URAIAN TUGAS KEPALA BAGIAN SDM DAN DIKLAT

Nama Jabatan : Kepala Bagian SDM dan Diklat

Tugas Pokok : 1. Menentukan Peraturan Pelaksanaan kegiatan di Bidang SDM

dan Diklat.
2. Membuat perencanaan sarana pendukung operasional RS.
Juanda dalam ruang lingkup SDM dan Diklat.
3. Memimpin pelaksanaan kegiatan teknis dalam bidang SDM dan
Diklat sesuai dengan kebijakan Direktur.
4. Membantu Ka.Bag Umum & Keuangan dalam perencanaan,
koordinasi, pembinaan dan pengawasan dalam bidang
kepegawaian, serta pengembangan SDM dan Diklat.
5. Membantu perencanaan target Ka.Bag Umum & Keuangan.
6. Merencanakan SDM baik dalam hal rekrutmen maupun
pengembangan untuk diajukan kepada Ka.Bag Umum &
Keuangan.
7. Merencankan kebutuhan serta pendidikan pegawai.

Wewenang : 1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja dan

anggaran dalam bidang administrasi SDM dan Diklat.
2. Membuat ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan pada
bidang administrasi kepegawaian dan diklat sejalan dengan
kebijakan yang dikeluarkan Direktur.
3. Melakukan evaluasi kinerja, penilaian loyalitas, skill dan dedikasi
dalam lingkup SDM di RS. Juanda.
4. Memberikan saran dan pertimbangan kebijakan kepada Direksi.

Uraian Tugas : 1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan di bagian SDM
dan Diklat berdasarkan pedoman dan petunjuk Direksi.
2. Menyusun Standar Prosedur Operasional bagian SDM dan
Diklat.
3. Menyusun uraian tugas staf SDM dan Diklat.
4. Menyusun program orientasi pegawai baru di RS. Harapan
Bunda.

5. Melaksanakan monitor dan evaluasi program bagian SDM dan

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 Diklat.
6. Menyusun rencana program pengembangan staf di RS. Juanda
dan Diklat.
7. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan dari bagian SDM
dan Diklat.
8. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan di RS. Juanda
berdasarkan beban kerja.
9. Memantau pelaksanaan tugas staf di bagian SDM dan Diklat
agar dapat dilaksanakan sesuai petunjuk dan pedoman.
10. Menerima dari Subag. Diklat rencana kebutuhan pendidikan dan
pelatihan pegawai.
11. Memeriksa dan melaporkan kepada Ka.Bag Umum & Keuangan
mengenai data karyawan lembur, karyawan cuti, karyawan baru
masuk, karyawan keluar dan perubahan status karyawan lainnya
yang akan mempengaruhi pemberian hak / upah / pendapatan
karyawan, yang sebelumnya sudah di buat oleh staf
kepegawaian.
12. Mengatur pengarsipan administrasi di bagian SDM.
13. Menerima dan menilai usulan promosi, mutasi dan demosi SDM
yang selanjutnya ditetapkan oleh Direktur.
14. Memberi saran dan pertimbangan kebijakan dibagian SDM
kepada Ka.Bag Umum & Keuangan.
15. Membuat prosedur dan menyelenggarakan proses rekrutmen
seleksi dan penerimaan karyawan.
16. Menyusun pedoman dan prosedur evaluasi kinerja karyawan.
17. Menjelaskan kesepakatan kerja waktu tertentu sesuai dengan
peraturan / kebijakan yang telah ditetapkan.
18. Menyusun dan menyelenggarakan program orientasi umum bagi
karyawan baru.
19. Menyusun dan menjelaskan mengenai ikatan dinas karyawan
yang mengikuti pelatihan.
20. Memeriksa dan menandatangani internal memo dan surat-surat
(surat tugas, surat keluar, surat peringatan, dll).
21. Menyelesaikan masalah-masalah yang ada, baik antar karyawan
satu unit maupun unit yang lain.
22. Melakukan hubungan baik dengan semua pegawai.

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 23. Membuat laporan tahunan kepegawaian tahunan.

