MAKALAH

ADMINISTRASI PENYULUHAN PERTANIAN

Oleh :
LINTANG MUNTIAS PUTRI
05.1.4.17.0863
IV D

KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN
POLITEKNIK PEMBANGUNAN PERTANIAN YOGYAKARTA-MAGELANG
JURUSAN PERTANIAN YOGYAKARTA
2019

KATA PENGANTAR

1
 Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena atas limpahan rahmat dan
karunia nya penyusun dapat menyelesaikan tugas penyususunan Makalah Administrasi
Penyuluhan Pertanian ini tepat pada waktunya.
Dalam penyusunan makalah ini penyusun banyak mendapatkan dukungan dan bantuan
berupa materi dan moral, untuk itu ungkapan rasa terimakasih penyusun sampaikan kepada
semua pihak yang telah banyak membantu dalam penyusunan makalah ini.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu
kritik dan saran yang mendukung sangat penyusun harapkan demi perbaikan dalam penyusunan
makalah selanjutnya. terimakasih

Yogyakarta, April 2019

Penyusun,

Lintang Muntias
Putri

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 2

2
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 4
A. Latar Belakang ......................................................................................................... 4
B. Tujuan ...................................................................................................................... 5
C. Manfaat ................................................................................................................... 5

BAB II ISI .......................................................................................................................... 6

A. Prinsip-Prinsip Pendokumentasian Penyuluhan Pertanian....................................... 7

B. Pengolahan DataBase Berbasis IT............................................................................ 13

C. Teknik Penulisan Ilmiah............................................................................................ 17

D. Identifikasi Dokumen Penyuluhan Pertanian............................................................ 21

E. Penomoran Dokumen Penyuluhan Pertanian............................................................ 23

F. Pengarsipan Dokumen Penyuluhan Pertanian........................................................... 31

BAB III PEMBAHASAN.................................................................................................. 43

BAB IV PENUTUP............................................................................................................ 45
A. Kesimpulan ............................................................................................................... 45
B. Saran .......................................................................................................................... 45
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 46

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kegiatan pnyuluhan pertanian di Indonesia merupakan kegiatan pendidikan non

formal yang dilakukan kepada para petani guna memberikan atau menyampaikan
informasi berupa pengetahuan yang dapat merubah sikap dan keterampilan mengenai
suatu teknologi. Pelaksanaan penyuluhan pertanian di Indonesia termasuk telah cukup

3
 baik karena dinilai dari dampak penyuluhan tersebut yang mampu mencapai tujuan bagi
para petani yang ada.

Salah satu kendala dalam kegiatan penyuluhan pertanian adalah proses

administrasi kegiatan penyuluhan pertanian tersebut. Hal ini disebut demikian karena
dalam beberapa kasus, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan
sulit untuk ditemukan. Hal ini mengakibatkan kesulitan untuk mengidentifikasi sejauh
mana proses penuluhan telah dilakukan dan langkah apakah yang perlu dilakukan dalam
kegiatan penyuluhan pertanian tersebut.

Lemahnya sistem administrasi penyuluhan pertanian ini dikarenakan beberapa

faktor. Faktor-faktor yang memperngaruhi hal ini antara lain kurang terampilnya tenaga
administrator, kurangnya pengawasan, kurang nya dapat yang diberikan dari petani, serta
hal-hal lainnya. Faktor yang paling menonjol adalah kurang teranpil dan sadarnya para
pelaku penyuluhan pertanian untuk dapat melakukan pendokumentasian kegiatan
penyuluhan pertanian tersebut.

Dalam makalah ini akan dibahas berbagai hal yang dapat dipelajari dan dipahami
yang berkaitan dengan kegiatan pendokumentasian penyuluhan pertanian. Hal-hal
penting ini akan membantu para pelaku pendomentasian agar dapat lebih memahami hal
apa saja yang perlu diterapkan sebelum melakukan pendokumentasian atau hal apa saja
yang perlu dilakukan saat sedang dan setelah proses pendokumentasian selesai dilakukan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa sajakah prinsip-prinsip pendokumentasian penyuluhan pertanian?

2. Bagaimana pengolahan database berbasis it dalam administrasi penyuluhan?

3. Bagaimanakah teknik penulisan ilmiah bagi administrasi penyuluhan pertanian

4. Bagaimanakah identifikasi dokumen penyuluhan pertanian?

5. Bagaimanakah teknik penomoran dokumen penyuluhan pertanian?

6. Bagaimanakah teknik pengarsipan dokumen penyuluhan pertanian?

4
C. Tujuan

1. Mahasiswa mengetahui prinsip pendokumentasian penyuluhan pertanian

2. Mahasiswa mengetahui pengolahan database berbasis IT

3. Mahasiswa mengetahui taknik penulisan ilmiah bagi administrasi

penyuluhan

4. Mahasiswa mengetahui teknik identifikasi dokumen penyuluhan

5. Mahasiswa mengetahui teknik penomoran dokuman

6. Mahasiswa mengetahui teknik pengarsipan dokumen

5
 BAB II

ISI

MATERI I

PRINSIP-PRINSIP PENDOKUMENTASIAN PENYULUHAN

A. Pengertian Administrasi Penyuluhan

Beranjak dari pendapat Voliski , ternyata pengertian administrasi lebih luas,

mencakup salah satu fungsi dari manajemen baik perencanaan, pelaksanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan suatu kegiatan. Dilihat dari pendapat ini, administrasi
penyuluhan dapat dipandang sebagai kajian dalam pemberdayaan SDM khususnya petani
dan pelaku agrobisnis mulai dari perencanaan kegiatan hingga evaluasi kegiatan. Namun

6
 demikian, penyuluhan yang merupakan salah satu pendidikan nonformal, administrasi/
pendokumentasian penyuluhan memiliki kesamaan persepsi sebagai berikut.

1. administrasi pendidikan (termasuk non formal/penyuluhan) adalah proses pengaturan

dan penataan kerja sama dalam penyelenggaraan pendidikan,

2. kegiatan administrasi pendidikan adalah mengatur atau menata semua komponen

lembaga pendidikan supaya berfungsi sebaik dan seoptimal mungkin dalam
penyelenggaraan teknik edukatif, dan

3. administrasi pendidikan pada dasarnya berfungsi memberikan pelayanan terhadap

penyelenggaraan kerja sama kegiatan teknik edukatif yang merupakan inti pada
lembaga pendidikan agar terlaksana secara efektif dan efisien.

Sejalan dengan program otonomi daerah, kegiatan administratif pendidikan

khusus kepada petani ini sesuai dengan peraturan pemerintah No.
LUHT4343/MODUL 1 1.5 22 tahun 1999 telah diserahkan sepenuhnya kepada
pemerintah kabupaten/ kota sebagai salah satu upaya untuk membangun sumber daya
manusia pertanian yang berkarakter, profesional, berjiwa wirausaha, disiplin, dan
mempunyai etos kerja, serta dedikasi yang tinggi (Anonimous, 2002).

B. Fungsi Administrasi/ Pendokumentasian Penyuluhan

Ilmu administrasi pada dasarnya merupakan ilmu terapan yang berhubungan

dengan kepentingan manusia untuk meningkatkan produktivitas kerja, efektivitas, dan
efisiensi (BPLP, 1997). Semua upaya dan kegiatan manusia yang ingin terlaksana dengan
tingkat produktivitas, efektivitas, dan efisiensi yang tinggi, harus menjalankan dan
menerapkan prinsip-prinsip, norma-norma, kiat-kiat, metode, teknik, dan pendekatan
manajemen. Salah satu tugas administrator adalah mengintegrasikan semua spesialisasi
dan sumber daya yang diperlukan dalam satu rasio (perbandingan) terbaik untuk
menghasilkan keluaran (output) berupa barang atau jasa.

