Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

BAB III

SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

3.1 Sistem Organisasi

Gambar 3.1 Skema Hubungan Antara Owner, Kontraktor & Konsultan

Sumber: Proyek

3.1.1 Organisasi dan Pihak yang Terkait

Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya, tentu

banyak pihak– pihak yang terkait satu sama lain. Keterkaitan

tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi, dimana pihak-

pihak tersebut memiliki tugas dan wewenang masing–masing

terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada proyek

pembangunan House Of Roman, organisasi – organisasi yang terlibat

III - 1

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

baik dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan, serta

pembiayaan, adalah sebagai berikut:

a. Pemilik Proyek (Owner)

Pemilik proyek adalah seseorang atau suatu instansi baik itu

pemerintah maupun swasta yang mempunyai keinginan untuk

mendirikan suatu bangunan dengan dana yang dimilikinya, baik

bangunan tersebut didirikan untuk kepentingan sendiri atau untuk

suatu pelayanan publik dengan alasan tertentu. Kemudian Owner

akan memberikan wewenang pada pihak lain dalam

merencanakan dan melaksanakan sesuai dengan kontrak yang

berlaku. Dalam proyek House Of Roman, yang bertindak sebagai

Owner adalah PT. LYMAN INVESTINDO.

1) Hubungan antara Owner dengan Konsultan Perencana &

Konsultan Pengawas

Owner memberikan wewenang pada konsultan perencana

untuk merencanakan pembangunan (Arsitektur, Struktur,

Mekanikal & Elektrikal). Konsultan pengawas memberikan

suatu jasa pengawasan dan manajemen proyek untuk jalannya

proses konstruksi sehingga pembangunan yang dilaksanakan

sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Sedangkan

Owner membayar sejumlah biaya atas semua jasa yang telah

dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak

yang telah disepakati.

2) Hubungan antara Owner dengan Kontraktor

III - 2

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Kontraktor memiliki kewajiban dan wewenang untuk

melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan proyek

sesuai kontrak yang berlaku. Pelaksanaan harus dilakukan

dengan baik, tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi atau

standar yang diinginkan,dan dapat dipertanggung jawabkan

pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan Owner

membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor sesuai

dengan kontrak yang disepakati. Kontrak yang disepakati

oleh Owner dengan Kontraktor adalah Kontrak Lump Sum.

Tugas dan wewenang dari pemilik proyek (Owner), meliputi :

a) Mengusahakan izin yang diperlukan untuk membangun

proyek konstruksi (IMB)

b) Mengadakan pembebasan lahan

c) Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan

pelelangan maupun penunjukan langsung serta

mengadakan perjanjian (kontrak)

d) Menyediakan dana pembangunan proyek

e) Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan

atau pengurangan pekerjaan)

f) Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada

perubahan pekerjaan, waktu, dan biaya

g) Menghadiri rapat–rapat dengan pelaksana proyek dan

memantau perkembangan proyek

III - 3

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

h) Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah

selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang

ditetapkan

b. Konsultan Perencana

Konsultan Perencana adalah perorangan atau instansi baik

pemerintah maupun swasta yang bergerak di bidang jasa

konstruksi bangunan, yang memiliki kemampuan merancang,

merencanakan, atau memberikan konsultasi kepada pihak Owner.

Dimana konsultasi tersebut berdasarkan sesuai permintaan,

keinginan dan kebutuhan Owner.

1) Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor

Setiap konsultan perencana harus melakukan koordinasi

rencana pekerjaan dengan kontraktor. Agar pelaksanaan

pekerjaan proyek dapat sesuai dengan rencana yang

diinginkan oleh Owner. Jika kontraktor mendapati perbedaan

baik pada gambar kerja maupun metode pelaksanaan dapat

langsung dikoordinasikan dengan konsultan perencana.

Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi:

a) Memberikan konsultasi kepada Owner saat tahap

perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan

scheduling

III - 4

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

b) Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi

pendukung bangunan

c) Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya, jika ada

yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan

d) Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada

Owner maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan

pekerjaan.

e) Menghadiri rapat–rapat teknis dan koordinasi agar bila

ada perubahan–perubahan bisa cepat diketahui dan

diantisipasi.

c. Konsultan Pengawas

Kosultan Pengawas adalah pihak yang mengawasi pelaksanaan

pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang

dilaksanakan benar–benar sesuai dengan desain dan aturan

yangtelah direncanakan.

d. Kontraktor

Kontraktor adalah pihak atau suatu instansi baik pemerintah

maupun swasta yang menerima tugas untuk mewujudkan secara

fisik pembangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam

pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain, seperti

sub kontraktor (jika ada). Pada proyek House Of Roman yang

bertindak sebagai kontraktor adalah PT. JAGAT KONSTRUKSI.

