UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PORTOFOLIO

UNIT LOGISTIK

RUMAH SAKIT MRCCC SILOAM SEMANGGI

MUHAMMAD HAMKA HERADZ

1606919373

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

BIDANG KESEHATAN

PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN

 DEPOK

MEI 2019

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan portofolio magang ini telah disetujui oleh

Pembimbing Materi dan Penguji

Program Studi Administrasi Rumah Sakit

Bidang Kesehatan

Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia

Depok, 17 April 2019

Pembimbing Penguji

Nia Muniarti Taufik

Ketua Program Studi Administrasi Rumah Sakit

Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia

 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Muhammad Hamka Heradz

Alamat : Cempaka Putih Barat 2b No. 17D,

Jakarta Pusat, DKI Jakarta

Email : Hamkaheradz@gmail.com

Tempat dan Tanggal Lahir : DKI Jakarta, 16 Maret 1998

Riwayat Pendidikan :

1. Program Studi Perumahsakitan Universitas Indonesia Tahun 2016

2. SMA Muhammadiyah 1 Jakarta Tahun 2013
3. SMP Perguruan Ksatrya 51 Tahun 2010
4. SDN Cempaka Putih Barat 01 Tahun 2004
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadiran Allah SWT. Karena berkat rahmat, kasih
sayang karunia serta hidayah-Nya, tugas akhir ini dapat penulis selesaikan untuk
memenuhi salah satu syarat kelulusan akademik dalam menyelesaikan pendidikan
penulis dalam jenjang diploma III pada Program Pendidikan Vokasi , program
studi Perumahsakitan Universitas indonesia.

Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bantuan dan bmbingan dari

berbagai pihak. Penyusunan tugas akhir ini tidak akan dapat berjalan dengan baik.
Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
khususnya pada :

Allah SWT tuhaN semesta alam, kaena tanpa rahmat dan karunia-Nya, penulis
tidak akan mampu menyelesaikan tugas akhir dengan lancar, baik, dan tepat
waktu.

Bapak Heru Maryanto dan Ibu Ade Karika Zuan, Ayahku dan ibuku tercinta yang
paling saya sayangi, Serta selalu memberikan semangat dan dukungan secara
finansial. Saya berterima kasih karena telah mengajarkan saya untuk selalu
bersyukur dan pantang menyerah.

Neva Nazila Amini dan nefisia amini, saudari perempuan saya yang telah
menginspirasi saya tentang apa makna berusaha dan pantang menyerah.

Ibu Nia Murniati sebagai pembimbing materi yang telah bersedia untuk
meluangkan waktu untuk membimbing, memeriksa, serta memberikan petunjuk-
petunjuk dalam penyusunan laporan. Nursidik, S.Pd, selaku sekretariat Vokasi
Program Studi Perumahsakitan yang telah membantu penulis dala proses
perizinan magang serta informasi mengenai magang
Seluruh karyawan pada unit logistik MRCCC Siloam Hospitals Semanggi yang
telah memberikan dukungan dan bantuan kepada pemagang, khususnya Pak
Bagus, Pak Taufik, Ibu Rizta, Ibu Vivi, Pak Saiman, Pak Nur, Kak Petra.

Sahabat saya Riski Resti Sawitri dan Raul Al-Nayyif yang telah yang telah
memberikan dukungan dan bantuan kepada pemagang. Kakak tingkat saya Laila
Erianti dan Pukka MS. Yang telah membantu memberikan arahan dan juga
membantu memberi masukan kepada pemagang.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena
itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk
penulis.

Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat
untuk pembaca.

Jakarta, 7 Mei 2019

Muhammad Hamka Heradz

DAFTAR ISI
 BAB I

PROFIL RUMAH SAKIT DAN UNIT

1. Sejarah Rumah Sakit MRCCC Siloam Semanggi

MRCCC Siloam Hospitals Semanggi merupakan sebuah

rumah sakit yang didirikan oleh DR. Mochtar Riyadi. Sesuai
dengan namanya, nama rumah sakit ini juga diambil dari nama
pendirinya, yaitu Mochtar Riyadi Comprehensive Cancer Center
atau yang disingkat menjadi MRCCC. Rumah sakit khusus kanker
ini diresmikan pada hari Kamis tanggal 7 Juli 2011 oleh Presiden
Republik Indonesia, Dr. H. Susillo Bambang Yudhoyono. Rumah
Sakit ini terletak di daerah Semanggi, yaitu di Jalan Garnisun
Dalam kav, 2-3, Karet Semanggi, Jakarta Selatan.
MRCCC merupakan rumah sakit khusus kanker yang ke-2
dan juga rumah sakit swasta khusus kanker yang terbesar dan
terlengkap di Indonesia bahkan di Asia. Rumah Sakit ini memiliki
berbagai peralatan canggih untuk pengobatan berbagai jenis kanker
yang dipadukan dengan sistem IT generasi terkini, seperti PET-CT,
CT-Scan, MRI, USG, Mammografi, Radioterapi dan SPECT.
Tidak hanya memiliki peralatan yang canggih rumah sakit ini juga
didukung dengan memiliki ahli bedah, ahli onkologi medis, ahli
terapi medis dan spesialis kanker lainnya.
Tujuan didirikannya MRCCC Siloam Hospitals adalah
untuk menanggulangi penyakit kanker dan memberikan
kemudahan bagi masyarakat penderita kanker dalam mencari dan
mendapatkan pengobatan serta pelayanan yang aman dan
terpercaya, dengan menggunakan teknologi yang mutakhir dan
 dokter spesialis untuk mencapai hasil yang terbaik untuk pasien.
Tidak hanya berfokus pada pelayanan penyakit kanker, MRCCC
Siloam Hospitals juga menyediakan pelayanan kesehatan seperti
rumah sakit pada umumnya.
Selain itu latar belakang didirikannya MRCCC Siloam
Hospitals yaitu didasarkan oleh pengalaman pribadi dari pendiri
MRCCC Siloam Hospitals. Mochtar Riyadi memiliki riwayat
keluarga yang terkena penyakit kanker. Ibu kandung beliau
meninggal pada usia 40 tahun saat melahirkan dengan mengalami
ketidaknormalan kotraksi leher rahim atau distosia. Sementara
Ayahnya meninggal pada usia 60 tahun karena penyakit kanker
lambung. Karena alasan tersebut, DR. Mochtar Riyadi mendirikan
MRCCC Siloam Hospitals.

