Organizationla Managemetn.
PT. GARUDA INDONESIA memiliki bebrapa submodul HCM SAP, salah satunya
adalah Organisational Manajemen (MO) terdapat struktur organisasi dari perusahaan tersebut.
Struktur organisasi menggambarkan hirarki dari setiap unit organisasi yang ada pada
perusahaan situ sendiri.
Unit Organisasi (Organizational Unit)
Unit-unit organisasi tersebut dihubungkan satu sama lain dalam suatu hirarki yang akan
membentuk struktur keseluruhan organisasi. unit organisasi berhubungan juga dengan cost
center dari bagian Akuntansi. Pada PT. GARUDA INDONESIA cost center di-assign sesua
dengan Departemen.
Pekerjaan (job)
Pekerjaan (job) menggambarkan klasifikasi tanggung jawab yang khusus pada organisasi.
didalam job sudah terdapat tugas spesifikasi dan kemampuan khusus yang harus dimiliki orang
yang nantinya melakukan job tersebut.
Posisi (position)
Setiap job memiliki beberapa position yang harus diisi oleh setiap karyawan. Posisi dimiliki
setiap karyawan. Ada beberapa posisi memiliki job yang sma. Posisi dapat 100% penuh (tidak
ada yang lowong), sebagian penuh, atau lowong.
Personnel Administration
Dimulai adanya penerimaan karyawan pada proses recruitment. Setiap karyawan pada
PT. GARUDA INDONESIA mungkin mengalami perubahan data yang dikarenakan adanya
action-action. Beberapa action-action yang ada dalam PT. GARUDA INDONESIA seperti:
Masuk data pegawai baru
Perubahan status pegawai
Perpanjang kontrak
Mutasi
Promosi
Tugas pendidikan
Kembali dari pendidikan
Termination
Pelanggaran disiplin
Dll
Jika ada penerimaan karyawan baru, maka akan dilakukan action masuk data pegawai
baru. Infotypes yang terkait meliputi: personal data, organizational assignment, addresses,
panning work time, basic pay, bank detail, capital formating, fiscal data, social insurance,
contract elements, dan leave entitlement.
Jika ada karyawan yang akan dipromosikan, maka akan dilakukan action promosi.
Infotype yang terkait meliputi: organizational assignment, basic pay, company instruction, date
specification, dan monitoring of task.
Setelah dilakukan action-action tersebut maka sistem akan secara otomatis melakukan
peng-update-an terhadap master data karyawan.
Time Management
Skenario ini secara khusus ditetapkan untuk manajemen. Ini berfokus pada semua
informasi yang terkait dengan waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja dan ketersediaan
karyawan. Untuk kesuksesan dan keefisienan skenario manajemen waktu, manajemen PT.
GARUDA INDONESIA perlu menetapkan tujuan-tujuan tertentu, kriteria kesuksesan dan
indikator kinerja untuk skenario ini. Sealnjutnya indikator kinerja perlu untuk direncanakan,
hasil aktual dikumpulkan dan danalisis perbedaannya.
Proses time management
Kepala departemen akan menentukan beban kerja (workload) dan persetujuan absen
(absence approval). Setelah itu, daftar sift didefinisikan dalam sistem dengan
mempertimbangkan ketersediaan karyawan (misalnya menggunakan hari libur, keluar, dll).
Pendefinisian daftar difasilitasi melalui integrasi antar absen dengan penjadwalan sift.
Karyawan dengan penjadwalan sift yang dikenal dalam SAP dan konsekuensi keuangan secara
otomatis akan diteruskan ke SAP penggajian.
SAP memungkinkan pencatatan waktu positif dan negatif pada waktu kerja karyawan.
Pencatatan waktu yang positif digunakan ketika sistem HR SAP terhubung dengan alat
pencatat waktu. Setelah regristasi waktu di SAP kemudian akan di valuasi dalam SAP, jam
lembur dan ketidak hadiran secara otomatis dihitung berdasarkan kriteria lembur yang
ditentukan dalam sift master. Kemudian jam tersebut dilanjutkan ke bagian penggajian untuk
diperhitungkan keuangan cuti dan lembur yang belum dibayar.
Recruitmnrt
Ketika ada posisi kosong dalam sebuah perusahaan, penggantian (baik dari eksternal
atau internal) harus dilakukan. Posisi-posisi yang kosong dipublikasikan dalam iklan lowongan
pekerjaan melalui beberapa media, seperti koran untuk pelamar eksternal dan modul employee-
self-service untuk pelamar internal. Iklan tersebut mempublikasikan satu atau lebih lowongan
pekerjaan, untuk mendapatkan pelamar-pelamar yang cocok. Memeriksa sura-surat lamaran
yang diterima merupakan salah satu proses perekrutan. Karyawan diberi peringkat
menggunakan perbandingan profil (match-up) dari persyaratan perkerjaan dan kualifikas i
pelamar. Pemohon kemudian akan melalui prosedur seleksi, dan karyawan/pemohon yang
sesuai akan dipekerjakan atau dipromosikan/transfer.
