NYCAPS dan City Time : Kisah Mengenai Dua Proyek SI di New York City

STUDI KASUS

Wali Kota New York City Michael Bloomberg memperoleh keberuntungan dalam
teknologi informasi sebagai pemilik dari Bloomberg L.P. sebuah perusahaan media berita
keuangan dan jasa informasi yang sangat besar. Bloomberg berpendapat bahwa dia akan
menerjemahkan kesuksesannya dalam memoderenisasi teknologi informasi di Wall
Street dengan memoderenisasi pemerintah New York City . Dia meluncurkan
serangkaian proyek hanya untuk melakukannya. Dua dari proyek tersebut membuktikan
kesalahan terbesarnya.

Bagi keduannya, New York City Autometed Personal System (NYCAPS) dan
system City Time untuk ketepatan waktu karyawan yang terkait dengan penggajian telah
dipenuhi dengan biaya yang besar, kesalahan pengelolaan, dan keseluruhan kegagalan
untuk mengirimkan sistem informasi yang memiliki keampuan yang dicari oleh
pemerintah New York City. Bagaimana hal ini terjadi?

Segera setelah menjadi walikota , Bloomberg mengumumkan pengembangan dari

NYCAPS. Proyek NYCAPS memiliki anggaran $66 juta pada awalnya. Tujuan dari
proyek ini adalah menciptakan sistyem yang modern, terotommatis untuk mengelola dan
memperbarui informasi personalia bagi tenaga kerja New York City, meliputi informasi
tunjangan karyawan. Manajemen personalia merupakan sasaran utama untuk
membersihkan perombakan teknologi, sejak kota tersebut menggunakan 8 sistem
individual keseluruhan kota 200 sistem didalam agensi agensi individual, dan pekerjaan
tulis menulis yang membingungkan untuk menangani tunjangan karyawan dan perubahan
pekerjaan, Implementasi yang tepat waktu dan berhasil dari proyek NYCAPS didirikan
untuk menghemat jutaan dolar kota tersebut pertahun dalam biaya tenaga kerja dan TI.
Hingga saat ini, implementasi telah dilakukan seluruhnya dengan tepat waktu, dan total
pengeluaran dari proyek telah betumbuh menjadi lebih dari $36,3 juta, hamir 6 kali
anggaran semula.
 Proyek akan memonitor dari dalam laporan administrasi yang diajukan yang
menggambarkan kesalahan pengelolaan yang parah, biaya yang membengkak, dan
sampah umum yang menganggu proyek, tetapi kota tersebut tetap melanjutkan proyek
tanpa membuat beberapa perubahan yang signifikan.

Proyek NYCAPS dikendalikan oleh para pejabat resmi pemerintah yang tidak
memiliki wewenang atau keahlian untuk mengambil keputusan yang penting atas proyek,
dan oleh karenanya kehilangan banyak peluang untuk menurunkan biaya pengembangan.
Pada awal tahun 2012, satu-satunya fungsional dari NYCAPS adalah situs web saat orang
orang dapat melamar untuk mengikuti ujian pegawai negri sipil. Namun, kurang dari 2
minggu setelah peluncuran situs tersebut, seorang pengguna menemukan bahwa dia
dapat memperoleh informasi pribadi dari para pengguna lainnya dengan memanfaatkan
kecacatan dalam keamaan, dan situs tersebut segera ditutup. Para pejabat resmi yang
bertanggung jawab atas proyek kemudian bertekad untuk memperbaiki kecacatan
tersebut dan mengarahkan proyek tepat pada jalurnya.

Namun bukannya bertanggung jawab terhadap banyak aspek dari proyek, tetapi
administrasi Bloomberg menyerahkan sisa proyek kepada Accenture, sebuah
perusahaan konsultasi terkemuka. Bloomberg cenderung memilih keahlian dari luar
untuk memperbaiki pekerjaan dari pemerintah, terutama proyek sistem informasi. Kota
tersebut menugaskan kepada Accenture untuk menentukan spesifikasi sitem dan juga
menempatkan mereka secara bersma-sama. Perusahaan dan lembaga pemerintah dalam
membangun suatu sistem baru jarang sekali melakukan ini, karena membagi-bagi
peranan tersebut akan menyebabkan meledaknya biaya yang tak terkendali dari para
kontraktor.