2. VISI, MISI, MOTTO DAN LOGO RUMAH SAKIT

Visi
1) Berkualitas Internasional (International Quality)

2) Menjangkau Seluruh Lapisan (Reach)

3) Memiliki Jaringan yang Luas (Scale)
4) Melayani dangan Belas Kasih Tuhan (Godly Compassion)

Misi

“Menjadi pilihan yang terpercaya dalam pelayanan kesehatan holistik,

pendidikan, dan riset kesehatan berkelas dunia.”

Motto

“The building of hope.”

 LOGO RUMAH SAKIT

Gambar 1. Logo MRCCC Siloam Hospitals

3. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

4. KINERJA RUMAH SAKIT
Kinerja sebuah rumah sakit harus dapat dilihat dan diukur.
Indikator-indikator yang digunakan untuk melihat dan mengetahui
tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan rumah sakit.
Indikator yang digunakan seperti BOR (Bed Occupancy Ratio),
ALOS (Average Leght of Stay), TOI (Turn Over Interval), dan
BTO (Bed Turn Over). Setiap indikator memiliki tolak ukur atau
standar untuk melihat apakah rumah sakit telah memiliki kinerja
yang bagus untuk setiap indikator. Tolak ukur yang dapat
digunakan rumah oleh sakit yaitu standar Dinas Kesehatan
Republik Indonesia. Berikut adalah data indikator kinerja

Tabel 3. Indikator Kinerja Pelayanan MRCCC Siloam Hospitals

Tahun Standar Depkes

Jenis Indikator
2016 2017 2018 RI Tahun 2005
BOR (%) 69,37% 54,94% 55,83% 60-85
ALOS (Hari) 5,2 hari 4,6 hari 4,8 hari 6-9
TOI (Hari) 2 kali 3 kali 3 kali 1-3
BTO (Kali) 61 kali 56 kali 54 kali 40-50
Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals
2019

a. Bed Occupancy Ratio (BOR)

Bed Occupancy Ratio (BOR) merupakan indikator yang

digunakan untuk melihat presentasi penggunaan tempat tidur pada
satuan waktu tertentu. Angka yang dihasilkan didefinisikan
sebagai ratio hari layanan rawat inap terhadap jumlah tempat tidur
pada hari tersebut dan umumya dinyatakan dalam persentase (%).
Indikator ini menggambarkan tingkat tinggi atau rendahnya
 pemakaian tempat tidur di Rumah Sakit. Nilai BOR yang ideal
menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 60-
85%.
Rumus BOR:
Jumlah Hari Perawatan di Rumah Sakit
X 100%
Jumlah Tempat Tidur X Jumlah Hari Dalam Satu Periode

Berikut ini adalah data BOR di MRCCC Siloam Hospitals

selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS BOR

70%

60%

50%

40% 69.37%
30% 54.94% 55.83%

20%

10%

0%
2016 2017 2018
Diagram 1. BOR MRCCC Siloam Hospitals 2018
Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals

Diagram 1 menunjukkan BOR MRCCC Siloam Hospitals

yang mengalami penurunan dari tahun 2016 sampai tahun 2017
sebesar 14,43% tetapi, pada tahun 2018 MRCCC Siloam
Hospitals mengalami kenaikan sebesar 0,89%. Dari grafik tersebut
dapat disimpulkan pada tahun 2016-2017 MRCCC Siloam
Hospitals mengalami penurunan dan tidak memenuhi standar dari
Departemen Kesehatan Republiik Indonesia dan tahun 2018
 MRCCC Siloam Hospitals juga belum memenuhi standar yang
diterapkan Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

b. Average Lenght of Stay (ALOS)

Average Length Of Stay (ALOS) merupakan indikator yang
digunakan untuk melihat rata-rata lama pasien dirawat diukur dari
satuan hari .Indikator ini menunjukkan mutu rumah sakit yang
dilihat dari seberapa baik dan efektif pelayanan dan tindakan yang
diberikan rumah sakit. Nilai ALOS yang ideal menurut
Departemen Kesehatan Republik Indonesia yaitu 6-9 hari.

Rumus ALOS:
Jumlah Lama Hari Dirawat
Jumlah Pasien Keluar Hidup + Mati

Berikut ini adalah data ALOS di MRCCC Siloam Hospitals

selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS ALOS

5.2
5.2
5.1
5
4.9 4.8
4.8
4.7 4.6
4.6
4.5
4.4
4.3
2016 2017 2018
Diagram 2. ALOS MRCCC Siloam Hospitals 2018
Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals
 Diagram 2 menunjukkan ALOS MRCCC Siloam Hospitals
yang mengalami penurunan. Dari tahun 2016 sampai 2017
mengalami penurunan sebesar 0.6 point dan pada tahun 2018,
terjadi kenaikan dari nilai ALOS sebesar 0.2 point. Dari grafik
ALOS MRCCC Siloam Hospitals menunjukkan bahwa rata-rata
rawat pasien di MRCCC Siloam Hospitals mengalami penurunan
yang cukup baik dari standar yang ditetapkan oleh Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.

a. Turn Over Interval (TOI)

Turn Over Interval (TOI) merupakan indikator yang
menunjukkan rata-rata hari dari tempat tidur tidak ditempati dari
telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini memberikan
gambaran tingkat efisiensi dari penggunaan tempat tidur. Nilai
TOI yang ideal menurut Departemen Kesehatan Republik
Indonesia yaitu 1-3 hari.

