UMPAN BALIK, PEMBUKTIAN KRITERIA 4.1.

Kriteria 4.1.2 adalah tentang umpan balik kegiatan UKM yang didapatkan dari sasaran.
Bagaimana membuktikan 4.1.2, dibawah ini saya coba menjelaskan apa saja yang diperlukan.

Pokok Pikiran
Dalam pelaksanaan kegiatan dilakukan pembahasan konsultatif dengan masyarakat, kelompok
masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran kegiatan oleh Penanggung jawab UKM
Puskesmas dan pelaksana untuk mengetahui dan menanggapi jika ada perubahan kebutuhan
dan harapan sasaran.
Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sasaran kegiatan diperlukan umpan
balik dari masyarakat dan sasaran kegiatan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan-
perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan UKM Puskesmas.
Umpan balik dapat diperoleh melalui pembahasan atau pertemuan konsultatif dengan tokoh
masyarakat, kelompok masyarakat atau individu yang merupakan sasaran melalui forum-forum
yang ada, misalnya badan penyantun Puskesmas, konsil kesehatan masyarakat dan forum-
forum komunikasi yang lain.

Pemahaman tentang UMPAN BALIK

Konsultasi dengan masyarakat dimaksudkan untuk mendapatkan masukan tentang pelaksanaan
kegiatan UKM. Masyarakat yang dimintai pendapat adalah sasaran. Sesuai dengan kriteria yang
masih berada di bawah standar 4.1 (bagaimana kebutuhan masyarakat menjadi masukan
terhadap perencanaan UKM) dan berada di bawah bab 4 UKM berorientasi sasaran.
Perbedaan yang nyata antara umpan balik dengan kebutuhan masyarakat menurut saya adalah
umpan balik sudah melalui kegiatan. Sedangkan kebutuhan masyarakat diidentifikasi pada saat
akan membentuk rencana.
Untuk cara sangat bergantung bagaimana kondisi lapangan
 Kelompok masyarakat sasaran yang terpelajar, mudah mengerti dengan kegiatan tul-
menul (tulis menulis), tentu bisa dengan mudah menggunakan bentuk angket. Dan bisa
direkapitulasi dan ditindaklanjuti pasca pertemuan.
 Kelompok masyarakat sasaran yang tidak terbiasa dengan tul-menul, mungkin bisa dalam
bentuk verbal.
 Tokoh masyarakat, lintas sektor yang kebetulan hanya bisa didatangi personal, bisa dalam
diskusi. Selama hasil dicatat dan dilaporkan.
Tentu saja untuk melihat umpan balik lebih mengena tentang masukan perbaikan adalah apabila
pemberi masukan adalah sasaran, atau orang yang ikut serta dalam kegiatan. Seringkali saya
mengilustrasikan untuk memberikan masukan tentang kelas ibu hamil, pak Camat mungkin
kurang bisa diandalkan untuk umpan balik, kecuali mungkin bila bu Camatnya juga sedang hamil
dan beliau ikut mendampingi.
Umpan balik secara umum juga diminta di Admen. Kriteria 1.1.2 meminta masukan baik kepada
sasaran maupun pada pengguna jasa puskesmas. Karena itu yang ada di 4.1.2 adalah
merupakan bagian dari pendapat masyarakat tentang pelayanan yang diberikan oleh
puskesmas, baik UKM maupun UKP. Kepala Bagian Tata Usaha (boleh disingkat Kepala BaTU)
seharusnya memahami di puskesmas, para pengunjung bisa memberikan masukan terhadap
layanan melalui sarana dan metode apa, dan apa yang dilaksanakan oleh PJUKM dan
pelaksana-pelaksana dalam mengambil umpan balik kegiatan UKM.
Proses Umpan Balik

Proses pelaksanaan Umpan balik dilaksanakan dengan cara :

