Makalah Korespondensi dan Penataan Arsip

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang
Korespondensi dan Penataan Arsip ini dengan baik meskipun banyak kekurangan
didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ibu Yanti, SST selaku Dosen mata kuliah
Manajemen Perkantoran dan Kearsipan yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini bermanfaat dalam menambah wawasan serta
pengetahuan kita mengenai proses korespondensi (surat menyurat) dan prosedur penataan
arsip. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan
dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan
demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak
ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di
masa depan.

Kotabaru, April 2015

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Metode Penulisan
BAB II PEMBAHASAN
A. Korespondensi
1. Pengertian Korespondensi
2. Tujuan dan Fungsi Korespondensi
3. Penggolongan Surat
4. Proses Surat Masuk di PT Pelindo III
5. Proses Surat Keluar di PT Pelindo III
6. Sistem Pengkodean Surat di PT Pelindo III
7. Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Surat Menyurat
 B. Arsip
1. Pengertian Arsip
2. Macam-Macam Arsip
3. Sistem Penataan Arsip
4. Proses Penataan Arsip di PT Pelindo
5. Jenis dokumen yang diarsipkan di PT Pelindo III
6. Jadwal Retensi Arsip
7. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip di PT Pelindo III
8. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap
arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip
perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan
ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-
meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara
tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk
mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi
harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan
pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara
tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik
dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat
dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya
adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B. Rumusan Masalah
 Untuk mempermudah pembahasan, dalam makalah ini penulis merumuskan beberapa
masalah, diantaranya:
1. Apa saja tahapan dalam korespondensi atau surat menyurat?
2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam surat menyurat?
3. Bagaimana sistem penataan arsip?
4. Bagaimana tahapan dalam penataan arsip?

C. Tujuan Penelitian
Makalah ini secara umum bertujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan
kepada pembaca mengenai korespondensi dan penataan arsip. Secara khusus makalah ini
bertujuan untuk:
1. Korespondensi meliputi :
a Memberikan pengertian mengenai surat menyurat (korespondensi)
b Memberikan pengetahuan mengenai tujuan surat menyurat.
c Memberikan pengetahuan dan wawasan mengenai penggolongan surat
2. Arsip meliputi:
a Pengertian Arsip
b Konsep penataan arsip
c Tahapan dalam penataan arsip

D. Metode Penulisan
Metode penulisan dalam penyusunan makalah ini adalah dengan metode studi lapangan
ke PT PELINDO dan membaca beberapa buku dan artikel dari jurnal-jurnal pada beberapa
situs internet yang menjadi bahan rujukan penulis dalam menyusun makalah ini.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Korespondensi
1. Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (inggris)
atau Correspondentie (belanda) yang berarti hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang
terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
tertentu baik internal ataupun eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau
disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudian diartikan sebagai
kegiatan surat menyurat.
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya,
proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik
 dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan
tertentu. (Purwanto, 2007)
Sedangkan surat sendiri adalah suatu alat untuk menyamapaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas
nama sendiri mauapaun jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi perkantoran 1 dalam (Johariah,
2004), surat dapat diartikan sebagai berikut :
1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam
rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi
atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Selain itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang
sangat penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat
menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya
suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)

2. Tujuan dan Fungsi Korespondensi

a. Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai
suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk
mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya
memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat,
yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan
surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik
adalah :
a) Memahami prosedur surat-menyurat
b) Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c) Memahami teknik penulisan surat yang baik
d) Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e) Memahami posisi penulis dan penerima surat

b. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulis otentik
 Surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.
2. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

3. Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.

3. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :
1) Menurut wujud surat
a. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
b. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan
note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
c. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang
dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat
pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh
orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat
permasalahan.
f. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha
aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan
sebagainya.
2) Menurut sifat isinya
a. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi.
b. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah
maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3) Menurut keamanan isinya
a. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh
dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil
keputusan.
4) Menurut proses penyelesaiannya
a. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya,
tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan
segera lebih cepat dari surat biasa.
c. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang
secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
5) Menurut kegiatan
a. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi
sendiri
b. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6) Menurut sasaran yang dituju
a. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak
terbatas.

4. Proses Surat Masuk di PT Pelindo III

A. Pemberian baju surat
B. Keagendaan di dosir masuk
C. Ekspedisi umum
D. Disposisi General Manager

5. Proses Surat Keluar di PT Pelindo III

1) Surat dibuat oleh supervisor umum
2) Surat dibawa ke Manager Umum Divisi
3) Surat dibawa ke General Manager
4) Surat dikirim ketujuan

6. Sistem Pengkodean Surat di PT Pelindo III

a. LG = Pengadaan barang (Logistik)
b. HK = Hukum
c. HM = Kehumasan
d. KP = Kepegawaian
e. KU = Keuangan
f. ML = Kemitraan dan bina lingkungan
g. OS = Organisasi dan sistem Informasi
h. PR = Perencanaan
i. PW = Pengawasan
j. TR = Ketatausahaan dan PT
k. IS = Investasi
l. PJ = Pelayanan jasa
m. PM = Pengendalian mutu
n. PU = Pengembangan usaha

7. Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Surat Menyurat

1) Bagian surat
Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang berbeda.
2) Bentuk surat dan teknik pengetikannya
3) Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.
Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang sebaiknya kita
gunakan.

Bagian Surat dan Fungsinya :

1. Kepala Surat (Heading, Letter Head), dengan fungsinya sebagai:
a Alat pengenal (Identitas)
b Alat pemberian Informasi
2. Tanggal surat, befungsi sebagai:
a Referensi
b Alat pemberian Informasi
3. Nomor Surat, dengan fungsi sebagai:
a Alat petunjuk bagi petugas filling
b Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu
c Petunjuk unit asal surat
d Referensi
e Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang
bersangkutan
4. Perihal, berfungsi sebagai:
a Referensi
b Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
c Petunjuk bagi petugas filling
5. Alamat dalam, berfungsi sebagai:
a Petunjuk bagi petugas filling
b Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c Alamat Luar, bila menggunakan amplop berjendela
6. Salam Pembuka
Tanda pembicaraan akan dimulai, tidak digunakan dalam surat resmi.
7. Isi Surat
Memberikan uraian pokok dan subyek-subyek lainnya.
8. Salam Penutup
Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
9. Nama Jabatan (penutup surat)
a Identitas penanggung jawab
b Petunjuk bagi petugas filling
10. Initial
Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan
untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.
 11. Tembusan
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
B. Arsip
1. Pengertian Arsip
“Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158),
archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
a) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-
peta.
b) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
c) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa
Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris
menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:
a) Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
b) Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya
dalam lemari arsip.
Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat
dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
c) Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Dewasa ini
istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti
dan kegunaan. The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap
catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.
Sementara itu, menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.

2. Macam-Macam Arsip
Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan
transkip mahasiswa.

2) Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikro film
d. Disket
e. Compact disk
f. Flash disk

3) Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan,
prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan,
surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran

4) Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,
buku kas dan daftar gaji
d. Arsip sangat penting/vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

5) Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor
sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.

6) Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi
yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan
lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
7) Arsip Menurut Keasliannya.
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda
tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen
asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8) Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik
dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,
arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer

3. Sistem Penataan Arsip

Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan
metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk
menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:
a. Metode Kearsipan Mendatar
Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang
satu di taruh diatas, sedang yang lain dalamn laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin
sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.
b. Metode Kearsipan Vertikal
Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang
satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.
Sekarang ini yang banyak digunakan adalah sistem penyimpanan/penataan arsip secara
vertikal, namun sistem penataan secara mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk
tujuan-tujuan tertentu.
Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang merupakan
pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan
kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip
yaitu sebagai sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif. Sedangkan kegunaan
klasifikasi arsip, yaitu:
1) Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.
2) Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
3) Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat dicapai penghematan waktu
dan tenaga.

Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan, yaitu:

1) Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification)
yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga, organisasi,
dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai dengan Z.
2) Klasifikasi menurut perihal (Subject classification)
yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan,
kemudian diberi kode dalam mengindeks.
Contoh : Kepegawaian, Pengadaan, Pengangkatan, Mutasi, Keuangan, Gaji, Pendapatan,
Pajak,dst
3) Klasifikasi menurut nomor (numerical classification)
yaitu penataan berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah
tertentu.
4) Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological classification)
yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal, bulan, tahun tanpa memperhatikan
masalah berkas tersebut.
5) Klasifikasi menurut wilayah (geograpichal classification)
yaitu penataan arsip berdasarkan nama wilayah (propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan
dan sebagainya).
Kemudian, dalam penataan arsip ini dibutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk
menata arsip secara rapi. Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip
harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di
dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal :
1. Arsip harus dapat diketemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada
lokasinya.
2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan informasinya
terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,arsip rahasia, arsip sangat
rahasia dan lain sebagainya.
3. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip.
4. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan akumulasi yang tercipta
(Boedi Martono, 1992 : 35).

Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :
1. Guide
Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok
masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono, 1994 : 38)
2. Folder
Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam suatu
wadah baik secara seri, rubrik maupun dosier. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang
menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi (Kantor Arsip Daerah, 1996 :
3. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam susunan sekat
dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. Dimana penyusun selalu mengawali dari laci
bagian atas kebawah.
4. Rak Terbuka
Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena tidak perlu
membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992 : 39).
5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar)
 Alat penyimpana arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga. Keuntungan lain yaitu
menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun rak terbuka.

4. Proses Penataan Arsip di PT Pelindo

A. Membuat berita acara penyerahan arsip
B. Mengklasifikan isi arsip
C. Membuat berita acara pemindahan arsip
D. Pemilahan arsip yang patut disimpan dan diterima
E. Penataan di arsip in-aktif
F. Pemindahan ke gudang arsip
G. Membuat berita surat pemusnahan

5. Jenis dokumen yang diarsipkan di PT Pelindo III

a. JKK (Jurnal Kas Keluar)
b. Operasi (Nota bentuk 2, Pelayanan kapal)
c. Teknik (Perjanjian, Kontrak, LPJ)
d. Komersial (Nota bentuk 1, nota dinas kepegawaian)
e. SDM dan Umum (Data Karyawan, Peraturan perusahaan)
6. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi arsip
merupakan suatu daftar yang menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum dipindahkan
ke pusat penyimpanan arsip (file in active).
b. Jangka waktu penyimpanan masing-masin/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun
dipindahkan ke Arsip Nasional.

7. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip di PT Pelindo III

1. Menyimpan di boks
2. Membersihkan ruangan
3. Melakukan fumigasi setiap 2 bulan
4. Menjaga kelembaban ruangan
5. Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak digunakan
6. Setiap dinas/divisi wajib membuat berita acara penyerahan arsip yang dikelolanya

8. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

1. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif, karena
jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti
kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ke tempat lain.
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
 Harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain
sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
3. Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kerja
4. Jatuh tempo retensi kurang lebih 2 tahun
5. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah lalu diusulkan ke pimpinan Unit Pengolah
6. Setelah itu, pemimpin melakukan pengecekan Daftar Usul Musnah melalui pedoman Jadwal
Retensi Arsip
7. Jika tidak disetujui, karena arsip tersebut masih memilki nilai guna maka rasip kembali
disimpan dalam waktu yang telah ditentukan
8. Jika disetujui, maka pelaksanaan pemusnahan arsip mendapatkan Tanda Tangan BAPA
(Berita Acara Pemusnahan Arsip) dan DAUS (Daftar Arsip Usul Musnah) rangkap 2. Lembar
pertama ditujukan untuk Pimpinan Unit Pengolah. Lembar kedua untuk Unit Pelaksana
9. Pemusnahan harus disaksikan oleh pemilik Arsip
4. Teknis Penyusutan/Pemusnahan
a. Dicacah
Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap dan rutin.
b. Dibakar
Pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini cukup mudah, tetapi memakan waktu cukup
lama.
c. Daur Ulang
Biasanya pada Daur Ulang ini dilimpahkan ke pihak ketiga atau perusahaan pembuat kertas
dan telah terjalin kerjasama sebelumnya.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan beberapa teori dan materi yang kami kumpulkan beserta penelitian ke PT
Pelindo III mengenai Korespondensi dan Penataan Arsip, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman
informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis
kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun
pertanyaan
3. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya
perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-
waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B. Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara petugas
pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan arsip
dapat berjalan lebih baik
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

DAFTAR PERTANYAAN

1. Bagaimana prosedur penyusunan surat di PT Pelindo III?

2. Siapa yang bertugas membuat surat?
3. Hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat?
4. Apa saja syarat penulisan surat di PT Pelindo III?
5. Bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar di PT Pelindo III?
6. Bagaimana sistem pengagendaan korespondensi di PT Pelindo III?
7. Media apakah yang digunakan untuk mengirim surat?
8. Bagaimana sistem penataan arsip di PT Pelindo III?
9. Apa saja dokumen yang diarsipkan?
10. Apa saja jenis arsip di PT Pelindo?
11. Bagaimana prosedur penataan arsip di PT Pelindo III?
12. Bagaimana proses penyimpanan arsip di PT Pelindo III?
13. Bagaimana cara penemuan kembali dokumen kantor?
14. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip di PT Pelindo III?
15. Adakah aplikasi yang digunakan dalam penataan arsip di PT Pelindo III?
Laporan Korespondensi Bahasa
Indonesia SD N 2 Mranggen
LAPORAN OBSERVASI KEGIATAN SURAT MENYURAT

DI SD N 2 MRANGGEN, DESA MRANGGEN, JATINOM, KLATEN

Laporan ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Korespondensi

Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu: Ibu Lia Yuliana, M.Pd

Disusun oleh:

Isna Muslikah

12101241019

MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2014

KATA PENGANTAR

Suatu lembaga tidak akan pernah terlepas dari yang namanya komunikasi.
Suatu lembaga tentunya memerlukan komunikasi dengan pihak lain, demi
kelancaran penyelenggaraan lembaga tersebut. dalam memenuhi
kebutuhan komunikasinya, selain kegiatan kontak lisan, komunikasi bisa
juga dilakukan dengan melalui tulisan. Surat adalah sarana berkomunikasi
yang murah, fleksibel, cepat, tidak terikat oleh waktu dan tempat, dan
memiliki keunggulan yang lain.

Untuk mengetahui perkembangan kegiatan korespondensi, tidak cukup

hanya memperoleh teori saja di kelas. Untuk itulah, penulis melakukan
sebuah observasi mengenai kegiatan surat menyurat di SD N 2 Mranggen.
Laporan hasil observasi ini menyajikan informasi mengenai seperti apa
korespondensi atau surat menyurat di lembaga tersebut.
Laporan hasil observasi ini tidak sepenuhnya sempurna, sehingga kritik
dan saran, penulis akan terima dengan senang hati agar penulisan-
penulisan laporan selanjutnya bisa lebih baik lagi. Semoga laporan
observasi ini bermanfaat bagi yang membaca.

Yogyakarta, 16 Desember 2014

Penulis,

Isna Muslikah

BAB I

PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah

Pendidikan merupakan sebuah wadah di mana seorang individu akan

mampu mengembangkan potensinya sesuai dengan apa bakat dan minat
yang ada dalam dirinya. Keberlangsungan lembaga pendidikan dalam
menyelenggarakan pendidikan tentu saja akan dipengaruhi oleh banyak
faktor, misalnya faktor dari luar (environmental input) dan faktor dari
dalam (instrumental input). Contoh dari environmental input misalnya
aspek sosial, politik dan ekonomi dalam penyelenggaraan pendidikan.
Contoh untuk instrumental input misalnya guru, tenaga kependidikan,
sarana dan prasarana, dan lain-lain.

Sebuah lembaga pendidikan pendidikan, tentu saja akan membutuhkan

komunikasi dengan pihak luar. Komunikasi adalah hal yang sangat penting
untuk mengetahui informasi apa saja yang seharusnya diketahui oleh
sebuah lembaga pendidikan. Kegiatan komunikasi bisa dilakukan dengan
cara lisan maupun tulisan, baik itu disampaikan secara langsung maupun
tidak langsung. Contoh sarana komunikasi yang berupa tulisan yaitu surat.
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. (Otong Setyawan
Djuharie, 2001: 11). Surat merupakan media yang paling sering digunakan
dalam penyampaian informasi dilembaga pendidikan, misalnya dari dinas
pendidikan ke sekolah-sekolah, antar sekolah dan lain-lain. Karena
seringnya surat digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi, maka penting
untuk sebuah lembaga pendidikan mampu untuk melaksanakan
korespondensi dengan benar, sehingga proses penyelenggaraan pendidikan
akan dapat berlangsung secara efektif dan efisien terutama terkait dengan
komunikasi yang mengantarkan sebuah informasi.
1. Rumusan Masalah
1. Apa pentingnya kegiatan surat menyurat/korespondensi dalam
lembaga pendidikan?
2. Apa saja jenis-jenis surat yang ada di SD N 2 Mranggen?
3. Apa bentuk surat yang biasa digunakan di SD N 2 Mranggen?
4. Apa saja bagian-bagian surat yang ada dalam surat di SD N 2
Mranggen?
5. Apa saja contoh surat yang ada di SD N 2 Mranggen?
6. Bagaimana pemilihan kertas yang digunakan untuk membuat surat
di SD N 2 Mranggen?
7. Bagaimana bentuk lipatan surat yang ada di SD N 2 Mranggen?
8. Bagaimana bentuk sampul surat yang ada di SD N 2 Mranggen?
9. Bagaimana prosedur penanganan surat apabila ada surat masuk ke
SD N 2 Mranggen?
2. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa pentingnya kegiatan surat menyurat/
korespondensi dalam lembaga pendidikan.
2. Untuk mengetahui apa saja jenis-jenis surat yang ada di SD N 2
Mranggen.
3. Untuk mengetahui apa bentuk surat yang biasa digunakan di SD N
2 Mranggen.
4. Untuk mengetahui apa saja bagian-bagian surat yang ada dalam
surat di SD N 2 Mranggen.
5. Untuk mengetahui apa saja contoh surat yang ada di SD N 2
Mranggen.
6. Untuk mengetahui bagaimana pemilihan kertas yang digunakan
untuk membuat surat di SD N 2 Mranggen.
7. Untuk mengetahui bagaimana bentuk lipatan surat yang ada di SD
N 2 Mranggen.
8. Untuk mengetahui bagaimana bentuk sampul surat yang ada di SD
N 2 Mranggen.
9. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat apabila
ada surat masuk ke SD N 2 Mranggen.
3. Manfaat
1. Tujuan praktis: mahasiswa lebih tahu secara mendalam mengenai
bagaiamana kegiatan surat menyurat di suatu lembaga pendidikan
dengan berbekal ilmu pengetahuan yang telah didapatkan selama
di kelas.
2. Tujuan teoritis: mahasiswa mampu membandingkan antara apa
yang dipelajari selama dikelas dengan kondisi real dilapangan
yang diselenggarakan di sebuah lembaga pendidikan.

BAB II

KAJIAN TEORI
1. Pengertian Korespondensi

Menurut etimologi atau asal katanya, korespondensi berasal dari

kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang
berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Jika di
dalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-
pihak terntentu baik secara internal maupun eksternal banyak dilakukan
dengan menggunakan surat atau disebut dengan kegiatan surat-menyurat.

Sedangkan untuk arti surat sendiri adalah suatu alat untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau
pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri mauapaun jabatan dalam
organisasi. Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi
perkantoran 1, surat dapat diartikan sebagai berikut :
1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa
pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan
kepada pihak lain yang membutuhkannya.
2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan
kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja
sama antara kedua belah pihak.
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk
menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada
pihak lain.

Selain itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu

kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasionalisasi suatu
organisasi atau kantor. Surat menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian
arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan,
dan sebagainya.

Dalam (Roselyne, 1983, hal. 2) dikatakan bahwa kesan pembaca dari surat
yang dibuat tidak hanya dilihat dari baik buruknya isi surat namun juga
penampilannya. Unsur-unsur dalam penampilan surat yang menarik dibagi
menjadi tiga bagian, yakni :
1. Pembentukan kerangka surat

Seorang pengetik yang baik dan berpengalaman mudah mengetahui kira-

kira berapa baris dan berapa luas yang diperlukan untuk sebuah surat yang
akan diketiknya. Dari mana surat diketik tergantung pada panjang surat
(Roselyne, 1983, hal. 3).
2. Keserasian paragraf-paragraf

Pada umumnya sebuah surat terdiri dari empat sampai enam paragraf.
Panjang paragraf dalam surat mempengaruhi penampilan dan rupa surat,
maka keserasian di antaranya harus diperhatikan (Roselyne, 1983, hal. 3).
3. Penggunaan ruangan surat dengan efektif

Prinsip-prinsip kerangka surat dan pengaturan paragraf-parargraf yang

serasi menghasilkan penggunaan ruangan surat yang efektif. Surat pendek
lazimnya menggunakan dua spasi, sedangkan surat panjang menggunakan
spasi tunggal (Roselyne, 1983, hal. 4).
1. TIK KORESPONDENSI DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN
2. TIK dalam korespondensi

Berdasarkan Djoko Purwanto (2007:3), perkembangan Teknologi

Informasi dan Komunikasi saat ini semakin pesat, seperti telepon, telepon
seluler (ponsel), televisi, radio, telegram, faksimile, dan komputer.
Meskipun begitu, surat tampaknya masih merupakan sarana komunikasi
yang sangat penting bagi seseorang, kelompok atau organisasi bisnis.

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang

digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis
kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan
bisnis maupun non-bisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk
surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang
dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berdasarkan Djoko Purwanto (2007:3), surat merupakan salah satu media

komunikasi kenvensional yang sangat populer dikalangan masyarakat
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis dan non bisnis kepada pihak lain.
Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi, kini seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat melalui
media elektronik (yang biasa disebut electronic mail dan e-mail).

Untuk dapat menulis dan mengirimkan surat elektronik (e-mail), seseorang

perlu memiliki suatu perangkat teknologi tertentu yang dapat digunakan
untuk mengirimkan surat secara elektronik, misalnya telepon seluler tipe
tertentu (karena tidak semua telepon seluler memiliki fasilitas penerimaan
dan pengiriman e-mail), perangkat komputer (portable computer atau
dekstop computer) yang sudah dilengkapi
dengan modem (baik modem internal maupun modem eksternal), saluran
telepon, dan berlangganan dengan salah satu penyedia jasa internet
(internet service provider).

Suatu komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu

sampai di tempat tujuannya sesuai dengan sumbernya. Dengan perantaraan
surat orang dapat memberitahukan, menyatakan, mengemukakan sesuatu
atau buah pikiran kepada orang lain yang berjauhan tempatnya dan akan
diterima sesuai sumbernya. Berdasarkan Suhanda Panji (1973:2),
hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik Pemerintah maupun
Swasta terdiri dari:
1. Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh kantor/organisasi/bagian-bagiannya dengan pihak luar.
Di dunia pendidikan misalnya surat-menyurat dengan para wali siswa
di sebuah sekolah untuk menjalin hubungan kerjasama dengan pihak
keluarga.
2. Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat antar orang-
orang atau pejabat-pejabat dalam suatu kantor atau organisasi,
termasuk antara kantor pusat dengan kantor-kantor cabangnya. Dalam
dunia pendidikan contohnya adalah surat-menyurat antara kementrian
pendidikan dengan dinas-dinas pendidikan di daerah-daerah (propinsi
dan kabupaten).
 3. Jenis-Jenis Surat
4. Berdasarkan Wujud Surat

Dalam (Soedjito, 2014 : 13) disebutkan bahwa jenis surat berdasarkan

wujudnya dibedakan menjadi 6 diantaranya :
1. Kartu Pos: Kartu pos merupakan wujud surat terbuka yang terbuat dari
karton ukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk
menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.
2. Warkat Pos: Warkat pos merupakan wujud surat tertutup yang terbuat
dari sehelai kertas yang sudah dicetak, dapat dilipat seperti amplop.
Warkat pos dipergunakan untuk menyampaikan berita agak panjang
yang isinya tak dapat diketahui orang lain.
3. Surat Bersampul

 Surat bersampul merupakan wujud surat tertutup yang memakai

sampul. Surat bersampul dipergunakan untuk :
 Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain.
 Mengirimkan berita yang lebih panjang daripada warkat pos.
 Lebih menghormati pihak yang kita kirim surat.

1. Memo adalah satu bentuk komunikasi berbentuk tulisan singkat

dengan menggunakan bahasa yang lugas dan sopan. Pesan singkat
biasanya diletakkan di tempat yang akan dibaca oleh orang yang dituju
atau memberikannya secara langsung. Pesan singkat biasanya ditulis
dan dikirim oleh orang yang sedah saling mengenal dengan baik atau
orang yang sering berhubungan .
2. Nota adalah bukti transaksi penjualan atau pembelian barang secara
tunai. Nota juga memiliki arti : surat peringatan (penunjukkan,
catatan), surat keterangan resmi (contoh : dari duta kepada pemerintah
suatu negara atau sebaliknya), surat penjelasan resmi (contoh : dari
pemerintah pusat, pemerintah daerah, dsb).
3. Berdasarkan Isi Surat

Secara garis besar berdasarkan isinya surat dalam (Soedjito, 2014 : 14 )

dibedakan menjadi 3 yaitu :
1. Surat Pribadi merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang
ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena sifatnya akrab
dan santai dalam penulisan surat pribadi biasanya menggunakan ragam
 bahasa yang tidak baku. Perlu diketahui bahwa surat lamaran, surat
permohonan ijin, dan sejenisnya dibuat atas nama sendiri. Oleh karena
itu surat-surat tersebut termasuk surat pribadi meskipun ditujukan
kepada instansi pemerintah.
2. Surat Dinas / Resmi merupakan surat yang berisi masalah kedinasan
atau administrasi pemerintah. Surat Dinas / Resmi hanya dibuat oleh
instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang
memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi,
surat resmi harus ditulis dengan menggunakan ragam bahasa yang
sesuai dengan Ejaan Yang Disesuaikan (EYD). Contoh surat dinas /
resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat
edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan
rapat dinas.
3. Surat Dagang / Niaga merupakan surat yang berisi masalah
perdagangan / perniagaan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan
yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat dagang / niaga
diantaranya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa,
surat pemesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang dan
periklanan.
4. Berdasarkan Kepentingan Surat

Menurut (Soedjito, 2014 : 15 ) menyebutkan ada 4 jenis yaitu :

1. Surat Sangat Rahasia

Surat sangat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen / naskah yang
sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat
sangat rahasia itu tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak
menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan keamanan negara. Surat
tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (sangat rahasia).
1. Surat Rahasia

Surat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen penting yang hanya
boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Isinya tidak boleh
diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat merugikan instansi, organisasi
atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia dikirim dengan
menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi
kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) dialamati seperti surat
biasa (tanpa kode R atau RHS).
 1. Surat Terbatas

Surat terbatas merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh
para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan
sebelum diinfokan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya
antara lain : hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru
dan laporan perjalanan.
1. Surat Biasa

Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia.
Apabila diketahui orang lain tidak akan merugikan lembaga/ pejabat yang
bersangkutan. Contoh surat biasa antara lain : surat edaran, surat
undangan, surat ucapan terimakasih, pengumuman dan pemberitahuan.
4. Berdasarkan Jumlah Penerimanya

Menurut Soedjito dan Solchan TW. (2014: 17) jenis surat berdasarkan
jumlah penerima yang dituju surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu
1. Surat edaran

Surat edaran ialah surat yang di luar kantor/instansi yang bersangkutan. Isi
surat ini adakalanya hanya untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan
(edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih
luas (edaran umum). Surat edaran sering juga disebut sirkuler.
1. P

Pengumuman ialah surat yang ditujukan kepada para pejabat, para

karyawan, dan masyarakat umum. Pengumuman dapat disebarluaskan
dengan beberapa cara, yaitu dengan mengedarkan sebagai surat edaran,
memasang di papan-papan pengumuman, dan memasangnya di
koran/majalah sebagai iklan.
1. Surat biasa.
2. Bagian – Bagian Surat

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:38) sebuah surat terdiri atas bagian –

bagian surat. Penempatan bagian – bagian itu berhubungan dengan bentuk
surat yang digunakan. Artinya jika bagian – bagian itu diletakkan pada
margin kiri, terbentuklah bentuk lurus. Jika bagian – bagian surat itu tidak
diletakkan pada margin kiri dapat terbentuk bentuk surat setengah lurus
atau bentuk Indonesia baru.

Djoko Purwanto (2008:9) mengatakan secara umum, bagian surat baik

untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen
penting, yaitu :
1. Kepala surat/kop surat

Kepala surat disebut pula kop surat. Isinya adalah lambang (departemen,
universitas, perguruan tinggi, akademi, sekolah dan instansi), nama unit
organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada),
nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan
dapat ditambahkan nama cabangnya dan nama banker (Dirgo Sabariyanto.
1998:39). Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2008:9) kepala surat atau
kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan atau
instansi mencakup antara lain nama instansi (organisasi), alamat lengkap,
nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website, dan e-
mail, serta logo atau lambang instansi tersebut.
2. Nomor surat

Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut
nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam
sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi
tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat.
Surat resmi perlu diberi nomor, walaupun surat itu hanya berisi satu
kalimat (Pratjihno, 1974 : 21).
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka

Triharjanto (2007:16-17) kata-kata yang biasa atau lazim digunakan untuk

salam pembuka, diantaranya adalah :
1. Dengan Hormat,
2. Tuan yang terhormat,
3. Tuan atau nyonya yang terhormat,
4. Tuan-tuan yang terhormat,
5. Asalamu’alaikum Wr. Wb

8. Paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup

9. Salam penutup

Menurut Djoko Purwanto (2008:16) di dalam surat yang baik perlu

tercakup salam penutup sebagai ungkapan sikap respek / hormat, sopan,
atau sekadar menunjukkan etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim
digunakan dalam surat menyurat antara lain:
1. Hormat kami,
2. Hormat saya
3. Salam takzim
4. Salam kami,

10. Tanda tangan, nama jelas penandatangan

Menurut Djoko Purwanto (2008:16) surat dinas maupun surat bisnis

dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya
pimpinan instansi, lembaga atau organisasi. Sedangkan Dirgo Sabariyanto
(1998:58) orang yang menandatangani surat ialah subjek surat. Dialah
penanggung jawab surat. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan pengirim surat yaitu:
1. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu
jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas / cap jabatan
2. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika
namanya terdiri atas dua kata atau lebih
3. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di dalam tanda
kurung
4. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
5. Singkatan NIP tidak bertanda titik

Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka

11. Tembusan
Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) letak bagian ini di margin sebelah
kiri, lurus vertikal dengan dengan bagian isi surat. Hal – hal yang perlu
diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut:
1. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital
2. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih
dari satu
3. Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
4. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornya
5. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan
6. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibuuhkan ungkapan
yang tidak berfungsi misalnya sebagai laporan
7. Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari
pejabat yang eselonnya tinggi. contohnya sebagai berikut :

 Tembusan :
 Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan
 Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
 Saudara Bambang
 Tembusan:
 Kamawil Kotamadya Yogyakarta
 Kabag Pemerintah Kotamadya Yogyakarta
 Tembusan:
 Kantor Wilayah Depdikbud Provinsi DIY
 Kakandep Kotamadya Yogyakarta

12. Inisial

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31-32) inisial adalah singkatan dari
nama orang yang mengonsep dan mengetik surat. Inisial terdiri dari dua
huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama pertama dan huruf
awal nama kedua. Inisial hanya digunakan di surat niaga sedangkan untuk
surat pemerintah diberi paraf orang yang menyusun surat.

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) hal – hal yang perlu diperhatikan

dalam inisial:
1. Inisial ditulis dibawah sebelah kiri dibawah bagian tembusan
 2. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat

Contohnya seperti berikut:

HA/Er

HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni

Er adalah singkatan pengetik surat bernama Erwin

1. Penulisan surat lamaran

Lamaran kerja adalah salah satu upaya kita mencari pekerjaan yang
kita inginkan atau yang sesuai dengan kompetensi yang kita miliki. Baik
buruknya kita membuat surat lamaran pekerjaan, hal tersebut menjadi
salah satu faktor penentu diterima atau tidaknya kita bekerja. Selain harus
baik, tentunya sesuai dengan kaidah yang ada. Faktor lain yang harus
dipenuhi yaitu syarat – syarat lamaran kerja. Syarat yang umum untuk
melamar kerja dituangkan pada surat lamaran, yaitu kualifikasi pelamar.
Menurut Soedjito, dkk. (2014: 82) kulaifikasi diri pelamar yang umumnya
meliputi:
1. Nama lengkap.
2. Tanggal dan temapt lahir.
3.
4.
5. Pendidikan, dan
6. Keterengan – keterangan yang berguna sekali untuk
mempertimbangkan diterima atau tidaknya lamaran itu.

Isi Surat Lamaran

1. Tanggal Surat
2. Kepala Surat

(Alamat Surat, Perihal, Lampiran)

3. Pembuka Surat

(Salam Pembuka, Sumber Informasi tentang Lowongan, Pengenalan Diri)

4. Isi Surat
(Maksud Isi Surat, Posisi yang Diinginkan, Lampiran Pernyataan dan
Pengalaman)
5. Penutup Surat

(Salam Penutup, Tanda Tangan dan Nama

Surat Lamaran memuat hal-hal berikut :

1. Pernyataan keinginan untuk mengisi posisi yang ditawarkan.
2. Keterangan bahwa anda memenuhi syarat sesuai dengan yang diminta
di lowongan.
3. Pengalaman, atau keterangan lain tentang kelebihan anda yang cocok
dengan pekerjaan anda.
4. pernyataan siap dipanggil untuk seleksi berikutnya.

Pembuatan Riwayat Hidup

Menurut K.M. Hutabarat, dkk (1981 : 122-123), daftar riwayat hidup atau
yang curriculum vitae adalah sebuah dokumen pribadi yang memuat data
penting mengenai diri pelamar. Data yang perlu disebutkan disini ialah :
1. Nama lengkap
2. Tempat dan tanggal lahir
3. Kebangsaan dan agama
4. Surat keterangan sudah atau belum berkeluarga
5. Jenis kelamin
6. Tempat tinggal atau alamat
7. Pendidikan
8. Pengalaman kerja (bila ada)
9. Nama orangtua dan pekerjaannya
10. Referensi
11. Lain-lain, misalnya adalah surat keterangan sehat, hobi dan
sebagainya

Untuk sekarang ini mungkin juga perlu mencantumkan alamat e-mail dan
nomor telepon.
1. Pemilihan Kertas Surat
Sebagian besar pekerjaan kantor memerlukan bahan kertas. Kertas tersedia
dalam berbagai jenis/macam, warna, ukuran dan berat.
1. Jenis/macam Kertas

Jenis kertas yang digunakan untuk menulis surat-surat tertentu biasanya

berbeda-beda. Menurut Afra Tien Sotyaningrum (2008: 51) dari segi
jenis/macam, kertas dapat dibedakan menjadi:
1. Kertas HVS (houtvrij schijfpapier), digunakan untuk mengetik surat
atau copy
2. Kertas doorslag, digunakan tembusan surat, faktur, nota.
3. Kertas Bergaris, digunakan untuk mengetik surat pribadi.
4. Kertas duplicator/stensil, digunakan untuk membuat surat dalam
jumlah yang banyak.
5. Kertas segel.
6. Warkat pos.
7. Warna Kertas

Selain jenisnya yang berbeda, dari segi warna kertas yang digunakan untuk
masing-masing fungsi surat juga berbeda. Surat yang dibuat rangkap
banyak dapat dibuat dengan warna yang berbeda. Penggunaan warna
kertas yang berbeda agar keduanya menunjukkan perbedaan yang jelas.
Misalnya:
1. Kertas warna putih HVS, untuk lembar asli.
2. Kertas warna kuning, kertas tembus untuk verbal dan diparaf.
3. Kertas warna biru muda (kertas tembus), untuk tembusan intern.
4. Kertas tembus warna putih, untuk tembusan keluar.
5. Kertas HVS merah, untuk surat yang sifatnya rahasia.
6. Ukuran Kertas

Dari segi ukuran, Afra Tien Sotyaningrum (2008: 52) menjelaskan ada
empat macam ukuran, yaitu:
1. Kuarto (A4), 205 x 254 mm
2. Folio, 205 x 330 mm
3. Octavo, 205 x 127 mm
4. Sexton, 205 x 165 mm
5. Berat Kertas

Dari segi berat kertas, Afra Tien Sotyaningrum (2008: 52) menjelaskan
ada tiga ukuran berat, yaitu:
1. 80 gram.
2. 70 gram.
3. 60 gram.

Setiap organisasi atau lembaga dapat memilih kertas dengan berat tertentu.
Biasanya kertas yang digunakan untuk menulis surat menggunakan berat
60/70 gram. Sedangkan untuk membuat laporan digunakan berat yang
70/80 gram.
1. Pelipatan Surat

Ada beberapa macam cara melipat surat yang pernah dikutip oleh Drs. The
Liang Gie dari sebuah ensiklopedi dalam Sutarto, (1992: 158) yaitu:
1. Singlefold (lipatan tunggal)
2. Parallel double fold (lipatan ganda sejajar)
3. Standard fold (lipatan baku)
4. “low” standard fold (lipatan baku rendah)
5. Accordion fold (lipatan akordion)
6. “low” accordion fold (lipatan akordion rendah)
7. French fold (lipatan model prancis)
8. Baronial fold (lipatan model baron)

Berikut ini adalah langkah-langkah cara melipat surat seperti yang

dicontohkan pada gambar diatas menurut Sutarto, (1992: 159) adalah
sebagai berikut:
1. Lipatan Tunggal (Single Fold) caranya : kertas dibagi dua bagian sama
besar, lalu dilipat
2. Lipatan Baku (Standard Fold) caranya : kertas dibagi tiga bagian sama
besar, lalu lipat sehingga sisi sudut kiri atas, dan sisi sudut kiri bawah
di lipat ke arah kanan berada pada sudut lipatan ketiga, lalu kertas di
lipat lagi pada di sisi sudut kanan atas dan sisi sudut kanan bawah, di
lipat ke arah kiri kertas.
 3. Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold) caranya : kertas dibagi tiga
bagian (kurang lebih 90,90 dan 74 mm), lalu di lipat sehingga sudut
AB tepat pada sudut EF, kemudian kertas dilipat dengan sumbu lipat
EF.
4. Lipatan Akordion (Accordion Fold) caranya : kertas dibagi tiga bagian
sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke arah atas
tepat pada EF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah
sehingga sudut GH tepat pada sudut CD.
5. Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold caranya : kertas
dibagi tiga bagian (dua bagian sama dan sepertiga bagian lebih kecil).
Kertas dilipat dengan sumbu EF kearah atas, dan dengan sumbu CD
kearah bawah.
6. Lipatan Prancis (French Fold) caranya : Kertas dibagi dua bagian.
Dengan sumbu CD kertas dilipat sehingga AB berhimpit dengan EF,
dan dengan sumbu GH kertas dilipat kearah kiri.
7. Lipatan Baron (Baronial Fold) caranya : Kertas dibagi dua bagian
sama besar, dan dengan CD sebagai sumbu lalu kertas dibagi tiga
bagian sama, dan dengan sumbu IJ kertas dilipat kearah kiri, serta
dengan sumbu GH kearah kanan.
8. Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold) caranya : Kertas dibagi
dua bagia sama besar lalu dilipat, dan dibagi dua bagian sama, lalu
lipat lagi.

1. Penyampulan Surat

Banyak ragam jenis sampul surat yang kita kenal saat ini. Berikut ini ialah
aneka sampul surat yang dibedakan berdasarkan wujud dan ukurannya
menurut Bagas Pratama dan T. Manurung (1998) yaitu:
1. Berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujudnya, sampul surat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Sampul biasa
2. Sampul berjendela
3. Berdasarkan Ukurannya

Berdasarkan ukurannya, sampul surat dibedakan menjadi tiga, antara lain:

1. Sampul pendek: sampul pendek terdiri dari dua macam, yaitu sampul
kartu dan sampul niaga.
2. Sampul panjang: sampul panjang ada dua macam, yaitu sampul resmi
dan sampul buka samping
3. Sampul besar: ada dua macam sampul besar, yaitu sampul katalog dan
sampul mata berkait

Selain sampul yang telah disebutkan di atas, khusus untuk surat-surat dinas
biasanya menggunakan sampul dengan ukuran sebagai berikut:
1. Sampul dengan ukuran 9x14cm (ukuran minimal),
2. Sampul dengan ukuran 10x23cm (ukuran minimal),
3. Sampul dengan ukuran 12×23,5cm (ukuran minimal).

BAB III

PEMBAHASAN

Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi dalam

berkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Kegiatan surat
menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang
dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat. Bagi instansi
pemerintah, swasta, serta lembaga, keorganisasian, kegiatan surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting.
Oleh karena itu lembaga perlu memperhatikan bagaimana ketentuan surat
menyurat yang benar. Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan
informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat.
(Otong Setyawan Djuharie, 2001: 11).