Compensation Management
Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk membantu manajemen dalam
pengendalian dan kebijakan remunirasi administrasi. Hal ini juga memungkinkan fitur
untuk Job Pricing, Anggaran Sentralisasi dan Desentralisasi, menggulirkan Rencana
Kompensasi (Compensation Plan) pada struktur organisasi dan pelaporan total kompensasi
untuk tingkat karyawan.
Proses Bisnis Compensation Management
Manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus menetapkan perencanaan untuk setiap
karyawan berdasarkan kriteria kelayakan, rencana dan mengelola remunerasi distribusi melalui
struktur organisasi dan memutar distribusi remunerasi.
Administrasi Kompensasi memungkinkan manajemen PT. GARUDA INDONESIA
untuk melakukan tugas-tugas kompensasi, misalnya kenaikan gaji, mendistribusikan bonus,
saham penghargaan atas struktur organisasi dan menyediakan mekanisme untuk
persetujuan multi-level.
Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menyimpan semua set berbeda untuk
setiap proses perhitungan kompensasi dan rencana kompensasi di tingkat karyawan. Ini akan
memungkinkan mereka untuk merekam perubahan dalam kompensasi penghargaan kepada
karyawan lembur, juga mencatat rincian kompensasi penghargaan.
SAP
Apa itu SAP? SAP-SYSTEM ANALYSIS AND PROGRAM DEVELOPMENT
SAP” adalah suatu nama mungkin sudah tidak asing lagi untuk praktisi-praktisi IT
dunia, maupun di Indonesia. “SAP” ini adalah singkatan dari “System Analysis and Program
Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh
Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti
menjadi “Systems Application and Products in Data Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang
dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan
dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke
generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal banyak
juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan
untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain
Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP
untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.
SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia
yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di
Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah
berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk
mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan
IT, dan juga SDM yang masih langka.
Apa itu ERP?
ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning
(MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-
proses manufakturing.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat
mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber
daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi,
sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum
menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning
dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Dari kata Enterprise itulah letak makna ERP
yang sebenarnya. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan
fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski
kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh
ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu
software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi
informasi dan berkomunikasi.
Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun
maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP –
Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang
kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut
ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya.
Suatu sistem yang mengelola seluruh sumber daya perusahaan. ERM ini yang kemudian
mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship Management),
SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier
Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih
lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan
barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada
di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.
Manfaat ERP
Hal ini memungkinkan komunikasi terbuka dan efisien dan manajemen sumber daya antar
departemen dan tingkat bisnis yang berlokasi jauh dari satu sama lain.
SAP software beroperasi pada database yang fleksibel dan menawarkan perusahaan fitur
integrasi yang kuat.
Aplikasi SAP dan modul yang cukup fleksibel untuk menangani operasi global antara banyak
bahasa dan mata uang.
Dengan integrasi perangkat lunak SAP enterprise perusahaan besar dan kecil sama-sama dapat
tangkas dalam beradaptasi dengan kondisi pasar yang terus berubah.
Software SAP memiliki struktur dukungan yang luas untuk mendokumentasikan dan
mengelola kemampuan yang kuat dengan sertifikasi ahli.
SAP ERP Human Capital Management ( Manajemen Sumber Daya Manusia
Pada Perusahaan)
Mengoptimalkan proses Human Rersource (Manajemen SDM) perusahaan dengan
sebuah manajemen yang lengkap terpadu, dan global : SAP ERP Human Capital Management
(SAP ERP HCM). Dengan SAP ERP HCM, perusahaan mendapatkan bantuan yang
dibutuhkan untuk menarik orang yang tepat, mengembangkan dan memanfaatkan bakat
mereka, menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan perusahaan, dan mempertahankan top
performer.
Untuk meningkatkan efisiensi HCM, SAP ERP HCM mengotomatisasi proses-proses
kunci sebagai berikut :
Pelayanan - Memberikan konten bisnis untuk seluruh organisasi dan di luar diri melalui
layanan, layanan bersama, dan perangkat mobile.
Manajemen Bakat - Dukungan orang melalui setiap tahap pekerjaan mereka, mulai dari
perekrutan melalui pelatihan, pengembangan retensi, dan.
Analisis tenaga kerja – mengaktifkan fungsi eksekutif, profesional SDM, dan garis pelaporan
manajer dan pilihan analisis yang menyediakan real-time informasi tentang tenaga kerja Anda.
Inti SDM dan penggajian - Merampingkan dan mengintegrasikan proses tenaga kerja penting
pada platform global.
Manajemen tenaga kerja strategis - Pastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang tepat,
pada waktu yang tepat dan harga, untuk mencapai tujuan bisnis Anda.