DAFTAR ISI

1.GAMBARAN UMUM REMINDER LETTER ....................................................................... 2

1.1 REMINDER LETTER ....................................................................................................... 2
1.2 MANFAAT ADANYA REMINDER LETTER................................................................ 2
1.3 TAHAPAN PENGIRIMAN REMINDER LETTER ....................................................... 3
2. PEMBAHASAN ........................................................................................................................ 4
2.1 THIRD REMINDER LETTER ......................................................................................... 4
2.2 HAL- HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN ............................................................... 4
2.3 BAGAIMANA JIKA MASIH BELUM DIBAYAR ? ...................................................... 4
3. UNSUR-UNSUR REMINDER LETTER ............................................................................... 5
4. TEMPLETE REMINDER LETTER ...................................................................................... 6
5. CONTOH REMINDER LETTER DENGAN SKENARIO YANG BERBEDA-BEDA .... 7

1
 1.GAMBARAN UMUM REMINDER LETTER

1.1 REMINDER LETTER

Reminder Letter adalah surat peringatan, dimana surat ini biasanya dikirim dari satu
perusahaan kepada perusahaan lainnya ataupun dari perusahaan kepada client dan juga sebaliknya.
Dalam kasus ini, kelompok kami akan membahas mengenai Reminder Letter dari Hotel kepada
Travel Agent. Pengiriman Reminder Letter ini dikarenakan pihak Travel Agent tidak membayar
tunggakan sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. Sebelum surat ini diterbitkan biasanya
pihak hotel sudah mengirimkan invoice terkait dengan isi batas waktu tunggakan namun
tunggakan belum juga dibayarkan.

1.2 MANFAAT ADANYA REMINDER LETTER

1.2.1. Manfaat untuk hotel: Sebagai media komunikasi halus untuk menagih tunggakan
yang belum terbayarkan tanpa harus langsung ke tempat Travel Agent tersebut dan juga sebagai
bukti tertulis bahwa pihak Hotel sudah mengirimkan Reminder Letter untuk Travel Agent jika ada
kesalahpahaman.

1.2.2. Manfaat untuk Travel Agent: Sebagai pengingat untuk membayar tunggakan.

Penagihan piutang maupun pembayaran hutang dengan tepat waktu merupakan dua sisi
yang bisa jadi saling berkaitan demi kelancaran usaha suatu perusahaan. Perputaran piutang yang
tinggi akan memenuhi ketersediaan uang tunai untuk kontinuitas operasional perusahaan.
Sedangkan perputaran hutang yang tinggi menguatkan kepercayaan pihak supplier, yang
berpengaruh pada ketersediaan barang atau komoditas bagi suatu perusahaan. Dalam hal ini pada
akhirnya akan menciptakan perputaran barang yang tinggi, dan mengoptimalkan profitabilitas. Ini
akan mewujudkan juga efektifitas dan effisiensi penggunaan modal kerja bagi suatu perusahaan.

Pada akhirnya memang teknologi seperti reminder hutang piutang itu sangat penting
digunakan sebagai informasi bagi seorang admin untuk memudahkan pekerjaannya. Namun
tentunya dalam realita, penagihan secara kaku atau saklek juga terkadang tidak bisa dilakukan
karena bisa jadi pelanggan jadi tidak menyukai kita. Semua harus diatur dengan selaras, sehingga
bisnis yang saling menguntungkan bisa dicapai. Tidak jarang customer yang diperlakukan secara
kaku akan mencari alternatif supplier lain yang lebih lunak dalam penagihan dan waktu jatuh

2
tempo kredit. Sekali lagi tidak dapat dipungkiri bahwa memang perputaran keuangan lah yang
akan dimaksimalkan oleh semua pebisnis, untuk mengoptimalkan keuntungan. Idealnya,
perusahaan harus menagih piutang dengan tepat waktu agar dapat segera memanfaatkan dana yang
didapat. Dan melakukan pembayaran hutang setidaknya pada akhir-akhir jatuh temponya,
sehingga masih mempunyai cukup waktu untuk memanfaatkan dana yang masih berada di kas
perusahaan untuk keperluan operasional.

1.3 TAHAPAN PENGIRIMAN REMINDER LETTER

Pengiriman Reminder letter tidak bisa dikirimkan begitu saja karena terkadang dalam
penggunaanya mengingatkan pihak Travel Agent untuk membayar invoice yang disepakati juga
bisa dilakukan dengan telepon. Beberapa Hotel memilih untuk langsung menghubungi melalaui
telephone, beberapa memilih untuk mengirimkan surat dan tidak sedikit juga hotel yang
melakukan kedua hal tersebut. Sebab, pihak travel masih belum membayar tagihan yang sudah
disepakati sehingga tidak heran jika memang hotel akan terus menghubungi pihak travel.

Berdasarkan sumber informasi yang kami dapat di Monik Deviana pada akun prezi.com
terdapat 3 alur pengiriman reminder letter. Ketiga alur berikut adalah :

1 First Reminder adalah surat pengingat awal yang hanya berisikan peringatan saja.

2 Second Reminder adalah surat pengingat yang diterbitkan ketika “First Reminder” dan
selain berisikan pengingat di Second Reminder ini berisikan konsekuensi-konsekuensi jika tidak
segera ditindaklanjuti

3 Third Reminder adalah surat pengingat terakhir yang diterbitkan dengan isi dimana akan
melanjutkan ke jalur hukum jika memang tidak ditindaklanjuti.

3
 2. PEMBAHASAN

2.1 THIRD REMINDER LETTER

Seperti di pembahasan sebelumnya, Third Reminder adalah surat pengingat terakhir yang
diterbitkan dengan isi dimana akan melanjutkan ke jalur hukum jika memang tidak ditindaklanjuti.
Oleh karena itu penggunaan bahasa dan etika dalam bersurat juga harus diperhatikan, tidak hanya
sebagai pengingat dengan mengirimkan third reminder kita juga harus memberitahu bahwa jika
memang tidak ada respond maka kasus penundaan pembayaran akan dilanjutkan ke jalur hukum.

2.2 HAL- HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN

1. Body of Letter dari surat reminder letter yang ketiga dimana dibuka dengan pengingat bahwa
pihak travel agent belum membayar tagihan dari pihak hotel dan pada paragraph kedua biasanya
akan diberikan informasi bahwa jika memang tidak ditindaklanjuti maka akan dilanjutkan ke jalur
hukum. Harapnnya agar pihak travel agent segera membayar tunggakan kepada pihak hotel.

2. Meskipun sudah diberikan informasi mengenai akan dilanjuti ke jalur hukum, akan lebih baik
lagi jika ditulis bahwa pihak hotel akan sangat mengapresiasi kerja sama pihak travel agent dengan
membayar tagihan secepat mungkin atau sesuai tanggal yang disepakati.

3. Memberikan peringatan dengan bahasa yang halus, selain akan dilanjutkan ke jalur hukum,
dengan menuliskan akan putus kontrak di masa depan, pihak hotel berharap ini akan menjadi
motivasi dan pelajaran bagi travel agent yang telat membayar tagihan.

4. Selalu Periksa akun bank perusahaan, karena terkadang ketika kita hendak mengirimkan
reminder letter. Pihak travel agent sudah mengirimkan tagihan yang ditunggak, oleh karena itu
selalu double check pembayaran oleh travel agent.

2.3 BAGAIMANA JIKA MASIH BELUM DIBAYAR ?

Beberapa kasus seperti ini sebenarnya terjadi hanya saja dengan kuantitas yang tidak begitu
banyak. Namun, kita memang perlu memahami langkah yang diambil ketika payment belum juga
dibayar. Sudah saatnya untuk mencari pihak tersebut secara langsung dan dengar apa yang menjadi
masalah sehingga tunggakan belum juga dibayarkan.

4
3. UNSUR-UNSUR REMINDER LETTER

Berkaitan dengan unsur-unusr reminder letter adalah sama saja dengan surat pada
umumnya hanya saja yang menjadi pembeda adalah ”Body of Letter” yang berisikan pengingat
terkaitan tunggakan

1. Letter Head: Sebagai identitas perusahaan pengirim yang bersikan alamt, nomor
telepon, email dan juga logo.

2. Place & Date: Tempat dan waktu pembuatan surat

3. Addressee: Kepada siapa surat tersebut ditunjukan dan identitas perusahaan terkait.

4. Salutation: Salam pembuka

5. Subject Heading: Topik atau maksud pengiriman surat

6. Body of Letter: Isi dari surat tersebut

7. Complimentary Close: Salam penutup

8. Position in the company: Posisi pengirim di perusahaan

9. Sign: Tanda tangan

10. Sender: Nama lengkap pengirim

5
4. TEMPLETE REMINDER LETTER

LOGO OF THE
COMPANY
1. LETTER HEAD

2. PLACE & DATE

3. ADDRESSEE

4. SALUTATION

5. SUBJECT HEADING

6. BODY OF LETTER-REMINDING STATEMENT AND SOMETIMES

THE AMOUNT OF MONEY THAT NEED TO BE PAID

6. BODY OF LETTER-STATEMENT THAT WILL TAKE

ACTION BY REPORT TO THE LEGAL DEPARTMENT

6. BODY OF LETTER-THANKING FOR THE COOPERATION /

REMINDER
7. COMPLIMENTARY CLOSE

8. POSITION IN THE COMPANY

9. SIGN

10.SENDER

6
5. CONTOH REMINDER LETTER DENGAN SKENARIO YANG BERBEDA-BEDA

Hotel Genitri International

Jl. Raya Kuta No.7
Legian, Bali Indonesia
Email : hitgenit@yahoo.com

Legian, 02nd September 2019

Mr. Willy Schoemaker

Product Manager
JTB Tours & Travel
251 Fujiyama Street Oldbuilding, Tokyo, Japan.
Telp. 045125.7725307
Fax. 045. 125. 7725308

Dear Mr. Schoemaker,

RE: Overdue Payment Reminder – TREAT AS URGENT.

