Tinjauan Pemrosesan Transal

2
''WMMM
dan Sistem Enterprise Resouf
Planning
•a\;vv-v;

TUJUAN PEM�ElAJARAN

Seteiah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:

1. Menjelaskan empat bagian dari siklus pengolahan data dan aktivitas utama niasing-
masing bagian.
2. Menjelaskan dokumen dan prosedur yang digunakan untuk mfngumpulkan dan
mengolah data Iransaksi.
3. Menjelaskan cara pcnyiinpanan informasi dalarn sistem informasi berbasis komputer.
4. Memhahas jenis-jcnis informasi yang disediakan SIA.
5. Membahascara organisari menggnnakan sistem enferpn'se resource planning (ERP) untuk
memproses transaksi dan menyediakan informasi.

Pembukaan perdana S&S dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja lembur
untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Sebagian besar karyawan telah dipekerjakaii;
pelatihan direncanakan minggu depan.
Susan telah memesan persediaan untuk bulan pertama. Tokonya telah direnovasl
kembali, sehingga memiliki dekorasi yang cerah dan ceria. Semuanya tampaknya dalam
urutan—kecuali catatan akuntansinya.
Seperti banyak wirausahawan, Scott dan Susan tidak terlalu memikirk?n catatan
akuntansi mereka seperti bagian lain dalam bisnis. Menyadari bahwa mereka perlu bantuan
dalam akuntansi, mereka mempekerjakan akuntan penuh waktu, Ashton Fleming. Scott dan
Susan berpikir Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena pengalamannya selama tiga
tahun di kantor akuntan publik bersertifikasi {Certified Public Accountant—CFA) nasional.
Ashton ingin bekerja untuk S&S karena ia selalu ingin terlibat dalam membangun perusahaan
dari bawah.
Selama hari pertama Ashton bekerja, Susan memberikannya faktur untuk persediaan
yang dibeli dan folder berisi dokumentasi pinjaman bank mereka, dengan jatuh tempo
pembayaran pertama seteiah pembukaan perdana. Ia juga membantu Ashton menyimpan
dalam folder informasi terkait dengan pembayaran sewa, utilitas, dan biaya lainnya. Susan
memberitahu Ashton bahwa ia dan Scott hanya tahu sedikii mengenai akuntansi dan Ashton
yang kemudian akan menjalankan akuntansi untuk S&S. Ia menambahkan bahwa satu-
satunya hai yang telah mereka lakukan sejauh ini adaiah membuka rekening giro untuk S&S
dan bahwa mereka telah menyimpan register cek yang telah diperbarui untak memonitor
arus kas mereka

28
 O Aqung StpvtM &John Sibiuni

Scott m enjelaskan bah wa staf p enjua lan dibayar dengar gaji tetap dan komisi serta semua

karyawan lain d e n g a n ta rif p e r ja m. Ka rya wan dibayar setiap dua minggu, d en gan tenggat
pembayai an cek m in ggu d epa nn ya . As h t on b ert an ya k ep a da Scott mengenai pcrangkat iunak
akuntansi yang d i gu n a k a n p e r u s a h a a n . Scott m enj a wab b ahwa ia dan Susan tidak memiliki
waklu u nt uk m e m i k i rk a n hal tersebut. Scott d an Susan iclah melihat b eb erapa paket populer,

tetapi d en gan cepat ni'�'nyadari bahwa m er ek a t idak c u k u p tahu akuntansi un tu k m e m b u a t

pilihan yang paling baik. Scott k e m u d i a n m e m b e r i taliu Ashion bahwa pckerjaan p erta man ya
scbaiknya ad a lah m em b eli p e ra n gk a t i un ak apa pun yang ia pikir icrbaik u n t u k S&S.
Setelah Scott pergi, As h t on m er a s a tertarik dan juga sedikit gugup mengenai t an ggun g
jawabnya untuk membuat sistem informasi akuntansi (SLA) bagi S&S. Walaupnn Ashton telah
m c n ga u d i t b a n ya k p eru s ah a an , ia tidak p c r n a h mengeiola p e m b u k u a n p eru sahaan dan tidak
yakin b a ga i m a n a m ela k uk an n ya . Jutaan p ert an ya a n t erhn t a f di kepalanya. Berikut ini adalah
beberapa p e rt a n ya a n tersebut.
1. Bagaimana sebaiknya saya mengatur Catalan akuntansi, sehingga laporan keuangan dapr.t

disusun dengan m u d a h ?
2, Bagaimana saya akan mengumpulkan dan m e n g oi a h da ta mengenai transaksi S&S?
3, Bagaimana saya m e n g a t u r semua data yang a kan di ku m pulk a n ?
4. Bagaimana saya sebaiknya mendesain SLA, s ehingga informasi yang dibcrikan m enjadi
rehabel dan akurat?
5. Bagaimana saya dapat mendesain p r o s e d u r untuk m eniastikan bah wa p ros ed u r- p ros ed u r
tersebut memenuhi semua k ewa jib an pemerintah seperti pajak penjualan, p en da pa t an ,
d a n p en ggajian ?

Pendahuluan
Bab ini dibagi ke d a l a m dua b a gi a n besar. Bagian p e rt a m a m em b a h a s siklur. pcn golahan data
serta p era n a n n ya d a l a m m e n ye l e n g g a r a k a n aktivitas bisnis d an m en yedi akan informasi bagi

pengguna. Bagian ini m enj ela skan b a ga i m a n a organisasi m e n d a p a t k a n d an m.emasukkan data

mengenai aktivitas bisnis ke d a l a m sistem in form as i a ku nt an si (SIA) m ereka dan b a ga i m a n a
p e ru s a h a a n m en g oi a h da t a d a n mentransformasikannya ke dalam informa s' yang berguna.
Bagian ini juga membahas m e n ge n a i k on s ep p en yi m p a n a n data dasar, m en un ju kk an bagaimana
data d i s i m p a n untuk penggunaan lebih lanjut. Pada akhirnya, output informasi yang akan
dibahas, termasuk i n form a s i dengan cara b e r b e d a yang d ib erikan k epada p en ggu n a.
Bagian k ed u a membahas m e n g e n a i peranan sist em informasi d a la m organisasi modern
dan m em p e rk en a lk a n
k on s ep sistem enterprise resource planning {ERP). ERP dapat m e m b a n t u
m en gi n t egra s i k an s e m u a a sp ek op era s i p e r u s a h a a n d en ga n SIA tradisional. Bagian ini juga
30 Bagian Satu Landasan KonscpiyalSisleni inloiniasi Akunlansi

menjelaskan keunggulan yang signifikan dari ERP dan juga lantangan signifikan yang harus
diselesaikan untuk mengimplementasikan sistem ERP.

Pemrosesan Transaksi; Siklus Pengolahan Data

siklus pengolahan data
Empat (input data,
t)enyim|>anan data, pengolahan
data, dan ou'iput informasi)
yang dilakukan pada data untuk
menghasllkan informasi yang
berartidanrdcvan.
Akuntan dan pengguna sistem yang lain memainkaji peranan penting daiam siklus pengolahan
data. Contohnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu menjawab
pertanyaan seperti ini; Data apa yang sebaiknya dimasukkan dan disimpan oleh organisasi,
dan siapa yang sebaiknya memiliki akses terhadap.data tersebut? Bagaimana sebaiknya data
diatur, diperbarui, disimpan, diakses, dan diambil kembali? Bagaimana agar penjadwalan
dan kebutuhan informasi yang tidak terduga dapat dipenuhi? Untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan ini dan pertanyaan terkait, konsep pengolahan data yang dijelaskan daiam bab
ini harus dipahami.
Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara
efektif dan efisien. Daiam sistem manual (tidak berbasis komputer), data dimasukkan ke
daiam jurnal dan buku besar yang disimpan daiam bentuk buku. Daiam sistem berbasis
komputer, data dimasukkan ke daiam komputer dan disimpan dalam/z/e dan database. Operasi
yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relev�n yang
disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data (data processing cycle). Seperti yang
ditunjukkan pada Figur 2-1, proses ini terdiri atas empat tahap, yaitu mpwf data, penyimpanau
data, pengolahan data, dan output informasi.

INPUT DATA
Langkah pertama daiam pemrosesan i npu t adalah dengan mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke daiam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.
1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi daiam setiap aktivitas.

Contohnya, siklus pendapatan yang paling sering melakukan transaksi adalah penjualan,
baikkas maupun kredit. S&S mungkin perlu untuk mengumpulkan data mengenai transaksi
penjualan sebagai benlcuL
• Waktu dan tanggal penjualan terjadi
• Karyawan yang membuat penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses
penjualan
• Register pemeriksaan tempat penjualan diproses
• Barang yang terjual
• Kuantitas setiap barang yang terjual
• Membuat daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual
* Total jumlah penjualan
• Instruksi pengiriman
' penjualan kredit; nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat
iiokumen sumber
Dotaimen yang digunakan untuk pengiriman
m� peioi� d� Varuaksi pada
sumber� -Hiirtika transaksi
teijadi.Contohi� meliputi Sccara historis, sebagian besar bisnis meneeunakan dokumen sumber (source
°
pesanaripenjMlan, peanan ,...
� aocu men ts ) kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka. Mereka
pefflbeHan;|ffl.iartu�n
 Bab 2 Tiniaiun Pemiosesan Transaksl dan Sisiem Enierpfise Resource Planning 31

kemudian memindahkan data ke dalam komputer. Ketika data dimasukkan menggunakan

layar komputer, mereka sering kali menyimpan nama yang sama' dan format dasar sepcrti turnaround
dokumen sumber kertas yang digantikann� . Tabel 2-1 merupakan daftar beberapa aktivitas catatan data pewsahaan yang
siklus transaksi u mu m dan dokumen sumber atau formulir yang digijnakan untuk mengambil kfrnlldiandlkemSS
data kejadian. Contoh beberapa* dokumen ini dapat* ditemukan dalam Bab 12 hingga 16. sistemsebagai/np«r. Dokumen
' furnorounrfada dalam bemuk
Contohnya, pesanan pembelian, yang digunakan untuk meminta barang dagangan dari mesin yang dapat dibaca untuk
1 J., mempemudah pemroseian
pemasok, dltunjukkan pada Bab 13. selanjutnyasebagaicatatan/npor.
Dokumen turnaround (turnarounii documents) adalah oufpuf perusahaan untuk pihak Contohnyaadalahtagihanutiiitas.
ekstemal, yang sering kali menambahkandata ke dokumen, dan kemudian mengembalikan
ke perusahaan sebagai dokumen input. Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang

FIGUR 2-1
Siklus Pepgotahan Data
Penyin�nanData

I
input Data Pengolahan Data Output Informasi

AknVITASBISNIS DOKUMEN SUMBER

SikhisPendapatan
Mengambil pesanan peianggan Pesanan penjualan
Mengitimkan p� nan TiketpengirimanatauM/offarf/V/j
Menerima cang tunai Notapengirimanuang atau daftar penqtrfmanuang
Menyetorkanpenerimaonkas - . Sfipsetoran
Menyesualkanrekeniitgpelanggati . Memokredit
SiUasPengeluaran ;
Permlntaanbarang; . a..,-.. . Daftarperointaanpembelian
Memesanbarang \ ■ •.' Pesanan pembelian
WenCTina barang/" l4»ofanpenerimaan, . ,...
' ' ' '
Memba� s� aiga barang Cek atau transfer danaelektronik
SiUusSiimber Daya Manusia
Mengppufkandata�guran�nkafy�n FofmulirW-4
MencaiatwalcWbei�� Kartuwaktu
Menotatwaktu� ngdihabiskan.padapekeijaanteftentu . Kartujamkeijaataulembarwaktu

dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai catatan input. Contohnya
adalah tagihan utilitas yang dikirim ke peianggan, dikembalikan bersama pembayaran
peianggan, dan dibaca oleh alat perpindai khusus ketika dikembalikan.
Aiat otomatisasi d a t a s u mb e r {source data automation) mengambil data transaksi otomatisasi data sumber
dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Beberapa contohnya
JalamSukyangda�
adalah ATM yang digunakan oleh bank, pemindai poin penjualan {point-of-sale—?GS) yang mesin pada waktu dan tempat
J. Ill t . t . 1 .t J J- 1 J 1 J asalnya.Contohnya,terniitwlpoln
digunakan dalam toko ritel, serta pemmdai bar code yang digunakan dalam gudang. penjualan dan ATM.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data yang diambil
akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah untuk menggunakan
32
buku besar i:mum
Buku besar yang berisi ringkasan
level data untuk setiap akun
alctiva, kewajiban, ekuitas,
pendapatan. dan beban
o� anisasi.
bidoj beur pcmbantu
Buku besaryang digunakan untuk
mencatat data secara detaU untuk
akun buku besar umum dengan
banyat sub-� un terpisah. seperti
piutang. persediaan. dan utang
usaba.
atom kontrol
Sebuah titel yang diberikan
pada akun buku besar umum
yang meringkas total jumlah
yar>g tercatat dalam buku besar
pembantu. Contohnya, akun
kontrol piutang dalam bub
besar umum merepreseniasikan
tot?!jumlah utang semua
pdanggan. Saldo dalam buku
besar pemb� nm piutang
mengindikasikan jumlah utang
berdasaikan tiap-iiap pelanggan
tertentu.
Bagian Satu Undasan Konseplual Sistem Informasi Akt;n(ansi
otomatisasi data sumber alau dokumen turnaround yang didesain denga n baik dan iayar entri
data. Dokumen dan layar yang didesain dengan baik meningkatkan akurasi dan kelengkapan
dengan memberikan instruksi data apa yang dikumpuikan, mengelompokkan secara logis
informasi-informasi yang memiliki kedekatan, me n ggun a kan kotak checkout atau me n u
pull-down untuk me mberikan op?i yang tersedia, d a n menggunakan bayangan dan garis
yang sesuai untuk memisahkan item-item data dengan jelas. Layar input data biasanya berisi
daftar semua data yang dibutuhkan pengguna untu k dimasukkan. Terkadang layar-layar ini
menyerupai dokumen sumber, dan pengguna mengisi layar menggunakan cara yang sama
dengan dokumen sumber kertas.
Pengguna dapat meningkatkan pengendalian dengan menggunakan dokumen sumber
yang sudah diberi n o mor atau dengan memiliki sistem yang secara otomatis mengurutkan
nomor untuk setiap transaksi baru. Penomoran sebelumnya menyederhanakan verifikasi semua
IrajisaLsi yang telah dicatat dan tidak ada do ku me n yang saiah penempatan. (Bayangkan, ketika
harus mencoba untuk menyeimbangkan buku cek jika cek belum dinomori kembali).
Langkah ketiga d a l a m pe mros esan i n put adalah u nt u k me ya kinkan kebijakan
perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, S&S tidak
ingin menjual barang ke pelanggan yang belum me mbaya r tagihannya atau menjual barang
untu k pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari stok. Permasalflhan -permasalahan
ini dicegah oleh sistem pemrograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit
pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediaan, sebelum mtngonfirmasi
penjualan kepada pelanggan.
PENYIMPANAN DATA
Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling pentLng. Relevansi data tidak
menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi
harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perlu
me maha mi bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data data tersebut
dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunaan
perusahaan secara maksimum.
Bayangkan, seberapa sulit membaca buku teks ini jika lidak diatur ke dalam bab, bagiaa,
paragraf, dan kalimat. Sekarang, bayangkan seberapa siilit bagi S&S untuk menemukan faktur
jika semua dokumen dimasukkan ke dalam file cabinet secara acak. Untungnya, informasi
dalam SLA diatur agar akses mu d ah dan efisien. Bab ini menjelaskan konsep dan definisi
penyimpanan data dasar.
BUKU BESAR. Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar u mu m dan buku
becar pembantu. Buku besar um um {general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap
akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, d a n beban organisasi. Buku besar p e m b a n t u
{subsidiary ledger) berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak sub-
akun terpisah. Contohnya, buku besar memiliki akun piutang yang meringkas total jumlah
yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang
memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail
seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kr e d i t Buku besar
pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
Akun buku besar u mu m berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut a ku n
Ic'ontrol {control account). Hubungan antara a ku n kontrol buku besar umum dan total saldo
pada tiap-tiap akun buku besar pembantu me mbantu meniaga keakuratan data SIA. Khususnya,
jumlah dari semua saldo akun buku besar p e mb a n t u yang harus sama dengan jumlah akun
 Bab 2 Tinjauan Pemrosesan Iransaksi dan Sisiem [merprise Resoufce Wanning 33

kontrol buku besar umum yang terkait. Perbcdaan di antara keduanya mengindikasikan telah
terjadi kesalahan pencatatan.

T£KN1K PENGODEAN. Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengodean
Penetapan sistematis dari angka
pengodean. Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada atau huruf pada item tintuk
item untuk mengkJasifikasi dan mengatur item-item tersebut. m� ngklasifikasi dan mennatuf
item-item tersebut.
• Dengan kode urutan {sequence code), item yang diberi nomor secara berurutan untuk
akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik. kode urutan
Contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian. Item-item yang diberikart nomor
• Dengan kode blok {block code), blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu. secara berurutan sehingga
perbedaan dalam kode uruian
Contohnya, S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama. akan mengindikasikan item hilang
yang sebaiknya diinvestigasi.

Contohnya, cek yang dinomori

J E N ISPR OD UK
KODEPROOUK
sebelumnya, faktur, dan pesanan
ioOOOOO-19� 99 Komp or elektr ik pembeHan.
20(W600� 2� 9999

3000000-3999999 Meslncucl kode blok

4000000� 999999 Penger ing 6lok angka yang dicadangkan

untuk kategori data tertentu,

sehtngga akan membantu untuk

Pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan niodel item yang menggunakan nomor kode. mengatur data. Contohnya adalah
Contoh lain meliputi nomor akun buku be� ar (diblok berdasarkan jcnis akun), nomor uaganakun.

karyawan (diblok berdasarkan departemen), dan nomor pelanggan (diblok berdasarkan

wilayah).
Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digun-�kan kode grup
Du: atau lebih subgrup digit
untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok. Jika
yang digunakan untuk kode item.
S&S menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mungkin Kode grup sering koli digunakan
bersamaan dengan kode blok.
diaplikasiknn sebagai berikut.

FOSiSI DIGIT ARTI

1-2 Uni pr odu k, u kur an, d d n corak

3 War na

4-5 Tahun pembuatan

6-7 Fitur opsional

Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan maksud yang berbeda.
Pengguna dapat menyortir, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu
atau lebih subkode. Teknik ini sering kali diaplikasikan untuk nomor akun buku besar
umum.
Dengan kode mnemonik {mnemonic code), huruf uan angka yang diselingi untuk
kode mnemonik

Hurufdan angka yang diselingi

mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk n<engi�tif)kasi item. Kode
untuk dihafaL Contohnya, Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), putih mnemonik berasa! dari deskripsi
iteni dan biasanya mudah untuk
(W), pengering (Dry) yang dibuat olch Sears (05). dihafal.

Pedoman berikut ini menghasilkan sistem pengodean yang lebih baik. Kode harus:
• konsisten dengan tujuan penggunaannya. yang mengharuskan pembuat kode menentukan
sistem yang diinginkan output jebelum meniilih kode;
• memungkinkan untuk penambahan. Contohnya. jangan menggunakan tiga digit untuk
kode karyawan dalam perusahaan yang berkcmbang cepat dengan 950 karyawan;
• sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan dan
interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan;
• konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi perusahaan.
34 B�ian Satu landasanKonsepluaiSistem inlamasiMo�tansi

bagan akun
Daftjjstinua angka yang
ditetapkan uniuk neraca dan
iaporanlaba fugi. Angka akun
(netnunokirtkan tfansaksi data
untuk dfkodekan, diklasifikasikan.
dan diimsukkan ke dalam akun
yang
sesuai. Bagan akun juga
memudahkan laporan keuangan
dan laporan persiapan.
BAGAN AKUN. Contoh yang sangal baik terkait pengodean ini adalah bagan akun (chart
o f account), yang merupakan daftar angka yang ditetapkan unluk seliap akun buku bcsar
umum. Angka-angka akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan
dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. Bagan akun juga mempermudah laporan persiapan
dan laporan keuangan, karena data yang disimpan dalam tiap-liap akun dapat dengan mudah
diringkas unluk presenlasi.
Namun, data yang tersimpan dalam akun ringkasan tidakbisa dengan mudah dianalisis
dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi data yang
detail untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk mengilustrasikannya,
pertimbangkan akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar umum untuk
semua transaksi penjualan. Itu akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan
total jumlah penjualan untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit unluk
mempersiapkan laporan terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-saiunya
cara untuk menghasilkan laporan terakhir adalah kembali pada catatan penjualan asli untuk
mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar
umum yang terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan
kedua jenis penjualan tersebut akan dapat lebih mudah disusun. Total penjualan juga d?nat
dengan mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan.
Tabel 2-2 menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S. Setiap
nomor akun panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kaiegori akun utama dan

