BAB 1

PENGENALAN PENTADBIRAN
PERSONALIA

OBJEKTIF BAB

Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Membincangkan sejarah perkembangan pentadbiran personelia.
2. Menjelaskan aspek-aspek berkaitan pentadbiran personelia.
3. Menghuraikan kepentingan pentadbiran personelia dalam
organisasi.

1.1 DEFINISI PENTADBIRAN PERSONALIA

Pentadbiran personelia adalah sebahagian daripada fungsi dalam

pengurusan organisasi awam mahupun swasta. Sebarang perubahan
dasar atau polisi kerajaan samada dari segi politik, ekonomi atau sosial
dalam pengurusan awam akan memberi kesan kepada pentadbiran
personelia. Penggunaan perkataan ‘personelia’ di sini membawa maksud
tenaga kerja atau kakitangan yang bekerja di dalam sesuatu organisasi.
Maka pentadbiran personelia bermaksud bagaimana untuk mentadbir
pekerja dalam organisasi dengan efisien dan efektif. Pentadbiran
pesonelia juga merupakan fungsi pengurusan yang menitikberatkan
bagaimana cara yang paling berkesan untuk mendapatkan dan
mengekalkan tenaga kerja seperti yang diperlukan ke arah pencapaian
matlamat organisasi tersebut (Novit, 1979). Pentadbiran personelia dalam
sektor awam termasuklah pengrekrutan pekerja, induksi, latihan dan
penyimpanan rekod-rekod berkaitan pekerja.

Kemahiran mentadbir dan menguruskan kakitangan dalam organisasi

amat diperlukan kerana sumber manusia adalah asset yang paling penting
dalam sesuatu organisasi. Peredaran masa, kewujudan teknologi-
teknologi canggih dan terkini sahaja tidak mampu untuk mengendalikan
organisasi dengan berkesan tanpa dikemudikan oleh tenaga kerja dari
sumber manusia, terutamanya dari segi perancangan dan pembuatan
keputusan. Teknologi hanya bertindak sebagai pemudahcara dan
mungkin membantu dalam peningkatan produktiviti tetapi tenaga
manusia boleh melakukan pelbagai kerja lagi seperti mengurus dan
berinteraksi dengan pekerja lain dan juga pelanggan. Jarang sekali kita
dengar organisasi yang beroperasi tanpa sumber tenaga manusia.

1
Ini kerana pengurusan sesuatu oganisasi adalah terdedah kepada
pengaruh-pengaruh dalaman dan luaran yang boleh memberi kesan
secara langsung atau tidak langsung kepada organisasi. Contohnya,
pengaruh dalaman seperti kepemimpinan, budaya organisasi, produk atau
servis yang dikeluarkan, corak kerja dan juga motivasi pekerja. Antara
contoh pengaruh luaran pula adalah seperti keadaan pasaran buruh
(penawaran dan permintaan), kestabilan ekonomi dan politik, persaingan,
teknologi dan sebagainya. Faktor-faktor ini banyak bergantung kepada
kecekapan dan penilaian manusia dalam mengendalikannya dengan baik.

Untuk pengetahuan para pelajar, pentadbiran personelia adalah salah satu

subset kepada Pengurusan Sumber Manusia. Sebenarnya, konsep
pengurusan sumber manusia merangkumi keseluruhan pengurusan
tenaga kerja tidak kira sektor awam atau swasta. Sekarang ini mungkin
pengurusan sumber manusia yang lebih dikenali atau diguna pakai. Ini
bukan hanya sekadar pertukaran istilah semata-mata tetapi ia meliputi
fokus yang lebih besar dalam aspek pengurusan tenaga kerja.

Pengurusan sumber manusia telah menjadi aktiviti penting dalam

pengurusan organisasi terutamanya dalam menjaga kepentingan pekerja
dan bukan sekadar pengrekrutan atau pembayaran gaji. Penekanan
diberikan ke arah latihan dan bimbingan serta perkembangan diri
seseorang pekerja. Pihak pengurusan semakin sedar tentang nilai pekerja
kepada organisasi dan keperluan menjaga kepuasan kerja setiap individu
dalam organisasi. Pekerja yang berasa berpuas hati dalam melakukan
kerjanya akan lebih cenderung untuk bekerja ke arah meningkatkan lagi
prestasi diri dan juga prestasi organisasi di mana dia bekerja.

Walaupun pengurusan sumber manusia lebih menyeluruh dan baik dari

segi penekanan kepada kebajikan pekerja, tidak semua organisasi dapat
melaksanakan segala fungsi pengurusan sumber manusia yang
diperlukan. Dengan sebab itu jugalah pentadbiran personelia masih
wujud dalam organisasi terutamanya dalam sektor awam. Pengurusan
awam masih menggunakan pendekatan pentadbiran personelia antara
lainnya kerana perbezaan corak pengurusan dan perbezaan objektif
dalam sektor awam dan swasta. Contohnya, pengurusan sektor awam
masih terikat dengan pendekatan birokrasi dalam hal-hal pentadbirannya
berbanding dengan sektor swasta.

Penggunaan birokrasi ini bukanlah sesuatu yang tidak baik malah

mungkin sesuai bagi memenuhi keperluan saiz sektor awam yang
mencecah hampir sejuta orang kakitangan. Dengan bilangan yang besar
begitu, banyak perkara berkaitan pekerja yang terpaksa diambil kira. Oleh
yang demikian, untuk sektor awam mengaplikasikan pengurusan sumber
manusia dengan sepenuhnya akan mengambil masa yang lebih lama
daripada organisasi-organisasi yang lain.
2
1.2 LATAR BELAKANG PERKEMBANGAN PENTADBIRAN
PERSONALIA

Sejarah perkembangan bagaimana bermulanya pentadbiran personelia

boleh dilihat pada tiga era, iaitu: Era Pendekatan Klasikal, Era
Pendekatan Hubungan Manusia, dan Era Pendekatan Kontemporari.

1.2.1 Era Pendekatan Klasikal (Sekitar Pertengahan Abad ke-19

Hingga Awal Abad ke-20)

Revolusi sistem ekonomi di negara-negara Barat atau lebih dikenali

dengan zaman Revolusi Industri pada sekitar 1880-an hingga 1920-an
telah menyaksikan bermulanya usaha melibatkan tenaga kerja ke arah
mencapai matlamat organisasi. Pada masa tersebut, tenaga buruh
digunakan dengan meluas untuk memastikan pengeluaran yang banyak.
Produktiviti adalah fokus utama dan pekerja dianggap sebagai kos kepada
majikan. Pendekatan saintifik yang awal diperkenalkan termasuklah
pengkhususan kerja dan penstrukturan birokrasi.

Namun demikian, kesan sampingan yang diperolehi daripada pendekatan

klasikal ini tidak begitu berpihak kepada pekerja. Perkembangan sistem
pengangkutan, mesin-mesin, dan pengkhususan kerja ini telah
membuatkan berlaku jurang di antara pihak pengurusan dan pekerja
operasi. Aspek-aspek sosial seperti motivasi dan kepuasan pekerja tidak
mendapat perhatian sewajarnya. Antara teori-teori pengurusan yang
timbul daripada zaman revolusi industri ini adalah seperti Teori Model
Birokratik oleh Max Weber, Teori Pengurusan Saintifik oleh Frederick
Taylor dan Teori Pengurusan Klasik oleh Henri Fayol (Muhamad Ali,
2001).

SOALAN DALAM TEKS 1.1

1. Apakah yang dimaksudkan dengan pendekatan

hubungan manusia?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

1.2.2 Era Pendekatan Hubungan Manusia (Lewat Abad ke-19

Hingga Awal Abad ke-20)

Sehingga sekitar pertengahan tahun 1920-an telah ada sedikit usaha ke

arah pemahaman tingkahlaku pekerja atau psikologi industri disamping
3
kepentingan hasil pengeluaran. Hubungan majikan dan pekerja semakin
mendatar, iaitu kurangnya jurang di antara kedua-duanya. Majikan mula
memberi perhatian kepada kehendak pekerja, samada dari segi motivasi
dan meningkatkan kemahiran kerja. Ini kerana pihak pengurusan sedar
yang menjaga kepentingan pekerja adalah penting untuk menjamin masa
depan organisasi. Bukan sahaja hubungan majikan-pekerja penting tetapi
hubungan pekerja sesama pekerja juga penting. Untuk memastikan
keadaan yang harmoni berlaku dalam organisasi, pihak pengurusan
mengadakan program-program kebajikan sosial dan rekreasi contohnya.

Pelopor pendekatan hubungan manusia ialah Elton Mayo dengan Kajian

Hawthorne yang dilakukan pada 1920-an. Siri kajian ini dilakukan di
sebuah kilang elektrik, Western Electric Company di Chicago, Amerika
Syarikat. Walaupun eksperimen yang dilakukan adalah berkaitan kesan-
kesan fizikal seperti pencahayaan dan keselesaan tempat bekerja ke atas
produktiviti, namun hasil kajian tersebut mendapati bukannya faktor-
faktor fizikal semata yang menjadi ukuran peningkatan produktiviti. Apa
yang lebih penting ialah pekerja berasa dihargai dan dipedulikan apabila
mereka diperhatikan semasa kajian tersebut dijalankan. Faktor motivasi
dan sosial tadi yang membuatkan mereka bekerja dengan lebih tekun
untuk meningkatkan hasil pengeluaran.

