PERAN SEKRETARIS DESA DALAM MENGELOLA ADMINISTRASI

PERKANTORAN DI DESA MOYO KECAMATAN MOYO HILIR

PROPOSAL

Oleh :
NOVI ANGGRAINI
NPM : 14.01.03.0.003-01

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU PEMERINTAHAN
UNIVERSITAS SAMAWA SUMBAWA BESAR
TAHUN 2017/2018
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

DAFTAR ISI ......................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................... iii
BABI PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .............................................................. 4
C. Tujuan Penelitian ................................................................ 4
D. Manfaat Penelitian .............................................................. 4
1. Manfaat Teoretis ........................................................... 4
2. Manfaat Praktis ............................................................. 4

BABII TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi ....................................................... 6
B. Pengertian Sekretaris Desa ................................................. 7

BABIII METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................................... 10
B. Fokus Penelitian.................................................................. 11
C. Lokasi dan Situs Penelitian ................................................. 11
1. Lokasi ............................................................................. 11
2. Sampel............................................................................ 11
D. Jenis dan Sumber Data....................................................... 11
1. Jenis Data ....................................................................... 11
2. Sumber Data ................................................................... 12
E. Teknik Pengumpulan Data .................................................. 12

ii
 F. Analisis Data ....................................................................... 13
G. Keabsahan Data ................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA

iii
 KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim..
Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT
yang maha pengasih lagi maha penyayang yang telah memberikan
rahmat dan kasih-Nya sehingga penulis dapay menyelesaikan proposal
sederhana ini dengan judul “PERAN SEKRETARIS DESA DALAM
MENGELOLA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI DESA MOYO
KECAMATAN MOYO HILIR”
Terima kasih yang amat besar penulis sampaikan kepada kedua
orang tua tercinta yang dengan cinta kasih saying dan pengorbanan yang
tulus telah dibrikan kepada penulis selama ini, dan kepada mereka penulis
persembahkan hasil karya ini.
Dengan penuh kesadaran diri dan dengan segala kerendahan hati,
saya menyadari bahwa hanya Allah-lah yang memiliki segala
kesempurnaan, sehingga apa yang penulis sajikan dalam proposal ini
tentu masih jauh dari kesempurnaan. Hal ini tentunya disebabkan karena
keterbatasan penulis dalam pengalaman dan ilmu pengetahuan. Oleh
karena itu, kritik dan saran senantiasa penulis harapkan untuk
menyempurnakan laporan ini. Semoga laporan ini dapat diterima dan ada
manfaatnya.
Harapan penulis, semoga proposal ini dapat memberikan inspirasi
dan wawasan yang lebih luas kepada rekan-rekan mahasiswa yang ingin
melakukan penelitian lebih lanjut.

Sumbawa, 13 januari 2017

Penulis

iv
 1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Negara Indonesia terdiri dari rangkaian pulau-pulau dan memiliki
wilayah yang sangat luas sehingga cukup menyulitkan pemerintah pusat
dalam menggapai setiap pelosok negeri.
Lahirnya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintah Daerah memberikan warna dalam penyelenggaraan
pemerintah di tingkat Kecamatan, Kelurahan dan Desa. Hal ini didasari
atas pentingnya perwujudan pemerintahan yang lebih efektif dan lebih
efesian dimulai dari level pemerintah yang paling bawah sehingga terjadi
proses interaksi langsung antara pemerintah dengan masyarakat secara
nyata. Di sinilah peran control konsumen, control social, evaluasi dan feed
back pemerintahan (Ndaraha, 2005:40).
Berdasarkan Undang-Undang Desa Nomor 6 Tahun 2014 pasal 17
ayat (1) peraturan daerah kabupaten/kota tentang pembentukan,
penghapusan, penggabungan, dan perubahan status desa menjadi
kelurahan atau kelurahan menjadi desa di undangkan setelah mendapat
nomr registrasi dari Gubernur dank ode desa dari menteri.
Desa adalah pembagian wilayah administrative di Indonesia di
bawah kecamatan, yang di pimpin oleh Kepala Desa, dan bertanggung
jawab kepada camat. Desa mempunyai tugas dan fungsi melaksanakan
kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Camat, hubungan kerja
kecamatan dengan kelurahan bersifat hirarki.
Berdasar Undang-Undang Nomor 72 Tahun 2005, mengenai
sekretaris desa di atur pada pasal (9) yaitu sekretaris desa diisi dari
Pegawai Negeri Sipil yang
memenuhi persyaratan. Sekretaris Desa diangkat oleh sekretaris daerah
kabupaten/kota atas nama bupati/walikota.
Sekretaris Desa adalah perangkat desa yang membantu kepala desa
dalam tertib administrasi pemerintahan. Pengisian jabatan sekretaris desa
dilatar belakangi oleh Undang-Undang Nomor72 Tahun 2005 tentang
Desa. Sekretaris desa mempunyai tugas melakukan pembinaan
administrative kepada seluruh satuan organisasi desa. Dengan kata lain
sekretaris desa merupakan ujung tombak pelayanan administrative di
desa dengan fungsi administrative seperti menyusun rencana,
pengendalian dan evaluasi pelaksanaan serta penyusunan laporan,
pelaksanaan tata usaha umum, kepegawaian dan perlengkapan rumah
tangga.
Kinerja desa dalam memberikan kepuasan pelayanan kepada
masyarakat dipengaruhi oleh peran sekretaris desa dalam mengelola
administrasi desa. Dalam penelitian selama ini masih banyak ditemukan
keluhan warga masyarakat dalam hal pelayanan tentang masih rindahnya
kualitas pelayanan yang di peroleh di desa baik dalam ketepatan,
kecepatan, biaya, mutu maupun keadilan.
Mengingat peran Sekretaris Desa yang begitu sentral dalam
mendukung pemerintahan yang baik di tingkat desa di tambah dengan
harapan masyarakat terhadap kinerja desa terlebih kinerja sekretaris desa
yang merupakan ujung tombak keberhasilan pencapaian tujuan tujuan
pemerintahan di desa, maka peran sekeretaris desa menjadi salah satu
sorotan di tengah-tengah masyarakat.
Berdasarkan kondisi diatas, maka penulis tertarik melakukan sebuah
penelitian dengan judul “PERAN SEKRETARIS DESA DALAM
MENGELOLA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI DESA MOYO
KECAMATAN MOYO HILIR”
B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka dapat

