Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

BAB III

SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

3.1. Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan,

kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan

memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah

ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup

kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan

kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen

proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari

pihak-pihak yang telibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga

tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan.

Tahapan manajemen proyek pada “Apartemen Urban Signature” adalah :

3.1.1. Perencanaan (Planning)

Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan

yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap

dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan

dengan menentukan metode pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah

direncanakan dapat disesuaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan

dan dianggarkan.

3.1.2. Pengorganisasian (Organizing)

Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan untuk mengatur dan

menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur

III-1
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan

melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas

(owner), dan pelaksana utama (main contractor) yang masing-masing mempunyai

tugas, kewajiban, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan ketentuan yang

telah ditetapkan.

3.1.3. Pelaksanaan (Actuating)

Kegiatan pelaksanaan dalam “Proyek Apartemen Urban Signatur”

dilakukan oleh PT. Adhi Persada Gedung sebagai kontraktor pelaksana utama,

kegiatan pelaksanaan meliputi pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan

bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja

antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga

masing-masing unsure dapat bekerja sesuai dengan bidangnya serta taat sesuai

peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama.

3.1.4. Pengawasan (Controlling)

Kegiatan pengawasan dilaksanakan langsung oleh PT. Adhi Persada

Gedung dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan

biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas

sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan

pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan pada umumnya ditentukan

oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan dilakukan dari bahan dasar

dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain: pelaksana

tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan

digunakan, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report), ’S’curve

III-2
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk

pengendalian biaya.

3.1.5. Administrasi (Administrative)

Kegiatan adminstrasi meliputi pengolahan atas aspek kontraktual

pekerjaan konstruksi, pengadaan sumber daya dan manajemen pengendalian biaya.

Selain itu juga bertanggung jawab atas perhitungan biaya selama proyek

berlangsung.

3.2. Organisasi Proyek

Organisasi proyek adalah sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang

terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan

untuk mencapai suatu hasil yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat

dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak beraturan satu dengan yang lainnya. Ada

tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan dan kedudukannya masing-masing yang harus

dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang

kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya.

Pada proyek “Apartemen Urban Signature” sistem organisasi dan struktur

organisasi merupakan suatu bagian yang terpenting. Hal ini dikarenakan di dalam

pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan

hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab serta kewajiban

yang berbeda-beda dan diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur

organisasi yang baik pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan

seluruh tugas, tanggung jawab serta kewajiban masing-masing pihak yang terlibat
III-3
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang

diharapkan.

3.2.1 Pemilik/Owner

Pemberi tugas (owner) adalah PT Adhi Commuter Properti QQ PT Urban

Jakarta sebagai pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan.

Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan

tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakan sesuai dengan yang

diinginkan. Pemberi tugas (owner) dapat perseorangan, badan/instansi/lembaga

baik pemerintah ataupun swasta yang mempunyai dana untuk mendirikan bangunan

baik dengan dilaksanakan sendiri atau meminta pihak lain untuk melaksanakannya

sesuai dengan yang diinginkan. Tugas dan kewajiban pemilik meliputi :

 Menyediakan dan membayar semua biaya proyek sesuai dengan kebutuhan

 Menyediakan lahan atau tempat pembangunan proyek

 Mengadakan pembebasan lahan

 Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi

tersebut (IMB)

 Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai

kontrak

 Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun

penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak)

III-4
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

 Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan atau pengurangan

pekerjaan)

 Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan

pekerjaan, waktu dan biaya

 Rapat-rapat koordinasi dengan pelaksanaan konsultan dan pengawas proyek

untuk mempelancar pelaksanaan proyek tersebut

 Wewenang pemilik meliputi :

 Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada pihak konsultan kontraktor

 Mengeluarkan instruksi kepada kontraktor mengenai pembangunan proyek

yang sesuai dengan dokumen kontrak

 Menandatangani perizinan (PLN, Telkom, PDAM, dll)

 Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan

 Menerima proyek yang telah dikerjakan oleh kontraktor setelah selesai

dilaksanakan

3.2.2 Konsultan Perencana

Konsultan perencana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang

memiliki kemampuan untuk merancang pada bagian struktur, arsitek, dan MEP.

Merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga

tercipta suatu rancangan struktur dan arsitek yang sesuai dengan keinginan pemilik.

Konsultan perencana berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum.

Tugas dan wewenang dari perencana :

III-5
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

 Membuat perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang mungkin dapat

diterapkan

 Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan

(pondasi) terhadap kondisi tanah setempat

 Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai

dengan kondisi di lapangan

 Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun

pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan

 Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan-

perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.

3.2.3 Kontraktor

Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan

pembangunan proyek menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai

dengan peraturan, syarat-syarat serta gambar-gambar rencana sesuai dengan yang

tertuang dalam kontrak. Kontraktor dapat berupa perseorangan ataupun badan

hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembangunan. Pada proyek

“Apartemen Urban Signature” terdapat kontraktor utama yang dipegang oleh PT.

Adhi Persada Gedung

a. Kontraktor Utama (Main Contractor)

Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan hukum

yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Pada pelaksanaan

III-6
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Proyek “Apartemen Urban Signature” diberikan kepercayaan untuk bertindak

sebagai kontraktor utama yang bertugas melaksanakan pekerjaan struktur, Arsitek

dan MEP.

Tugas dan wewenang dari kontraktor utama meliputi :

 Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor-

mandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan

 Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada

pengawas setiap ada perubahan

 Menyediakan alat-alat yang dipergunakan dalam proyek tersebut,

memperbaiki alat-alat tersebut apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai

wajib menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan bekas-bekasnya

 Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai

pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan

 Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk,

volume, mutu, dimensi dan lain-lainya dari bagian -bagian pekerjaan

 Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan

digunakan

 Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan

rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian

internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian

waktu dan mutu

III-7
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

 Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.

b. Sub Kontraktor

Dalam sebuah proyek pasti diperlukan sub kontraktor, sub kontraktor

bertugas membantu pekerjaan kontraktor utama dalam mengerjakan suatu proyek.

Karena pada saat pekerjaan fisik dilapangan kontraktor sering dipusingkan dengan

banyaknya pekerjaan. Oleh karena itu, biasanya main contractor merekrut

subkontraktor untuk mengerjakan paket- paket pekerjaan tersebut. Selain alasan

tersebut, ada alasan lain yang membuat sebuah proyek menggunakan jasa

subkontraktor, antara lain :

 Jenis pekerjaan bersifat khusus dan spesialis. Sebagai contoh pekerjaan baja

akan lebih efisien diserahkan kepada perusahaan yang memegang spesialis

dibidang baja sebagai subkontraktor daripada dikerjakan sendiri oleh main

contractor.

 Tersedianya perusahaan subkontraktor yang mampu secara teknis dan

finansial adalah faktor utama dalam mempertimbangkan penyerahan bagian

lingkup proyek kepada subkontraktor, disamping harga yang wajar.

Dalam hal ini pada pembangunan proyek “Apartemen Urban Signature”

memerlukan bantuan subkontraktor untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi di proyek “Apartemen Urban Signature” dibuat seefektif dan

seefisien mungkin. Dengan kompetensi yang dimiliki, para SDM yang terlibat merupakan

pilihan tepat untuk mewujudkan secara bersama-sama demi hasil terbaik. Penempatan
III-8
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

personil disesuaikan dengan bidangnya masing-masing, sehingga mampu menjabarkan

lingkup kerja yang menjadi tanggungjawabnya secara maksimal. Etos kerja dari personil

SDM juga menunjang percepatan-percepatan proyek, melakukan berbagai inovasi dan

kreatifitas pada saat proses konstruksi dilaksanakan, baik pekerjaan struktur, arsitektur

maupun mechanical electrical dan plumbing (MEP). Berikut ini adalah bagan mengenai

peranan dan tugas masing-masing personil sesuai dengan struktur organisasi :

Gambar 3.3.1. : Stuktur Organisasi Proyek PT. Adhi Persada Gedung

(Sumber : Dokumen Project)

3.3.1. Deskripsi Pekerjaan PT. Adhi Persada Gedung

1. Project Manager (PM)

Project Manager adalah pimpinan pada suatu proyek yang ditugasi dari kantor

pusat untuk memimpin proyek. Project Manager harus mempunyai kemampuan

III-9
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi seluruh pekerjaan

proyek.