1. Pada saat pelaksanaan dilakukan permintaan umpan balik.
2. Bila memungkinkan pada saat itu dilaksanakan identifikasi apa saja yang diumpan balik.
Dan bisa segera ditindaklanjuti untuk hal-hal yang sederhana.
3. Pada periode yang disepakati dilaksanakan pembahasan konsultatif, bisa internal maupun
melibatkan pihak-pihak terkait.
4. Lakukan perbaikan dari jadwal dan atau rencana.
Umpan balik yang bisa sederhana ditindaklanjuti misalnya : pada saat pelaksanaan posyandu
yang terpapar panas matahari dan disampaikan umpan baliknya setelah selesai kegiatan, secara
sederhana tindaklanjutnya adalah untuk jadwal berikutnya dilaksanakan di tempat yang lebih
teduh, sepakati untuk berikutnya dilakukan perubahan tempat (2). Pada perubahan jadwal
(disusun bulanan) dan ada perubahan yang mengharuskan perubahan alamat/lokasi bisa diganti
dengan lokasi yang baru (4).
Hal-hal yang memerlukan perubahan rencana (RPK dan atau RUK), biasanya adalah umpan
balik yang menyebabkan konsekwensi anggaran. Misalnya penambahan volume kegiatan.
Tindak lanjut di tempatnya bisa dengan menyampaikan usulan akan disampaikan dalam rapat di
puskesmas. Sedangkan perubahan rencananya. Bila diperlukan :
 RPK tahun berjalan bisa dilakukan perubahan di pertengahan (PAK)
 RUK tahun depan sampai dengan anggaran untuk tahun depan disahkan (Oktober) maka
RUK N+1 bisa dinamis diubah.
Hal-hal yang berkaitan anggaran harus tetap memperhatikan aturan yang ada di kabupaten/kota.

4.1.2.1
Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab UKM Puskesmas menyusun kerangka acuan untuk
memperoleh umpan balik dari masyarakat dan sasaran program tentang pelaksanaan kegiatan
UKM Puskesmas.
Regulasi : Kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik (asupan) pelaksanaan program
kegiatan UKM.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kerangka acuan umpan balik adalah :
 Pada jadwal kegiatan seharusnya kegiatan terdiri dari : umpan balik, pembahasan dan
evaluasi. Tetapkan periodenya, terutama untuk pembahasan dan evaluasi. Buat dalam
bentuk gantt chart akan lebih mudah melihatn
 Metode harus dijelaskan, misalnya menggunakan angket, atau secara verbal.
 Tentukan pencatatan dan pengarsipannya bagaimana.
 Tentukan apakah semua kegiatan dari tiap program diumpan balik, bila tidak
memungkinkan batasi di dalam KAK apa saja programnya atau kegiatannya.
 Bila menggunakan angket, contohkan blanko angketnya.
 Bila dibuatkan admen dan hanya satu KAK umpan balik untuk seluruh layanan baik UKM
maupun UKP, perhatikan apakah umpan balik kepada sasaran cukup jelas dijabarkan.

4.1.2.2
Hasil identifikasi umpan balik didokumentasikan dan dianalisis.
Dokumen : Dokumen hasil identifikasi umpan balik, analisis dan tindak lanjut terhadap hasil
identifikasi umpan balik.
Meskipun yang ditanyakan adalah dokumen, disini yang dititikberatkan adalah
pelaksanaan/implementasi dari KAK pada 4.1.2.1. Metode dan cara pendokumentasian yang
cocok dengan KAK harusnya bisa dibuktikan dengan dokumen hasil pelaksanaan. Bila metode
dinyatakan dengan angket, tentunya ada kumpulan hasil pelaksanaan kegiatan dalam bentuk
angket, beserta identifikasinya.