Di SD N 2 Mranggen, saya berkesempatan untuk melakukan observasi

mengenai kegiatan surat menyurat di lembaga tersebut. Kegiatan observasi
dilakukan dengan cara melakukan wawancara dan dokumentasi mengenai
kegiatan korespondensi di sekolah tersebut. Pihak yang bertanggung jawab
untuk kegiatan ini adalah Kepala Sekolah yaitu Bapak Warono, S.Pd dan
Ibu Iswinarti Utami, S.Pd.

Gambar Lokasi Observasi

Berikut ini adalah struktur organisasi SD N 2 Mranggen.

Struktur Organisasi SD N 2 Mranggen

Kegiatan surat menyurat memiliki arti yang sangat penting bagi

keberlangsungan sebuah lembaga. Agar pesan dapat mencapai tujuan,
maka bahasa surat yang digunakan harus dapat mengungkapkan pesan
surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis surat dan pembaca
surat, selain itu penulisan surat perlu memperhatikan kaidah surat
menyurat yang benar. Berkomunikasi dengan surat memiliki beberapa
faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor
kemudahan dalam penggunaan surat yaitu
1. Biaya yang relatif murah. Surat tidak memerlukan biaya yang mahal,
sehingga dapat mengefisienkan sumber dana yang ada untuk keperluan
lain.
2. Tidak terikat waktu dan tempat. Surat dapat dibaca berulang-ulang
selama surat tersebut masih disimpan dalam arsip.
3. Jangkauannya lebih luas
4. Dapat diarsipakan sebagai tanda bukti.
5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya.

Karena kemudahan tersebutlah pada akhirnya surat menyurat kegiatan

yang penting dalam berkomunikasi. Namun dalam kenyataan masih
banyak kesulitan-kesulitan yang ditemui ketika dalam proses pembuatan
surat, misalnya penggunaan bentuk surat yang tepat, bagaimana menyusun
bagian-bagian surat secara cermat, bagaimana menyusun EYD dalam
surat, penggunaan kalimat efektif dalam surat, dan lain-lain.
1. Surat memiliki beberapa fungsi yaitu: fungsi dan pentingnya
korespondensi dalam manajemen kelembagaan pendidikan. Dalam
ruang lingkup surat sebagai dokumen lembaga maka surat berfungsi
sebagai :
2. Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-

kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau
bangunan kantor dan sebagainya.
1. Pedoman pelaksanaan kerja.
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau
bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.
1. Alat pengingat atau berfikir.

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan

atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan
1. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan

kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan
1. Sebagai alat komunikasi. Surat berfungsi untuk menyampaikan pesan
berupa pemberitahuan, laporan, usulan, dan lain-lain.
2. Sebagai alat bukti historis. Surat-surat yang tersimpan dalam arsip
dapat digunakan sebagai bahan kajian atau penelitian untuk
mengetahui keadaan suatu instansi pada masa yang lampau.
3. Sebagai alat bukti tertulis. Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis
dari suatu urusan. Sehingga apabila terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman suat merupakan bukti tertulis, misalnya apabila
terjadi surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli.
4. Jenis-jenis surat yang ada di SD N 2 Mranggen
5. Berdasarkan wujudnya.

Surat berdasarkan wujudnya di lembaga ini terdiri atas

 Kartu pos: Biasanya kartu pos ini isinya tentang pemberitahuan
mengenai tarif pajak bulanan.
 Warkat pos : warkat pos biasanya digunakan untuk menyampaikan
pesan mengenai tarif pajak tahunan yang harus ditanggung oleh SD N
2 Mranggen.
 Telegram disekolah ini sudah tidak menggunakan lagi.

1. Berdasarkan keamanan pesan.

Berdasarkan keamanan pesan, di SD N 2 Mranggen lebih banyak terdapat

surat yang bersifat biasa. Surat biasa biasanya berisi mengenai surat
undangan, undangan konferensi, undangan untuk mengikuti paguyuban,
olah raga tingkat kecamatan, dan kabupaten. Surat biasa ini berasal dari
UPTD (Unit pelaksana teknis daerah), dari Dinas dan dari Kecamatan.
Selain itu, sekolah ini juga menerima surat dari sesama sekolah yang
isinya bisa berupa undangan untuk mengikuti kegiatan sekolah yang ada
disekolah lain. Sebelum surat sampai ke pihak sekolah SD N 2 Mranggen,
pihak sekolah dikirimi pesan singkat (sms), kemudian baru disusul surat
resmi. Hal ini bertujuan agar informasi lebih cepat sampai ke tujuan.
1. Surat berdasarkan penyelesaiannya.

Surat berdasarkan penyelesaiannya terdiri atas surat kilat, surat segera,

surat biasa. Di SD N 2 Mranggen, surat berdasarkan penyelesaiannya
terdapat surat segera dan surat biasa. Surat segera adalah surat yang harus
ditangani sesegera mungkin, namun tidak secepat penanganan surat kilat.
Contoh surat segera yaitu surat pindah sekolah. Surat pindah sekolah ini
berisi tentang mutasi masuk keluar siswa. Surat tersebut harus segera
ditangani agar siswa yang bersangkutan tidak terlalu lama dalam mengurus
perpindahan sekolahnya agar tidak ketinggalan pelajaran.
1. Surat berdasarkan penyampaiannya.

Surat berdasarkan penyampaiannya, bisa disampaikan melalui pos,

telegram, faximile, dan e-mail. Dari keempat cara penyampaian tersebut
yang paling sering digunakan adalah dengan menggunakan e-mail.
3. Bentuk-bentuk surat.

Ada 13 bentuk surat yang sering digunakan dalam kegiatan surat

menyurat. 13 bentuk surat tersebut adalah
1. Full block style
2. Block style
3. Semi block style
4. Indented style
5. Bentuk resmi indonesia (official style)
6. Bentuk square block style
7. Bentuk square semi block style
8. Bentuk square full block style
9. Bentuk American style
10. Bentuk British Business style
11. Bentuk British personal style
 12. Bentuk special paragraph
13. Bentuk simple style atau amplified letter.

Di SD N 2 Mranggen, bentuk surat yang digunakan tidak pasti. Artinya

sekolah fleksibel, tidak menggunakan satu bentuk saja, namun bisa
menggunakan bentuk-bentuk surat yang lain. Bentuk surat yang biasa
digunakan di sekolah ini adalah bentuk full block style, bentuk block style,
dan bentuk semi block style.
4. Bagian-bagian surat.

Sesuai dengan panduan dalam berkorespondensi, bagian-bagian surat di

SD N 2 Mranggen terdiri dari:
1. Kepala surat

Isinya adalah lambang (departemen, universitas, perguruan tinggi,

akademi, sekolah dan instansi), nama unit organisasi, alamat, nomor
telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada),
dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan dapat ditambahkan nama
cabangnya dan nama banker (Dirgo Sabariyanto. 1998:39). Sedangkan
menurut

Dirgo Sabariyanto (1998:39) menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam menyusun kepala surat yaitu :
1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap: lambang, nama
instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile.
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
3. Huruf awal alamat, kotak pos, faksimile, dan telepon ditulis dengan
huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan
4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, faksimile, dan kata kotak
pos jangan disingkat.
5. Jangan digunakan bentuk o. box atau office box untuk
menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable
address untuk menuliskan alamat kawat.
6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti
tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak
dipisahkan oleh titik (.) setiap angka
Contoh kepala surat SD N 2 Mranggen dapat dilihat pada gambar berikut
ini.

Dalam KOP surat yang ada di SD N 2 Mranggen ini, masih terdapat

kekurangan, yaitu alamat SD N 2 Mranggen, kode pos wilayah, nomor
telephone, dan alamat website yang bisa dikunjungi apabila ada.
1. Nomor surat

Nomor surat yang ada di sebuah instansi dibuat berdasarkan kepentingan

masing-masing. Salah satu manfaat dari diberikannya nomor pada surat
adalah untuk mempermudah menemukannya kembali ketika surat tersebut
diarsipkan.

Keterangan:

Dalam gambar tersebut tertera mengenai nomor surat yaitu

190/SD/VI/2013. 190 menunjukkan bahwa surat tersebut sudah
merupakan surat yang ke 190. SD menunjukkan jenjang pendidikan yaitu
SD atau sekolah dasar, angka romawi VI menunjukkan bulan dibuatnya
surat yaitu bulan Juni dan 2013 menunjukkan tahun dibuatnya surat.
1. Tanggal surat. Tanggal surat menunjukkan kapan surat dibuat.

