BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memiliki
dokumen-dokumen penting yang harus tetap disimpan dan dijaga dengan
baik, karena berkaitan langsung dengan jalannya instansi tersebut, baik
dalam hal kinerja secara internal maupun secara eksternal. Dokumen-
dokumen tersebut juga sering dinamakan dengan istilah arsip atau file.
Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan
istilah rekam medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat dimana
keseluruhan keberadaan pasien beserta data-data yang dimilikinya termasuk
jenis penyakitnya, tercatat atau terekam dalam file-file tersebut.
Rekam medis ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih
efisien dan memungkinkan pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang
diberikan dengan lebih efektif. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang
berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah
sepantasnya memberikan layanan tersebut. Dokumen-dokumen penting atau
arsip atau rekam medis harus disimpan dengan sebaik-baik mungkin, agar
jika arsip atau rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat ditemukan
dengan mudah dan cepat sehingga pelayanana yang diberikan menjadi lebih
efektif.
Dari kegiatan-kegiatan pengelolaan dokumen-dokumen penting atau
arsip atau rekam medis tersebut sering kali ditemukan masalah dimana
permasalahan tersebut dapat mengganggu mutu pengelolaan rekam medis.
Sehingga dalam penulisan makalah ini, kami mengambil judul tentang
problem solving terkait pengelolaan arsip rekam medis.

1
1.2 RUMUSAN MASALAH
1) Apa yang dimaksud dengan problem solving ?
2) Permasalahan apa yang timbul dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam
medis?
3) Bagaimana solusi terkait dengan masalah pengelolaan arsip rekam
medis?
4) Bagaimana pemecahan masalah pengelolaan arsip rekam medis ?
1.3 TUJUAN
1) Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan problem solving.
2) Untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam kegiatan
pengeloaan arsip rekam medis.
3) Untuk memberikan solusi terkait dengan masalah pengelolaan arsip
rekam medis.
4) Untuk memberikan pemecahan masalah pengelolaan arsip rekam medis.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PROBLEM SOLVING

Menurut Alfatih (2017) problem solving merupakan suatu keterampilan
yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi,
mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif
tindakan, kemudian mempertimbangkan alternatif tersebut sehubungan dengan
hasil yang dicapai dan pada akhirnya melaksanakan rencana dengan melakukan
suatu tindakan yang tepat. Sedangkan menurut Gulo (2002) menyatakan bahwa
problem solving adalah metode yang mengajarkan penyelesaian masalah
dengan memberikan penekanan pada terselesaikannya suatu masalah secara
menalar. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa problem
solving adalah pemecahkan suatu masalah yang menghasilkan suatu solusi atas
permasalahan yang dihadapi dengan terlebih dahulu mengidentifikasi
permasalahan berdasarkan data dan informasi yang akurat melalui suatu proses
intelektual dan professional.
Menurut Alfatih (2017) Penyelesaian masalah merupakan proses dari
menerima tantangan dan usaha – usaha untuk menyelesaikannya sampai
menemukan penyelesaiannya. Berikut ini adalah langkah-lagkah dalam
penyelesaian masalah :
1) Mengidentifikasi Masalah
Identifikasi masalah yang sangat jelas dan spesifik adalah langkah
awal yang penting. Keberhasilan identifikasi akan mendukung akurasi dan
validasi data dalam proses pemecahan masalah. Dalam mengidentifikasi
masalah ada beberapa teknik yang digunakan, yaitu : dengan teknik
pengamatan langsung, teknik consensus seperti matrik prioritas dan
Teknik Analisis data.
2) Mendefinisikan Masalah
Setelah masalah telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah
mendefinisikan masalah yang kemudian akan menjadi informasi lebih

3
 rinci. Selanjutnya dapat ditetapkan signifikansi masalah dan prioritas
masalah sehingga akan lebih efisien dalam pemecahan masalah. Ini juga
merupakan langkah awal menuju mendapatkan pendanaan dan rencana
untuk mengalokasikan sumber daya untuk proses pemecahan masalah.
3) Mengorganisir Informasi
Informasi yang tersedia akan lebih berkualitas, lebih maksimal dan
akurat apabila diorganisir atau diatur dengan baik sehingga lebih siap
dengan solusi yang akurat kedepannya.
4) Membentuk suatu Strategi
Selanjutnya adalah mengembangkan strategi untuk memecahkan
masalah. Banyak strategi yang dapat digunakan tergantung pada jenis dan
beratnya masalah yang dihadapi.
5) Mengalokasikan Sumber
Sebelum mulai untuk memecahkan masalah, Prioritas masalah
yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya sangat diperlukan dalam
mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, baik itu SDM, anggaran atau
sumber daya yang lain. Untuk masalah yang penting, mungkin selayaknya
mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk proses pemecahan
masalah, karena supaya lebih cepat tuntas atau tidak berlarut-larut masalah
tersebut dan tidak menimbulkan masalah lainnya yang berkaitan.
6) Membuat Keputusan
Setelah melalui beberapa tahapan dan menghasilkan berbagai
macam opsi, langkah selanjutnya adalah mengambil keputusan melalui
sikap realistis dan berfikir yang logis atas kelebihan dan kekurangan
potensi masing-masing opsi untuk memilih beberapa opsi yang diinginkan.
7) Pemantauan Kemajuan (Monitoring)
Setelah Solusi telah diputuskan atau ditetapkan dan dalam proses
pelaksanaan untuk pemecahan masalah, langkah berikutnya adalah
melakukan pemantauan secara berulang dari waktu ke waktu untuk
mengukur apakah menunjukkan pergerakkan ke arah tujuan atau tidak
sama sekali.

4
 8) Mengevaluasi
Dari hasil pemantauan yang telah dilakukan dapat diperoleh
beberapa informasi yang penting untuk dilakukan suatu evaluasi atau
penilaian. Apakah solusi tersebut tetap dilanjutkan, menyarankan
perbaikan, dilakukan revisi atau dihentikan sama sekali jika tidak ada
kemajuan sedikitpun.

2.2 MENGIDENTIFIKASI PERMASALAHAN

Studi kasus (masalah yang didapat) adalah Rumah Sakit mengalami
kesulitan dalam penemuan kembali arsip karena data tersebar dan tidak
disimpan dalam satu tempat dan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk
kegiatan pencarian data yang dibutuhkan.
Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival arsip
atau berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu tempat
sehingga saat arsip atau berkas rekam medis di butuhkan dalam proses
pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menemukan arsip atau berkas rekam medis yang di butuhkan. Hal ini akan
mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya.
Dampak selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses
temu kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip yang disimpan
tidak suatu tempat penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga yang yang
dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan arsip tersebut.
Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu
kembali) arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait
dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali
arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga
ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera
mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum
memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas
rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena arsip

5
 (rekam medis) tidak disimpan dalam satu tempat penyimpanan maka waktu
yang dibutuhkan untuk temu kembali arsip tersebut menjadi lama. Hal ini yang
menyebabkan tingkat kepuasan pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang.
Dampak berikutnya yang timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya
adalah pasien tersebut akan menyebarkan informasi yang belum tentu
kebenarannya, namun sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja
hal ini akan mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini
adalah rumah sakit.

2.3 SOLUSI TERKAIT DENGAN PENGELOLAAN ARSIP REKAM

MEDIS
Permasalahan yang timbul akibat temu balik arsip yang kurang cepat
memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar data yang
dicari cepat ditemukan, di antaranya:
1) Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali
berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2) Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas
rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.

2.4 PEMECAHAN MASALAH TERKAIT PENGELOLAAN ARSIP

REKAM MEDIS
Berikut ini adalah pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori
terkait :
2.4.1 Membuat Sistem Penyimpanan
Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi
dengan cara dimasukkan kedalam folder atau map sehingga setia folder
berisi data dan informasi hasil pelayanan yag diperoleh pasien secara
individu.
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah
dan mempercepat pelayanan ditemukan kembali berkas rekam medis

6
yang disimpan dalam rak filling, mudah mengambil dari tempat
penyimpanan, mudah mengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang
digunakan,tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas
rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil
pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan
lengkap sedemikan rupa sehinggs riwayat penyakit seorang pasien urut
secara kronologis.
Menurut Budi (2011) ditinjau dari pemusatan dan penyatuan
berkas rekam medis, cara penyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu :
1) Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu, suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik
pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat
jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu
dalam satu folder (map).
Keuntungannya sentralisasi adalah :
(1) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan
kerena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat
dibaca seluruhnya.
(2) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
(3) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan
ruangan.
(4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang
pasien berada dalam satu folder.
(5) Mudah menerapkan sistem unit record .

7
 Kekurangannya sentralisasi adalah :
(1) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harus
menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
(2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus
jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan
UGD yang dibuka 24 jam.
(3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena
dokumen rekam medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien
datang untuk berobat
2) Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik
pasien dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat
darurat, milik seorang pasien dipisahkan pada folder (map) yang
berbeda.
Keuntungannya desentralisasi adalah :
(1) Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan yang
lebih cepat.
(2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya desentralisasi adalah:
(1) Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, yaitu
data dan informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih
dari satu folder.
(2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
banyak.
Dari kedua sistem penyimpanan berkas tersebut masing masing
memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk
masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara
sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-
pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