TABEL 2-2 Sampei Bagan Akun untuk S&S

KODE KODE
N NA.MAAKUN AKUN NAMAAKUN
100-199 AktivaLancar 330 Utang bunga akrual
101 Giro 360 Kewajiban lain�ain
102 Tabungan 400-499 Akun Ekurtas
103 Kaskecil 400 Saham biara
120 Piutang 410 Laba ditahan
125 Cadangan piutang tidaktertagih 500-599 Pendapatan
130 Wese!tagit] .. 501 Penjualan tunai
150 Persediaan 502 Penjualan kredit
160 Perlengkapan 510 Petur penjualan dan potongan
170 Sewa dibayar di muka 511 fotongan penjualan
180 AsuransI dibayar di muka 520 f� ndapatan bunga
200-299 AktivaTidakUnar 530 Pendapatan Iain-Iain
200 Tarwh �� . 600-799 ..iBeban
210 Gedung 500 - HatgaPol� Penjualan
215 Akumuiasi depresiasi—Gedung
� 611'
''Beban upali
'
230 Peralatari 612 fiebankomisi'
235 Akumuiasi depresiasi—Peralatan 613 &el>dn pajak 9»jl
240 Perabot dan periengkapan gedung 620 Bebansewa.
Akumuiasi depresiasi—Furnitur dan
245 630 Beban asuransi
perlengkapan (fixture)
250 Akttvaiain-lain 640 Bebanp�gkapan.
300-399 Kev�jiban 650 B�n piiitanig tklak tertagih
300 Utang usaha 701 Beban depresiasi—Gedung
310 Utang gaji 702 Beban depresiasi—Peralatan
. Beban deprniasi�fumitur dan
321 Utang pajsk pengliasiiankaryawan 703;� . '
perlengkapan
322 Utang pajak FICA 710- Beban pajak penghasiian
323 Utang pajak pengangguran federal 900-999 Mun RIngkaun
324 Utang pajak pengangguran negara bagian 910 llditisarl�baRugi
 Bab 2 Imjaudn Pfrnfosesan Transalsi dan Sistem fnierpfise Resotifff Planning 35

mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Oleh karena ilu, seniua aktiva lancar
diberi nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancar diberi nomor 200-an, dan seterusnya.
Digit kedua merepresentasikan subakim keuangan utan�a dalani setiap kategori. Sekaii lagi,
akun diberikan angka antok dicocokkan dengan urutan tampilannya pada laporan keuangan
(untuk mengurangi likuidilas). Oleh karena itu, akun 120 merepresentasikan piutang, dan akun
150 merepresentasikan pcrsediaan.
Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transalcsi akan dimasukkan. Contohnya,
akun 501 merepresentasikan penjualan tunai, dan akun 502 merepresentasikan penjualan krediL Sama
halnya, alam 101 hin�a 103 merepresentasikan berbagai akun kas yang digunakan oleh S&S.
Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan akun
untuk S&S mengindikasikan bahwa perusahaan adalah korporasi. Sebaliknya, kemitraan akan
memasukkan akun penarikan dan modal yang terpisah untuk setiap rekanan, beserta saham biasa
dan laba ditahan. Demikian juga, karena S&S adalah perusahaan ritel, ia hanya memiliki satu jenis
akun persediaan buku besar umum. Perusahaan manufaktur, sebaliknya, akan memiliki akun buku
besar umum yang terpisah untuk bahan baku, barang dalam proses {work in process—WIP), dan
persediaan barang jadi.
Ashton membuat jarak pada bagan akun S&S yang memungkinkan penainbahan akun.
Contohnya, ketika S&S memilild kelebihan kas untuk diinvestasikan dalam pasar saham yang
diperdagangkan, akun buku besar umrjti yang baru dapat dibuat dan diberi nomor 110. Ketika
S&S membuka toko di masa yanr akan datang, ia akan menainbahkan t'ga digit ke tabel akun
untuk merepresentasikan setiap toko di dalam rantai, sehingga S&S dapai meiacak item-item
pada setiap toko.
Akun buku besar penibantu sering kali memilild kode akun yang lebih panjang diHandingkan
akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piuiang akan memiliki kode tujuh digit. Tiga digit
pertama adalah 120, kode untuk piutang. Empat digit selanjutnya mengidentifikasi hingga 10.000
pelanggan.

JURNAL. Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam bulcu jumal umum
besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit. Jumal umum iumal yang digunakan untuk
mencatat transaksi yang tidak
{generaljournal) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau tidak rutin seperti sering atau rutin, seperti
pembayaran pinjsman dan
pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus penyesuaian akhir periode dan
jumal penutup.
{specialized journal) mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan,
peneriman kas, dan pengeluaran kas.
jumal khusus
Tabel 2-3 adalah contoh jumal pei ijualan. Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris,
iumal yang digunakan untuk
dengan setiap entri debit ke piutai� dan kredit ke penju Ian. Tidak perlu menulis penjelasan pada mencatat sejumlah besar tfansaksi
berulang seperti penjualan kredit,
setiap entri, seperti kas pada entri jurnal umum. Untuk transaksi harian yang jumlahnya besar, penerimaan kas. pembeiian, dan
waktu akan dapat dihemat dengan mencatat transaksi ini pada jumal penjualan dibandingkan pengeluaran kas.

di jumal umum.
Kolom Post Refmenunjukkan kapan transaksi di-posting ke buku besar yang sesuai. Dalam
sistem manual>*buku besai berbentuk buki; sehingga frasa "keeping the books" atau pembukuan
mengacu pada proses menyimpan buku besar.
Figur 2-2 menunjukkan bagaimana cara menjurnal dan mem-posting transal'�i penjualan.
Pertama, setiap penjualan kredit diktat dalam jurnal penjualan. Kemudian, setiap entri jurnal
penjualan di-postingke akun pelanggan yang sesuai pada buku besar pembantu piutang (perhatikan
bahwa panah yang menghubungkan penjualan sebesar $1,876,50 dengan KDR Builders pada
jumal penjualan yang didebit senilai $1.87630 pada akun buku besar pembantu piutang). Secara
periodik, total semua entri jumal penjualan 6i-posting ke buku besar (perhatikan bahwa panah
yang menunjukkan total jurnal penjualan harian sebesar $15,511,00 di-pos/7>7�ke dalam akun
buku besar Piutang dan Penjualan Kredit).
36 Bagian Satu iandasan Kon�pplual Sislem inlornidsi Akuniansi

TABEL 2-3 Sampel Jurnal Penjualan

JURNAL PENJUAUN HLM.S
TANGGAL NO.FAKTUR AKUN DtDESIT NO. AKUN POSTREF JUMLAH
■
Oirtis 151 Brown Hospitaf Supply 120-035 V 798,00
15 152 Grecnshadows Hotel Suites 120-122 V 1.267,00

V
153 Heathrow Apartments 120-057 V . 5.W,00
.15 154 IMS Construction 120-173 V 2.312,50
15 155 Gardenview Apartments 120-084 �} - ,3.290,00 .

156 KDK Builders 120-135 V - 1876,50

'V
TOTAL 120/502 15�13,00

FItiUR 2-2 Jurnal Penjualan (JP)

Pencatatan dan Posting Penjualan Halaman 5 �
Kredit
iv. W. JURNAL PENJUALAN Hlm.S
'
Tanggal \ y No. Faktur Akun Didebit No. Akun PostRef Junilgh -
' ■
OktIS U\ Browr> Hospital Supply 120-035 V . 798,00.
15 \u Greesnshadows Hotel Suites 120-122 V 1.267,00'
15 \\\l53 Heathro.v Apartments, 120-057 V 5,967,00
' '
15 \W 1 MS Construction 120-173 V 2.3l2;5b-
\ lA Gardenview Apartments 120-084 V 3.290,C0
15 \ia\ KDR Builders 120-135 V �1.876.50
TOTAL 120/502 15.yi,00

BUKU BESARUMUM
Akvn: Pilitdn\i Nomor Akun; 120
Tanggal DeslmpsiX \ Post Ref Debit Kredit / �Saldo 15.51100
Okt14 67.285,00 Total
14 PenjuaLn \ \ JP4 12.432,00 79727�SU- Penjualan
14 PenagihSn \ VPK6 "�fsssioo Okt.15
- 15 PenjualaiA y JP5 15.511,00 / , 73.066,00

BUKU
BESARU�
J�mPenjinlanKrec Nomor Alain: S02
Tanggal DeskiLl \ Post Ref/ Debit Kredit /iildo
Oktl4 267.762,00
14 Pnyuaian 12,432,00/ 280.194,00
15 Ppnjualan\ /JP5 • 15in,00 297.705,00

BUKU BESAR PEMBANTU PIUTANG

Nania:K0RBuilde|7 \ Alamat 6867 Stornaway,

No.Aiain:120 7135 \ Memphis,IN 38119-1234

1.876,50 Tan� DesljipsI \ PostRef Debit . b�edit SalJo .

Jumlati Penjualan \ JPl 3.682,00 3.682,00 .
PENJUALAN m. 1 Pembayaran VjPK4 3.682,00 0,00
� 15
INDIVlOU / ppn|twlan —JK-> 1.876,50 1.876,50
 Cab 2 linjduan Pemrospsan Transaka lian Sislem tnierpiise Resource Planning 37

JEJAK AUDIT. Figur 2-2 menunjukkan cara meinasukkan angka referensi dan dokumen jejak audit
jalur yang memungkinkan
yang memberikan jejak audit. Jejak audit {audit trail) ?dalah jalur transaksi yang dapal uansaksi untuk ditelusuri melalui
dilelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari sistem pengolahan data dari titik
asal ke output atau mundur dari
output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan untu k mengecek keakuratan dan validitas output ke titik asal. Ini digunakan
untuk mengecek keakuratan dan
buku besar. Observasi bahwa referensiposting JP5 untuk kredit senilai $15,511 untuk validitas posting buku besar dan
akun penjualan dalajn buku besar yang mengacu pada halaman 5 jurnal penjualan. Dengan untuk menelusur perubahan
dalam akun buku besar umum
mengecek halaman 5 dari jurnal penjualan, me mu n gkinka n untuk memverifikasi bahwa dari saldo awal ke saldo 3khir
mereka.
$15,511 merepresentasikan total penjualan kredit yang dicatat pada 15 Oktober. Sama
entitas
halnya, referensi posting untuk debit senilai $ 1.876,50 ke akun KDR Builders pada buku besar Sesuatu mengjnai informasi
pembantu piutang dan juga mengacu pada halaman 5 jurnal penjualan sebagai sumber entri. yang disimpan dalam catatan.
Contohnya meliputi karyawan,
Lebih lanjut lagi, perhatikan bahwa jurnal penjualan mencatat nomor faktur untuk setiap entri barang persediaan, dan
pelanggan.
individu. Ini memberikan penjelasan untuk menempatkan dan menguji do ku me n sumber
atribut
yang sesuai untuk memverifikasi transaksi yang lerjadi dan dicatat secara akurat. Sifat nomof identifikasi dan
karakteristik khusus dari suatu
entitas yang disimpan daiam
KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER. En tit a s (entity) adalah sesuatu mengenai datatuse. Contohnya adalah
nomor karyawan, tingkat
yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap pembayaran, nama, dan aiamat.
entitas memiliki atribut (attributes), atau karakterislik khusus yang disimpan, seperti tingkat field

pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut yang sama. Contohnya. semua Porsi data catatan dl mana nilai
data untuk atrib"tte<tentu
karyawan memiliki no mor karyawan, tingkat pembayaran, dan alamat rumah. Nilai spesifik disimpan. Contohnya, dalam
untuk atribut-atribut tersebut akan berbeda. Contohnya, salah satu tingkat pembayaran ?/>fcot/s/jeef setiap baris
merepresentasikan pelanggan
karyawan mungkin sebesar $12,00 per jam, sementara karyawan lainnya mungkin sebesar dan setiapkoiom adalah atribut
untuk petanggan. Setiap sel dalam
$12,25. ipitod� eet adalah Md.
Figur 2-3 menunjukkan bahwa komputer menyimpan data dalam field. Field ini berisi catatan
data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan (record). Dalam Figur 2-3, setiap baris Seperangkat field yang nilai
datanya merjelaskan atribut
merepresentasikan record yang berbeda, dan setiap kolom merepresentasikan atribut. Setiap tertentu dari suatu entitas,
seperti semua data penggajian
yang terkait karyawan tungoal.
Contohnya adalah baris dalam
iprecdsheet.