Dengan demikian administrator dituntut kompetensi kerjanya menjalankan fungsi

sebagai seorang integrator. Seorang integrator dituntut kemampuannya menerapkan
pendekatan-pendekatan sistem, fungsi deviasi multi disiplin ilmu, keperilakuan,
7
 lingkungan, serta menjalankan tugas dan fungsinya. Selain itu seorang administrator
terutama di bidang penyuluhan pertanian, dapat menggunakan secara optimal sumber
daya pendidikan yang tersedia sehingga tercapai tujuan secara efektif dan efisien

C. Unsur-unsur Administrasi Penyuluhan

Pemberdayaan SDM petani sebagaimana yang dimaksud dalam kebijakan

Departemen Pertanian tahun 2002, dapat dilakukan melalui program penyuluhan yang
terarah. Sebagai salah satu bentuk pendidikan nonformal maka, perlu kegiatan
administrasi yang terarah agar dapat mendukung pemberdayaan SDM petani. Mengambil
definisi administrasi oleh P. Siagian maka rumusan administrasi penyuluhan sebagai
berikut.

Administrasi penyuluhan adalah kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan penyuluhan yang telah
ditentukan sebelumnya. Terdapat dua (2) hal penting dari pengertian di atas.

1. Administrasi penyuluhan adalah suatu proses yang diketahui titik permasalahannya,

sedang kapan berakhirnya belum diketahui.

2. Administrasi penyuluhan mempunyai unsur-unsur:

a. melibatkan dua orang atau lebih,

b. adanya tujuan yang hendak dicapai,

c. adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan, dan

d. adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas termasuk

waktu dan tempat. Administrasi penyuluhan memerlukan peralatan dan
perlengkapan yang memadai dan ditentukan oleh:

1) Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi.

2) Sifat tujuan yang hendak dicapai.

3) Ruang lingkup dan aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan.

4) Sifat kerja sama yang perlu diciptakan.

D. Fungsi Administrasi Penyuluhan

8
 Fungsi-fungsi administrasi yang harus diperhatikan adalah:

1. Administrasi personalia,

2. Kemudahan dan perlengkapan bagi penyuluhan pertanian,

3. Administrasi keuangan,

4. Pelaporan dan evaluasi serta, dan

5. Hubungan dengan lembaga terkait.

Pemimpin dalam administrasi penyuluhan dapat saja berupa:

1. Ketua suatu kelompok tani atau yang dikenal dengan kontak tani atau KTNA.

2. Ketua LSM tertentu yang memiliki hubungan kegiatan penyuluhan di suatu lokasi.

3. Ketua himpunan petani/peternak/pengrajin pertanian.

4. Ketua himpunan karya pertanian seperti pengairan, alat pertanian, pengendalian

hama penyakit, dan sebagainya.

5. Pemimpin formal lainnya seperti penyuluh, kepala BPP, BIPP, FKPPI, dan
sebagainya.

E. Subsistem Administrasi Penyuluhan

Administrasi suatu kegiatan pada dasarnya terdiri dari sub-subsistem. Satu sistem
dengan lainnya merupakan tatanan yang terintegrasi sehingga merupakan suatu kesatuan
(unity), keutuhan (wholeness), dan keseluruhan (totality) yang mempunyai tujuan dan
mempunyai eksistensi yang teratur (Anonimous, 1997). LUHT4343/MODUL 1 1.11
Administrasi termasuk administrasi penyuluhan sebagai suatu total sistem harus dapat
bergerak sebagai suatu kesatuan yang bulat menuju sasaran dan tujuan, di mana harus
terdapat:

1. kesatuan bahasa,

2. kesatuan pengertian dan pola pikir,

3. kesatuan tindakan,

4. kesatuan gerak,

5. kesatuan arah, dan

9
 6. kesatuan kecepatan yang sama.

F. Prinsip-prinsip Pendokumentasian

Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh Wildan dan Hidayat (2009), Prinsip-
prinsip pendokumentasian harus memenuhi prinsip lengkap, teliti, berdasarkan fakta,
logis, dan dapat dibaca. Masing-masing prinsip tersebut akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Lengkap

Maksudnya bahwa ketika mendokumentasikan data harus memenuhi prinsip lengkap.

Prinsip lengkap disini berarti :

a. Mencatat semua pelayanan penyuluhan yang diberikan

b. Catatan penyuluhan terdiri dari semua proses penyuluhan

c. Mencatat tanggapan petani

d. Mencatat kunjungan penyuluh atau petani

2. Teliti

Prinsip teliti terdiri atas :

a. Mencatat setiap aa perubahan rencana penyuluhan

b. Mencatat pelayanan penyuluhan

c. Mencatat pada lembar/bagan yang telah ditentukan

d. Mencantumkan tanda tangan penyuluh/petani

e. Setiap kesalahan dikoreksi dengan baik

3. Berdasarkan Fakta

Prinsip berdasarkan fakta terdiri atas :

a. Mencatat setiap hasil kegiatan penyuluhan secara benar sesuai kondisi

dilapangan

b. Mencatat informasi yang berhubungan dengan kegiatan penyuluhan dari

petani

c. Menggunakan bahasa yang aktif

10
4. Logis

Prinsip logis terdiri atas :

a. Jelas dan logis

b. Catatan secara kronologi

c. Penulisan dimulai dengan huruf besar

d. Setiap penulisan data memiliki identitas dan waktu

5. Dapat di Baca

Prinsip dapat di Baca terdiri atas :

a. Tulisan dapat dibaca

b. Bebas dari catatan dan koreksi

c. Menggunakan tinta dengan warna yang jelas.

Selain prinsip tersebut diatas, Wildan dan Hidayat (2009) juga menyebutkan bahwa
ketika melakukan pendukumentasian, ada persyaratan dokumentasi yang perlu diketahui
antara lain:

1. Kesederhanaan

Penggunaan kata-kata yang sederhana mudah dibaca, mudah dimengerti dan

mengindari istilah yang sulit dipahami.

2. Keakuratan

Data yang diperoleh harus benar akurat berdasarkan informasi yang telah
dikumpulkan. Selain itu, terdapat kejelasan bahwa data yang diperoleh berasal dari
petani. Dngan demikian, dapat ditarik kesimpulan yang otentik dan akurat serta
terhindar dari kesimpulan yang menyimpang.

3. Kesabaran

Gunakan kesabaran dalam membuat dokumentasi penyuluhan dengan meluangkan

waktu untuk memeriksa kebenaran terhadap data yang diperoleh dari petani.

11
 4. Ketepatan

Ketepatan dalam pendomentasian merupakan syarat mutlak. Untuk memperoleh

ketepatan diperlukan ketelitian penggunaan seperti data produktivitas petani,
kebutuhan petani, materi penyuluhan yang akan diberikan, media serta metode yang
akan diberikan, dsb.

5. Kelengkapan

Pencatatan terhadap semua pelayanan penyuluhan yang diberikan, tanggapan petani,

rencana tindak lanjut yang telah diberikan, jenis-jenis kegiatan yang akan
dilaksanakan, dsb.

