SISTEM PENGELOLAAN MANAJEMEN LOGISTIK DI

UNIT RADIOLOGI RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Laporan Kasus

Disusun untuk Memenuhi Tugas Praktik Kerja Lapangan 4

Disusun Oleh:

Gigih Ardi Primananda

P1337430116046

PROGRAM STUDI DIPLOMA III TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN

RADIOTERAPI SEMARANG

JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN SEMARANG

2019
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan kasus ini telah diterima, diperiksa dan disetujui untuk memenuhi
tugas mata kuliah Praktik Kerja Lapangan (PKL) 4 atas mahasiswa Jurusan
Radiodiagnostik dan Radioterapi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang
bernama :
Nama : Gigih Ardi Primananda
NIM : P 1337430116046
Kelas : 3A
Dengan judul laporan “SISTEM PENGELOLAAN MANAJEMEN
LOGISTIK DI UNIT RADIOLOGI RS PKU MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA”

Yogyakarta, April 2019

Pembimbing Praktek

Dhevi Astuti, AMR

NIK. 1292

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT atas

rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan

kasusdengan judul “SISTEM PENGELOLAAN MANAJEMEN LOGISTIK

DI UNIT RADIOLOGI RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”.

Penulisan laporan kasus tersebut bertujuan untuk memenuhi tugas Praktik Kerja

Lapangan 4.

Dalam penyusunan Laporan Kasus ini, penulis banyak mendapatkan

bimbingan serta bantuan dari beberapa pihak. Oleh karena itu, penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Marsum BE, S.Pd, MHP, selaku Direktur Politeknik Kesehatan

Kemenkes Semarang

2. Ibu Fatimah, S.ST, M.Kes, selaku Ketua Jurusan Teknik Radiodiagnostik

dan Radioterapi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang

3. Ibu Darmini, S.Si, M.Kes, selaku Ketua Program Studi D-III Teknik

Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang Politeknik Kesehatan

Kementrian Kesehatan Semarang

4. Ibu Dhevi Astuti, AMR selaku Supervisor Radiologi dan Pembimbing

Praktek di Unit Radiologi RS PKU Muhamadiyah Yogyakarta,

5. Seluruh radiografer dan staf karyawan di Unit Radiologi RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta,

6. Orang tua penulis yang telah memberikan dukungan dan doa kepada

penulis,

iii
 7. Teman-teman Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi Politeknik

Kesehatan Kementrian Kesehatan Semarang, khususnya angkatan 32

Penulis menyadari dalam pembuatan laporan kasus ini masih terdapat

kekurangan, untuk itu penulis mohon saran dan masukan dari semua pihak.

Penulis berharap laporan kasus ini dapat bermanfaat untuk mahasiswa dan

dijadikan studi bersama.

Yogyakarta, April 2019

Penulis

Gigih Ardi Primananda

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................... ii
KATA PENGANTAR ............................................................................ iii
DAFTAR ISI .......................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah .................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah ............................................................. 3
1.3. Tujuan Penulisan ............................................................... 3
1.4. Manfaat Penulisan ............................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................... 5
2.1. Definisi Manajemen Logistik ............................................ 5
2.2 Tujuan Manajemen Logistik .............................................. 5
2.3 Manajemen Logistik Rumah Sakit ..................................... 5
2.4 Fungsi Manajemen Logistik .............................................. 8
2.5 Pengendalian Persediaan ................................................... 13
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................ 15
3.1. Profil Unit Radiologi ......................................................... 15
3.2. Hasil ................................................................................ 16
3.3. Pembahasan ...................................................................... 17
BAB IV PENUTUP ................................................................................ 19
4.1. Kesimpulan ....................................................................... 19
4.2. Saran ................................................................................. 20
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 21