Rumus TOI:
(Jumlah Tempat Tidur X 365 Hari) – Hari Perawatan

Jumlah Pasien Keluar Hidup + Mati

Berikut ini adalah data TOI di MRCCC Siloam Hospitals

selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS TOI

3 3
3

2.5
2
2

1.5

0.5

0
2016 2017 2018
 Diagram 3. TOI MRCCC Siloam Hospitals 2018
Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals

Diagram 3 menunjukkan bahwa TOI di MRCCC Siloam

Hospitals yang mengalami peningkatan dari tahun 2016-2017
sebesar 1 point. Sedangkan pada tahun 2018 nilai TOI MRCCC
Siloam Hospital tidak mengalami peningkatan ataupun penurunan.
Dari grafik tersebut MRCCC Siloam Hospitals selama 3 tahun
terakhir sudah memenuhi standar dari Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.

b. Bed Turn Over (BTO)

Bed Turn Over (BTO) merupakan indikator yang
digunakan untuk melihat frekuensi pemakaian dari tempat tidur
dalam suatu periode. Nilai ideal BTO menurut Departemen
Kesehatan Republik Indonesia yaitu 40-50 kali.

Rumus BTO:
Jumlah Pasien yang Dirawat

Jumlah Tempat Tidur

 Berikut ini adalah data BTO di MRCCC Siloam Hospitals
selama 3 tahun terakhir.

MRCCC SILOAM HOSPITALS BTO

61
62

60

58
56
56
54
54

52

50
2016 2017 2018

Diagram 4. BTO MRCCC Siloam Hospitals 2018

Sumber: Departement Medical Record MRCCC Siloam Hospitals

Diagram 4 menunjukkan bahwa BTO di MRCCC Siloam

Hospitals pada tahun 2016 ke 2017 mengalami penurunan sebesar
5 point. Kembali pada tahun 2018 nilai BTO MRCCC Siloam
Hospitals mengalami penurunan sebesar 2 point. Dari grafik
tersebut dapat disimpulkan selama 3 tahun terakhir MRCCC
Siloam Hospitals belum memenuhi standar dari Departemen
Kesehatan Republik Indonesia dengan baik.
 BAB 2

PROFlL UNIT LOGISTIK

1. VISI MISI DAN TUJUAN UNIT

VISI :

Menjadi unit yang mampu menyediakan barang sesuai dengan lead time
yang sudah ditentukan.
MISI :

 Melakukan pengadaan barang.

 Menyediakan barang sesuai dengan yang diminta oleh setiap unit.

TUJUAN :

Menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan unit seperti alat tulis

kantor, formulir-formulir, dan urusan umum, agar setiap unit tidak mengalami
kendala dalam operasional rumah sakit.
2. STRUKTUR ORGANISASI UNIT

STRUKTUR ORGANISASI UNIT LOGISTIK

 3. TARGET YANG HENDAK DICAPAI

1. Penyediaan barang
Sebagai salah satu unit yang ada pada Rumah Sakit MRCCC Siloam
Semanggi. Unit logistik mempunya target yaitu selalu mampu menyediakan
barang yang dibutuhkan oleh setiap unit yang pada Rumah Sakit MRCCC
Siloam Semanggi. Agar operasional rumah sakit berjalan dengan lancar dan
tanpa kendala.
Portofolio 1 : Melakukan Transaksi barang antara unit lain dengan unit
logistik.

A. Aktivitas.
Pemagang melakukan transaksi dengan unit lain untuk menyediakan
barang yang dbutuhkan oleh unit tersebut. Adanya alur transaksi yang
dimaksud seperti tergambar pada tabel berikut ini:

pihak logistik menyediakan

Unit lain menyerahkan Unit logistik menerima
barang yang dibutuhkan
formulir permintaan barang formulir permintaan barang
oleh unit lain

ketika barang sudah sesuai unit yang membutuhkan

unit logistik
dengan yang dibutuhkan barang mengecek ulang
mendistribusikan barang
oleh unit tersebut. maka apakah barang yang sudah
kepada unit yang meminta
form bewarna kuning disediakan sesua dengan
barang
diambil oleh unit tersebut permintaan

Ketika barang sudah disesuaikan dan sudah didistribusikan kepada unit

yang meminta barang. Pihak logistik yang menyediakan barang diberikan form
permintaan barang bewarna putih dan kuning sedangkan unit yang meminta
barang menerima form permintaan barang bewarna pink.

B. Studi Literatur
1. Pengertian tentang logistik.

Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang,
energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan
manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan
penggunaan modal
Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik.
Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori,
pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.
Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan
barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat,
kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap
memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik"
Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan
untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya
serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan
kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen
logistik yang baik merupakan sebuah keharusan.
Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti "rasio,
kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi" Kata logistik memiliki asal
kata dari Bahasa Perancisloger yaitu untuk menginapkan atau
menyediakan.
Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak
militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke
medan perang dari markas.

2. Logistik non medis.

Logistik non medis adalah kegiatan logistik yang terkait dengan
barang-barang kelengkapan administrasi rumah sakit.

CONTOH: Formulir pendaftaran, Formulir kematian, formulir

rujukan, formulir bukti Order Pembelian, kuitansi pembayaran ,
formulir bukti pengeluaran barang, buku Inventaris, buku Jurnal dan
lain-lain.

