EVALUASI

PROGRAM PENINGKATAN MUTU

PELAYANAN
INSTALASI REKAM MEDIS
BULAN OKTOBER – DESEMBER 2010

1. PENDAHULUAN
Program peningkatan mutu pelayanan rekam medis adalah bagian dari program
rekam medik yang mempunyai tugas meningkatkan mutu pelayanan rekam medis,
Dengan harapan agar tercapainya system pelayanan yang berkualitas disertai adanya
tertib administrasi sehingga upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dirumah sakit
tercapai. Adapun kegunaan dari program peningkatan mutu pelayanan rekam medis
secara umum adalah :
a. Sebagai alat komunikasi antar petugas rekam medis, dokter dan tenaga ahli
lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan dan
perawatan kepada pasien
b. Sebagai dasar peningkatan mutu pelayanan rekam medis
c. Sebagai bahan untuk merencanakan program pengembangan dan
peningkatan mutu pelayanan rekam medis
Betapa pentingnya tujuan dan kegunaan peningkatan mutu rekam medis oleh
karena itu perlu diadakan evaluasi terhadap program kerja peningkatan mutu rekam medis
agar dapat menunjang terciptanya mutu pelayanan rekam medis yang optimal.

2. METODE
Metode yang digunakan dalam rangka mengevaluasi program kerja peningkatan
Mutu pelayanan rekam medis adalah sebagai berikut :
a. Observasi
yaitu cara pengumpulan data dengan jalan meninjau dan menganalisa
langsung penyelenggaraan dan pelayanan rekam medis rawat jalan dalam satu
peride waktu ( Triwulan ). Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut :
1) Menyusun rencana kerja peningkatan mutu pelayanan rekam medis.
2) Mengadakan pembinaan kepada personel Rekam Medis
3) Menyusun tehnik dan cara meningkatkan mutu pelayanan
 4) Menyusun kebutuhan dalam merencanakan program peningkatan
mutu pelayanan rekam medis
b. Wawancara
yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung kepada seluruh staf rekam medis serta seluruh unsur yang berhubungan
dengan proses peningkatan mutu pelayanan rekam medis.

3. HASIL YANG DIHARAPKAN

Hasil yang diharapkan dari kedua metode tersebut dalam rangka evaluasi program
kerja peningkatan mutu pelayanan Rekam Medis adalah dapat melihat gambaran tingkat
optimalisasi peran dan tugas staf peningkatan mutu rekam medis dalam meningkatkan
sistem penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis dengan baik. Hal ini dapat dilihat seperti
dijelaskan sebagai berikut :

4. PELAKSANAAN
Metode dalam rangka Evaluasi Program Kerja Rekam Medis adalah sudah mulai
optimalnya Penyelenggaraan Rekam Medis demi peningkatan mutu pelayanan. Hal ini
dapat dilihat dari proses penyelenggaraan Rekam Medis yang secara umum seperti
dijelaskan sebagai berikut :

a. Sistem pendaftaran
Evaluasi Pendaftaran yang dilaksanakan petugas rekam medis Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara Medan yang menggunakan unit numbering sistem yaitu satu
orang pasien mendapat satu nomor untuk selamanya. Pendaftaran yang
dilaksanakan sesuai dengan kartu berobat Pasien secara manual baru kemudian
dimasukkan ke dalam Komputer untuk penerbitan KIUP. Kegiatan pendaftaran ini
untuk waktu sekarang dengan rata rata kunjungan 250 perhari masih efisien dan
cepat dilaksanakan dengan waktu rata – rata 5 menit / pasien lama dan 10 menit
untuk pasien baru. Pelayanan pendaftaran dengan manual akan lambat bila
kunjungan terus meningkat dan akan menyebabkan timbulnya antrian diloket.
Efisiensi waktu Pendaftaran pada Sistem Pendaftaran Rawat Jalan dengan Sistem
pendaftaran ini dapat dilihat dalam Tabel dan grafik dibawah ini
 TABEL
Sistem Pendaftaran
Bulan Oktober – Desember 2010

Bulan Tidak Tepat Waktu Tepat Waktu Jumlah

Oktober 15 4770 4875
Nopember 13 4805 4792
Desember 10 4769 4779
Jumlah 38 14344 14446

b. Filling/Pendistribusian
Evaluasi Filling/ distribusi sebagai bagian dari unit rekam medis yang
mempunyai tugas mengambil Rekam Medis dari rak penyimpanan Rekam Medis
untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan, mengantarkan Rekam Medis ke bagian
atau unit yang membutuhkan Rekam medis, mengambil kembali rekam medis yang
sudah digunakan dan memasukkan kembali Rekam Medis yang sudah digunakan
kedalam rak penyimpanan Rekam Medis. Kegiatan pendistribusian yang dievaluasi
pada kurun waktu Oktober sampai denganDesember 2010 menunjukkan
peningkatan ketepatan waktu yang di asumsikan ( maksimum 15 menit )
sehingga,mengurangi i komplain dokter dan pasien . Peningtakat mutu tugas filling /
distribusi dapat dilihat dari Tabel dan Grafik dibawah ini :
TABEL
Filling/Pendistribusian
Bulan Oktober – Desember 2010