v
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan organisasi yang didalamnya membawa fungsi
sosial, namun bersamaan dengan perkembangan yang pesat, rumah sakit
bukan lagi mengemban fungsi sosial saja melainkan sudah merambah
dunia bisnis yang penuh persaingan dan penuh strartegi-strategi tertentu
untuk tetap bertahan dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada
masyarakat (Aditama, 2004). Oleh karena itu dibutuhkan pengelolaan
layanan jasa kesehatan yang baik dari rumah sakit agar pelayanan jasa
kesehatan yang diberikan dapat memuaskan kebutuhan pengguna layanan
jasa kesehatan.
Tingkat pelayanan optimal rumah sakit mengacu kepada pengadaan
sarana, prasarana dan memaksimalkan kinerja para sumber daya yang sesuai
dengan prosedur tetap (protap) dan aturan yang ada di rumah sakit yang harus
dikelola dengan baik dalam bentuk manajemen. Salah satu manajemen sistem
pelayanan yang harus ada di rumah sakit yaitu manajemen logistik.
Manajemen logistik terbagi dua, manajemen logistik umum dan farmasi.
Manajemen logistik umum menyangkut penyediaan kebutuhan yang terbatas
pada alat-alat rumah tangga. Sedangkan logistik farmasi menyangkut
pengadaan farmasi di rumah sakit yang meliputi penyedian obat, persedian
bahan kimia, persedian gas medik dan peralatan kesehatan (Febriawati, 2013).
Manajemen logistik farmasi meliputi depo farmasi dan gudang farmasi yang
berfungsi sebagai penyedia obat-obatan yang dibutuhkan oleh rumah sakit.
Secara keseluruhan manajemen logistik farmasi bertanggung jawab atas
perencanaan, seleksi, pengadaan, pembelian penyimpanan, penyiapan obat
untuk konsumsi, distribusi obat pencatatan dan pelaporan serta penghapusan
(Siregar, 2003).
Manajemen logistik farmasi memiliki peranan penting dalam pelayanan
kesehatan, mengingat lebih 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit

1
menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi,
bahan kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari
seluruh pendapatan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi
rumah sakit. Dapat diprediksi pendapatan rumah sakit akan mengalami
penurunan jika permasalahan farmasi tidak dikelola dengan cermat serta
penuh tanggung jawab (Suciati dan Adisamito, 2006).
Manajemen farmasi pada dasarnya tidaklah terlepas dari prinsip-prinsip
manajemen logistik. Logistik dijalankan berdasarkan suatu siklus. Demikian
halnya dengan logistik di Rumah Sakit dimana siklus kegiatan dapat
dijalankan sebagaimana mestinya. Harus dijaga agar semua unsur didalam
siklus pengelolaan logistik sama kuatnya dan segala kegiatan tersebut harus
selalu selaras, serasi dan seimbang (Soejono Setodkk,2004).
Manajemen logistik di rumah sakit merupakan salah satu aspek penting di
rumah sakit. Ketersediaan obat saat ini menjadi tuntutan pelayanan kesehatan.
Manajemen logistik obat di rumah sakit yang meliputi tahap-tahap yaitu
perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan,
evaluasi dan monitoring yang saling terkait satu sama lain, sehingga harus
terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara optimal.
Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan tidak
efisiennya sistem suplai obat yang ada, ini juga memberikan dampak negatif
terhadap rumah sakit baik secara medis maupun ekonomis (Quick et al,
1997).
Manajemen logistik di rumah sakit disertai juga dokumen penyimpanan
obat guna mendukung data-data keluar dan masuknya barang logistik umum
dan farmasi. Pencatatan logistik di rumah sakit dapat berupa buku harian
penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat, kartu induk persediaan obat,
kartu persediaan obat, kartu obat, surat perintah mengeluarkan barang, surat
bukti barang/obat keluar, surat kiriman obat, daftar isi kemasan obat, berita
acara penerimaan obat dan penyerahan obat.
Penerapan manajemen logistik barang yang ada di Unit radiologi Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta dibagi dua yaitu logistik farmasi dan

2
 logistik umum. Manajemen perbekalan logistik farmasi menyangkut pada
perbekalan bahan-bahan radiologi sedangkan manajemen logistik perbekalan
umum menyangkut penyedian alat tulis kantor . Gudang pengadaan barang
perbekalan logistik farmasi di bagis menjadi dua yaitu gudang perbekalan
farmasi rawat jalan dan gudang perbekalan farmasi rawat inap. Gudang
perbekalan farmasi rawat jalan pengadaan barang dilakukan setiap satu bulan
sekali. Pengadaan barang perbekalan logistik farmasi rawat jalan dilakukan
melalui mutasi biling pada sistem komputer, sedangan gudang farmasi rawat
inap dilakukan secara manual/eceran. Tidak semua dilakukan langsung masuk
dengan mutasi di billing tetapi harus dientry dengan manual agar bisa
dijelaskan di bagian logistik umum dengan petugas mengisi blanko
permintaan ke bagian pengadaan.
Sehubungan dengan permasalahan di atas maka penulis merasa tertarik
untuk mengkaji lebih dalam tentang sistem manajemen baru tersebut dan
menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan IV (PKL IV) dengan judul
” SISTEM PENGELOLAAN MANAJEMEN LOGISTIK DI UNIT
RADIOLOGI RS PKU MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”.

1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem pengelolaan manajemen logistik di Unit Radiologi
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta?
2. Bagaimana model pencatatan logistik umum dan farmasi di Unit Radiologi
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta?

1.3. Tujuan Penulisan

1. Tujuan umum :
Memenuhi tugas Praktik Kerja Lapangan 4
2. Tujuan khusus
Untuk mengetahui sistem pengelolaan manajemen logistik di Unit
Radiologi Rumah Sakit P2KU Muhammadiyah Yogyakarta

3
 Untuk mengetahui model pencatatan logistik umum dan farmasi di Unit
Radiologi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta

1.4. Manfaat penulisan

1. Bagi penulis.
Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem pengelolaan
manajemen logistik dan model pencatatan logistik umum dan farmasi di
unit radiologi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan dan bahan eveluasi bagi pengelola dan pihak
yang terlibat langsung terhadap sistem pengelolaan manajemen logistik
dan model pencatatan logistik umum dan farmasi di unit radiologi RS
PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

3. Bagi Institusi.
Menambah ilmu manajemen khususnya manajemen radiologi dan bahan
referensi tentang sistem pengelolaan manajemen logistik dan model
pencatatan logistik umum dan farmasi di unit radiologi RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta.

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Definisi Manajemen Logistik

Menurut Subagya (1994) logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau
seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan mate-rial/alat-
alat . Sedangkan Manajemen Logistik adalah kegiatan-kegiatan yang
bertujuan untuk mencapai daya guna efesiensi yang optimal didalam
memanfaatkan barang dan jasa.

2.2. Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah agar barang yang diperlukan untuk
proses produksi atau kegiatan operasional dapat tersedia dengan kuantitas,
kualitas, waktu dan tempat yang dibutuhkan dengan biaya seefesien mungkin
melalui penerapan konsep standarisasi (standar teknik,standar penyimpanan,
permusnahan, pengadaan), optimalisasi (sesuai dengan kebutuhan) dan
akurasi.
Sedangkan menurut Lumenta (1990) tujuan manajemen logistik dapat
diuraikan dalam 3 tujuan pokok :
1. Tujuan operasional tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang teat
dan mutu serta waktu yang dibutuhkan.
2. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa tujuan operasionalnya dapat
terlaksana dengan biaya serendah-rendahnya dengan hasil yang optimal.
3. Tujuan pengamanan agar persediaan tidak terganggu oleh
kerusakan,pemborosan,penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan
yang tidak wajar lainny, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dalam
sistem akuntansi
2.3. Manajemen Logistik Rumah Sakit
Manajemen logistik khususnya di rumah sakit perlu dilaksanakan secara
efektif dan efisien dalam arti bahwa segala macam barang, bahan ataupun

5
peralatan harus dapat disediakan tepat waktu dalam jumlah yang cukup tidak
kurang atau lebih dan yang paling penting adalah ketersediaan dengan mutu
yang memadai.
Manajemen logistik terbagi dua, manajemen logistik umum dan farmasi.
Manajemen logistik umum menyangkut penyediaan kebutuhan yang terbatas
pada alat-alat rumah tangga. Sedangkan logistik farmasi menyangkut
pengadaan farmasi di rumah sakit yang meliputi penyedian obat, persedian
bahan kimia, persedian gas medik dan peralatan kesehatan. Manajemen
logistik farmasi meliputi depo farmasi dan gudang farmasi yang berfungsi
sebagai penyedia obat-obatan yang dibutuhkan oleh rumah sakit. Secara
keseluruhan manajemen logistik farmasi bertanggung jawab atas
perencanaan, seleksi, pengadaan, pembelian penyimpanan, penyiapan obat
untuk konsumsi, distribusi obat pencatatan dan pelaporan serta penghapusan.
Manajemen logistik farmasi memiliki peranan penting dalam pelayanan
kesehatan, mengingat lebih 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit
menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi,
bahan kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari
seluruh pendapatan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi
rumah sakit. Dapat diprediksi pendapatan rumah sakit akan mengalami
penurunan jika permasalahan farmasi tidak dikelola dengan cermat serta
penuh tanggung jawab
Dalam lingkup rumah sakit logistik berarti :
1. Suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan bahan serta barang
yang diperlukan bagi produsi jasa rumah sakit.
2. Bagian dari rumah sakit yang bertugas menyediakan barang dan bahan
yang diperlukan untuk kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah,
kualitas dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga
yang efisien.
Logistik di rumah sakit mempunyai ciri yang penting untuk di lihat dan
diperhitungkan antara lain,:

6
 1. Spesifikasi, berarti terkait dengan pelanggan dan profesi tertentu seperti
obat, film rontgen, dll.
2. Harga yang variatif dari yang sangat murah sampai sangat mahal
3. Jumlah item yang sangat banyak maka sering dikelola departemental
sesuai pelayanan dan profesi.
Logistik dirumah sakit menurut bidang pemanfaatannya, barang dan
bahan yang harus disediakan di rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi
persediaan farmasi, ersediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
1. Persediaan barang farmasi
Biasanya merupakan pos yang memerlukan biaya rutin terbesar,
meliputi :
a. Persediaan obat
b. Dalam pengelolaan obat perlu diperhatikan kecepatan konsumsi
obat dan tinggi rendahnya kebutuhan :
 Kelompok obat dengan turn over cepat
 Kelompok obat dengan turn over lambat
c. Persediaan bahan kimia
Diperlukan untuk kegiatan oerasional unit farmasi , labratorium
dan beberapa kegiatan non medik
d. Persediaan gas medik
Diperlukan untuk kegiatan pelayanan pasien di kamar bedah,
ICU,dll.
e. Peralatan kesehatan
Berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi kegiatan perawatan
maupun kedokteran yang dapat dikelompokkan sebagai barang
habis pakai serta barang tahan lama atau peralatan elektronik
dan non elektronik.
2. Barang Logistik Umum
Dibagi dalam beberapa kelompok sebagai berikut :
a. Barang ATK : Formulir,status, buku, alat tulis, dsb.
b. Bahan rumah tangga : piring, gelas, dsb.

7
 c. Barang inventaris : perabtan rumah tangga, peralatan kantor,
barang lisrik,dsb.
2.4. Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik

1. Perencanaan
Perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan
menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan perencanaan yaitu merencanakan
barang logistic sehingga akan siap tersedia pada saat dibutuhkan untuk
mencapai tujuan pelayanan dari produksi jasa kesehatan yang diberikan.
Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan adalah menetapkan
pedoman, sasaran, dan dasar hukum pengaturan penyelenggaraan
penyediaan barang yang dibutuhkan di rumah sakit. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan
yaitu barang apa yang dibutuhkan, orang yang mengurus dan
menggunakan serta alasan produk yang dibutuhkan, cara pengadaan,
melakukan penelitian standarisasi dan spesifikasi dari jenis maupun
jumlahnya.

8
2. Penganggaran
Menurut Subagya (1994) dalam fungsi penganggaran menjelaskan
bahwa semua rencana dari fungsi-fungs erencanaan dan penentuan
kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya
pembiayaan dari dana-dana tersedia.

3. Pengadaan
Menurut Subagya (1994), pengadaan merupakan kegiatan untuk
menambah dan memnuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan
peraturan yang berlau, yaitu membuat ada barang yang belum ada,
mempertahankan barang yang telah ada dalam batas efesiensi. Metode
pengadaan dapat berupa peembelian, penyewaan, konstruksi,
pembuatan, perbaikan, peminjaman, penukaran dan penghibahan.
Pengadaan meliputi kegiatan-kegiatan untuk mengatur, cara
pengadaan bahan, prosedur pengadaan bahan dan aturan-aturan yang
harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan bahan. Ada beberapa
metoda yang dapat digunakan pada tahap pengadaan yaitu :
1) Pembelian tanpa pemesanan, melakukan pembelian langsung
yaitu pembelian yang dilakukan oleh pegawai sendiri yang telah
ditunjuk secara langsung datang ke pemasok tertentu untuk
melakukan pembelian sejumlah barang. Cara pembelian seperti
ini sering disebut dengan pembelian swakelola karena cara
pembelian direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri oleh
organisasi. Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk
pembelian barang yang relatif kecil, baik dari segi kuantitas
maupun nilai barang ( harga pembelian di bawah lima juta
rupiah )
2) Pembelian dengan pemesanan, metoda ini harus melewati
prosedur yang relatif lebih panjang dibandingkan dengan
pembelian langsung. Pembelian dengan pemesanan bisa
dilakukan dengan :

9
 a. Penunjukan langsung yaitu pembelian dengan cara
melakukan pemesanan barang dengan menunjuk langsung
kepada satu pemasok tertentu. Untuk harga pembelian
antara lima juta rupiah sampai dengan dua puluh lima juta
rupiah.
b. Pemilihan yaitu sebelum melakukan pembelian organisasi
melakukan pemilihan terhadap beberapa pemasok dengan
cara organisasi menerima surat penawaran barang dari
beberapa pemasok, dan setelah terjadi kesesuaian, baik dari
sisi teknis maupun harga dengan pemasok, organisasi
melakukan pembelian. Untuk harga pembelian diatas dua
puluh lima juta rupiah.
Untuk mengetahui berapa jumlah optimum yang harus dipesan dapat
menggunakan model EOQ ( Economic Order Quantity ). Model ini
dapat dilaksanakan apabila kebutuhan – kebutuhan permintaan di masa
yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relatif memiliki
fluktuasi perubahan yang sangat kecil. Konsep – konsep yang harus
diperhatikan dalam model EOQ adalah :
1) Reorder Point ( ROP )
Titik pemesanan yang harus dilakukan, pada saat persediaan
mencapai titik minimum. ROP harus memperhatikan safety stock
atau persediaan pengaman dan lead time.
2) Safety Stock (SS)
Persediaan pengaman apabila penggunaan melebihi perkiraan,
untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan ( stock
out ). Adanya kebutuhan persediaan pengaman adalah karena
ketidakpastian mengenai pemakaian bhp dan pengisian kembali
persediaan. Persediaan pengaman merupakan proteksi terhadap dua
jenis ketidakpastian, yaitu ketidakpastian pemakaian bhp yang
melebihi perhitungan dan ketidakpastian mengenai keterlambatan
(delays) dalam pengisian kembali

10
 persediaan.
3) Lead time
Adalah jangka waktu mulai bahan dipesan sampai dengan bahan
diterima/ datang.

4. Penyimpanan
Penyimpanan disebut juga dengan kegiatan penggudangan,
merupakan kegiatan yang dimulai dari datangnya barang sampai
permintaan untuk digunakan. Tujuan melakukan kegiatan penyimpanan
adalah :
1) Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.
2) Menjaga ketertiban administrasi penyimpanan dan keamanan
barang.
3) Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik
yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.
4) Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu
menjamin keamanan dan keselamatan barang.
5) Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam
gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan tetapi juga barang
yang siap pakai ( ready for use ).
Untuk lebih jelasnya penyimpanan merupakan serangkaian kegiatan
pengurusan logistik dalam gudang, baik yang bersifat administrasi
maupun operasional. Secara operasional penyimpanan serangkaian
kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan,
pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan
pendistribusian. Secara administrasi, penyimpanan harus melakukan
pencatatan pada buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang,
kartu stok barang, formulir permintaan barang, dan formulir penyerahan
barang.
Administrasi penyimpanan dapat dijadikan instrumen pengawasan
dan pengendalian di dalam pengelolaan penyimpanan di setiap

11
 organisasi. Dengan adanya sistem administrasi penyimpanan yang
benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan
dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti pemasukan dan
pengeluaran, jumlah persediaan maupun nilai logistik yang ada di
gudang. Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi yang baik
dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi bahkan dapat
menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan logistik mapun
hilangnya logistik.
Metode yang dapat digunakan untuk pengeluaran barang dari
gudang :
1) FEFO ( First Expiry First Out )
Metode FEFO mengeluarkan bhp yang ED nya lebih pendek dari
barang yang ED nya lebih lama.
2) FIFO (First In First Out )
Metode FIFO mengeluarkan barang tanpa tanggal kadaluarsa sesuai
urutan penerimaan atau apabila bhp memiliki tanggal kadaluarsa
yang sama maka barang lama harus dikeluarkan lebih dahulu.

5. Pendistribusian
Pendistribusian adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai
permintaan, tepat waktu, tepat jumlah serta sesuai dengan
spesifikasinya. Distribusi logistic merupakan kegiatan dan usaha
penyelenggaraan penyaluran daru penyimpanan kebutuhan logistiik
kepada unit pengguna yang membutuhkan. Hal yang harus diperhatikan
dalam pendistribusian barang yaitu jenis dan spesifikasi logistic yang
disampaikan, nilai logistik dan jumlah logistik yang disampaikan.

6. Pemeliharaan
Pemeliharaan yaitu kegiatan yang dilakukan untuk menjamin agar
sarana atau barang selalu dalam kondisi daya guna yang baik atau usaha
untuk mempertahankan kondisi ekonomis dari material barang atau

12
 fasilitas institusi. Fungsi pemeliharaan mempunyai kaitan yang erat
dengan fungsi penyimanan dan endistribusian, bukan saja secara fisik
tetapi juga prosedural.
Pemeliharaan yang mantap merupakan suatu usaha ke arah
peningkatan kegunaan peralatan sepanjang umumnya yang pada
dasarnya merupakan kegiatan-kegiatan menambah umur peralatan,
peningkatan efesiensi pada umumnya dan penghematan anggaran pada
khususnya.

7. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan dan usaha pembebasan barang
dari pertanggung jawaban sesuai peraturan atau undang-undang yang
berlaku. Kegiatan ini dilakukan pada kondisi tertentu dimana resiko dan
bahaya lebih besar daripada manfaatnya. Ada lima cara penghapusan
yaitu pemanfaatan kembali, pemindahan, hibah, penjualan dan
pemusnahan.

8. Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil pelaporan,
penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langah-langkah
manajemen logistik yang sedang dan telah berlangsung. Hal tersebut
bertujuan agar manajemen logistik yang sedang berlangsung data
terarah dan terkendali sesuai dengan perencanaan mengingat efesiensi
dan efektifitas.

2.5. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam
menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta
kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali.Tujuan pengendalian
persediaan adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan dan
permintaan.

13
2.5.1 Pengendalian Persediaan Berbasis Komputer
Dalam era sekarang penggunaan komputer yang tepat dalam
pemeliharaan adalah mutlak. Program komputer yang digunakan
sebaiknya suatu program yang mengintegrasikan manajemen
pemeliharaan dengan manajemen penunjangnya, antara lain logistik.
Seperti halnya pengendalian logistik, jika dilakukan dengan cara
manual hasilnya tidak bisa optimal. Bahkan tidak bisa menyelesaikan
masalah – masalah yang sedang dihadapi. Karena itu perlu
dikembangkan sistem informasi berbasis komputer yang bertujuan
untuk pengendalian persediaan.

14
 BAB III

Hasil dan Pembahasan

3.1.Profil Unit Radiologi

Profil Unit Radioog RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta mengacu pada
visi misi rumah sakit yaitu :
3.1.1. Visi
Menjadi rumah sakit Muhammadiyah rujukan terpercaya dengan
kualitas pelayanan yang islami,bermutu dan terjangkau.
3.1.2. Misi
1. Memberikan pelayanan kesehatan pariurna bagi semua lapisan
masyarakat sesuai dengan peraturan/ketentuan erundang-
undangan.
2. Menyelenggarakan upaya peningkatana mutu sumber daya insane
melalui pendidikan dan pelatihan secara prfesional yang sesuai
ajaran islam.
3. Melaksanankan da’wah islam, amar ma’ruf nahi munkar melalui
pelayanan kesehatan yang pedui ada kaum dhuafa’.
3.1.3. Tujuan
1. Terwujudnya pertumbuhan dan perkembangan organisasi RS
PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
2. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang islami, berkualitas,
menyeluruh dan holistik.
3. Tewujudnya masyarakat yang sehat dan sejahtera.
3.1.4. Pelayanan Radiologi
A. Pemeriksaan radiologi konvensional tanpa kontras
B. Pemeriksaan radiologi konvensional dengan kontras
C. Pemeriksaan CT-Scan
D. Pemeriksaan USG
E. Pemeriksaan Radiodiagnostik, Imaging dan Radiologi
Intervensional di luar RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

15
3.2. Hasil
Berdasarkan Pedoman Pelayanan Radiodiagnstik, Imaging dan Radiologi
Intervensional pada Bab V tentang Losgistik adalah sebagai berikut :
3.2.1. Otoritasi pembelian barang dan jasa RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta
Setiap transaksi pembelian barang dan jasa rumah sakit dikelola leh
Unit Logistik dan tim pembelian serta user. Transaksi pembellian
dikelompokkan sebagai berikut :
a. Pembelian barang ≤20 juta, otoritasi surat pemesanan dilakukan
oleh Unit Logistik
b. Pembelian barang ≥20 juta otoritasi surat pemesanan dilakukan
oleh Direktur Utama atas rekomendasi dari tim pembelian RS KU
Muhammadiyah Yogyakarta

3.2.2. Jenis pengadaan barang Logistik Farmasi dan umum ke Unit

Radiologi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
Pengelolaan perbekalan logistik di Unit Radiologi RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta di kelola secara efektif dan efesien guna
menunjang mutu pelayanan. Perbekalan logistik ini berupa bahan
habis pakai berupa obat-obatan, alat-alat kesehatan maupun alat tulis
kantor dan rumah tangga. Dalam pengelolaannya perbekalan logistik
ini di dukung dengan beberapa alur yaitu :
I. Permintaan Barang Ke Gudang Farmasi
Adapun alur permintaan barang unit radiologi ke bagian gudang
farmasi adalah sebagai berikut :
a. Petugas radiologi mengisi permintaan barang farmasi pada menu
order barang di sistem komputer yang sudah dikoneksikan pada
my hospital dengan persetujuan supervisor radiologi pada awal
bulan sesuai kebutuhan.

