TM Kenderaan

GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN VERSI TARIKH HALAMAN
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 -
GARIS PANDUAN
PENGURUSAN DAN PENGGUNAAN
KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD
NO.
TMFA 7140 / PPK VERSI 1.0 TARIKH 28 JULAI 2009
DOKUMEN
Mohd Radzi Shamsudin
DISEDIAKAN
Pengerusi Jawatankuasa Kerja
OLEH
Program Penyelarasan Kenderaan (“PPK”)
Fazlur Rahman Zainuddin

DISOKONG
Pengerusi Jawatankuasa Pemandu
OLEH
Program Penyelarasan Kenderaan (“PPK”)
Dato' Zamzamzairani Mohd Isa

DILULUSKAN
Ketua Pegawai Eksekutif
OLEH
Telekom Malaysia Berhad
TARIKH
26 Ogos 2009
LULUS
TARIKH
1 September 2009
KUATKUASA
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH DISOKONG OLEH DILULUSKAN OLEH
LULUS
Mohd Radzi Shamsudin Fazlur Rahman Zainuddin Dato' Zamzamzairani Mohd Isa
Pengerusi Pengerusi Ketua Pegawai Eksekutif 26 Ogos-09
Jawatankuasa Kerja PPK Jawatankuasa Pemandu PPK Telekom Malaysia Berhad
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 I
PRAKATA
Dalam menjalankan perniagaan syarikat, adalah sangat penting bagi warga kerja
TM mensasarkan kecemerlangan operasi, selari dengan salah satu tema COOL
kita. Kecemerlangan operasi dan peningkatan produktiviti modal ini berupaya
dicapai sekiranya pengurusan operasi dilaksanakan secara efektif dan efisien
serta merangkumi setiap aspek operasi, termasuk aspek pengurusan dan
penggunaan kenderaan syarikat.
Pihak Pengurusan menyedari bahawa dari semasa ke semasa, terdapat risiko

berlakunya penyalahgunaan kenderaan syarikat, pengabaian peraturan trafik,
penggunaan kenderaan yang tidak optimum dan peningkatan kos
penyelenggaraan atau baik pulih. Memandangkan risiko tersebut boleh
menyebabkan peningkatan kos operasi dan liabiliti syarikat, satu garis panduan
yang khusus diperlukan sebagai rujukan supaya syarikat dapat mengawal dan
memantau pengurusan dan penggunaan kenderaan syarikat secara menyeluruh.
Garis Panduan Pengurusan dan Penggunaan Kenderaan ini disediakan sebagai

satu sumber rujukan bagi warga kerja TM untuk mengurus, menyelia, memantau
dan menggunakan kenderaan syarikat secara seragam dan sistematik.
Dari segi perlaksanaan, keberkesanan garis panduan ini memerlukan komitmen

dan sokongan berterusan oleh semua warga kerja TM. Justeru, Pihak
Pengurusan mengharapkan supaya semua warga kerja TM patuh sepenuhnya
terhadap garis panduan ini.
Garis panduan ini berkuatkuasa mulai 1 September 2009. Kandungannya dibuat

berdasarkan keperluan dan keadaan semasa dan boleh dipinda atau
dikemaskini dari semasa ke semasa seiring dengan pekembangan terbaru
dalam amalan perniagaan, keperluan persekitaran dan polisi syarikat. Sebarang
cadangan yang membina dan boleh meningkatkan lagi keberkesanan garis
panduan ini amatlah dialu-alukan dan dihargai.
DATO’ ZAMZAMZAIRANI MOHD ISA

KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF KUMPULAN
TELEKOM MALAYSIA BERHAD
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 II
REKOD PERUBAHAN DOKUMEN
Tarikh Versi Halaman Para Keterangan Perubahan Diluluskan

dd/mm/yy oleh
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 III
PENGHARGAAN
Dokumen ini adalah hasil inisiatif, perbincangan dan usaha sama pihak berikut:
1. Jawatankuasa Pemandu Program Penyelarasan Kenderaan (“PPK”):
En Fazlur Rahman Zainuddin, Naib Presiden Pembangunan Perniagaan

(‘Business Development), merangkap Pengerusi Jawatankuasa Pemandu
PPK
En Zam Ariffin Ismail, Naib Presiden Perniagaan Sokongan (‘Support

Business’)
En Mohamad Nasir Abdul Razak, Naib Presiden, Operasi Network

Nasional (‘National Network Operations’)
YBhg Dato’ Kairul Annuar Mohamed Zamzam, Naib Presiden Eksekutif,

Segmen Kerajaan (‘Government’)
YBhg Datuk Hamzah Yacob, Penasihat Khas Perniagaan Sokongan
Puan Roziah Ibrahim, Pengurus Besar Laporan dan Rancangan

Perniagaan (‘Business Plan and Reporting’), Kumpulan Kewangan
2. Jawatankuasa Kerja PPK :
En Mohd Radzi Shamsudin, Pengurus Besar TMF Autolease, merangkap

Pengerusi Jawatankuasa Kerja PPK
En Hamzah Besar, Penolong Pengurus Besar, Operasi Perniagaan TMF

Autolease, merangkap Ketua Jawatankuasa Kerja PPK
En Baharol Zaman Shaari, Penolong Pengurus Besar, Pembangunan

Perniagaan TMF Autolease
Pn Hanum Sara Ahmad, Penolong Pengurus Besar, Operasi Network

Nasional
Pn Hayati Othman, Penolong Pengurus Besar, Transformasi Perniagaan,

Perniagaan Sokongan
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 IV
En Zamri Abd Razak, Penolong Pengurus Besar, Rancangan Perniagaan,

Perniagaan Sokongan
En Azahar Che Ismail, Penolong Pengurus Besar, Pegurusan Modal

Insan, Perniagaan Sokongan
En Jaludin Ibrahim, Pengurus, Operasi dan Kualiti, TMF Autolease
En Md Najib Md Ismail, Pengurus, Transformasi Perniagaan, Perniagaan

Sokongan
Pn Liliyana Maisara Mohd Ali, Penolong Pengurus Pembangunan

Perniagaan TMF Autolease
3. Wakil-wakil Kesatuan Pekerja yang diketuai oleh:
En Mohamed Shafie BP Mammal, Presiden, Kesatuan Kebangsaan

Pekerja-pekerja Telekomunikasi Semenanjung Malaysia (‘NUTE’)
En Amran Ambodai, Presiden, Kesatuan Pekerja-pekerja Telekom

Malaysia Berhad Sabah (‘SUTE’)
En Mohamad Ibrahim Hamid, Presiden, Kesatuan Pekerja Telekom

Malaysia Berhad Sarawak (‘UTES’)
4. Wakil - wakil dari Kumpulan Pengurusan Modal Insan, (‘Group Human

Capital Management’), antaranya:
En Ismail Ishak, Penolong Pengurus Besar, Perhubungan Industri (‘

Industrial Relations’), Kumpulan Pengurusan Modal Insan, (‘Group
Human Capital Management’)
En Mohd Zainal Badri Mustafar, Pengurus, Pengurusan Kesatuan

(Semenajung), Kumpulan Pengurusan Modal Insan
Pn Hjh. Zaharah Osman, Pengurus, Pengurusan Kesatuan (Sabah dan

Sarawak), Kumpulan Pengurusan Modal Insan
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 V
5. Wakil-wakil dari unit - unit berikut:
Strategi Undang-undang dan Harta Intelek (“Legal Strategy and

Intellectual Property’)
Malaysian Security
Network Development
Network Operation
Property Operations
6. Para peserta dan jawatankuasa penganjur Bengkel Polisi dan Prosedur

Pengurusan dan Penggunaan Kenderaan TM yang diadakan pada 14 April
2009 bertempat di Ibu Pejabat TMF Autolease, Shah Alam Selangor.
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 VI
ISI KANDUNGAN
BIL TOPIK HALAMAN
PENGENALAN
1.0 Penyataan Polisi 1
2.0 Skop Garis Panduan 1
3.0 Pindaan 1
4.0 Tafsiran, Singkatan dan Pemakaian 2
5.0 Objektif 4
BAHAGIAN 1: PEROLEHAN KENDERAAN
6.0 Prosedur Permohonan Perolehan Kenderaan Baru / Tambahan 5
7.0 Prosedur Permohonan Kenderaan Penggantian 5
8.0 Kaedah Perolehan Kenderaan 7
BAHAGIAN 2: GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN PENGGUNAAN

KENDERAAN
9.0 Pengurusan Penggunaan Kenderaan TM 8
10.0 Kebenaran Memandu 9
11.0 Pentauliahan Pemanduan 9
12.0 Tugas Pengguna 11
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 VII
BIL TOPIK HALAMAN
13.0 Tanggungjawab Pengguna
13.1 Tanggungjawab Ketika Memandu
13.1.1 Pemanduan Berhemat 12
13.1.2 Ordinan Lalulintas 13
13.1.3 Kerosakan Ketika Perjalanan 13
13.1.4 Kemalangan Kenderaan 13
13.2 Kelengkapan Dan Peralatan Kenderaan 14
13.3 Tempat Letak Kereta, Bayaran Tol dan Notis Saman 15
13.4 Pengambilan Bahanapi 16
13.5 Penyelenggaraan Buku Catatan Penggunaan Kenderaan 17
14.0 Penggunaan Kenderaan 18
15.0 Sikap Dan Disiplin Pengguna 18
16.0 Kesalahan-Kesalahan Pengguna Kenderaan TM 19
17.0 Tindakan Penalti Dan Disiplin 20
18.0 Bantuan Guaman
18.1 Bantuan Guaman Syarikat 21
18.2 Bantuan Guaman Syarikat Insuran 21
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 VIII
BIL TOPIK HALAMAN
BAHAGIAN 3: PELUPUSAN DAN PENJUALAN KENDERAAN
19.0 Polisi Pelupusan Kenderaan 22
20.0 Polisi Penjualan Kenderaan 22
21.0 Pembatalan Pendaftaran Aset 23
LAMPIRAN
A Para 6.2 : Borang TMFA2A1
B Para 11.2 : Borang TMAD01
C Para 13.1.4 (a) : Sampel Laporan Polis
D Para 13.1.4 (d) : Borang TMFA9A1
E Para 13.3.3 : Prosedur Pengurusan Notis Kesalahan Lalulintas
F Para 13.4.7 : Prosedur Pengurusan Kad Fleet Bahanapi
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 1
1.0 PENYATAAN POLISI
Tanggungjawab, pengawalan dan pemantauan aspek pengurusan dan

penggunaan kenderaan memberi impak secara langsung terhadap kos
operasi dan peningkatan produktiviti operasi syarikat. Ianya memerlukan
satu garis panduan yang seragam dan kawalan dalaman yang
menyeluruh melalui pemantauan dan pengurusan secara berkesan dan
berterusan bagi memastikan kenderaan sentiasa bersedia (‘available’),
dipercayai (‘reliable’) dan selamat (‘roadworthy’) digunakan dalam
mematuhi undang-undang pihak berkuasa dan memenuhi objektif
syarikat.
2.0 SKOP GARIS PANDUAN
Skop pelaksanaan dan penguatkusaan garis panduan ini merangkumi

semua anggota, unit-unit dan bahagian TM serta anak-anak syarikat TM
dan perlu dibaca bersama mana-mana polisi yang yang telah dikeluarkan
oleh TM dari semasa ke semasa.
3.0 PINDAAN
TM, atas nasihat TMFA, berhak membuat sebarang pindaan atau

penambahan terhadap garis panduan ini dari semasa ke semasa dengan
mengambilkira keperluan dan kepentingan TM, Pengguna, TMFA dan
peruntukan undang-undang Pihak Berkuasa.
TARIKH
LULUS
TAJUK
4.0 TAFSIRAN, SINGKATAN DAN PEMAKAIAN
"Auto Leasing & Servicing System (ALSS)" ertinya satu aplikasi sistem
yang digunakan untuk menyimpan data-data kenderaan untuk TMF
Autolease Sdn. Bhd.
“Bahagian Sumber Manusia” ertinya satu bahagian dalam TM yang

menguruskan tenaga kerja dan hal-ehwal kerjaya anggota TM.
“Competence Driving Licence (CDL)” ertinya lesen memandu

kompeten sah yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan.
“Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ)” ertinya pihak berkuasa kerajaan
yang bertanggungjawab terhadap perlaksanaan Akta Pengangkutan
Jalan.
“Kenderaan” ertinya kenderaan bermotor yang didaftarkan atas milik TM

/ TMF Autolease Sdn Bhd dan mempunyai nombor pendaftaran.
“Kad Fleet” ertinya kad pembelian bahanapi yang dikeluarkan oleh

pembekal kepada TM mengikut nombor pendaftaran kenderaan bagi
pembelian bahanapi secara kredit di Stesyen Servis Pembekal Bahanapi.
“Kenderaan Perdagangan“ ertinya kenderaan yang didaftarkan dibawah

pengkelasan Perdagangan dalam Akta Pengangkutan Jalan 1987 yang
digunakan membawa barang-barang dan pekerja syarikat untuk
menjalankan operasi perniagaan harian syarikat.
“Kenderaan Saloon” ertinya kenderaan yang didaftarkan dibawah

pengkelasan syarikat persendirian dalam Akta Pengangkutan Jalan 1987
yang digunakan oleh pegawai kanan atau pelawat syarikat.
“Kenderaan Utiliti” ertinya kenderaan yang didaftarkan dibawah

pengkelasan syarikat persendirian dalam Akta Pengangkutan Jalan 1987
yang digunakan untuk menjalankan operasi perniagaan harian syarikat.
“Ketua Line of Business (LOB) / Naib Presiden” ertinya seorang

anggota eksekutif tier 1 dalam struktur perjawatan bahagian masing-
masing
TARIKH
LULUS
TAJUK
“Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan (LPKP)” ertinya pihak

berkuasa kerajaan yang bertanggungjawab terhadap permit kenderaan
perdagangan.
“Lesen Memandu Vokasional Good Driving Licence (GDL)” ertinya

lesen tambahan kepada lesen memandu kenderaan yang dikeluarkan
oleh Jabatan Pengangkutan Jalan untuk memandu kenderaan yang
didaftarkan dibawah pengkelasan kenderaan perdagangan.
“Lesen Vokasional Public Service Vehicle (PSV)” ertinya lesen

tambahan kepada lesen memandu kenderaan yang dikeluarkan oleh
Jabatan Pengangkutan Jalan (“JPJ”) untuk memandu kenderaan yang
didaftarkan dibawah pengkelasan kenderaan pekerja syarikat.
“Notis Kesalahan Lalulintas” ertinya notis yang diterima daripada pihak
berkuasa yang melibatkan kesalahan-kesalahan dalam Akta
Pengangkutan Jalan, Ordinan Lalulintas, Undang-Undang Kecil Kerajaan
Tempatan atau mana-mana undang-undang trafik yang diwarta dan
dikuatkuasakan.
“Pengguna” ertinya anggota TM yang diberi kebenaran atau kuasa untuk

memandu, menjaga dan menyelenggara kenderaan, atau seorang
anggota TM yang mempunyai jawatan hakiki sebagai pemandu.
“Pengurus Besar / Ketua Pusat Kos” ertinya seorang anggota

eksekutif tier 2 dalam struktur perjawatan bahagian masing-masing.
“Penyelia Kenderaan” ertinya seorang anggota TM yang dilantik untuk

mengurus dan menyelia kenderaan di Pusat Kos masing-masing.
“Pihak Berkuasa” ertinya Polis Diraja Malaysia (“PDRM”), Jabatan

Pengangkutan Jalan (“JPJ”), Jabatan Alam Sekitar (“JAS”), pihak
berkuasa tempatan (“PBT”), pihak penguatkuasa Lalulintas atau pihak
yang diberi kuasa mengikut Seksyen 3 dalam Akta Pengangkutan Jalan
1987.
“Pusat Kos” ertinya satu Unit / Bahagian yang ditetapkan oleh Bahagian
Kewangan yang bertanggungjawab terhadap apa-apa perbelanjaan
terlibat.
“Pusat Servis TMFA” ertinya unit yang menguruskan kenderaan TM di

Pusat Kos berkaitan.
TARIKH
LULUS
TAJUK
“Schedule Service Maintenance (SSM)” ertinya penyelenggaraan

kenderaan berjadual secara berkala dan dirancang.
“Strategi Undang-Undang & Harta Intelek” ertinya satu bahagian dalam

TM yang memberi khidmat nasihat berkaitan hal-hal perundangan.
“TM” ertinya Telekom Malaysia Berhad.
“TMF Autolease Sdn Bhd (TMFA)” ertinya unit yang bertanggungjawab

menyediakan perkhidmatan pengurusan kenderaan TM.
5.0 OBJEKTIF
Objektif garis panduan ini adalah seperti berikut:
5.1 Menyeragam dan memastikan penggunaan tatacara yang betul,

efektif dan efisien dalam pengurusan dan penggunaan kenderaan
syarikat.
5.2 Memastikan anggota yang memandu, menyelia dan mengurus

kenderaan syarikat memahami tugas dan tanggungjawab dalam
pengurusan asset syarikat.
5.3 Membentuk pengguna kenderaan yang berdisiplin dan sentiasa

menjaga imej korporat syarikat.
5.4 Memperuntukan satu garis panduan dalam menyediakan

kenderaan yang selamat kepada pengguna.
5.5 Memudah penggunaan, pengawalan dan pemantauan penggunaan

aset syarikat.
TARIKH
LULUS
TAJUK
BAHAGIAN 1: PEROLEHAN KENDERAAN
6.0 PROSEDUR PERMOHONAN KENDERAAN BARU / TAMBAHAN
6.1 Semua permohonan kenderaan baru / tambahan untuk kegunaan

operasi dan projek perlu menjalani kajian feasibiliti terlebih dahulu
oleh unit yang berkaitan bagi memastikan keperluan kenderaan
tersebut.
6.2 Permohonan hendaklah dicadangkan oleh / melalui anggota

berjawatan Eksekutif dan dikemukakan kepada Pengurus
Besar/Ketua Pusat Kos untuk pengesahan dan sokongan dengan
menggunakan Borang TMFA2A1 (rujuk Lampiran A).
6.3 Cadangan permohonan yang telah disahkan oleh Pengurus

Besar/Ketua Pusat Kos hendaklah dikemukakan kepada Ketua
‘Line of Business’ (“LOB”)/ Naib Presiden untuk kelulusan sebelum
dikemukakan kepada TMFA untuk tindakan susulan.
6.4 TMFA akan menyediakan kenderaan kepada unit yang terlibat

melalui kaedah yang tertera dalam Fasal 8. 0 – Kaedah Perolehan
Kenderaan.
6.5 Bagi perolehan kenderaan baru untuk tambahan, TMFA boleh

menyediakan kenderaan sementara kepada unit-unit yang terlibat
ketika proses perolehan tersebut sedang dijalankan.
6.6 Permohonan penyewaan kenderaan jangka pendek hendaklah

dikemukakan kepada TMFA.
7.0 PROSEDUR PERMOHONAN KENDERAAN PENGGANTIAN
7.1 Semua kenderaan yang memenuhi kriteria di bawah boleh dibuat

penggantian:
7.1.1 Melebihi faktor ekonomi usiaguna penggunaan (‘useful

life’) mengikut klasifikasi jenis kenderaan berikut*:
TARIKH
LULUS
TAJUK
Jenis Usiaguna
a. Saloon 05 tahun
b. Light Utility Car 05 tahun
c. Van 05 tahun
d. Pacuan Empat Roda (4WD). 07 tahun
e. Lori 1 Tan 10 tahun
f. Lori 3 Tan 10 tahun
g. Lori melebihi 3 Tan 10 tahun
h. Mobile Machinery 15 tahun
i. Lain-lain Jenis Kenderaan Mengikut Piawaian Industri
*Walaubagaimanapun, TMFA akan memberi khidmat nasihat di dalam

keadaan tertentu, untuk memastikan kesesuaian guna pakai.
7.1.2 Kenderaan yang terlibat dengan kemalangan / bencana

alam dan disahkan oleh TMFA tidak ekonomik untuk
diperbaiki.
7.1.3 Kenderaan yang telah disahkan hilang oleh pihak polis.
7.1.4 Kenderaan yang telah usang dari segi perbandingan

teknologi dalam pasaran dan disahkan oleh TMFA sebagai
tidak ekonomi untuk digunakan.
7.2 Senarai kenderaan yang telah disediakan dan dicadangkan oleh

TMFA untuk penggantian tahunan akan dihantar kepada semua
Ketua Pusat Kos pada setiap suku tahun pertama / berdasarkan
keperluan semasa untuk semakan dan pengesahan.
7.3 Setiap Ketua Pusat Kos dikehendaki menyemak cadangan

penggantian dan memberi pengesahan serta cadangan balas.
7.4 TMFA akan membuat semakan akhir dan mengemukakan kepada

Ketua LOB / Bahagian untuk kelulusan akhir dan peruntukan bajet
Perbelanjaan Modal (‘CAPEX’).
TARIKH
LULUS
TAJUK
7.5 Kenderaan akan dibekalkan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas
kelulusan perolehan pembelian diterima, kecuali kenderaan yang
memerlukan modifikasi, pemeriksaan dan kelulusan pihak
berkuasa.
7.6 Semua kenderaan utiliti syarikat hendaklah dilindungi dengan

insuran pihak ketiga sahaja selaras dengan Manual Pengurusan
Risiko yang ditetapkan.
7.7 Semua kenderaan saloon untuk kegunaan pengurusan atasan

hendaklah dilindungi dengan insuran komprehensif selaras dengan
Manual Pengurusan Risiko yang ditetapkan.
7.8 Mana-mana kenderaan utiliti yang dilindungi dengan insuran pihak

ketiga yang digunakan secara rasmi untuk membawa penumpang
bukan anggota syarikat hendaklah mempunyai perlindungan
tambahan untuk melindungi penumpang (‘Legal Liablity to
Passengger’-LLP).
8.0 KAEDAH PEROLEHAN KENDERAAN
8.1 Untuk permohonan baru atau permohonan kenderaan tambahan,

TMFA akan menggunakan kaedah berikut dalam menyediakan
kenderaan kepada unit-unit yang diluluskan permohonannya:
8.1.1 Pengagihan semula daripada kenderaan-kenderaan yang

tidak digunakan secara optimum dalam unit yang sama.
8.1.2 Pengagihan semula daripada ‘pool’kenderaan-kenderaan

