STUDI KASUS

Sunshine Fashion : Penipuan,Pencurian,dan Perilaku Menyimpang Antar Karayawan

Latar Belakang Perusahaan

Sunshine Fashon Co. Ltd. yang bertempat di Shenzhen merupakan joint venture (usaha
patungan) Sino-Jepang yang didirikan pada tahun 1993. Perusahaan bermula dari sebuah
pabrik ekspor OEM (Original Equipment Manufacturer) yang menghasilkan sweter kasmir
dan kemudian berkembang menjadi sebuah pabrik dan pengecer yang terintegrasi dengan
kegiatan yang mencakup penyumberan bahan, pemintalan, pencelupan, desain, distribusi,
pemasaran, dan pengeceran. Pada tahun 2010, perusahaan memiliki tiga pabrik yang masing-
masing berlokasi di Shenzhen, Shanghai, dan Taiyuan di provinsi Shanxi; 220 gerai
penjualan di mal diseluruh negeri; dan tenaga kerja lebih dari 1000 orang karyawan.

Sunshine menghasilkan 300.000 potong sweter per tahun untuk penjualan domestik, yang
mendapat margin laba lebih tinggi dibanding bisnis ekspornya. Dengan perputaran RMB
sebesar 150 juta, penjualan domestik menyumbang lebih dari dua per tiga untuk bisnis
Sunshine. Sunshine berposisi sebagai merek mode modern pada pasar domestik yang
desainnya menjadi faktor penentu bagi penjualan produk perusahaan. Dengan RMB3.000 per
potong, sweter kasmir produksi Sunshine dianggap sebagai barang mewah di Cina.

Permasalahan

Pada tahun 2008, Sunshine meghadapi masalah penipuan dan penyimpangan perilaku yang
serius oleh karyawan yang diperkirakan merugikan perusahaan RMB9,3 juta dan RMB10,5
juta, yang berarti lebih dari 5% dari total penjualan domestik Sunshine. Meski sistem
RFID/ERP Sunshine menginformasikan situasi point-of-sales terbaru setiap empat jam
kepada kantor pusat, manajer yang ingin berbuat curang memanfaatkan ketidakmampuan
kantor pusat untuk mengendalikan diskon dan persediaan pada tingkat lokal. Kantor pusat
Sunshine bertanggung jawab untuk menetapkan harga dan menentukan batasan waktu
promosi, tetapi batasan waktu ini tidak terlalu dipatuhi oleh semua manajer cabang. Beberapa
manajer cabang menunda tanggal dimulainya masa promosi tanpa menginformasikan kepada
kantor pusat supaya mereka dapat menjual sweter dengan harga asli dan mengantungi selisih
harga antara harga jual dan harga diskon, yang disetorkan kekantor pusat. Manajer cabang
lainnya melaporkan tingkat diskon yang lebih tinggi kepada kantor pusat dibandingkan
dengan harga aslinya dan mengantungi selisihnya. Situasi ini semakin diperparah oleh fakta
yang menunjukkan bahwa situasi pasar di seantero Cina sangat beragam, dan tiap mal
mempunyai kebijakannya sendiri terkait dengan penetapan waktu promosi penjualan.

Penyelesaian
Untuk memperbaiki situasi ini, Sunshine mulai menentukan target penjualan untuk manajer
cabang setiap bulan Juni berdasarkan pada lokasi manajer, ukuran luas dan sejarah penjualan
dari tempat pengecer, dan memberikan komisi akhir tahun kepada manajer cabang yang dapat
mencapai target penjualannya. Di bawah sistem baru, manajer cabang dapat menerima komisi
yang sama tingginya dengan gaji tahunan mereka jika kinerja penjualannya bagus.