16
 b. Petugas gudang farmasi merekap permintaan barang radiologi
dan menyiapkan barang permintaan.
c. Petugas radiologi mengambil barang yang diminta kemudian
dicatat tanggal datang dan stock barang yang ada.
d. Barang yamg diminta dimasukkan ke lembar radiologi dan
dikeluarkan sesuai kebutuhan. Daftar perbekalan farmasi di
radiologi terlampir.
II. Permintaan Barang ke Gudang Umum
Adapun alur permintaan barang unit radiologi ke bagian gudang
umum adalah sebagai berikut :
a. Petugas radiologi mengisi formulir permintaan ATK, ART
dan sampul dengan persetujuan dari supervisor radiologi.
b. Petugas radiologi menyerahkan formulir bamprahan yang
telah disetujui ke petugas rumah tangga. Kemudian petugas
merekap permintaan barang radiologi dan menyiapkan
barang yang diminta.
c. Petugas radiologi mengambil barang yang diminta, kemudian
dicatat tanggal datang dan stock barang yang ada
d. Barang yang diminta dimasukkan ke lemari radiologi dan
dikeluarkan sesuai kebutuhan.

3.3.Pembahasan
Secara administrasi logistik barang dari gudang farmasi dan gudang umum
harus dilakukan pencatatan untuk dilakukan penyesuaian kesediaan stock di
unit radiologi RS PKU Muhamadiyah Yogyakarta setiap bulannya.
Pencatatan logistik barang dari gudang farmasi dan gudang umum ada dua
pencatatannya, yaitu yang pertama dengan cara manual pada kartu stock.
Kartu stock hanya digunakan sebagai crosscheck saja dengan disesuaikan
juga di sistem komputer yang telah terintegrasi dengan my hospital pada
mutasi di billing. Kemudian hasil pencatatan kartu stock hanya disimpan di
unit radiologi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Pelaksanaan pada

17
pencatatan secara manual pada kartu stock di unit radiologi RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta belum konsisten dilakukan oleh petugas
radiologi pada setiap akhir bulannya. Sedangkan pencatatan logistik dengan
sistem komputer melalui mutasi di billing my hospital lebih mudah dipantau
karena mengetahui aktivitas order logistik farmasi dari gudang farmasi rawat
jalan dan gudang farmasi rawat inap yang masuk ke unit radiologi dan bisa
dipantau juga jumlah sisa persediaan logistik farmasi sehingga dari data
tersebut bisa direkap dan dilaporkan ke bagian keuangan di setiap akhir
bulan.
Sedangkan logistik umum untuk pengadaan barang di unit radiologi RS
PKU Muhammadiyah pencatatannya belum disamakan dengan sitem
komputer melalui mutasi di billing my hospital karena petugas radiologi
harus datang ke unit pengadaan dengan membawa blanko permintaan barang
yang disediakan di unit pengadaan untuk diisi barang apa saja yang diminta
dari unit radiologi. Kemudian dari petugas unit pengadaan melakukan proses
entry data permintaan di komputer untuk dijadikan pelaporan keuangan dari
transaksi pengadaan barang logistik umum dari unit pengadaan ke unit
radiologi dan dari proses transaksi tersebut akan ditarik data oleh bagian
keuangan.
Dari permintaan barang logistik umum dengan cara masih manual ada
kelemahan saat melakukan proses entry data di komputer oleh petugas unit
pengadaan, sering terjadi kesalahan entry data pada permintaan barang tidak
sesuai dengan permintaan barang logistik umum dari unit radiologi. Sehingga
masalah yang timbul saat dilakukan dengan cara manual barang logistik
umum yang telah dientry dan disediakan oleh unit pengadaan, nama barang
sama namun bentuk barangnya yang berbeda. Solusi dari permasalahan
tersebut seharusnya dari unit pengadaan dapat dikaji ulang dan disamakan
sistemnya seperti melakukan permintaan barang ke logistik di gudang farmasi
yang telah terintegrasi sistem komputer melalui mutasi di billing my hospital
agar dapat meminimalisir kesalahan entry data oleh petugas unit pengadaan di
gudang umum.