Tugas dari project manager antara lain :

a. Menerima, memahami, dan melaksanakan pekerjaan yang tercakup dalam

dokumen kontrak

b. Menyusun struktur organisasi proyek sesuai dengan kebutuhan proyek

c. Menyusun rencana pelaksanaan konstruksi proyek secara keselurahan dan

mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi

d. Memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memperdayagunakan sumber daya

yang ada, untuk mencapai tuntutan pengendalian mutu, biaya, dan waktu

e. Memotivasi dan memastikan semua staf menjalankan tugasnya sesuai dengan

job description yang diberikan

f. Menerima dan mengevaluasi progress yang sudah dilakukan oleh tim

konstruksi sebagai acuan untuk pekerjaan berikutnya

g. Mengambil tindakan dan memberi penyelesaian terhadap permasalahan

kegiatan pekerjaan yang timbul, untuk kelancaran jalannya pekerjaan dan citra

perusahaan

h. Mengadakan ikatan kerja, mengkoordinir pelaksanaan kerja dan melakukan

kontrol secara periodik para sub-kontraktor, supplier, dan mandor

i. Menghadiri rapat-rapat koordinasi dengan pihak – pihak yang terlibat, seperti

owner ataupun tim konsultan

j. Menyelengarakan rapat mingguan untuk megetahui kemajuan proyek secara

menyeluruh
III-10
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Gambar 3.3.2. Rapat Internal Staf Proyek

k. Mengajukan progress klaim kepada owner

l. Mengkoordinir pengajuan dan pelaksanaan pekerjaan tambah maupun kurang

dari perpanjangan waktu serta menghitung biayanya apabila terjadi perubahan

terhadap kontrak

Tanggung jawab Project Manager ialah :

1. Memastikan pelaksanaan konstruksi di lapangan berjalan sesuai yang

direncanakan

2. Menjamin kelancaran koordinasi kerja antara unsur-unsur organisasi proyek.

3. Menyelesaikan proyek secara keseluruhan, baik dari segi biaya, kualitas, waktu

maupun keselamatan kerja pelaksanaan proyek

2. Project Engineering Manager (PEM)

Project Engineering Manager berperan mengurus segala hal yang menyangkut

teknis pelaksanaaan yang telah ditetapkan, agar pelaksanaan pekerjaan memenuhi

tuntutan target mutu, K3L, waktu, dan biaya. Kegiatan engineering

III-11
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

meliputi pemahaman dan perencanaan proyek, manajemen proyek, metode kerja,

monitoring, dan lain-lain.

Tugas dan tanggungjawab dari engineering adalah sebagai berikut:

a. Membuat metode pelaksanaan yang efisien untuk diterapkan di lapangan

b. Membuat Master ScheduleI dan S-Curve sebagai manajemen pengendali waktu

di proyek

c. Menggambar, mendistribusikan dan mengendalikan pembuatan shop drawing

d. Melakukan klarifikasi setiap permintaan perubahan pekerjaan terhadap

dokumen kontrak kerja (Variation Order)

e. Mengantisipasi setiap masalah yang timbul selama proses kegiatan engineering

berlangsung terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan di lapangan

f. Mengajukan usulan berkaitan dengan efektivitas dan keandalan bagian

engineering

g. Menyiapkan data yang perlu ditanyakan ke pihak owner/konsultan apabila ada

masalah teknis yang belum jelas (Request for Information)

h. Membuat laporan kegiatan proyek dan membantu menyiapkan detail materi

laporan bulanan engineering

Dalam melaksanakan tugasnya, PEM dibantu oleh beberapa staf yaitu :

1) Drafter

Drafter secara umum bertugas membuat gambar-gambar sebagai acuan

pelaksanaan di lapangan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

Tugas dan tanggung jawab drafter adalah sebagai berikut:

III-12
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

a) Menyiapkan gambar forcon sesuai arahan PEM dengan mengacu pada

shop drawing dari konsultan perencana

b) Memperjelas gambar dengan menambahkan detail potongan maupun

keterangan lain

c) Redesign jika diperlukan atas ijin PEM, konsultan MK dan owner

d) Mengatur pengarsipan gambar dan data pendukung

2) Project Control

Project Control merupakan bagian engineering yang bertugas:

a) Membuat master Cost Control sesuai dengan PBB

b) Mengawasi keluar masuk semua barang proyek

c) Mengecek pengajuan order pembelian (PO)

d) Mengirim laporan Cost Control ke Divisi PT. Adhi Persada Gedung

Pusat

e) Mengkoordinasikan pengendalian biaya proyek agar tidak melebihi

budget yang telah ditentukan

f) Membuat laporan progress mingguan dan bulanan dari hasil pekerjaan

lapangan

g) Membuat rencana jadwal pekerjaan dan mengevaluasi hasil pekerjaan

sesungguhnya yang ditampilkan dalam bentuk kurva S

Dalam menjalankan tugasnya, project control dibantu oleh quantity surveyor.

