Unit Filing :

a. Tugas Pokok :
Tugas pokok fungsi penyimpanan dalam system pelayanan rekam medis yaitu :
1) Menerima dokumen RM yang sudah lengkap.
2) Menyimpan dokumen RM dengan metode Straight Numerical Filing
3) Menyediakan dokumen RM untuk keperluan pelayanan pasien dengan menggunakan
tracer.
4) Mencatat penggunaan dokumen RM.
5) Melacak dokumen yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan.
6) Melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi dokumen yang aktif dan
non aktif.
7) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan formulir yang tidak dilestarikan.
8) Bersama Kordinator Instalasi Rekam Medis membuat Daftar dokumen RM yang tidak
dilestarikan.

b. Diskripsi Kegiatan Pokok :

1) Menerima dokumen RM dari fungsi koding & indeksing.
2) Menyimpan dokumen RM dengan metode Straight Numerical Filing.
3) Mencatat No RM di tracer setiap pengambilan dokumen rm di rak penyimpanan.
4) Mencarikan dokumen RM berdasarkan nomor RM yang sudah terkelompok dalam
kelompok 2 angka awal.
5) Menyisipkan tracer di depan dokumen RM yang akan diambil, selanjutnya dokumen
RM dapat diambil.
6) Menyerahkan dokumen RM ke unit peminjam.
7) Setiap bulan melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi aktif dan non
aktif.
8) Menyimpan kembali dokumen RM yang aktif dan menyimpan dokumen yang non
aktif di tempat berbeda.
9) Bila dijumpai dokumen yang diperlukan tidak ditemukan di rak penyimpanan,
melacaknya dengan menggunakan kartu kendali yang berada di assembling.

c. Fungsi-Fungsi Yang Terkait

1) Fungsi koding & indeksing bertanggungjawab terhadap :
a) Penelitian penulisan kode di dalam dokumen RM.
b) Penyerahan dokumen RM yang sudah lengkap
2) Fungsi Instalasi pengguna (Unit Pendaftaran,IGD,IRNA) dan peminjam lainnya
bertanggungjawab terhadap :
a) Penggunaan dokumen RM untuk diisi sesuai proses pelayanan yang dilakukan.
b) Keamanan dan kerahasiaan dokumen RM.

d. Informasi Yang Diperlukan Manajemen

1) Jumlah dan nilai guna dokumen yang non aktif.
2) Laporan kehilangan dokumen.

e. Dokumen & Catatan Yang Digunakan

1) Tracer.
2) Buku catatan penggunaan dokumen RM.
 3) Buku catatan dokumen RM non aktif.
4) Buku catatan dokumen Rm yang dilestarikan.

f. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

1) Prosedur penerimaan dokumen RM.
2) Prosedur peminjaman dokumen RM.
3) Prosedur retensi dokumen RM.

g. Unsur-Unsur Pengendalian
1) Digunakannya tracer.
2) Digunakannya catatan penggunaan dokumen.
3) Dilakukannya retensi dokumen RM.