Manajemen Sunshine dijadwalkan segera bertemu untuk pertemuan penilaian tahunan, dan
tindak penipuan serta penyimpangan perilaku oleh karyawan termasuk dalam agenda
pertemuan. CEO telah menetapkan target untuk mengurangi perilaku penipuan sampai 2%
dari penjualan eceran. Penerapan sistem ERP memberikan pengendalian yang lebih baik bagi
kantor pusat terhadap operasi ecerannya.

Dalam hal ini, Kitty Li, sebagai manajer penjualan Sunshine dihadapkan pada kewajibannya
untuk melakukan sesuatu dan mengendalikan penyimpangan perilaku tersebut. Apakah
penyebab utama dari penyimpangan perilaku oleh staff? Apa kekuatan dan kelemahan sistem
pengendalian internal Sunshine Fashion dan, yang lebih penting, apa yang bisa Li usulkan
kepada manajemen untuk memperbaiki situasi tersebut? Langkah-langkah apa yang harus
dilakukan manajemen dan bagaimana seharusnya langkah-langkah perbaikanakan
dilaksanakan? Bagaimana rangkaian tindakan yang direkomendasikan untuk Sunshine
tersebut harus dilaksanakan?
PEMBAHASAN KASUS

1. Apakah penyebab utama dari penyimpangan perilaku oleh staff?

Sunshine Fashion adalah sebuah joint venture Sino-Jepang, yang kegiatan usahanya
berkembang sangat cepat, dari tahun 1993, tahun pendirian hingga 2008, ketika perusahaan
menjadi pemimpin industri dalam produksi sweater kasmir, dan merek fashion high-end di
pasar domestik . Namun, pada tahun 2008, perusahaan telah menghadapi penipuan serius dan
perilaku menyimpangantarkaryawan, menyebabkan kerugian lebih dari 5% dari total
penjualan domestik diperkirakan antara RMB 9,3 juta dan RMB 10,5 juta. Pada tahun 2010,
Sunshine mengoperasikan tiga pabrik di Shenzhen, Shanghai dan provinsi Taiyuan, dengan
220 counter penjualan di department store dan lebih dari 1000 karyawan di seluruh negeri.
Operasi ritel Sunshine dipantau dan dikelola oleh 14 kantor cabang, sehingga sulit untuk
membangun dan mempertahankan sistem kontrol yang efektif dari perusahaan. Juga,
Sunshine telah waralaba beberapa poin ritel di luar kota-kota besar. Meskipun perusahaan
tetap berhati-hati tentang hal praktik waralabatersebut, kesulitan dalam pengendalian
operasional dan merek masih ada.

Pencurian dan perilaku penipuan karyawan bisa menjadi cerminan dari sistem pengendalian
manajemen yang tidak efektif yang tidak mampu membangun sistem kontrol yang tepat yang
bisa mencegah “kenakalan” tersebut. Kurangnya keterlibatan dan motivasi antara karyawan
juga dapat dilihat sebagai kekuatan utama dalam penyimpangan dan kesalahan etika. Selain
itu, tidak adanya goal congruence juga menjadi salah satu penyebab utama dari masalah
tersebut. SunShine menggunakan insentif keuangan dan bonus sebagai sumber motivasi, yang
merupakan motif alami untuk karyawan di level manapun; Namun masalah Sunshine adalah
dalam sistem bonus tidak jelas dengan masalah serius transparansi mengenai hubungan antara
kinerja dan bonus.

Akar penyebab spesifik untuk perilaku karyawan di Sunshine dapat terdaftar sebagai berikut:
-

Penyebab utama dari penyimpangan perilaku untuk Individu:

a. Kurangnya loyalitas dan rasa memiliki - Karyawan Sunshine Fashion tidak memiliki
loyalitas dan rasa memiliki terhadap perusahaan dan ini menyebabkan perilaku
oportunistik. Ini mungkin disebabkan budaya organisasi (organization culture) yang
lemah, proses seleksi, pelatihan, dan transparansi dalam kerja perusahaan atau
masalah kepemimpinan.

b. Keserakahan - Karyawan ingin mendapatkan uang dengan cara cepat melalui

kelemahan yang ada dalam sistem.

c. Kepemimpinan/role model yang buruk

d. Pengaruh menyaksikan aksi serupa yang dilakukan oleh rekan kerja.