Kegiatan umpan balik juga harus bisa ditelusur kepada pelaksana program. Sehingga
pemahaman tentang umpan balik di programnya juga harus dimiliki oleh tiap pelaksana program.
Contoh : Dalam KAK salah satu program yang meminta umpan balik dari sasaran adalah KIA
pada kegiatan Kelas Ibu Hamil. Maka seorang Pelaksana KIA harus memahami bagaimana cara
umpan balik dilaksanakan pada saat kelas ibu hamil tersebut, ada gambaran apa saja yang
pernah diberikan masukan oleh sasaran (ibu hamil dan pendampingnya), bagaimana waktu itu
menanggapinya, dimana hasil/angket atau catatan pelaksanaan tersebut disimpan, dst.
4.1.2.3
Dilakukan pembahasan terhadap umpan balik dari masyarakat maupun sasaran oleh Kepala
Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas, pelaksana, lintas program, dan jika
diperlukan dengan lintas sektor terkait.
Dokumen : Bukti pelaksanaan pembahasan, hasil pembahasan, tindak lanjut pembahasan.
Bila memungkinkan pembahasan bisa dilakukan dalam Miniloka Lintas Program, Miniloka Lintas
Sektor, dan atau pada saat Pembinaan PJUKM pada Pelaksana Program. Bila dalam bentuk
pertemuan, setidaknya dalam notulen ada agenda yang menyatakan pembahasan dan dalam
notulennya ada apa yang dibahas.
Fokuskan pembahasan umpan balik dalam pertemuan seperti ini adalah yang umpan baliknya
tidak bisa ditangani oleh pelaksana, membutuhkan kebijakan kapus, atau ada konsekwensi
anggaran. Bila disampaikan dalam Miniloka LS, sampaikan secara umum umpan balik yang
positif dan negatif pada kegiatan yang menuntut keterlibatan LS.
4.1.2.4
Hasil identifikasi digunakan untuk perbaikan rencana dan/atau pelaksanaan kegiatan.
Dokumen : Bukti perbaikan rencana pelaksanaan program kegiatan UKM.
Perubahan rencana atau jadwal bisa disampaikan sebagai bagian pembuktian bahwa umpan
balik dibahas dan menghasilkan rencana tindak lanjut. Ada proses PDCA. Plan adalah yang
tertera di KAK, Do : pada saat pelaksanaannya. Check pada saat pembahasannya dan Act
adalah RTL yang dihasilkannya.
 Bila cukup sederhana seperti perubahan tempat, menggeser waktu, pelaksana dll yang
dilakukan perubahan cukup sebatas perubahan jadwal. Perlihatkan jadwal yang lama
seharusnya apa dan apa perubahannya.
 Bila ada konsekwensi anggaran, misalnya Kegiatan KP ASI dirasakan manfaat di satu
kelurahan dan umpan balik dari lurah dan kader meminta ditambah pos di RT tertentu.
Sedangkan dalam pelaksanaannya ada keharusan pendanaan konsumsi misalnya, maka
umpan balik yang seperti ini bisa dimasukkan dalam perubahan rencana.
 Bila kegiatan di semester pertama tersebut terasa sekali mendesak maka perubahan
terdekat kemungkinan adalah PAK. Sehingga akan terjadi perubahan RPK.
 Sedangkan bila kegiatan hanya bisa dianggarkan di tahun depan, dan anggaran untuk tahun
depan belum disahkan. Perubahan bisa dilaksanakan di RUK.

4.1.2.5
Dilakukan tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan rencana maupun pelaksanaan kegiatan.
Dokumen : Bukti tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan yang dilakukan.
Tindak lanjut seharusnya bisa ditelusur baik dari dokumen maupun dari wawancara/observasi
dengan pelaksana. Contoh dokumen yang bisa ditelusur misalnya adalah foto pelaksanaan
tindak lanjut perbaikan. Bisa dengan lebih baik disampaikan before – after untuk memberikan
gambaran yang jelas tentang pelaksanaan perbaikan.

Sedangkan contoh melakanakan evaluasi terhadap perbaikan bisa dibuat dengan tabel evaluasi
secara sederhana. Kegiatan evaluasi sendiri bisa dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Sangat
disarankan kegiatan evaluasi bisa dilaksanakan dalam waktu yang cukup lama misalnya 6
bulanan. Hal-hal yang diperlukan pengendalian bisa dilaksanakan bulanan melalui kegiatan
monitoring.
Contoh Hasil Evaluasi Perbaikan :
PENUTUP
Secara ringkas umpan balik dilaksanakan bersama dengan kegiatan UKM. Setelah itu
dilaksanakan pembahasan untuk menghasilkan perbaikan rencana. Setelah perbaikan rencana
dilaksanakan, perlu kita evaluasi.
Kegiatan ini diperlukan untuk memperbaiki rencana sesuai dengan standarnya berada di 4.1.
Kemudian juga digunakan analisisnya dalam 5.2.2.2 (kajian kebutuhan sasaran). Dan
merupakan bukti bahwa puskesmas mengikutsertakan pengguna layanan secara aktif untuk
memberikan umpan balik terhadap kinerja kegiatan (1.1.2.1).