Bulan Tidak Tepat Waktu Tepat Waktu Jumlah

Oktober 118 4667 4785
Nopember 105 4700 4805
Desember 34 4735 4779
Jumlah 257 14102 14349

c. Assembling/Analising
Kegiatan ini sudah dilakukan setiap hari kerja sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. Yang dihasilkan pada kegiatan ini adalah terpenuhinya kebutuhan
dokumen Rekam Medis sesuai dengan permintaan dan berkurangnya angka
ketidaklengkapan pengisian Catatan Medik baik itu cara pengisian dan keterlambatan.
Ini dapat dilihat dalam tabel dan grafik berikut ini :
TABEL
 Asembling/Analising
Bulan Oktober – Desember 2010

Bulan Jumlah Rekam Medis Jumlah RM yang Tidak Jumlah RM yang

yang dikembalikan lengkap dan benar Terlambat
Oktober 4875 118 118
Nopember 4805 105 105
Desember 4779 34 34
Jumlah 14446 257 257

d. Koding
Evaluasi Pembuatan kode penyakit pada rekam medis pasien dengan
menggunakan petunjuk buku ICD-X baik itu penyakit, gejala, cedera maupun factor-
faktor yang mempengaruhi kesehatan yang dilakukan oleh petugas koding belum
optimal karena kurangnya pengetahuan SDM tertang cara pengkodean dan
pengelompokan penyakit secara benar. Kegiatan koding tersebut dapat dilihat dalam
tabel dan grafik berikut ini :

TABEL
Sistem Koding
Bulan Oktober – Desember 2010

Bulan Penyakit Gejala Cedera Lain-lain

( Obs / Febris ) ( Gravida/cekup )
Oktober 4029 264 55 189
Nopember 4423 371 73 69
Desember 4175 310 71 219
Jumlah 12627 945 199 477

e. Indexing
Sistem indeksing yang dikerjakan sekarang sepenuhnya menganut prinsip
Indexing berkas data base komputer yang kami miliki. Pekerjaan indeksing otomatis
dikerjakan ketika akan membuat suatu laporan tentang suatu item data dari pasien..
Namun kemampuan petugas operator komputer yang ada belum memiliki kemampuan
memproses data yang memadai dan mendukung kebutuhan Pelaporan Data ,
sehingga pemanfaatan input data pelayanan belum optimal dan sebagian pelaporan
masih dipproses secara manual.
 f. Pencatatan dan Pelaporan
Evaluasi untuk kegiatan Pencatatan dan Pelaporan selama ini sudah sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan dengan cara membuat dan mengirim laporan
secara rutin dan berkala ke Dinas Kesehatan , berupa Laporan RL.1 s.d RL 5 . Namun
untuk Pelaporan RL 1 s.d RL 5 masih ditemui beberapa kendala dalam hal
pengumpulan data pelaporan dari unit pelayanan. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
tersebut dapat dilihat dalam tabel dan grafik berikut ini :

TABEL
Pencatatan dan Pelaporan
Bulan Oktober – Desember 2010

A. Laporan

Bulan Laporan RL 1 s.d RL 5 Laporan RL 1 s.d RL 5

Jumlah
Terkirim % Tidak Terkirim %
Oktober 100 0 100
Nopember 80 20 100
Desember 100 0 100

4. Evaluasi dan tindak lanjut

Evaluasi yang dihasilkan dari Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam Medis
adalah secara umum proses penyelenggaraan Rekam Medis sudah sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan meskipun masih belum optimal. Masalah tersebut terjadi
karena beberapa sebab antara lain :
a) Kurangnya pengetahuan mendalam staff Rekam Medis dalam menganalisa situasi
dan masalah yang timbul di bidang kerja masing-masing sehingga pemecahan
masalah sering tidak tepat.
b) Belum optimalnya penggunaan sistem komputerisasi Rekam Medis sehingga
pengumpulan data pelaporan lambat.
c) Kurangnya sosialisasi dan kordinasi antar unit pelayanan dalam hal peran fungsi unit
terkait dalam proses penyelenggaraan Rekam Medis secara cepat, lengkap dan
tepat waktu.

5. Penutup
Demikian Laporan Pelaksanaan Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam
Medis Bulan Oktober – Desember 2010 sebagai bahan evaluasi yang akan pertimbangan
dan kebijaksanaan Direktur RSU Sari Mutiara Medan .
 Medan, 28 Desember 2010
Kepala Instalasi Rekam Medis

Giyatno AmdPK