8
2.4.2 Membuat Sistem Penjajaran
Menurut Budi (2011) Berikut ini adalah sistem penjajaran berkas
rekam medis :
1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis
berdasarkan urutan abjad. Huruf depan dari nama pasien akan
dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak penyimpanan. Pada
jenis penjajaran ini membutuhkan waktu kerja yag lama dan
mempunyai resiko tinggi terhadap tumbulnya banyak kesalahan,
misalnya nama yang berubah dan nama yang salah eja. Selain itu,
tidak dapat melakukan melakukan perkiraan terhadap kebutuhan
penggunaan area rak tertentu, karena petugas tidak dapat
memprediksi nama-nama pasien yang akan berobat nantinya. Hal
ini menyebabkan tidak adanya control terhadap pengelolaan pada
tempat penyimpanan berkas rekam medis. Kekuranga lain dari
jenis penyimpanan ini adalah petugas harus teliti melihat satu
persatu dari urutan huruf pada nama pasien. Dengan demikian jenis
penyimpanan ini cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan
jumlah pasien yang masih sedikit.
2) Sistem Kronologis (Chronological Filing System)
Jenis penjajaran kronologis merupakan jenis penjajaran
arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan peristiwa /
kejadian pasien datang ke fasilitas pelayanan kesehatan. Sebagai
contoh pada fasilitas pelayanan kesehatan menyimpan berkas
rekam medisnya dengan cara diurutkan tiap tanggal, sehingga
mungkin akan terbentuk kelompok-kelompok sesuai tanggal pasien
berobat. Secara tidak langsung penyimpanan kronologis dilakukan
dengan menyimpan berkas sesuai dengan denga urutan waktu
kedatangan di fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem penjajaran ini
hanya cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan ruang

9
 lingkup yang kecil, contohnyapada dokter praktek pribadi, praktek
dokter spesialis, dan bidan.
3) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
Sistem penjajaran berdasarkan wilyah merupakan jenis
penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayah yag ada
dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Rak-rak
penyimpanan berkas rekam medis akan dikelompokkan
berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis
pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya.
Sistem penjajaran wilayah ini sering disebut dengan sistem
penjajaran Family Folder. Umumnya dalam satu berkas rekam
medis digunakan oleh satu keluarga dan masing-masing formulir
diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis
ayah,ibu,anak. Fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan
untuk menggunakan sistem ini adalah puskesmas. Hal ini
karenaterkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggungjawab
terhadap kesehatan masyarakat diwilayahnya. Sehingga dengan
sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang berobat atau
sakit dari masing-masing wilayah, sehingga dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut
4) Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)
Jenis penjajaran Subyek/kasusu merupakan jenis penjajaran
arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau kasus atau
penyakit yag diderita masing-masing pasien. Misalnya rak pertama
untuk menyimpan berkas rekam medis pada kasus penyakit jatung,
dan seterusnya.
5) Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Jenis penjajaran berkas dengan nomor merupakan salah satu
jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang mengikuti
urutan nomor rekam medisnya. Terdapat 3 cara penjajaran
berdasarkan nomor ini, yaitu :

10
(1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Dikenal dengan sistem penjjaran dengan nomor
langsung yaitu sistem penjajaran berkas rekam medis dengan
menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan.
Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan
berurutan dalam satu rak, yaitu 00-01-01, 00-01-02, 00-01-
03, 00-01-04. Adapun kelebihan dari jenis penjajaran Straight
Numerical Filing adalah :
1. Mudah melatih petugas-petugas yang harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan.
2. Mudah dalam pencarian dokumen rekam medis dalam
jumlah banyak dengan nomor berurutan.
Sedangkan untuk kekurangan sistem penjajaran Straight
Numerical Filing adalah :
1. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor
sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
2. Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk
nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
3. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sulit
dilakukan, karena petugas tidak terbagi menurut nomor.
(2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Middle Digit Filing merupakan sistem penjajaran
berkas rekam medis berdasarkan numerik dengan urutan
sistem angka tengah. Sistem ini menyimpan berkas rekam
medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.
Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi
angka pertama, pasangan agka yang terletak paling kiri
menjadi agka kedua , dan kelompok angka paling kanan
menjadi angka ketiga. Untuk pembagian kelompok angka

11
 pada Middle Digit Filing tersebut terlihat pada bagan
dibawah ini :
4 8 1 2 0 6

Kelompok angka Kelompok agka Kelompok angka

kedua pertama ketiga

Keuntungan Sistem Middle Digit Filing yaitu :

1. Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang
nomornya berurutan.
2. Penggantian sistem nomor lengsung ke angka tengah
lebih mudah dari pada sistem angka akhir.
3. Petugas mudah di serahi tanggung jawab sejumlah rak.
Kelemahan Middle Digit Filing yaitu :
1. Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
2. Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah
melebihi 6 digit.
3. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila
dilakukan pencabutan dokumen non aktif.
(3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Terminal Digit Filing merupakan sistem penjajaran
berkas rekam medis numeric dengan sistem angka akhir.
Pada sistem ini, penjajaran berkas rekam medis dirak filling
dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis kelompok akhir. Artinya 2 angka pada
kelompok akhir ini dijadikan sebagai kunci penyimpanan
berkas rekam medisnya (patokan peetam). Selanjutnya secara
berturut-turut (didepannya) dengan berpatokan pada 2 angka
kelompok angka tengah sebagai digit kedua dan patokan
berikutnya pada 2 angka kelompok pertama sebagai didit
ketiga.