TMFA yang sedia ada (sekiranya kaedah 8.1.1 tidak dapat
dilaksanakan).
8.1.3 Perolehan kenderaan baru (sekiranya kaedah 8.1.1 dan

8.1.2 tidak dapat dilaksanakan).
8.2 Kontrak perolehan kenderaan akan dibuat dan disediakan oleh

TMFA secara berpusat.
8.3 Perolehan dibuat berasaskan kepada bajet yang diluluskan dalam

Rancangan Perniagaan Tahunan Syarikat.
TARIKH
LULUS
TAJUK
BAHAGIAN 2: PROSEDUR PENGURUSAN DAN PENGGUNAAN KENDERAAN
9.0 PENGURUSAN PENGGUNAAN KENDERAAN TM
9.1 Semua Ketua Pusat Kos dikehendaki menguruskan, menyelia dan

mengawal penggunaan kenderaan syarikat secara efisien dan
efektif.
9.2 Setiap Pusat Kos hendaklah melantik seorang anggota untuk

menyelia dan mengawal penggunaan kenderaan dalam operasi
masing-masing.
9.3 Setiap Ketua Pusat Kos hendaklah memastikan semua pengguna

mengemaskinikan perkara-perkara berikut di dalam Buku Catatan
Penggunaan Kenderaan:
9.3.1 Catatan penggunaan harian
9.3.2 Pengambilan bahanapi
9.4 Ketua Pusat Kos hendaklah mengemaskini semua transaksi

penggunaan mingguan kenderaan ke dalam sistem ALSS yang
disediakan.
9.5 Ketua Pusat Kos hendaklah menyelia dan membuat analisa

bulanan penggunaan kenderaan dan bahanapi.
9.6 Ketua Pusat Kos dikehendaki memulangkan kenderaan sekiranya

penggunaan kenderaan memenuhi kriteria berikut bagi tempoh tiga
(3) bulan berturut-turut:
9.6.1 Kenderaan tidak bergerak (‘off the road’) kurang daripada

75% atau kurang dari 15 hari bekerja sebulan.
9.6.2 Penggunaan perjalanan kurang dari 500KM sebulan.
9.6.3 Kenderaan digunakan untuk tugas-tugas bukan teras

(‘non-core tasks’); atau digunakan untuk tujuan tidak
produktif dari segi peningkatan pendapatan atau
keuntungan syarikat, iaitu tugas-tugas yang bercirikan
(tetapi tidak dihadkan) berikut:
TARIKH
LULUS
TAJUK
a. penghantaran
b. kawalselia dan pemantauan
c. tugas yang tidak memerlukan anggota membawa
perkakasan berat
9.6.4 Kenderaan yang tidak bersesuaian dengan fungsi atau

persekitaran tugas, contohnya, kenderaan pacuan 4 roda
yang digunakan untuk tugas-tugas di sekitar bandar,
kawasan rata dan tidak berbukit.
9.6.5 Kenderaan yang mana penggunaanya secara tidak

dikongsi-guna (’non-pooled’). Unit-unit TM digalakkan
mempraktikkan konsep kongsiguna (’pooling’) dalam
penggunaan kenderaan bagi perlaksanaan kerja-kerja
rutin yang boleh dijadualkan.
9.7 Justifikasi lengkap hendaklah diberikan oleh Ketua Pusat Kos

sekiranya Pusat Kos bercadang untuk mengekalkan penggunaan
kenderaan.
9.8 Justifikasi lengkap hendaklah diluluskan dan disahkan oleh ketua

LOB.
10.0 KEBENARAN MEMANDU
Setiap anggota TM yang memandu kenderaan syarikat hendaklah

mendapatkan kebenaran memandu daripada syarikat terlebih dahulu
sebelum memandu kenderaan syarikat.
11.0 PENTAULIAHAN PEMANDUAN
11.1 Seorang anggota apabila memohon mendapatkan kebenaran

memandu kenderaan TM hendaklah memenuhi syarat-syarat
berikut:
11.1.1 Mempunyai Lesen memandu yang sah (CDL) dan sesuai

dengan jenis dan pendaftaran kenderaan yang dipandu.
TARIKH
LULUS
TAJUK
11.1.2 Mempunyai Lesen Memandu Vokasional (GDL / PSV)

apabila memandu kenderaan perdagangan atau
kenderaan pekerja.
11.1.3 Semasa dalam tempoh memohon kebenaran, tidak

mempunyai rekod bayaran saman kesalahan trafik
tertunggak dengan pihak berkuasa.
11.2 Anggota hendaklah memohon kebenaran memandu kenderaan

syarikat dengan mengisi Borang TMAD01 (rujuk Lampiran B) dan
hendaklah disokong oleh Eksekutif dan diluluskan oleh Pengurus
Besar / Penolong Pengurus Besar dengan menyertakan salinan
Lesen Memandu yang sah dan tidak luput tempoh sah laku.
11.3 Semua bayaran pembaharuan Lesen Memandu / Lesen Memandu

Vokasional tahunan akan ditanggung oleh syarikat mengikut polisi
yang dikeluarkan oleh Bahagian Sumber Manusia Syarikat yang
ditetapkan dari semasa ke semasa.
11.4 Pihak syarikat akan menanggung semua kos menaik taraf kelas
lesen anggota yang lebih tinggi dan kos permohonan mendapatkan
Lesen Memandu Vokasional sekiranya diperlukan oleh syarikat.
11.5 Anggota yang diberi kebenaran memandu layak untuk membuat

tuntutan elaun memandu mengikut jenis kenderaan yang dipandu
mengikut polisi yang dikeluarkan oleh Bahagian Sumber Manusia
syarikat yang ditetapkan dari semasa kesemasa.
11.6 Anggota yang diberikan kebenaran memandu hendaklah mematuhi

semua tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan oleh syarikat.
11.7 Apabila memandu kenderaan TM, pengguna kenderaan hendaklah

memastikan perkara-perkara berikut dibawa bersama atau berada
didalam kenderaan sebelum kenderaan digunakan, iaitu:
11.7.1 Lesen memandu yang sah.
11.7.2 Kad pengenalan.
11.7.3 Lesen Memandu Vokasional (GDL/PSV) sekiranya

memandu Kenderaan Perdagangan atau Kenderaan
Pekerja.
TARIKH
LULUS
TAJUK
11.7.4 Lesen Kenderaan Motor (Cukai Jalan) yang tidak luput

dipamerkan.
11.7.5 Permit Kenderaan Perdagangan (jika berkaitan).
11.7.6 Disk Pemeriksaan PUSPAKOM (jika berkaitan).
11.7.7 Peralatan atau perkakas yang perlu.
11.7.8 Buku Catatan Penggunaan Kenderaan.
11.7.9 Kad Fleet Bahanapi.
11.8 Pemandu atau pengguna kenderaan juga hendaklah memastikan

beliau dalam keadaan sihat dari segi fizikal dan mental sebelum
memandu kenderaan.
12.0 TUGAS PENGGUNA
Pengguna kenderaan TM hendaklah memahami, mematuhi dan

menjalankan tugasan berikut:
12.1 Memandu kenderaan TM secara berhemat.
12.2 Menjaga, membersih dan menyelenggara kenderaan agar sentiasa

bersih, selamat dan sedia digunakan.
12.3 Membuat penyelenggaraan peringkat pertama (‘First Level

Maintenance’) bagi perkara berikut sebelum kenderaan digunakan,
iaitu:
12.3.1 Memastikan air radiator mencukupi.
12.3.2 Memastikan air bateri mencukupi.
12.3.3 Memastikan minyak enjin mencukupi atau berada pada

paras yang dibenarkan.
12.3.4 Memastikan tayar berada dalam keadaan baik dan angin

yang mencukupi.
TARIKH
LULUS
TAJUK
12.3.5 Memastikan pengelap cermin, hon, lampu isyarat, lampu

brek dan lampu utama berfungsi.
12.3.6 Memastikan kesemua jangkameter berfungsi dengan baik.
12.4 Penyelenggaraan peringkat pertama perlu dibuat sebelum

kenderaan digunakan, dan hendaklah dilakukan setiap hari.
Sekiranya terdapat masalah berkaitan perkara tersebut, pengguna
kenderaan hendaklah berhubung dengan Pusat Servis TMFA yang
berhampiran bagi mengatasi masalah yang dihadapi.
12.5 Menyimpan, mencatit dan menyelenggara Buku Catatan

Penggunaan Kenderaan sebelum dan selepas mengguna
kenderaan.
12.6 Pengguna kenderaan juga hendaklah menghantar kenderaan ke

Pusat Servis TMFA mengikut jadual iaitu setiap empat (4) bulan
atau 10,000 KM bagi penyelenggaraan berjadual sepertimana yang
telah ditetapkan didalam jadual penyelenggaraan kenderaan
(SSM) atau notis penyelenggaraan / pembaikan yang dihantar oleh
Pusat Servis TMFA dari semasa kesemasa mengikut keperluan.
12.7 Pusat Servis TMFA akan menghantar jadual SSM bagi kenderaan-
kenderaan terlibat kepada Ketua Pusat Kos selewat-lewatnya pada
tempoh dua (2) minggu sebelum penyelenggaraan kenderaan
dirancang.
13.0 TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
13.1 TANGGUNGJAWAB KETIKA MEMANDU
13.1.1 PEMANDUAN BERHEMAT
Pengguna kenderaan hendaklah sentiasa memandu

secara berhemat dan bertimbang rasa di jalan raya.
TARIKH
LULUS
TAJUK
13.1.2 ORDINAN LALULINTAS
Pengguna kenderaan hendaklah memahami dan

mematuhi segala undang-undang dan peraturan jalanraya
dan tidak melakukan kesalahan-kesalahan pemanduan
dan pelesenan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
Kerajaan.
13.1.3 KEROSAKAN KETIKA PERJALANAN
Sekiranya kenderaan yang dipandu mengalami kerosakan

dalam perjalanan yang tidak boleh diperbaiki, pengguna
hendaklah menghubungi Pusat Servis TMFA yang
berdekatan dengan melaporkan butir-butir kerosakan
kepada Pegawai Bertugas Pusat Servis TMFA. Pengguna
tidak dibenarkan meninggalkan kenderaan yang rosak
kecuali dalam keadaan terdesak selepas mengambil
langkah-langkah keselamatan pada kenderaan dan
barangan yang dibawa.
13.1.4 KEMALANGAN KENDERAAN
Sekiranya kenderaan yang dipandu terlibat dengan

kemalangan di jalanraya pengguna hendaklah mengambil
tindakan berikut:
a. Membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari

masa berlakunya kemalangan (rujuk sampel dalam
Lampiran C).
b. Memaklumkan kejadian kemalangan kepada Pusat