2
diidentifikasi masalah penelitian ini adalah Bagaimana Peran Sekretaris
Desa Dalam Mengelola Adiministrasi Perkantoran Di Desa Moyo
Kecamatan Moyo Hilir?

C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui Peran Sekretaris Desa Dalam Mengelola Administrasi
Perkantoran Di Desa Moyo Kecamatan Moyo Hilir.

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Diharapkan dapat memperkaya konsep atau teori administrasi
berkaitan dengan peran sekretaris desa dalam mengelola
administrasi perkantoran di desa.
2. Manfaat Praktis
a. Bagi Masyarakat
Dengan dilaksanakannya penelitian ini, diharapkan bisa mendorong
masyarakat melaksanakan fungsi control kepada aparatur desa,
khususnya sekretaris desa sebagai ujung tombak pemerintahan di
desa.
b. Bagi Aparatur Desa (Sekretaris Desa)
Diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai peran yang
sudah seharusnya diemban dan dilaksanakan sesuai tugas dan
fungsi sekretaris desa dengan penuh tanggung jawab.
c. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai sumber informasi dan referensi dalam pengembangan
penelitian serupa.

3
 4

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad dan Ministrate

yang berarti melayani, membantu, menunjang dan memenuhi. Hebert A.
Simon (1999:3) mendifinisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan
kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Selanjutnya
S.P. Siagian (2004:2) mengedefinisikan administrasi sebagai keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang di dasari atas
rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Ruang lingkup administrasi dapat dikatakan sebagai tugas pelayan
disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (gie, 2007:16) yaitu:
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan ketersediaan
segala keterangan yang tadinya belum ada atau tidak teratur sehingga
siap dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
ketarangan-ketarangan yang diperlukan sehingga dapat dibaca, dikirim
dan disimpan.
3. Mengelola
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dengan maksud yang berguna.
 4. Mengirim
Yaitu kegiatan yang menyimpan dengan berbagai cara dan alat dari
satu pihak ke pihak lain.
5. Menyimpan
Yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat tertentu
dengan aman, berusaha mancapai titik maksimum.

B. Sekretaris Kelurahan

Menurut M.G Hartini Hendarto dan F.X Tulusharyono, M.M (2003:4),

sekretaris adalah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan yang
melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai
pemimpin. Menurut Arvina Treut Burvows CS, sekretaris adalah orang
yang bekerja dalam menulis surat untuk orang lain, perusahaan, dll.
Jadi kesimpilan, sekretaris secara umum adalah seorang yang
pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan dalam
kegiatan tulis menulis, catat mencatat, menyusun laporan untuk rapat dan
menyusun jadwal kegiatan.
Sementara itu, Sekretaris Desa adalah Perangkat Desa yang
membantu Kepala Desa (KEPDES) dalam bidang tertib administrasi
Pemerintahan dan pembangunan serta pelayanan dan pemberdayaan
masyarakat, serta membantu tugas dari Kepdes dalam penyelenggaraan
pemerintahan, pelayanan kemasyarakatan dan pembangunan
masyarakat. Pengisian jabatan sekretaris desa dilatar belakangi oleh
Undang-Undang Nomor 72 Tahun 2005 tentang Desa.
Tugas pokok Sekretaris Desa adalah menyusun rencana dan
program, melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan yang meliputi
Administrasi Kepegawaian, Keuangan, Umum dan membuat laporan
pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab.
Fungsi Sekretaris Desa dalam prospektif administrative, sebagai
berikut:

