DISUSUN OLEH:
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BENGKULU
TAHUN AJARAN 2016/2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA sehingga makalah ini
dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas
bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi
maupun pikirannya.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi
makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik
yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Penyusun
A.Manajemen Proses
Menurut Gaspersz (2005) suatu proses dapat didefenisikan sebagai integrasi
sekuensial dari orang, material, metode, dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan
guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan. Suatu proses mengkonvers input
terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisir.
Terdapat 4 kelompok orang yang terlibat dlm operasi dan perbaikan proses, yaitu
1. Pelanggan (customer)
2. Kelompok kerja (work group)
3. Pemasok (supplier)
4. Pemilik (owner)
Konsep dari manajemen proses berkaitan dengan perbaikan kualitas. Gabriel Pall (1987)
mengidentifikasikan 6 komponen yg penting utk manajemen proses yaitu:
1. Kepemilikian (ownership)
2. Perencanaan (planning)
3. Pengendalian (control)
4. Pengukuran (measurement)
5. Perbaikan atau peningkatan (improvement)
6. Optimalisasi (optimalization)
Keenam komponen di atas merupakan landasan untuk keberhasilan manajemen dari suatu
proses apapun/apa saja.
C.Pengertian Kaizen
Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan
dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan bisnis.
Kaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen artinya baik. Di Cina
kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan / perbaikan dan shan berarti baik /
benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan kepada arah lebih baik. Kaizen disebut
juga continous improvement yaitu perbaikan terus menerus. Jadi, Kaizen adalah usaha terus
menerus untuk memperbaiki proses yang terjadi dlm sebuah organisasi/perusahaan.
Konsep kaizen ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau
rumah tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan.
Meskipun perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap,
perubahan yang diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda
dengan perubahan yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya dramatis.
E.Prinsip Kaizen
Kaizen mengandung sepuluh prinsip:
1. Berfokus kepada pelanggan Fokus utama kaizen adalah kualitas produk, tetapi tujuan
terpenting kaizen adalah kepuasana pelanggan. Segala sesuatu / aktifitas yang tidak
menambah nilai produk atau meningkatkan kepuasan pelanggan merupakan pengeluaran
biaya yang tidak perlu.
2. Mengadakan Peningkatan Terus Menerus Dalam kaizen, suatu keberhasilan bukanlah
hasil akhir tetapi merupakan awal untuk melangkah ke tahap berikutnya karena suatu
keberhasilan merupakan factor dalam meningkatkan semangat untuk mencapai keberhasilan
yang lain.
3. Mengakui Masalah Secara Terbuka Membangun budaya yang tidak saling menyalahkan,
sehingga para karyawan dalam perusahaan kaizen dapat mengakui kesalahan secara terbuka,
dengan sadar menunjukan kelemahan dari prosesnya dan meminta bantuan jika tidak mampu
mengatasinya. Keterbukaan tersebut merupakan suatu kekuatan yang bisa mengendalikan dan
mengatasi berbagai masalah dengan cepat serta meningkatkan kesempatan-kesempatan
perbaikan.
4. Mempromosikan Keterbukaan Ilmu pengetahuan bagi kaizen adalah untuk saling
dibagikan dan hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber
efisiensi.
5. Menciptakan Tim Kerja Dalam Kaizen, Tim adalah fondasi yang membentuk struktur
organisasi. Melalui keikutsertaan para karyawan dalam tim, perusahaan mendapatkan
keuntungan dari karyawannya. Kerjasama tim ini dapat menanamkan rasa saling memiliki,
tanggungjawab kolektif, dan berorientasi pada perusahaan serta dapat memperkuat
keterbukaan, saling berbagi dan komunikasi.
6. Memanajemen Proyek Melalui Tim Fungsional-silang Proyek perusahaan kaizen
direncanakan dan dilaksanakan dengan menggunakan sumberdaya antar-departemen atau
fungsional-silang serta sumber daya yang berasal dari luar perusahaan. Hal itu dilakukan
untuk mengurangi biaya, mengontrol pemborosan sampai tingkat tertentu serta memuaskan
pelanggan.
7. Memelihara Proses Hubungan yang Benar Perusahaan jepang melakukan segala sesuatu
yang mampu mereka lakukan supaya terpelihara keharmonisan dalam hubungan antar-
manusia terutama para staff, manajer dan para pemimpin tim. Hubungan tersebut dapat
menumbuhkan loyalitas dan komitmen dari karyawan.
8. Mengembangkan Disiplin Pribadi Disiplin pribadi di tempat kerja merupakan sifat
alamiah orang Jepang
9. Memberikan Informasi pada Semua Karyawan Berbagi informasi merupakan hal yang
sangat penting dalam perusahaan Kaizen. Dengan memberikan informasi yang penting pada
setiap orang maka tantangan perusahaan berubah menjadi tantangan pribadi. Informasi ini
juga merupakan langkah penting untuk menciptakan budaya berdasarkan pengetahuan.
10. Memberikan Wewenang Kepada Setiap Karyawan Dalam pelaksanaan kaizen, setiap
karyawan diberikan wewenang untuk melakukan perubahan kea rah yang lebih baik dengan
kata lain melibatkan peran karyawan dalam melakukan peningkatan.
F.Keuntungan Kaizen
Dengan menggunakan konsep dasar kaizen dalam melakukan berbagai aktifitas. Ada
beberapa keuntungan yang diperoleh, antara lain:
1. Peningkatan Proses;
2. Penggunaan paradigma baru;
3. Mempercepat waktu proses;
4. Zero Investment;
5. Human Development;
6. Keamanan dan keselamatan kerja.
7. Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan menyebabkan dapat
mencegah terjadinya masalah baru.
8. Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan fakta dalam
menggambil keputusan
9. Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada proses peningkatan dan pemecahan
masalah dilakukan pada tingkat optimal dan biaya yang rendah.
Dalam Kaizen, manajemen puncak memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan
beberapa hal berikut :
1.Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan
2.Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya
3.Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang
4 Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit
5.Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen
Peranan manajemen madya dan staf adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk :
1.Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan manajemen
puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional silang.
2.Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional.
3.menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar.
4.Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif.
5.Membantu karyawan memperoleh ketrampilan dan alat pemecah masalah.
Ada lima factor penyebab utama yang signifikan dan perlu diperhatikan, yaitu:
a) Manusia (man);
b) Metode kerja (work-method);
c) Mesin atau alat kerja lainnya (machine/equipment);
d) Bahan baku (raw materials);dan
e) Lingkungan kerja (work environment).
2. Lembar Isian (Check Sheet)
Lembar isian merupakan alat bantu untuk memudahkan proses pengumpulan data.
Bentuk dan isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada. Di dalam
pengumpulan data maka data harus diambil sesuai dengan kebutuhan analisis arti bahwa data
harus:
a.Jelas, tepat dan mencerminkan fakta.
b.Dikumpulkan berdasarkan cara yang benar, hati-hati dan teliti. hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam proses pembuatan lembar isian, yaitu sebagai berikut:
c.Maksud pembuatan harus jelas. Berisi informasi apa yang ingin diketahui. Data lengkap sebagai
dasar untuk mengambil tindakan.
d. Stratifikasi harus sebaik mungkin. Mudah dipahami dan diisi. Memberikan data yang lengkap
tentang apa yang ingin diketahui.
e.Dapat diisi dengan cepat, mudah dan secara otomatis bisa segera dianalisa. Kalau perlu dapat
menggunakan gambar.
f.Ada beberapa jenis isian yang dikenal dan umum dipergunakan untuk keperluan pengumpulan
data, yaitu antara lain:
g. Production Process Distribution Sheck Sheet
Lembar isian jenis ini dipergunakan untuk mengumpulan data yang berasal dari proses
produksi atau proses kerja lainnya.
h. Defective Check Sheet
Lembar isian ini berguna untuk mengumpulkan data dalam mengurangi jumlah kesalahan
atau cacat yang ada dalam suatu proses kerja.
i.Defect Location Check Sheet
Lembar isian yang berupa gambar sketsa dari benda kerja nantinya akan disertakan lokasi
cacat yang terjadi, supaya dapat menganalisa dengan cepat.