Servis TMFA yang terdekat dalam tempoh 12 jam
dari masa kejadian.
TARIKH
LULUS
TAJUK
c. Jika pemandu kenderaan pengsan atau tidak

berupaya, atau kehilangan nyawa, laporan hendaklah
dibuat oleh penumpang yang ada bersama dalam
kenderaan tersebut atau Penyelia atau Ketua Pusat
Kos (yang mana berkaitan) dalam tempoh 24 jam
atau laporan segera perlu dibuat oleh pemandu
sebaik sahaja beliau sedar dan berupaya berbuat
demikian.
d. Mana-mana kenderaan yang terlibat dengan

klasifikasikan kemalangan ringan yang tidak
melibatkan apa-apa tuntutan atau pihak yang
berkepentingan hendaklah dilaporkan oleh
pemandu/pengguna menggunakan Borang
TMFA9A1 (rujuk Lampiran D)
e. Maklumat-maklumat kemalangan dan kenderaan

pihak ketiga yang terlibat hendaklah direkodkan dan
dicatatkan dalam Buku Catatan Harian Penggunaan
Kenderaan.
f. Sebarang denda kompaun disebabkan kecuaian dan

kesalahan pemanduan yang dikenakan oleh pihak
berkuasa hendaklah dibayar oleh pengguna.
g. Pengguna bertanggung jawab sepenuhnya atas apa-

apa tuntutan gantirugi dari pihak ketiga atau
terdapat pendakwaan di mahkamah akibat kecuaian
tidak membuat laporan polis.
h. Pengguna hendaklah menghadirkan diri ke

mahkamah sekiranya ada kes sebutan dan
perbicaraan. Bantuan guaman akan disediakan oleh
pihak syarikat insuran atau majikan.
13.2 KELENGKAPAN DAN PERALATAN KENDERAAN
13.2.1 Pengguna hendaklah bertanggungjawab sepenuhnya

pada semua kelengkapan peralatan yang berada dalam
atau pada kenderaan.
TARIKH
LULUS
TAJUK
13.2.2 Pengguna hendaklah membuat pemeriksaan senarai

peralatan dan perkakas yang terdapat pada kenderaan
dan hendaklah disahkan oleh Penyelia pada setiap akhir
bulan.
13.2.3 Sebarang kerosakan atau kehilangan kenderaan

hendaklah dilaporkan kepada Pusat Servis yang
berhampiran dalam tempoh 24 jam.
13.2.4 Laporan Polis juga hendaklah dibuat jika melibatkan

kehilangan kenderaan atau peralatan yang besar dan
bernilai dalam tempoh 24 jam selepas kehilangan.
13.2.5 Penyiasatan akan dibuat ke atas kehilangan/kecurian atau

kemalangan. Jika didapati perkara tersebut disebabkan
oleh kecuaian pengguna atau menimbulkan keraguan
yang munasabah, maka gantirugi akan dituntut dari
pengguna kenderaan tersebut.
13.2.6 Tatacara yang ditetapkan dalam Manual Proses

Perniagaan mengenai kehilangan asset syarikat
hendaklah dipatuhi dalam kes ini.
13.2.7 Penyelia akan sentiasa membuat pemeriksaan pada

kenderaan sebelum dan selepas digunakan dari semasa
kesemasa dan merekodkan secara kemas peralatan yang
terdapat pada kenderaan.
13.3 TEMPAT LETAK KERETA, BAYARAN TOL DAN NOTIS SAMAN
13.3.1 Setiap pengguna yang meletakkan kenderaan di tempat

letak kereta berbayar atau menggunakan jalan bertol untuk
urusan rasmi hendaklah membuat pembayaran tunai dan
boleh membuat tuntutan dengan Pusat Kos masing-
masing melalui panjar wang runcit.
TARIKH
LULUS
TAJUK
13.3.2 Sebarang notis saman berhubung kesalahan pemanduan

serta notis surcaj kesalahan letak kereta yang diterima
adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk
menyelesaikannya. Pihak TM tidak akan
bertanggungjawab terhadap sebarang kes yang dibawa ke
mahkamah oleh Majlis Perbandaran atau Kerajaan Kecil
Tempatan atau Pihak Berkuasa berkaitan dengan
kesalahan yang dilakukan.
13.3.3 Dalam kes-kes tertentu sekiranya perlu TM akan membuat

pembayaran denda notis kompaun yang dikenakan bagi
mengelakkan syarikat yang menjadi pemilik berdaftar
kenderaan menanggung risiko atau liabiliti pendakwaan
oleh pihak berkuasa. Bayaran surcaj akan dituntut dengan
pengguna dan tindakan tatatertib akan diambil sekiranya
perlu jika bersabit kesalahan. Prosedur Pengurusan Notis
Kesalahan Lalulintas (rujuk Lampiran E) hendaklah
digunakan oleh Penyelia dan Pengguna bagi
penyelesaian.
13.4 PENGAMBILAN BAHANAPI
13.4.1 Pengguna hanya boleh mengambil bahanapi di Stesyen

Servis Bahanapi yang ditetapkan untuk kegunaan
kenderaan.
13.4.2 Setiap transaksi pengambilan bahanapi mengunakan Kad

Fleet hendaklah mendapatkan resit dan menyerahkan
kepada penyelia untuk rekod dan semakan. Maklumat
pengambilan bahanapi juga hendaklah direkodkan dalam
Buku Catatan Penggunaan Kenderaan.
13.4.3 Sebarang kehilangan dan kerosakan Kad Fleet hendaklah

dimaklumkan kepada penyelia dalam tempoh 12 jam dari
masa kejadian. Kos penggantian Kad yang hilang atau
rosak akan dicajkan kepada pengguna.
13.4.4 Pengguna bertanggungjawab sepenuhnya keatas Kad

Fleet yang diperuntukkan. Sebarang penyalahgunaan jika
bersabit boleh diambil tindakan tatatertib.
TARIKH
LULUS
TAJUK
13.4.5 Pengambilan bahanapi yang meragukan dan tidak

diluluskan oleh Penyelia untuk pembayaran akan
dipertanggungjawabkan kepada pengguna.
13.4.6 Pengguna bertanggungjawab keatas Kad Fleet dan PIN

yang diperuntukkan dan tidak boleh digunakan oleh
pengguna lain.
13.4.7 Prosedur Pengurusan Kad Fleet Bahanapi hendaklah

digunakan untuk permohonan, pembatalan dan
penggunaan Kad Fleet (rujuk Lampiran F).
13.5 PENYELENGGARAAN BUKU CATATAN PENGGUNAAN

KENDERAAN
Pengguna hendaklah setiap masa memastikan perkara-perkara

berikut dilaksanakan:
13.5.1 Membawa dan menyimpan Buku Catatan Penggunaan

Kenderaan dalam kenderaan setiap masa.
13.5.2 Mencatitkan butiran perjalanan dalam ruangan yang

disediakan pada setiap kali samaada sebelum atau
selepas menggunakan kenderaan.
13.5.3 Mencatitkan butiran transaksi pengambilan bahanapi

dalam ruangan yang disediakan pada setiapkali
pengambilan bahanapi.
13.5.4 Memeriksa dan menyemak senarai peralatan dan

perkakas pada setiap bulan dan mencatatkan sebarang
kerosakan dan kehilangan jika ada.
13.5.5 Menyerahkan Buku Catatan Penggunaan Kenderaan pada

hari terakhir bulan berkenaan kepada Penyelia untuk
pemeriksaan dan pengesahan maklumat transaksi
penggunaan dalam bulan berkenaan.
13.5.6 Penyelia dikehendaki membuat pengiraan dan analisa

penggunaan dan pengambilan bahanapi bulanan
kenderaan.
TARIKH
LULUS
TAJUK
14.0 PENGGUNAAN KENDERAAN
14.1 Kenderaan hanya boleh digunakan untuk tujuan rasmi syarikat

sahaja.
14.2 Pengguna tidak boleh membawa penumpang-penumpang yang

bukan pekerja TM kecuali bagi kenderaan yang dikhaskan untuk
tujuan tersebut atau penumpang yang dibenarkan oleh syarikat.
14.3 Pengguna tidak boleh membawa barang-barang yang bukan milik

TM kecuali mendapat kebenaran dari JPJ atau LPKP melalui
permohonan secara rasmi.
14.4 Kenderaan hendaklah disimpan di premis syarikat selepas

digunakan. Anggota tidak dibenarkan membawa pulang
kenderaan ke kediaman anggota kecuali anggota yang ditugaskan
untuk tunggu sedia (‘standby’) yang dibenarkan oleh Ketua Pusat
Kos dan anggota yang tamat kerja luar (‘outstation’) pada waktu
yang tidak memungkinkannya mengembalikan kenderaan tersebut
ke premis syarikat (atas kebenaran Ketua Pusat Kos).
14.5 Pengguna hendaklah menyerahkan kunci kenderaan, resit

transaksi pengambilan bahanapi kepada Penyelia untuk simpanan
dan rekod selepas digunakan.
14.6 Buku rekod kawalan pengambilan dan pemulangan kunci

hendaklah disediakan oleh Ketua Pusat Kos.
15.0 SIKAP DAN DISIPLIN PENGGUNA
Pengguna semasa memandu dan menjaga kenderaan TM hendaklah

sentiasa menjaga keselamatan diri, pengguna lain jalanraya dan imej
korporat syarikat.
TARIKH
LULUS
TAJUK
16.0 KESALAHAN-KESALAHAN PENGGUNA KENDERAAN TM
Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh pengguna kenderaan TM

boleh dibahagikan kepada 2 bahagian, iaitu:
16.1 Kesalahan bersabit dengan pelanggaran Akta Pengangkutan Jalan

1987, dan Ordinan Lalulintas 1958, Akta Lembaga Pelesenan
Kenderaan Perdagangan 1987, Akta Alam Sekitar, Undang-
Undang Kecil Kerajaan Tempatan atau Undang-Undang yang
melibatkan trafik yang diwartakan, yang mana:
16.1.1 Bayaran denda dan kompaun yang melibatkan kesalahan

tidak mematuhi spesifikasi dan peruntukan teknikal dalam
akta pada kenderaan akan ditanggung sepenuhnya oleh
syarikat.
16.1.2 Bayaran denda dan kompaun yang melibatkan kesalahan

trafik pemanduan akan ditanggung sepenuhnya oleh
pengguna.
16.2 Kesalahan yang bersabit dengan pelanggaran peraturan dan

syarat-syarat yang ditetapkan oleh syarikat:
16.2.1 Menggunakan kenderaan untuk urusan persendirian.
16.2.2 Memandu secara cuai dan tidak bertimbang rasa yang

menyebabkan kemalangan atau menjatuhkan imej
korporat dan reputasi syarikat.
16.2.3 Memandu ketika dibawah pengaruh alkohol dan dadah.
16.2.4 Menyalahguna Kad Fleet bahanapi.
16.2.5 Menggunakan kenderaan untuk tujuan kesalahan jenayah,

perbuatan atau perlakuan yang bertentangan dengan
undang-undang atau perlakuan tidak bermoral.
16.2.6 Membawa pulang kenderaan ke rumah tanpa kebenaran

dan sebab-sebab yang dibenarkan.
16.2.7 Berkelakuan tidak senonoh dan tidak bersopan pada

penumpang yang dibawa.
TARIKH
LULUS
TAJUK
16.2.8 Tidak membuat laporan bila terlibat dengan kemalangan

kecuali dalam keadaan yang dibenarkan seperti dalam
Para 13.1.4 (c).
16.2.9 Tidak menjaga peralatan dan perkakas di dalam atau pada

