user dan seluruh bagian yang terlibat dalam proses implementasi
ini untuk mengembangkan implementasi ini menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall.
USA.
Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.
http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973, diakses tanggal 25
Desember 2008.