3). Project Procurement

Project Procurement adalah bagian yang mengurus pengadaan produk,

jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar proyek. Di bagian bawah project

III-13
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

procurement, terdapat dua staf yaitu logistik dan gudang. Tugas dan tanggung

jawab project procurement adalah :

a) Mengajukan jadwal pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan

lapangan

b) Melakukan incoming inspection (pengecekan kedatangan) terhadap

barang datang

c) Menyiapkan contoh material (sample) yang dijadikan pertimbangan

sebelum pemilihan material

d) Membuat daftar sisa bahan berdasarkan hasil verifikasi

e) Membuat laporan penilaian penyediaan barang dan jasa

3. Project Production Manager (PPM)

Project Production Manager atau biasa dikenal Site Manager adalah orang yang

memimpin dan bertanggung jawab secara langsung terhadap konstruksi di lapangan.

Tugas dan tanggung jawab PPM adalah sebagai berikut:

a. Membuat action plan mingguan yang berisi rencana jadwal pekerjaan yang

akan dilaksanakan selama satu minggu

b. Memahami gambar desain dan spesifikasi teknis sebagai pedoman di lapangan

c. Menjamin terlaksananya pekerjaan sesuai dengan persyaratan mutu dan waktu

yang telah ditetapkan

d. Melaksanakan semua pekerjaan lapangan sesuai dengan gambar kerja

e. Melakukan koordinasi dengan seluruh elemen pelaksana agar mengurangi

resiko ketidaksesuaian tiap pekerjaan

III-14
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Gambar 3.3.4. Rapat Harian Dengan Subcont & Mandor

f. Mengadakan pemeriksaan pekerjaan di lapangan

g. Melaksanakan pengarahan harian kepada subkontraktor dan mandor

h. Melakukan koordinasi dengan engineering apabila ada ketidaksesuaian gambar

dengan kondisi yang ada di lapangan

i. Membuat jadwal pengadaan material yang diperlukan dan pengadaan alat kerja

selama berlangsungnya proyek

Dalam melaksanakan tugasnya, PPM dibantu oleh beberapa staf yaitu :

1) Supervisor

Banyaknya item pekerjaan yang harus dicermati, tidak memungkinkan

hanya diawasi oleh seorang PPM, oleh karena itu dibutuhkan kaki tangan PPM

yang disebut supervisor. Tugas supervisor adalah:

a) Berkoordinasi langsung dengan PPM sebelum melakukan pekerjaan

b) Memastikan proses kontruksi yang menjadi bagian tanggung jawabnya

berjalan dengan lancar

c) Berkoordinasi secara intensif dengan Quality Control agar pekerjaan

sesuai dengan spesifikasi

III-15
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Gambar 3.3.5. Koordinasi Lapangan Dengan Mandor & QC

2) Surveyor

Surveyor bertugas melaksanakan pengukuran secara tepat dan akurat di

lapangan sesuai dengan posisi dan letak perencanaan.

Gambar 3.3.6. Pengukuran Dengan Alat Theodolite

Tugas dari surveyor adalah:

a) Memahami construction drawing sebelum dilakukan pengukuran

b) Melaksanakan marking dan melaporkan hasilnya ke PPM

c) Melakukan pengukuran secara kontinyu untuk melakukan hal-hal

sebagai berikut:

III-16
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

1. Menentukan titik berat kolom, balok dan lain-lain

2. Memberi tanda yang menunjukan elevasi bangunan yang menjadi

pedoman bagi pekerja lain dalam melaksanakan pekerjaannya

3. Memeriksa bekisting kolom agar tetap tegak lurus dan tidak miring

4. Mengukur elevasi pelat lantai sebelum dan sesudah pengecoran

5. Memberi tanda berupa titik dan garis sebagai pedoman untuk

pemasangan bekisting

d) Merawat dan meneliti status kalibrasi dari alat-alat ukur yang digunakan

e) Melakukan pengukuran kembali atas hasil pelaksanaan konstruksi

f) Melakukan klarifikasi kepada PPM apabila terjadi ketidaksesuaian pada

gambar

3) Mekanik

Mekanik secara umum bertugas menerima permintaan penggunaan alat,

mengawasi pengoperasiannya, merawat dan memperbaikinya agar peralatan

tersedia saat dibutuhkan, dalam kondisi layak dan siap pakai. Tugas dan

tanggung jawab mekanik adalah sebagai berikut:

a) Membuat program kegiatan pemeriksaan dan perawatan alat

b) Membuat laporan pengoperasian alat secara periodik

c) Membuat laporan kerusakan alat

d) Mengkoordinasi pihak-pihak terkait apabila terjadi permasalahan

kerusakan alat saat alat tersebut dipakai dalam suatu pekerjaan

e) Menyediakan sumber energi untuk kepentingan penggunaan alat dan

bertanggung jawab dalam ketersediaan sumber energi yang dipakai

III-17
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

4. Project Finance Manager (PFM)

Project Finance Manager (PFM) adalah bagian yang menangani segala

permasalahan keuangan di proyek. Tugas dari PFM adalah sebagai berikut:

a. Merekap seluruh pengeluaran proyek

b. Membuat laporan keuangan

c. Membuat tagihan berupa invoice

d. Melakukan pembayaran gaji staff

5. DCC/Sekretaris

Tugas DCC adalah:

a. Membuat surat keluar dan menerima surat masuk

b. Mengendalikan seluruh dokumen masuk dan keluar

c. Membuat atau memonitoring dari setiap dokumen administrasi

6. Health and Safety Environment (HSE) Officer

Health and Safety Enviromental (HSE) officer secara umum bertugas mengawasi

aspek keselamatan dan kesehatan tenaga kerja agar tercipta kondisi zero accident dan

memastikan seluruh tenaga kerja bekerja sesuai dengan Standard Operational

Procedure (SOP) yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab HSE officer adalah

sebagai berikut:

a. Membuat perencanaan implementasi kebijakan K3L diawal proyek dan sesuai

dengan kondisi proyek dengan mengikuti prosedur K3L yang telah ditetapkan

III-18
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

b. Menyiapkan peraturan safety, spanduk, poster, kotak obat, sarana safety. Alat

Pemadam Api Ringan (APAR), Alat Perlindungan Diri (APD), railing, safety

net, dll

Gambar 3.3.7 APAR Gambar 3.3.8 Akses Jalan Gambar 3.3.9 SafetyNet
c. Mengkoordinasikan dan melaksanakan penanganan kecelakaan kerja maupun

keadaan darurat lainnya di lapangan

d. Melaksanakan kegiatan safety morning talk

Gambar 3.3.10 Kegiatan Safety Morning Talk

e. Melaksanakan safety patrol dalam inspeksi lapangan

III-19
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Gambar 3.3.11 Safety Patrol Degan Owner & MK

f. Membuat laporan mingguan safety seperti laporan kecelakaan, laporan

investigasi dan penilaian K3L

g. Memastikan prosedur K3 telah dilaksanakan dan melaporkan jika ada

ketidaksesuaian atau pelanggaran

h. Memberikan peringatan secara lisan maupun tertulis bagi karyawan dan

pekerja proyek yang tidak menjalankan program K3

i. Memeriksa semua barang yang dapat mengakibatkan bahaya kebakaran dan

kecelakaan kerja

j. Mengontrol persedian isi kotak P3K, spanduk K3, rambu-rambu dan lainnya

yang berhubungan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.

k. Mengambil keputusan mengenai permasalahan-permasalahan mengenai K3L

selama proyek berlangsung

l. Memberhentikan pekerjaan apabila pekerjaan tidak aman, membahayakan

7. Quality Control (QC)

Quality Control adalah bagian yang bertanggung jawab terkait kualitas, mutu, dan

proses pekerjaan sesuai spesifikasi teknis yang telah ditetapkan.Tugas dan tanggung

jawab QC adalah:

III-20
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

a. Melakukan pengecekan secara berkala secara internal maupun dengan

konstultan MK

Gambar 3.3.12 Ceklist Pekerjaan Dengan MK

b. Mengajukan ijin pelaksanaan pekerjaan yang disetujui oleh PPM dan HSE

c. Melakukan koordinasi perbaikan dan pelatihan jika terjadi kegagalan mutu di

lapangan

d. Bertanggungjawab atas hasil pengecekan terhadap kualitas material yang

dating.

e. Membuat daftar evaluasi pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi dan

diinformasikan ke Supervisor untuk segera diperbaiki

f. Memastikan material yang digunakan sesuai dengan spesifikasi yang

ditetapkan

g. Mengawasi pengujian material

3.4 Manajemen Pelaksanaa Proyek

Pada suatu proyek pembangunan, rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat

berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun

kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3

bagian yaitu : laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek

III-21
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

“Apartemen Urban Signature” laporan harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh main

contractor kemudian dilaporkan ke owner dan disesuaikan dengan laporan owner.

3.4.1. Laporan Harian

Segala sesuatu keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau

jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek

konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu

proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan

b. Peralatan yang tersedia dilapangan

c. Pekerjaan yang telah diselesaikan

d. Keadaan cuaca

e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja

3.4.2. Laporan Mingguan

Segala sesuatu keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau

jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek

konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu

proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Laporan progress dan koordinasi konstruksi

 Kondisi site safety

 Membandingkan progress dengan program (rencana dan realisasi)

 Antisipasi keterlambatan
III-22
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

 Quality control

 Koordinasi antar kontraktor

 Informasi work outstanding

 Shop drawing

b. Laporan perencanaan

 Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future)

yang menjadi tanggung jawab konsultan

 Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usulan

perubahan desain

 Review, pantau dan evaluasi progress design atau produksi dokumen,

bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang

diperlukan

 Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex.

design).

c. Laporan safety meeting

 Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environmentand security

dikelola dengan baik

 Melaksanakan audit safety pada proyek

III-23
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

 Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan

yang terjadi dari unsafe activities and condition, nearmisses, serious and

minor injuries termasuk kasus first aid

 Menciptakan safety awareness

 Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu

dilaksankanan seiring dengan upaya – upaya healthy, safety,

environment and security (dalam rencana mingguan)

 Meningkatkan komunikasi dalam hal safety

 Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan.

3.4.3. Laporan Bulanan

Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil

kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam

proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada

suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang

b. direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan

perbaikan

c. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah

ditetapkan

d. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek

III-24
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

e. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan.

3.5 Tinjauan Kontrak

Dalam pelaksanaan proyek “Apartemen Urban Signature” ini Owner terlebih

dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerja sama

satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem

pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan

dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :

3.5.1. Pelelangan Umum

Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka

untuk seluruh pihak dalam melakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku.

Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui media cetak atau media

elektronika.

3.5.2. Pelelangan Terbatas

Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya

memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit,

dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.

3.5.3. Penunjukan Langsung

Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh

rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang

memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu

proyek yang ditawarkan.

III-25
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

3.6. Tahapan Kontrak

Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas

(owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan

atau menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan

dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan atau surat perintah kerja (gunning).

Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan

tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan

bersifat menyeluruh atau lumpsum. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak

beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu

dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas :

3.6.1. Surat perjanjian (kontrak)

3.6.2. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang

3.6.3. Surat keputusan penetapan pemenang lelang

3.6.4. Surat penawaran

3.6.5. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui

3.6.6. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar

3.6.7. Berita acara hasil lelang

3.6.8. Berita acara pembukaan penawaran

3.6.9. Berita acara penjelasan

3.6.10. Syarat-syarat umum dan khusus kontrak

3.6.11. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan.

III-26
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

3.7. Jenis Kontrak

Pada Proyek “Apartemen Urban Signature” jenis kontrak yang digunakan adalah

LumpSum (Fixed Price) jenis ini sering di gunakan dalam pengadaan barang dan jasa di

Indonesia. LumpSum adalah kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan yang

ditawarkan sesuai dengan persyaratan yang disepakati (gambar konstruksi, spesifikasi,

schedule, dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam jangka waktu tertentu

dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Pemberi tugas setuju

membayar harga atas penyelesaian pekerjaan berdasarkan cara pembayaran yang telah

dinegoisasikan.

III-27