III - 5

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :

1) Menyusun dan memperhitungkan Rencana Anggaran

Pelaksanaan Proyek (RAPP) untuk keperluan pendanaan

pelaksanaan pekerjaan proyek konstruksi

2) Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak

tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lainnya dari

stiap bagian pekerjaan

3) Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi

yang akan dipakai

4) Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan

pekerjaan dan rencana– rencana pendanaan (funding plan)

serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek

keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu

dan mutu

5) Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan

kepada konsultan perencana dan konsultan pengawas setiap

ada perubahan

6) Menyiapkan sumber daya manusia seperti tenaga ahli

sampai dengan pekerja bangunan dalam berbagai bidang

pekerjaan

7) Menyediakan alat–alat yang dipergunakan,

memperbaikinya apabila ada kerusakan, dan jika pekerjaan

telah selesai, wajib menyingkirkan alat–alat tersebut dari

lokasi dan membersihkan berkas – berkasnya

III - 6

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

8) Membuat laporan pekerjaan harian, mingguan, bulanan

sesuai dengan keperluan Owner dan Kontraktor

3.1.2 Organisasi Proyek Kontraktor PT. JAGAT KONTRUKSI

Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam

bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas

digambarkan secara umum dalam skema pada gambar :

III - 7

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Gambar 3.2 Struktur Organisasi

Sumber: Proyek

III - 8

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

3.2 Manajemen Proyek

Manajemen Proyek adalah salah satu cabang yang secara umum bertujuan

untuk mengelola sumber daya yang ada baik itu tenaga kerja, dana, bahan

dan material, metode pelaksanaan serta alat-alat berat yang diperlukan pada

suatu proyek pembangunan. Manajemen Proyek sebisa mungkin mengatur

segalanya secara efisien dan efektif, sehingga hasil yang diperoleh sesuai

dengan spesifikasi, biaya dan waktu yang direncanakan. Tujuan dari proses

Manajemen Proyek adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian

pekerjaan:

a. Pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budgeting yang

telah ditentukan, jangka waktu yang ditetapkan, dan kualitas bangunan

proyek yang sesuai dengan spesifikasi teknis

b. Bagi Kontraktor yang Bonafide, yaitu untuk mengembnagkan reputasi

akan kualitas pekerjaannya (Workmanship) serta dapat

mempertahankannya

c. Menciptakan organisasi dikantor pusat maupun di lapangan, yang

menjamin beroperasianya secara Team Work

d. Menciptakan iklim kerja yang mendukung, baik dari sarana, kondisi

kerja, keselamatan kerja, dan komunikasi timbal balik yang terbuka

antara atasan dengan bawahan

e. Menjaga keselarasan hubungan antar pekerja sehingga terdorong untuk

memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian masing-masing

pekerja.

III - 9

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Pada pelaksanaan proyek pembangunan House Of Roman, tahapan

proses manajemen proyek terbagi menjadi 3 tahap, yaitu perencanaan

(Planning), pengorganisasian (Organizing), pelaksanaan dan

pengendalian (Controlling).

1. Perencanaan (Planning)

Kegiatan perencanaan dibagi menjadi 2 tahap, Planning dalam garis

manajemen Konsultan dan garis manajemen Kontraktor.

Perencanaan yang ditangani oleh Konsultan mecakup perencanaan

fisik struktur secara terperinci sampai pada RAB dan Durasi

Pekerjaan. Sedangkan yang ditangani oleh Kontraktor mencakup

RAPP dalam pelaksanaan, dan Perencanaan Administrasi Lapangan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Kegiatan organizing berupa kegiatan mengatur dan menyusun

organisasi atau kegiatan proyek konstruksi yang akan dilaksanakan

agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan sasaran pembangunan,

termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi.

Yang masing masing pihak memiliki tugas, kewajiban, tanggung

jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang

telah ditetapkan.

3. Pelaksana dan Pengendalian (Controlling)

Dalam tahap ini, dilakukan pelaksanaan fisik bangunan sesuai

gambar kerja. Kontraktor dan seluruh pihak yang terkait dengan

pelaksanaan berkewajiban melakukan tugas dan wewenang masing-

masing pekerjaan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini, proses

III - 10

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

penetapan apa yang telah dicapai dibuat dalam bentuk suatu laporan

pekerjaan, adanya evaluasi kerja, pengawasan, dan langkah

perbaikan yang diperlukan jika ada sesuatu yang diluar tahap

perencanaan.