Persyaratan
Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 3
2. Memiliki kemampuan memimpin
3. Memiliki sikap tegas, berwibawa, ramah, cepat, teliti, informatif
dan jujur
4. Sehat jasmani dan rohani
5. Usia 24 sampai 55 tahun

Masa kerja : Minimal 3 tahun bekerja pada bidang kesehatan

Tanggung Jawab : 1. Secara struktural bertanggung jawab kepada Ka.Bag UMum &
Keuangan
2. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan
bagian/bidang lain

URAIAN TUGAS STAFF SDM

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 Nama jabatan : STAFF SDM

Tugas Pokok : 1. Menjalankan peraturan kepegawaian sesuai pedoman

pengelolaan SDM di RS Juanda
2. Melaksanaan teknis kegiatan rekrutmen hingga
pengangkatan kepegawaian di RS Juanda
3. Melaksanakan semua kegiatan administrasi kepegawaian di
RS Juanda
4. Menyiapkan laporan kepegawaian
5. Bertanggungjawab atas semua tugas kepegawaian yang
diberikan oleh kepala bagian SDM RS Juanda

Wewenang : 1. Menjalankan fungsi dan tugas melaksanakan kegiatan

administrasi kepegawaian di RS Juanda
2. Membuka data kepegawaian RS Juanda

Uraian Tugas : A. Tugas Umum :

1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Juanda
2. Melaksanakan rencana kerja yang telah disusun Kepala
Bagian SDM
3. Membuat surat menyurat, internal memo, dsb
4. Mengatur jadwal panggilan calon karyawan medis dan non
medis
5. Test calon karyawan
6. Memilih lamaran-lamaran sesuai bidangnya
7. Mengatur jadwal test kesehatan calon karyawan
8. Scan jari karyawan ke mesin
9. Membuat ID card dan kartu berobat karyawan
10. Setiap pagi menarik absen dari mesin absen hardware
komputer

11. Setiap hari sabtu membuat daftar dan rekap makan karyawan
dan dokter
12. Membuat kesepakatan kerja waktu tertentu (KKWT) karyawan

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 kontrak
13. Melakukan proses penggajian dengan membuat laporan
bulanan :
a. Laporan karyawan baru
b. Laporan karyawan keluar
c. Laporan absensi (ijin, sakit, cuti, alpa)
d. Laporan cuti melahirkan dan cuti di luar tangggungan
e. Laporan lembur
f. Laporan dinas perawat Truba Jurong
g. Laporan jaga malam rekam medis
h. Laporan perubahan status karyawan
i. Laporan demosi, promosi, rotasi dan mutasi
j. Laporan keterlambatan karyawan
14. Membuat absen manual untuk dokter jaga ICU dan PA
15. Mengatur jadwal interview karyawan medis dan penunjang
medis yang akan masuk kontrak dan yang akan menjadi
karyawan tetap ke Ka.Bid Pelayanan Medis
16. Menginput data karyawan
17. Meminta lapoaran mingguan mengenai data absensi dari
bagian
18. Meminta laporan perubahan status (demosi, promosi dan
rotasi) terutama dari Ka.Bid Keperawatan
19. Memeriksa dan mencetak laporan absensi (random) untuk
keperluan penggajian
20. Memeriksa dan mencetak absensi bulanan kurir untuk
diserahkan ke bagian keuangan
21. Menyerahkan laporan karyawan keluar setiap bulan ke bagian
rekam medis
22. 1 (satu) tahun sekali membuat laporan rekapitulasi pengganti
uang makan bulan puasa

B. Tugas Harian :
1. Memeriksa surat-surat masuk dan menyerahkan ke Kepala

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 Bagian SDM untuk di tindak lanjuti
2. Membuat jadwal rekrutmen dengan Kepala Bagian SDM,
Kepala Bagian terkait dan Ka.Bid Umum & Keuangan
3. Menyiapkan tindak lanjut surat-surat masuk untuk
ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diajukan kepada
Direksi
4. Menyiapkan surat-surat keluar sebelum ditandatangani
Kepala bagian SDM
5. Mengentry data karyawan masuk dan keluar
6. Mengentry data karyawan yang tidak masuk / cuti
7. Mengentry data karyawan lembur
8. Membuat surat keterangan yang dibutuhkan
9. Menyiapkan formulir harian (Pengantar berobat, ijin, cuti,
lembur, dll)
10. Mengecek absensi

C. Tugas Bulanan :
1. Menyiapkan Laporan Karyawan baru masuk,
2. Menyiapkan berkas karyawan baru yang membuka
tabungan di Bank yang telah ditunjuk untuk Payroll,
3. Menyiapkan Laporan karyawan cuti melahirkan,
4. Menyiapkan Laporan karyawan keluar,
5. Menyiapkan Laporan lemburan karyawan,
6. Menyerahkan semua Laporan Bulanan SDM untuk
ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diserahkan ke
Ka.Bag UMum & Keuangan.

D. Tugas lain-lain
Mengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan
dengan fasilitas dan atribut karyawan.

Persyaratan
Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi
2. kemampuan berkomunikasi baik

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur
4. Sehat jasmani dan rohani
5. Usia Minimal 24 tahun

Masa kerja : Minimal 1 tahun bekerja pada bidang administrasi

Tanggung : Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDM

Jawab dan melaksanakan koordinasi dengan staf dan bagian / bidang
lain.