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:41-42) hal – hal yang perlu diperhatikan

dalam penulisan tanggal surat yaitu sebagai berikut :
1. Kata tanggal tidak perlu ditulis
2. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala
surat.
3. Angka tahun ditulis lengkap
4. Nama bulan ditulis dengan huruf
5. Penulisan nama bulan jangan disingkat
6. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik
7. Spasinya tidak dijarang – jarangkan
8. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah
9. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital

Berdasarkan pada hasil observasi, penulisan tanggal surat yang dilakukan

di SD N 2 Mranggen sudah sesuai dengan ketentuan-ketentuan tersebut.
Namun dari contoh surat yang saya peroleh dari SD N 2 Mranggen masih
terdapat kecamatan di awal tanggal, yaitu Jatinom. Seharusnya Jatinom
tidak perlu lagi ditulis lagi dalam tanggal karena sudah tertera dalam
kepala surat.

Gambar tanggal surat

1. Lampiran

Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan

adanya sesuatu yang disertakan bersama surat. Dokumen yang disertakan
tersebut beragam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat. Umpamanya
untuk surat penawaran dilampirkan brosur atau daftar harga. Pada surat
perkenalan dilampirkan fotokopi izin usaha, neraca perusahaan, surat dari
relasi dan sebagainya. Sebaiknya, lampiran surat ditulis secara jelas agar
penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang dilampirkan
bersama surat tersebut.

Untuk lampiran surat yang ada di SD N 2 Mranggen, penulisan lampiran

masih disingkat dengan Lamp. Ketentuan yang benar adalah kata lampiran
tidak boleh disingkat dan harus ditulis lengkap. Apabila tidak ada
lampiran, tulisan lampiran bisa dihilangkan.

Gambar bagian surat nomor, lampiran, dan perihal.

1. Perihal

Perihal merupakan bagian surat yang berfungsi untuk mengetahui isi atau
inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca
surat secara keseluruhan. Penulisan perihal surat sebaiknya ditulis secara
singkat dan jelas. Penulisan perihal surat bisa ditulis dalam dua format
yaitu dengan digaris bawahi atau dengan huruf kapital semuanya. Untuk
penulisan. Contoh penulisan perihal yang salah:

Perihal : Undangan

Contoh diatas belum jelas undangan apa yang dimaksudkan dari surat
tersebut. Sebaiknya ditambahi dengan misalnya:

Perihal : Undangan Rapat Panitia UAN

Kata Perihal tidak boleh disingkat menjadi Hal saja. Harus lengkap. Dari
contoh surat yang saya peroleh, penulisan perihal masih kurang tepat,
seharusnya tidak perlu ditebalkan, dimiringkan dan digarisbawahi.
Pedoman yang benar sudah dijelaskan di atas.
1. Alamat surat

Pengiriman dan penerimaan surat dapat berjalan dengan lancar apabila

alamat yang mengirim dan alamat yang ingin dituju tertulis dengan jelas.
Alamat surat terdapat 2 jenis yaitu alamat yang ditulis dalam surat dan
alamat yang ditulis dalam sampul surat. Ada dua macam alamat surat,
yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop).
Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:
 Nama orang/jabatan
 Nama jalan dan nomor rumah/gedung, dan
 Nama kota

Alamat luar dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 × 23 cm. Alamat
luar disusun berturut-turut sebagai berikut:
 Nama orang/jabatan
 Nama instansi
 Nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan
 Nama kota dan nomor kode pos.

Fungsi dari alamat surat adalah untuk alamat petunjuk langsung bagai
penerima surat, petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat, mempermudah
petugas pos dalam melakukan pengiriman.

Gambar Alamat Surat

1. Salam pembuka

Salam pembuka digunakan untuk kesatuan berbahasa tulis dan digunakan

sesuai dengan keperluan penulisan surat. Salam pembuka yang biasa
digunakan di beberapa instansi salah satunya SD N 2 Mranggen adalah
Dengan Hormat. Penulisan salam pembuka yang tepat adalah Dengan
Hormat,

Keterangan: Dengan ditulis dengan huruf D kapital

Hormat ditulis dengan huruf H kapital dan diakhirnya diberikan tanda
koma ( , )

Gambar salam pembuka

1. Tubuh surat yang terdiri dari pembuka, isi dan penutup surat.

Tubuh surat adalah bagian surat yang digunakan untuk memaparkan pesan
apa yang ingin disampaikan oleh penulis surat. Tubuh surat terdiri dari
pembuka yang berfungsi sebagai pengantar pembaca kepada into pokok
surat. Dengan kata lain paragraf pembuka merupakan penuntun jalan
pikiran pembaca kepada masalah atau pesan yang ingin diuraikan. Yang
kedua tubuh surat terdiri dari isi surat yang memuat pesan inti yang ingin
disampaikan atau diberitakan kepada penerima surat. Untuk menyusun
surat yang baik maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah (Otong
Djuharie Setiawan (2001: 50)
 Menetapkan bentuk surat yang akan ditulis
 Tentukan maksud dan tujuan tersebut
 Uraikan terlebih dahulu maksud surat tersebut secara sistematis dan
logis
 Tuliskan setiap masalah dalam satu paragraf
 Hindari penggunaan istilah dan akronim yang belum lazim
 Tulislah surat tersebut sesuai dengan EYD
 Gunakan bahasa yang baik dan benar
 Hindari kalimat yang berbelit-belit, sebaiknya gunakan bahasa yang
efektif.

Yang ketiga bagian dari isi surat adalah paragraf penutup yaitu berfungsi
untuk menutup isi surat. Dalam penutup surat mengandung harapan, dan
ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh penutup surat yang
digunakan di SD N 2 Mranggen adalah

Atas kehadiran dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Penggunaan “Nya” kurang tepat, karena menunjuk pada siapa tida
diketahui. Seharusnya “Atas kehadiran dan kerjasama Bapak/Ibu kami
ucapkan terima kasih.
1. Salam penutup
Salam penutup ini menunjukkan rasa hormat dari penulis kepada penerima
surat. Beberapa salam penutup yang sering digunakan:
 Hormat kami,
 Salam kami,
 Hormat kami,

1. Tanda tangan, nama, dan jabatan penulis

Tanda tangan menunjukkan sah tidaknya surat tersebut. Dalam banyak

kasus, banyak surat yang tidak dapat diselesaikan oleh kepala atau
pimpinan istansi. Hal itu bisa disebabkan karena banyaknya tugas
pemimpin instansi, sehingga surat dilimpahi oleh pejabat dibawah
pimpinan tersebut sesuai dengan tata kerja yang berlaku pada instansi yang
bersangkutan, misalnya dengan keterangan a.n (atas nama).

Tembusan adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya

pihak lain yang mendapat surat sama, karena surat tersebut juga perlu
diketahui oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat tersebut.
5. Macam-macam surat yang ada di SD N 2 Mranggen
6. Surat undangan. Surat undangan biasanya undangan dari Dinas dan
Kecamatan.
7. Surat keterangan. Contoh surat keterangan aktif menjadi siswa dari
kepala sekolah.
8. Surat kuasa. Surat kuasa contohnya surat untuk melakukan
pengambilan dan BOS (Biaya operasional sekolah), BSM (bantuan
siswa miskin) ke Dinas Pendidikan Kabupaten Klaten.
9. Surat tugas. Surat tugas contohnya surat tugas untuk mengikuti
workshop, seminar dan kegiatan lain misalnya ketika kepala sekolah
tidak bisa menghadiri suatu acara dan menugaskan guru atau karyawan
untuk mewakilinya. Biasanya adanya surat tugas ini disertai dengan
SPPD (Surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas sebagai bukti
administrasi tugas sebagai pelengkap dari surat tugas.
10. Surat pengantar. Surat pengantar biasanya digunakan untuk
pengantar laporan-laporan ke UPTD (unit pelaksanan teknis daerah),
usulan-usulan dari sekolah untuk dinas, dan juga surat pengantar untuk
guru atau karyawan yang ingin ijin belajar (study lanjut).
 11. Contoh pengumuman yang ada disekolah misalnya pengumuman
adanya kegiatan sekolah. Di SD N 2 Mranggen terdapat beberapa
kegiatan sekolah seperti takrow, dan karawitan. Selain itu ada juga
pengumuman libur sekolah. Namun biasanya pengumuman libur
sekolah disampaikan oleh guru kelas masing-masing
12. Surat permohonan
13. Surat edaran. Contohnya surat edaran adalah surat edaran dari
sekolah yang isinya mengenai libur karena sedang dipakai untuk ujian
sekolah.
14. Surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan di SD N 2
Mranggen biasanya untuk yang ingin melakukan wiyata bakti (WB).
Bentuk surat lamaran pekerjaan tidak ditentukan oleh pihak sekolah.
15. Surat perjanjian. Contoh surat perjanjian yang ada di SD N 2
Mranggen misalnya surat perjanjian surat jual beli untuk keperluan
sekolah, surat pesanan.
16. Berita acara: contohnya ketika akan melakukan pembelian aset
sekolah, penyerahan ijazah kepada siswa yang sudah lulus.
17. Surat keputusan: contohnya surat keputusan Kepala Sekolah untuk
pengangkatan kepala pustakawan di SD N 2 Mranggen.
18. Memorandum dan nota, contoh di lembaga ini adalah laporan-
laporan, nota, kuitansi, berita acara.
19. Pemilihan kertas.

