LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

1. Judul Laporan : Instalasi Jaringan IndiHome

2. Identitas Penyusun
Nama : Ramadhan
NIS :
3. Tempat PRAKERIN
Nama : PT. TELKOM PLASA KUNINGAN
Bidang / Sektor Usaha : Lembaga Pendidikan
Alamat : Jl. Langlang Buana No.02 Kabupaten Kuningan
No. Telepon : Telp/Fax (0232)81111
Laporan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini telah diperiksa dan
memenuhi syarat untuk di sidangkan.
Selajambe, Maret 2016
Menyetujui,
Ketua Prodi TKJ Guru Pembimbing

TITO RAHAYU TITO RAHAYU

LEMBAR PENGESAHAN

2
 LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

Nama : Ramadhan
NIS :
Bidang Keahlian : Teknik Informatika
Kompetensi Keahlian : Teknik Komputer Dan Jaringan
Tempat PRAKERIN : PT. Telkom Plasa Kuningan
WaktuPelaksanaan : 5 Juni 15 September

Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin) ini telah diuji dan disetujui oleh :

Penguji I

TITO

Mengetahui
Ketua Prodi,

TITO

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

3
 Puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunianya terhadap penulis sehingga dapat
menyelesaikan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN), serta dapat menyusun
laporan hasil Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) dengan baik.
Laporan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini dapat disusun dengan
baik, tidak lepas dari bantuan pihak-pihak yang telah memberikan doa,
bimbingan dan dukungan sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk
penulis. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih
kepada:
1. Bapak Nurdin, S.Pd.I., selaku kepala sekolah SMK Al-ihya Selajambe
yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).
2. Ibu Fitri Harianingsih, M.Pd., selaku wakil kepala sekolah bidang
kurikulum di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Al-Ihya Selajambe-
Kuningan.
3. Bapak Drs. Eyo Suhaya, M.H Selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang
Kesiswaan di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Al-Ihya Selajambe-
Kuningan.
4. Ibu Dian Lestari, M.Pd., Selaku Ketua Prodi Administrasi Perkantoran
(AP).
5. Bapak Nana Sutarna, S.Pd.I, selaku ketua panitia Praktek Kerja Industri
yang telah membimbing penulis selama melaksanakan Praktek Kerja
Industri.
6. Ibu Desi Ratna Sari, S.Pd., selaku pembimbing Prakerin sekaligus
pembimbing penulisan laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang
telah membimbing penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Industri
dan banyak memberikan saran serta arahan dalam penulisan laporan.
7. Bapak H. Cece Hendriawan, M.Si.,Yang telah memberika izin dalam
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PRAKERIN).
8. Entin Suhartini, S.Esy selaku pembimbing di Universitas Islam Al-Ihya
yang telah banyak membantu,membimbing dalam pelaksanaan praktek
kerja industri di Universitas Al-Ihya.

4
 9. Bapak Drs. Suwarno, M.Pd., selaku pembimbing di Universitas Islam Al-
Ihya yang telah banyak membantu, membimbing dalam pelaksanaan
Praktek Kerja Industri di Universitas Al-Ihya.
10. Kedua Orang Tua Beserta Keluarga Tercinta yang telah memberikan Doa
dan Motivasinya setiap waktu kepada Penulis,sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan (PRAKERIN)
ini.
11. Semua Pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu dan memberikan kritik dan saran yang membangun kepada
penulis dalam penulisan laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyempurnakan
laporan Praktik Kerja Industri ini, akan tetapi mungkin masih ada kekurangan
dalam penulisan laporan ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun dari pembaca. Sehingga penulis dapat memperbaikinya
dalam penulisan karya tulis lainnya dilain waktu. Semoga Laporan ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan para pembaca.
Wassalamualaikum Wr.Wb.