Kegiatan pengendalian dilakukan mulai dari bahan dasar dan proses

olah output yang diaplikasikan dalam suatu bentuk, antara lain :

a. Pelaksanaan tes uji material, kegiatan ini untuk menjaga dan

memastikan kualitas dari material yang akan digunakan.

b. Pembuatan master schedule (daily / weekly / monthly report).

c. Pembuatan S curve, untuk mengetahui seberapa jauh progress

yang telah dicapai dalam proses pelaksanaan.

d. Kegiatan checklist, Pengawasan dsb.

3.2.1 Tipe Kontrak

Didalam pelaksanaan suatu proyek, dikenal adanya bermacam-macam

kontrak ditinjau dari cara perhitungannya, yaitu:

- Kontrak Cost Plus Fee

Kontrak tipe ini, nilai kontraknya tidak ditentukan secara pasti, tetapi

disesuaikan realisasi biaya yang terjadi kemudian ditambah dengan fee

tertentu sesuai kesepakatan, untuk keuntungan kontraktor. Pada

kontrak tipe ini, kontraktor sama sekali tidak memiliki resiko, tetapi

keuntungannya dipatok sesuai perjanjian. Yang penting disini adalah

mengumpulkan semua bukti-bukti pembiayaan tentang proyek,

III - 11

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

kemudian disahkan oleh owner sebagai tagihan. Hal ini dimungkinkan,

karena kedua belah pihak, yaitu pengguna jasa dan pemberi jasa sama-

sama tidak berani mengambil resiko, sehingga yang dijadikan

pedoman adalah realisasi biaya yang terjadi. Dalam hal ini, peranan

cost enginner hanya terbatas pada pengumpulan dan pemeriksaan

bukti-bukti pengeluaran proyek.

- Kontrak Lump Sum

Tipe kontrak lump sum, dimana nilai kontrak dipatok sebesar nilai

tertentu sesuai kontrak yang ditandatangani. Nilai kontrak tetap dan

tidak dapat berubah dengan alasan apapun, kecuali ada perubahan

gambar desain atau spesifikasi yang diberikan owner. Disini kontraktor

menanggung resiko bila terjadi salah hitung. Oleh karena itu peranan

cost engineer manjadi penting sekali.

- Kontrak Unit Price

Menurut jenis kontrak ini, yang mengikat adalah unit pricenya, sedang

kuantitasnya pada saat tender diberikan, dan realisasinya pada saat

pembayaran diukur bersama-sama. Kuantitas yang diberikan pada

dokumen tender hanya untuk pedoman menghitung bid price saja.

Dalam hal ini cost engineer mengkonsentrasikan pada perhitungan unit

price secara benar, dan menerapkan strateginya.

Kontrak unit price ini biasanya dibagi lagi menjadi dua, yaitu:

 Fixed Unit Price ( harga satuan tetap )

 Unit Price dengan eskalasi ( harga satuan dengan eskalasi )

III - 12

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

3.2.2 Kebijakan Pelaksanaan

Sebelum menyusun cost budget, bahkan terkadang pada saat

penyusunan cost estimate, biasanya telah ditetapkan lebih dahulu oleh

manajemen mengenai kebijakan pelaksanaan, yaitu bagian-bagian dari

mana yang akan diserahkan kepada subkontraktor.

Kebijakan penyerahan pelaksanaan pekerjaan kepada

subkontraktor adalah suatu kebijakan yang bersifat strategis. Oleh karena

itu, keputusannya harus melalui suatu pertimbangan yang masak. Karena,

bagaimanapun tanggung jawab tentang pekerjaan tersebut tetap berada

pada kontraktor.

Disamping kebijakan subkontraktor, juga harus ditetapkan

kebijakan pengadaan bahan/material, yang dapat diproses oleh pihak lain

menjadi bahan jadi atau bahan setengah jadi.

Bahan yang prosesnya dapat dilakukan oleh pihak lain, antara lain

adalah:

- Beton ready mix

- Aspal beton (hot mix)

- Komponen beton precast

- Rangka baja

- Kusen dan daun pintu/jendela

- Baja tulangan

- Dan lain-lain

III - 13

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Biasanya, pihak-pihak yang memproses material tersebut di atas

sudah ahli dan professional dibidangnya, sehingga dapat diharapkan

memiliki efisiensi tinggi, dengan kata lain harganya pasti lebih murah dan

kualitasnya juga pasti baik dibandingkan kalau diproses sendiri. Dalam hal

seperti ini, mestinya kebijakan pengguna material tersebut juga diserahkan

kepada pihak lain yang professional/specialist.

Oleh karena itu kebijakan pokok yang mendasari penyusunan cost

budget, adalah:

 Kebijakan subkontrak

 Kebijakan pembelian bahan setengah jadi (di lapangan tinggal

memasang saja)

3.2.2.1 Kebijakan Subkontrak

Peluang proyek yang ada, tidak selalu dapat diambil hanya

mengandalkan kemampuan dan jumlah sumber daya yang dimiliki

sendiri oleh perusahaan.

Untuk menambah sumber daya pokok, berupa uang (modal

kerja), manusia (pegawai), dan alat konstruksi tidaklah mudah,

bahkan terkadang mengandung suatu risiko. Dalam hal seperti ini,

kebijakan out souring, yaitu memanfaatkan sumber daya dari luar

perlu dilakukan, antara lain secara keseluruhan seumber daya,

dapat menyertakan subkontraktor dalam proses pelaksanaan

proyek. Kebijakan seperti ini sebaiknya sudah dimulai sejak proses

cost estimating.
III - 14

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

Sebelum proyek dimulai, pada saat menyusun cost budget,

sebaiknya sudah ditetapkan hal-hal sebagai berikut:

- Jenis-jenis pekerjaan yang akan disubkonstrakkan

- Jumlah/ kuantitas pekerjaan yang disubkontrakkan

- Calon-calon subkontraktor yang akan diikutsertakan dalam

pelaksanaan.

Kebijakan ini dituangkan dalam formulir A.1 (lihat

lampiran).

Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan

subkontrak, antara lain sebagai berikut:

- Menghindari atau mengurangi risiko pelaksanaan pekerjaan

yang kurang dikuasai

- Menghemat penggunaan sumber daya milik sendiri

- Membantu mempercepat pelaksanaan proyek, dengan

memanfaatkan kekuatan subkontraktor

- Untuk pembinaan hubungan kerja sama yang baik dengan

partner kerja (subkontraktor)

- Pemanfaatan potensi dari luar

- Menyederhanakan penyusunan cost budget

- Mengurangi tingkat kegiatan pengendalian

3.2.2.2 Kebijakan Pembelian Bahan Setengah Jadi

Yang dimaksud dengan bahan setengah jadi adalah

bahan atau komponen proyek yang telah diproses oleh

III - 15

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

pihak lain, diluar lokasi proyek ataupun dalam lokasi

proyek. Keputusan pembelian bahan setengah jadi, seperti:

beton ready mix, aspal hot mix, komponen beton precast,

dan lain-lain, harus ditetapkan lebih dahulu sebelum

menyusun cost budget.

Apabila diputuskan untuk keperluan semua beton

struktur dibeli dari perusahaan beton ready mix, maka

didalam penyusunan cost budget, kebutuhan beton tidak

diuraikan menjadi semen, pasir, dan batu pecah, tetapi

cukup diwakili dengan “bahan beton”. Kebutuhan kayu

untuk pekerjaan form work, juga dapat disederhakan

dengan cara penggunaan form work yang disewa dari

perusahaan penyewaan form work.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan

pembelian bahan setengah jadi, antara lain sebagai berikut:

- Tidak perlu menyiapkan peralatan besar, seperti

concrete batching plant, asphalt mixing plant, crushing

plant, dan lain-lain, yang tentunya menyita waktu dan

energy untuk pengadaannya.

- Biaya produksinya menjadi fix (tetap), ini berarti

mempermudah cost control

- Mengurangi kepadatan kegiatan dilapangan / proyek

- Memanfaatkan potensi luar yang ada

III - 16

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

- Dapat lebih menjamin kualitas produk, karena

dilakukan oleh perusahaan spesialis

- Mempermudah kegiatan pengendalian waste bahan

- Menyederhanakan penyusunan cost budget

- Mengurangi tingkat kegiatan pengendalian.

3.2.3 Unsur-Unsur Bahan, Upah dan Alat

Untuk keperluan penyusunan cost budget, tiap-tiap item

pekerjaan, setelah dipilah-pilih dalam kebijakan subkontrak,

diuraikan unsur-unsurnya khususnya untuk pekerjaan yang akan

dilaksanakan sendiri, menjadi:

- Bahan, yaitu:

Seluruh penggunaan jenis bahan yang sesuai dengan jenis/item

pekerjaan yang bersangkutan.

- Upah, yaitu:

Seluruh penggunaan jenis tenaga kerja spesifik yang diperlukan

untuk melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan.

- Alat, yaitu:

Seluruh penggunaan jenis alat yang diperlukan untuk

menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.

III - 17

http://digilib.mercubuana.ac.id/