Atribut FIGUR 2-3

Elcmen-Elemen Penyimpanan
Data

Nomor Nama Batas

Pelanggan Pelanggan Alamat Kredit Satdo
19283 PenisahaanX'i? P.O. Box 7 30.000 24.750

Tiga Entitas 3S794 Perusahaan ABC 233 Lotus Ave. 45.000 12.000 Nilai
Tlg�Catatan' Data
56987 Perusahaan QRS 356 Book Road 25.000 24.900

fieWIndividu

File piutang ini menyimpan informasi mengenai tiga entitas terpisah: Perusahaan XYZ, Perusahaan ABC, dan Perusahaan QRS. Sebagai
hasilnya, ada tiga catatan dalam file. Lima atribut terpisah digunakan untuk menjelaskan masing-masing pelanggan: nomor pelanggan,
nama pelanggan, alamat, batas kredit, dan saldo. Oleh karena itu, terdapat lima field terpisah dalam setiap catatan. Setiap field l�risi nilai
data yang menjelaskan atribut entitas khusus (pelanggan). Contohny?, nilai data 19283 adalah nomor pelanggan untuk Perusahaan XYZ.
38
nilai data
Nilaiattualyang disimpan dalani
/5eW. !ni mendeskripsikan alribul
untuksetiapentitas. Contohnya,
field nama pelanggan akan berisi
•penisahaaa XYTjika perusahaan
adalah pelanggan.
fife
swara
Seperangkai r?(ord yang
logika bertiubungan, seperti
tecofd pengyajian seiiua
Icaryawan.
fHe induk
fife permanen/eforrf yang
nienyirppan data kumulatif
tneng� nai organisasL Saat
transaksi terjadi, record daiam file
induk akan diperbarui.
Bk transaksi
file yang berisi transaksi bbnis
yang terjadi sdama periode fiskal
tfftentu. file transaksi secara
konseptual sama dengan jurnal
datam SIA manual.
database
Seperangkat file data yang saling
tefkait dan dikendalikan secara
terpusat. yang disimpan dengan
s�ikii iMandansi data. Datoboie
tnengonsolidasikan retardyang
disimpan sebelumnya dalam file
leipisati ke dalam pool umum dan
melayani berbagai pengguna dan
apiikasi pengolahan data.
pemrosesan batch
Mengakumulaakan catatan
transaksi ke dalam gnjp atau
tfotdi untuk memproses pada
interval reguler seperti harian
atau mmgguan. Catatan biasanya
disortir ke datam beberapa urutan
{seperti secara numerik atau
alfabet) sebelum peri� rosesan.
pemrosesan online, ml-time
Sistem bmputeryang mengolah
data sesegera murigkin setelah
mendapatkan dan menyediakan
informasi yartg drperfaarui untuk
pengguna secara tepat Wdktu.
fiagian Satii Landasan Kcmseplual Sistm Inlcvmasi Akunlansi
perpotongan baris dan kolom pada Figur 2-3 adalah field di dalam record, konteniiya discbul
nilai data {data value).
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan. File induk {masterfile), seperti
buku besar dalam SIA manual, menyimpan informasi kumulatif mengenai organisasi. File
induk persediaan dan peralalan menyimpan informasi mengenai sumber daya organisasi yang
penting. File induk pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai agen
yang penting dengan siapa organisasi berinteraksi.
File induk bersifat permanen; ada di seluruh periode fiskal. Namun, record file induk
mungkin berubah setiap saat. Contohnya, saldo akun pelanggan akan diperbarui untuk
menggambarkan bahwa transaksi penjualan dan pembayaran yang baru teiali diterima.
Secara periodik, record baru ditambahkan atau dipindahkan darifile induk, contohnya, ketika
pelanggan baru ditambahkan atau pelanggan sebelumnya dihapus.
File transaksi {transaction file) berisi record transaksi bisniE yang terjadi selama waktu
tertentu. Hal ini mirip dengan SIA manual. Contohnya, S&S akan memiliki file transaksi
penjualan harian dan file penerimaan kas. Kedua file tersebut akan memperbarui saldo
akun dalam file induk pelanggan. File transaksi tidak bersifat permanen dan mungkin tidak
diperlukan selama periode fiskal. Namun demiki�n, file tersebut biasanya disimpan untuk
periode tertentu dengan tujuan sebagai backup.
SeperangkatfJe yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengan
database. Contohnya, � z/e piutang mungkin dikombinasikan dengan pelanggan, analisis
penjualan, dan file terkait untuk membentuk database pelanggan. Bab 4 akan membahas
teknologi database.
PENGOLAHAN DATA
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses untuk
menjaga arus database. Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut
sebagai CRUD adalah sebagai berikut.
1. Membuat {creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang«baru
dipekerjakan ke database peiiggajian.
2. Membaca {reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui {updating) data yang tersimpan sebelumnya. Figur 2-4 menggambarkan
langkah-langkah yang dibutuhkan untuk memperbarui rccord piutang dengan transaksi
penjualan. fumlah penjualan ($360) ditambahkan ke saldo akun ($1,500) untuk
mendapatkan saldo saat ini ($1,860).
4. Menghapus {deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vedor
dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.
Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, disebut sebagai pemrosesan
batch {batch processing). Walaupun pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien, data
menjadi terbaru dan akurat hanya beberapa waktu setelah pemrosesan. Untuk alasan tersebut,
pemrosesan batch hanya digunakan untuk aplikasi, seperti penggajian, yang tidak perlu
pembaruan terlalu sering dan terjadi secara alami atau diproses pada waktu yang tepat.
Sebagian besar perusahaan memperbarui data pada saat teriadinya transaksi, ini disebut
sebagai pemrosesan onli/ie, real-time {online, real-time processing), karena pemrosesan
ini menjadikan informasi yang disim� � an selalu baru, yang kemudian akan meningkatkan
pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga lebih akurat karena kesalahan input
dMa'dapat diperbaiki pada saat itu juga. Ini juga memberikan keunggulan kompetitif yang
signifikan. Contohrxya, FedEx memperbarui pernyataan misinya untuk memasukkan frasa
 Bab 2 linjauan Pemfosewn Iransaksi dan Sislem Emerprisp Resoufte Manning 39
V

"Kontrol positifseliap paket akan lerjaga dengan memanfaatkan pciacakan elektroniksecara

real-time dan sistem penelusuran". Dengan sistem FedEx, karyawan dan pelanggan dapat
melacak lokasi yang tepat pada setiap paket dan mengestiniasi waklu kedatangannya.
Kombinasi dua pendekatan ini adalah pemrosesan batch, di mana data transaksi
dimasukkan dan diedit saat transaksi terjadi dan disimpan untuk pemrosesan berikutnya.
Pemrosesan batch dan pemrosesan online, real-time diringkas dalam Figur 2-5.

OUTPUT INFORMASI
Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan
pada monitor, output mengacu pada "soft copy". Ketika dicetak dalam kertas, langkah akhir
mengacu pada "hard copy" Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk,
yaitu dokumen, laporan, atau respons perlanyaan.
Dokumen (document) adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa, dokumen

seperti cek dan faktur, dikirimkan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti laporan Catatan transoksi atau data
perusahaan lain. Contohnya
penerimaan dan daftar permintaan pembelian, digunakan secara internal. Dokumen dapat meiiptiti c�, faktur, laporan
penerimaan, dan daftar
dicetak, atau dapat disimpan sebagai gambar elektronik di komputer. Contohnya, Toys 'R' permintaan pembelian.
Us menggunakan pertukaran data elektronik untuk berkomunikasi dengan pemasoknya.
Setiap tahun ia memproses lebih dari setengah juta faktur secara elektronik, hal ini akan
mengeliminasi dokumen kerlas dan mengurangi biaya dan kesalahan secara drastis. Hal ini
akan menghasilkan laba yang lebih besar dan informasi yang lebih akurat.
Laporan {report) digimakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas cpe�'asional
laporan

Output sistem, disusun dengan

dan oleh manajer digunakan untuk membuat kepu'.usan dan untuk merumuskan strategi urutan yang bermakna. yang
bisnis. Pengguna eksternal perlu laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan. digunakan oleh karyawan
untuk mengendalikan aktivitas
menilai kelayakan kredit, atau mematuhi peraturan yang disyaratkan. Beberapa laporan, operaMonal, manajer untuk
membuat keputusan dan
seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan berdasarkan basis reguler. Hal lain mendesain strategi, dan investor
dan kreditor untuk memahami
yang dihasilkan pada basis pengecualian untuk mendapatkan perhatian kondisi yang tidak aktivitas bisnis perusahaan.
biasa. Contohnya, S&S harus memiliki sistem untuk menghasilkan laporan yang menentukan

DATA TRANSAKSI
No.Akun JenisTransaksi Tgi. Transaksi No. Dokumen iml. Transaksi
FIGUR 2-4
0123 Penjualan 09/19/13 9876 $360,00
Proses h/iemperbarul file Piutang

_i
CATATaN FILEINDUK
'
No-Akun BatasMit S� doSebelumnya Satdo Saat Ini
■'
0123 $2,000.00 $1;000,00 $1300,00

i
MEMPERBARUI CATATAN file induk
'7 No;"- dW . SaWo , . Saldp
■
Aicuh kredit SeDelu� hya'
�
$iioq.bo'�
40 Bagian Satu Undasan KonseplualSistem informasiAkutilansi

Mengeiompokkan Masukkan batch pada Menyimpan Memproses semua batch. Cetakatau tampiikan
dokumen-dokumen waktu yang ditentukan data dalam Memperbarui hie induk outputyanq diinginkan
sumber ke dalam sebelumnya atau sementara. lama dengan data transaksi. secara elektronik. Cetak
batch. Membuat total ukuran batch. Urutkan membuat file mduk banj. atau tampilkar. kesalahan
pengendalian. file dan edit data yang laporan, iaporan transaksi,

sesuai. laporan total pengendalian.

Pehirosesan Batch Online

Masukkan transaksi Simpan data dalam Proses We sementara pada CetaK atau tampiikan
ke dalam sistem saat fi/e sementara. waktu yang tel��h ditentukan. 0ufp(/fyang diinginkan
terjudi transaksi. Perbarui induk lama secara elektronik.

dengan data iransaksi,

membuat hie induk baru.