Kertas yang digunakan untuk kegiatan surat menyurat di SD N 2

Mranggen yang digunakan adalah kertas kwarto/A4 dengan ketebalan
kertas yang digunakan adalah 70 gram dan 80 gram. Selain itu sekolah
juga biasanya menggunakan kertas jenis folio.
7. Lipatan Surat.

Apabila surat selesai dibuat, maka selanjutnya adalah ditandatangani oleh

pihak yang berwenang, kemudian surat dilipat dan dimasukkan ke dalam
amplop. Lipatan surat yang rapi akan memudahkan penerima surat dalam
membuka surat, sehingga tidak akan merusak kertas surat, misalnya sobek
atau kusut. Lipatan surat yang digunakan di SD N 2 Mranggen adalah
lipatan standart, yaitu satu lembar kertas, di lipat menjadi tiga (3) bagian
sama besar.

Gambar lipatan surat.

8. Sampul surat

Surat yang sudah selesai dan sudah selesai dilipat, kemudian dimasukkan
ke dalam sampul surat. Penggunaan sampul surat ini bertujuan agar surat
terlihat lebih rapi, sopan, serta tidak mudah rusak ketika akan dikirim ke
alamat yang hendak dituju. Sampul surat yang digunakan di SD N 2
Mranggen adalah sampul biasa. Sampul biasa biasa digunakan untuk surat
dinas, surat resmi. Terbuat dari kertas yang berwarna coklat dan berukuran
10×23,5 cm. Dalam sampul surat terdapat sebuah KOP. Di pojok kiri atas
untuk menulis nomor surat, di pojok kanan bawah untuk menulis alamat
yang dituju. Penulisan alamat luar disertai dengan cap instansi.

Gambar sampul surat

9. Menerima surat.

Kegiatan surat menyurat selain menciptakan surat keluar, sebuah lembaga

pendidikan juga menerima surat dari pihak luar. Surat-surat yang masuk
akan membutuhkan penanganan setelah diterima. Surat yang masuk
disampaikan kepada pihak yang berkepentingan. Setelah surat diterima,
surat tidak begitu saja dibuang atau dimusnahkan. Di SD N 2 Mranggen,
surat yang masuk pertama kali dicatat dalam buku agenda. Pencatatan
dalam buku agenda ditulis sesuai dengan kronologi kapan surat tersebut
masuk. Kemudian setelah surat dicatat dalam buku agenda, surat
disampaikan kepada pihak yang berkeptingan. Setelah selesai, surat tadi
disimpan dalam sebuah stopmap untuk surat-surat yang sudah selesai
penangannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1. KESIMPULAN
2. Korespondensi sangat penting dalam rangka menjamin
keberlangsungan penyelenggaraan pendidikan. Hal ini dikarenakan
korespondensi atau yang sering disebut dengan kegiatan surat
menyurat memiliki arti penting untuk sebuah lembaga pendidikan,
khususnya di SD N 2 Mranggen.
3. Di SD N 2 Mranggen, terdapat beberapa jenis surat yaitu
4. Surat berdasarkan wujudnya terdapat kartu pos dan warkat pos.
 5. Surat berdasarkan keamanan pesan terdapat surat rahasia dan surat
biasa.
6. Berdasarkan penyelesaiannya terdapat surat segera
7. Berdasarkan cara penyampaiannya, biasanya lewat e-
mail dengan template yang sudah ada.
8. Bentuk surat yang digunakan di SD N 2 Mranggen masih bersifat
fleksibel, artinya bentuk surat yang digunakan masih berubah-ubah
tidak hanya menggunakan satu jenis bentuk surat saja.
9. Bagian-bagian surat

Bagian-bagian surat yang ada di SD N 2 Mranggen sudah sama dengan

standar bagian-bagian surat yang sudah ditentukan. Bagian-bagian surat
terdiri dari kepala surat, nomor surat, tanggal surat, sifat surat (jarang
digunakan), lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, tubuh surat,
salam penutup, tanda tangan, nama pihak yang bertanggung jawab, dan
juga NIP, serta tembusan.
5. Contoh-contoh surat yang ada di SD N 2 Mranggen, dapat dilihat
dalam bab pembahasan.
6. Pemilihan kertas untuk menulis surat di SD N 2 Mranggen
menggunakan kertas A4/Kwarto dengan berat 70 gram dan 80 gram.
Tidak ada ketentuan pasti mengenai jenis kertas dan berat kertas yang
digunakan. Yang diterapkan adalah yang umumnya digunakan dalam
pembuatan surat.
7. Lipatan surat yang digunakan di SD N 2 Mranggen adalah dengan
menggunakan lipatan surat standart dengan melipat surat menjadi tiga
(3) bagian sama besar.
8. Sampul surat yang digunakan di SD N 2 Mranggen adalah sampul
biasa. Sampul biasa digunakan untuk surat dinas, surat resmi. Terbuat
dari kertas yang berwarna coklat dan berukuran 10×23,5 cm.
9. Menerima surat.

Setelah surat diterima, surat tidak begitu saja dibuang atau dimusnahkan.
Di SD N 2 Mranggen, surat yang masuk pertama kali dicatat dalam buku
agenda. Pencatatan dalam buku agenda ditulis sesuai dengan kronologi
kapan surat tersebut masuk. Kemudian setelah surat dicatat dalam buku
agenda, surat disampaikan kepada pihak yang berkeptingan. Setelah
selesai, surat tadi disimpan dalam sebuah stopmap untuk surat-surat yang
sudah selesai penangannya.
1. SARAN

Korespondensi atau kegiatan surat menyurat di SD N 2 Mranggen sudah

baik, namun perlu lebih memperhatikan lagi aturan-aturan yang bersifat
detail. Untuk kop surat perlu ditambah lagi dengan nomor telepon,
alamat e-mail atau website (kalau ada) yang bisa memudahkan pihak lain
apabila memiliki keperluan dengan SD N 2 Mranggen. Untuk ukuran
sampul ukuran yang standart telah disebutkan dalam kajian teori yaitu
ukuran sampul dengan ukuran 9x14cm, sampul dengan ukuran 10x23cm,
sampul dengan ukuran 12×23,5cm. Sedangkan di SD N 2 Mranggen
ukuran sampul adalah 10X23,5 cm.

DAFTAR PUSTAKA

Bagas Pratama dan T. Manurung. (1998). Surat Menyurat Bisnis Modern.

Bandung: Pustaka Setia.

Dirgo Sabariyanto. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama

Widya.

Djoko Purwanto. 2008. Korespondensi Bisnis Modern.Jakarta: Erlangga

Hutabarat, K.M. 1981. Korespondensi Bahasa Indonesia. Jakarrta : PT

Grafitas Offset

Otong Setiawan Djuharie.2001. Surat Menyurat Serbaguna: Panduan

Korespondensi Bahasa Indonesia

Pratjihno. 1976 . Penuntun Surat – Menyurat Jabatan. Jakarta : Penerbit

Djambatan

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada

University Press

Titin Astini, dan Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi

SMK. Bandung: Armico

Triharjanto. 2007. Panduan Menulis Surat. Yogyakarta: Siklus