Penyebab utama dari penyimpangan perilaku secara kontekstual:

 a. Kurangnya transparansi dalam kebijakan perusahaan - Hal ini terbukti dari fakta
bahwa bonus akhir tahun diputuskan semata-mata pada kebijaksanaan manajer umum.

b. Kurangnya keterlibatan karyawan dalam penetapan tujuan / strategi.

c. Kurangnya prosedur operasi standar formal yang disepakati bersama

2. Apa kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian internal Sunshine Fashion

dan, yang lebih penting, apa yang bisa Li usulkan kepada manajemen untuk
memperbaiki situasi tersebut?

Memiliki sistem manajemen desentralisasi, seperti yang dijalankan oleh Sunshine sekarang,
bisa sangat membantu dalam hal memfasilitasi pertumbuhan perusahaan, namun
desentralisasi sering menyebabkan tingginya agency cost dan meningkatkan kesempatan bagi
perusahaan untuk menjadi terfragmentasi, diikuti oleh kemungkinan manajer untuk bertindak
dalam kepentingan mereka sendiri, bukannya menempatkan tujuan organisasi di tempat
pertama. Otonomi yang diberikan kepada karyawan sering dapat mengakibatkan proses
pengambilan keputusan yang lebih efisien, tetapi juga meningkatkanbeban keuangan dan
sering mengakibatkan konflik kepentingan dan inkonsistensi antara perilaku manajer dan
tujuan organisasi.Meskipun sinar matahari menerapkan sistem RFID / ERP yang
memungkinkan kantor pusat untuk menerima update pada penjualan dan persediaan setiap
empat jam, informasi harus dimasukkan secara manual oleh staf memberikan kesempatan
untuk memanipulasi data dan melakukan perilaku oleh karyawan.Juga, otonomi yang
Sunshine berikan kepada manajer mengenai kebijakan promosi, penjualan dan diskon
memilkirisikodan “biaya” karena manajer cabang mengambil keuntungan dari kekuasaan
mereka berkaitan dengan berapa banyak diskon yang mereka inginberikan selama promosi
dan perayaan toko. Terlepas dari sistem pengecekan barcode, yang memungkinkan Sunshine
untuk melacak perubahan harga barang-barang di toko-toko, kerugian akibat perubahan
barcode secara ilegal diperkirakan RMB 1,5 juta.

Yang dapat Li lakukan sebagai manajer penjualan adalah mengusulkan perubahan sistem
manajemen saat ini yang akan mencegah kenakalan karyawan dan meningkatkan lingkungan
kerja secara keseluruhan. Masalah terbesar yang dialamiSunshine adalah dalam
sistempengendalianmanajemen yang lemah. Selainitu, sentralisasi perusahaan dapat
membantu mengatasi masalah ini karena perusahaan yang mengadopsi sistem terpusat
biasanya mengalami konflik yang lebihsedikitdibandingkandengan yang terdesentralisasi.
Tanpa pengawasan terus menerus, yang merupakan kasus di Sunshine, otonomi sering
mengakibatkan peningkatanagency cost, penyimpangan perilaku karyawan dan masalah
etika. Li jugasebagai seorang manajer bisa mengubah gaya kepemimpinannya menjadi lebih
transformasional yang akan meningkatkan komitmen karyawan dan keterlibatan, dan dalam
jangka panjang meningkatkan budaya perusahaan dan mengurangi penyimpangan yang
terjdai.
Juga, program etika yang efektif merupakan segmen penting dari setiap perusahaan. Hal ini
penting, bagisetiap organisasi untuk membangun program etika yang efektif sebagai tindakan
pencegahan sebelum pelanggaran etika terjadi. Namun, agar efektif, Program etika harus
dilaksanakan dengan baik. Manajer harus mengingat bahwa tanpa penegakan hukum yang
memadai, Program etika menjadi tidak berguna. Ini adalah tugas manajerial Li untuk
memperjuangkan perubahan yang dapat mencegah penyimpangan perilaku di masa depan
untuk melindungi kepentingan pemegang saham. Program ini harus mampu mengurangi
kesempatan karyawan untuk terlibat dalam perbuatan yang menyimpang. Li juga bisa
mengusulkan hukuman bagi para pekerja yang terlibat dalam perilaku tersebut, yang dapat
mencakup pengurangan gaji atau bahkan pengunduran diri.

PENYELESAIAN KASUS

1. Langkah-langkah apa yang harus dilakukan manajemen dan bagaimana

seharusnya langkah-langkah perbaikan akan dilaksanakan?

Salah satu langkah yang paling penting yang harus diambil untuk setiap perusahaan adalah
untuk membangun program etika yang efektif. Kebanyakan perusahaan besar dengan lebih
dari 500 karyawan sering membentuk komite etik yang membantu mereka memastikan
perilaku etis karyawan. Seperti sebuah komite yang akan mencakup baik top manajemen dan
perwakilandari semua tingkatanmanajemen dapat membantu Sunshine untuk berkontribusi
pada peningkatan perilaku etis dari karyawan dan membantu mencegah
penyimpanganperilaku yang akanterjadi di masa depan. Sunshine juga bisa beralih dari
strategi kontrol eksternal ke internal, yang didasarkan pada "keyakinan bahwa karyawan
dapat termotivasi dengan membangun komitmen mereka untuk tujuan organisasi". Untuk
meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan, yang merupakan masalah yang jelas
untuk Sunshine, sebuah perusahaan bisa merevisi rencana kompensasinya. Insentif keuangan
biasanya lebih efektif ketika dikaitkan dengan kinerja, namun, sebelum memutuskan untuk
menerapkan program tersebut manajemen harus menyelidiki mengenaiinsentif yang paling
menarik untuk kelompok dan individu. Dalam rangka untuk mengurangi kerugian yang
disebabkan oleh penyimpangan perilaku dan penipuan, Sunshine bisa mempertimbangkan
untuk menerapkan apa yang disebut rencana pembagian keuntungan (profit-sharing plan),
yang merupakan "Sebuah metode memberikan pekerja penghasilan tambahan berdasarkan
profitabilitas seluruh perusahaan atau unit yang dipilih".

2. Bagaimana rangkaian tindakan yang direkomendasikan untuk Sunshine

tersebut harus dilaksanakan?

Tindakan yang paling penting Sunshine harus ambil adalah pendirian Program etikakuatdan
efisien. Peran program etikadalam kinerja organisasi berasal dari fakta bahwa tidak hanya
karyawan lebih terlibat dan berkomitmen untuk organisasi, tetapi juga bahwa lingkungan
eksternal menerima organisasi yang menghargai etika dan membangun operasi mereka pada
prinsip-prinsip dan nilai-nilai. Memiliki program etika yang efektif dapat membantu
karyawan Sunshine menjadi lebih terlibat, termotivasi dan berkomitmen untuk organisasi,
yang akan pasti berdampak pada keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Juga, memiliki
sistem pengawasan yang efektif tidakkalah pentingnya, tidak hanya untuk Sunshine, tetapi
untuk setiap organisasi. Manajemen perlu membuat sistem IT yang dapat membantu mereka
mengurangi kesalahan dan perilaku menyimpang karyawan mereka, tanpa membuat mereka
terancam atau dikendalikan sehingga tidakakan menghasilkan efek sebaliknya (counter
effect). Juga, perubahan dalam sistem manajemen sangat penting untuk kinerja Sunshine dan
keberhasilan secara keseluruhan.