BAB IV

HASIL MAGANG

4.1 Gambaran Umum RSU Bhakti Asih

4.1.1. Sejarah Rumah Sakit Umum Bhakti Asih

Rumah Sakit Umum Bhakti Asih yang terletak di jalan Raden Saleh

nomor 10 Karang Tengah Tangerang merupakan buah kerja keras yang dirintis

oleh bidan pada tahun 1980 sesuai dengan tuntunan masyarakat terhadap medis

khususnya kebidanan. Tahun 1985 melalui modifikasi rumah pribadi, Praktek

Bidan dikembangkan menjadi rumah bersalin Bhakti Asih dengan citra dan

posisioning yang baik tahun 1993 mulai dilengkapi Klinik Spesialis dan Klinik

Umum 24 jam dan klinik penunjang melalui Izin DinKes Kota Tangerang.

Tepatnya tanggal 10 februari 2005, Klinik Bhakti Asih tersebut berubah

menjadi Rumah Sakit Umum Bhakti Asih yang diresmikan dengan izin

No.445.1647/Dinkes.04.RSU.01.IX dengan ditunjang peralatan lengkap.

Mengacu Visi Indonesia Sehat 2010 management Rumah Sakit Bhakti

Asih memberikan perhatian khusus pada salah satu pilar yaitu; pelayanan

kesehatan yang bermutu adil dan merata berdasarkan kebutuhan masyarakat

Tangerang dan sekitarnya. Seiring dengan tuntunan kebutuhan akan pelayanan

kesehatan khusunya kota Tangerang Rumah Sakit Bhakti Asih terus

meningkatkan berbagai fasilitas dan pelayanan guna meningkatkan

kenyamanan pasien dan masyarakat yang menggunakan jasa pelayanan

kesehatan. Citra pelayanan yang semakin berkualitas senantiasa membangun

semangat dan motivasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan

pelanggan.

39
 Sebagai Institusi pelayanan kesehatan Rumah Sakit Umum Bhakti Asih

menitik beratkan pada mutu pelayanan kesehatan pasien dengan menerapkan

pelayanan yang :

1. Berfokus pada pasien

2. Standar pelayanan manajemen Rumah Sakit

3. Sasaran Keselamatan Pasien

4. Sasaran Milenium Development Goals

Bukti standarisasi pelayanan di Rumah Sakit Bhakti Asih dinyatakan

dengan telah ditetapkannya Rumah Sakit Bhakti Asih sebagai rumah sakit

yang terakreditasi secara penuh 5 pelayanan pada tanggal 14 Oktober 2011

dan saat ini sedang proses pemenuhan akreditasi JCI (Joint Commite

International). Untuk menjaga mutu pelayanannya RSU Bhakti Asih

menerapkan profesionalisme teknis medis yang didukung oleh tenaga medis

dan paramedik yang professional, mudah-mudahan dapat memenuhi

kebutuhan masyarakat

Pengolahan manajemen RSU Bhakti Asih telah menggunakan system

informasi Rumah Sakit (Hospital Information System) yang terintegrasi secara

computerized antara pelayanan administrative, pelayanan medik dan

pelayanan keperawatan.

4.1.2. Luas Tanah dan Bangunan

Luas tanah RSU Bhakti Asih kurang lebih 6000m² sedangkan luas

bangunannya 4000m². Halaman bagian belakang dan samping rumah sakit

digunakan sebagai tempat parkir mobil, sedangkan halaman bagian belakang

digunakan sebagai tempat parkir motor.

40
4.1.3. Lokasi

Rumah Sakit Umum Bhakti Asih merupakan salah satu Rumah Sakit

umum di wilayah Karang Tengah, berlokasi di Jalan Raden Saleh No.10

Karang Tengah Karang Tengah, Kota Tangerang, Propinsi Banten, dengan

batas – batas wilayah :

1. Batas Utara : Kembangan Jakarta-Barat

2. Batas Selatan : Kecamatan Ciledug

3. Batas Barat : Kecamatan Pinang

4. Batas Timur : Jakarta Selatan

4.1.4. Visi, Misi dan Tujuan Bhakti Asih

4.1.4.1 Visi Rumah Sakit Bhakti Asih

Visi Rumah Sakit Bhakti Asih adalah menjadi rumah sakit terbaik sekota

Banten tahun 2018

4.1.4.2 Misi Rumah Sakit Bhakti Asih

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang profesional, bermutu, dan

terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat

2. Menjadi tempat pendidikan dan pelatihan kesehatan

3. Dapat mensejahterakan para pegawai rumah sakit yang merupakan salah

satu aset yayasan dalam menyelenggarakan pengabdian kepada seluruh

lapisan masyarakat

4.1.4.3. Tujuan Rumah Sakit Bhakti Asih

1. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang paripurna terhadap masyarakat

baik dalam bentuk pelayanan promotif, preventif, kuratif dan

rehabilitative.