3. Tahap-tahap pencatatan logistik non medis.

 Ada beberapa tahap dalam pencatatan logistik non medis di rumah
sakit yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis logistik non
medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah, jenis logistik non
medis saat masuk maupun keluar dari gudang yaitu:
 Buku dan Formulir Bukti Pencatatan Penerimaan Barang Merupakan buku
dan formulir yang digunakan untuk mencatat logistik non medis yang
masuk dengan melihat faktur penjualan dari masing-masing perubahan
dengan mencatat tanggal transaksi, nomor regristrasi, nomor faktur, nama
barang, dan jumlah nominal dari logistik non medis.
 Buku dan Kartu Stock Barang Merupakan Buku dan kartu yang digunakan
untuk mencatat jumlah logistik yang masuk dan keluar serta stock akhir
dari masing-masing logistik yang digunakan sebagai pedoman untuk
melakukan perencanaan kebutuhan logistik non medis. Pada buku dan
kartu stock dicatat nama bagian/unit yang meminta, tanggal keluar,tanggal
masuk dan jumlah.
 Formulir Permintaan Barang Merupakan formulir yang digunakan setiap
bagian/unit kerja di rumah sakit untuk melakukan pemesanan permintaan
kebutuhan logistik non medis kepada petugas logistik non medis yang
ditandatangani oleh kepala dan penerima dari unit/bagian yang
membutuhkan logistik non medis serta petugas logistik non medis sendiri
untuk dilakukan penyediaan/penyaluran logistik non medis yang
dibutukan.
C. Pembahasan
 Menurut pemagang prosedur yang dilakukan sudah sesuai dengan studi
literatur pada no. 3, dimana pemagang melakukan tahap-tahap penyediaan
barang mulai dari menerima formulir permintaan, pencatatan pada kartu
stock setiap barang yang diminta, dan tahap terakhir adalah mengambil
formulir permintaan yang bewarna putih dan kuning dan memberikan
formulir bewarna pink untuk tanda penerimaan barang. Alur yang
dilakukan sudah sesuai dengan SOP logistik rumah sakit siloam semanggi,
yang dimana unit yang meminta barang harus memberika form terllebih
 dahulu agar barang dapat disediakan oleh unit logistik. Ketika barang
sudah diberikan sesuai dengan apa yang diminta. Formulir permintaan
yang tadi diberikan oleh unit yang meminta barang dikembalikan kepada
unit yang meminta, formulir yang diberikan adalah formulir yang bewarna
pink, sedangkan logistik menyimpan formulir yang bearna putih dan
kuning.

Portofolio 2: Melakukan pengarasipan berkas permintaan barang setiap

unit.

A. Aktivitas

Pemagang merapihkan dokumen formulir permintaan setiap unit dirumah

sakit yang tidak rapih menjadi tersimpan rapih didalam ordner sesuai
dengan tanggal, bulan, dan tahun.

B. Studi literatur

1. Pengeretian Ordner atau Map File Besar

Ordner adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan
bahan karton tebal yang berfungsi menyimpan arsip penting. Map ini
memiliki bentuk seperti buku besar tetapi di dalamnya hanya ada sebuah
penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan dan belakang yang fungsinya untuk
menahan dan menutup dokumen.
Ordner yang masuk dalam kategori Offset Printing pada percetakan
memiliki bagian belakang map ada tempat yang digunakan sebagai
penulisan nama dokumen yang akan disimpan. Ordner terbuat dari bahan
yang bagus dan mapnya sangat kuat sehingga dapat bertahan lama.
Kekuatan map bisa dilihat secara langsung dengan cara merabanya pasti
anda merasakan kulit map yang keras dan kuat. Perlu anda ketahui
 meskipun kuat tetapi map ini tidak tahan pada api sehingga simpan pada
tempat yang aman.

2. Fungsi ordner

Fungsi ordner yaitu sebagai tempat penyimpanan dokumen penting.

Dokumen tersebut dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan
jenisnya kemudian dijepit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen
pada belakang map agar saat mencari dokumen tersebut anda tidak terlalu
sudah. Dokumen tidak lagi berada di meja yang berantakan dan sudah
tertata rapi pada ordner.

3. Teori kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis “Archeon”
yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah
pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai
arti:

1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang

lain.

2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar,

grafik, dan sebagainya.

3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti :

1) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

 2) Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambargambar hasil
kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan
pengingatan.

C. Pembahasan
Menurut pemagang tahap yang dilakukan sudah sesuai dengan teori pada
no. 4 dikarenakan pemagang diminta untuk menyusun formulir permintaan
barang sesuai dengan tanggal, bulan , dan tahun. Maka pemagang
menyusun dengan rapih kedalam setiap ordner, file yang dirapihkan
berdasarkan choronological filing system, dikarenakan pemagang
melakukan pengurutan formulir permintaan berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal.

Portofolio 3: Menginput data penerimaan barang kedalam sistem logistik.

A. Aktivitas
Pemagang menginput data dari kertas penerimaan barang kedalam sistem
komputer yang masih menggunakan sistem excel. Data penerimaan barang
berupa alat tulis kantor, dan formulir-formulir rumah sakit Pemagang
melakukan inovasi dengan menggunakan excel agar menginput data
logistik dengan cepat, yaitu dengan cara Multiple desktop dan
menggunakan Contorl f. Dengan cara tersebut data yang diinput akan lebih
cepat dikarenakan data formulir dan data alat tulis kantor berada pada data
excel yang berbeda.
CTRL + F fungsi membuka menu/kotak dialog Find and Replace
(Pencarian kata (find))
Cara agar mengktifkan multiwindows
B. Studi Literatur.

1. Pengertian data.
data adalah kumpulan informasi atau keterangan – keterangan dari suatu
hal yang diperoleh melalui pengamatan atau pencarian ke sumber –
sumber tertentu. Data yang diperoleh dapat menjadi suatu anggapan atau
fakta karena memang belum diolah lebih lanjut. Setelah diolah melalui
penelitian atau percobaan maka suatu data dapat menjadi bentuk yang
lebih kompleks seperti suatu database, informasi atau bahkan solusi untuk
masalah tertentu.

2. Fungsi data.
data berfungsi untuk membuat keputusan terbaik dalam memecahkan
masalah, dapat dijadikan sebagai dasar suatu perencanaan atau penelitian,
dijadikan sebagai acuan dalam setiap implementasi suatu kegiatan dan
terakhir data juga dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi. Suatu data dapat
diibaratkan sebagai dasar perencanaan atau riwayat segala tindakan yang
sudah dilakukan. Inilah mengapa hampir dalam semua aspek kehidupan
melibatkan suatu data.
3. Pengertian logistik.

Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang,
energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan
manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan
penggunaan modal
Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik.
Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori,
pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.
Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan
barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat,
kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap
memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik"
Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan
untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya
serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan
kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen
logistik yang baik merupakan sebuah keharusan.
Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti "rasio,
kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi".Kata logistik memiliki asal
kata dari Bahasa Perancisloger yaitu untuk menginapkan atau
menyediakan.
Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak
militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke
medan perang dari markas.

4. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang
melaksanakan berbagai ragam fungsi untuk menghasilkan output yang
berguna bagi pelaksana operasi dan manajemen organisasi yang
bersangkutan.
 Output dari sistem informasi adalah:
Dokumen transaksi, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji,
rekening langganan dan pesanan pembelian. Laporan yang direncanakan
sebelumnya, isi dan bentuknya telah direncanakan terlebih dahulu, seperti
laporan penjualan, persediaan, dan arus dana. Laporan dan jawaban atas
pertanyaan yang sifatnya sementara, terjadi pada waktu yang tidak teratur
dan memerlukan data atau analisis yang tidak direncanakan lebih dahulu.
Dialog manusia/mesin, merupakan suatu cara dimana seorang pemakai
dapat berinteraksi dengan suatu model untuk memperoleh suatu
pemecahanyang memuaskan. Model yang dimaksud seperti model
perencanaan pabrik, model analisis penanaman modal, dsb.
5. Fungsi data input logistik.
1) Mengetahui posisi penempatan barang yang dapat meminimalkan
proses pencarian barang
2) Mengetahui posisi barang baik, barang rusak ataupun barang yang
masih perlu penanganan lebih lanjut
3) Mengetahui posisi minimum stock yang dapat memberikan informasi
bagi PPIC untuk ditindaklanjuti dengan pembelian
4) Memberikan informasi terkait dengan sistem FIFO, LIFO ataupun
sistem pengambilan barang yang ditentukan
5) Sebagai dasar melakukan perencanaan pembelian

C. Pembahasan
Menurut pemagang, data yang di input merupakan data yang berfungsi
untuk memberikan informasi mengenai barang yang keluar apakah sesuai
dengan kartu stock yang ada digudang, mengetahui posisi barang, dan juga
dapat memberikan informasi tentang FIFO dan LIFO pada suatu barang.
Namun sistem informasi logistik pada Rumah Sakit MRCCC Siloam
Semanggi tidak menggunakan sistem informasi berasis applikasi namun
hanya menggunakan sistem Microsoft Excel. Menurut pemagang rumah
 sakit Siloam perlu mengunakan sistem informasi berbasis applikasi
dikarenakan jika menggunakan sistem informasi yang berbasis microsoft
excel sangat membutuhkan banyak waktu dan dapat menghambat
pekerjaan logistik yang lainya.

Portofolio 4: Melakukan stock opname bulan februari.

A. Aktivitas
Pemagang melakukan stock opname pada formulir-formulir yang
dibutuhkan di setiap unit Rumah Sakit. Pemagang melihat isi kartu stock
setiap formulir dan menghitung jumlah formulir apakah sesuai jumlah
dengan yang dicantum didalam kartu stock atau tidak.

B. Studi Literatur

1. Pengertian Stock opname.

Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang
dagang) atau stok yang berada di dalam toko atau gudang. Tujuan dari
stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam
pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk
sistem pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan
diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan
fisik yang ada.

2. Tahap-tahap pada tock opname.

Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus
dilakukan pada langkah ini adalah
1) Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input
semua ke program.
2) Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari
program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada
 bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang
menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak
boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
3) Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi
tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan.
4) Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan
ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format
excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi
program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana
saja yang terjadi selisih.
5) Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan
selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih.
Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
6) Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan
ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian
persediaan ke program.

Sampai pada tahap tersebut, prosedur stock opname bisa dikatakan telah
selesai. Kini, Anda dapat menggunakan software akuntansi Jurnal untuk
melakukan stock opname dengan mudah. Dengan fitur Stok Barang dari
Jurnal, Anda dapat lebih mudah mengetahui stok barang dengan realtime.
Melalui fitur Stok Barang, Anda juga dapat lebih mudah ketika ingin
melakukan pembelian stok sehingga menghindari risiko kelebihan maupun
kekurangan stok.

C. Pembahasan
Menurut pemagang stock opname yang dilakukan kurang sesuai dengan
teori pada no. 2, karena ketika melakukan stock opname formulir-formulir
rumah sakit yang sudah dihitung hanya dicatat bahwa formulir-formulir
 tersebut sudah dihitung, tidak diberikan label stiker yang menandakan
bahwa formulir tersebut sudah dihitung.

Portofolio 5: Melakukan penerimaan dan pengecekan barang dari vendor.

A. Aktivitas.
Pemagang melakukan penerimaan barang dari vendor dan melakukan
pengecekan ulang apakah jumlah yang dipesan sesuai dengan jumlah
yamg diberikan oleh vendor.
B. Studi Literatur.
1. Perencanaan logistik.

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh unit logistik dalam kegiatan
manajemen logistik adalah perencanaan logistik. Pada tahap inilah
dirumuskanberbagai kebijakan logistik menyangkut pemenuhan kebutuhan
logistik unit-unit kerja, biaya pengadaannya, sumber barang dan
distribusinya. Tanpa perencanaan yang baik mustahil diperoleh tata kelola
logistik yang handal padaunit logistik tersebut. Pada akhirnya, tanpa
perencanaan organisasi/perusahaan tidak dapat mengalokasikan sumber
daya financial yang memadaiuntuk pengadaan barang-barang kebutuhan.
Akibatnya tentu fatal, unit-unitkerja yang ada tidak dapat menjalankan
aktifitasnya untuk mencapai tujuanorganisasi secara keseluruhan.

Perencanaan merupakan dasar aktifitas manajemen yang lain. Dalam

kegiatan perencanaan ini dilakukan proses analisis, pemikiran, penelitian
dan perhitungan dalam upaya memenuhi kebutuhan-kebutuhan logistik.
Untuk itu diperlukan sumber daya manusia yang mumpuni di bidang
perencanaan logistik ini sehingga dapat mengambil keputusan secara tepat
dan cepat.Setelah perencanaan dilakukan, maka tindakan selanjutnya yang
harus dilakukan oleh manajer dan staf logistik adalah melaksanakan proses
pengadaan barang/ jasa yang dibutuhkan. Banyak metode pengadaan
barang yang dapat dipilih, misalnya: peminjaman, sewa, kontrak atau
 pembelian. Caradan proses yang seperti apa yang perlu diambil oleh unit
logistik sangat dipengaruhi oleh kemampuan dan kondisi organisasi/
perusahaan masing-masing.

2. Pengadaan Logistik.

Kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam

rangkaian manajemen logistik. Melalui proses pengadaan inilah unit
logistik dapat menunjukkan separuh dari kinerjanya, karena jika
pengadaan berhasil iniberarti telah ada barang-barang yang dimiliki oleh
organisasi dan siap didistribusikan dan digunakan oleh unit-unit kerja yang
membutuhkan. Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi
pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk
menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan
jenis dan spesifikasi, jumlah, waktumaupun tempat, dengan harga dan
sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian tujuan
pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan
harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang
sesuai, serta selesai tepat waktu. Pengadaan logistik ini dapat dilakukan
setelah serangkaian perencanaan logistik selesai dilakukan dan diputuskan
oleh manajer puncak. Dalam kegiatan pengadaan logistik terdapat berbagai
macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh. Namun untuk
menggunakan cara maupun sistem mana yang paling efektif dan efisien
tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi organisasi masing-
masing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah mengangkut
masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik tidak boleh
mengadakan barang yang asal-asalan. Akibatnya akan fatal jika unit
logistik mengadakan barang-barang yang tidak berkualitas. Yang
 dimaksud dengan kualitas barangdisini adalah adanya kecocokan antara
produk dengan kegunaannya. Kualitas dapat diartikan sebagai.

Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik
melalui pihak ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima
oleh panitia penerima barang.
Sebelum panitia penerima barang menerima logistik yang diserahkan,
terlebih dahulu diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan
atas logistik yang diserahkan tersebut dengan melakukan pengecekan
secara cermat terhadap jenis barang, kelengkapan dokumen pendukung,
kelengkapan dokumen pengiriman dan sebagainya.

C. Pembahasan.
Menurut pemagang tahap aktivitas yang dilakukan sudah sesuai dengan
teori nomor 2. Barang sudah diperiksa apakah sesuai dengan yang diminta,
dan ketika barang sudah sesuai diterima, vendor diberikan formulir tanda
terima sebagai tanda bahwa barang dipesan sudah diterima oleh unit
logistik rumah sakit. Namun menurut pemagang juga masih ada
kekurangan pada perncanaan dan juga pengadaan Rumah Sakit Siloam
yaitu banyaknya barang yang cepat habis sehingga menyebabkan Out Of
Stock, sehingga mengakibatkan ketidaseimbangan barang antara jumlah
yang diterima dengan jumlah permintaan setiap unit yang ada dirumah
sakit, efeknya adalah ada beberapa unit yang tidak mendapatkan barang,
formulir, alat tulis kantor sesuai yang diinginkan dikarenakan Out Of
Stock.

Portofolio 6: Melakukan pengisian data penyediaan barang, retur barang

dan pengisian barang barang pada kartu stock.
A. Aktivitas.
Pemagang melakukan penyediaan barang untuk unit yang meminta barang
dan mengisi data pada kartu stock sesuai barang apa saja yang diminta
oleh unit lain.
Pemagang melakukan pengisian data retur barang pada kartu stock jika
ada unit yang mendapatkan barang yang berlebih atau ada barang yang
rusak ketika diberikan oleh unit logistik.
Pemagang melakukan penyediaan barang jika ada barang yang datang dan
mendata jumlah barang yang masuk dan mengisi data pada kartu stock
mengenai barang yang masuk.

B. Studi Literatur
1. Retur barang

Retur adalah pengembalian barang dari pembeli kepada penjual akibat

barang yang diperjualbelikan telah rusak, atau tidak sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan. Sedangkan retur penjualan adalah
penerimaan barang yang dikembalikan oleh pembeli kepada penjual
karena barang yang diperdagangkan tidak memenuhi keinginan pembeli.

Dampak dari adanya retur pembelian kepada pembeli adalah berkurangnya

utang kepada penjual sedangkan bagi penjual dengan adanya retur
penjualan maka terjadi berkurangnya tagihan atau piutang kepada pembeli.

Alasan utama kenapa barang yang diperjualbelikan di retur adalah karena

barang tersebut rusak ataupun tidak sesuai dengan pesanan. Barang yang
rusak tentu saja nilainya akan berkurang. Pembeli akan mengalami
kerugian jika tidak melakukan retur pembelian karena tentu saja barang
tersebut terutama jika barang itu dipedagangkan, maka tidak akan laku
sebagaimana seharusnya.
2. Distribusi barang logistik.

Tugas utamanya adalah pengiriman produk jadi kepada pelanggan. Ini

terdiri dari pemrosesan order, pergudangan, dan transportasi. Distribusi
logistik diperlukan karena waktu, tempat, dan kuantitas produksi berbeda
dengan waktu, tempat, dan kuantitas konsumsi.

3. Persediaan Barang

Kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam

rangkaian manajemen logistik. Melalui proses pengadaan inilah unit
logistik dapat menunjukkan separuh dari kinerjanya, karena jika
pengadaan berhasil iniberarti telah ada barang-barang yang dimiliki oleh
organisasi dan siap didistribusikan dan digunakan oleh unit-unit kerja yang
membutuhkan. Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi
pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk
menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan
jenis dan spesifikasi, jumlah, waktumaupun tempat, dengan harga dan
sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian tujuan
pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan
harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang
sesuai, serta selesai tepat waktu. Pengadaan logistik ini dapat dilakukan
setelah serangkaian perencanaan logistik selesai dilakukan dan diputuskan
oleh manajer puncak. Dalam kegiatan pengadaan logistik terdapat berbagai
macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh. Namun untuk
menggunakan cara maupun sistem mana yang paling efektif dan efisien
tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi organisasi masing-
masing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah mengangkut
masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik tidak boleh
mengadakan barang yang asal-asalan. Akibatnya akan fatal jika unit
 logistik mengadakan barang-barang yang tidak berkualitas. Yang
dimaksud dengan kualitas barangdisini adalah adanya kecocokan antara
produk dengan kegunaannya. Kualitas dapat diartikan sebagai.

Semua jenis logistik yang dibeli atau diadakan oleh rumah sakit baik
melalui pihak ketiga maupun pembelian sendiri harus melalui dan diterima
oleh panitia penerima barang.

Sebelum panitia penerima barang menerima logistik yang diserahkan,

terlebih dahulu diwajibkan kepada timnya untuk melakukan pemeriksaan
atas logistik yang diserahkan tersebut dengan melakukan pengecekan
secara cermat terhadap jenis barang, kelengkapan dokumen pendukung,
kelengkapan dokumen pengiriman dan sebagainya.

4. Pengertian kartu stok

kartu stok adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang
mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet,
keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll)
lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.

Bayangkan jika kartu stok ini Anda lupakan atau tidak ada di perusahaan
Anda. Ini tentunya akan menghambat sistem manajemen persediaan barang
Anda.
Pencatatan menggunakan kartu stok sangat efektif sekali untuk melacak
terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau
kesalahan sistem.

Dengan kartu stok ini dapat tersimpan history perputaran stok. Sehingga kartu
stock adalah dokumen penting untuk melakukan pelacakan mutasi barang.
Kartu stock dapat digunakan sebagai audit untuk perbandingan dengan dokumen
transaksi yang ada (yang di arsip oleh pihak administrasi) untuk mencegah
terjadinya manipulasi oleh pihak – pihak yang tak bertanggung jawab

C. Pembahasan.
Menurut pemagang aktivitas yang dilakukan pemagang sudah berdasarkan
teori dan jika ada barang yang rusak atau ada barang yang bearlebihan
maka unit tersebut akan membawa barang tersebut kembali kepada unit
logistik. Jika barang rusak maka barang tersebut akan diganti dan langsung
dicatat pada kartu stock dan jika ada barang yang diretur karena
berlebiihan maka barang tersebut akan dimasukan kembali kedalam
gudang logistik dan dicata pada kartu stok dan ditambahkan pada catatan
kartu stok dengan tulisan “retur”.

Portofolio 7: Melakukan reimburse sky parking menggunakan petty cash pada

unit finance.

A. Aktivitas.
Pemagang melakukan reimburse menggunakan petty cash yang diminta
oleh unit bagian sky parking. Pemagang menjumlahkan jumlah reimburse
dan meminta uang reimburse kepada unit finance.
B. Studi Literatur
1. Pengertian Reimburse

Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke

karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk
kepentingan perusahaan.

Kategori reimbursement di setiap perusahaan dapat berbeda-beda seperti:

klaim medikal, entertainment, transportasi, hotel, dan lain-lain. Biasanya
untuk menjaga keuangan perusahaan tetap sesuai rencana tahunan terdapat
budget bulanan per kategori untuk setiap karyawan.

2. Pengertian petty cash

petty Cash adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh perusahaan dan
digunakan untuk pembayaran sejumlah pengeluaran kecil. Petty
Cash digunakan untuk pengeluaran yang bersifat dadakan. Namun, jumlah
pengeluaran untuk Petty Cash dibatasi tiap periode pembukuannya oleh
manajemen perusahaan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak
terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian ATK
kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor,
penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar kendaraan
operasional kantor dan lain-lain.

3. Tujuan petty cash

Pembuatan Petty Cash memiliki tujuan-tujuan khusus beberapa
diantaranya adalah

1) Menangani masalah perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli

dalam waktu yang cepat.
2) Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
3) Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
4) Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh
suatu bagian di kantor.
5) Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
6) Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
7) Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
 C. Pembahasan.
Menurut pemagang sudah sesuai dengan teori yang ada pada no 3,
dikarenakan reimburse yang dilakukan pada bagian sky parking untuk
memudahkan para dokter spesialis dalam urusan parkir. Dokter spesialis
mendapatkan parkir gratis maka dari itu dilakukan reimburse untuk
menutupi biaya parkir setiap dokter spesialis yang ada pada rumah sakit
siloam semanggi. Hal tersebut dapat meringankan dokter spesialis.

Portofolio 8: Melakukan pengisia dan menjumlahkan total biaya pada buku

ekspedisi terhadap reimburse petty cash sky parking dan kendaraan
operasional rumah sakit pada unit finance.

A. Aktivitas.
Pemagang melakukan pengisian data reimburse sky parking dan
kendaraan operasional rumah sakit menggunakan buku ekspedisi salah
satu staff pada unit finance dan menjumlahkan total pemakaian biaya sky
parking dan kendaraan opersional. Ketika data sudah di total pemagang
meminta tanda tangan manajer finance, setelah di accept oleh manajer
finance, pemagang baru bisa mengambil uang hasil reimburse pada staff
finance.

B. Studi Literatur
1. Penjumlahan
Pejumlahan adalah menggabungkan jumlah dua atau lebih angka sehingga
menjadi angka yang baru. Angka baru tersebut beranggotakan semua
jumlah anggota angka pembentuknya. Dalam bahasa inggris bilangan yang
dijumlahakan disebut dengan “addens“.
2. Pengertian petty cash
a. petty Cash adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh
perusahaan dan digunakan untuk pembayaran sejumlah
pengeluaran kecil. Petty Cash digunakan untuk pengeluaran yang
bersifat dadakan. Namun, jumlah pengeluaran untuk Petty
 Cash dibatasi tiap periode pembukuannya oleh manajemen
perusahaan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak
terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian
ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen
kantor, penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar
kendaraan operasional kantor dan lain-lain.

3. Tujuan petty cash

Pembuatan Petty Cash memiliki tujuan-tujuan khusus beberapa diantaranya

adalah :

 Menangani masalah perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli

dalam waktu yang cepat.
 Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
 Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
 Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh
suatu bagian di kantor.
 Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
 Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
 Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.

4. Sky parking
Sky Parking adalah salah satu operator ruang parkir terbaik di Indonesia.
Ini telah berkembang dari awal yang sederhana ke salah satu perusahaan
terkemuka di bidangnya. Perusahaan ini didirikan berdasarkan semangat
 profesionalisme dan keunggulan produk, menciptakan kualitas yang tak
tertandingi dalam berbagai aspek bisnis.

