TUGAS PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER

EVALUASI PERBEKALAN FARMASI NEAR ED/ED DI SATELIT FARMASI

RAWAT INAP RSUD PROF. DR. MARGONO SOEKARJO
PERIODE OKTOBER – NOVEMBER 2019

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 1

MUHAMMAD AKBAR UMY

M. ERLANGGASYAH N.Y UMP
ANITA FERDIANA UMY
UMMI HERYANA UAD
REGINA DEWI PUTRI USB

PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

RSUD PROF. Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO
PERIODE OKTOBER – NOVEMBER 2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Instalasi Farmasi merupakan unit pelaksana fungsional yang
menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian yang
bertanggungjawab meliputi kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai serta pelayanan farmasi klinis di
Rumah Sakit. Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di rumah sakit untuk
menjamin kualitas, manfaat dan keamanannya. Pengelolaan perbekalan
farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan
kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan administrasi. Pengendalian
merupakan salah satu siklus dalam pengelolaan yang penting dilakukan untuk
memastikan persediaan tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan,
kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan perbekalan
farmasi (Permenkes, 2016).
Perbekalan farmasi yang belum didistribusikan kepada pasien akan
disimpan terlebih dahulu di gudang maupun satelit farmasi rumah sakit.
Penyimpanan obat yang terlalu lama dapat mengakibatkan obat menjadi
kadaluarsa (expired date). Expired date (ED) atau waktu kadaluwarsa adalah
waktu dimana daya kerja obat sudah berkurang 10% dari semula. Tanggal
kadaluwarsa yang membatasi waktu sediaan dinyatakan dalam bulan dan
tahun sebagaimana tercantum pada label di wadah produk. Hal ini
menunjukkan bahwa produk tersebut dapat digunakan atau disalurkan sampai
hari terakhir dari bulan dan tahun yang dinyatakan, jika persyaratan
penyimpanan dan penanganan telah dipenuhi. Salah satu pengendalian yang
dapat dilakukan untuk mencegah perbekalan farmasi kadaluwarsa adalah
dengan melakukan pengelolaan terhadap perbekalan farmasi near ED, yaitu
perbekalan farmasi yang tanggal kadaluwarsanya enam bulan yang akan
datang atau kurang.
Meningkatnya jumlah perbekalan farmasi yang near ED akan
menyebabkan kerugian bagi rumah sakit bila tidak segera dikelola dengan
 baik. Hal ini juga dapat mengakibatkan terjadinya kemacetan dalam
pendistribusian perbekalan farmasi di rumah sakit. Oleh sebab itu, perlu
dilakukan supervisi perbekalan farmasi near ED dan ED di instalasi farmasi
rawat inap RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo untuk menjamin mutu
persediaan dan mencegah terjadinya stok kadaluwarsa.
B. Tujuan
Evaluasi perbekalan farmasi Near ED dan ED dilakukan untuk
mengetahui presentase perbekalan farmasi yang telah kadaluwarsa dan
hampir kadaluwarsa (Near ED) serta mengetahui total kemunginan kerugian
untuk obat-obat yang masuk kategori obat ED di Satelit Farmasi Rawat Inap
RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto.
C. Manfaat
Mahasiswa Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) mampu mengevaluasi
dan mengetahui persentase perbekalan farmasi near ED atau ED serta dapat
mengetahui total kemunginan kerugian untuk obat-obat yang masuk kategori
obat ED di Satelit Farmasi Rawat Inap RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo
Purwokerto.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain.
Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, Pengelolaan
perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi penghapusan,
monitoring dan evaluasi (Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan Depkes RI, 2008).
Menurut Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Depkes RI (2008) tugas pokok dari pengelolaan perbekalan farmasi antara lain :
a. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

b. Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan

c. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi

d. Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna

e. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Adapun fungsi dari pengelolaan perbekalan farmasi antara lain :
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah

dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit
e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang
berlaku
f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan
kefarmasian
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit

h. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan perbekalan farmasi di

rumah sakit
i. Melakukan monitoring dan evaluasi, terhadap persediaan perbekalan
farmasi di rumah sakit
Pengelolaan perbekalan farmasi yaitu sediaan farmasi, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai harus dilaksanakan secara multidisiplin,
terkoordinir, dan menggunakan proses yang efektif untuk menjamin kendali
 mutu dan kendali biaya. Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan
perbekalan farmasi yang menjamin seluruh rangkaian kegiatan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat, dan keamanannya.
Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan,
dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan
administrasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan kefarmasian.
Salah satu cara untuk meminimalisasi terjadinya kerusakan perbekalan
farmasi dapat dilakukan dengan menyimpan perbekalan farmasi dengan cara
yang tepat. Penyimpanan merupakan suatu kegiatan menyimpan dan
memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada
tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat
merusak obat. Tujuannya memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari
penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan,
memudahkan pencarian dan pengawasan.
Sistem penyimpanannya dapat dilakukan berdasarkan beberapa kriteria;
kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabet dengan menerapkan prinsip
FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out) serta sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai
kebutuhan.

B. Pengertian Obat Near ED dan ED

Expired date (ED) atau tanggal kadaluarsa adalah tanggal yang
ditempatkan produsen pada wadah dan label dari produk obat yang
menunjukkan jangka waktu produk diperkirakan akan tetap dalam spesifikasi
yang telah disetujui identitasnya, kekuatan, kualitas, dan kemurnian jika
disimpan di bawah kondisi yang ditentukan pada kemasan (BPOM, 2011).

Tanggal kadaluarsa yang membatasi waktu sediaan dapat disalurkan

atau digunakan, didasarkan pada studi ilmiah stabilitas yang dilakukan oleh
produsen dan biasanya dinyatakan dalam bulan dan tahun sebagaimana
tercantum pada label di wadah produsen. Hal tersebut berarti bahwa produk
tersebut dapat digunakan atau disalurkan sampai hari terakhir dari bulan dan
tahun yang dinyatakan, jika persyaratan penyimpanan dan penanganan telah
 dipenuhi (BPOM, 2011). Sedangkan obat Near ED (Expired Date) merupakan
obat yang hampir mendekati tanggal kadaluarsa.

3 kategori near
ED

Near ED 1 Near ED 2 Near ED 3

(0-6 bulan) (7-12 bulan) (13-18 bulan)

Gambar 1. Bagan kategori Near Expired Date

Perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa adalah perbekalan farmasi

yang tanggal kadaluarsanya 6 bulan yang akan datang (near ED 1), 7-12 bulan
yang akan datang (near ED 2), dan 13-18 bulan yang akan datang (near ED 3).
Pemantauan kadaluarsa dilakukan secara periodik setiap bulan sekali, dengan
melihat catatan tanggal expired date (ED) pada fisik kemasan obat dan kartu
stock. Apabila perbekalan farmasi telah masuk dalam kriteria hampir
kadaluarsa, maka diberi penanda khusus dengan menggunakan kertas menyala
menggunakan warna merah (near ED 1), kuning (near ED 2), dan hijau (near
ED 3) dengan tulisan “NEAR ED” berwana hitam. Perbekalan farmasi yang
hampir kadalursa diletakkan dalam rak yang paling depan sehingga mudah
terlihat dan diambil pertama kali.

C. Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Perbekalan Farmasi Near

Ed/Ed
Standar Prosedur Operasional pengelolaan perbekalan farmasi yang
hampir kadaluwarsa di Rumah Sakit Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
dalam Keputusan Direktur No. 445/0811b/IV/2015 tentang Kebijakan
Pelayanan Farmasi. Prosedur pengelolaan perbekalan farmasi yang hampir
kadaluwarsa/rusak adalah:

1. Memisahkan dan mencatat sediaan farmasi yang rusak untuk kemudian

dikembalikan kegudang farmasi pada formulir yang telah disediakan.
2. Memisahkan dan memberi tanda pada sediaan farmasi yang hampir
kadaluwarsa (minimal 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa) untuk
digunakan terlebih dahulu.
3. Mencatat sediaan yang hampir kadaluawarsa dalam formulir yang telah
disediakan dan melaporkan kegudang farmasi.

4. Memberitahukan kedokter, sediaan farmasi yang hampir kadaluwarsa untuk

bisa segera dimanfaatkan.
5. Penanggung jawab logistic memberitahukan pihak distributor bahwa ada
sediaan farmasi yang hamper kadaluwarsa dan meminta jadwal tanggal
penukaran apabila dokter tidak mau menggunakannya.
6. Menukarkan sediaan farmasi yang hampir kadaluwarsa kepihak distributor,
sesuai dengan jadwal penukarannya supaya bisa ditukarkan dengan yang
masih panjang kadaluwarsanya.
7. Mengumpulkan sediaan farmasi yang rusak / hamper kadaluwarsa (yang
tidak dikembalikan ke distributor serta tidak bias dimanfaatkan lagi oleh
dokter hingga tiba masa kadaluwarsa) diruang khusus untuk selanjutnya
dilaksanakan pemusnahan.
8. Membuat laporan kepada kepala instalasi farmasi catatan sediaan farmasi
yang sudah kadaluwarsa/rusak untuk diteruskan kedirektur.
9. Melaksanakan tindak lanjut apabila ada disposisi dari direktur.
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan sediaan farmasi di satelit farmasi dilakukan oleh seorang
apoteker mulai dari hal pengadaan hingga pengecekan sediaan yang ED
ataupun yang mendekati ED. Pada stase rawat inap dilakukan evaluasi obat
Near ED terhadap obat-obat High Alert dan obat-obat dengan biaya tinggi.
Pemeriksaan dilakukan sebulan sekali dan jika terdapat sediaan farmasi
yang mendekati ED akan diberikan label Near ED pada kotak obat, di
tempelkan tanggal kadaluarsa menggunakan label di seluruh rak obat, dicatat
dan dilaporkan kepada penanggung jawab logistik di RSUD Prof. Dr. Margono
Soekarjo. Apabila saat melakukan pengecekan terdapat perbekalan farmasi
yang telah ED, maka solusi yang dilakukan adalah menghitung dan mencatat
sediaan yang telah ED dan dikembalikan ke gudang sentral farmasi RSMS
untuk dilakukan pemusnahan dan pengembalian ke pihak distributor sesuai
perjanjian dan ketentuan.
Pemeriksaan Near ED dilakukan selama satu minggu, dengan kategori
obat High Alert dan biaya tinggi. Dari hasil didapat tujuh obat yang mendekati
Near ED, dengan lima obat HA dan dua obat biaya tinggi. Akan tetapi pada saat
melakukan pemeriksaan tidak ditemukan obat yang telah ED.
Berikut adalah tabel hasil Near ED :
Nama Obat ED Jumlah Harga (Rp) Harga Total (Rp) Kategori Obat
Bonevell Inj 01-2020 1 586.905 586.905 Biaya Tinggi
Cellcept 500 mg 11-2019 15 17.654 264.810 High Alert
Humalog Mix 25 Kwikpen 12-2019 12 110.968 1.331.616 High Alert
Humalog Kwikpen 100 u/ml 03/2020 20 87.000 1.740.000 High Alert
Meylon 01/2020 78 6.447 502.866 High Alert
Sandimmun Neoral 25 mg 05/2020 422 11.800 4.979.600 High Alert
Tapros 1,88 mg 05/2020 1 779.968 779.968 Biaya Tinggi
Jumlah 10.185.765

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di satelit farmasi rawat

inap, dari keseluruhan perbekalan farmasi yang ada di satelit rawat inap
diperoleh beberapa item yang Near ED seperti berikut:

Berdasarkan tabel diatas dapat diketahui bahwa terdapat 7 item

 perbekalan farmasi di Satelit rawat inap dengan keseluruhan jumlah item
sebanyak 1077 item perbekalan farmasi yang Near ED dengan persentase
sebesar 0.65 % dengan nilai asetnya 10.185.765, sedangkan obat Near ED
yang memiliki jumlah aset tertinggi adalah kategori obat High Alert. Hal ini
menunjukkan bahwa di satelit rawat inap terdapat pengelolaan yang baik
dikarenakan belum ada terdapat obat-obat yang ED dan obat-obat Near ED
hanya sedikit. Oleh karena itu perlu dilakukan peningkatan dalam pengelolaan
sediaan farmasi dan alat kesehatan sehingga dapat meminimalisir obat ED.
Obat Near ED adalah obat yang masih belum digunakan pada masa
mendekati 6 bulan waktu kadaluarsa., maka obat dikatakan near ED apabila
bulan kadaluarsanya maksimal Mei 2020. Jika dinilai dari nominal obatnya
maka dapat dikatakan obat near ED apabila tidak segera digunakan akan
menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Upaya yang dapat
dilakukan untuk menghindari ED pada obat yaitu, meretur obat ED sesuai
ketentuan yang berlaku di PBF, mensosialisasikan kepada dokter agar
meresepkan obat-obat yang hampir ED terlebih dahulu, obat near ED
diprioritaskan untuk keluar terlebih dahulu untuk pelayanan kesehatan dengan
menerapkan system FEFO (First Expire First Out) pada penyimpanan sediaan
farmasi,dimana sediaan farmasi near ED diletakan dibagian paling depan.

Persentasi Obat Non ED dan Near ED di Instalasi

Farmasi Rawat Inap

Tabel
Kesesuaian pengelolaan obat near ED di satelit rawat inap
No Prosedur Kesesuaian di Ranap RSMS

1 Memisahkan dan mencatat sediaan farmasi yang rusak Sesuai

 untuk kemudian dikembalikan kegudang farmasi pada
formulir yang telah disediakan

2 Memisahkan dan memberi tanda pada sediaan farmasi Sesuai

yang hampir kadaluarsa (minimal 6 bulan sebelum
tanggal kadaluarsa) untuk digunakan terlebih dahulu.

3 Mencatat sediaan yang hampir kadaluawarsa dalam Sesuai

formulir yang telah disediakan dan melaporkan
kegudang farmasi.

4 Memberitahukan ke dokter, sediaan farmasi yang Sesuai

hampir kadaluarsa untuk bisa segera dimanfaatkan

5 Mengumpulkan sediaan farmasi yang rusak / hampir Sesuai

kadaluarsa (yang tidak dikembalikan ke distributor
serta tidak bias dimanfaatkan lagi oleh dokter hingga
tiba masa kadaluarsa) diruang khusus untuk selanjutnya
dilaksanakan pemusnahan.

6 Melaksanakan tindak lanjut apabila ada disposisi dari Sesuai

direktur.

Upaya yang dilakukan untuk mencegah dan meminimalisisr obat-obatan tersebut ED antara
lain menggunakan sistem FEFO yaitu sitem yang mendahulukan obat dengan masa
kadaluarsa paling dekat untuk digunakan terlebih dahulu (obat near ED berada paling depan
agar lebih dahulu digunakan) , memindahkan ke satelit farmasi yang fast moving terhadap
obat/ alkes near ED tersebut, mengkomunikasikan langsung ke dokter untuk peresepan obat
near ED , dan melakukan evaluasi ulang untuk jumlah obat / alkes yang jarang digunakan
untuk dipesan dengan jumlah yang kecil yang kemudian dapat dikomunikasikan ke forum
Tim Farmasi dan Terapi.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
a. Keseluruhan item di Satelit Rawat Inap sebanyak 1077.
 b. Nilai persentase Near ED yang didapat sebesar 0,65% dengan nilai aset yaitu
10.185.765. Nilai ini menunjukkan bahwa di satelit rawat inap, untuk
pengelolaan obat Near ED sudah cukup baik.
c. Belum terdapat obat obat yang ED namun terdapat beberapa obat yang Near
ED yang yaitu, Bonevell Inj, Cellcept 50 mg, Humalog Mix 25 Kwikpen,
Humalog Kwikpen 100 u/mL, Meylon, Sandimmun Neoral 25 mg, Tapros
1,88 mg

B. SARAN
a. Melakukan peningkatan dalam pengelolaan sediaan farmasi dan alat
kesehatan sehingga dapat meminimalisir obat ED
b. Dilakukan pemeriksaan Near ED tidak hanya pada obat High Alert dan Obat
mahal, tetapi juga pada obat Injeksi, dan yang sering keluar di satelit rawat
inap rumah sakit margono soekarjo

LAMPIRAN
Contoh obat near ed: