SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

Sistem Persediaan pada AUTO2000 Kediri Hasanudin

Nama Anggota Kelompok:

Desak Putu Pradnya Pratiwi (023001808073)
Regita Ardiah Pramesty (023001808072)

S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TRISAKTI
TAHUN 2018
 Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa sebab atas segala rahmat, karunia, serta
taufik dan hidayah-Nya, makalah mengenai “Sistem Persediaan pada AUTO2000
Kediri Hasanudin” ini dapat diselesaikan tepat waktu. Meskipun kami menyadari
masih banyak terdapat kesalahan didalamnya. Tidak lupa pula kami ucapkan terima
kasih kepada Bapak Rujito, SE., Ak., MM. yang telah membimbing dan
memberikan tugas ini.
Kami sangat berharap dengan adanya makalah ini dapat memberikan manfaat dan
edukasi mengenai sistem persediaan suatu perusahaan. Namun, tidak dapat
dipungkiri bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat banyak kesalahan
dan kekurangan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca
untuk kemudian makalah kami ini dapat kami perbaiki dan menjadi lebih baik lagi.
Kami juga yakin bahwa makalah kami jauh dari kata sempurna dan masih
membutuhkan kritik serta saran dari pembaca, untuk menjadikan makalah ini lebih
baik ke depannya.

Jakarta, 27 November 2018

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Persaingan di dunia bisnis pada era globalisasi ekonomi yang terjadi
saat ini menuntut perusahaan untuk beroperasi secara efektif agar mendapatkan
hasil yang maksimal. Peranan teknologi informasi menjadi semakin penting
dalam dunia bisnis karena dapat mendukung kinerja perusahaan dan dapat
menyediakan informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
pengambilan keputusan-keputusan terkait kegiatan usaha perusahaan.
Salah satu kunci agar perusahaan dapat beroperasi secara efektif adalah
dengan pengelolaan persediaan yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
tercapai. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu sistem yang menjamin
perusahaan dari tindakan manipulasi disengaja maupun kesalahan pencatatan
yang tidak disengaja. Menurut Azhar Susanto (2008:72) sistem informasi
akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub sistem atau
komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja
sama satu sama lain secara harmonis untuk mengelola data transaksi yang
berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi akuntansi. Sistem
informasi akuntansi yang baik didukung oleh prosedur yang baik. Menurut
Mulyadi (2017) prosedur yang baik harus terdiri dari dokumen yang
digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, dan fungsi yang terkait.
PT. Astra Internasional Tbk. (AUTO 2000) Kantor Cabang Kediri
Hasanuddin adalah salah satu perusahaan bergerak di bidang otomotif yang
selalu memberikan kepuasan kepada pelanggan melalui pelayanan servis
kendaraan toyota. Oleh sebab itu perusahaan harus selalu memberikan
pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dan hal ini juga harus diimbangi
dengan persediaan bahan yang tersedia di gudang agar tidak ada kendala saat
melakukan servis kendaraan pelanggan.
Sistem persediaan bahan pada PT. Astra Internasional Tbk. (AUTO
2000) Kantor Cabang Kediri Hasanuddin terdiri dari tahap pencatatan servis
dan kendala-kendala yang dialami oleh pelanggan. Selanjutnya mekanik
 mengambil data yang telah dibuat tersebut dan di bawa ke bagian administrasi
gudang bahan, lalu bagian administrasi gudang bahan akan mencetak bukti
pengeluaran bahan (OPB) Order Pembelian Bahan dan langsung menyiapkan
bahan yang diperlukan. Bagian administrasi gudang bahan juga harus selalu
memeriksa stok bahan yang tersisa digudang agar selalu tersedia. Perusahaan
juga selalu memberikan pelatihan pada karyawannya agar dapat meningkatkan
kualitas dan mutu dari perusahaan.
PT. Astra Internasional Tbk.-Toyota Kediri Hasanudin atau yang lebih
dikenal dengan AUTO2000 Kediri Hasanudin menyediakan partshop yang
merupakan gudang suku cadang yang menyediakan segala jenis suku cadang
yang dibutuhkan dalam melakukan servis kendaraan pelanggan.
Partshop ini memiliki berbagai jenis persediaaan suku cadang dan
mempunyai akitivitas permintaan dan pengeluaran suku cadang yang
dilakukan setiap hari dalam memenuhi kebutuhan servis. Aktivitas keluar
masuk barang dengan jumlah yang banyak tersebut memerlukan sistem
persediaan dengan prosedur yang baik untuk menghindari terjadinya kesalahan
pencatatan dan penyelewengan dalam menjalankan tugas.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memilih untuk membuat
paper berjudulkan “Sistem Persediaan pada AUTO2000 Kediri Hasanudin”

1.2 Tujuan Penulisan

Berdasarkan latar belakang diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah
untuk mengetahui sistem persediaan suku cadang yang dilakukan oleh
AUTO2000 Kediri Hasanudin dengan mengidentifikasi dokumen terkait
beserta prosedur penerimaan dan pengeluaran suku cadang yang dilakukan saat
melakukan servis kendaraan pelanggan. Identifikasi terhadap dokumen dan
prosedur tersebut dilakukan untuk membuktikan AUTO2000 Kediri
Hasanudin sudah menerapkan sistem persediaan suku cadang dengan tepat,
yaitu kesesuaian jumlah barang yang diterima di gudang dengan jumlah barang
yang ke luar dari gudang.
 BAB II
DASAR TEORI

2.1 Pengertian Sistem dan Prosedur

Berikut ini merupаkаn beberаpа definisi mengenаi sistem dаn prosedur
menurut beberаpа аhli, diаntаrаnyа аdаlаh sebаgаi berikut:
a. Sistem
- Menurut Widjаjаnto (2001:1) sistem merupаkаn sesuаtu yаng memiliki
bаgiаn-bаgiаn yаng sаling berinterаksi untuk mencаpаi tujuаn tertentu
dаn hаrus memiliki tigа unsur yаitu input, proses, dаn output.
- Menurut Mаrom (2002:1) sistem merupakan suаtu jаringаn dаri
prosedur-prosedur yаng disusun dаlаm rаngkаiаn menyeluruh untuk
melаksаnаkаn suаtu kegiаtаn аtаu fungsi utаmа dаri perusаhааn.
- Menurut Hаll (2001:5) sistem аdаlаh kelompok dаri duа аtаu lebih
komponen аtаu sub sistem yаng sаling berhubungаn yаng berfungsi
dengаn tujuаn yаng sаma.
- Menurut Romney dаn Steinbаrt (2004:2) sistem аdаlаh rаngkаiаn dаri
duа аtаu lebih komponen-komponen yаng sаling berhubungаn, yаng
berinterаksi untuk mencаpаi suаtu tujuаn.
- Menurut Simаmorа (2000:176) sistem аdаlаh seperаngkаt perаturаn dаn
prosedur yаng dirаncаng untuk memаstikаn bаhwа tugаs tertentu
dilаksаnаkаn dаlаm suаtu cаrа yаng sudаh ditetаpkаn sebelumnyа.
b. Prosedur
- Menurut Mulyаdi (2008:5) prosedur merupаkаn suаtu urutаn kegiаtаn
klerikаl yаng melibаtkаn beberаpа orаng dаlаm sаtu depаrtemen аtаu
lebih, yаng dibuаt untuk menjаmin penаngаnаn secаrа serаgаm terhаdаp
trаnsаksi perusаhааn yаng terjаdi secаrа berulаng-ulаng.
- Menurut Bаridwаn (2012:3) prosedur аdаlаh suаtu urut-urutаn pekerjааn
klerikal, yаng biаsаnyа melibаtkаn beberаpа orаng dаlаm sаtu bаgiаn
аtаu lebih, disusun untuk menjаmin аdаnyа perlаkuаn yаng serаgаm
terhаdаp trаnsаksi-trаnsаksi perusаhааn yаng sering terjаdi.
 Berdаsаrkаn berbаgаi mаcаm definisi mengenаi sistem dаn prosedur
dаri beberаpа аhli diаtаs, mаkа dаpаt disimpulkаn bаhwа sistem berkаitаn
dengаn prosedur, dimаnа sistem itu merupаkаn sebuаh rаngkаiаn dаri
prosedur-prosedur yаng sаling berinterаksi dаn sаling ketergаntungаn
аntаrа sаtu sаmа lаin untuk mencаpаi suаtu tujuаn tertentu. Sedаngkаn
prosedur merupаkаn sebuаh urutаn kegiаtаn yаng klerikаl yаng disusun
untuk mendukung kegiаtаn dаlаm perusаhааn yаng terjаdi secаrа berulаng-
ulаng.

2.2 Pengertian Persediaan

Menurut Hаndoko (2011:333) persediааn (inventory) аdаlаh suаtu
istilаh umum yаng menunjukkаn segаlа sesuаtu аtаu sumber dаyа-sumber dаyа
orgаnisаsi yаng disimpаn dаlаm аntisipаsinyа terhаdаp pemenuhаn
permintааn.
Persediааn аdаlаh bаhаn аtаu bаrаng yаng disimpаn yаng аkаn
digunаkаn untuk memenuhi tujuаn tertentu, misаlnyа untuk digunаkаn dаlаm
proses produksi аtаu perаkitаn, untuk dijuаl kembаli, аtаu untuk suku cаdаng
dаri perаlаtаn аtаu mesin. Persediааn dаpаt berupа bаhаn mentаh, bаhаn
pembаntu, bаrаng dаlаm proses, bаrаng jаdi аtаupun suku cаdаng.
Sebаgаi sаlаh sаtu аset penting dаlаm perusаhааn kаrenа biаsаnyа
mempunyаi nilаi yаng cukup besаr sertа mempunyаi pengаruh terhаdаp besаr
kecilnyа biаyа operаsi perencаnааn dаn pengendаliаn persediааn merupаkаn
sаlаh sаtu kegiаtаn penting untuk mendаpаt perhаtiаn khusus dаri mаnаjemen
perusаhааn.
Persediааn merupаkаn suаtu аktivа yаng penting dаlаm proses operаsi
perusаhааn dаgаng. Jumlаh persediааn sаngаt mempengаruhi kinerjа operаsi
perusаhааn, kаrenа jumlаh persediааn yаng terlаlu rendаh membuаt
perusаhааn tidаk dаpаt memenuhi permintааn konsumen, sebаliknyа jumlаh
persediааn yаng telаlu tinggi dаpаt menghаmbаt kegiаtаn perusаhааn kаrenа
sebаgiаn besаr dаnа perusаhааn tertаnаm di persediааn dаn tidаk dаpаt
diputаrkаn lаgi. Oleh sebаb itu, persediааn sebаiknyа ditetаpkаn dаlаm jumlаh
 yаng optimаl, tidаk terlаlu rendаh dаn tidаk terlаlu tinggi sebаb jumlаh
perdiааn dаpаt mempengаruhi tingkаt keuntungаn yаng diperoleh perusаhааn.

2.3 Sistem Pengendalian Internal

Pengendаliаn Internаl meliputi rencаnа orgаnisаsi dаn metode sertа
kebijаksаnааn yаng terkoordinir dаlаm suаtu perusаhааn untuk mengаmаnkаn
hаrtа kekаyааn, menguji ketepаtаn dаn sаmpаi berаpа jаuh dаtа аkuntаnsi
dаpаt dipercаyаi, menggаlаkkаn efisiensi usаhа dаn dаpаt mendorong
ditааtinyа kebijаksаnааn pimpinаn yаng telаh digаris bаwаhi (Zаki, 1998:97).
Menurut Mulyаdi (2008:164) Unsur-unsur pokok dаlаm sistem
pengendаliаn internal аdаlаh sebаgаi berikut:
a. Struktur orgаnisаsi;
b. Sistem wewenаng dаn prosedur pencаtаtаn;
c. Prаktik yаng sehаt;
d. Kаryаwаn yаng mutunyа sesuаi dengаntаnggung jаwаb.

2.4 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan

1. Dokumen
Menurut Mulyаdi (2008:576) dokumen yаng digunаkаn untuk
merekаm, meringkаs, dаn membukukаn hаsil penghitungаn fisik persediааn
аdаlаh:
a. Kаrtu penghitungаn fisik
Kаrtu perhitungаn fisik yаitu dokumen yаng digunаkаn untuk
merekаm hаsil penghitungаn fisik persediааn. Setiаp jenis persediааn
dihitung duа kаli secаrа independen oleh fungsi penghitung dаn
pengecek.
b. Dаftаr hаsil penghitungаn fisik persediааn
Dаftаr hаsil penghitungаn fisik persediааn yаitu dokumen yаng
digunаkаn untuk meringkаs dаtа-dаtа yаng sudаh direkаm. Dаftаr hаsil
penghitungаn fisik yаng telаh selesai diproses ditаndаtаngаni oleh ketuа
penghitungаn fisik dаn selаnjutnyа diotorisаsi oleh direktur utаmа.
Dokumen ini digunаkаn jugа untuk memnintа pertаnggungjаwаbаn dаri
 bаgiаn gudаng mengenаi pelаksаnааn fungsi penyimpаnаn bаrаng dаn
pertаnggunggjаwаbаn dаri bаgiаn kаrtu persediааn mengenаi keаndаlаn
аtаu keаkurаtаn penyelenggаrааn cаtаtаn аkuntаnsi persediааn.
c. Bukti memoriаl
Bukti memoriаl merupаkаn suаtu dokumen yаng digunаkаn
sebаgаi sumber untuk membukukаn penyesuаiаn rekening persediааn
sebаgаi аkibаt dаri hаsil penghitungаn fisik ke dаlаm jurnаl umum.
2. Fungsi
Fungsi yаng dibentuk untuk melаksаnаkаn penghitungаn fisik
persediааn umumnyа bersifаt sementаrа, yаng biаsаnyа berbentuk komite,
yаng аnggotаnyа dipilihkаn dаri kаryаwаn yаng tidаk menyelenggаrаkаn
cаtаtаn аkuntаnsi persediааn dаn tidаk melаksаnаkаn fungsi gudаng.
Fungsi yаng terkаit dengаn sistem penghitungаn fisik persediааn
menurut Mulyаdi (2008:579) аdаlаh:
a. Pаnitiа penghitungаn fisik persediааn
Pаnitiа ini berfungsi untuk melаksаnаkаn penghitungаn fisik persediааn
dаn menyerаhkаn hаsil penghitungаn tersebut kepаdа bаgiаn kаrtu
persediааn untuk digunаkаn sаbаgаi dаsаr penyesuаiаn terhаdаp cаtаtаn
persediааn dаlаm kаrtu persediааn.
b. Fungsi аkuntаnsi
Fungsi ini bertаnggung jаwаb untuk mencаntumkаn hаrgа pokok sаtuаn
persediааn yаng dihitung ke dаlаm dаftаr hаsil penghitungаn fisik,
mengаlikаn kuаntitаs dаn hаrgа pokok per sаtuаn yаng tercаntum dаlаm
hаsil penghitungаn fisik, mencаntumkаn hаrgа pokok totаl dаlаm dаftаr
hаsil penghitungаn fisik, melаkukаn penyesuаiаn terhаdаp kаrtu
persediааn berdаsаr dаtа hаsil penghitungаn fisik persediааn, membuаt
bukti memoriаl untuk mencаtаt penyesuаiаn dаtа persediаа dаlаm jurnаl
umum berdаsаrkаn hаsil penghitungаn fisik persediааn.
c. Fungsi gudаng
Fungsi ini bertаnggung jаwаb untuk melаkukаn penyesuаiаn dаtа
kuаntitаs persediааn yаng dicаtаt dаlаm kаrtu gudаng berdаsаrkаn hаsil
penghitungаn fisik persediааn.
3. Jаringаn Prosedur yаng Membentuk Sistem
Menurut Mulyаdi (2008:580) jаringаn prosedur yаng membentuk
sistem penghitungаn fisik persediааn аdаlаh:
a. Prosedur penghitungаn fisik
Prosedur penghitungаn fisik jenis persediааn di gudаng dihitung oleh
fungsi penghitung dаn pengecek secаrа independen, selаnjutnyа hаsil
dаri penghitungаn fisik dicаtаt dаlаm kаrtu penghitungаn fisik.
b. Prosedur kompilаsi
Pada prosedur kompilasi, yaitu dаtа yаng diperoleh tersebut аkаn
dibаndingkаn аntаrа yаng tercаntum pаdа bаgiаn 2 dаn 3 kаrtu
persediаan.
c. Prosedur penentuаn hаrgа pokok persediааn
Pada prosedur penentuаn hаrgа pokok persediааn, bаgiаn kаrtu
persediааn menghitung hаrgа pokok persаtuаn untuk mendаpаtkаn totаl
hаrgа pokok persediааn berdаsarkаn informаsi.
d. Prosedur penyesuaian (adjustment)
Prosedur yаng terаkhir аdаlаh melаkukаn penyesuаiаn, penyesuаiаn
dilаkukаn oleh bаgiаn kаrtu persediааn berdаsаrkаn dаtа hаsil
pengitungаn fisik persediааn dаn begitu jugа bаgiаn gudаng melаkukаn
penyesuаiаn аtаs dаtа kuаntitаs persediааn yаng sudаh tercаtаt.
 BAB III
FAKTA PERUSAHAAN

3.1 Sejarah PT Astra International

PT. Astra International Incorporation (All) pertama kali didirikan pada
tanggal 20 Februari 1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia
Kiang Liong), dan E. Hariaman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam
bidang usaha ekspor-impor hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk
PKA (sekarang PJKA), serta bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA
Jatiluhur.
Pada tahun 1965 PT. Astra International mendirikan bangunan baru di
Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor cabang.
Pada masa itu PT. Astra International bergerak dalam bidang impor alat-alat
berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah
Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda
empat, maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor. Pada
tanggal 1 Juli 1969 PT. Astra International Incorporation (AII) mendapatkan
pengakuan resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal
kendaraan bermotor merek “Toyota” untuk seluruh wilayah Indonesia. Sebagai
kelanjutan dari pengakuan tersebut pada pertengahan tahun 1970
PT. Astra International Incorporation (AII) membentuk divisi baru
dalam perusahaan yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan
bermerk Toyota dengan nama “Toyota Division”. Melihat perkembangan
pemasaran kendaraan merk Toyota maju pesat di Indonesia, maka Toyota
Motor Sales Co. Ltd Jepang berminat menangani distribusi dan pemasaran
kendaraan bermerk Toyota guna meningkatkan pelayanan kepada para peminat
kendaraan merk Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota. Maka pada
akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra
Motor (TAM) yang merupakan patungan antara Toyota Motor Sales Co. Ltd
Jepang dengan PT. Astra International Incorporated dan PT. Gaya Motor dari
pihak Indonesia. Saat itu PT. Gaya Motor adalah perusahaan yang bergerak
dibidang perakitan (assembling) kendaraan bermotor dari berbagai jenis dan
merk. Setelah PT. Toyota Astra Motor berdiri maka status agen tunggal
kendaraan merk Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia dialihkan dari PT.
Astra International Incorporated kepada PT. Toyota Astra Motor.
Dengan semakin berkembangnya pemasarannya mobil merk Toyota,
dan agar pengelola pemasaran mobil Toyota di Indonesia dapat lebih efisien
dan efektif, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales
(AMS) berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No. 195 tanggal 30 Juli
1975 dan No. 52 tanggal 10 Oktober 1975. Sebelumnya untuk penjualan mobil
Toyota dilakukan oleh satu divisi dari PT. Astra International yaitu Motor
Vehicle Division. Pada tahun 1989, PT. Astra Motor Sales bergabung dan
menjadi divisi penjualan dari PT. Astra International. Kegiatan utama PT.
Astra International adalah menjual mobil merek Toyota, menjual sahamnya
pada masyarakat (go public) dengan nilai nominal yang tidak terlalu tinggi.
Pada saat go public, nama PT. Astra International diubah menjadi PT.
Astra International Toyota Division. Pada tanggal 8 Agustus 1995 menurut
Akte Notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya, SH No.2, PT. Astra International
Toyota Division berubah menjadi PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales
Operation yang bertempat di Jl. Dr. Djunjunan 192 Bandung. Maka pada
tanggal 4 Maret 1996 diresmikan PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales
Operation cabang Pasteur Bandung oleh Chief Executive AUTO 2000 Yap
Tjay Soen. Dalam upaya memenuhi kebutuhan pelanggan akan kendaraan
bermotor merek Toyota, PT. Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation
juga melakukan bantuan pengelolaan atas PT. Serasi Autoraya (Toyota Rent
AUTO 2000 Car/Trac) yang menangani jasa penyewaan mobil merk Toyota
dan PT. Arya Kharisma (Mobil 88) yang melayani penjualan mobil bekas
merek Toyota. Kedua perusahaan ini termasuk dalam AUTO 2000 Group.
Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT. Astra International, Tbk.
Toyota Sales Operation mencakup Sumatera (kecuali Jambi, Riau, dan
Bengkulu), Jawa (kecuali Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta), Bali, NTB, dan
NTT.
3.2 Sejarah AUTO2000
Saat ini AUTO 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia,
yang menguasai antara 70-80% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas
bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang
menjadi agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. AUTO 2000 adalah
dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota lain.
AUTO 2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan
yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota.
Dengan slogan “Urusan Toyota jadi mudah!”AUTO 2000 selalu mencoba
menjadi yang terdepan dalam pelayanan. Produk-produk AUTO 2000 yang
inovatif seperti THS (Toyota Home Service), Express Maintenance (service
berkala hanya dalam satu jam) dan Express Body Paint (perbaikan body 3 panel
dalam 8 jam saja) Booking Service mencerminkan perhatian AUTO 2000 yang
tinggi kepada pelanggannya.
AUTO 2000 memiliki cabang yang terbesar di seluruh Indonesia
(kecuali Sulawesi, Maluku, Irian, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan
D.I.Y). Selain cabang-cabang AUTO 2000 yang berjumlah 91 outlet cabang,
AUTO 2000 juga memiliki dealer yang terbesar di seluruh Indonesia (disebut
indirect), yang totalnya berjumlah 87 outlet dealer. Dengan demikian, terdapat
178 cabang yang
mewakili penjualan AUTO 2000 di seluruh Indonesia. 77 bengkel milik
AUTO 2000 merupakan yang terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Di
samping itu
AUTO 2000 juga memilki 596 Partshop yang menjamin keaslian suku
cadang produk Toyota.AUTO 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama
Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah menjadiAUTO 2000.
3.3 Gambaran Umum AUTO2000
Auto2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan
penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama
Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto2000
dengan manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Astra
International Tbk.
Saat ini Auto2000 adalah retailer Toyota terbesar di Indonesia, yang
menguasai sekitar 42% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya,
Auto2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal
Pemegang Merek (ATPM) Toyota, yang menjadikan Auto2000 adalah salah
satu founder dealer resmi Toyota.
Auto2000 saat ini memiliki 110 outlet (terdiri dari 13 outlet V-hanya
melayani jual beli kendaraan, 81 outlet VSP-melayani jual beli & service
kendaraan, & 16 outlet VSPBP-melayani jual beli, service, perbaikan &
pengecatan bodi kendaraan). Kedepannya jumlah jaringan Auto2000 pun akan
terus bertambah seiring dengan pertumbuhan bisnis, serta untuk memenuhi
kebutuhan seluruh pelanggan Toyota, serta memberi kemudahan bagi calon
pembeli Toyota.
Sesuai dengan slogan-nya “Urusan Toyota Lebih Mudah!”, Auto2000
senantiasa berupaya memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh
pelanggannya dalam membeli & memiliki kendaraan Toyota melalui:
1. Kemudahan dalam mencari informasi tentang Toyota di Auto2000 melalui
website, aplikasi mobile, & call center yang dapat diakses kapanpun &
dimanapun.
2. Kenyamanan bagi pelanggan dengan fasilitas outlet Auto2000 yang
modern, warm, & pressure free.
3. Kemudahan & kenyamanan transaksi dengan layanan one stop shopping
service Auto2000 yang bekerjasama dengan berbagai value chain.
4. Kemudahan dalam mendapatkan kendaraan sesuai kesepakatan, tepat
waktu, dan melampaui harapan pelanggan.
 5. Kemudahan mendapatkan jasa layanan after sales service terbaik selama
kepemilikan kendaraan, dengan berbagai project penunjang yang inovatif
seperti:
a. Auto2000 Home Service (THS) – kemudahan service secara fleksibel
untuk menghargai kualitas waktu pelanggan;
b. Express Maintenance – kehandalan serta kecepatan perawatan
kendaraan & service berkala kurang dari 1 jam;
c. Express Body & Paint – kehandalan perbaikan body kendaraan 3 panel
dalam waktu 8 jam yang merupakan satu-satunya layanan yang sudah
tersertifikasi oleh Toyota di wilayah Asia Tenggara;
d. Booking Service – kemudahan pemesanan untuk memastikan
pengerjaan perawatan kendaraan yang berkualitas;
e. Maintenance Reminder System – layanan atau jasa pengingat bagi
pelanggan dalam melakukan pengecekan, perawatan, serta service
berkala untuk memastikan kualitas kendaraan Toyota tetap prima;
f. Serta berbagai produk inovatif lainnya yang akan senantiasa Auto2000
hadirkan bagi pelanggan.

3.4 Visi dan Misi

Di dalam menjalankan strategi bisnisnya, AUTO2000 mempunyai Visi
dan Misi sebagai berikut:
1. Visi AUTO2000
Menjadi dealer Toyota terbaik & terhandal di Indonesia, melalui proses
bisnis berkelas dunia.
2. Misi AUTO2000
a. Melayani pelanggan melalui pengalaman kepemilikan yang paling
memuaskan;
b. Menjadi kontributor terbaik untuk Toyota di seluruh kota & kabupaten;
c. Menciptakan tumbuh yang berkes magnetic bagi seluruh pemangku
kepentingan;
d. Senantiasa berkomitmen untuk menggambarkan bisnis sesuai kaidah
good corporate governance & corporate social responsibility.
3.5 Nilai-Nilai
1. MUDAH (Kemudahan): AUTO2000 memberikan berbagai kenyamanan
kepada pelanggan.
a. Kemudahan mendapatkan informasi, dengan menyediakan berbagai
sumber, mulai dari kantor cabang, pameran, situs web, telepon, hingga
call center dan lain-lain.
b. Kemudahan pembelian dengan menyediakan berbagai fasilitas
termasuk tukar tambah, proses kredit dan asuransi.
c. Kemudahan layanan purna jual dengan memberikan servis bengkel
yang lengkap dan terpadu.
2. PRIBADI (Pribadi): AUTO2000 melayani pelanggan secara pribadi.
Dengan membangun basis data pelanggan secara komprehensif,
AUTO2000 memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
3. HANDAL (Andal): AUTO2000 didukung oleh tim dan sistem yang handal:
a. Wiraniaga profesional.
b. Teknisi yang memiliki sertifikasi Toyota Internasional.
c. Sistem Teknologi Informasi yang handal, dapat digunakan secara
online oleh bengkel-bengkel AUTO2000 di seluruh Indonesia.
d. Garansi atas perbaikan yang dilakukan.
3.6 Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan adalah salah satu aspek yang menunjang
keberhasilan suatu perusahaan karena dengan lokasi pemilihan perusahaan
yang efektif dan tepat dapat membantu proses operasional agar berjalan dengan
lancar. Tempat yang strategis juga akan memudahkan jangkauan masyarakat
sehingga secara tidak langsung mempengaruhi roda perekonomian perusahaan.
Terdapat 2 kantor cabang AUTO2000 di Kota Kediri, dan salah satunya
adalah AUTO2000 Kediri I Hasanudin yang beralamat di Jl. Hasanudin No.
2A Kediri, Jawa Timur. Berikut ini gambar kantor AUTO2000 Kediri I
Hasanudin dalam Gambar 2.1

Gambar 2.1 Kantor AUTO2000 Kediri I Hasanudin

3.7 Struktur Organisasi AUTO2000 Kediri Hasanudin

Gambar 2.2 Struktur Organisasi AUTO2000 Kediri I Hasanudin

 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran
suku cadang pada AUTO2000 Kediri I Hasanudin adalah sebagai berikut:
a. Purchase Order
Dokumen ini digunakan untuk membeli dan memesan suku cadang yang
dibutuhkan ke bagian gudang suku cadang pusat.
b. Delivery Note
Dokumen ini digunakan untuk memeriksa dan menyesuaikan suku cadang
yang diterima dan dikirim dari bagian gudang suku cadang pusat.
c. Shipping Document
Dokumen ini merupakan dokumen surat jalan barang dari kurir yang
diterima oleh bagian partman.
d. Surat Penerimaan Gudang
Dokumen ini digunakan untuk membuat penerimaan suku cadang untuk
dimasukan ke dalam stock gudang dari dokumen delivery note.
e. Perintah Kerja Bengkel (PKB)
Dokumen ini digunakan untuk mengerjakan kegiatan servis mobil pada
bagian mekanik dan dokumen ini digunakan untuk meminta barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan servis mobil pada bagian partman.
f. Bukti Pengeluaran Suku Cadang (BPSC)
Dokumen ini digunakan untuk mencatat suku cadang yang keluar pada
gudang suku cadang.

4.2 Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi dalam prosedur permintaan dan pengeluaran suku
cadang pada AUTO2000 Kediri I Hasanudin adalah Stock Opname Bulanan.
Catatan ini digunakan untuk mengecek jumlah persediaan suku cadang yang
ada di gudang dengan catatan yang ada dalam aplikasi atau komputer.
4.3 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam prosedur permintaan dan pengeluaran suku
cadang pada AUTO2000 Kediri I Hasanudin adalah sebagai berikut:
a. Service instructor
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
1. Mengembangkan technical skill dari mekanik, foreman dan Service
Advisor melalui pelaksanaan training di bengkel sesuai dengan
perencanaan dan kebutuhan yang ada untuk meningkatkan mutu
pelayanan bengkel.
2. Menganalisa dan Mengontrol kebutuhan equipment, tools, dan SST
3. Membantu personel bengkel dalam menangani masalah di bengkel
4. Menganalisa pekerjaan Job Return
5. Membantu kepala bengkel dalam hal EHS
6. Menghitung insentif man power bengkel
b. Fungsi Service Advisor
Fungsi ini bertanggung jawab atas keluhan kendaraan dari pelanggan,
membuat PKB untuk kegiatan perbaikan mobil dan bertanggung jawab atas
pengeluaran persediaan suku cadang yang dibutuhkan dalam kegiatan
servis.
c. Fungsi Foreman
Fungsi ini bertugas mengecek kendaraan yang sudah selesai dikerjakan oleh
mekanik meliputi mengecek suku cadang yang sudah dipasang oleh
mekanik.
d. Fungsi Pembagi Tugas Mekanik (PTM)
Fungsi PTM yaitu memilih atau membagi tugas mekanik untuk melakukan
pengerjaan sesuai kemampuan mekanik berdasarkan PKB.
e. Fungsi mekanik
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemakaian atau pemasangan suku cadang
yang sesuai PKB dan BPSC yang diberikan oleh partman untuk kegiatan
servis mobil.
 f. Fungsi partman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memesan barang suku cadang yang
dibutuhkan ke bagian gudang suku cudang pusat, menerima barang suku
cadang dari gudang suku cadang pusat, membuat laporan surat penerimaan
gudang, dan mengeluarkan suku cadang gudang yang dibutuhkan mekanik
pada kegiatan servis mobil.
g. Fungsi administrasi service.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembuatan
dokumen billing service yang berisi biaya jasa servis dan biaya suku cadang
yang bersumber dari dokumen PKB dan BPSC yang diterima dari bagian
service advisor.
h. Fungsi kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembuatan
kuitansi service yang bersumber dari dokumen billing service yang diterima
dari bagian administrasi service, memberikan kuitansi service ke pelanggan
untuk melakukan pembayaran biaya servis dan menerima pembayaran
servis dari pelanggan.

4.4 Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Suku Cadang

Berikut ini merupakan sistem kerja penerimaan suku cadang pada
AUTO2000 Kediri I Hasanudin:
1. Membuat Purchase Order untuk suku cadang yang dibutuhkan melalui
aplikasi TDMS (Toyota Database Management System) yang diterima
langsung oleh gudang suku cadang pusat.
2. Penerimaan suku cadang, Delivery Note dan Shipping Document sebanyak
dua rangkap, melakukan pengecekan barang yang diterima, dan
memberikan stempel serta menandatangani shipping document atas barang
yang diterima. Shipping Document yang asli disimpan sebagai tanda bukti
penerimaan barang dan tembusannya dikembalikan ke kurir.
3. Memeriksa suku cadang yang diterima dari gudang suku cadang pusat pada
Delivery Note.
4. Membuat surat penerimaan gudang pada aplikasi TDMS (Toyota Database
Management System) sesuai dengan otorisasi penerimaan gudang.

Tabel In Out Sparepart Periode th 2017

Auto 2000 Kediri Hasanuddin
Berdasarkan Itemnya
BULAN DITERIMA TERJUAL
Januari 7546 6528
Februari 7848 6892
Maret 8830 7143
April 7602 6697
Mei 9233 7701
Juni 9174 8254
Juli 9194 7201
Agustus 7903 6646
September 7099 5838
Oktober 8229 6939
November 7912 6317
Desember 7802 6842
 Prosedur permintaan suku cadang

Partman

Mulai 1

DN
Membuat PO Dikirim ke
pemasok 2
Diberikan Bersama
ke kurir barang
SD 1

Memeriksa
Brang T

Buat SPG dengan

otorisasi
penerimaan
barang

Selesai
 Sedangkan sistem kerja pengeluaran suku cadang pada AUTO2000 Kediri
Hasanudin adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan melakukan servis kendaraan.
2. Service advisor melakukan estimasi perbaikan kendaraan untuk
mengetahui suku cadang yang dibutuhkan dan membuat PKB untuk
diberikan kepada mekanik untuk melakukan servis dan mengambil
suku cadang yang dibutuhkan untuk servis.
3. Mekanik menerima PKB dari service advisor untuk melakukan servis
dan mengambil suku cadang ke bagian partman.
4. Partman menerima PKB dari mekanik, mengecek request PKB,
membuat BPSC dua rangkap, dan menyiapkan suku cadang yang
dibutuhkan. Dokumen BPSC yang asli diarsipkan dan dokumen
tembusannya beserta PKB dan suku cadang diberikan kepada bagian
mekanik.
5. Mekanik menerima BPSC, PKB, dan suku cadang dari partman,
melakukan servis mobil dan menganti suku cadang, serta memberikan
BPSC dan PKB kepada service advisor bahwa kendaraan telah selesai
di servis.
6. Service advisor menerima BPSC dan PKB dari mekanik untuk
mengecek suku cadang yang telah diganti, melakukan cek kendaraan
yang telah selesai di servis sebelum diberikan kepada pelanggan, serta
memberikan BPSC dan PKB kepada bagian administrasi.
7. Administrasi service menerima BPSC dan PKB dari service advisor,
melakukan arsip dokumen BPSC dan PKB, membuat dokumen billing
service 3 rangkap dari dokumen BPSC dan PKB. Dokumen billing
service yang asli diberikan kepada pelanggan, tembusan ke-2 diberikan
kepada kasir dan tembusan ke-3 diarsipkan.
8. Pelanggan menerima dokumen billing service dari bagian administrasi
service, kemudian memberikan dokumen billing service dan membayar
biaya billing service ke bagian kasir.
9. Kasir menerima dokumen billing service dari bagian administrasi
service, menerima dokumen billing service dan menerima uang tunai
 untuk pembayaran billing service dari pelanggan, menyocokan billing
service dari administrasi service dan dari pelanggan, serta membuat
dokumen kuitansi service 3 rangkap dari dokumen billing service.
Dokumen kuitansi service yang asli diberikan kepada pelanggan,
tembusan ke-2 diarsipkan dan tembusan ke-3 diberikan kepada
administrasi service.
10. Administrasi service menerima dokumen kuitansi service dari bagian
kasir dan kemudian diarispkan.
11. Pelanggan menerima dokumen billing service dan kuitansi service dari
bagian kasir.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Setelah menjelaskan prosedur permintaan dan pengeluaran suku cadang pada
Auto 2000 Kediri Hasanuddin yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya,
maka penulis menarik kesimpulan bahwa prosedur permintaan dan
pengeluaran suku cadang pada Auto 2000 Kediri Hasanuddin yang sudah
dilakukan telah berjalan sesuai dengan sistem akuntansi persediaan. Hal
tersebut dapat dilihat dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, fungsi yang
terkait, unsur pengendalian internal dan prosedur permintaan dan pengeluaran
suku cadang pada Auto 2000 Kediri Hasanuddin.

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan, maka penulis memberikan saran
kepada Auto 2000 Kediri Hasanuddin untuk mempertahankan prosedur
permintaan dan pengeluaran suku cadang yang ada di Auto 2000
 Partman Administrasi Service Kasir

3 6 9 8

BS 2
PKB PKB BS
Uang
2 Tunai
BPSC

Cek
request Membuat
PKB BS Menyocokan
BS dan
menerima
3 uang tunai
Membuat 2
T
BPSC 1
BS
Membuat
KS
Menyiapkan
8
dan
menyerahkan 7
suku cadang Bersama 3 11
barang 2
1
11 KS

2
T
1
3
BPSC KS 10

T T
 Prosedur pengeluaran suku cadang

Customer Service Advisor Mekanik

Mulai 10 5 2
1

Pelanggan PKB Mengambil

KS Estimasi PKB
melakukan barang
service perbaikan
BS mobil 2
kendaraan BPSC

Membuat Cek
1 Selesai
PKB service

4
7
BS 6

PKB
BS 2
2 BPSC

Membayar Melakukan
uang BS 9 service

Uang 5
Tunai