Hal tersebut merupakan apa yang baru saja terjadi dengan Accenture. Para
konsultan Accenture membebankan kota hingga mencapai $400 perjam, dan perusahaan
memperoleh $8 juta dari kota pada tahun 2004, kemudian $26 juta pada tahun 2005, $ 29
juta pada tahun 2006 dan melambung menjadi $53 juta pada tahun 2007. Ray Agarwal,
seorang menejer proyek yang ditunjuk oleh kota, dengan terus terang mengkritik atas
teknik penagihan Accenture. Dia menyatakan bahwa mereka menagih dengan tingkat
yang dicerminkan lebih banyak konsultan daripada yang sebenarnya terjadi dalam
pekerjaan tersebut menggunakan para lulusan kampus yang barru serta para pekerja
magang untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, sementara itu semuanya menagih kota
dengan tingkat yang jauh lebih tinggi yang pada umumnya diberikan kepada pekerja yang
berpengnalaman, Agarwal telah sejak lama menyampaikn postingannya , dan kota telah
bejuang untuk menarik para menejer yang berpengalaman dan memiliki kemampuan dari
sector swasta. Kota pada akhirnya dapat mengalihkan Accenture dengan penagihan dan
harga yang tetap.

Accenture menyalahkan kota atas meningkatnya ruang lingkup dan fungsionalitas

proyek yang melampaui spesifikasi semula, sementara itu mereka telah berkembang.
Seiring dengan berlalunya waktu dan kota semakin berharap dengan
mengoperasionalkan versi sistem., kota mengabaikan perkembangan banyaknya
kemampuan yang dimaksudkan untuk dimiliki oleh sisstem tersebut. Hampir 10 tahun
setelah proyek tersebut diluncurkan, kota dapat ,mengoperasionalkan NYCAPS , tetapi
ribuan para pensiunan masih tidak dapat mengakses situs tersebut dan ribuan lebih para
pekerja saat ini yang tidak dimasukkan dalam sistem bahkan yang lebih buruk lagi,
NYCAPS dibangun untuk menjalankan sistem yang telah lama menggunakan sistem
yang tercampur aduk sebelumnya, meskipun kenyataan bahwa memperbarui teknologi
yang lama merupakan alasan utama bagi pengembangaan proyek.

Sama buruknya dengan proyek NYCAPS, pada masa lebih awal, bahkan proyek
New York City yang lebih ambisius membuatnya terlihat tidak menarik jika
dibandingkan. Proyek sistem penggajian CityTime, pertama kali disusun pada tahun
1998, terlihat memiliki anggaran yang bertumbuh dari sekitar $65 juta menjadi lebih dari
$700 juta pada tahun 2012. City Time diciptakan untuk mengautomatisasi ketepatan
waktu penggajian yang sebelumnya bergantung pada pena dan kertas, dan dalam proses
untuk membatasi pembayaran waktu lembur yang tidak semestinya diberikan kepada para
pekerja kota dan meningkatkan akuntabilitas di seluruh pemerintahan. Ironisnya, proyek
justru telah terserap oleh penjualan pada semua level, dam para insinyur dari organisasi
konsultasi yang utama, Science Application Internal Corporatiom (SAIC) dituduh
melakukan penipuan.
 Pada siaran pers bulan juni 2011 dari pengacara Manhallan AS, Preet Bharara
menyatakan bahwa, “Skema criminal yang dituduhkan diperluas secara virtual di sekitar
level (City Time), para kontraktor dan para subkontraktor secara sistematis
meningkatkan biaya, waktu yang ditagihkan berlebih dari para konsultan, dan secara
artifisal memperpanjang tanggal penyelesaian”. Kembali lagi alasan yang terbesar bagi
meningkatnya pengawasan yang berkualitas. Beberapa karywan pemerintahan secara
konstan memonitor proyek yang terlihat menutup mata terhadap penggelembungan biaya
yang dikeluarkan oleh SAIC dan kurangnya kemajuan dalam proyek. Keyakinan bahwa
perangkat lunak yang dikembangkan oleh sistem dapat dijual kepada pemerintahan
lainnya barangkali merupakan alasan lainnya mengapa kota membiarkan biaya-biaya
menjadi menggelembung.

Direktur anggaran Bloomberg, Mark Page, dilaporkan yang paling gencar

menyuarakan CityTime. Dia berharap fapat menghentikan kecenderungan dari para
pejabat kepolisian, para pemadam kebakaran, dan para pekerja kota yang telah menua
lainnya yang menerima waktu lembur yang tidak semestinya pada akhir masa karier
mereka, yang agaknya meningkatkan uang pensiun mereka. Page juga membatasi
tuntutan hukum terhadap kota dari para pekerja yang menyatakan bahwa gaji mereka
terlalu rendah ataa jam-jam kerja mereka. Namun, latar belakang Page adalah hukum,
bukan sistem informasi, membuatnya mengambil pilihan yang buruk dalam mengawasi
CityTime,. Cabang pemerintahan lainnya, seperti pengawas kota, memberikan sebagian
besar proyeknya kepada Page William C. Thompson, pengawas kota dari tahun 2002
hingga 2009, tidak pernah mengaudit CityTime meskipun banyak sekali peringatan
mengenai proyek tersebut yang disampaikan olrh para stafnya. Selain itu, ajudan wali
kota telah meningkatkan kekhawatiran mengenai proyek tersebut kepada wali kota,
tetapi kekhawatiran tersebut juga diabaikan atau ditepis oleh Page.

Kurangnya pengawasan yang memadai dari pemerintah atas proyek CityTime

telah menjadi alasan terbesar bagi ratusan juta dolar dalam luapan biaya yang terjadi
sejak konsepsi proyek pada tahun 1997, tetapi penerima utama dari luapan –luapan
tersebut , yaitu SAIC. Pada tahun 2000, pekerjaan untuk proyek tersebut dipindahkan
kepada SAIC dari kontraktor pertama anak perusahaaan dari MCI. Bukannya
mengadakan proses penawaran yang kompetitif seperti biasanya atas kontrak-kontrak,
kota memlilih memberikannya langsung kepada SAIC suatu pemindahan yang masih
ditinjau ulang oleh para penyelidik kota . Tak lama setelah SAIC mengambil alih kendali
atas kontrak, Pekerjaan pada CityTime dialihkan dari penagihan dengan harga tetap
menjadi penagihan perjam. Pada gilirannyya, meningkatkan biaya dari$224 juta pada
tahun 2006 menjadi total $628 juta pada tahun 2009. Berkat kontrak per jam, kota
menjadi tersangkut antara sampah-sampah yang dibuat oleh SAIC. Jangka waktu kontrak
juga secara konstan mengalami perubahan. Perusahaan konsultasi lainnya yang direkrut
untuk menyediakan jaminan kualitas bagi CityTime kontraknya telah diubah sebanyak 11
kali, meningkatkan nilainya menjadi hampir $50 juta dari angka semulanya sebesar $3,4
juta.

SAIC mendelegasikan sebagian besar dari pekerjaannya atas CityTime kepada

pada subkontaktor, yang semakin merumitkan rantai komando yang terlihat dalam
proyek. Yang paling terkenal adalah Technodyne, menerima dana sebesar $450 juta dari
kota. Ketika kantor pengacara AS merilis dakwaannya. Para pemilih Technodyne, Reedy
dan Padma Allen, telah meninggalkan negara tersebut dan diyakini kemungkinn besar
berada di India. Saat ini, lebih dari 150.000 para pekerja kota mengunakan CityTime
untuk menelusuri kehadiran dan permintaan cuti absen tetapi biaya per pengguna untuk
proyek ini diperkirakan menjadi$4.000. Standar industry atas proyek untuk ukuran ini
berada antara$200 sampai $1.000. NewYork State ini telah mengembangkan sistem yang
jauh lebih rumit untuk mengerjakan tugas yang sama dengan hanya sebesar $217 juta ,
yang membuat harga yang dibandrol CityTime sebesar $720 juta bahkan terlihat jauh
lebih buruk dalam perbandinganya.

Pada Maret 2012, kota menerima beberapa berkta yang menggembirakan, SAIC
menyetujui untuk membayar kembali restitusi sebesar $500 juta dan hukuman penalty
untuk mengembalikan ke kota tersebut untuk menghindari tuntutan federa atas variasi
contoh tindakan penipuan yng melibatkan proyek CityTime. Meskipun hasilnya akan
mengurangi beban dari proyek terhadap para pembayar pajak, tetapi skandal tersebut
tidak diragukan lagi merupakan coretan bagi Bloomberg dan tujuan-tujuannya untuk
memoderenisasikan sistem informasi kota, dan terdapat beberapa keraguan mengenai
berapa banyak jumlah sebenarnya yang SAIC dapat bayarkan.

Dewan Kota NewYork juga dipanggil untuk dengar pendapat mengenai

tanggapan terhadap luapan biaya yang telah melumpuhkam anggaran bagi kedua proyek
tersebut. Administrasi Bloomberg berjanji sekali lagi untuk meninjau ulang cara dalam
menangani proyek teknologi yang rumit, bernilai multi jutaan dolar. Peerubahan-
perubahan yang diusulkan termasuk pertama-tama mencari perangkat lunak komersial
sebelum mengembangkan perangkat lunak yang disesuaikan tanpa benar-benar
memerlukannya. Kota juga menayatakan bahwa akan menagih para kontraktor
berdasarkan patokan fungsional atas pencapaian proyek dan bukannya perjam, untuk
menghindari kemitraan pada masa mendatang Accenture dan SAI, serta memastikan
bahwa proyek teknologi yang bernilai multi juta dolar akan diawasi oleh para ahli yang
berkualifikasi, dan bukannya para administrator pemerintahan dari area lainnya yang
tidak memiliki pengalaman menejemen proyek sama sekali.