C. Pembahasan.
Menurut pemagang, aktivitas yang dilakukan sudah sesuai dengan teori
pada no 1 dan 3. Pemagang melakukan penjumlahan sudah sesuai dengan
total uang yang di akan di reimburse. Hasil reimburse diberikan kepada
sky parking untuk memfasilitasi biaya parkir dokter spesialis yang dimana
jika dokter spesialin ingin memarkir mobil akan di gratiskan menggunakan
uan hasil reimburse tersebut.

Portofolio 9: Menerima telepon dari pihak rehabilitasi medik yang

menanyakan keberadaan karyawan pegawai transport.

A. Aktivitas.
Ketika ada telepon pada meja kerja karyawan transportasi pada ruangan
logistik, pemagang mengangkat telepon tersebut. Berikut narasi
percakapan antara pemagang dengan penelpon dari rebahitasi medik:

Pemagang : Selamat sore dengan hamka dari unit logistik dan

transportasi. Dengan siapa saya berbicara ada yang bisa
dibantu ?
Penelpon : Selamat sore, bisa bicara dengan petra ? saya dari lantai
20 bagian rehabilitasi medik.
Pemagang : Mohon maaf mba kak petra sedang tidak ada ditempat.
Apa ada pesan yang ingin disampaikan kepada kak petra ?
Penelpon : oh gitu, gak usah deh nanti dia saya what’s app aja.
Makasih ya.
*Penelpon langsung menutup telepon*
 B. Studi Literatur
1. Tata cara menerima telepon

Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut:

 Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon

sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan
mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu
menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang
ada di sekitar Anda.
 Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam
kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak
terburu-buru. Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada
yang bisa dibantu?”
 Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya
bicara? Ada yang bisa saya bantu?
 Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
 Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan
segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si
penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
 Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon
harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat
dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa
penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang
yang dimaksud.
 Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda
bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan,
“Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa
menggunakan kata maaf maupun tidak.
  Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam selamat pagi/siang /sore.
 Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
 Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu
berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi
duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

2. Hal yang harus diperhatikan ketika sedang bertelepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
 Sikap mau membantu.
 Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu
keras seperti orang sedang marah.
 Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
 Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang
lain.
 Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
 Jangan menguap.
 Jangan memotong pembicaraan.
 Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda
sedang berbicara di telepon.
 Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak
terkesan kaku.
 Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

C. Pembahasan.
Menurut pemagang, pemagang sudah melakukan aktivitas sesuai dengan
teori nomor 1 dan 2 dimana pemagang menyebutkan unit, tidak berbicara
dengan orang ketiga, memilih kata-kata yang sopan, dan memberi
 kesempatan penelpon untuk menutup telpon terlebih dahulu. Pemagang
juga menyarankan agar menitipkan pesan kepada karyawan yang sedang
tidak ada ditempat.

Portofolio 10: Menelpon karyawan pada unit logistik dan transportasi terkait
reimburse petty cash dimana karyawan yang mengurus reimburse pada unit
finance sedang cuti kerja.

A. Aktivitas.
Pemagang ingin melakukan reimburse petty cash untuk sky parking
namun karyawan yang mengurus reimburse. Namun ketika pemagang
sudah sampai pada unit finance, karyawan yang mengurus reimburse petty
cash sedang cuti. Lalu pemagang meminjam telepon pada unit mutu untuk
menelpon unit logistik dan transportasi tentang bagaimana caranya
reimburse sementara karyawan nya sedang cuti. Berikut adalah narasi
percakapan antara pemagang dengan karyawan unit logistik dan
transportasi:

Pemagang : Selamat pagi bisa berbicara dengan kak Petra ?

Penelpon : Iya ini siapa ya ?
Pemagang : Saya Hamka kak, saya ingin bertanya kak.
Penelpon : Oh Hamka, iya mau nanya apa ?
Pemagang : Begini kak, kak Jerny karyawan yang biasa melakukan
reimburse petty cash sedang cuti, lalu bagaimana saya
melakukan reimburse ya kak ?
Penelpon : Oh si Jerny lagi gak masuk ya ? kalo gitu kasih aja data
reimbursenya ke karyawan samping mejanya Jerny aja ya!
Sama kak Penta.
Pemagang : Oh begitu. Baik kak berarti saya melakukan reimburse
dengan kak Penta ya kak.
Penelpon : Iya Hamka. Ada lagi yang mau ditanyain ?
Pemagang : Tidak kak hanya itu saja.
 Penelpon : Ok deh yaudah ya.
Pemagang : Iya kak, terima kasih atas bantuan nya ya kak
Penelpon : Sama-sama Hamka *telepon ditutup oleh unit logistik*
B. Studi Literatur
1. Etika Menelpon
a. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan
suara yang kita keluarkan tidak jelas. Perhatikan juga jarak telepon, jangan
terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
b. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus
di telepon. Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa)
c. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon
Seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima
telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama
dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat
pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..? Etika dalam Ber-telepon…
d. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat , misal. boleh
tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?
e. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak
pertama mengucapakan salam. Bagaimana membuat suara kita enak &
empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..? ya kuncinya tersenyumlah
selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah
(jangan melengking) dan menggunakan suara perut.
f. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak
terlalu cepat dan terlalu lambat.
g. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan
memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di
dekat kita. Etika dalam ber-telepon…
h. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan.
i. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri
pembicaraan.
j. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan, Seperti, "apakah ada lagi yang
bisa kita bantu?" atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk
disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa
ucapkan kembali salam
k. Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup
gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal
penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan
telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon
padahal lawan biacara belum selesai berbicara.

C. Pembahasan.
Menurut pemagang, pemagang sudah melakukan aktivitas sesuai dengan
teori nomor 1 dimana pemagang tidak menggunakan kata “Hallo” pada
pembukaan pembicaraan, pemagang juga menyimak saran dari penerima
telepon dan mengulangi ucapan saran yang diberikan oleh penelepon. Pada
akhir pembicaraan pemagang tidak langsung menutup telepon, namun
pemagang menunggu penerima telepon menutup telepon terlebih dahulu.