1.2.3 Era Pendekatan Kontemporari (Sekitar Pertengahan Abad

ke-20 Hingga Sekarang)

Bermula dari tahun 1950-an hingga kini, kita dapat melihat pelbagai
perubahan telah berlaku dari aspek hubungan majikan-pekerja dan
organisasi. Perubahan yang berlaku adalah hasil daripada kenyataan yang
pekerja dan pihak pengurusan adalah saling memerlukan antara satu
sama lain. Kedua-duanya penting untuk mencapai matlamat organisasi.
Majikan tidak boleh lagi menganggap pekerja sebagai beban dan pekerja
juga tidak boleh menganggap majikan sebagai penghalang ke arah
kemajuan diri. Dalam era ini, wujud akta-akta dan undang-undang yang
melindungi serta menjaga kebajikan pekerja dengan lebih sistematik dan
efektif. Contohnya, di Malaysia sendiri telah ada Akta Pekerjaan 1955,
Akta Perkilangan dan Mesin 1967, Akta KWSP 1951 dan lain-lain lagi
(Maimunah, 1996).

Corak pengurusan organisasi juga lebih cenderung kepada pentadbiran

personelia atau pengurusan sumber manusia. Organisasi yang lebih besar
sudah mula ada bahagian yang khas untuk menguruskan hal-hal berkaitan
sumber tenaga manusia berbanding organisasi kecil yang mungkin akan
dikendalikan oleh unit pentadbiran. Latihan dan kemahiran diberi
keutamaan disamping menyediakan sistem ganjaran dan insentif yang
menarik. Pekerja pula makin aktif dengan penyertaan mereka bersama

4
organisasi termasuklah berhubung komunikasi dua hala dan perancangan
organisasi, contohnya kesatuan-kesatuan sekerja pekerja juga telah wujud
dalam era ini.

1.3 FUNGSI DAN PERANAN PENTADBIRAN PERSONALIA

DALAM ORGANISASI

Pentadbiran personelia dalam organisasi mempunyai fungsi atau peranan

tertentu dalam membangunkan organisasi. Semua hal berkaitan pekerja
akan dikendalikan oleh jabatan ini. Mengikut kepada saiz dan corak
pengurusan organisasi masing-masing, jabatan yang bertanggungjawab ke
atas hal-hal pekerja akan dirujuk apabila organisasi hendak melakukan
sesuatu perubahan atau memperkenalkan sesuatu polisi. Secara amnya,
terdapat dua fungsi utama mana-mana jabatan personelia, iaitu yang
pertamanya adalah fungsi strategik dan yang keduanya adalah fungsi
operatif.

Fungsi strategik merangkumi aspek-aspek perancangan organisasi,

perancangan sumber tenaga manusia dan pengembangan organisasi.
Perancangan pula terbahagi kepada dua iaitu perancangan jangka panjang
dan perancangan jangka pendek. Perancangan jangka panjang organisasi
meliputi misi dan visi organisasi itu sendiri, hala tuju dan matlamat yang
hendak dicapai. Sebahagian besarnya akan difikirkan dan dirancang oleh
pihak pengurusan tertinggi dalam organisasi. Tetapi setiap perancangan
itu akan mendapat input jabatan personelia juga kerana perancangan
organisasi tidak akan terlepas dari pembabitan tenaga kerja. Perancangan
jangka pendek pula merujuk kepada bagaimana pihak pengurusan akan
melaksanakan atau mendokong matlamat yang telah dibuat oleh
organisasi tersebut.

Perancangan sumber tenaga manusia penting dalam sesebuah organisasi

kerana ia dapat membantu organisasi membuat sasaran tentang
keperluan sumber manusia pada masa akan datang. Organisasi,
terutamanya jabatan personelia akan mengambilkira faktor-faktor
dalaman dan luaran yang boleh mempengaruhi pasaran sumber manusia.
Organisasi boleh mengawal faktor dalamannya tetapi sukar untuk
mengawal atau menjangka faktor luarannya. Perkara ini akan
dibincangkan dengan lebih lanjut dalam topik dua nanti.

Pengembangan organisasi juga akan melibatkan pekerja kerana dalam

merancang pengembangan organisasi, pihak pengurusan perlu
memikirkan tentang budaya kerja, corak pengurusan dan reformasi
pentadbiran yang mungkin diperlukan dalam organisasi tersebut. Sebagai
contoh, makin banyak organisasi sekarang ini yang memperkenalkan
pendekatan-pendekatan kerja berkumpulan misalnya. Pihak pengurusan

5
harus faham dahulu pendekatan mana yang sesuai untuk diambil dan
mestilah selaras dengan pencapaian matlamat organisasi bukannya
sekadar melakukan perubahan.

Pendekatan teamwork memang berkesan bagi sesetengah organisasi tetapi

pendekatan ini perlu dituruti dengan insentif yang setimpal. Contohnya,
jika organisasi menitikberatkan kerja berkumpulan, maka sistem ganjaran
yang dilakukan tidak seharusnya mempamerkan pulangan individu sahaja.
Ini kerana, ianya tidak mendokong tujuan utama kerja berpasukan iaitu
memupuk rasa kerjasama dan komitmen kepada kerja yang dilakukan.

Fungsi operatif pula merangkumi pengendalian hal-hal pekerja dari masa

ke semasa seperti pengrekrutan dan pemilihan pekerja, latihan, penilaian
prestasi, perhubungan perindustrian dan aspek disiplin pekerja. Sebelum
merekrut pekerja, adalah penting bagi jabatan personelia untuk merangka
analisa kerja bagi sesuatu jawatan itu dahulu. Ini dapat memudahkan
organisasi mendapatkan pekerja yang sesuai untuk memenuhi jawatan
yang ditawarkan.

Setelah selesai dengan pemilihan pekerja, tugas jabatan personelia tidak

habis di situ sahaja. Pekerja yang baru menganggotai organisasi
kemudiannya harus didedahkan dengan organisasi tersebut melalui
induksi dan latihan. Seterusnya, penilaian prestasi ke atas pekerja akan
dikendalikan oleh jabatan ini setelah mendapat input daripada pihak-
pihak yang bertanggungjawab menilai prestasi pekerja dibawah
tanggungjawab masing-masing. Jika berlaku masalah disiplin, jabatan
personel juga akan memantau pekerja untuk memastikan pekerja tidak
diabaikan oleh majikan. Begitu juga jika berlaku hal-hal berkaitan
kesatuan sekerja. Secara keseluruhannya jabatan personelia menjadi
penghubung utama di antara pekerja dan pihak pengurusan dalam
organisasi. Perbincangan lanjut tentang fungsi dan peranan pentadbiran
personelia ini akan diterangkan dalam topik-topik berikutnya.

SOALAN DALAM TEKS 1.2

1. Apakah dua fungsi utama pentadbiran personelia?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

6
1.4 KEPENTINGAN PENTADBIRAN PERSONALIA

Selain daripada mengendalikan aspek kebajikan pekerja, pentadbiran

personelia juga memainkan peranan besar dalam membantu organisasi
meningkatkan produktiviti dan menjaga kestabilan organisasi. Ini kerana
aspek kewangan masih menjadi matlamat penting bagi organisasi untuk
membolehkan organisasi terus maju dan bertahan. Pulangan kepada
organisasi akan bermakna peluang untuk pekerja meningkatkan hasil
pendapatan individu juga. Untuk megekalkan persaingan yang sihat,
pentadbiran personelia perlu memastikan pekerja dapat bekerja dalam
suasana yang kondusif dan halangan-halangan yang minima, contohnya,
kadar ponteng dan pusing ganti yang rendah di kalangan pekerja (Sylvia,
1994).

1.5 RUMUSAN

Samada pentadbiran personelia atau pengurusan sumber manusia yang

digunakan, yang pasti kedua-duanya memikul tugas yang mencabar iaitu
mentadbir dan mengurus manusia. Secara lahirnya sudah diketahui setiap
individu adalah unik dan inilah cabaran yang terpaksa ditempuhi oleh
organisasi. Memang manusia adalah aset utama sesebuah organisasi dan
kemahiran serta kepakaran dalam mengendalikan aset ini sangat-sangat
diperlukan oleh organisasi dalam abad ke-21 kini. Pentadbiran personelia
juga mesti mengimbangi di antara memenuhi tuntutan pekerja dan
menjaga kepentingan organisasi pada masa yang sama.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Sejak bilakah pentadbiran personelia mula mendapat perhatian

yang serius?

2. Mengapakah pentadbiran personelia penting dalam organisasi?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

7
 JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 1.1

1. Pendekatan hubungan manusia bermaksud perhatian yang

diberikan kepada aspek meningkatkan hubungan majikan-pekerja
dan menjaga kebajikan sosial pekerja.

SDT 1.2

1. Dua fungsi utama pentadbiran personelia adalah fungsi strategik

dan fungsi operatif.