Selajambe, Maret 2016

Penulis

Ramadhan

MOTO
5
 ANDA TIDAK AKAN MERASAKAN
INDAHNYA KESUKSESAN,TANPA
MERASAKAN PAHITNYA
KEGAGALAN

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.................................................................................... i

6
HALAMAN PERSETUJUAN..................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN...................................................................... iii
KATA PENGANTAR................................................................................... iv
MOTTO ...................................................................................................... vi
DAFTAR ISI................................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................ ix

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang................................................................................. 1
B. Pembatasan Topik Laporan.............................................................. 1
C. Tujuan dan Manfaat PRAKERIN..................................................... 1
BAB II PELAKSANAAN PRAKERIN
A. Waktu dan Tempat PRAKERIN....................................................... 3
B. Sejarah Singkat Tempat PRAKERIN............................................... 3
C. Visi dan Misi Tempat PRAKERIN.................................................. 4
D. Struktur Organisasi........................................................................... 6
E. Tugas dan Fungsi.............................................................................. 7
BAB III PEMBAHASAN PELAKSANAAN PRAKERIN
A. Jenis Pekerjaan Yang Dilakukan..................................................... 8
B. Hasil Yang Dicapai........................................................................... 9
C. Tinjauan Teoritis .............................................................................. 9
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan...................................................................................... 29
B. Saran................................................................................................. 29
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Numbering Filing System...................................................... 10

7
Gambar 1.2 Filling Cabinet....................................................................... 22
Gambar 1.3 Rotary Filling Cabinet........................................................... 23
Gambar 1.4 Lemari Arsip.......................................................................... 23
Gambar 1.5 Rak Arsip............................................................................... 24
Gambar 1.6 Stop Map................................................................................ 24
Gambar 1.7 Snelhecter............................................................................... 25
Gambar 1.8 Hanging Folder...................................................................... 25
Gambar 1.9 Guide...................................................................................... 26
Gambar 1.10 Ordner.................................................................................. 27
Gambar 1.11 Ferforator............................................................................. 27
Gambar 1.12 Numerator............................................................................ 28

DAFTAR LAMPIRAN
1. Foto Kegiatan
2. Riwayat Hidup
3. Jurnal Kegiatan

8
9
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) merupakan suatu program
Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), yang mendukung kegiatan
belajar siswa melalui praktik kerja secara langsung, dan para siswa dapat
membandingkan antara teori dengan praktik kerja secara nyata di dunia kerja.
Sehingga keahlian kerja secara profesional dapat tercapai.
Dalam aktivitas sehari-hari tentunya semua lembaga atau instansi tidak
lepas dari penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip. Kegiatan
pengarsipan di Universitas Islam Al-Ihya juga tidak lepas dari kegiatan
pengarsipan.
Akan tetapi di kampus Al-Ihya, penanganan arsip kurang sesuai dengan
apa yang diharapkan sehingga proses penanganan pengarsipan kurang efektif.
Oleh sebab itu penulis terinspirasi untuk mengambil topik laporan mengenai
Pengarsipan Melalui Sistem Nomor. Sehingga penulis dapat mengetahui
lebih lanjut mengenai proses penanganan arsip di Kampus Al-Ihya Kuningan.

B. Pembatasan Topik Laporan

Adapun permasalahan yang akan dibahas adalah proses
Penyimpanan Arsip Melalui Sistem Nomor di Kampus Al-Ihya
Kuningan.

C. Tujuan Dan Manfaat Prakerin

1. Tujuan Prakerin
Kegiatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang dilaksanakan
merupakan program pendidikan yang tentunya mempunyai tujuan yang
diharapkan dapat tercapai. Tujuannya yaitu sebagai berikut:
a. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian berkualitas; Yaitu
tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, dan
etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
b. Memperoleh Link and match antara sekolah dengan dunia kerja.

1
 c. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pendidikan dan
pelatihan tenaga kerja yang berkualitas.
d. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan.
2. Tujuan Pokok
Adapun tujuan pokok dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja
Industri (PRAKERIN) adalah untuk mengetahui bagaimana proses
penanganan pengarsipan dengan menggunakan sistem nomor.
Setiap kegiatan tentunya memiliki manfaat, demikian pula dengan
Praktik Kerja Industri yang telah dilaksanakan. Adapun manfaat Praktik
Kerja Industri sebagai berikut:
3. Manfaat Bagi Penulis
a. Mengetahui situasi dan kondisi di tempat kerja.
b. Suatu kegiatan untuk melatih mental.
c. Menimbuhkan rasa disiplin, motivasi kerja, tanggung jawab dan
etika.
d. Menambah pemahaman mengenai sistem kearsipan.
e. Menambah pengetahuan mengenai lembaga Pendidikan Kampus Al-
Ihya Kuningan
4. Manfaat bagi lembaga adalah:
a. Dapat mengenal kualitas lulusan SMK Al-Ihya Selajambe Kuningan
secara luas dan mendalam.
b. Peluang untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan
kebutuhan.
c. Dapat terbantunya pekerjaan kantor sehingga beban menjadi lebih
ringan.
5. Manfaat Bagi Pihak Lain
a. Dapat mengetahui gambaran mengenai pengarsipan di Kampus Al-
Ihya
b. Dapat menambah wawasan dalam hal pengarsipan