5
 a. Membagi tugas kepada bawahan sesuai tugasnya
b. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas
dapat berjalan lancer
c. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil
pelaksanaan tugas
d. Menilai prestasi kerja bawahan untuk pembinaan karier
e. Melaksanakan dan mengolah manajemen kesekretariatan Desa
untuk kelancaran tugas
f. Melaksanakan Administrasi kepegawaian, keuangan, dan
administrasi umum untuk menunjang tugas pokok dan fungsi
g. Memberikan layanan teknisi Adiministrasi kepada Kepdes, Seksi-
seksi dan seluruh staf untuk kelancaran tugas
h. Menginventarisasi, mengelola dan mengevaluasi data baik
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan serta informasi
untuk pembinaan penyelenggaraan tugas umum,
penyelenggaraan pemerintahan Desa
i. Memberikan saran alternative kepada Kepdes untuk kelancaran
pelaksaan tugas
j. Membuat laporan sebagai bahan pertanggung jawaban dan
evaluasi pelaksanaan tugas
k. Mengkoordinasikan tugas-tugas sekse agar dalam pelaksaannya
dapat berjalan lancar.
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasannya

Dengan kata lain, sekretaris desa adalah orang kedua setelah

Kepdes. Tugas seretaris desa adalah melaksanakan administrasi desa
seperti kegiatan surat menyurat, kegiatan kersipan, dan membuat laporan.

6
 7

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan didukung

data kualitatif, dimana penelitian deskriptif diartikan sebagai suatu
penelitian yang berusaha mendekripsikan suatu fenomena atau peristiwa
secara sistematis sesuai apa adanya.
Penelitian ini tergolong dalam penelitian kualitatif. “Metode penelitian
kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat
postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang
alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah
sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara
trianguulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil
penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi
(Sugyiono,2013:9).
Dalam penelitian kualitatif, peneliti sebagai human instrument dan
dengan teknik pengumpulan data participant observation (observasi
berperan serta) dan in depth interview (wawancara mendalam), maka
peneliti harus beriteraksi dengan sumber data. Dengan demikian peneliti
kualitatif harus mengenal betul orang yang memberikan data.

B. Fokus Penelitian

Penelitian ini berfokus pada mengetahui sejauh mana peran Sekretaris

Desa Moyo dalam Mengelola Administrasi Perkantoran di Kecamatan
Moyo Hilir yang pada akhirnya akan menunjang keberhasilan tujuan
organisasi tersebut dalam menjalankan pelayan public.

C. Lokasi dan Situs Penelitian

1. Lokasi Penelitian
 Lokasi penelitian ini berada di Kantor Desa Moyo Kecamatan
Moyo Hilir yang beralamatkan di Jalan Gunung Galesa.
2. Situs Penelitian
Situs penelitian ini berada dalam sebuah ruangan staf
bertembok hijau yang tidak begitu luas yang merupakan ruang
balai desa yang terdiri dari kursi dan meja sekretaris desa serta
beberapa kursi dan meja staf desa lainnya.

D. Jenis dan Sumber Data

1. Jenis data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi:
a. Data Primer, yakni data yang diperoleh langsung melalui
penelitian lapangan, interview langsung dengan informant yang
bersangkutan.
b. Data Sekunder, yakni data yang diperoleh dari teknik
dokumentasi dengan memanfaatkan sumber-sumber yang
berkaitan dan dapat mendukung obyek yang akan diteliti.
2. Sumber Data
1) Narasumber (informan)
Jenis sumber data yang berupa manusia dalam penelitian
kualitatif disebut informan. Posisi narasumber dalam penelitian
kualitatif sangat penting kedudukannya karena bukan hanya
sekedar memberi respon melainkan juga sebagai pemilik
informasi. Peneliti didalam memilih narasumber harus bisa
memahami posisi dengan beragam peran dan keterlibatannya
dengan kemungkinan akses informasi yang dimilikinya sesuai
dengan kebutuhan penelitian yang dilakukan.
Dalam penelitian ini yang dimaksud dalam narasumber
(informan) adalah:
1) Kepala Desa Moyo Kecamatan Moyo Hilir
2) Sekretaris Desa Moyo Kecamatan Moyo Hilir
3) Masyarakat