kenderaan.
16.2.10 Tidak menjaga dan menyelenggara kenderaan seperti

yang ditetapkan.
16.2.11 Meninggalkan kenderaan semasa berlaku kerosakan

ketika perjalanan, kecuali dalam keadaan yang dibenarkan
seperti dalam Para 13.1.3.
16.2.12 Mencuri dan menyalahgunakan peralatan dan perkakas

kenderaan.
16.2.13 Mengguna dan menjaga kenderaan secara tidak

beramanah.
17.0 TINDAKAN PENALTI & DISIPLIN
17.1 Bagi kesalahan-kesalahan pemanduan yang dilakukan oleh

pemandu yang melanggar Akta Pengangkutan Jalan dan Ordinan
Lalulintas, pengguna akan dipertanggungjawabkan sepenuhnya
terhadap apa-apa tindakan yang diambil oleh pihak berkuasa.
Sekiranya tindakan yang diambil oleh pihak berkuasa melibatkan
imej syarikat atau tindakan yang berat yang mana menjejaskan
tugas-tugas pemanduan dengan syarikat, tindakan Disiplin akan
diambil ke atas pengguna.
17.2 Bagi kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh pengguna yang

melanggar arahan dan peraturan peraturan memandu yang
ditetapkan oleh TM, tindakan Disiplin akan diambil terhadap
pengguna jika bersabit kesalahan. Tindakan Disiplin akan diambil
mengikut prosedur Tatatertib yang ditetapkan oleh syarikat dan
peruntukkan yang ditetapkan dalam Perjanjian Bersama dengan
Kesatuan Sekerja.
TARIKH
LULUS
TAJUK
18.0 BANTUAN GUAMAN
18.1 BANTUAN GUAMAN SYARIKAT
Pihak syarikat atas budi bicara akan menyediakan bantuan

guaman sekiranya anggota didakwa di mahkamah disebabkan
kesalahan trafik mengikut kes, selepas dibuat analisa oleh
Bahagian Strategi Undang-Undang & Harta Intelek bagi tuduhan
kesalahan yang tidak sepatutnya disabitkan.
18.2 BANTUAN GUAMAN SYARIKAT INSURAN
Bagi kes-kes melibatkan kemalangan yang dibuat pendakwaan di

mahkamah, bantuan guaman akan disediakan oleh syarikat
insuran yang melindungi kenderaan TM bagi kes-kes kemalangan
yang dilaporkan.
TARIKH
LULUS
TAJUK
BAHAGIAN 3: PELUPUSAN DAN PENJUALAN KENDERAAN
19.0 POLISI PELUPUSAN KENDERAAN
19.1 Semua kenderaan yang telah dibuat penggantian, tidak ekonomik

diperbaiki, berlebihan dan tidak digunakan untuk produktiviti
hendaklah dilupuskan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas dibuat
penggantian atau tidak digunakan atau tidak boleh lagi dibuat
agihan semula.
19.2 TMFA hendaklah menyediakan waran senarai cadangan

kenderaan yang hendaklah dilupuskan selepas satu (1) bulan
kenderaan tidak digunakan.
19.3 Permohonan pelupusan kenderaan hendaklah dibentangkan dan

disahkan di dalam jawatankuasa pengurusan TMFA.
19.4 Kelulusan pelupusan kenderaan hendaklah dibuat mengikut had

kuasa yang termaktub di dalam Manual Proses Perniagaan yang
digunapakai.
20.0 POLISI PENJUALAN KENDERAAN
20.1 Penjualan hendaklah dibuat satu (1) bulan selepas kelulusan

pelupusan.
20.2 Penjualan hendaklah dibuat mengikut kaedah-kaedah berikut

berdasarkan kesesuaian dan potensi menguntungkan syarikat:
20.2.1 Jualan secara tender terbuka
20.2.2 Pelelongan awam melalui panel Pelelong berlesen yang

dilantik
20.2.3 Jualan tertutup kepada anggota syarikat
20.2.4 Jualan kepada anggota syarikat yang bersara
20.2.5 Dihadiahkan.
TARIKH
LULUS
TAJUK
20.3 Sekiranya kaedah-kaedah mengikut Para 20.2 tidak dapat

dilaksanakan, kenderaan-kenderaan tersebut hendaklah
dilupuskan mengikut cara yang sesuai dalam pasaran.
21.0 PEMBATALAN PENDAFTARAN ASET
Senarai pendaftaran aset syarikat hendaklah dibatalkan dari sistem akaun

dalam tempoh sebulan selepas penjualan mengikut Manual Proses
Perniagaan yang digunapakai.
*************************************
TARIKH
LULUS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN VERSI TARIKH LAMPIRAN
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 A
Lampiran A
Para 6.2 - Borang TMFA2A1
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 B
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 B
Lampiran B
Para 11.2 - Borang TMAD01
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 C
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 C
Lampiran C
Para 13.1.4 (a) - Sampel Laporan Polis
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 D
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 E
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 F
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 G
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 H
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 I
TARIKH
LULUS
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 D
Lampiran D
Para 13.1.4 (d) - Borang TMFA9A1
TARIKH
LULUS
TAJUK
TARIKH
LULUS
TAJUK
Lampiran E
Para 13.3.3 - Prosedur Pengurusan Notis
Kesalahan Lalulintas
TARIKH
LULUS
PROSEDUR PENGURUSAN NOTIS KESALAHAN LALULINTAS
ISI KANDUNGAN
BIL TOPIK HALAMAN
2.0 Tafsiran, Singkatan dan Pemakaian 1
3.0 Objektif 2
4.0 Skop 2
5.0 Tanggungjawab 2
6.0 Jenis-jenis Notis Kesalahan Lalulintas 3
7.0 Prosedur
7.1 Penerimaan Notis 3
7.2 Pengagihan Notis 4
7.3 Tindakan Penyelesaian Notis 4
7.3.1 Penyelesaian oleh Pengguna 4
7.3.2 Penyelesaian oleh Pusat Kos 5
7.3.3 Penyelesaian oleh TMF Autolease 6
7.4 Pemantauan Penyelesaian 7
7.5 Laporan dan Rekod 7
8.0 Penutup 7
TMF AUTOLEASE SDN BHD

Semua notis kesalahan lalulintas akibat kesalahan pemanduan yang

diterima daripada pihak berkuasa hendaklah diedarkan dan dibuat
tindakan penyelesaian segera oleh pengguna dan pemilik kenderaan
dengan menggunakan satu kaedah yang piawaian bagi memastikan
liabiliti dan risiko lanjutan tidak ditanggung oleh pengguna dan syarikat.
Dalam polisi dan prosedur ini melainkan jika konteksnya mengkehendaki

makna yang berlainan,
“Kenderaan” ertinya kenderaan bermotor yang didaftarkan atas milik TM

/ TMF Autolease Sdn. Bhd dan mempunyai nombor pendaftaran.
“‘Ketua Pusat Kos” ertinya ketua satu unit / bahagian yang ditetapkan
oleh Bahagian Kewangan yang bertanggungjawab ke atas kakitangan
bawahannya.
“Notis Kesalahan Lalulintas” ertinya notis yang diterima daripada pihak

berkuasa yang melibatkan kesalahan-kesalahan dalam Akta
Pengangkutan Jalan, Ordinan Lalulintas, Undang-Undang Kecil Kerajaan
Tempatan atau mana-mana undang-undang trafik yang diwarta dan
dikuatkuasakan.
“Pihak Berkuasa” ertinya Polis Diraja Malaysia (“PDRM”), Jabatan

Pengangkutan Jalan (“JPJ”), Jabatan Alam Sekitar (“JAS”), pihak
berkuasa tempatan (“PBT”), pihak penguatkuasa Lalulintas atau pihak
yang diberi kuasa mengikut Seksyen 3 dalam Akta Pengangkutan Jalan
1987.

“‘Penyelia” ertinya anggota TM yang dilantik dan bertanggungjawab ke

atas pengguna / pemandu di Pusat Kos masing-masing.
TMF AUTOLOEASE SDN BHD 1

“Saman ekor” ertinya saman yang dikenakan ke atas pengguna yang

melanggar peraturan lalulintas tanpa makluman segera kepada pengguna
dan notis dihantar melalui pos.

3.0 OBJEKTIF
3.1 Memastikan semua Notis Kesalahan Lalulintas diselesaikan oleh

pengguna kenderaan dan syarikat dalam tempoh yang dibenarkan
tanpa notis peringatan.
3.2 Memastikan liabiliti dan risiko lanjutan tidak ditanggung oleh

pengguna kenderaan dan syarikat sekiranya didakwa di
mahkamah.
3.3 Mendisplinkan pengguna kenderaan syarikat dalam mematuhi

peraturan dan undang-undang lalulintas.
3.4 Menganalpasti fungsi dan tanggungjawab unit / bahagian atau

kakitangan yang dipertanggungjawabkan.
4.0 SKOP
Polisi dan Prosedur ini digunakan untuk semua kenderaan dan pengguna
kenderaan TM.
5.0 TANGGUNGJAWAB
Penyelenggaraan Polisi dan Prosedur ini adalah di bawah tanggungjawab

Ibu Pejabat TMF Autolease Sdn. Bhd. Pindaan akan dibuat tertakluk
kepada keperluan semasa.

6.0 JENIS-JENIS NOTIS KESALAHAN LALULINTAS.
Kesalahan-kesalahan di bawah ditakrifkan sebagai kesalahan lazim

lalulintas melalui penerimaan notis secara terus atau saman ekor:
6.1 Memandu melebihi had laju yang dibenarkan.
6.2 Memotong kenderaan di garisan kembar atau di sebelah kiri.
6.3 Menggunakan telefon semasa memandu.
6.4 Tidak memakai tali pinggang keledar.
6.5 Pengeluaran pencemaran asap kenderaan berlebihan.
6.6 Notis panggilan penyiasatan polis melibatkan kemalangan.
6.7 Meletakkan kenderaan di tempat dilarang / zon tunda.
6.8 Gagal mempamerkan kupon yang sah atau tiket bayar dan
memperagakan apabila kenderaan berada di dalam petak letak
kenderaan atau meletakkan kenderaan tanpa membayar caj meter.
6.9 Melanggar arahan lampu isyarat.
6.10 Kesalahan-kesalahan lain yang melanggar peraturan lalulintas.
7.0 PROSEDUR
7.1 PENERIMAAN NOTIS
Pihak TMF Autolease Sdn. Bhd. akan menghantar semua

dokumen Notis Kesalahan Lalulintas yang diterima daripada pihak
berkuasa kepada Ketua Pusat Kos yang bertanggungjawab ke atas
kenderaan pada masa dan tarikh kesalahan berserta Borang
TMFA3E1 dan TMFA3E2.