2
 BAB II
PELAKSANAAN PRAKERIN
A. Waktu dan Tempat Prakerin
Waktu pelaksanaan prakerin dilaksanakan selama 60 hari dimulai sejak
tanggal 04 Januari 2016 dan berakhir pada tanggal 31 Maret 2016, waktu yang
cukup panjang untuk mempelajari,mengetahui dan mengenal bagaimana cara
bekerja di dunia kerja.Lokasi praktik kerja industri penulis dilaksanakan di
Universitas Islam Al-Ilhya Kuningan yang terletak di Jl.Mayasih No.11 Kelurahan
Cigugur- Kuningan.

B. Sejarah
Universitas Islam Al-Ihya Kuningan,di singkat UNISA Kuningan berdiri
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 95/E/O2014 Yayasan Al-Ihya lahir sebagai lembaga
kemasyarakatan yang merasa terpanggil untuk ikut serta berkiprah dalam bidang
pendidikan. Maka dengan mempertimbangkan potensi dan kondisi masyarakat
tempat dimana dia berada,dan pengalaman yang dimiliki serta dengan mengharap
ridho Allah SWT,yayasan ini berketetapan hati untuk mendirikan Universitas
Islam Al-Ihya ( UNISA ) diKuningan.Universitas Islam Al-Ihya Kuningan
memiliki Empat lokasi Kampus, yakni Kampus I Cigugur beralamat di Jl.Mayasih
No.11 Cigugur Kuningan,Kampus II Selajambe Jl.Lapang Gintung No.09
Selajambe Kuningan dan Kampus III di Ciawigebang Jl.Siliwangi KM 5
Ciawigebang Kuningan dan Kampus IV di Kosgoro Jl.Aruji Kartawinata No.119
Kuningan Jawa Barat.
Universitas Islam Al-Ihya Kuningan mempunyai Fakultas yaitu :
1. Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan (FKIP)
a. Prodi S1 PG-PAUD
b. Prodi S1 PGSD
c. Prodi S1 PJKR
d. Prodi S1 Pend.Bahasa Inggris (PBI)

3
 2. Fakultas Teknik (FTEK)
a. Prodi S1 Teknik Mesin
b. Prodi S1 Teknik Informatika
c. Prodi S1 Teknologi Pangan
3. Fakultas Ilmu Kesehatan (FIKES)
a. Prodi S1 Kesehatan Masyarakat
b. Prodi S1 Ilmu Gizi

C. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Islam Al-Ihya Kuningan

I. Visi
Menjadi perguruan tinggi unggul dalam membangun insan ulul albab
yang cerdas dzikir, cerdas fikir dan profesional.
II. Misi
Dalam mewujudkan visi tersebut, Universitas Islam Al-Ihya
Kuningan mempunyai misi :
a. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat yang bermutu berdasarkan pada nilai-nilai islam dan
kaidah-kaidah pendidikan modern;
b. Membina dan mengembangkan kehidupan akademik yang sehat,
agamis, objektif sesuai dengan nilai-nilai ke Islaman dan norma-
norma yang berkembang di dunia akademik ;
c. Menyelenggarakan riset-riset ilmiah yang mampu mendorong
pertumbuhan ilmu dan teknologi yang juga dapat menjamin
kebutuhan masyarakat yang berkembang ;
d. Menyelenggarakan pertemuan-pertemuan ilmiah baik lingkup lokal,
nasional maupun internasional untuk dapat memberikan warna dan
kontribusi yang nyata dalam kemajuan ilmu dan teknologi ;
e. Membina dan mengembangkan potensi mahasiswa, dosen dan
karyawan dalam bidang yang sesuai dengan minat dan bakat yang
dimiliki yang dapat berkontribusi bagi perkembangan dan kemajuan
organisasi ;