8
E. Teknik Pengumpulan Data
Data dalam penelitian ini menggunakan teknik sebagai berikut:
 Studi lapangan, yaitu mengumpulkan data dan fakta empiric
secara langsung di lapangan guna mendapatkan data-data primer
melalui:
1) Wawancara, yaitu melakukan Tanya jawab kepada sasaran
penelitian untuk memperoleh data yang lebih akurat dari
informan.
2) Pengamatan langsung (observasi), yaitu melakukan
pengamatan secara langsung mengenai pentingnya Peran
Sekretaris Desa Di Desa Moyo Kecamatan Moyo Hilir.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik observasi
partisipasi pasif dimana dalam hal ini peneliti datang di
tempat kegiatan orang yang diamati, tetapi tidak terlibat
dalam kegiatan tersebut (sugiyono 2013:66). Ini membuat
penelitian menjadi secara langsung maupun tidak langsung.

F. Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini dengan

metode kualitatif untuk menganalisis data dengan cara mendeskripsikan
yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat
kesimpulan yang berlaku untuk umum.
Teknik analisis data yang di gunakan disini adalah model interaktif
dari Miles dan Huberman (Sugiyono 2013:91-99) dengan tiga komponen
yaitu:
1. Reduksi Data

Berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan

pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah reduksi akan memberikan gambaran

9
 yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan
pengumpulan data selanjutnya bil diperlukan. Hal ini agar peneliti
tidak terlalu keluar jauh dari rumusan masalah.
2. Sajian Data

Merupakan rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk

narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan.
Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam
penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif (Miles
dan H uberman:1984).
3. Penarikan Simpulan dan Verivikasi

Dari sajian data yang telah disusun, kemudian dapat dilakukan

penarikan kesimpulan, yaitu merumuskan kesimpulan yang telah
dilakukan selama penelitian berlangsung sehingga dapat diuji
keabsahan datanya.
Kesimpulan dalam penelitian kualititatif adalah merupakan
temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat
berupa deskripsi yang masih gelap sehingga diteliti menjadi jelas
(Sugiyono 2013:99).
Untuk lebih jelasnya proses analisa interaktif dapat dilihat dari
bagan berikut:

G. Keabsahan Data

10
 Untuk menjamin data yang diperoleh itu valid, maka digunakan
triangulasi data. Triangulasi dalam pengujian keabsahan data dari
berbagai cara, dan berbagai waktu (Sugiyono 2013:125).
Dalam penelitian ini validitas yang digunakan adalah triangulasi
sumber Triangulasi sumber disini adalah untuk menguji kredibilitas data
dilakukan dengan cara mengecek data data yang diperoleh melaluai
beberapa sumber yang berbeda. Peneliti dapat memperoleh informasi dari
informan dengan teknik wawancara mendalam. Teknik triangulasi sumber
yang lain adalah dengan mencari sumber-sumber lain seperti dari
dokumen, arsip maupun sumber lain (Sugiyono 2013:127).
Terdapat beberapa juga dalam menguji keabsahan data dalam
penelitian kualitatif ini yaitu:
1. Pengujian Transferability
Membuat laporan dengan memberikan uraian yang
rinci, jelas, sistematis, dan dapat dipercaya sehingga
pembaca menjadi jelas atas hasil penelitian.
2. Pengujian Dependability (Releabilitas)

Dalam penelitian kualitatif, uji dependability dilakukan

dengan melakukan audit terhadap keseluruhan proses
penelitian.
3. Pengujian Konmfirmability

Pengujian konmfirmability dalam penelitian kualitatif

berarti menguji hasil penelitian, dikaitkan dengan proses
yang dilakukan. Bila hasil penelitian merupakan fungsi dari
proses penelitian yang dilakukan, maka penelitian tersebut
telah memenuhi standar konmfirmabilit

11
 DAFTAR PUSTAKA

(2014). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014

Tentang Desa. From http://www.bpn.go.id./Publikasi/Peraturan-
Perundangan/Undang-Undang/undang-undang-nomor-6-tahun-
20144723,
Diakses 13 januari 2017.
Gie, Liang The, (2007). Ensiklopedi Administrasi, Jakarta: Gunung Agung
Hendarto,M.G.Hartini dan Drs. F.X Tulusharyono, M.M (2003). Menjadi
Sekretaris.
Jakarta: Erlangga
Pasolong, Harbani (2013). Teori Administrasi Publik. Bandung: Alfabeta,
CV
Sugiyono (2013). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D.
Bandung:
Alfabeta,CV
Siagian, P. Sondang, (2004). Filsafat Administrasi. Edisi Revisi. Jakarta:
Bumi
Askara
Taliziduhu Nraha, (2005). Budaya Organisasi. Jakarta: Rineka Cipta