7.2 PENGAGIHAN NOTIS
7.2.1 Ketua atau Penyelia Pusat Kos dikehendaki menyemak

pengguna yang bertanggungjawab menggunakan
kenderaan pada masa dan tarikh kesalahan yang
dinyatakan. Notis Kesalahan Lalulintas hendaklah
diserahkan atau butir-butir kesalahan dimaklumkan kepada
pengguna berkaitan untuk dibuat penyelesaian dengan
pihak berkuasa.
7.2.2 Sekiranya kesalahan yang dinyatakan tidak dilakukan oleh

pengguna pada masa dan tarikh tuduhan, rayuan bertulis
hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang
mengeluarkan notis tersebut beserta dokumen sebagai bukti
sokongan untuk membatalkan notis tersebut.
7.3 TINDAKAN PENYELESAIAN NOTIS
7.3.1 PENYELESAIAN OLEH PENGGUNA
a. Pengguna hendaklah menyemak butir-butir

kesalahan dengan pejabat pihak berkuasa untuk
mendapatkan notis kesalahan (jika notis tidak
disertakan oleh TMF Autolease Sdn. Bhd.) dan
membuat penyelesaian dalam tempoh penyelesaian
yang dibenarkan.
b. Pengguna boleh membuat rayuan kepada pihak

berkuasa sekiranya perlu untuk mengurangkan kadar
bayaran kompaun yang dikenakan atau membuat
rayuan membayar kompaun sekiranya kesalahan
yang dilakukan tidak boleh dikompaunkan (non-
compoundable).
c. Pengguna boleh mendapatkan gambar ketika

melakukan kesalahan (jika kesalahan melalui saman
ekor) sekiranya perlu. Semua kos bayaran hendaklah
ditanggung oleh pengguna.

d. Salinan resit pembayaran penyelesaian notis

kesalahan hendaklah diserahkan kepada Penyelia /
Ketua Pusat Kos untuk tujuan rekod.
e. Semua pengguna hendaklah menyelesaikan

sebarang notis kesalahan yang dilakukan. Pihak
syarikat tidak akan menanggung apa-apa liabiliti
akibat daripada kesalahan pemanduan.
f. Notis saman trafik yang dikenakan terus kepada

anggota hendaklah diselesaikan oleh anggota
berkaitan dan hendaklah disalinkan kepada TMF
Autolease untuk direkodkan.
7.3.2 PENYELESAIAN OLEH PUSAT KOS
a. Penyelia / Ketua Pusat Kos boleh, jika sekiranya

perlu membayar denda notis kesalahan kepada pihak
berkuasa untuk mengelakkan syarikat yang menjadi
pemilik berdaftar kenderaan menanggung risiko atau
liabiliti pendakwaan di mahkamah. Tuntutan semula
dengan pengguna hendaklah dibuat.
b. Tindakan tatatertib boleh diambil ke atas pengguna

terlibat sekiranya pengguna enggan membuat
pembayaran terlibat.
c. Kaedah pemotongan gaji boleh dilaksanakan bagi

memudahkan proses tuntutan semula bayaran
daripada pengguna.
d. Bagi kes anggota yang telah bersara dalam syarikat

notis yang diterima bersabit kesalahan akan dihantar
ke alamat terakhir anggota terbabit dan akan
dimajukan kepada pihak berkuasa.

7.3.3 PENYELESAIAN OLEH TMF AUTOLEASE
a. TMF Autolease Sdn. Bhd akan mendapatkan

maklumat-maklumat notis kesalahan lalulintas yang
belum diselesaikan oleh pengguna daripada pihak
berkuasa setiap tiga bulan sekali jika perlu.
b. Jika perlu, pembayaran pendahuluan secara pukal

bagi pihak pengguna akan dibuat oleh TMF
Autolease Sdn. Bhd. kepada pihak berkuasa untuk
penyelesaian bagi mengelakkan risiko atau liabiliti
pendakwaan di mahkamah kepada syarikat.
c. Tuntutan semula pembayaran pendahuluan daripada

pengguna yang terlibat akan dibuat oleh TMF
Autolease Sdn. Bhd. Semua pembayaran semula
pendahuluan hendaklah dibayar melalui Pusat Servis
TMF Autolease Sdn. Bhd. masing-masing.
d. Notis kesalahan lalulintas yang tidak dapat dikesan

pengguna yang bertanggungjawab akan dicajkan
kepada Pusat Kos berkaitan. Ketua Pusat Kos
hendaklah mengesahkan dan memperakukan
Borang TMFA3E2 yang diserahkan oleh TMF
Autolease Sdn. Bhd.
e. Pihak syarikat berhak memindahkan liabiliti

pendakwaan mahkamah oleh pihak berkuasa ke atas
TM kepada pengguna dalam tempoh masa yang
ditetapkan dalam notis saman yang diterima.
f. Pihak syarikat berhak sekiranya perlu

mengemukakan maklumat-maklumat pengguna
kepada pihak berkuasa untuk tujuan tindakan
undang-undang.

7.4 PEMANTAUAN PENYELESAIAN
7.4.1 Penyelia dipertanggungjawabkan untuk memantau

penyelesaian notis kesalahan yang telah diserahkan kepada
pengguna.
7.4.2 Semua notis hendaklah diselesaikan dalam tempoh sebulan

selepas penerimaan notis atau seminggu sebelum tamat
tarikh akhir pembayaran yang dibenarkan oleh pihak
berkuasa.
7.5 LAPORAN DAN REKOD
Penyelia / Ketua Pusat Kos dikehendaki melengkapkan maklumat

penyelesaian dan pengguna seperti yang diperlukan dalam
Borang TMFA3E2 dan menghantarkan borang tersebut ke Pusat
Servis TMF Autolease Sdn. Bhd. untuk dikemaskinikan dalam
sistem.
8.0 PENUTUP
Polisi dan Prosedur ini akan dipinda dari masa ke semasa oleh TMF
Autolease Sdn. Bhd. mengikut keperluan untuk penambahbaikan.
****************************************

LAMPIRAN BORANG

TM FA3E1
TMF AUTOLEASE
Notis Kesalahan Lalulintas
Ruj. Kami : FM 7402 Tarikh :
UP :
NOTIS KESALAHAN LALULINTAS
Adalah say a d engan h ormatnya merujuk pada per kara di atas. Bersama-sama in i disertakan
Notis Kesalahan Lalulintas seperti di dalam lampir an ber kembar yan g diterima dar ipada pihak
berkuasa. Notis ini melibatkan pelan ggar an p eraturan / u ndang-und ang lalulintas oleh pengguna
yang menggunak an kenderaan Teleko m M alaysia.
Men giku t reko d kami, kenderaan - ken deraan tersebut adalah di bawah pengawalan dan
penggunaan Pusat Kos tuan p ada tarikh dan masa kejadian . Sehubun gan itu, sila kenalpasti dan
menyerah kan notis ber kaitan kepada pengguna yang menggunakan kenderaan tersebut pada
tarikh dan masa kesalahan yang d iny atakan untuk urusan penyelesaian dengan pihak berkuasa
berkaitan. M aklum balas pen yelesaian h en daklah dikemukakan kepada TMF AUTOLEASE
dengan mengisi maklumat yang dip erlukan di dalam borang TMFA3E2 u ntu k tindakan
kami selanjutnya. Kegagalan men yelesaikan notis in i adalah melan ggar undang-undang lalulintas
lalulintas oleh penggun a dan p emilik berd aftar Telekom Malaysia dan bo leh didakwa atau
dikenakan tind akan un dang - und ang .
Sekian, terima kasih.
TMF AUTOLEASE
Telekom Malaysia
TMFA3E2
TMF AUTOLEASE
Maklumbalas Penyelesaian Notis Kesalahan Lalulintas
Diisi oleh TMF Autolease
A Maklumat Kenderaan
Nombor Kenderaan Jenis & Model

Pusat Kos Pusat Servis
B Maklumat Kesalahan
Jenis Kesalahan
Pihak berkuasa Ruj Notis / Saman
Tarikh Kesalahan Anggaran Caj
Tarikh ahkir penyelesaian
Tandatangan & Cop TMfA Tarikh

Diisi oleh Penyelia Pusat Kos
C Maklumat Penyelesaian
Tarikh Penyelesaian
No. Resit Pembayaran.
Bayaran sebenar caj / kompaun
Pembatalan Notis (Jika berkaitan)
Sila nyatakan alasan
D Maklumat Pemandu
Nama Pemandu / Pengguna

No. K.Pengenalan ( Lama ) Jawatan
Saya mengesahkan Notis Kesalahan Lalulintas yang dinyatakan diatas telah dibuat penyelesaian
Tandatangan & Cop Penyelia Tandatangan Pengguna
Tarikh : Tarikh :
TMF AUTOLEASE SDN BHD
TAJUK
PENGGUNAAN KENDERAAN TELEKOM MALAYSIA BHD 1.0 28 JULAI 2009 F
Lampiran F
Para 13.4.7 - Prosedur Pengurusan Kad Fleet
Bahanapi
1
TARIKH
LULUS
PROSEDUR PENGURUSAN KAD FLEET BAHANAPI
ISI KANDUNGAN
BIL TOPIK HALAMAN
2.0 Tafsiran 1
3.0 Objektif 3
4.0 Skop 3
5.0 Polisi Peraturan Dasar 3
6.0 Tanggungjawab
6.1 TMF Autolease Sdn Bhd 4
6.2 Unit Kewangan / Financial System 5
6.3 Pusat Kos / Penyelia SIMO 5
6.4 Pengguna Kad Fleet 6
7.0 Prosedur Kad Fleet
7.1 Permohonan Kad Fleet 7
7.2 Penggunaan Kad Fleet 8
7.3 Pertukaran Maklumat Kad Fleet 10
7.4 Pembayaran Invois Transaksi 11
8.0 Penutup 11
TMF AUTOLOEASE SDN BHD

Menyediakan manual dan tatacara pengawalan, pembayaran dan

pengambilan bahanapi melalui Kad Fleet yang praktikal dan efisien bagi
penggunaan kenderaan.
Dalam prosedur ini melainkan konteksnya mengkehendaki makna yang

berlainan,
"Auto Leasing & Servicing System (ALSS)" ertinya satu aplikasi sistem
yang digunakan untuk menyimpan data-data kenderaan untuk TMF
Autolease Sdn. Bhd.
“Bahanapi” ertinya petrol dan diesel sahaja.
“Eletronic Data Capture (EDC)” ertinya mesin penggunaan Kad Fleet

yang diletakkan di dalam kaunter pembayaran Stesen Servis pembekal.
“Kad Fleet” ertinya kad bahanapi yang dikeluarkan oleh pembekal

kepada TM / Pengguna atas nombor pendaftaran kenderaan bagi
pembelian bahanapi secara kredit di Stesen Servis Pembekal dengan
menggunakan PIN (Personel Identity Number).
‘‘Kad Master” ertinya kad yang dikeluarkan oleh pembekal atas nama
TMF Autolease Sdn. Bhd untuk kegunaan semua kenderaan dimasa
kecemasan.
“Kawalan Pembelian (Purchase Restrictions)” ertinya had kawalan

yang telah ditetapkan dalam Kad Fleet oleh syarikat merangkumi jenis
bahanapi, jumlah pembelian, dan kekerapan pengambilan dalam sehari
dan sebulan.
“Kenderaan” ertinya kenderaan bermotor yang didaftarkan atas milik

TM / TMF Autolease Sdn. Bhd dan mempunyai nombor pendaftaran.
“Manual Imprinter” ertinya mesin penggunaan Kad Fleet secara manual

yang di sediakan di dalam kaunter pembayaran Stesen Servis pembekal.
TMF AUTOLEASE SDN BHD 1

“OCR (Outdoor Card Reader)” ertinya mesin penggunaan Kad Fleet

yang dipasang di pam minyak di luar Stesen Servis layan diri Pembekal.
“Pembekal” ertinya syarikat Petronas, Shell, Esso dan ExxonMobil (Esso

& Mobil) yang diberi kontrak untuk pembekalan produk petroleum dalam
tempoh kontrak yang dibenarkan.
“Pembelian Runcit” ertinya pembelian bahanapi kurang daripada

150 liter bagi setiap kali transaksi di Stesen Servis pembekal
sahaja.