12
 4 8 1 2 0 6
Kelompok angka Kelompok agka Kelompok angka
ketiga kedua pertama

Sitem penjajaran numeric dengan Terminal Digit Filing

mempunyai kelebihan adalah :
1. Tersebar secara merata
2. Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah
section tertentu.
3. Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan.
4. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan
bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
5. Membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
6. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah.
Sitem penjajaran numeric dengan Terminal Digit
Filing mempunyai kekurangan diantaranya :
1. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam
hal sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan
latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi
umunya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak
terlalu lama.
2. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus
menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu
Dari beberapa sistem atau jenis penjajaran berkas rekam medis
diatas , sistem penjajaran yang paling cocok dengan permasalah berkas
rekam medis di rumah sakit yaitu sistem penjajaran berdasarkan nomor
dengan Terminal digit filling karena pada dasarnya arsip atau berkas
rekam medis mempunyai nomer rekam medis yang unik, sehingga dapat
membedakan berkas satu dengan yang lainya dan jika dalam proses temu

13
kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara melihat
nomer rekam medis nya.
Fasilitas pelayanan kesehatan yang bermula dari ruang lingkup
yang kecil kemudian berkembang menjadi besar biasanya belum
mengunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing . sehingga ada
beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem
penjajaran rekam medisnya. Perubahan sistem penjajaran rekam medis
difasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini karena beberapa
faktor diantaranya semakin banyak pasien yang berobat, seamakin
berkembagnya fasilitas pelayanan kesehatan, dan peningkatan mutu
pengelolaan rekam medis .
Menurut Budi (2011) Perubahan sistem penyimpanan dalam
dilakukan dengan tahapan langkah-langkah dibawah ini :
1. Rencanakan dengan matang tanggal mulai perubahan sistem
penjajaran, termasuk persiapan rak tempat penyimpanan berkas
rekam medis, prosedur penjajaran dengan sistem yang baru, dan
sumber daya manusia yang akan melakukan perubahan.
2. Pada tanggal yang telah ditentukan, mulai menyimpan berkas
rekam medis dengan sistem penyimpanan yang baru. Sehingga
setiap kali berkas yang dikembalikan ke ruang penyimpanan mulai
disimpan dirak yang baru.
3. Tuliskan pada tracer untuk berkas rekam medis yang telah
berpindah ke rak penyimpanan yang baru.
4. Selain menunggu pasien meminta berkas untuk pelayanan dan
ketika dikembalikan disimpan dirak yang baru dengan sistem yang
baru, lakukan secara bertahap pemindahan penyimpanan rekam
medis dari rak lama ke rak baru dengan sistem yang baru dengan
tetap menyisipkan tracer pada rak penyimpanan yag lama. Hal ini
dilakukan untuk control terhadap keberadaan berkas rekam medis.

14
 BAB 3
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
1) Problem solving adalah pemecahkan suatu masalah yang menghasilkan
suatu solusi atas permasalahan yang dihadapi dengan terlebih dahulu
mengidentifikasi permasalahan berdasarkan data dan informasi yang
akurat melalui suatu proses intelektual dan professional.
2) Pada dasarnya jika arsip atau berkas rekam medis tidak tersimpan
dalam satu tempat atau tidak ada sistem yang mengatur
penyimpanannya maka akan berdampak terhadap pelayanan yang
diberikan, seperti akan memperlambat pelayanan dan tenaga yang
dibutuhkan dalam akan bertambah untuk mecari arsip atau berkas
tersebut.
3) Solusi dari permasalahan ini adalah membuat sistem penyimpanan dan
membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau
berkas rekam medis yang ada di rumah sakit.
4) Pemecahan masalah tersebut berdasarkan teori. Arsip atau rekam medis
harus disimpan dengan sistem yang baik untuk memperlancar
pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya
rumah sakit menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dan
menggunakan sistem penjajaran dengan sistem nomer(Numeric Filing
System ) yaitu Terminal Digit Filling

15
3.2 SARAN
1) Sebaiknya membuat sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan
menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi . Sehingga pengelolaan
arsip akan terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan data
tersebar kemana-mana dapat diperkecil
2) Sebaiknya membuat sistem penjajaran berkas dengan menggunakan
sistem penjajaran berdasarkan nomor yaitu Terminal digit filling .
sehingga dapat membedakan berkas satu dengan yang lainya dan dalam
proses temu kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara
melihat nomer rekam medisnya.

16