4
 f. Memberikan pelayanan pada masyarakat dalam upaya ikut serta
meningkatkan mutu hidup dan kehidupan masyarakat.
III. Tujuan
a. Terwujudnya peserta didik menjadi insan ulil albab sebagai kader
bangsa yang mandiri, profesional, kompetitif dan berakhlak mulia ;
b. Terwujudnya peserta didik menjadi ilmuwan muda yang memiliki
integritasi dan dedikasi yang tinggi serta memiliki komitmen untuk
mengembangkan ilmu dan teknologi ;
c. Menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi dan seni serta
mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan
masyarakat ;
d. Menjadi mitra pemerintah dalam pelaksanaan pembangunan
masyarakat di segala bidang kehidupan ;
e. Menjadi bagian dari masyarakat dalam upaya mengembangkan
hidup dan kehidupan yang lebih baik dan berakhlak karimah ;
f. Menjadi pelayan dan pendamping masyarakat untuk tumbuh menjadi
masyarakat yang agamis, cerdas dzikir, cerdas fikir, kreatif dan
mandiri.

5
D. Struktur Organisasi

6
E. Tugas dan Fungsi
Tugas dan fungsi Universitas Islam Al-Ihya Kuningan,
Menyelenggarakan tri darma perguruan tinggi :
1. Pendidikan dan pembelajaran
2. Penelitian
3. Pengabdian kepada masyarakat

7
 BAB III
PEMBAHASAN PELAKSANAAN PRAKERIN

A. Jenis Pekerjaan yang dilakukan

a. Mengoperasikan perangkat lunak atau software
Mengoperasikan perangkat lunak atau software adalah sekumpulan data
elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang
disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang
akan menjalankan suatu perintah.
b. Menyortir
Menyortir adalah memilih yang diperlukan dan mengeluarkan yang tidak
diperlukan.
c. Menstempel
Menstempel adalah kegiatan yang dilakukan untuk bisa membantu
kebutuhan kita dalam pengesahan.
d. Mengelola dokumen
Mengelola dokumen adalah mengelompokan dan menganalisa suatu
transaksi sehingga kita dapat mengidentifikasi.
e. Mengagendakan
Mengagendakan adalah mencatat surat masuk dalam agenda dan
memberi nomor agenda.
f. Pendataan
Pendataan adalah proses pengumpulan data-data.
g. Pelayanan
Pelayanan adalah suatu tindakan atau kinerja yang diberikan oleh
seseorang kepada orang lain
h. Pengarsipan melalui sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Mengelola surat
Mengelola surat adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan
secara tertata dan berurutan.

8
 i. Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang-
barang atau bahan yang ada secara benar menurut ketentuan yang
berlaku.
j. Labeling
Labeling adalah kegiatan memberi kode nomor dan menempelnya.
k. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan menuliskan sesuatu pada kertas
l. Partisipasi
Partisipasi adalah keterlibatan mental dan emosional pada suatu acara.
m. Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana adalah merupakan seperangkat alat yang
digunakan, dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah
merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya
berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.
n. Korespondesi
Korespondensi adalah sehelai kertas atau ebih yang didalamnya tertulis
suatu pesan, yang disajikan dalam format khas yaitu format surat.

B. Hasil Yang Dicapai

Selama melaksanakan prakerin di Universitas Islam Al-Ihya Kuningan
penulis memperoleh hasil antara lain :
1. Dapat mengetahui mengetahui tata cara pelaksanaan kerja secara langsung.
2. Dapat meningkatkan kemampuan pengoprasian perangkat lunak (Ms.
Word)
3. Dapat menggunakan peralatan kantor
4. Mengetahui tata cara dan prosedur dalam pengarsipan melalui sistem
nomor.

9
C. Tinjauan Teoritis

1. Pengertian Arsip
a. Pengertian Arsip Secara Etimologi :
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani
(Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau
gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
b. Pengertian arsip menurut para ahli :
1) The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
2) Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a)
Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-
bahan arsip.
b) Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu,
mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali
untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c) Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis
dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal,
kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
3) MenurutProf.Mr.PrajudiAtmosodirejo,Arsipadalah:
a) Tempat menyimpan secara teratur bahanbahan tertulis
(geschereven strukken).Piagampiagam(vorkanden), surat
surat (briven), akteakte (akten), kepustakaankepustakaan
(besdhiden), daftardaftar (register), dokumendokumen
(dokumentation)ataupetapeta(kearten).
b) Kumpulanteraturdaribahanbahankearsipan
c) Bahanbahanyangharusdiarsipkan

2. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor.
Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang
sudah lazim digunakan.