j.Defective Cause Check Sheet
Lembar isian ini digunakan untuk menganalisa sebab-sebab terjadinya kesalahan dari suatu
output kerja. Data yang berkaitan dengan factor penyebab maupun factor akibat akan diatur
sedemikian rupa sehingga menjadi hubungan sebab akibat yang jelas.
k.Check Up Confirmation Check Sheet
Penggunaannya berbeda dengan lembar isian yang lain karena lebih menitik beratkan kepada
karakteristik kualitas atau cacat yang terjadi. Sheet ini berupa check list untuk melaksanakan
semacam pengcekan yang dilakukan pada akhir proses kerja dengan tujuan meyakinkan
apakah output kerja sudah selesai dengan baik/lengkap atau belum.
M.Falsafah Kaizen
Falsafah Kaizen yang terkenal adalah penyederhanaan kerja dalam perbaikan proses
merupakan gambaran penerapan falsafah Kaizen. Penyderhanaan kerja merupakan falsafah
tradisional yang telah lama, tapi masih sangat efektif berlaku dalam era saat ini.
Asas penyederhaan kerja disebutkan dalam 4 langkah berikut ini :
1. Menghilangkan semua langkah yang tidak perlu.
Langkah-langkah yang tidak perrlu harus dihilangkan dan ini merupakan langkah penting
dalam kaizen. Perlu dilihat langkah-langkah yang menambah nilai atau nutu diungkapkan
untuk kemudian dihilangkan. Penghilangkan langkah yang tidak perlu ini akan dicapai
penghematan. Eliminassi yang tidak perlu dan berlebihan adalah contoh penggunaan otak
dan bukan penggunaan uang
2. Gabungkan semua langkah-langkah yang berkaitan.
Sesudah semua hal yang berkaitan dengan pemborosan dan tidak menambah nilai
dihilangkan, selanjutnya menganalisis kemungkinan mengadakan kombinasi, konsolidasi
dan melaksanakan proses menuju hasil.
3. Adakan perubahan terhadap proses-proses.
Langkah ketiga adalah melakukan pemeriksaan pada semua proses yang masih
tertinggal. Perlu melakukan beberapa perubahan urutan sehingga diperoleh hasil yang lebih
cepat dan lebih baik. Langkah ini memilikiciri tidak adanya penambahan biaya sama sekali
atau jikapun ada hanya biaya yang sangat minimal.
4. Tambahkan sumber daya atau adakan penggantian langkah dalam proses.
Langkah ke empat adalah merupakan langgkah terakhir dalam usaha pencapaian tujuan. Pada
langkah ini cirr-cirinya adalah memerlukan banyak biaya dari pad aide-ide. Dan ini hanyalah
upaya terakhir jika dib
Sumber:
Bounds, G., et al. (1994). Beyond Total Quality management. New York: McGraw-Hill, Inc.
Hariyadi. 2009. Pelatihan Penerapan standar internasional berbasis Quality Management
System. Penerbit Nusantara Professional Education. Jakarta
Hardjosoedarmo, Soewarso. 2004. Total Quality Management. Penerbit Andi Yogyakarta.
Imai, Masaaki. 1998. Kaizen: Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah pada Manajemen.Jakarta:
CV Taruna Grafica
Imai, Masaaki. 2005. Kaizen. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo
Handayani, Ratna (2005). Nilai Pemikiran Suzuki Shosan dan Ishida Baigan dalam Gemba
Kaizen sebagai Pendekatan Akal Sehat, berbiaya Rendah pada Manajemen Jepang.Jurnal Nihon
Gakushuu, 1.
Hirano, Hiroyuki. (2005). Penerapan 5S di Tempat Kerja. Jakarta: PQM
Monden, Yasuhiro. (1995). Sistem Produksi Toyota: Suatu Ancangan Terpadu untuk
Penerapan Just in Time (buku pertama).Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo
http://www.binus.ac.id/ABOUT.US/Quality/ISO-9001.Certification/English/
http://id.wikipedia.org/wiki/Kaizen
http://dartoblog.wordpress.com/2008/03/28/keunggulan-budaya-kerja-suatu-bangsa/
http://indokaizen.wordpress.com/2008/01/20/kaizen-usaha-tiada-henti-agar-lebih-baik/