Please refer to our two previous letters. Despite our repeated requests you neither paid the dues
nor even responded. It is a clear indication that you are holding the payments rather intentionally.

Under this circumstance, we do not find any other alternative than passing the buck to our legal
department to pursue the matter.

Though we feel bad to refer to the court, we compromised ourselves that you would have done
the same thing, if we had been dodging your dues as you have been doing to us, wouldn’t you?
So, please do what you got to do. Thank you so much for your cooperation.

Sincerely Yours
FO Manager

Ms. Desak Putu Krisna Dewi Laksmi

7
 Hotel Genitri International
Jl. Raya Kuta No.7
Legian, Bali Indonesia
Email : hitgenit@yahoo.com

Legian, 02nd September 2019

Mr. Willy Schoemaker

Product Manager
JTB Tours & Travel
251 Fujiyama Street Oldbuilding, Tokyo, Japan.
Telp. 045125.7725307
Fax. 045. 125. 7725308

Dear Mr. Schoemaker,

RE: Overdue Payment Reminder – TREAT AS URGENT.

Dear Name of Client

Outstanding account: $5,000

Charges for late payment: $50
Charges of interest: $500
Outstanding due: $5550
Kindly reference the emails I sent to you requesting that you pay the amount owed on the invoice.
This payment is overdue for two months. Because of the delay in payment, we have no choice but
to charge you a late fee and interest payments making the total owed $5550.
If we do not receive payment in full including fees and interest by the end of this month, we will
regrettably have to ask our debt recovery agency for help. If the debt recovery agency fails to
recover the amount in full, we will be forced to cancel your account.

Sincerely Yours
FO Manager

8
Ms. Anjani Jasmine Patria

Hotel Genitri International

Jl. Raya Kuta No.7
Legian, Bali Indonesia
Email : hitgenit@yahoo.com

Legian, 02nd September 2019

Mr. Willy Schoemaker

Product Manager
JTB Tours & Travel
251 Fujiyama Street Oldbuilding, Tokyo, Japan.
Telp. 045125.7725307
Fax. 045. 125. 7725308

Dear Mr. Schoemaker,

RE: Overdue Payment Reminder – TREAT AS URGENT.

Please refer to our earliest letters/reminders dated 30th July, 10th August and 20th August,
requesting therein to settle your long overdue account no 792 at your earliest.

We regret to write that you didn’t respond to settle the account.

You didn’t even respond to any of our above said letters.

This is to advise you to finally settle the account, in full, within seven days of receipt of this letter
otherwise we shall refer your account to our legal department for taking legal recourse to recover
the dues at your sole risk and cost.

We’ve already informed you that the total outstanding balance due is Rs. 11780.00 as on 30th June
2019.

However, we hope that you will not force us to take legal recourse in the matter, and you will make
the full payment as above

Sincerely Yours
FO Manager

9
Mr. Kadek Wira Kusumadharma Putra

Hotel Genitri International

Jl. Raya Kuta No.7
Legian, Bali Indonesia
Email : hitgenit@yahoo.com

Legian, 02nd September 2019

Mr. Willy Schoemaker

Product Manager
JTB Tours & Travel
251 Fujiyama Street Oldbuilding, Tokyo, Japan.
Telp. 045125.7725307
Fax. 045. 125. 7725308

Dear Mr. Schoemaker,

RE: Overdue Payment Reminder – TREAT AS URGENT.

This letter is to inform you that we appreciated doing businesses with you but based on accounts,
we have noticed that your payment of Rp. 1,950,000 for the client, Mr/s. Wakiko Watanabe is
overdue by 45 days above the credit period. We request you to kindly make the payment to avoid
future complications.

We had sent you a reminder on 25th August 2019 and 31st August 2019 for making the overdue
payment but failed to get any response from your side. I am regret to inform you that if we don’t
receive the payment until 15th September 2019. We would like to end this to the legal department.

We would highly appreciate your prompt action in this matter. Please do not hesitate to contact us
for any issues. Thank you.

Sincerely Yours
FO Manager

Mr. I Wayan Yudha Andayana

10
 Hotel Genitri International
Jl. Raya Kuta No.7
Legian, Bali Indonesia
Email : hitgenit@yahoo.com

Legian, 02nd September 2019

Mr. Willy Schoemaker

Product Manager
JTB Tours & Travel
251 Fujiyama Street Oldbuilding, Tokyo, Japan.
Telp. 045125.7725307
Fax. 045. 125. 7725308

Dear Mr. Schoemaker,

RE: Overdue Payment Reminder – TREAT AS URGENT.

On 25th August 2019 and 31st August 2019 we had sent you the reminder letter for making the
overdue payment but we didn’t hear anything back from you. I am regret to tell you that we have
to go through legal department in order to settle this case, if we don’t receive the payment until
15th September 2019.

We are really happy doing business with you but you have to understand our side as well. I hope
you will do your chores before the date.

Thank you for your cooperation.

Sincerely Yours
FO Manager

Mr. I Putu Riyan Melvin

11
12