18
 BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Manajemen logistik adalah kegiatan yang bertujuan untuk mencapai daya
guna efesiensi yang optimal dalam dalam barang dan jasa. Manajemen logistik
rumah sakit terbagi dua yaitu manajemen logistik umum dan farmasi.
Manajemen logistik umum menyangkut pada alat-alat rumah tangga
sedangkan , logistik farmasi menyangkut pengadaan obat, bahan kimia, bahan
radiologi, gas medik dan peralatan kesehatan. Manajemen logistik farmasi
meliputi depo farmasi dan gudang farmasi. Manajemen logistik rumah sakit
meliputi tahap-tahap yaitu perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian, penghapusan, evaluasi dan monitoring.
Manajemen logistik di rumah sakit disertai juga dokumen penyimpanan
obat guna mendukung data-data keluar dan masuknya barang logistik umum
dan farmasi. Pencatatan logistik di rumah sakit dapat berupa buku harian
penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat, kartu induk persediaan obat,
kartu persediaan obat, kartu obat, surat perintah mengeluarkan barang, surat
bukti barang/obat keluar, surat kiriman obat, daftar isi kemasan obat, berita
acara penerimaan obat dan penyerahan obat.
Penerapan manajemen logistik barang yang ada di Unit radiologi Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta dibagi dua yaitu logistik farmasi dan
logistik umum. Manajemen perbekalan logistik farmasi menyangkut pada
perbekalan bahan-bahan radiologi sedangkan manajemen logistik perbekalan
umum menyangkut penyedian alat tulis kantor . Gudang pengadaan barang
perbekalan logistik farmasi di bagis menjadi dua yaitu gudang perbekalan
farmasi rawat jalan dan gudang perbekalan farmasi rawat inap. Gudang
perbekalan farmasi rawat jalan pengadaan barang dilakukan setiap satu bulan
sekali. Pengadaan barang perbekalan logistik farmasi rawat jalan dilakukan
melalui mutasi biling pada sistem komputer, sedangan gudang farmasi rawat
inap dilakukan secara manual/eceran. Tidak semua dilakukan langsung masuk
dengan mutasi billing tetapi harus dientry dengan manual agar bisa dijelaskan

19
 di bagian logistik umum dengan petugas mengisi blanko permintaan ke bagian
pengadaan.

4.2.Saran
Secara administrasi, pencatatan pada perbekalan logistik barang dari
gudang farmasi dan umum tetap di catat pada kartu stock barang secara rutin
di akhir bulan karena data tersebut guna pada unit radiologi RS PKU
Muhammadiyah juga punya salinan data simpanan yang telah disesuaikan
juga di sistem komputer my hospital ketika sistem pada komputer sewaktu-
waktu bisa error agar dapat terkontrol masuk dan keluarnya barang logistik
umum dan farmasi.
Sedangkan alur pengadaan barang logistik umum yang diminta dari unit
radiologi ke unit pengadaan masih belum disamakan sistemnya melalui
sistem yang terintegrasi dengan my hospital. Sebaiknya alur permintaan
barang logistik umum disamakan dengan logistik farmasi melalui sistem my
hospital agar mudah pencatatanya dan tidak terjadi kesalahan entry data pada
permintaan barang yang tidak sesuai dengan permintaan dari unit radiologi

20
 DAFTAR PUSTAKA

Hadnyanawati.2005. Sistem Informasi Persediaan Barang Habis Pakai Untuk

Pengendalian Bahan Praktikum Fakultas Kedokteran Gigi Universitas
Jember.Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat Konsentrasi Sistem
Informasi Manajemen Kesehatan.: Universitas Dionegoro Semarang

Palupiningtyas.2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Mulya Tanggerang. Kesehatan Mayarakat Knsentrasi
Peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan : Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta

Pebriyanti.(2015). Manajemen Logistik pada Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kabelota Donggala. E-jurnal Katalogis, (Online), Vol.3
No.7, diakses 2 April 2019

Rismayanti.2009. Analisis Perencanaan Manajemen Logistik Gudang Farmasi

Pada Rumah Sakit. Fakultas Kesehatan Masyarakat : Universitas
Indonesia

Satrianegara,F.M, dkk (2018). Analisis Pengelolaan Manajemen Logistik Obat Di

Unit Farmasi RSUD Lanto Daeng Pasewang Kabupaten Jeneponto. Al-
Sihah Public Health Science Journal, (online), Vol.10 No. 1, diakses 2
April 2019

Subagya MS. 1994. Manajemen Logistik. Cetakan Keempat. Jakarta: PT. Gunung
Agung

21