Pemrosesan Real-Time Online

induk

Masukkan tiansaksi Proses pada saat terjadi Cetak atau lampilkan

ke dalam sistem saat transaksi. Perbami hie ir output diinginkan
terjadi �ansaksi. dengan data transaksi. secara elektronik.

kapan pengembalian produk melebihi persentase penjuaian tertentu. Laporan dapat juga
dibuat berdasarkan permintaan. Contohnya, Susan dapat menghasilkan laporan untuk
mengidentifikasi tenaga penjuaian yang menjua) sebagian besar barang selama periode
promosi tertentu.
Kebutuhan akaii laporan sebaiknya dinilai secara periodik, kareha sering kali dipersiapkan
jauh setelah dibutuhkan, membuang waktu, uang, dan sumber daya. Contohnya, NCR
 Bab 2 Tinj�uan Pemrosesan Ifansatei dan Ssifm Enieipfisf fiesoufce Planning 41

Corporation mengurangi nomorlaporan dari 1.200 hingga hanya lebih dari 100. Perusahaan
lainnya menghilangkan 6 juta halaman laporan, berlumpuk empat kali lebih tinggi dari gedung
kantorpusatnyadengan41 lantai. Satu dari 25 haJainan laporan membuluhkan waklu selama
lima hari untuk proses mempersiapkannya dan dibiarkan tidak dibaca.
Database query (pertanyaan) digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan query
untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan -pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau Suatu permintaan dattAose untuk
meny� iakan informasi yang
jawaban cepat. Pengguna memasukkan permintaan untuk bagian informasi tertentu; bagian dibutuhkan � una menyelesaikan
tersebut diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. Pertanyaan yang berulang permasatahan atau met�ab
pertanyaan. Informasinya akan
diambil, ditampilkan, atau
sering kali dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Pertanyaan satu kali sering kali dketak, dan/atau (fianaGsis
dikembangkan oleh pengguna. Beberapapprusahaan, seperti Walmart, mengizinkan pemasok sebagaimana yang diminta.

mengakses database mereka untuk membantu mereka meiayani kebutuhan Walmart. Pemasok
dapat mengukur seberapa baik produk yang dijual pada setiap toko Walmart di dunia dan
memsksimalknn penjualan dengan menyetok dan mempromosikan barang-barang yang
terjual dengan baik.
informasi tambahan mengenai output sistem akan dibahas pada Bab 12-16.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Secara tradisional, SIA telah nienjadi acuan sebagai sistem pemrosesan transaksi karena
berfokus pada data keuangan dan tiansaksi akuntansi. Contohnya, ketika penjualan terjadi>
SIA akan mencatat entri jurnal yang hanya menuniukkan tanggal penjualan, debit untuk
kas maupun untuk piutang, dan kredit untuk penjualan. Informasi nonkeuangan potensial
yang berguna lainnya mengenai penjualan, seperti saat itu terjadi, yang secara tradisional
dikumpulkan dan diproses di iuarSlA. Konsekuensinya, banyakorganisasi mengembangkan
sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan
informasi yang tidak ada dalam SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem membuat
Derbagai permasalahan dan ketidakefisienan. Sering kali, data yang sama harus diambil dan
disimpan pada lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan kelebihan di seluruh
sistem, tetapi juga ketidaksesuaian jika data hanya diubah pada satu sistem
n� yebabkan
tetapi tidak di sistem lainnya. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari berbagai
sistem.
sistem entreprise resource
Sistem enterprise resource planning (ERP systeni) mengatasi permasalahan-
planning (EXP}
permasalahan ini pada saat sistem ini mengintegrasikan semua aspek dalam operasi perusahaan Suatu sistem yan�
mengintegrasikan semua
dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan menengah menggunakan sistem aspek ak�tas organisasi—
ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya mereka. seperti abntansi, keuangan.
pcmasaran, sumber daya
Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan memberikan informasi manusia. manufaktur, manajemen
persediaan—ke dalam satu
yang diperlukan manajer dan pihak eksteraal untuk mengukur perusahaan. wstem. SiJte;Ti ERP termcdulasi;
perusahaan dapat membefi setiap
Seperti yang ditunjukkan dalam Figur 2-6, sistem ERP yang terkoordinasi dengan modul yang memenuhi kebutuhan
baik menggunakan database terpusat untuk berbagai informasi di seluruh proses bisnis khusus nvereka. ERP memfasilitasi
arus informasi antara berbagai
maupun mengoordinasikan akti� � tas. Ini penting karena aktivitas yang merupakan bagian hjngsi bisnis perusahaan dan
dari saai pmses bisnis yang sering kali memicu serangkaian aktivitas yang kompieks melalui mengeMa konwnikasl dengan
para pemangku kepentingan
di lusr.
bert)agai bagian yang berbeda dalam organisasi. Contohnya, pesanan pelanggan mungkin
perlu menjadwalkan produksi tambahan untuk memenuhi permintaan yang meningkat.
Hai ini mungkin memicu pesanan pembelian bahan baku yang lebih banyak. Mungkin juga
perlu untuk menjadwalkan lembur atau mempekerjakan tenaga sementara untuk membantu.
Sistem ERP yang didesain dengan baik memberikan manajemen akses yang baik untuk
niemperbarui informasi mengenai semua aktivitas ini untuk merencanakan, mengendalikan,
dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih efektif.
42 Bagian Satu Unciasjn KonsefHudi Sislem InfwmasiAkuntansi

Sistcm ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan bisnis
untuk menambah atau menghapus modul yang diperlukan. Modul ERP biasanya mencakup
sebagai berikut.
• Keuangan (sistem buku besar dan pelaporan)—buku besar, piutang, utang, aktiva

tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan manajerial dan laporan
keuangan.
• Sumber daya manusia dan penggajian—sumber daya manusia, penggajian, imbalan kerja
karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
• Memesan ke kas (siklus pendapatan)—entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,
penerimaan kas, perhitungan komisi.
• Mtmbeli untuk membayar (siklus pengeluaran)—pembelian, penerimaan dan inspeksi
persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluatan kas.
• Manufaktur (siklus produksi)—perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku,
barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya,
dan proses manufaktur dan proyek.
 Bab 2 Tinjauan Pemrosesan liansaksi dan Sistem tnierpuse fiesowcp Piarming

• Manajemen proyek—penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja,

manajemen aktivitas.
• Manajemen hubungan pclanggan—penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak
pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
• Alat sistem—alat untuk memhuat data file induk, membuat perincian arus informasi,
pengendalian akses, dan sebagainya.

Sistem ERP, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan sebagai
berikut.
• ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang

terintegrasi di seluruh perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam

database tunggal memecah hambalan antara departemen dan arus informasi.
• input data diambil atau diku n d sekali, dan tidak berkali-kaii, saat dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi
diperlukan.
• Manajemen mendapatkan visibilitas yang iebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan
kemampuan dalam memcnitor yang lebih besar. Karyawan lebih produktif dan efisien
karena mereka dapa«: secara cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
mereka.
• Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapal mengonsolidasikan
berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data tunggal.
• Prosedurdan laporan yangtelah distandardisasi antarunit bisnis. Standardisasi ini khususnya
dapat bernilai dengan merger dari akuisisi karena sistem ERP dapat menggantikan sistem
yang berbeda dengan sislem tunggal dan bersatu.
• Pelayanan pelanggan meniiigkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan,
persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi pelanggan
sebelamnya.
• Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time, dan otomatisasi proses
manufaktur membuat produktivitas meningkat.

Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan sebagai berikut.

• Biaya. Perangkat keras ERP, pcrangkat lunak, dan biaya konsultasi berkisar dari $50 juta
hingga $500 juta untuk perusahaan Fortune 500 dan pembaruan dapat menghabiskan
biaya sebesar $50 juia hingga $ 100 juta. Perusahaan berukuran sedang dapat menghabiskan
sekitar $10 sampai $20 juta.
• Jumlah waktu yang diminta. Hai ini dapat menghabiskan beberapa tahun untuk memilih
dan mengimplementasikan sistem ERP secara penuh, tergantung pad�ukuran bisnis,
jumlah modul yang hai us diimplementasikan, tingkat penyesuaian, lingkup perubahan,
dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek. Sebagai hasilnya,
implementasi ERP memiliki risiko tinggi atas kegagalan proyek.
• Perubahan proses bisnis. Kecuali perusahaan ingin menghabiskan waktu dan uang
untuk menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi untuk menstandardisasi prosec
bisnis sebagai lawan dalam mengadopsi paket ERP untuk proses perusahaan yang ada.
Kegagalan untuk memetakan proses bisnis saat ini terdapat pada perangkat lunak ERP
yang sudah ada adalah penyebab terbesar kegagalan proyek ERP.
•
Kompleksitas. Hal ini berasal dari integrasi berbagai aktivitas dan sistem bisnis yang
berbeda, masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, semantik data, hierarki otorisasi,
dan pusat keputusan yang berbeda.
Bagian Satu Undasan Konsepluai Sisifm Infomusi Akuntansi

• Resistansi. Organisasi yang memilild banyak departemen dengan sumber daya terpisah,
misi, laba dan rugi, dan rantai komando mungkin percaya bahwa sistem tunggal
memiliki beberapa keuntungan. Ini juga memcrlukan pelalihan dan pengalaman yang
dapat diperlimbangkan untuk menggunakan sislem ERP secara efektif, dan penolakan
karyav/an adalah alasan utama mengapa banyak implcmentasi ERP tidak sukses. Tidak
mudah untuk meyakinkan karyawan agar mengubali cara mereka melakukan pekcrjaan
mereka, melatihnya dalam prosedur baru, menguasai sistem baru, dan meyakinkan
mereka untuk membagi informasi sensitif. Penolakan, dan kaburnya batasan perusahaan,
dapat menyebabkan permasalahan dengan moral karyawan, akunlabilitas, dan garis
pertanggungjawaban.

Menuai keuntungan potensial sistem ERP dan mengurangi kerugiannya membutuhkan

usaha sadar dan keteriibatan oleh manajemen puncaL Komitmen manajemen puncak kepada
sistem ERP dan dukungan perubahan yang diperlukan meningkatkan kesempatan untuk
sukses.
Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal, memilih satu bukanlah pekerjaan
mudah. Dalam melakukannya, Anda harus benar-benar memastikan bahwa sislem ERP yang
memiliki modul untuk setiap proses perusahaan merupakan hal yang penting dan bahwa
Anda tidnk membayar mcdul pei angkat lunak yang tidak diperlukan. Satu cara untuk memilih
sistem yang cocok adalah memilih paket yang didesain untuk industri Anda. Walaupun biaya
menjadi perhatian besar, membeli lerlalu murah dapat menjadi beban dalam jangka panjang
jika sistem tidak memenuhi kebutuhan Anda, karena biaya modifikasi bisa menjadi cukup
tinggi. Anda dapat meminim*alkan risiko membeli paket yang salah dengan mencari vendor
ERR Ada banyak vendor ERP, dua yang tcrbesar adalah SAP dan Oracle. Vendor terkemuka
lainnya adalah The Sage Group, Microsoft, dan infor.
Oleh karena �2rlalu sulit bagi sebagian besar perusahaan untuk mengimplementasikan
perangkat lunak ERP itu sendiri, mereka sering kali mempekerjakan vendor ERP atau
perusahaan konsultasi untuk melakukajtinya. Perusahaan-perusahaan ini biasanya memberikan
tiga jenis jasa, yaitu konsultasi, penyesuaian, dan dukungan. Untuk sebagi?n besar perusahaan
berukuran sedang, biaya implementasi mulai dari harga daftar lisensi pengguna ERP untuk
dua kali jumlah tersebut Perusahaan besar dengan berbagai situs sering kali mengeluarkan
biaya hingga lima kali dari biaya lisensi pengguna.
Oleh karena banyak proses yang secara otomatis memicu tindakan tambahan dalam
modul Iain, konfigurasi yang tepat merupakan hal yang sangat penting. Hal ini membutuhkan
pemahaman semua proses bisnis utama dan interaksi mereka, sehingga mereka dapat
ditentuJcan. Contohny�,' menuirikan pusat biaya/laba, kebijakan persetujuan kredit, dan aturan
persetujuan pembelian. Dalam proses konfigurasi, perusahaan menyeimbangkan cara mereka
dan menginginkan sistem beroperasi dengan cara mereka beroperasi. Jika cara modul ERP
beroperasi tidak dapat diterima, perusahaaji dapat memodifikasi modul. Alternatifnya, dapat
menggunakan sistem yang sudah ada dan membangun interface antara keduanya dan sistem
ERP. Kedua opsi memakan waktu, mahai, dan hasilnya lebih sedikit dalam manfaat integrasi
sistem. Selain itu, cemakin berubahnya sistem, semakin sulit untuk berkomunikasi dengan
pemasok dan pelanggan. Agar konfigurasi menjadi lebih mudah, vendor ERP membangun alat
*
konfigurasi built-in untuk menempatkan lebih banyak kebutuhan pelcmggan demi perubahan
sistem.
 Bab 2 linjiiuan PpnitosRan Iransaksi dan Sislem tnlerprise Rpsource Planning