10
 Gambar 1.1 : Numbering Filing System
Di dalam sistem nomor ada 3 macam :
a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Klasifikasi) Sistem ini
menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat
yang bersangkutan,yang diperlukan dalam sistem ini adalah.
Perlengkapan yang diperlukan adalah, Filling cabinet, Guide, Folder.
Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendali Dalam klasifikasi, nomor
adalah daftar yang memuat semua kegiatan/masalah yang terdapat
dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini
terdapat tiga pembagian yaitu Pembagian utama, memuat
kegiatan/masalah pokok dari kantor, Pembagian pembantu, memuat
uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama. Pembagian kecil
memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna
daftar klasifikasi adalah Sebagai pedoman pemberian kode surat
Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan surat Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide Dibelakang setiap
guide ditempatkan 10 folder Surat yang terbaru dalam setiap folder
ditempatkan paling depan Cara penyimpanan surat-Surat dibaca lebih
dahulu untuk mengetahui permasalahannya. Memberi kode surat,
Mencatat surat kedalam kartu kendali,Mencatat surat pada kartu
indeks,Menyimpan surat. Penyusunan surat dalam folder setiap surat
yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan. Selanjutnya
Menyimpan kartu kendali.
b. Sistem nomor menurut Terminal Digit didalam sistem ini kode
penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem
penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan

11
 berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang
perlu dipersiapkan adalah Perlengkapan untuk tempat penyimpanan
surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10
guide), dan folder (setiap guide 10 folder). Kartu kendali yang
digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan
dalam sistem lain. Namun yang membedakan disini adalah mengindeks
nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali
surat,cara mengindeks nomor kode sebagai berikut: Dua angka dari
belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor
guide. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan
nomor folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu
menunjukkan surat yang kesekian dalam folder,cara penyimpanan
surat-surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan
dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat
yang ke 55.
c. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari
Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit yang
dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah,
sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map,
kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan
surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus
berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di
depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari
enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem
Nomor Terminal Digit.
1) Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Dewey
Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey Sistem ini disebut
juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk
menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar
klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala
persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

12
 Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang
tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja.
Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri
dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub
masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-
benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam
klasifikasi.
Pelengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam sistem Dewey.
Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan
dalam sistem Dewey :
a) Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk
masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1 Kodenya 000
Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200
Laci 4 Kodenya 300
Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
Laci 7 Kodenya 600
Laci 8 Kodenya 708
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900
b) Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada
10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu
dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya
sendiri dapat dilihat sebagai berikut.
Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Guide 3 Kodenya 020
Guide 4 Kodenya 030

13
 Guide 5 Kodenya 040
Guide 6 Kodenya 050
Guide 7 Kodenya 060
Guide 8 Kodenya 070
Guide 9 Kodenya 080
Guide 10 Kodenya 090
c) Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub
masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini
terletak dibelakang guide.
d) Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.
e) Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.
Prosedur penyimpanan arsip melalui sistem nomor dewey
Prosedurnya adalah sebagai berikut :
a) Memeriksa berkas, tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda
perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain
sebagainya.

b) Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah

surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor
Dewey yang sudah kita buat tadi jangan lupa untuk membuat kartu
indeksnya.

c) Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey.

Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan
surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang
keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan
surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari
kode 0 sebagai urutan 1).

d) Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.

14
 e) Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100,
dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111,
surat urutan ke 7 dari belakang.
Prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey
ini adalah sebagai berikut :
a) Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari
saja pada tempat penyimpanannya.

b) Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan

mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam
hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).

c) Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar
1)

d) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

e) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

f) Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka

pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks kemudian lihatlah
kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2) Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar

1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan
seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai
dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah

digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.
Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas
nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat,

15
 maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan
huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)
1 - 10 (kode guide
11 - 20
11 (kode hanging folder)
12
13
14
15
16
17
18
19
20
101 200

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam sistem nomor seri

untuk jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai
berikut :
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat.
Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya
diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat
diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).
b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan
beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar
surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide
setiap laci.
c) Hanging Folder

16
 Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450
hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang
disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka
kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum
diberi kode C.
Contoh Buku Nomor:
Perhatikan buku nomor berikut
Tanggal Nama Nomor File
10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100
15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101
25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102
Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya
cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai
berikut:
a) Memeriksa Berkas
b) Mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan,
kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu
indeks nama tersebut pada laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan
yaitu :
1) Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah
koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi
kode C.
2) Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah
arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran.
Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5
surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan
ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C
pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.

17
 3) Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah
lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu
dibuatkan kartu indeksnya lagi.

a) Mengkode
Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika
jumlahnya belum mencapai 5.
b) Mensortir
Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.
c) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode.Jika
arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran).
Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang
berkode sesuai dengan nomor surat.
Contoh:
Atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri.
Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.
a) Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.

b) Mengkode nama tersebut menjadi Ju.

c) Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.

d) Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).

e) Beri kode pada surat dengan kode 208.

f) Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-

210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling
depan.
Langkah-langkah penemuan kembali sistem arsip nomer seri untuk
menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat
dilakukan langkah sebagai berikut :

18
 a) Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat
dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.

b) cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode

nomor arsip tersebut.

c) Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

d) Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

e) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah

sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku
arsip.Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit),
sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem
ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran
ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke
kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada sistem nomor

terminal digit. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.
a) Filing Cabinet
Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode
Laci 1 kodenya 00 - 09
Laci 2 kodenya 10 - 19
Laci 3 kodenya 20 - 29
Laci 4 kodenya 30 - 39
Laci 5 kodenya 40 - 49
Laci 6 kodenya 50 - 59
Laci 7 kodenya 60 - 69

19
 Laci 8 kodenya 70 - 79
Laci 9 kodenya 80 - 89
Laci 10 kodenya 90 99
b) Guide
Setiap laci terdiri dari 10 Guide.Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100
guide.Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai
berikut.
Guide 1 kodenya 00
Guide 2 kodenya 01
Guide 3 kodenya 02
Guide 4 kodenya 03
Guide 5 kodenya 04
Guide 6 kodenya 05
Guide 7 kodenya 06
Guide 8 kodenya 07
Guide 9 kodenya 08
Guide 10 kodenya 09
c) Hanging Folder
Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti
dibutuhkan 1.000 hanging folder.
Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai
berikut.
Hanging folder 1 kodenya 00/0
Hanging folder 2 kodenya 00/1
Hanging folder 3 kodenya 00/2
Hanging folder 4 kodenya 00/3
Hanging folder 5 kodenya 00/4
Hanging folder 6 kodenya 00/5
Hanging folder 7 kodenya 00/6
Hanging folder 8 kodenya 00/7
Hanging folder 9 kodenya 00/8
Hanging folder 10 kodenya 00/9

20
 d) Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya.
e) Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan
disimpan sebagai arsip.
contoh.
NO. Tanggal Simpan Caption/Judul No.Surat Hal.Surat Ket.
0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja -
0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan -
0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan -
Cara penyimpan arsip melalui sistem nomor untuk menyimpan
arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya.
b. Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor
arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan
letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi arsip yang akan
disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk
mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai
kode surat.
c. Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika
surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka
surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat
tersebut 1001.
d. Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang
banyak.
e. Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode
surat dan indeks dalam sistem terminal digit.

21
 Prosedur penemuan kembali pada siste nomor untuk prosedur
penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini :
a. Tentukan kode surat yang ingin dicari

b. jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan,

tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu
indeks.

c. cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan

pemberian kode.

d. ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam
arsip (lembar 1)

e. berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip

(lembar 2)

f. simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita
beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan
bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan
yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:

a. Filing Cabinet
Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat
terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

22
 Gambar 1.2 Filling Cabinet
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari
dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang
yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang
sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
hanging folder.Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.
b. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan
pada alat ini secara lateral.

Gambar 1.3 Rotary Filling Cabinet

c. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping

23
 (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau
ditumpuk secara mendatar.

Gambar 1.4 Lemari Arsip

d. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di
rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner
atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari
ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang
ada di dalamnya.

Gambar 1.5 Rak Arsip

e. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan
untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak,
berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai
berikut.

24
1) Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk
menyimpan arsip yang sudah in aktif.

Gambar 1.6 Stop Map

2) Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini

digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat
juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

Gambar 1.7 Snelhecter

3) Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

4) Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi

penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet.

25
 Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di dalamnya.

Gambar 1.8 Hanging Folder

f. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

1) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,

tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

2) Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di

belakangnya.