6. Kejelasan dan Keobjektifan

Dokumentasi penyuluhan diperlukan kejelasan dan keobjektifan dari data yang ada,
bukan merupakan data fiktif dan samar yang dapat menimbulkan kesalahan dalam
kegiatan penyuluhan yang akan dilaksanakan selanjutnya. Data untuk
pendokumentasian penyuluhan harus logis, jlas, rasional, kronologis serta
mencantumkan nama dan nomor register.

MATERI II

PENGOLAHAN DATABASE BERBASIS IT

A. Pengertian Database Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang teknologi informasi pernah menjelaskan tentang definisi
database, diantaranya adalah:
1. Jogiyanto
Menurut Jogiyanto pengertian database adalah kumpulan informasi dan data yang
saling berhubungan satu sama lain, dimana data tersebut tersimpan di simpanan luar
komputer dan diperlukan software tertentu untuk memanipulasinya.
2. Abdul Kadir

12
 Menurut Abdul Kadir pengertian database atau basis data adalah suatu
pengorganisasian sekumpulan data yang saling terhubung sehingga memudahkan
aktivitas untuk memperoleh informasi
3. S. Atte
Menurut S. Atte pengertian database atau basis data adalah sebuah koleksi data-
data yang saling berhubungan yang ada dalam suatu organisasi atau enetrprise dengan
berbagai penggunaan.
4. Fabbri dan Schwab
Menurut Fabbri dan Schwab definisi database atau basis adalah suatu sistem
berkas terpadu yang dirancang khusus untuk dapat meminimalkan pengulangan atau
redundancy data.
5. Toni Fabbri
Menurut Toni Fabbri pengertian database atau basis data adalah suatu sistem file-
file dan data yang terintegrasi dimana file (baca: pengertian file) dan data tersebut
yang mempunyai sebuah primary key untuk melakukan pengulangan data.
6. Gordon C. Everest
Menurut Gordon C. Everest, definisi database adalah suatu kumpulan data yang
bersifat mekanis, terbagi, terdefinisi secara formal, dan terkontrol. Pengontrolan
tersebut terpuasat pada suatu organisasi.
7. C.J. Date
Menurut C.J. Date pengertian basis data adalah koleksi data/ informasi
operasional yang sengaja disimpan dan juga digunakan oleh sistem aplikasi sebuah
organisasi.

B. Fungsi Database
Setelah memahami pengertian database, tentunya kita juga harus mengetahui apa fungsi
dari database. Berikut ini adalah beberapa fungsi database:
1. Mengelompokkan data dan informasi sehingga lebih mudah dimengerti
2. Mencegah terjadinya duplikat data maupun inkonsistensi data
3. Mempermudah proses penyimpanan, akses, pembaharuan, dan menghapus
data
4. Menjaga kualitas data dan informasi yang diakses sesuai dengan yang di-
input.
5. Membantu proses penyimpanan data yang besar
6. Membantu meningkatkan kinerja aplikasi yang membutuhkan
penyimpanan data

C. Manfaat Database

13
 Sebelum mengetahui apa saja jenis perangkat lunak yang bisa digunakan untuk
menyusun database, berikut ini beberapa manfaat yang bisa didapatkan jika bekerja
dengan sistem database:
1. Tidak Terjadi Redudansi Basis Data
Seperti yang sudah disinggung pada pengertian database sebelumnya, database bisa
membantu meminimalkan redudansi data. Redudansi sendiri merupakan terjadinya
data-data ganda dalam berkas-berkas yang berbeda.

2. Integritas Data Terjaga

Database memastikan integritas data yang tinggi dimana database akan memastikan
keakuratan, aksesbilitas, konsistensi dan juga kualitas tinggi pada suatu data.

3. Independensi Data Terjaga

Database menjaga independensi data dimana orang lain tidak dapat merubah data
meskipun data bisa diakses.

4. Kemudahan Berbagi Data

Menggunakan perangkat lunak database bisa digunakan untuk berbagi data atau
informasi dengan sesama pengguna lainnya.

5. Menjaga Keamanan Data

Database menjamin keamanan suatu informasi dan data, dimana Anda bisa
menyisipkan kode akses untuk data-data tertentu yang tidak bisa diakses bersama.

6. Kemudahan Akses Data

Dengan database bisa memudahkan untuk mengakses dan mendapatkan data karena
semua data terorganisir dengan baik.
D. Tipe-Tipe Database
Dibutuhkan software khusus untuk menyimpan dan mengambil data dan
informasi dari database. Software ini sering disebut dengan System Managemen Basis
Data (DBMS). Berikut ini adalah tipe database:
1. Analytical database; yaitu database untuk menyimpan informasi dan data yang
diambil dari operasional dan eksternal database
2. Operational database; yaitu database yang menyimpan data mendetail yang
dibutuhkan untuk mendukung operasi suatu organisasi secara keseluruhan
3. Distributed database; yaitu kelompok kerja lokal database dan departemen di
berbagai kantor dan lokasi kerja yang lainnya.
4. Data warehouse; yaitu sebuah gudang data yang menyimpan berbagai data dari
tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini.
5. End-user database; yaitu basis data pengguna akhir yang terdiri dari berbagai file
data yang dikembangkan dari end-user dalam workstation mereka.

14
 6. Real time database; yaitu sistem pengolahan yang dirancang dalam menangani beban
kerja suatu negara yang bisa berubah-ubah, mengandung data terus menerus dan
sebagian tidak berpengaruh terhadap waktu.
7. Document oriented database; yaitu salah satu perangkat lunak komputer yang dibuat
untuk sebuah aplikasi dan berorientasi pada dokumen.
8. In memory database; yaitu database yang tergantung pada memori untuk menyimpan
informasi/ data pada computer
9. Navigational database; pada navigasi database, queries menemukan benda bagi yang
mengikuti referensi dari objek tertentu
10. Hypermedia database on the web; sekumpulan halaman multimedia yang saling
berhubungan dalam sebuah website, yang terdiri dari homepage dan hyperlink dari
multimedia (gambar, teks, grafik audio, dan lain-lain)
11. External database; database yang menyediakan akses ke luar, dan data pribadi online
12. Relational database; merupakan standar komputasi bisnis, dan basis data yang paling
umum dipakai saat ini.

E. Jenis-Jenis Software Database

Setelah memahami pengertian database dan keuntungan yang bisa didapatkan jika
menggunakan perangkat lunak database, maka berikut ini jenis-jenis software database
terbaik yang bisa Anda gunakan:
1. Microsoft Access
Salah satu software database ini adalah yang paling sering digunakan. Microsoft
access sangat cocok digunakan untuk sebagian besar komputer yang relasional.
Selain itu, jika Anda berbisnis dalam skala rumahan, bisa memilih sistem database ini
karena sangat ringan digunakan dan format datanya sangat umum sehingga
memudahkan pembacaan.
2. Oracle
Salah satu software database ini sangat mampu untuk menyimpan data dengan
ukuran yang maksimum hingga tera byte. Oracle paling banyak digunakan pada
perusahaan-perusahaan terutama yang sedang berkembang karena memang untuk
mengaksesnya tersedia secara gratis.
3. Ms SQL Server
Software database ini merupakan manajemen basis data yang umum digunakan pada
Microsoft dengan bahasa pemograman yang digunakan adalah Transact-SQL. Tipe
data yang digunakan cukup banyak sehingga sangat efektif untuk mendukung kinerja
Anda.
4. MySQL
Salah satu software database yang open access untuk umum dan kompatibel pada
sistem operasi Windows maupun Linux. Keunggulan yang bisa Anda gunakan
dengan menggunakan program MySQL adalah bisa digunakan untuk multi user.