Pentingnya pengendalian internal dalam ERP tidak dapat dinyatakan secara berlebihan.
Sifat terintegrasi sistem ERP berarti bahwa kecuali sctiap item data divalidasi dan dicek
untuk akurasi waktu entri awai, kesalahan akan secara otomatis tersebar lewat sistem. Oleh
karena itu, pengendalian entri data dan pengendalian akses menjadi hal yang penting.
Sebagian manajer dan karyawan hanya melihat dan memiliki akses untuk sebagian porsi dari
sistem. Pemisahan tugas ini merabcrikan pengendalian internal. Penting untuk memisahkan
pertanggungjawaban penyimpanan aset, otorisasi aktivitas yang memengaruhi aset tersebut,
dan mencatat informasi mengenai aktivitas dan status aset organisasi.

Ringkasan dan Kesirnpulan Kasus

Ashton menyadari bahwa Scott dan Susan berencana untuk meinbuka toko lebih banyak di
masa yang akan datang dan ingin mengembangkan situs untuk melakukan bisnis melalui
Internet. Berdasarkan informasi ini» Ashton akan memilih paket akuntansi yang akan
memenuhi kebutuhan S&S saat ini dan antipasi kebutuhan masa depan. Perangkat lunak
diharapkan dapat menyimpan semua pengolahan data dan berfungsi dalam penyimpanan
data. Ashton juga akan meyakinkan bahwa perangkat lunak dapat menghubungkan alat
otomatisasi suniber data yang ingin ia gunakan untuk inengambi) sebagian besai input data.
Perangkat lunak harus dapat menghasilkan seperangkat laporan keuangan dan akan cukup
fleksibel untuk menghasilkan informasi berguna lainnya yang dibutuhkan perusahaan untuk
meraih kesuksesan. Pada akhirnya, Ashton menyadari langkah selanjutnya memilih perangkat
lunak dan menghasilkan beberapa dokumentasi mengenai bagaimana sistem bekerja.

akun kontro! {control f i el d nilal data {data value)

account)
atribut {attributes)
bagan akun {chart of
accounts)
buku besar pembantu
{subsidiary ledger)
buku besar umum {general
ledger)
catatan {record)
database
dokumen {document)
dokumen sumber {source
document)
dokumen turnaround
{turnaround document)
entitas {entity)
file otomatisasi data sumber
file induk {master file) {source data automation)
file transaksi {transaction pemrosesan batch {batch
file) processing)
jejak audit {audit trail) pemrosesan online, real¬
jumal khusus {specialized time {online, real-time
journal) processing)
jurnal umum {general pengodean {coding)
journal) query
fcode blok {block code) sistem enterprise resource
kode grup {group code) palnning {ERP)
kode mnemonik siklus pengolahan data
:{mnemomc code) {data processing cycle)
kode urutan {sequence
code)
laporan {report)
46 Bagian Satu Laiidasan Konseptual Sisiem Informasi �uniansi

SIA dalam Aksi

1. Manakah berikut ini yang BUKAN langkah dalam siklus pengoiahan data?
a. Pengumpulan data.
b. Input data.
Penyimpanan data.
c.
d. Pengolahan data.
2. Semua informasi (nama, IPK, jurasan, dll.) mengenai mahasiswa tertentu disimpan
dalam.....yang sama.
a. file
b. record
c. atribut �
d. field
3. Manakah berikut ini yang berisi nilai total semua persediaan yang dimiliki oieh
organisasi?
a. Dokumen sumber.
b. Buku besar.
c. Anggaran kas.
4. Manakah berikut ini yang paling mungkin menjadi akun kontrol buku besar?
a. Piutang.
b. Kaskecil.
c. Sewa dibayar di inuka.
d. Laba ditahan.
5. Manakah berikut ini yang merupakan dokumen yang paling mungkin digunakan
dalam siklus pengeluaran?
a. Pesanan penjualan.
b. Memo laedit.
c. Laporan penerimaan.
d. Kartujamkerja.
6. Manakah berikut ini yang paling TIDAK mungkin untuk menjadi jurnal khusus?
a. Jurnal penjualan.
b. Jurnal penerimaan kas.
c. Jurnal asuransi dibayar di muka.
d. Jurnal pengeluaran kas.
7. Bagaimana bagan akun memuat daftar akun buku besar?
a. .Uiutan alfabet.
b. Urutan kronologis.
c. Urutan ukuran.
d. Urutan di mana akun muncul dalam laporan keuangan.
8. Manakah berikut ini yang BUKAN merupakan keunggulan sistem ERP?
a. Pengendalian akses yang lebih baik.
b. Standardisasi prosedur dan laporan
c. Kemampuan memonitor yang meningkat.
d Kesederhanaan dan berkurangnya biaya.
9. Record data p e r u s a h a a n akan dikirim ke pihak eksternal dan kemudian
mengembalikannya ke sistem sebagai input yang disebut...
a. dokumen turnaround.
 Bab 2 Pemro�an Itansaiisi dan Sistem Enierprise itesouice banning 47

b. dokumen otomatisasi data sumber.

c. dokumen sumber.
d. dokumen input eksternal.
10- Mencatat dan memproses informasi mengenai transaksi pada saat terjadinya disebut
sebagai...
a. pemrosesan batch.
b. pemrosesan online, real-time.
c. pemrosesan transaksi yang diambil.
d. pemrosesan bagan akun.

FCRTANYAAN DiSKUSI

2.1 Tabel 2-1 berisi daftar beberapa dokumen yang digunakan daiam siklus pendapatan,
pengefuaran, dan sumber daya manusia. Apa jenis dokumen input dan output
atau bentuk yang akan Anda temukan dalam siklus produksi (juga disebut sebagai
konversi)?
2-2 Dengan siklus pengolahan data, jelaskan frasa "sampah masuk, sampah keluar"!
Bagaimaiia Anda mencegah hal ini terjadi?
2.3 Apa jenis dokumen yang lebih niungkin menjadi dokumen turnaround! Lzkuk�n
pencarian di Internet untuk menemukan jawaban dan menemukan contoh dokumen
turnaroundl
2.4 Siklus pengolahan data dalam Ingur 2-1 adalah contoh proses dasar yang ditemukan di
seluruh pelosokalam. Kaitkan model mpuf/proses/penyimpanan/ou/pwf dasar untuk
fungsi-fungsi tubuh manusia!
2.5 Beberapa brang berpendapat bahwa akuntan haius fokus dalam menghasilkan laporan
keuangan dan meninggalkan desain dan produksi dari laporan manajer untuk spesialis
sistem informasi. Apakah keuntungan dan kerugian dari rekomendasi ini? Sejauh
mana akuntan terlihat dalam menghasilkan laporan yang mencakup lebih dari sekadar
mengukur kinerja keuangan? Mengapa?

2.1 Bagan akun harus dibuat untuk kebutuhan spesifik organisasi. Diskusikan bagaimana
bagan akun organisasi berikut ini akan berbeda dari yang disajikan untuk S8cS dalam
Tabel 2-2!
a. Universitas.
b. Bank.
c Unit pemerintah (kota atau negara bagian).
d. Perusahaan manufaktur.
e. Ekspansi S&S pada rantai dua toko.
2-2 Ollie Mace adalah kontrolir SDC, perusahaan manufaktur suku cadang otomotif.
Empat divisi operasional ut� anya adalah pemeliharaan panas, ekstrusi, menstempel
suku cadang kecil, dan permesinan. P� � njualan tahun lalu dari setiap divisi berkisar
dari $ 150.000-$3.000.000. Setiap divisi secara fisik dan secara managerial independen,
kecuali untuk pengintaian konstan Sam Dilley, pendiri perusahaan.
SIA untuk setiap divisi berevolusi terkait kebutuhan dan kemampuan staf akuntansi.
Mace adalah kontrolir peitama yang memiliki taiiggung jawab untuk keselur«ihan
manajemen keuangan. Dilley ingin Mace meningkatkan SIA sebelum ia pensiun
Bagian Satu Idndasan Konsef�ual Sisiem inforrnasi Akuniansi

dalam beberapa tahun, schingga akan lebih mudah untuk memonitor kinerja divisi.
Mace memuluskan unluk mendesain kembali sistem pelaporan keuangan unluk
memasukkan fitur berikul iui.
• Hal itu sebaiknya memberikan kepada manajer mengenai laporan yang seragam,

tepat waktu, dan akurat untuk aktivitas bisnis. Laporan bulanan sebaiknya seragam
antardivisi dan diselesaikan pada hari kelima bulan berikutnya untuk memberikan
cukup waktu dalam mengambil tindakan korektif untuk memengaruhi kinerja
bulan depan. Laporan keuangan seluruh perusahaan sebaiknya tersedia pada saal
yang sama.
• Laporan sebaiknya memberikan dasar unluk mengukur tingkat pengembalian
investasi (return on investment) untuk setiap divisi. Oleh karena itu, selain akun
pendapatan dan beban, laporan sebaiknya menunjukkan aktiva yang ditetapkankan
bagi setiap divisi.
• Sistem sebaiknya menghasilkan data anggaran yang berarti untuk tujuan
perencanaan dan pengambilan keputusan. Anggaran sebaiknya merefleksikan
pertanggungjawaban manajerial dan menunjukkan biaya untuk grup produk
besar.
Mace percaya bahwa bagan akun yang baru diperlukan untuk menyelesaikan
tujuan tersebut. la ingin membagi akun aktiva ke dalam enam kalegori besar scperti
aktiva lancar dan pabrik serta peralatan. la tidak memperkirakan kebutuhan untuk
lebih dari 10 akun kontrol ualam setiap kategori ini. Dari observasi sampai saat ini,
100 akun buku pembantu lebih memadai untuk setiap akun kontroL
Tidak ada divisi yang memiliki lebih dari lima grup produk besar. Mace
memperkirakan maksimum enam pusat biaya dalam beberapa grup produk, termasuk
grup operasi dan nonoperasi. la menunjukkan biaya divisional umum sebagai grup
produk. yang bukan menghasilkan pendapatan. Macc mengestimasi bahwa 44 akun
beban plus akun varian spesifik akan memadai.
DIMiNTA
Buatlah desain bagan akun untuk SDC! Jelaskan bagaimana Anda menyusun struktur
bagan akun untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan karakteristik operasional!
Jagalah panjang kode akun total agar tetap minimum, tetapi masih memenuhi semua
keinginan Mace! {Diadaptasi dari Ujian CM A)
2.3 Jejak audit memungkinkan orang untuk menelusuri dokumen sumber ke dampak
utamanya pada laporan keuangan atau menulusuri kembali dari sejumlah laporan
keuangan ke dokumen sumber. Jelaskan secara mendetail jejak audit untuk hal berikut
ini!
a. Pembelian persediaan.
b. Penjualan persediaan.
c. Penggajian karyawan.
2.1 Tukang tanaman menjual kepada Anda berbagai macam jenis dan ukuran pohon,
kebun tanaman, tanaman sa)"ar-sayuran, dan tanaman perdu. la juga menjual pupuk
dan tanah yang diletakkan dalam pot. Buatlah skema pengodean untuk tukang
tanaman Anda!
 Bab 2 rinjduan Pemrosean Transaksi dan SisJem Enterprw Resource Planning

2,5 Cocokkan istilah-istilah berikut ini dengan definisinya!

Istilah Definisi
_a. Siklus pengolahan data 1. Berisi ringkasan level data untuk
setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas,
pendapatan, dan beban.
_b. Dokumen sumber 2. Item-item yang diberi nomor secara
berurutan untuk semua item, yaitu item
yang hilang menyebabkan perbedaah
dalam urutan numerik.
_c. Dokumen turnaround 3. Jalur transaksi melalui sistem pengolahan
data dari titik asal hingga output final,
atau mundur dari output final ke titik
asal.
_d. Otomatisasi data sumber 4. Daftar nomor akun buku besar;
memungkinkan data transaksi dibuatkan
kode, dildasifikasi, dan dimasukkan ke
dalam akun yang sesuai; mempermudah
persiapan laporan dan laporan
keuangan.
__e. Buku besar uinum 5. Konten field spesifik, seperti "George"
dalam field nama.
_f. Buku besar penibantu 6. Porsi record data yang berisi nilai data
untuk atribut tertentu, seperti sel dalam
spreadsheet.
_g. Akun kontrol 1. Data perusahaan dikirim ke pihak
eksternal dan kemudian dikembalikan
ke sistem sebagai input.
__h. Pengodean 8. Digunakan unluk mencatat transaksi
yang tidak sering atau tidak rutin.
_i. Kode urutan 9. Karakteristik penting yang perlu
disimpan.
_j. Kodeblok 10. Langkah-langkah perusahaan yang harus
diikuti untuk mengolah data transaksi
secara efcktif dan efisien.
_k. Kode grup 11. Sesuatu mengenai informasi mana yang
disimpan.
_I. Kode ninemonik 12. Men yimpan informasi ku mul at if
mengenai organisasi; seperti buku besar
dalam SIA manual
_m. Bagan akun 13. Berisi data mendetail untuk beberapa
akun buku besar dengan banyak subakun
/
individual.
_n. Jurnal umum 14. Berisi record dari transaksi bisnis
individual yang terjadi selama periode
waktu tertentu.
_o. Jurnal khusus 15. Memperbarui setiap transaksi saat
terjadinya transaksi.
Bagian Satu iandasan Konsepiua! Sisiem tnformasi Akuiiiaasi

Istilah Definisi

_p. Jejak audit 16. Perangkat yang mengambii data transaksi

dalam bentuk yang dapat dibaca mesin
pada saat dan tempat asalnya.
_q. Entitas 17. D i guna kan untu k menc atat sejumlah
besar transaksi yang berulang.
_r. Atribut 18. Sep�rangkat�/e yang dikoordinasikan
terpusat yang saling berkaitan.
_s. field 19. D u a atau lebih s u b g r u p digit yang
digunakan untuk mengodekan item.
_t. Record 20. Perbaruan ya n g d i l a k u k a n s ecar a
periodik, seperti harian.
_u. Nilai data 21. Penetapan sistematis angka atau h u r u f
pada item-item untuk mengkiasifikasikan
dan mengaturnya.
_V. File induk 22.Huruf dan a n g k a , berasal dari
deskripsi item, yang diselingi u n t u k
mengidentifikasi item; biasanya mu dah
untuk diingat.
_w. File transaksi 23. Record awal transaksi yang terjadi;
biasanya tercatat dalam formulir pracetak
atau layar yar.g diformat.
_X. Database 24. Field yang berisi data mengenai atribut
enlitas; seperti baris dalam spreadsheet.
_y. Pemrosesan 25. Seperangkat angka yang diradangkan
untuk kategori data spesifik.
_z. Pemrosesan online, real-time 26. Akun buku besar yang b c r hu bu n ga n

dengan buku besar pembantn, di mana

j u ml a h dari se mua entri buku besar
p e mb a n t u harus sama dengan ju ml ah
dalam akun buku besar.

2.6 Untuk setiap skenario berikut ini, identifikasikan metode pengolahan data {batch atau
online, real-time) yang paling tepat!
a. Membuat reservasi maskapai penerbangan.
b. Register u ntu k mata kuliah universitas.
c, Mempersiapkan cek pembayaran gaji dua mingguan.
d. Memproses urutan melalui situs e-commerce.
e. Mempersiapkan setoran ba n k harian.
f. Persiapan tagihan pelanggan berdasarkan utilitas lokal.
g. Mengakumulasi b>aya h a r i a n d ar i berjalannya produksi suku c adang mobil
tunggaL
h. Mengidentifikasi ukuran bit penggantian bor yang sedikit rusak selama produksi
berjalan pada baru -baru ini.
2.7 Pada situs berikut ini, An da akan me n e mu ka n beberapa demonstrasi online un tu k
SAP dan sistem ERP Oracle. Kunjungi situs-situs ini dan jelajahi kontennya dengan
melakukan hal berikut ini.
 Bab 2 linjauan Pentrosesan Transaksi dan Sisiem fnlerprise Resourre Manning 51

a Situs SAP adalah www.sap.com/solutions. Carilah situs yang berisi video

perusahaan dan tontonlah dua di antaranya. Jelajahi bidang industri, jasa, solusi,
dan pla�orm yang dilawarkan SAP. Bacalah beberapa artikel, seperti salah satu
mengenai kesuksesan pelanggan!
b Situs Oracle adalah www.oracie.com/solutions/mid.demo.html. Jelajahi situs

seperti saat Anda mengeksplorasi situs SAP!

OIMINTA
Setelah melihat situs tersebut, dan berdasarkan pada bacaaan Anda di bab ini> tulislah
makalah dua halaman yang menjelaskan bagaimana ERP bisa berhubiingan dan
mengintegrasikan siklus pendapatan, pengeluaran, sumher daya manusia/penggajian,
dan pembiayaan mengenai bisnis!
2.8 Manakah tindakan berikut ini yang memperbarui file induk dan mana yang akan
disimpan sebagai record dalam/i/e transaksi?
a. Memperbarui perubahan alamat pelanggan.
b. Memperbarui informasi unit harga.
c. Mencatat penjualan harian.
d. Mencatat cek pembayaran gaji.
e. Mengubah tingkat pembayaran karyawan
f. Mencatat varian produksi.
g. Mencatat komisi penjualan.
h. Mengubah lokasi kantor karyawan.
i. Memperbarui saido utang.

j. Mengubah batas kredit peJanggan.

k. Mengubah syarat diskon pembayaran vendor.
I. Record pembehan.
2.9 Anda dipekerjakan untuk membantu Ashton Fleming dalam mendesain sistem
i akuntansi untuk S&S. Ashton telah mengembangkan daftar jurnal, buku besar, laporan
dan dokumen yang ia pikir diperlukan S&S (Lihat Tabel 2-4). la meminta Anda untuk
menyelesaikan tugas berikut ini.
! a. Tentukan data apa yang Anda pikir harus dikumpulkan pada keempat dokumen
i berikut ini: faktur penjualan, pesanan pembelian, laporan penerimaan, kartu absen
karyawan!
i b. Desain laporan untuk mengelola persediaan!
i c. Desain laporan untuk membantu dalam mengdola penjualan kredit dan penerimaan
i kas!
i d. Kunjungi toko perlengkapan kantor setempat dan identifikasikan apa jenis jurnal,
buku besar, dan formulir kosong untuk berbagai dokumen (faktur penjualan,
pesanan pembelian, dlL) yang tersedia. Jelaskan seberapa mudah mereka dapat
beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan S&S!

TABEL 2-4 Dokumen. Jurnal. dan Buku Besar untuk S&S _ _

� '
mendukungpenghapu�h'plutahg�lktei�g���
(bersambung)
 SagianSatu UndasanKonsef�ualSisleinlnlodnasiAkuntansi

TABE12-4 Lanjutan
JUDUl
■ " � HAv
Dobimen.-
pesaiwnpembelian � Memesanbafangdagangandarivendor ;
Uporanpennimaan ;�ei�tetpen€rimdanlMra�d�angandari;:V�or,mengindil�»lu��
"ICartuwaktu Meiiatatwaktuyang.djkerjakanolehkaryawan,-, j.! ;.,,,.' , i i
'jumajWiu�.' ■■'>■■"■ •■"C-■-'
" ' ■■•r' ?■'-;• )•■• •
''Jtnju� -r' Mencatatsemuapenjuaiankredit �r�V '--
fenerimaanto, Y.�jj,;i..Mentttetj«njwla|itunai�mjMyarandanpelang� � ,, , • r ,• ?

.pengeluaran� ca5 . ; Mericatatsemiiapengel�

jumalUmufn ' ''''MenQtattransal� yaii�4idat(%nhgdahtidai(futi� ;jugam� �
�
BufcuBesarPernbantu : • :,. .
Piu*ing '•; •-!-• . n 1�:; Vi:'! '..-il/;
Utang Meniagadetai|,iT«ng� liumlahutangdarivendpr,,.i,.-,.�,� ,...-c;;;�Y.
Peisediaan Menjaga detail mengenalatiap item persediaan , , �
. . ..
:]U(tivatelap MenjagadeUiilmengenaisetiapbagiandariiKralaUindahaktivatetapiain�
BukuBesarUmum Menjagadetailmengenaisemuaakunaktjva,1(ewajiban,ekultBS,pendapatan,datib€ban. �

KASUS 2-1 Bar Harbor Blueberry Farm

Bar Harbor Blueberry Farm adalah pertanian yang la meminta Anda untuk membuat seperangkat
dimiliki keluarga, dengan luas 200 are yang menanam pembi'kuan yang sesuai. Anda memutuskan untuk
dan mcnjual blueberry ke toko bahan makanaii, memulai dengan membuat jurnal dan buku besar
pedagang grosir blueberry, dan kios penjual kecil yang sesuai untuk transaksi-transaksi ini.
di pinggir ja!an. Bar Harbor memiliki 25 pek«�rja Berikut ini disajikan seperangkat faktur vendor
penuh waktu dan mempekerjakan 150-200 pekerja serta beberapa jurnal dan buku besar yang selesai
musimpn saat musini panen. sebagian. Pekerjaan Anda adalah mencatat tiansaksi-
Uniuk enam musim pana<: ini, Anda menjadi transaksi ini dan memperbarui buku besar yang
pemetik berry untuk Bar Harbor. Ketika lulus kuliah> sesuai. Pastikan untuk meninggatkan jejak audit
Anda dipekerjakan penuh waktu sebagai akuntan/ y?ng memadai. Anda dapat juga menggunakan
manajer kantor. Sampai sekarang. Bar Harbor Excel, Great Plains, Peachtree, Quickbooks, atau
menyimpan sebagian besar catatan akuntansinya paket perangkat lunak akuntansi iainnya pilihan
dalam file kotak besar. Jack Phillips, pemiliknya, Anda untuk menyelesaikan permasalahan ini.
meriginginkan pendekatan yang lebih terorganisasi
untuk catatan akuntansi pertanian.