41
 2. Terselenggaranya pelayanan umum, spesialis dan pelayanan penunjang

yang bermutu serta terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat.

3. Terwujudnya sarana prasarana rumah sakit yang memadai dalam

menjalankan fungsi pelayanan, pendidikan dan pelatihan.

4. Tercapainya kesejahteraan bagi seluruh pegawai rumah sakit, ketenaga

kerjaan di RSU Bhakti Asih.

Tabel. 4.1. Rumah Sakit Bhakti Asih memiliki tenaga kerja sebagai berikut :

Jenis Kelamin

Posisi Keahlian L P Total

Direktur RSU 1 - 1

Wakil Direktur RSU 1 1 2

Kepala Bagian / Kepala Bidang 4 3 7

Dokter 49

Bidan - 19 19

Perawat 17 94 111

Pelayanan medic 3 2 5

Apotek & Farmasi 6 15 21

Analis/Laboratorium 7 5 13

Medical Record 9 5 14

Rontgen 4 3 7

Hemodialisa 2 4 6

Fisioterapi 1 4 5

POS 3 14 17

42
 K3 RS 1 1 2

Gizi - 18 18

Wasray 2 8 10

HRD 2 3 5

Marketing 2 5 10

Lahta 1 - 1

Accounting 10 33 43

Administrasi /keuangan 1 2 3

Resepsionis 2 8 10

Keamanan 5 1 6

IPSRS 6 1 7

Driver 4 - 4

Kurir 4 - 4

TOTAL 98 249 396

Sumber : RSU Bhakti Asih 2013

4.1.5. Pelayanan di RSU Bhakti Asih

Pelayanan yang tersedia di RSU Bhakti Asih meliputi :

1. Pelayanan Emergency

Merupakan pelayanan kedaruratan medik yang buka selama 24 jam. Yang

terdiri dari ruang observasi, ruang tindakan dan ambulance.

2. Pelayanan Rawat Jalan

Pada pelayanan rawat terdapat pelayanan informasi, pendaftaran, poli klinik

umum, poli konsultasi ibu dan anak, serta terdapat poli spesialistik yang

terdiri dari: Poli kebidanan dan poli kandungan, Poli penyakit dalam, Poli

43
 kesehatan anak, Poli bedah umum, Poli bedah urologi, Poli bedah

orthopaedi, Poli syaraf, Poli jantung, Poli paru, Poli mata, Poli THT, Poli

Kulit dan Kelamin, Poli Psikiater, Poli Gigi

3. Pelayanan penunjang medis

Pelayanan penunjang medik berupa Radioagnostik, USG 4D colour, Echo

4D colour, CT scan, USG 3D, X-Ray, Laboratorium patologi klinik,

Fisioterapi, EKG (Electro Cardiograpy), Haemodialisa

4. Pelayanan Keperawatan

Penyediaan fasilitas pelayanan rawat inap yang didukung tenaga

professional keperawatan, penerapan asuhan keperawatan dalam pelayanan

kepada pasien dirawat dengan teknologi asuhan keperawatan untuk

mendapatkan mutu asuhan keperawatan.

5. Instalasi Farmasi

Pelayanan obat untuk kebutuhan rawat jalan dan rawat inap, fasilitas apotek

24 jam dan Layanan Antar Resep (LAR) merupakan layanan yang tersedia

di rumah sakit.Pelayanan informasi obat bagi pasien sebagai pendukung

layanan farmasi.

6. Medical Check-Up

RSU Bhakti Asih adalah penyedia jasa layanan kesehatan yang telah

berpengalaman selama bertahun-tahun dalam bidang pelayanan kesehatan,

yang mengutamakan profesionalisme dan kepuasan pelanggan.Salah satu

layanan unggulan di RSU Bhakti Asih adalah MCU (Medical Check Up)

dengan tujuan untuk mengetahui penyakit sedini mungkin, mengatasi

secepat mungkin dan mencegah agar penyakit tidak berlanjut.

44
4.2. Gambaran Umum Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Asih.

Sejarah, visi, misi dan struktur organisasi dan tata kerja rekam medis di RS

Bhakti Asih

1. Sejarah Rekam Medis

Rekam medis di Rumah Sakit Bhakti Asih sudah ada sejak Rumah Sakit

berdiri. Dari mulai berdirinya praktek bidan swasta sampai saat ini sudah

berdirinya rumah sakit umum, sistem pengelolaan rekam medis terus

berkembang demi pencapaian penyelenggaraan rekam medis yang

bekualitas.

2. Visi Rekam medis

“Menjadikan Instalasi rekam medis panutan dalam memberikan informasi

dan pelayyanan secara cepat, tepat dan akurat di Tangerang, banten pada

tahun 2016”

3. Misi Rekam medis

a. Menyelenggarakan pelayannan penerimaan pasien yang beriorentasi dari

Costumer service dan profesional, bermutu dan berfokus pada

kepuasana pasien.

b. Meningkatkan dan mengembangkan kompetensi dan keterampilan SDM

di Instalasi rekam medis.

c. Menjadikan tempat pelatihan rekam medis di kabupaten dan kota

tangerang.

c. Membuat dan memberikan informasi yang akurat secara berkelanjutan

dalam pelaporan dan statistik.

d. Ikut berperan serta dalam meningkatkan mutu pelayanan.

45
 e. Meningkatkan kesejahteraan SDM di Instalasi Rekam Medis.

4. Struktur organisasi rekam medis.

Gambar 4.1 Struktur organisasi Rekam medis RSU Bhakti Asih

Wadir
Pelayanan

Ka. Instalasi
RM

Pendaftaran Pengelolaan Pelaporan

status

R. JalanV R. Inap retrieval Distribusi assembling exsternal Internal Codding

Tata kerja rekam medis

1. Retrieval

Retrieval bertugas untuk mengambil dan memasukkan berkas rekam

medis dari rak penyimpanan untuk kebutuhan sarana pelayanan asien

rawat jalan, inap maupun UGD atas dasar permintaan baik melalui

pendaftaran maupun permintaan melalui telepon.

Tata kerjanya:

1. Petugas mengambil permintaan yang didapat melalui print out yang

keluar secara otomatis bila ada order atau permintaan dari bagian

pendaftaran.

2. Tahap pertama perhatikan nomor primer, kemudian menuju ke rak

penyimpanan dengan nomor tersebut.

46
 3. Tahap kedua, perhatikan nomor sekunder, kemudian cari urutan

nomor tersebut setelah nomor primer.

4. Tahap ketiga, perhatikan nomor tertier, kemudian cari urutan nomor

sesuai dengan nomor tersebut.

5. Ditulis pada buku expedisi yang selanjutnya diantar ke ruang yang

dituju oleh prtugas distribusi.

2. Pendistribusian berkas rekam medis

Pendistribusian berkas rekam medis adalah pelaksanaan pengiriman

rekam medis sesuai dengan permintaan kebutuhan dan tujuannya.

Tata kerjanya:

1. Pencatatan berkas rekam medis yang akan dikirim sesuai dengan

buku ekspedisi yang telah tersedia (berdasarkan poli/dokter) yang

perlu dicatat daam ekspedisi adalah nomor urut pengiriman, nama

pasien, tanggal, no rekam medis yang akan dikirim, paraf.

2. Penyortiran berkas yang akan dikirim sesuai kelompok poli/dokter

atau lokasi pengiriman.

3. Pengiriman dilakukan sesuai dengan standar mutu pelayanan yaitu

sekitar 15 menit sampai tujuan.

3. Assembling

Assembling bertugas melakukan peracikan/menyusun kembali serta

melengkapi formulir berkas rekam medis yang selesai dipergunakan

berdasarkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang telah ditentukan.

Tata kerjanya:

47
 1. Setiap berkas rekam medis yang telah selesai dipakai harus lengkap

pencatatannya/informasi.

2. Berkas rekam medis harus tersusun dengan rapi sesuai urutannya

sehingga dapat dengan mudah dalam pencarian informasinya.

3. Berkas rekam medis yang sudah tebal harus dibuat beberapa seri

sesuai ketentuan rekam medis.

4. Melakukan penerimaan berkas rekam medis yang akan di assembling

baik rawat jalan, medical chek up, dan pasien pulang rawat.

5. Menyusun berkas rekam medis berdasarkan pedoman rekam medis

yang sudah ditentukan.

6. Apabila ada berkas rekam medis yang rusak diserahkan ke bagian

pemeliharaan berkas untuk segera diperbaiki.

7. Mencatat berkas rekam medis yang sudah diracik/assembling ke

dalam buku register/ekspedisi.

8. Membuat laporan kegiatan assembling

9. berkas yang sudah diassembling diberikan kepada petugas coding.

4. Kodding

Merupakan tindakan berdasarkan buku ICOPIM pada setiap tindakan

pembedahan yang dilakukan terhadap pasien.

Tata kerjanya

1. Menggunakan buku ICD X sebagai dasar untuk melakukan

pengkodean diagnosa

2. Semua diagnose harus dikode sehingga mudah dalam pembuatan

laporan kegiatan operasi di rumah sakit.

48
 3. Melakukan pengkodingan setelah menerima status dari masing-

masing poliklinik

4. Memasukkan billing ke dalam program NCI medis

4.3 Input

4.3.1. Man

Rekam medis sudah ada sejak Rumah Sakit Bhakti Asih berdiri. Dari

mulai berdirinya Rumah Sakit sistem pengelolaan rekam medis terus berkembang

demi pencapaian penyelenggaraan rekam medis yang berkualitas. Rekam medis

rumah sakit Bhakti Asih beroperasi selama 24 jam, jumlah karyawan yang

bertugas di bagian rekam medis berjumlah 14 orang, yang bertugas dibagian

koding ada 3 orang, 2 orang lulusan d3 rekam medis, dan 2 orang masih kuliah,

yang bertugas pada bagian assembling ada 2 orang, 1 orang lulusan S1 ekonomi,

dan 1 orang lagi lulusan sma, yang bertugas pada retrival ada 3 orang, yaitu 3

lulusan sma, pada bagian filling dan pemeliharaan status terdiri atas dua orang,

dan mereka lulusan sma, yang bertugas di bagian distribusi terdapat 4 orang, dan

mereka semua lulusan sma.

4.3.2. Metherial

Dalam unit rekam medis di butuhkan ruangan khusus untuk penyimpanan

rekam, unit rekam medis terletak di samping instalasi gizi dan kamar jenazah.

Jarak dari tempat pendaftaran ke ruang rekam medis sejauh lebih kurang 35 m.

Ruang rekam medis terdiri atas dua buah ruangan, ruang aktif dan ruang in aktif,

ruang in aktif terletak di lantai 2, luas ruang in aktif 10x8 meter, sedangkan

ruangan aktif terdiri dari 2 ruangan, ruang pertama luasnya 10x12 meter,

sedangkan ruang kedua luasnya 6x4 meter. Kedua ruangan ini terpisah

49
diakibatkan oleh sedang dilaksanakan pembangunan gedung baru. Sedangkan

ruangan in aktif semulanya diperuntukkan untuk ruangan rekam medis, karena

struktur pondasi yang tidak memungkinkan makanya ruang rekam medis masih

tetap berada di belakang, dan ruangan yang baru digunakan untuk rekam medis

yang in aktif. Ruang pertama tempat penyimpanan status rekam medis yang

menggunakan terminal digit fiiling sistem dari angka 00-87, sedangkan ruangan

ke dua adalah tempat penyimpanan status rekam medis dari 88-99.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukungnya pelayanan rekam medis

berupa:
Tabel. 4.2. Fasilitas Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Asih

NO NAMA ALAT JUMLAH

1. Komputer 4

2. Printer 2

3. Mesin Scan+fotocopi 2

4. Rak terbuka kecil 2

5. Rak terbuka sedang 1

6. Rak terbuka besar 29

7. Meja 5

8. Kursi 8

9. Kipas angin 2

10. Jam dinding 1

11. Streples kecil 2

12. Streples besar 1

13 Pembolong kertas kecil 1

15 Pembolong kertas besar 2

16 Gunting 1

50
 17 Kater 1

18 Tempat selotif 1

4.3.3. Methode

Pelayanan yang diberikan oleh instalasi rekam medik harus sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit dan sudah mempunyai

uraian tugas tersendiri sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh

rumah sakit yang merujuk kepada buku pedoman penyelenggaraan rekam

medis revisi I.

4.4. Proses.

Dalam menjalankan proses pengelolaan rekam medis rawat jalan Rumah

sakit Bhakti asih menyiapkan segala sesuatu yang mendukung berjalannya

sistem pengelolaannya yaitu antara lain :

1) Formulir yang disediakan untuk berlangsungnya sistem pengelolaan

rekam medis yaitu

a) Formulir indentitas pasien

Formulir identitas pasien berfungsi untuk mengetahui identitas pasien

sehingga data yang tertera akan dijadikan sebagai data status dan

untuk penomoran rekam medis sehingga tidak terjadi penomoran

rekam medis ganda. Formulir identitas pasien ini diisi sesuai KTP,

SIM, atau pasport pasien. Data akan langsung diinput ke komputer

sehingga akan mengakses jaringan instansi terkait. Berikut adalah isi

dari formulir identitas pasien :

1) No KTP / SIM :

51
 2) Nama :

3) Tempat, tanggal lahir :

4) Alamat :

Kelurahan :

Kecamatan :

5) Telp. Rumah :

6) Telp. Mobile :

7) Agama :

8) Nama suami/ istri :

9) Nama ayah :

10) Nama ibu :

11) Alamat tidak serumah yang bisa dihubungi :

Kecamatan :

Kelurahan

12) Kota :

13) Telp. Rumah :

14) Telp mobile :

15) Hubungan keluarga:

b. Formulir catatan poliklinik

Formulir catatan poliklinik ini berupa kertas HVS yang ditulis oleh

dokter yang berisikan hasil anamnesa dan diagnosa dari dari dokter

yang telah memeriksa. : Poli kebidanan dan poli kandungan, Poli

penyakit dalam, Poli kesehatan anak, Poli bedah umum, Poli bedah

52
 urologi, Poli bedah orthopaedi, Poli syaraf, Poli jantung, Poli paru,

Poli mata, Poli THT, Poli Kulit dan Kelamin, Poli Psikiater, Poli Gigi

2. Pelaksanaan

Pelaksanaan dalam sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan adalah

sebagai berikut :

1) Pendaftaran

Pendaftaran dilakukan oleh admition (petugas pendaftaran) berikut

adalah proses rekam medis di pendaftaran rawat jalan:

a) Pendaftaran bagi pasien baru

1)) Pasien mengisi lembar formulir identitas pasien

2)) Isi formulir identitas pasien yang telah ditulis oleh pasien diinput/

dimasukan oleh petugas pendaftaran kedalam komputer sehingga

akan terhubung ke intalasi lain.

3)) Petugas pendaftaran penyiapkan status baru pasien dan melakukan

penamaan, penomoran dan pengisian identitas pasien pada status

baru pasien.

4)) Petugas pendaftaran menginput pasien dengan jaminan pribadi

atau asuransi. Untuk pasien assuransi petugas pendaftaran terlebih

dahulu mengisi formulir assuransi untuk pendataan ke pihak

assuransi.

5)) Selesai pendaftaran pasien diberi struk bukti registrasi yang

didalam struk regitrasi tersebut terdapat :

a)) Bukti regitrasi B untuk pasien baru dan bukti registrasi L

untuk pasien lama

53
 b)) Tertulis pasien rawat jalan

c)) Tanggal

d)) No RM

e)) Nama pasien

f)) Tanggal lahir

g)) Umur

h)) No registrasi , kode RJUM untuk pribadi dan RJAS untuk

asuransi.

i)) Tujuan : tertuju pada poliklinik spesialis dan poliklinik umum

(UGD)

j)) Dokter : nama dokter yang akan memeriksa.

6)) Input pendaftaran langsung masuk ke rekam medis dan kasir

melalui jaringan sistem komputer.

7)) Pasien menuju kasir untuk pembayaran pendaftaran dan menuju

ke konter perawat poli untuk diperiksa. Dan kemudian perawat

poli menerima status baru pasien dari petugas rekam medis.

b) Pendaftaran bagi pasien lama

1)) Pasien datang ke petugas pendaftaran

2)) Petugas pendaftaran menanyakan identitas pasien dan mencocokan

data pasien pada sistem komputer.

3)) Untuk pasien asuransi petugas pendaftaran mendaftarkan pasien

pada formulir asuransi yang telah disiapkan sesuai dengan nama

perusahaannya.

54
 4)) Selesai pendaftaran pasien diberi struk bukti registrasi yang

didalam struk regitrasi tersebut terdapat :

a)) Bukti regitrasi B untuk pasien baru dan pasien lama tidak diberi

label lama

b)) Tertulis pasien rawat jalan

c)) Tanggal

d)) No RM

e)) Nama pasien

f)) No registrasi , kode RJUM untuk pribadi dan RJAS untuk

assuransi.

g)) Tujuan : tertuju pada poliklinik spesialis dan poliklinik umum

(UGD)

h)) Dokter : nama dokter yang akan memeriksa.

i)) Jam Pendaftaran

5)) Input dari pendaftaran langsung masuk ke rekam medis dan kasir

melalui jaringan sistem komputer.

6)) Pasien menuju kasir untuk pembayaran pendaftaran dan menuju ke

konter perawat poli untuk diperiksa. Dan kemudian perawat poli

menerima status lama dari petugas rekam medis.

2) Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas

kepada seorang pasien serta untuk membedakan anatara pasien satu

dengan pasien lainnya. Sehingga mempermudah/mempelancar didalam

memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat

55
 ke rumah sakit. Pada sistem kenamaan di rumah sakit Bhakti asih di

lakukan pada pasien baru, sebelum catatan rekam medis datang ke

poliklinik. Penamaan catatan rekam medis dilakukan secara

komputerisasi, dan form penamaan langsung di print dengan label yang

telah disediakan.

3) Penomoran

Penomoran yang dilakukan di Instalasi rekam medis rumah sakit

Bhakti asih adalah Pemberian nomor cara unit (Unit Numbring System)

Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik kepada pasien

pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Pada saat seorang

penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai

pasien rawat jalan atau rawat inap kepadanya diberikan satu nomor

(admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan

seterusnya. Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan

didalam berkas di bawah satu nomor. Pemberian nomor sudah secara

berurutan, dan sudah melalui sistem yang dilakukan di ruang

pendaftaran.

4) Pendistribusian rekam medis

a)) Petugas rekam medis melihat data pasien lama yg sudah melakukan

pendaftaran dari komputer dan treser langsung keluar dari printer.

b)) Petugas Rekam medis melakukan pengambilan status pada rak

sesuai dengan RM dan nama yg tertera pada komputer kemudian

memberikan tracer pada status yang sudah diambil.

56
 c)) Petugas pendaftaran mencatat status yang akan keluar ke poliklinik

dari rak penyimpanan di buku ekpedisi dengan menuliskan no RM,

dan poliklinik yang.

d))Petugas rekam medis mengantarkan status ke poliklinik spesialis/

poliklinik umum

e)) Setelah pasien selesai dilakukan pemeriksaan status pasien diambil

oleh petugas rekam medis baik itu status lama maupun status baru.

f)) Status rekam medis yang lama dilakukan penceklisan pada buku

ekspedisi tanda status telah kembali.

g))Petugas rekam medis merapikan isi rekam medis

h))Petugas rekam medis pengkodingan kedalam data base komputer,

yaitu dengan mengetik diagnosa pasien hingga muncul kode ICD X.

i)) Petugas rekam medis menutup data base pasien yang sudah selesai

dilakukan pengkodingan.

j)) Petugas rekam medis melakukan filing (penyimpanan) rekam medis

kembali ke rak dengan melihat batas yang telah diletakan oleh petugas

rekam medis sehingga memudahkan pencarian.

5) Penyusutan

Penyusutan/retensi status dilakukan dengan melihat pasien yang

sudah tidak kembali datang dan langsung dipisahkan dari pasien yang

aktif kemudian menunggu sampai 5 tahun (status in aktif).

6) Pemusnahan

Pemusnahan dilakukan setelah dilakukan penyusutan/retensi status

selama 5 tahun dan kemudian karantina selama 3 tahun baru setelah

57
 itu dimusnahkan itu pun melalui proses persetujuan dari pimpinan

rumah sakit.

7) Pengawasan

1) Evaluasi

Evaluasi dilakukan oleh kepala rekam medis dengan

memonitoring kinerja pegawai yang berhubungan dengan sistem

pengelolaan rekam medis seperti adanya temuan double status,

kesalahan sistem penamaan, kesalahan sistem penyimpanan

ataupun kesalahan-kesalahan lainnya yang terjadi pada sistem

pengelolaan. Kemudian setiap harinya kepala rekam medis

melakukan pencatatan hasil monitoring sehingga pada setiap bulan

dilakukan rapat bulanan dengan staf rekam medis. Dalam rapat

tersebut hasil monitoring/evaluasi tersebut dibahas dan kemudian

dilakukan perencanaan terhadap suatu pemecahan masalah tersebut

hingga dapat ditanggulanggi. Sehingga kualitas sistem pengelolaan

rekam medis akan semakin membaik di masa yang akan datang.

2) Pelaporan

Pelaporan yang dilakukan oleh Rekam Medis Rawat Jalan

di Rumah Rumah Sakit Bhakti asih terdapat 2 jenis pelaporan

yaitu:

a) Pelaporan internal

Pelaporan internal yang dilakukan di Rekam Medis Rawat

Jalan rumah Sakit Bhakti asih adalah :

1)) Data pasien masuk rumah sakit

58
 2)) Data pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan

meninggal kurang dari 48 jam

3)) Pembuatan LOS (lenght of stay)

4)) Kegiatan pembedahan dan tindakan medik lain

diklasifikasikan berdasarkan operasi kecil

5)) Kegiatan rawat jalan meliputi jumlah kunjungan pasien

6)) Laporan rekomendasi KLPCM

7)) Laporan tren kunjungan pasien rawat jalan

b) Pelaporan eksternal

Pelaporan eksternal yang dilakukan di Rekam Medis Rawat

Jalan Rumah Sakit Bhakti Asih adalah :

1)) Data kegiatan rumah sakit (RL 1)

2)) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL 2b)

3)) Data keadaan morbiditas pasien penyakit khusus rawat jalan

(RL 2 b1)

4)) Laporan 1 x 24 jam ( laporan wabah )

5)) Laporan mingguan W2 (laporan wabah) dilaporkan

berdasarkan kelurahan dan diagnosa

6)) Laporan bulanan STP rawat jalan dan rawat inap.

59
 BAB V

PEMBAHASAN

Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit

Umum Bhakti Asih.

5.1. Organisasi dan Tata kerja rekam medis

Organisasi dan tata kerja rekam medis sudah berjalan dengan baik,

organisasi sudah terstruktur dan menjalankan tugas dan fungsi masing-masing,

sedangkan tata kerja di instalasi rekam medis masih kurang, dikarenakan

jumlah karyawan yang bertugas di bagian rekam medis masih kurang, dan

belum kompeten, karen adari jumlah karyawan rekam medis sebanyak 14

orang lulusan D3 rekam medis baru 2 orang, sedangkan 1 orang lulusan S1

Ekonomi, dan 2 orang lagi masih menjalani kuliah.

5.2. Sarana dan fasilitas

Masalah yang ada pada sarana di instalasi rekam dapat menghambat

berjalannya sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan. Masalah tersebut

adalah ruangan rekam medis di rumah sakit Bhakti asih yang memiliki

ruangan Jauh dari poli dan tempat pendaftaran, yaitu kira-kira 35 meter dari

tempat pendaftaran, dan memakan waktu yang agak lama untuk sampai ke

poli, dan ruangan tersebut masih darurat, sehingga Status pasien banyak tidak

tertampung pada rak penyimpanan karena semakin hari pasien semakin

bertambah banyak, Hal tersebut tentunya menyulitkan para petugas dalam

proses pengambilan maupun pengembalian rekam medis karena menjadikan

susunan rekam medis tidak sistematis. Sedangkan seharusnya penyimpanan

rekam medis harus diletakan pada rak penyimpanan secara berurut. Maka dari

60
 itu perlunya sosialisasi dari pimpinan rumah sakit dalam upaya perluasan

ruangan rekam medis. Dan apabila terjadi hujan, terdapat beberapa titk

kebocoran yang terjadi di ruang rekam medis.

Fasilitas yang ada di ruang rekam medis sudah cukup menunjang untuk

berjalannya kegiatan yang ada di instalasi rekam medis, dan tidak ada

masalah yang berarti ang dapat menghambat berjalannya kegiatan rekam

medis.

5.3. Proses

a. Sistem pendaftaran

1) Sistem penamaan

Pada sistem penamaan pasien ditemukan kesalahan dari penulisan

penamaan tersebut diantaranya adalah terdapat kesalahan dalam penamaan

pada saat pemindahan identitas pasien. Misalnya Maryamah,ny ditulis

Maryah,ny. Hal tersebut disebabkan oleh tulisan pasien kurang jelas, dan

kurangnya inisiatif petugas pendaftaran dalam menanyakan kembali nama

pasien kembali ataupun meminta KTP dari pasien karena pasien yang

mendaftar banyak sehingga hal tersebut dapat menyebabkan kesulitan

petugas pendaftaran pada saat pasien tersebut berobat kembali. Maka dari

itu petugas pendaftaran harus lebih teliti dalam melakukan penamaan pada

status pasien karena akan berpengaruh terhadap instansi lain yang terkait.

2) Sistem penomoran rekam medis

Pada sistem penomoran rekam medis masih ditemukan nomor rekam

medis ganda atau status ganda hal ini disebabkan oleh kesalahan dalam

sistem pendaftaran. Pada waktu melakukan pendaftaran, pendaftaran

61
 dilakukan oleh keluarga sedangkan pasien sedang berada di ruangan UGD,

keluarga pasien mendaftarkan baru pasien agar mendapatkan tindakan

segera sehingga terjadilah penomoran ganda.

b. Sistem distributing

Pada sistem distributing ini juga ditemukan kesalahan dalam

pemberian status rawat jalan yaitu lamanya pencarian status pasien (lebih

dari satu jam) atau disebut juga dengan missfile. Hal tersebut disebabkan

oleh kesalahan dalam peletakan status, atau tidak kembalinya status ke

rekam medis dari instansi lain. Sedangkan dalam prosedur status harus

kembali dari instansi lain dalam waktu 2 x 24 jam.

Maka dari itu perlunya penambahan jumlah pekerja sehingga beban

kerja menjadi sedikit dan pekerja akan lebih konsentrasi terhadap

pekerjaannya.

c. Sistem Pengkodingan.

Pada proses pengkodingan ini juga terdapat kandala, yaitu masih

banyaknya status yang belum di koding, karena keterbatasan jumlah

tenaga unit koding, karena petugas pengkodingan terdiri atas 3 orang, 2

orang telah lulus d3 rekam medis, sedangkan satu orang lagi masih

menjalani kuliah, masalah yang dihadapi yaitu jumlah pasien yang banyak

setiap harinya, yaitu sekitar 150-200 orang, beban kerja yang banyak dan

sistem komputerisasi yang sering mengalami error, dan juga terdapat

beberapa assemsen dokter yang tidak bisa dibaca oleh petugas

pengkodingan.

62
d. Sistem penyimpanan/filing

Pada sistem penyimpanan filing terdapat kesalahan yaitu

penyimpanan tidak sesuai dengan urutan. Hal ini disebabkan oleh kurang

telitinya petugas rekam medis. Kurang telitinya petugas rekam medis

disebabkan oleh beban kerja yang tinggi. Sedangkan dalam prosedurnya

penyimpanan harus sesuai dengan no urutan rekam medis. Maka dari itu

perlunya penambahan pekerja rekam medis.

e. Sistem penyusutan

Sistem penyusutan di rekam medis rumah sakit Bhakti Asih

dilakukan akan tetapi semakin banyaknya jumlah pasien yang berobat ke

rumah sakit tersebut, maka rak penyimpanan tidak muat lagi menampung

status yang baru, sehingga perlunya perluasan ruangan rekam medis

sehingga proses penyusutan akan lebih lancar dilakukan.

f. Sistem pemusnahan

Sistem pemusnahan di rumah sakit sudah dilakukan yaitu pada bulan

November 2013, pemusnahan yang dilakukan pada bulan November lalu

yaitu, pasien yang terakhir kunjungan pada tahun 2002 sampai dengan

2006, tetapi masih yang belum diretensi, karena keterbatasan petugas di

instalasi rekam medis tersebut.

g. Evaluasi

Dalam sistem evaluasi ini tidak terdapat kendala ataupun masalah

yang berarti justru dengan adanya sistem evaluasi ini masalah ataupun

kendala akan tertangani meskipun harus melalui proses. Maka dari itu

sistem evaluasi yang dilakukan setiap hari harus tetap dijalankan guna

63
mempercepat pemecahan masalah dan meningkatkan kualitas dalam

sistem pengelolaan rekam medis, dan selalu menulis hasil kinerja yang

dilakukan setiap harinya.

64