15
 Kelebihan lainnya dar MySQL yaitu tersedia gratis, query data yang cepat dan
berlisensi resmi.
5. Firebird
Bisa dibilang software database ini memiliki fitur sistem yang standar dan ringan
yaitu fitur ANS SQL-99 dan SQL – 2003. Kompatibel untuk digunakan pada sistem
operasi Windows, Linux maupun Unix.
6. Postgre SQL
Menawarkan sistem database opensource dengan lisensi GPL/ General Public
License. Software ini menggunakan bahasa pemograman C++, C, SQL, PHP dan
lainnya. Jika digunakan untuk pekerjaan pribadi, maka software ini sangat
recommended digunakan.

MATERI III

TEKNIK PENULISAN ILMIAH

A. Pengertian Penulisan Ilmiah

Penulisan Ilmiah adalah karya tulis yang disusun oleh seorang penulis
berdasarkan hasil-hasil penelitian ilmiah yang telah dilakukannya. Dari definisi yang lain
dikatakan bahwa karya ilmiah (scientific paper) adalah laporan tertulis dan dipublikasi
yang memaparkan hasil penelitian atau pengkajian yang telah dilakukan oleh seseorang
atau sebuah tim dengan memenuhi kaidah dan etika keilmuan yang dikukuhkan dan
ditaati oleh masyarakat keilmuan.

B. Ciri-ciri Karya Ilmiah

1. Logis
1. Seksama
2. Sistematis 2. Jelas
3. Objektif 3. Empiris
4. Lengkap 4. Terbuka
5. Lugas 5. Tuntas

C. Asas-asas Karangan Ilmiah

1. Kejelasan(Clarity)
2. Ketetapan ( Accuracy)
3. Keringkasan ( Brevity)

D. Prapenulisan Ilmiah
Dalam bagian prapenulisan ilmiah, dibagi atas beberapa hal antara lain :
1. Tahapan-tahapan Penulisan Ilmiah
16
 a. Menentukan Topik dan Judul
b. Menyusun Karangan
c. Menetapkan dan Mengumpulkan Data ( Primer dan Sekunder)
d. Menetapkan Metode Pembahasan
e. Menjadwalkan Pelaksanaan

2. Langkah-Langkah
a. Inventarisasi ide tau gagasan
b. Memilih idea tau gagasan
c. Ubah ide menjadi topic dan judul tulisan
d. Buat rancangan penulisan
e. Berdasarkan kerangka tulisan, himpun sumber bacaan yang sesuai
f. Buat intisari-intisari sumber bacaan yang dapat berupa fakta, data atau informasi
g. Susun intisari ke dalam sub judul yang sesuai pada kerangka tulisan
h. Pengolah data. Fakta atau informasi
i. Metode analisis dan sintesis

E. Penulisan
Dalam tahapan penulisan, dibagi menjadi beberapa bagian antara lain sebagai
berikut :
1. Bagian Pelengkap Pendahuluan
a. Judul
Judul ditulis dalam satu halaman penuh dan diletakkan dihalaman depan. Judul
ditulis dengan huruf capital dielngkapi dengan informasi tentang keberadaan
laporan.
b. Abstrak
Abstrak adalah ringkasan isi laporan yang ditulis dengan amat singkat dan padat
(tidak melebihi 400 kata). Abstrak berisi pokok masalah, tujuan, metode, data, dan
kesimpulan dalam bentuk paragraf. Melalui abstrak pembaca dapat memahami
garis besar isi laporan dan apabila berkehendak memahami lebih jauh dapat
membaca dan mempelajari bab-bab laporan.
c. Kata Pengantar
Kata pengantar artinya pengantar laporan, diletakkan dibagian laporan sebelum
daftar isi, dan sebaiknya tidak melebihi satu halaman. Kata pengantar ditulis oleh
penanggung jawab penelitian.

d. Daftar Isi
Daftar isi menyatakan keseluruhan isi naskah laporan mulai dari halaman, judul,
kata pengantar, daftar isi, abstrak, bab-bab, dan sub-bab, daftar pustaka hingga

17
 lampiran disertai petunjuk halaman. Daftar isi memperlihatkan secara singkat
garis besar isi laporan disebut juga kerangka laporan.

2. Bagian Naskah Utama

a. Pendahuluan
1) Latar Belakang
Latar belakang menguraikan alasan pembahasan topic, studi pustaka
sebagai landasan, kesenjangan dengan kenyataan yang dihadapi.
2) Rumusan Masalah
Rumusan masalah berupa pertanyaan yang timbul sebagai konsekuensi
pembahasan pada latar belakang. Menurut kamus besar bahasa Indonesia
masalah adalah suatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan.
3) Tujuan
Tujuan menjelaskan upaya-upaya yang hendak dicapai
4) Batasan Masalah
Batasan masalah menjelaskan cara menjawab masalah dan tujuan yang
hendak dicapai atau ruang lingkup yang hendak dibahas.
b. Landasan Teori
Landasan teori Menguraikan teori-teori yang menunjang penulisan / penelitian,
yang bisa diperkuat dengan menunjukkan hasil penelitian sebelumnya.
c. Bahan dan Metode
Bahan dan Metode Menjelaskan cara pelaksanaan kegiatan penelitian, mencakup
cara pengumpulan data, alat yang digunakan dan cara analisa data.

Jenis-Jenis Metode Penelitian :

a. Studi Pustaka : Semua bahan diperoleh dari buku-buku atau jurnal.
b. Studi Lapangan : Data diambil langsung di lokasi penelitian.
c. Gabungan : Menggunakan gabungan kedua metode di atas.
d. Sistematika Penulisan : Memberikan gambaran umum dari bab ke bab isi
penulisan ilmiah.
e. Hasil
Hasil ditulis dalam bentuk “Past Tense” Merupakan hati atau jantung MS Butuh
uraian yang jelas dan sederhana karena akan merelease pengetahuan baru ke
dunia ilmiah Tujuan sesi ini adalah meringkas dan menggambarkan penemuan
secara teratur, logis tanpa ada intepretasi Teks akan menggiring pembaca melalui
penemuan, menekaknkan poin poin penting (utama) Tidak menjelaskan kembali
bahan dan metoda Perihal data : Langsung dalam Teks , Tabel dan Gambar
f. Pembahasan

18
 Pembahasan merupakan isi atau tubuh utama laporan yang memuat seluruh
pengamatan, percobaan, dan penelitian.
g. Penutup
Bagian ini mengakhiri laporan penelitian yang menguraikan kaitan antara hasil-
hasil penelitian, tujuan dan kegunaan penelitian.
1) Kesimpulan
Kesimpulan adalah pernyataan dari hasil setiap satuan dan keseluruhan
analisis.
2) Saran
Saran adalah saran-saran yang diberikan dan implikasi kebijaksanaan atas
temuan/hasil penelitian.
h. Daftar Pustaka
Bagian ini memuat semua sumber yang dipakai, baik yang berupa buku meupun
jurnal atau terbitan lain yang digunakan sebagai acuan.
i. Lampiran
Lampiran pada umumnya berupa data pendukung tulisan. Dapat berupa daftar
pertanyaan, table grafik atau tulisan lain yang berbeda.

MATERI IV

IDENTIFIKASI DOKUMEN

A. Tujuan Identifikasi dokumen

1. Mengembangkan dan menjelaskan data dari dokumen
2. Mampu mempermudah mendapatkan sejumlah masalah yang berhubungan dengan
isi dokumen yang ada
3. Mencari dan menemukan data dan informasi dari dokumen yang diperlukan
4. Meneliti dan mendaftarkan data serta informasi yang ada
5. Mengenali masalah dan memecahkan semua masalah yang ada

B. Syarat identifikasi
1. Adanya dokumen yang akan di jadikan bahan identifikasi
2. Adanya data atau dokumen yang digunakan sebagai acuan dalam proses identifikasi
3. Adanya seseorang yang lebih dari 1 orang yang berperan sebagai saksi dalam proses
identifikasi berlangsung

C. Alasan dilakukan identifikasi

19
 1. Adanya suatu perubahan tata aturan atau perubahan undang-undang yang berlaku
sehingga memaksakan dokumen tersebut harus di identifikasi dan di ganti menjadi
yang lebih baru sesuai uandang-undang yang berlaku.
2. Adanya revisi
Untuk melakukan suatu kegiatan revisi maka tahap sebelumnya yaitu di adakan
identifikasi dokumen guna mencari tahu bagian-bagian yang harus di revisi.
3. Terjadinya suatu masalah
Dalam peristiwa sehari-hari biasanya banyak terdapat suatu masalah yang
melibatkan dokumen penting yang terdapat di suatu kelembagaan, baik itu
kelembagaan pemerintahan atau kelembagaan nonpemerintah. Biasanya dokumen
seringkali dijadikan barang bukti dalam suatu masalah tersebut maka dari itu untuk
menyesuaikan apa yang di omongkan pelaku yang bermaslah garus di sesuaikan
dengan dokumen yang ada sehingga di perlukan tindakan identifikasi dokumen.

D. Contoh dokumen penyuluhan

1. Programa penyuluhan pertanian
2. RKTP
3. Daftar hadir peserta,
4. Resume materi,
5. Lembar Persiapan Menyuluh (LPM)

20
 MATERI V

PENOMORAN DOKUMEN

A. Pengertian Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun dengan menggunakankode angka / nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan
berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai

kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek
Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lainsemacamnya.
Contoh:
1. Sekolah : Nomor Induks Sekolah
2. Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
3. PLN : Nomor Rekening Listrik
4. Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

21
 Adapun kelemahannya, di antaranya.
1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

B. Alat Bantu pada Sistem Penomoran Dokumen

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku
nomor (buku register/buku induk/buku besar).

1. File Utama
Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua)
macam map, yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar
satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran
adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama) yang
masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima). Map individu deisimpan
pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

2. Indeks
Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan
kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersankutan tidak diketahui.
Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.
Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka
setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu
indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.
Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang
dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu
indeksnya.

3. Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.
C. Cara menyimpan arsip pada sistem nomor
Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor
menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan
metode-metode tersebut.

22
1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem
desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem
nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang
memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

2. Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang
terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi
nomor kode.
Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:
a. Dalam pemberian nomor kode
b. Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini.
a. Lajur masalah Utama (disebut juga lajur kelompok besar)
Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor
kode sebagai berikut.
000 Humas
100 Keuangan
200 Kepegawaian
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkutan dan perbekalan
Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul
lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan
tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini
dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.

3. Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)

Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum
lengkap 10, hendaknya tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum
ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini
(mengambil sampel bagian Kepegawaian nomor kode 200).
200 Formasi
210 Seleksi
220 Pemilihan Personal/Tenaga Kerja
23
 230 Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai
240 Ujian Jabatan
250 Kenaikan Pangkat
260 Cuti
270 Mutasi
280 Pemberhentian Kerja
290 Pensiun
Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci,
seperti contoh berikut (dari pembagian Formasi, nomor kode 200)
200 Iklan
201 Lamaran
202 Panggilan
203 Seleksi
204 Wawancara
205 Psiko tes
206 Pendidikan dan latihan
207 Percobaan
208 Pengangkatan

4. Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan

adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis
perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.

a. Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum
di bawah ini:

000 500
100 600
200 700
300 800
400 900

24
 Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor dari
pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula
isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks.

b. Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak
100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000,
010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor
100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di
belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990.
c. Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang
dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide
bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai
009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, …
sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya
disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah
terdapat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru
memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2,
011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.
d. Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan
kode surat. Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan
kembali surat.

e. Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.

f. Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

5. Penyimpanan Surat
Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut.
a. Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.
b. Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat
mengenai lamaran pekerjaan berkode 201, jika surat merupakan yang pertama
maka kodenya adalah 201.0, surat kedua berkode 201.1 dan seterusnya.

c. Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.

25
 d. Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada
tempat yang sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 201.0disimpan pada laci
nomor 200, di belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan pertama

6. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor
urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
a. Menyiapkan perlengkapan
Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut.
1) Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

No. Tanggal Judul Nomor Tanggal Perihal

Ket.
Urut Penyimpanan Surat Surat Surat Surat

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0000,
surat kedua 0001, surat ketiga 0002, dan seterusnya.
2) Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-
kode berikut.
a) Laci pertama diberi kode 00-09
b) Laci kedua diberi kode 10-19
c) … dan seterusnya sampai …
d) Laci kesepuluh, berkode 90-99
3) Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh:
Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, …
sampai 09.
4) Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah
dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-
folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap
folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00,
foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9
5) Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

7. Penyimpanan surat
Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.
a. Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

26
 No. Tanggal Asal Surat Nomor Tanggal Perihal Ket.
Urut Penyimpanan Surat Surat Surat

0000
0001
0002
Dst
0173 14 Oktober 2013Koruptor -------- 04 OktoberLamaran
Akil 2013 Pekerjaan

b. Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan
folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan
mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.
c. Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor
kodenya.

8. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip.
Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden
diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.
Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai
nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat
deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi
jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode
sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

27
 MATERI VI

PENGARSIPAN DOKUMEN

A. Pengertian Arsip dan Manajemen Arsip

Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persolan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau
perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian nyata
dari data tersebut.

Sedangkan menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang

ketentuanketentuan pokok kearsipan, Bab I pasal 1 menegaskan bahwa yang
dimaksudkan dengan arsip di dalam buku Administrasi Kearsipan Sedarmayanti
(2008:32) adalah: Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna
dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi
masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban menajemen. Arsip dapat
bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur,
namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah
bagi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan
28
 dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan
pertanggungjawaban

Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan,

penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media elektronik. Sedangkan menurut Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses
yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan
pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.

B. Faktor-faktor Kearsipan yang Baik

Menurut buku Administrasi Kearsipan Widjaja (1993:103-104) ada beberapa

factor kearsipan yang baik antara lain:

1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk
menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat
diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya ditentukan oleh tepat atau
tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.

2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan

untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia.
Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel,karbon dan
sebagainya.

b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat. Meja tulis, rak dan sebagainya

c. Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari,
filing cabinet dan seterusnya

d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan
sebagainya

29
 3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan
tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga
persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu:

a. Memiliki pengetahuan dibidang Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut

masalah surat-menyurat dan arsip

b. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi besrta tugastugasnya

dan penjabat-penjabatannya.

c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan

d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang

dijalankan.

e. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,

kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi.