.
fACTURVEHDOR_.
FAI� RPEiMSOK ' : jUMUm
TANGGAl X HAMAPEMASOK : rJOAMATPEMASOK
7Maret tm A ■ : : < Bud'sSoilPrep POBoxM ' rr $1067� ' (i
-IIMvn . :v / , •14568 a. {)stbFaimei�Suppiy�'�:���.:' 4i:M3in
�
. ~.--'

14W3ref-�r S93Vv ¥ Wiatefsfert� 'lzer -hi.'- v - r- ■ Route 34 J' - > $s:oooMv--�. i,-
2lMarpt ■ ; <)� fermeR Supply � ;v .45.Maln'iV'i.,! tr!"i. $3.45037 •
■
iaittaret - 10102-� t 'Ui, IFMWhofeale .!vv
24 Mam • - :=r-. i6T45� � IFMV/holesale
{bersambung)
 Sab 2 linjauaft Pemrosesan Iransaksi dan Sisiem Enierprise llmsce PianoBi, 53

JURNALPEMBRiAN
HALAMAN1
TANGGAL PFMASOK FAKTUR PEMASOK NO.AKUN POSTREF JUMLAH
7 Maret Bud's Soil Prep AJ34 $2,067�5

BUKU BESAR
UTANG N0.AKUN:300
TANGGAL KETEAANGAN POSTREF DEBIT KREDIT SALDO
1 Maret Saldo larijutan $18,735�5

BUKU BESAR NO.AKUK:605

PEhiBELIAN

TANGGAl KETERANGAN POSTREF DEBIT KREDiT SALOO

1 Maret Saido Lanjutan $54,688,49

BUKU BESAR FEMBANTU UTANG

N0.AKUN:23 BUO'S SOIL PREP P060X34 SYARAT:2/10,30Hari

TANGGAL KETERANGAN DEBIT KREDIT SAIDO

N0.AKUN:24 OSTO FARMERS SUPPLY 45MAIN SYARATt2/10,30Hari

TANGGAL KETERANGAN DEBIT KREDIT SALDO

N0.AKUN:36 WHALERS FERnUZER ROUTE 34 SYAIUI:2/10,30Hari

TANGGAL KETERANGAN DEBIT KREDIT SALDO

NO.AKUN:38 I�MWHOLESALE 587L0NGV1EW SYARAT:2/10,30Hari

TANGGAL KETERANGAN DEBU KREDfT SALDO
54 Bagian Satu landasan Konsfptual Sfstem Informasi Akuniansi

SIA dalam Aksi Solusi

1. Manakah berikut ini yang BUKAN langkah dalam siklus pengolahan data?
► a. Pengumpulan data (Benar. Pengumpulan data adalah bagian input data sehingga
bukan merupakan langkah dalam siklus pengolahan data.)
b. Input data (Salah. Input data adalah Ungkah pertama ualam siklus pengolahan data.
Ini adalah langkah ketika data diambil, dikumpulkan, dan dimasukkan ke dalam
sistem.)
c. Penyimpanan data (Salah. Penyiinpanan data adalah siklus pengolahan data ketika
data disimpan untuk digunakan di masa depan oleh perusahaan.)
d. Pengolahan data (Salah. Pengolahan data adalah langkah siklus pengolahan data
pada saal data yang tersimpan diperbarui dengan mpuf data terbaru.)
2. Semua informasi (nama, IPK, jurusaii, dll.) mengenai mahasiswa tertentu disimpan
yang
dalam..... sama.
a. file (Salah. File didesain u n t u k me m a s u k ka n berbagai informasi men genai
mahasiswa.)
� b. record (Benar. Ri;cord sebaiknya meliputi semua informasi yang disimpan oleh
sistem mengenai entitas khusus, seperti mahasiswa.)
c. atribut (Salah. Airibut adalah penjelas atau karakteristik entitas—dalam contoh
ini, jurusan mahasiswo bukanlah atribut.)
d. field (Salah. Field merepresentasikan ruang penyimpanan data—dalam contoh ini,
mahasiswa akuntansi akan menyimpan "Akuntansi" dalam field jurusan.)
3. Manakah berikut ini yang bcrisi nilai total semua persediaan yang dimiliki oleh
organisasi?
a. Dokumen su mber (Salah. D o ku me n sumber berisi data mengenai kejadian atau
transaksi tertentu.)
► b. Baku besar (Benar. Buku besar men)ampan ringkasan informasi atas persediaan
dan tiap-tiap akun buku besar lainnya.)
c. Anggaran kas (Salah. Anggaran kas memberikan informasi hanya pada arus kas
masuk dan keluar yang diproyeksikan.)
4. Manakah berikut ini yang paling mungkin menjadi akun kontrol buku besar?
► a. Piutang (Benar. Piutang um u mn ya terdiri atas banyak akun pelanggan individual
yang disi mp an dala m b u k u besar p e mb a n t u. Total s e mua a ku n pelanggan
individual dalam buku besar pembantu disimpan dalam akun kontrol piutang di
buku besar.)
b. Kas kecil (Salah. Kas kecil hanya terdiri satu akun.)
c. Sewa dibayar di muka (Salah. Buku besar pembantu berisi berbagai akun sewa
dibayar di muka yang biasanya tidak diperlukan.)
d. Laba ditahan (Salah. Laba ditahan u mu mn ya hanya terdiri atas satu akun.)
5. Manakah berikut ini yang me r up a kan do ku me n yang paling mu n gki n digunakan
dalam siklus pengeluaran?
a. Pesanan penjualan (Salah. Pesanan penjualan adalah dokumen siklus pendapatan
yang mengambil informasi mengenai pesanan pelanggan.)
b. Me mo kredit (Salah. M e mo kredit adalah do ku me n siklus p end ap at an yang

digunakan u ntu k memberikan kredit ke pelanggan terkait barang yang rusak atau
dikembalikan.)
 Bab 2 finj�uan Pemrosesan Iran�aksi dan Sisiem Enierprtse Resource Pianning

► c. Laporan penerimaan (Benar. Laporaii peneri maan adalah dokumen siklus

pengeluaran yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang dari pemasok.
Perusahaan membayar pemasok mereka berdasarkan pada barang yang diterima
dan dicatat pada laporan penerimaan.)
d. Kartu jam kerja (Salah. Kartu jam kerja adalah dokumen siklus produksi yang
digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan pada pekerjaan tertentu.)
6. Manakah berikut ini yang paling TIDAK mungkin untuk menjadi jurnal khusus?
a. Jurnal penjualan (Salah. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat sejumlah besar
Iransaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan banyak melakukan transaksi
penjualan.)
b. Jurnal penerimaan kas (Salah. Jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat
sejumlah besar transaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan memiliki
sejumlah besar penerimaan kas.)
► c. Jurnal asuransi dibayar di muka (Benar. Jurnal khusus yang digunakan untuk
mencatat sejumlah transaksi yang berulang, dan sebagian besar perusahaan hanya
memiliki sedikit transaksi asuransi dibayar di muka).
d. Jurnal pengeluaran kas (Salah. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat ocjumlah
besar transaksi yang berulang. Sebagian besar perusahaan memiliki sejumlah berar
pengeluaran kas.)
7. Bagaimana bagan akun memuat daftar akun buku besar?
a. Urutan alfabet (Salah. Akun buku besar u mu m tercantuni dalam urutan di mana
akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan dalam urutan alfabet.)
b. Urutan kronologis (Salah. Akun buku besar u mu m tcrcantum dalam urutan di
mana akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan dalam tanggal akun
dibuat.)
c. Urutan ukuran (Salah. Akun buku besar u mu m tercantuni dalam urutan di mana
akun tersebut muncul dalam laporan keuangan, bukan berdasarkan ukurannya.)
► d. Urutan di mana akun muncul dalam laporan keuangan (Benar.)
8. Manakah berikut ini yang BUKAN keuntungan sistem ERP?
a. Pengendalian akses yang lebih baik (Salah. Pengendalian akses yang lebih baik
merupakan salah catu keuntungan karena ERP dapat mengonsolidasikan berbagai
perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data tunggal.)
b. Standardisasi prosedur dan laporan (Salah. Stardardisasi prosedur dan laporan
adalah keuntungan karena prosedur dan laporan dapat distandardisasi antarunit
bisnis dan dalam merger dan akuisisi unit bisnis dapat mcnggantikan sistem yang
berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.)
c. Kemampuan memoiiitor yang meningkat (Salah. Kemampuan memonitor yang
meningkat adalah keuntungan karena manajemen memperoleh pandangan yang
lebih baik mengenai setiap area perusahaan yang memungkinkan manajemen
memonitor organisasi dengan lebih baik.)
► d. Kesederhanaan dan berkurangnya biaya (Benar. Sistem ERP cukup kompleks dan
memakan biaya; sistem ini tidak menawarkan keuntungan kesederhanaan dan
'
pengurangan biaya.)
9. Catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan
ke sistem sebagai input yang disebut...
► a. dokumen turnaround (Benar. Contohnya', tagihan utUitas dikirim ke pelanggan,
yang kemudian mengembaiikan tagihan dengan pembayaran.)
b. dokumen otomatisasi data sumber (Salah. Otomatisasi data sumber adalah
mengambil data input dalam ben�uk yang dapat dibaca mesin.)
S�ianSatu UndaunKonsei�SisteflilnfonnasiMuintaisi

c. dokumen sumber (Salah. Dokumen sumber mengumpulkan data mengenai

aktivitas bisnis.)
d. dokumen input eksternal (Salah. Dokumen-dokumen ini diambil dari sumber
ekstemal.)
10. Mencatat dan memproses informasi mengenai transaksi pada satu saat terjadinya
disebut sebagai...
a. pemrosesan batch (Salah. Pemrosesan batch melibatkan pemrosesan transaksi
dalam grup atau batch pada saat yang sama.)
► b. pemrosesan online, real-time (Benar. Pemrosesan online; real-time melibatkan
pemrosesan transaksi saat transaksi tersebut terjadi.)
c. pemrosesan transaksi yang diambil (Salah. Ini bukan metode pemrosesan transaksi
yang diakui.)
d. pemrosesan bagan akun (Salah. Bagan akun, walaupun umumnya sering diperbarui,
bukan merupakan metode pemrosesan transaksi.)