“Penyelia SIMO” ertinya anggota TM yang diberi kuasa untuk

menguruskan Kad Fleet, menyemak, mengesahkan dan meluluskan
semua transaksi pembelian bahanapi yang dibuat menggunakan Kad
Fleet dibawah Pusat Kos berkenaan melalui SIMO.
“Pusat Kos” ertinya satu Unit / Bahagian yang ditetapkan oleh Bahagian
Kewangan yang bertanggungjawab terhadap apa-apa perbelanjaan yang
terlibat.
“Pusat Servis TMFA” ertinya unit yang menguruskan kenderaan TM di

Pusat Kos berkaitan.
“SIMO (Supplier’s Invoising Management On-Line)” ertinya satu

aplikasi sistem yang digunakan untuk memproses tuntutan, verifikasi dan
pembayaran transaksi pengambilan bahanapi.
“Stesen Servis” ertinya stesen pengambilan bahanapi pembekal.


3.0 OBJEKTIF
3.1 Menyeragam dan memastikan penggunaan tatacara yang betul

dalam pengurusan pengambilan dan penggunaan bahanapi di TM.
3.2 Memudah pengawalan pengurusan perbelanjaan dan pemantauan

penggunaan bahanapi dalam operasi.
3.3 Memudahkan perakaunan dan proses pembayaran kepada

pembekal.
3.4 Mengenalpasti fungsi dan tanggungjawab Unit / Bahagian yang

dipertanggungjawabkan.
4.0 SKOP
4.1 Perolehan bahanapi secara kredit dengan pembekal melalui

penggunaan Kad Fleet di stesen servis pembekal untuk pembelian
runcit.
4.2 Proses pembayaran bagi perolehan bahanapi.
4.3 Pengambilan bahanapi adalah untuk kegunaan kenderaan

Telekom Malaysia sahaja.
4.4 Pengurusan dan pengawalan kad bahanapi selaras dengan

prosedur yang ditetapkan oleh syarikat dan pembekal.
5.0 POLISI PERATURAN DASAR
5.1 Setiap kenderaan hanya dibenarkan mempunyai satu Kad Fleet

dan satu pembekal sahaja.
5.2 Kad Fleet hendaklah dikembalikan kepada Pusat Servis TMF

Autolease Sdn. Bhd jika berlaku perkara-perkara berikut:
a. Kenderaan dilupusguna.
b. Kenderaan diserahkan dan atau diagih semula kepada Pusat

Kos lain.

5.3 Semua permohonan perolehan dan pembatalan Kad Fleet

hendaklah dibuat melalui TMF Autolease Sdn. Bhd.
5.4 Seorang Penyelia SIMO yang dilantik tidak boleh meluluskan

transaksi pengambilan untuk diri sendiri.
5.5 Semua Kad fleet kenderaan yang dilupusguna atau kenderaan

yang hilang atau Kad Fleet yang rosak hendaklah dikembalikan
kepada TMF Autolease Sdn. Bhd untuk dimusnahkan.
6.0 TANGGUNGJAWAB
6.1 TMF AUTOLEASE SDN. BHD
a. Mengurus permohonan perolehan baru, pembatalan dan

pembaharuan Kad Fleet.
b. Menyemak, mendaftar dan membatalkan Penyelia Simo Kad

Fleet.
c. Mengawal pembekalan, pengedaran dan pengagihan Kad Fleet

kepada Penyelia Simo / pengguna.
d. Menyelenggara senarai dan sistem maklumat Penyelia Simo,

pengguna dan kenderaan yang lengkap dan kemaskini dari
semasa ke semasa.
e. Mengurus kontrak pembekalan bahanapi dengan pembekal.
f. Mengurus dan menyelaras penyiasatan sebarang kes salah laku

pengguna dan penyalahgunaan Kad Fleet.
g. Menyedia, menyemak semula, mengemaskini dan mengedar

Prosedur Pengurusan Kad Fleet Bahanapi dari semasa ke
semasa.
h. Menyimpan dan mengawal Kad fleet Master untuk tujuan

pinjaman penggunaan sementara di masa kecemasan kepada
pengguna.

i. Mengurus dan mengemaskini ID Lotus Note Penyelia SIMO ke

dalam ALSS.
6.2 UNIT KEWANGAN / FINANCIAL SYSTEM.
a. Menguruskan invois tuntutan perolehan dan pembayaran kepada

pembekal.
b. Menerima dan mengedarkan semua data-data transaksi tuntutan

daripada pembekal kepada Penyelia SIMO berdaftar untuk tujuan
verifikasi dan pengesahan sebelum pembayaran.
c. Menyedia dan meningkat sistem automasi bagi memudahkan

verifikasi, proses pembayaran dan maklumat perbelanjaan
bahanapi yang kemaskini dari semasa ke semasa.
6.3 PUSAT KOS / PENYELIA SIMO
a. Memohon perolehan Kad Fleet melalui Pusat Servis TMF

Autolease Sdn. Bhd.
b. Menyediakan dan menyimpan maklumat-maklumat Kad Fleet

yang kemaskini dibawah pengawalannya.
c. Menyedia buku catatan pengambilan bahanapi melalui Kad Fleet

oleh pengguna dan menyimpan resit pengambilan bahanapi
untuk tujuan semakan dan audit.
d. Memantau dan memeriksa catatan maklumat-maklumat transaksi

pengambilan bahanapi dikemaskini oleh pengguna dalam
Helaian Rekod Bahanapi Buku Catatan Penggunaan Kenderaan.
e. Menerima, menyemak, menverifikasi dan meluluskan invois

pembayaran mengikut pengambilan bahanapi yang dibuat oleh
pengguna dibawah Pusat Kos masing-masing setiap bulan
melalui SIMO.
f. Mengenalpasti dan mengesahkan cajing perbelanjaan bahanapi

yang akan dicajkan sama ada kepada projek atau operasi harian
atau kepada Pusat Kos yang lain.

g. Memaklumkan serta merta kepada pembekal dan TMF Autolease

Sdn. Bhd atas sebarang kehilangan Kad Fleet untuk tujuan
menyekat pengambilan bahanapi dan memohon penggantian
Kad Fleet baru.
h. Memulangkan semula Kad Fleet kepada TMF Autolease Sdn.

Bhd bagi kenderaan yang dipulangkan dalam tempoh 24 jam dari
masa kuatkuasa.
i. Memaklumkan kepada TMF Autolease Sdn. Bhd atas sebarang

pertukaran Penyelia Simo dan atau pengguna dan atau
kenderaan antara satu Pusat Kos dengan satu Pusat Kos yang
lain atau antara satu Penyelia Simo dengan Penyelia Simo yang
lain dalam pusat kos yang sama dengan menggunakan Borang
TMFA7A1.
j. Membuat analisa penggunaan bahanapi bulanan setiap akhir

bulan dalam Helaian Rekod Penggunaan Bahanapi Buku Catatan
Penggunaan Kenderaan.
6.4 PENGGUNA KAD FLEET
a. Mendapatkan bahanapi di Stesen Servis untuk kegunaan

kenderaan TM sahaja.
b. Mendapatkan resit bagi transaksi pengambilan bahanapi

menggunakan Kad Fleet dan menyerahkan kepada Penyelia
Simo untuk rekod dan semakan dalam tempoh 24 jam dari masa
transaksi.
c. Mencatatkan maklumat-maklumat transaksi di dalam helaian

Rekod Penggunaan Bahanapi Buku Catatan Penggunaan
Kenderaan menggunakan Borang TMFA7B2.
d. Memaklumkan serta merta kepada Penyelia Simo atas sebarang

kehilangan atau kerosakan kad Fleet. Kos penggantian kad yang
hilang akan dicajkan kepada pengguna dan hendaklah dibayar
kepada Pusat Servis TMF Autolease Sdn. Bhd.

e. Memulangkan Kad Fleet kepada Penyelia Simo sekiranya

bersara atau meletakkan jawatan atau mengambil cuti
berpanjangan atau dipindahkan tempat bertugas ke lokasi
pembekal bahanapi yang berlainan.
f. Pengguna dipertanggungjawabkan sepenuhnya atas kad Fleet

yang digunakan atau diperuntukkan. Sebarang penyalahgunaan
jika bersabit boleh diambil tindakan tatatertib.
g. Pengambilan bahanapi yang meragukan dan tidak diluluskan

oleh Penyelia Simo untuk pembayaran akan
dipertanggungjawabkan kepada pengguna.
h. Pengguna bertanggungjawab ke atas Kad Fleet dan PIN yang

diperuntukkan.
i. Kad bahanapi kenderaan yang disediakan kepada kenderaan

berkenaan tidak boleh digunakan untuk pengambilan banahapi
untuk kenderaan lain.
7.0 PROSEDUR KAD FLEET
7.1 PERMOHONAN KAD FLEET
a. Semua permohonan Kad Fleet Bahanapi dengan pembekal

hendaklah dibuat melalui Pusat Servis TMF Autolease Sdn. Bhd
dengan mengemukakan Borang TMFA7A1 oleh Penyelia Simo
atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah diluluskan oleh
Ketua Pusat Kos.
b. Borang permohonan hendaklah diisi dengan lengkap dan

dihantar kepada Pusat Servis TMF Autolease Sdn. Bhd
berdekatan untuk semakan dan dihantar kepada Ibupejabat
TMF Autolease Sdn. Bhd untuk di proses sebelum permohonan
dibuat kepada pembekal. Pembekalan dan pengedaran Kad
Fleet akan dikeluarkan pada Pusat Kos dalam tempoh 2 minggu
hari bekerja selepas permohonan dibuat.
c. Ibupejabat TMF Autolease Sdn. Bhd akan mendaftarkan

nombor Kad Fleet yang diperuntukkan kepada pengguna ke
dalam Sistem Fleet ALSS.

d. Semua Kad Fleet Bahanapi akan dibekalkan berserta dengan

nombor PIN (Personel Identity Number).
e. Semua Kad Fleet Bahanapi yang dibekalkan mempunyai had

Kawalan Pembelian (Purchase Restrictions) yang telah
ditetapkan oleh syarikat.
f. Pembaharuan Kad Fleet akan diuruskan oleh Ibupejabat TMF

Autolease Sdn. Bhd secara automatik dalam tempoh sebulan
sebelum tamat tempoh sah laku.
g. Kad Fleet kenderaan baru akan dibekalkan dalam tempoh 2

minggu selepas pengesahan penempatan kenderaan dan nama
Penyelia Simo diterima oleh TMF Autolease Sdn. Bhd.
h. Penyelia Simo atau Ketua Pusat Kos hendaklah memaklumkan

kepada TMF Autolease Sdn. Bhd atas sebarang pemindahan
pengguna atau kenderaan dari satu Pusat Kos kepada Pusat
Kos yang lain atau dari satu negeri ke satu negeri yang lain
dengan mengisi Borang TMA7A1.
7.2 PENGGUNAAN KAD FLEET
a. Pengambilan bahanapi di Stesen Servis pembekal hanya dapat

diambil oleh pengguna Kad Fleet sahaja menggunakan mesin
eletronik yang di sediakan oleh pembekal sama ada melalui
mesin Pembaca Kad di Pam (OCR) atau di kaunter pembayaran
melalui Mesin Perakam Data Eletronik (EDC).
b. Kaedah secara manual melalui Manual Imprinter boleh dibuat di

kaunter pembayaran Stesen Servis sekiranya berlaku ganguan
talian data eletronik.
c. Pengguna dilarang menyerahkan dan menyimpan Kad Fleet di

Stesen Servis pembekal atau memberitahu nombor PIN kepada
pekerja stesen servis.
d. Bacaan odometer semasa hendaklah dimasukkan di mesin pam

bahanapi bagi setiap transaksi pengambilan bahanapi di stesen
servis bahanapi.

e. Pengambilan bahanapi tidak boleh diambil melebihi had kawalan

pembelian yang telah ditetapkan pada setiap Kad Fleet.
f. Resit transaksi pengambilan bahanapi hendaklah diperolehi

daripada Stesen Servis pembekal dan hendaklah diserahkan
kepada Penyelia Simo yang diberi kuasa dalam tempoh 24 jam
selepas pengambilan bahanapi. Salinan pendua hendaklah
diperolehi daripada Stesen Servis sekiranya salinan asal hilang
atau rosak.
g. Pengguna dikehendaki mencatatkan semua maklumat transaksi

ke dalam Helaian Penggunaan Bahanapi Buku Catatan
Penggunaan Kenderaan menggunakan Borang TMFA7B2
selepas pengambilan bahanapi.
h. Penyelia Simo dikehendaki menyediakan buku daftar kawalan

dan merekodkan setiap trasaksi pengambilan dan resit untuk
semakan, pemantauan dan pemeriksaan audit dengan
menggunakan Borang TMFA7B2.
i. Kad Fleet hanya boleh mengambil bahanapi secara runcit

mengikut jenis dan had yang ditetapkan dalam Kad Fleet di
stesen servis pembekal sahaja.
j. Setiap kehilangan atau kerosakan Kad Fleet hendaklah

dimaklumkan kepada pembekal untuk pembatalan kad dan
Ibupejabat TMF Autolease Sdn. Bhd untuk penggantian dengan
serta merta melalui telefon dan disusuli dengan laporan bertulis
dengan menggunakan Borang TMFA7B1. Kos penggantian
kehilangan kad sebanyak RM 10.00 hendaklah ditanggung oleh
pengguna.
k. Pengguna atau Penyelia Simo boleh mendapatkan pinjaman

sementara penggunaan Kad Fleet Master daripada Pusat Servis
TMF Autolease Sdn. Bhd sekiranya Kad Fleet mengalami
kerosakan atau kehilangan sebelum Kad Fleet gantian diterima.
Semua transaksi akan dicajkan kepada Pusat Kos peminjam
oleh TMF Autolease Sdn.Bhd

l. Kad Fleet yang dicadangkan untuk pembatalan atau dipulangkan

ke TMF Autolease Sdn. Bhd disebabkan oleh perkara-perkara
berikut hendaklah menggunakan Borang TMFA7B1
I.1 Kenderaan dilupuskan atau hilang.
I.2 Kenderaan dipindahguna ke unit / lokasi lain.
I.3 Kenderaan kemalangan teruk.
m. Sekiranya terdapat apa-apa transaksi sebelum penyerahan atau

pemberitahuan rasmi kepada TMF Autolease Sdn. Bhd
pembayaran sekiranya ada akan dicajkan kepada Pusat Kos
berkenaan.
7.3 PERTUKARAN MAKLUMAT KAD FLEET
a. Setiap pertukaran melibatkan Penyelia Simo, pengguna dan

kenderaan di sebabkan perkara-perkara di bawah hendaklah
dimaklumkan kepada Pusat Servis TMF Autolease Sdn. Bhd
dalam tempoh 7 hari dengan mengemukakan Borang Pertukaran
Kad Fleet TMFA7A1.
a.1 Penyelia Simo dipindahkan.
a.2 Penyelia Simo bersara atau berhenti dalam perkhidmatan.
a.3 Penyelia Simo cuti panjang.
a.4 Kenderaan dipindahguna dalam pusat kos yang sama dan

berlainan Penyelia Simo.
b. Pertukaran atau penggantian Penyelia Simo perlu dicadang dan

diluluskan oleh Pemegang atau Ketua Pusat Kos.

7.4 PEMBAYARAN INVOIS TRANSAKSI
a. Semua pembayaran pengambilan bahanapi melalui Kad Fleet

akan dibuat secara automasi berpusat di Unit Kewangan
Ibupejabat selepas semakan dan verifikasi oleh Penyelia Simo
berkaitan melalui sistem yang disediakan.
b. Semua invois yang diterima akan dihantar kepada Penyelia

Simo-Penyelia Simo berkaitan melalui Internet Mail untuk
semakan dan verifikasi.
c. Penyelia Simo-Penyelia Simo hendaklah membuat semakan dan

pengesahan pengambilan bahanapi oleh pengguna yang
dipadankan antara resit pengambilan dengan invois dalam
tempoh 10 hingga 12 hari selepas penerimaan invois.
d. Penyelia Simo yang gagal membuat verifikasi dan kelulusan

dalam tempoh yang ditetapkan akan disahkan benar untuk
pembayaran melalui sistem (Default). Verifikasi dan kelulusan
bagi transaksi bulan tersebut akan dibuat oleh Ketua Pusat Kos
dibulan akan datang. Sebarang transaksi yang diragukan tidak
boleh dibuat percanggahan (Dispute).
e. Cajing perbelanjaan pembelian bahanapi boleh dicajkan pada

perbelanjaan operasi (OPEX) atau perbelanjaan modal (CAPEX)
sekiranya kenderaan digunakan untuk aktiviti kerja projek.
f. Pengambilan bahanapi yang diragukan boleh ditangguhkan

pembayarannya sehingga satu siasatan dibuat dan diputuskan.
g. Kadar faedah 1.5 peratus sebulan akan dicajkan pada Pusat

Kos berkenaan atas kelewatan pengesahan sekiranya
dikenakan oleh pembekal.
8.0 PENUTUP
Prosedur ini akan dipinda dari semasa ke semasa oleh TMF Autolease
Sdn. Bhd. mengikut keperluan untuk tujuan penambahbaikan.
***************************************

LAMPIRAN BORANG




TM Kenderaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

TM Kenderaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN VERSI TARIKH HALAMAN

Fazlur Rahman Zainuddin

Dato' Zamzamzairani Mohd Isa

Pihak Pengurusan menyedari bahawa dari semasa ke semasa, terdapat risiko

Garis Panduan Pengurusan dan Penggunaan Kenderaan ini disediakan sebagai

Dari segi perlaksanaan, keberkesanan garis panduan ini memerlukan komitmen

Garis panduan ini berkuatkuasa mulai 1 September 2009. Kandungannya dibuat

DATO’ ZAMZAMZAIRANI MOHD ISA

REKOD PERUBAHAN DOKUMEN

Tarikh Versi Halaman Para Keterangan Perubahan Diluluskan

1. Jawatankuasa Pemandu Program Penyelarasan Kenderaan (“PPK”):

En Fazlur Rahman Zainuddin, Naib Presiden Pembangunan Perniagaan

En Zam Ariffin Ismail, Naib Presiden Perniagaan Sokongan (‘Support

En Mohamad Nasir Abdul Razak, Naib Presiden, Operasi Network

YBhg Dato’ Kairul Annuar Mohamed Zamzam, Naib Presiden Eksekutif,

YBhg Datuk Hamzah Yacob, Penasihat Khas Perniagaan Sokongan

Puan Roziah Ibrahim, Pengurus Besar Laporan dan Rancangan

2. Jawatankuasa Kerja PPK :

En Mohd Radzi Shamsudin, Pengurus Besar TMF Autolease, merangkap

En Hamzah Besar, Penolong Pengurus Besar, Operasi Perniagaan TMF

En Baharol Zaman Shaari, Penolong Pengurus Besar, Pembangunan

Pn Hanum Sara Ahmad, Penolong Pengurus Besar, Operasi Network

Pn Hayati Othman, Penolong Pengurus Besar, Transformasi Perniagaan,

En Zamri Abd Razak, Penolong Pengurus Besar, Rancangan Perniagaan,

En Azahar Che Ismail, Penolong Pengurus Besar, Pegurusan Modal

En Jaludin Ibrahim, Pengurus, Operasi dan Kualiti, TMF Autolease

En Md Najib Md Ismail, Pengurus, Transformasi Perniagaan, Perniagaan

Pn Liliyana Maisara Mohd Ali, Penolong Pengurus Pembangunan

3. Wakil-wakil Kesatuan Pekerja yang diketuai oleh:

En Mohamed Shafie BP Mammal, Presiden, Kesatuan Kebangsaan

En Amran Ambodai, Presiden, Kesatuan Pekerja-pekerja Telekom

En Mohamad Ibrahim Hamid, Presiden, Kesatuan Pekerja Telekom

4. Wakil - wakil dari Kumpulan Pengurusan Modal Insan, (‘Group Human

En Ismail Ishak, Penolong Pengurus Besar, Perhubungan Industri (‘

En Mohd Zainal Badri Mustafar, Pengurus, Pengurusan Kesatuan

Pn Hjh. Zaharah Osman, Pengurus, Pengurusan Kesatuan (Sabah dan

5. Wakil-wakil dari unit - unit berikut:

Strategi Undang-undang dan Harta Intelek (“Legal Strategy and

6. Para peserta dan jawatankuasa penganjur Bengkel Polisi dan Prosedur

BIL TOPIK HALAMAN

1.0 Penyataan Polisi 1

2.0 Skop Garis Panduan 1

4.0 Tafsiran, Singkatan dan Pemakaian 2

BAHAGIAN 1: PEROLEHAN KENDERAAN

6.0 Prosedur Permohonan Perolehan Kenderaan Baru / Tambahan 5

7.0 Prosedur Permohonan Kenderaan Penggantian 5

8.0 Kaedah Perolehan Kenderaan 7

BAHAGIAN 2: GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN PENGGUNAAN

9.0 Pengurusan Penggunaan Kenderaan TM 8

10.0 Kebenaran Memandu 9

11.0 Pentauliahan Pemanduan 9

12.0 Tugas Pengguna 11

BIL TOPIK HALAMAN

13.0 Tanggungjawab Pengguna

13.1 Tanggungjawab Ketika Memandu

13.1.1 Pemanduan Berhemat 12

13.1.2 Ordinan Lalulintas 13

13.1.3 Kerosakan Ketika Perjalanan 13

13.1.4 Kemalangan Kenderaan 13

13.2 Kelengkapan Dan Peralatan Kenderaan 14

13.3 Tempat Letak Kereta, Bayaran Tol dan Notis Saman 15

13.4 Pengambilan Bahanapi 16

13.5 Penyelenggaraan Buku Catatan Penggunaan Kenderaan 17