C. Asas-asas Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip atau warkat pada suatu perusahaan dapat digunakan beberapa
asas sebagai pedoman pengolahan arsip, menurut Amsyah (2005:16), yaitu terdapat tiga
macam asas yang digunakan untuk menyimpan arsip yaitu:

1. Asas Sentralisasi Yaitu sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di suatu tempat.
Penyelenggaraan arsip secara sentral ini baik digunakan bagi perusahaan yang masih
sederhana atau organisasi kecil.

Keuntungan dari asas sentralisasi yaitu jelas pertanggungjawabannya, memberikan

pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja, memungkinkan lebih terjaminnya
keamanan arsip, memberikan penggunaan ruang, peralatan dan personalia yang lebih
baik. Kelemahan sentralisasi yaitu akan dihadapkan pada masalah keterlambatan
penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada efisiensi dan efektifitas.

2. Asas Desentralisasi Yaitu pelaksanaan dengan dipusatkan pada semua unit kerja untuk
mengolah arsipnya masing-masing. Asas ini sesuai untuk perusahaan yang besar
dengan ruang lingkup kantor yang terpisah-pisah letaknya.

30
 3. Asas Gabungan Yaitu pelaksanaan penyimpanan arsip atau pengolahan arsip dapat
dilakukan dengan asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas gabungan antara
sentralisasi dan desentralisasi dalam pengurusan atau penyelenggaraan waktu akan
menjawab kelemahan asas sentraslisasi dan desentralisasi.

D. Prosedur Penyimpanan Arsip

Menurut Zulkifli Amsyah (2001:62-70), prosedur penyimpanan adalah langkah-

langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen.
Ada 2 macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (File
Pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap).

1. Penyimpanan Sementara (File Pending) Penyimpanan sementara adalah file yang

digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File) Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan

adalah sebagai berikut:

PEMERIKSAAN MENGINDEKS MEMBERI TANDA MENYORTIR

MELETAKKAN ATAU
MENYIMPAN

Gambar 2.4.1 gambar prosedur penyimpanan arsip Berdasarkan gambar prosedur

penyimpanan arsip diatas dapat dijelaskan yaitu:

a. Pemerikasaan Langkah ini adalah persiapan menyimpan warkat dengan cara

memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-
dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Apabila dokumen

31
 sudah dipastikan siap untuk disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda
siap simpan. Tanda atau symbol yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip,
Dokumen, tanda centang, dan lain-lain.

b. Mengindeks mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek
apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini
tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Pada sistemabjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu nama badan pada kepala surat atau nama
individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk, dan nama badan atau nama
individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan. Pemeriksaan Meletakan atau
menyimpan Menyortir Mengindeks Memberi tanda 12 Dengan demikian surat
masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang
sama. Kata tangkap pada sistem numeric adalah angka, pada sistem geografis
adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk dan nama tempat teralamat untuk
surat keluar. Kata tangkap pada sistem subjek adalah perihal atau isi surat.
Bilamana sebuah dokumen dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka
dokumen tersebut disimpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedang untuk
kata tangkap lain bila perlu dibuatkan penunjuk silang. Ini pun bila dipandang benar
perlu, sebab dengan penunjuk silang berarti penambahan pekerjaan.

c. Memberi Tanda

Langkah ini juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memeberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap
yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda
ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat
nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali
surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

d. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah

terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume
warkat yang banyak, sehingga untuk memeudahkan penyimpanan perlu banyak,

32
 sehingga untuk memeudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu
sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.

e. Menyimpan/meletakkan Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan

dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

Ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan,
yaitu sistem abjad, geografis, subjek dan numeric. Langkah ini meurpakan langkah
terakhir atau final dalam prosedur penyimpanan dokumen. Sehingga langkah ini
harus dilakukan secara teliti dan hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan
peletakan, yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen.

E. Sistem Penyimpanan Arsip

Setiap surat yang diterima atau yang dikeluarkan harus disimpan dan diarsipkan
agar tidak hilang karena surat bertujuan sebagai sumber informasi, alat pembantu ingatan
dan bukti yang nyata bagi organisasi/instansi.

Menurut Donni dan Agus (2013:164-167), sistem penyimpanan arsip (filling

system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan
dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kerasipan adalah
pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad,
nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai indentitas arsip yang
bersangkutan. Secara umum sistem kearsipan (filling system) ada 5 cara yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical System) Sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun nama
dalam urutan nama-nama mulai dari A sampai dengan Z).

sistem abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya
dilakukan terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda
dan masalah/subyek. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks
yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan. Contoh: Peraturan mengindeks dalam sistem abjad

a. Nama-nama orang Donni Juni diindeks menjadi Juni, Donnib.

33
 b. Mengindeks organisasi Bank Mandiri diindeks menjadi Mandiri, Bank

c. Nama tempat/daerah Provinsi Gorontalo diindeks menjadi Gorontalo, Porvinsi

d. Mengindeks nama benda/barang Sepeda Motor diindeks menjadi Sepeda, Motor

e. Mengindeks nama masalah Peraturan Pegawai diindeks menjadi Pegawai, Peratur

2. Sistem Perihal/Masalah/Subyek (Subject System)

Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada pokok masalah surat. Sebelum menerapkan sistem suyek, terlebih dahulu harus
disusun pedomannya yang dijadikan sebagai dasar penataan arsip pada tempat
penyimpanannya. Pedoman tersebut disebut Pola Klasifikasi. Dalam penyusunan
Pola Klasifikasi Kearsipan, unsur fungsi, stuktur dan masalah saling menunjang satu
dengan lainnya. Unsur fungsi tercermin dalam kegiatan operasional dapat dijadikan
sebagai dasar untuk menyusun klasifikasi kearsipan. Klasifikasi kearsipan disusun
berjenjang:

a. Masalah Pokok/Primer (Main Subject)

b. Sub Masalah Pokok/Sekunder (Sub Subject)

c. Sub Masalah Kecil/Tertier (Sub sub Subject) Ketiga hubungan di atas mempunyai
hubungan logis dan sistematis satu sama lainnya. Misalnya kelompok
kepegawaian harus terdapat masalah yang berhubungan dengan kepegawaian saja,
seperti dibawah ini:

1) Kepegawaian (Main Subject) - Pengangkatan (Sub Subject) - Pengankatan

PNS (Sub sub Subject)

2) Keuangan (Main Subject) - Anggaran (Sub Subject) - Anggaran belanja

pegawai (Sub sub Subject)

3. Sistem Nomor (Numerical System)

Yaitu tata cara menyusun arsip dengan mempergunakan urutan angkaangka sebagai
pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut sistem seri (serial
34
 numerical) atau menurut sistem persepuluhan atau decimal numeric misalnya: 00. 10,
20, 30 dan seterusnya.

Sistem nomor ini disebut juga sistem kearsipan tidak langsung disebut indirect filling
system karena harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah (daftar klasifikasi atau
daftar indeksnya). Contoh:

000 Kepegawaian

100 pendidikan

110 dalam negeri

120 luar negeri

200 cuti

4. Sistem Tanggal (Chronological System)

Sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Dalam suatu surat
biasanya ada 3 tanggal terdiri dari tanggal surat dibuat, 21 tanggal surat
dikirim/diterima, dan tanggal yang menyebutkan permasalahan surat. Namun
penyimpanan surat dengan sistem ini berdasarkan tanggal penerimaan atau
pengiriman surat bersangkutan. Untuk mengetahuinya sebagai alat pencatat surat-
surat yang akan disimpan saja. Contoh:

Kode 020615 menyatakan tanggal 02 bulan 06 tahun 2015.

Kode 031215 menyatakan tanggal 03 bulan 12 tahun 2015

5. Sistem Wilayah/Daerah (Geographical System) Suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan wilaya atau daerah. Penyusunan arsip-arsip dilakukan berdasarkan
pembagian wilayah yang menjadi alamat suatu surat. Warkat yang disimpan dalam
folder-folder pada umumnya diatur berdasarkan metode abjad atas dasar wilayah.
Dalam penerapannya juga perlu disusun daftar klasifikasi wilayah. Sistem ini
biasanya digunakan oleh perusahaan ekspedisi. Contoh:

1. Sumatera
35
 1.1 Sumsel

1.1.1 Palembang

1.1.2 Prabumulih

F. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2008:68), Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan

dan menemukan kembali arsip antara lain:

1. Filling Cabinet (Lemari Arsip)

Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara
vertical. Filling cabinet dilengkapi dengan :

a. Tab Bagian yang menonjol disebelah atas guide/map dengan ukuran lebih kurang:
lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab bermacam-macam, dari ujung kiri
petunjuk (guide) sampai ke kanan. Guna tab yaitu untuk mencamtumkan pokok
masalah, kode dan tanda penunjuk file lainnya.

b. Sekat (Guide) Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang
satu dengan masalah lain, sesuai pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
Guide dibuat dari karton tebal dan memiliki bagian menonjol yang dinamakan
dengan tab.

c. Hang Map (Map Gantung) Sejenis map dilengkapi tembaga bagian atasnya, bisa
menggantungkannya di dalam laci filling cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan
tab.

d. Schnelhecter Map Map untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih
dahulu, sehingga berkas tidak lepas dari kaitn.

e. Folder (Sampuk arsip) Map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tab untuk
menempatkan kode arsip.

f. Berkas Penyekat Alat/kotak jecuk berukuran lebih kurang 10 X 15 cm, digunakan

untuk menyimpan kartu kendali atau kartu penjam arsip, yang cara penyusunan
36
 penyimpanannya sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem
banggal/sistem lainnya.

2. Ordner

Order Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan
didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.

3. Data Tray (Baki Data)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastic atau mental, untuk
meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.

4. Safe Keeping Document (Brankas)

Alat ini Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi
dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau
rahasia.

5. Rak Buku (Lemari Terbuka)

Rak Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk
menyimpan odner dan sejenisnya

6. Rotary Filling System

Rotari Filling System Adalah sistem file bertingkat atau vertical yang dilengkapi
dengan sistem kode, angka, abjad dan warna serta berpola tingkatan bentuknya
bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan.

7. Mobiplan Filling System

Alat ini Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain
secara vertical. Mobilphan mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan
roda sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.

8. Vertical Plan Filling System

Alat ini Adalah lemari terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem
penyimpanan yang digantungkan.

9. Mesin Tik Elektronik

37
 Alat ini Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan
kapasitas terbatas. Untuk menuimpan dan menemukan kembali data, maka kunci
tertentu ditekan.

10. Microfilm

Alat ini Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memeudahkan penyimpanan dan
penggunaa.

11. Computer

Alat ini Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan insturksi/program yang diberikan, serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Perlengkapan penyimpanan arsip sangat berperan penting terutama pada saat

penemuan kembali arsip tersebut. Menurut Agus dan Teguh (2005:79), perlengkapan
penyimpanan arsip yaitu:

1. Penyekat

2. Map (Folder)

3. Penunjuk (Guide)

4. Map Ordner

5. Kotak (box)

6. Kartu Kendali

7. Kartu Peminjaman Arsip

G. Penemuan Kembali Arsip

Menurut Abubakar (1996:74), sistem penemuan kembali arsip adalah menemukan

informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata
menemukan arsipnya.

38
 Menurut Abubakar (1996:75), menyatakan bahwa supaya sistem penemuan kembali
arsip ini mudah dapat terlaksana, maka beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu:

1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus mudah
diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah
kata tangkap atau index sebagai tanda pengenal.

3. Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan harus sesuai
dengan penataan berkas.

5. Syarat yang paling penting adalah harus didukung oleh personil yang terlatih dan
harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang
bekerja secara details tentang informasi.

Menurut The Liang Gie (2007:125), Syarat pokok penyimpanan arsip yang
baik adalah kemungkinan ditemukannya kembali secara cepat seuatu arsip yang
dibutuhkan. Untuk mengetahui apakah suatu arsip merupakan arsip yang berguna,
dapatlah dinilai berdasarkan kecermatan dan jangka waktu dalam menemukan kembali
suatu arsip. Ketetapan sistem kearsipan yang ditetapkan perusahaan menurut The Liang
Gie (2007:224) untuk mengetahui apakan sistem kearsipan yang diterapkan sudah baik,
dapat dilakukan dengan cara:

1. Dengan rumus angka kecermatan

Angka Kecermatan (%) = Jumlah arsip yang tidak ditemukan X 100% Jumlah arsip
yang ditemukan

2. Dengan ukuran waktu tidak lebih dari 1 (satu) menit

a. Angka Kecermatan ≤ 0,5% itu bagus

b. Angka Kecermatan > 0,5% - 3% diperbaiki

c. Angka Kecermatan > 3% dirubah

39
 Dengan rumus diatas maka ratio kecermatan dapat dipergunakan untuk mengukur
arsip, dimana semakin tinggi persentase kecermatan, berarti bahwa penyelenggaraan arsip
semakin kurang baik dan perlu ditinjau kembali.

Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang
baik dalam menemukan kembali suatu arsip ialah tidak lebih dari pada waktu 1 menit

BAB III

PEMBAHASAN

Administrasi Penyuluhan Pertanian merupakan kegiatan administrasi dokumen

yang berhubungan dengan segala kegiatan penyuluhan pertanian. Administrasi
penyuluhan pertanian dilakukan oleh tenaga ahli administrasi yang biasanya terletak di
Balai Penyuluhan Pertanian di suatu kecamatan. Administrasi penyuluhan pertanian yang
dilakukan oleh tenaga ahli di kantor, dalam kondisi dilapangan untuk mendapatkan data-
data dalam dokumen dilakukan oleh penyuluh pertanian serta petani.

Administrasi penyuluhan pertanian biasanya disebut dengan pendokumentasian

penyuluhan pertanian. Pendokumentasian penyuluhan pertanian dilakukan dengan
berbagai dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penyuluhan pertanian seperti data-
data harian petani, hasil produktivitas, proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban,
data monografi, dan sebagainya.

Dalam pendokumentasian penyuluhan pertanian terdapat beberapa prinsip

pendokumentasian yang perlu diperhatikan guna memiliki panduan dan menghasilkan
tetepatan dalam proses pendokumentasian penyuluhan pertanian tersebut. Contoh prinsip
pendokumentasian adalah berdasarkan fakta. Dalam mendokumentasikan penyuluhan
pertanian, data yang terdapat di lapangan harus didokumentasikan secara benar oleh
administrator guna menjadi patokan dan acuan untuk kegiatan penyuluhan pertanian yang
perlu dilakukan.

Dalam proses pendokumentasian penyuluhan pertanian, terdapat sistem

pengolahan data berbasis IT. Pengolahan data ini disebut dengan pengolahan database
berbasis it. Pengolahan database berbasis it merupakan salah satu cara untuk menyimpan
atau mendokumentasikan data-data penyuluhan berbasis online dan ofline. Pengolahan

40
data berbasis it ini memiliki keunggulan antara lain dapat menjamin data yang disimpan
sehingga jika suatu waktu dibutuhkan dapat mudah ditemukan dan terjamin
keamanannya. Pendomentasian berbasis it ini dapat mulai diterapkan di penyuluhan
pertanian untuk menyimpan data-data di lapangan dalam setiap tahunnyaa. Sehingga saat
beberapa tahun yang akan diperlukan data tersebut akan mudah ditemukan dan mudah
dalam diolah kembali.

Dalam mendokumentasian penyuluhan pertanian baik manual ataupun berbasis it,

diperlukan kemampuan penulisan ilmiah. Penulisan ilmiah ini digunakan untuk
kesesuaian penyusunan dokumen penyuluhan seperti penyusunan proposal kegiatan,
laporan pertanggungjawaban, surat menyurat, dan sebagainya. Penulisan ilmiah ini
diperlukan agar proposal atau laporan pertanggungjawaban yang disusun dapat mudah
dipahami dan dimengerti oleh beberapa pihak yang membutuhkan.

Dokumen-dokumen penyuluhan pertanian ini dalam proses pengolahan

diperlukan dilakukan identifikasi. Identifikasi dokumen ini dilakukan guna mengetahui
dokumen tersebut termasuk dalam dokumen penyuluhan jenis apa. Identifikasi ini juga
dilakukan agar tidak ada data-data yang tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya
dilapangan sehingga penempatan dan proses publikasi dokumen tersebut tepat sasaran.

Salah satu langkah dalam pendokumentasian penyuluhan pertanian adalah

memberikan penomoran dalam dokumen-dokumen yang ada. Penomoran dokumen ini
dapat berupa penomoran dalam surat menyurat bahkan penomoran pada dokumen-
dokumen yang akan disimpan. Pada umumnya penomoran dokumen ini diberikan pada
dokumen-dokumen yang akan disimpan. Penomoran dokumen ini dilakukan untuk
mempermudah proses penyimpanan dan pencarian dari dokumen-dokumen tersebut pada
waktu-waktu tertentu. Penomoran ini akan mempermudah proses penyimpanan sehingga
berada pada tempat-tempat dan dengan nomor yang diketahui sehingga akan lebih tertata.

Setelah dokumen-dokumen penyuluhan pertanian di dokumentasikan, tahap akhir

adalah pengarsipan dokumen. Berbagai dokumen penyuluhan pertanian diarsipkan baik
secara online maupun ofline guna menjadi barang bukti dari data atau kegiatan yang
pernah dilakukan sebelumnya. Pengarsipan dokumen ini juga dilakukan guna
mempermudah apabila suatu waktu dokumen-dokumen tersebut diperlukan. Pengarsipan

41
 dokumen dilakukan dalam suatu ruangan arsip yang memang khusus untuk menyimpan
arsip dokumen tersebut.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi Penyuluhan Pertanian merupakan sebuah kegiatan yang mengatur

dan memuat tetnag segala tananan bagaimana cara untuk melakukan pendokumentasian
dokumen penyuluhan pertanian. Macam-macam dokumen penyuluhan antara lain laporan
kegiatan harian, proposal kegiatan, data produktivitas, laporan pertanggungjawaban, surat
menyurat, dan sebagainya. Pendokumentasian penyuluhan pertanian ini memiliki
beberapa prinsip yang perlu diperhatikan bagi sang administrator dokumen penyuluhan
tersebut. Administrasi penyuluhan pertanian ini berguna untuk mempermudah
administrator, penyuluh, bahkan petani untuk dapat menemukan data-data penting yang
suatu waktu diperlukan bagi kegiatan penyuluhan pertanian.

B. Saran

Pendokumentasian penyuluhan pertanian perlu dilakukan dan diperhatikan dengan baik

dan teratur guna memudahkan dalam pencarian dokumen penyuluhan pertanian tersebut.

42
 DFTAR PUSTAKA

Ade Maya. 2015. Macam-MacamPengarsipan Dan AsasPengarsipan. Makalah. Dikutipdari

mayaade96.blogspot.com/2015/02/macam-macam-pengarsipan-dan-asas.html.
Diakses pada tanggal 31 Maret 2019.
Agustin Wydia Gunawan. 2011. Penyegaran Penulisan Artikel Publikasi.
http://simpen.lppm.ut.ac.id/informasi
%20penelitian/materi_pelatihan_penulisan_artikel.ppt. Lokakarya Penulisan Jurnal
Ilmiah : Jakarta. Diakses pada 25 maret 2019

Agustuti, Handayani. 2017. Materi Penyuluhan Manajemen Arsip dan Arsip Elektronik.
Universitas Bandar Lampung.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kearsipan, PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

www.FILING SISTEM NOMOR (NUMERIC FILING SYSTEM) _ zafikariyufi12.htm.

Ferisman Tindaon. 2016. Teknik Penulisan Karya Ilmiah Bab 20 2016.

https://www.researchgate.net/publication/320592212_TEKNIK_PENULISAN_KARY
A_ILMIAH_2016_Bab_20. diaskes pada 25 maret 2019.

FadillahIrvan. 2015. Cara MengarsipDokumen. Makalahdikutipdari

irvanbec.blogspot.com/2015/09/cara-mengarsip-dokumen.html?m=1. Diakses
pada tanggal 31 Maret 2019.
Kurniawan. 2017. PengertianArsip dan 5
SistemPenyimpananArsipBesertaContohnya.Makalah.
DikutipdariBrangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/.Diakses pada tanggal 31
Maret 2019.

43
LLDIKTI Wilayah XI. 2016. Panduan Penulisan Karya Ilmiah&Proposal Penelitian.
https://lldikti12.ristekdikti.go.id/2011/01/29/panduan-penulisan-karya-ilmiah-
proposal-penelitian-untuk-mahasiswa.html. diakses pada 25 maret 2019.

Moch Zulfikar. 2013. Penulisan Ilmiah. http://zulfikar68.blogspot.com/2013/05/penulisan-

ilmiah-pengertian-penulisan.html diakses pada 24 maret 2019

Novianti Titin. 2016. MakalahKearsipan. Makalahdikutipdari

makalahkearsipan.blogspot.com/2016/06/bab-i-pendahuluana.html?m=1. Diakses
pada tanggal 31 Maret 2019.
Rini, Handayani. 2017. Dokumentasi Kebidanan. Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia.

Samsuri. 2012. Teknik Penulisan Ilmiah (Prapenulisan dan Penulisan). https://samsuri-

syam.blogspot.com. Diakses pada 24 maret 2019

Sri Ayu Hartini. Makalah Teknik Penulisan Karya Ilmiah.

https://nybestblogsaddress.blogspot.com. Diakses pada 24 maret 2019

Sunandar, Bambang EkaPurnama, GesangKristiantoNugroho. 2012.

SistemInformasiPengarsipan Pada MTs NEGERI GEMBONG KAB. PATI
BERBASIS MULTIUSER. Jurnal Speed. 9(2)1-7.

Suwandi, A. Modul Pengarsipan.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1, Ikanisius (anggota IKAPI). Yogyakarta.

44
45