Gambar 1.9 Guide

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan

26
 berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-
surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.
1) Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).

2) Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah,
untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

3) Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan,
untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang
lebih khusus lagi.
g. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam
ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner
terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan
secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat
kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Gambar 1.10 Ordner

h. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan
sebagai berikut:
1) Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

27
 2) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang
akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

3) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang

akan dimasukan ke dalam ordner.

Gambar 1.11 Perforator

i. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
1) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri
dari 4-6 digit.

2) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdiri dari lebih dari 6 digit.

28
 Gambar 1.12 Numerator

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan diatas penulis menyimpulkan sebagai berikut :
1. Setelah mempelajari arsip dari beberapa sumber diatas, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip melalui sistem nomor adalah kumpulan
data/warkat, surat, naskah berupa kertas, berkas, foto, fim, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/
swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaanyang disusun tertentu untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat
dan tepat.

29
 2. Penyimpanan arsip di Universitas Islam Al Ihya kurang terencana dengan
rapih sehingga penemuan kembalinya memerlukan waktu yang cukup
lama. Karena menurut Drs. Ziang Gie menyimpan arsip itu ada 3 tahapan
yaitu simpanlah dengan teratur dan terencana.
3. Dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan di Universitas Islam Al Ihya
adalah sistem arsip nomor.
B. Saran
1. Saran Untuk Sekolah
a. Pihak sekolah agar selalu memantau siswa-siswinya yang sedang
melaksanakan PRAKERIN agar tidak terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan.
b. Untuk prodi diharapkan dapat meningkatkan persiapan dan bimbingan
kepada para siswa/siswi mengenai Prakerin.
c. Jadikan Prakerin sebagai ajang penerapan ilmu yang telah diperoleh di
sekolah.
d. Meningkatkan daya pikir dan mental siswa, pihak sekolah harus
senantiasa memberikan dorongan dalam melaksanakan Prakerin.
2. Saran Untuk Instansi
a. Ada baiknya jika pihak instansi melakukan Rolling ruangan kerja
setiap seminggu sekali bagi Siswa/siswi PRAKERIN.
b. Selama peserta didik melaksanakan prakerin, pihak lembaga agar
lebih mengenalkan secara dalam tentang pekerjaan secara nyata.
c. Ada baiknya jika setiap satu minggu sekali atau dua minggu sekali
pihak instansi melakukan evaluasi terhadap pekerjaan yang telah
dikerjakan oleh Siswa/siswi PRAKERIN.

30
 DAFTAR PUSTAKA

www.anugerahindo.com/2014/03/penyimpanan-arsip-sistem-nomor.html
diakses tanggal 31 Maret 2016 pukul 09.00
www.sistemkearsipan.blogspot.co.id
diakses tanggal 31 Maret 2016 pukul 10.00
www.anugerahindo.com/2014/01/jenis-jenis-peralatan-arsip.html
diakses tanggal 31 Maret 2016 pukul 11.00
http://harisaguss.blogspot.com/2014/04/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html
diakses tanggal 31 Maret 2016 pukul 11.30

31
32
FOTO KEGIATAN

33
 Melipat Brosur

Mengarsipkan Surat masuk dan surat keluar

34
 Mengarsipka Surat

Memasukan data inventaris buku

35
 Menstempel Buku

Profil UNISA Kuningan

36
Pengarsipan Lembar Peminjaman buku

Pelayanan Peminjaman Buku

37
 RIWAYAT HIDUP

Penulis yang bernama Ahyadi, lahir di Kuningan pada

tanggal 14 Maret 1999 anak ke satu dari pasangan bapa
Nana Juhana dan Ibu Sami. Saat ini penulis beralamat di
Dusun Bangong RT.019 RW.009 DesaCantilan Kecamatan
Selajambe Kabupaten Kuningan. Menyelesaikan pendidikan
pertama masuk ke Sekolah Dasar Negeri 1 Cantilan pada
tahun 2005 dan lulus pada tahun 2011, pada tahun yang sama lalu melanjutkan ke
SMP Negeri 1 Selajambe lulus pada tahun 2014. Setelah lulus dari SMPN 1
Selajambe, kemudian penulis melanjutkan pendidikan lagi ke Sekolah Menenga
Kejuruan (SMK) Al Ihya Selajambe Kuningan dengan mengambil jurusan
Administrasi Perkantoran.

38