URAIAN TUGAS STAFF DIKLAT

Nama jabatan : Staff Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Tugas Pokok : 1. Menjalankan peraturan kepegawaian sesuai pedoman

pengelolaan SDM di RS Juanda

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 2. Melaksanaan teknis kegiatan pendidikan dan pelatihan di
RS Juanda
3. Melaksanakan semua kegiatan administrasi
kepegawaian di RS Juanda
4. Menyiapkan laporan administrasi pendidikan dan
pelatihan SDM di RS Juanda
5. Bertanggungjawab atas semua pendidikan dan pelatihan
SDM yang ditugaskan oleh Kepala Bagian SDM RS
Juanda

Wewenang : 1. Menjalankan fungsi dan tugas melaksanakan kegiatan

administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di
RS. Juanda
2. Membuka data kepegawaian RS. Juanda

Uraian Tugas : A. Tugas Umum :

1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Juanda
2. Melaksanakan rencana kerja pendidikan dan pelatihan
SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM
3. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi pendidikan
dan pelatihan SDM di RS Juanda
4. Melaksanakan kegiatan pengendalian mutu pendidikan dan
pelatihan SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM
5. Melaksanakan kegiatan sesuai Standar Prosedur
Operasional pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda
6. Bekerjasama, koordinasi dan kolaborasi dengan unit kerja
lain dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan
dan pelatihan SDM
7. Menyiapkan fasilitas dan form yang berkaitan dengan
administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda.
8. Memelihara ketersediaannya peralatan dan hal-hal lain
yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan SDM
9. Menyiapkan kelengkapan penyelengaraan kegiatan
pendidikan dan pelatihan SDM

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 10. Mengikuti penyelenggaraan kegiatan orientasi umum dan
diklat internal, sehingga dapat melakukan evaluasi kegiatan
pendidikan dan pelatihan SDM
11. Menyiapkan formulir bimbingan dan penilaian masa
percobaan 3 bulan
12. Berkoordinasi dengan sponsor yang akan membantu
terselenggaranya program pendidikan dan pelatihan SDM
13. Menciptakan hubungan kerja sama yang baik dengan unit
kerja lain
14. Melaporkan semua kejadian yang diketahui berhubungan
dengan pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda

B. Tugas Harian :
1. Memeriksa surat-surat/brosur pendidikan dan pelatihan
SDM dan menyerahkan ke Kepala Bagian SDM untuk di
tindak lanjuti
2. Membuat jadwal orientasi SDM dan berkoordinasi dengan
Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian terkait dan Direksi
3. Menyiapkan tindak lanjut surat-surat masuk (kebutuhan
pelatihan) untuk ditandatangani Kepala Bagian SDM dan
diajukan kepada Direksi
4. Menyiapkan laporan dan surat-surat keluar sebelum
ditandatangani kepala bagian SDM
5. Mengentry data karyawan yang telah mengikuti pendidikan
dan pelatihan SDM
6. Menyiapkan bukti pelatihan eksternal (Materi, sertifikat,
surat tugas yang sudah di tandatangani
7. Menyiapkan bukti pelatihan internal ( undangan,daftar
hadir,sertifikat, bukti telah mengikuti pelatihan/orientasi)

C. Tugas Bulanan :
1. Menyiapkan laporan bulanan karyawan baru yang telah
mengikuti orientasi umum

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

 2. Menyiapkan laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan
SDM
3. Menyerahkan semua laporan bulanan pendidikan dan
pelatihan SDM untuk ditandatangani Kepala bagian SDM
dan diserahkan ke Ka.Bag Umum & Keuangan.

D. Tugas lain-lain :
Mengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan
dengan fasilitas dan atribut karyawan.

Persyaratan
Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi
2. kemampuan berkomunikasi baik
3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur
4. Sehat jasmani dan rohani
5. Usia minimal 24 tahun

Masa kerja : Minimal 1 tahun bekerja pada bidang Sumber Daya Manusia
(SDM).

Tanggung : Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDM

Jawab dan melaksanakan koordinasi dengan staf dan Bagian/Bidang
lain.

WEWENANG 1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja di

DAN TANGGUNG bidang Umum RS. Harapan Bunda.
JAWAB 2. Menetapkan ketentuan, peraturan dan instruksi
pelaksanaan di bidang Umum RS. Juanda.
3. Secara struktural bertanggung jawab kepada Direktur.
4. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan
Bagian.

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda