Klerikal_Akomodasi Perhotelan

Melaksanakan Prosedur Klerikal (KK07)

Dalam materi Kompetensi Kejuruan (KK07) Melaksanakan Prosedur Klerikal,

ada 3 Kompetensi dasar yang akan diperoleh siswa, yakni:
7.1 Memproses dokumen kantor
7.2 Membuat draft sederhana korespondensi
7.3 Mengelola sistem dokumen.
Materi ini menuntut siswa memiliki pendidikan Karakter Bangsa kreatif, jujur
, mandiri, dan tanggung jawab.
Perkembangan jaman menuntut orang melakukan pekerjaan dengan cepat,
terutama perkembangan dunia Informasi teknologi (TI) yang menawarkan segala
kemudahan dengan 'one klik' semua pekerjaan beres dan hubungan komunikasi
jarak jauh dapat tersambung... Pernahkah Anda melihat seseorang yg membawa
smartphone/ipad/netbook yang notebene sangat membantu pekerjaan mereka?
bahkan saat ini kita semua mengakui without smartphone we're nothing' artinya
betapa kebutuhan dan ketergantungan akan TI untuk mempermudah pekerjaan
membuat kita terhipnotis dengan TI.

Hal diatas sangat membantu pekerjaan clerical yakni suatu pekerjaan yang
mengarah pada kemampuan di bidang ketrampilan tangan, misalnya sekretaris,
notulen dan keadministrasian.Sesungguhnya banyak yang salah menangkap
bahwa pekerjaan clerical gampang dan otodidak dapat dipelajari, pada kenyataan
keahlian/skill itu didapat dari jam terbang sesorang dan hasil praktek berkali-kali,
sehingga bisa. Tidak hanya tulis menulis (apa lagi tuntutan abad 21 adalah
<em>paperless</em>), ada beberapa kompetensi/skill seorang clericaal yang
biasanya sering dicari perusahaan yakni:
1. Answering Telephones, A professional attitude and pleasant telephone voice
are necessary. The ability to operate a multiline telephone system is usually
required in a clerical job.
2. Front Desk, Being able to greet customers in a friendly manner and keeping an
accurate sign-in log are desirable skills in those seeking clerical work.
3. Typing, A person must have typing experience and know Microsoft Word (for
typing letters and documents) and Excel (for typing into spreadsheets) or
programs similar to be able to learn the two mentioned quickly.
4. Scheduling Appointments, This requires knowledge of Microsoft Outlook and
similar scheduling programs. Clerical skills call for scheduling appointments,
booking conference rooms, setting up meetings and ordering lunches.
5. Travel Arrangements, The ability to surf the Internet for the best deals on
travel arrangements could be part of clerical work. Knowing how to book flights
and make hotel and dinner reservations is valuable.
6. Calculating, A person should be able to use a calculator or adding machine in
case he is asked to tally receipts or lists of numbers.
Read more: What Are Clerical Skills dapat dibuka web ini

Dimateri ini kita akan membahas bagaimana mengenal kata perkantoran dan
administrasi, pengenalanperalatan kantor.
KD 7.1 Memproses dokumen kantor
Dalam materi ini, perlu dikenalkan pengertian dari administrasi dan perkantoran.
Kata administrasi dari bahasa Latin yaitu Ad berarti intensif dan Ministrare
berarti melayani, membantu, memenuhi. Dalam bahsa
Inggris administration yakni tata usaha. Sedangkan menurut Kamus besar Bahasa
Indonesia yakni usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara –cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan
yang berkaitan dengan penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan:
kegiatan yang berkaiatan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor
dan tata usaha.
Unsur-unsur administrasi:
1. Pengorganisasian,
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Pembekalan
7. Tata Usaha
8. Perwakilan
Pengertian Perkantoran
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi
dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data
dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil
(pegawai) melakukan aktivitas manajemen.
Ciri-Ciri Kantor
1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, merumuskan penyederhanaan
sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-Unsur Kantor
1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor
3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari
pesuruh sampai pimpinan.
 Sarana dan prasarana kantor
Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan
bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan
yang diinginkan.
Sarana prasarana tersebut mencakup 4 hal:
1. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan
kantor tahan lama.
Contoh: meja kerja, meja receptionis, kursi, lemari, kabinet alat tulis, kabinet file
dll.
2. Mesin kantor (office machines)
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata
usaha seperti mesin-mesin kantor.
Contoh: komputer/laptop, mesin ketik,
3. Perlengkapan kantor (office supplies)
Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor.
Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis
seper ti ker tas, tinta pensil, pulpen dan lain- lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk
menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja di dalam kantor.
TUGAS: Kerjakan tugas, isian dan tes sumatif seperti yang diminta pada
Lembar Kerja Siswa.
KD 7.2 Membuat draft sederhana
korespondensi
PENGERTIAN SURAT
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi
yang disampaikan oleh satu pihak kepada puhak yang lain, baik atas
nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.
Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat:
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
7.2. 1 .Jenis korespondensi
Layout surat:

keterangan:
1. Kepala surat/ kop surat 9. Nama organisasi yg mengeluarkan
surat
2. Nomor surat 10. Nama penanda tangan
3. Tanggal surat 11. Jabatan penanda tangan
4. Alamat yang dituju 12. Lampiran
5. Hal atau perihal 13. Tembusan
6. Salam pembuka 14. Inisial pengonsep dan pengetik
surat
7. Isi surat
8. Salam penutup
Bagian-bagian surat :

1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis
dengan huruf kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi
huruf besar dan kecil, Logo instansi terletak paling atas.
Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
Ø Unsur Utama, Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
Ø Unsur Tambahan, Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.
 2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang
dikirimkan.

3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa

banyak lampiran yang dilampirkan.
Contoh : Lampiran : 2 berkas.

4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.

5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan

nomor surat) Untuk memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama
bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka.
Contoh :
 British style: dd/mm/yyyy :16 Agustus2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal
pada gaya bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan
akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal
terletak di kanan atas surat.
 American style: mm/dd/yyyy Oktober 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal
disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di
kiriatas.

6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan

surat pembaca)
Contoh :

Yth Dr.Hambali
Jalan sudirman IV.N0.55
Palembang
Sumatra Selatan

7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada

penerima surat (diakhiri tanda koma).
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir

8. Body of the letter adalah Isi surat

Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat,
 paragraf isi surat(inti surat yang diinformasikan pada pembaca).

9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi

- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk
menunjukkan rasa hormat penulis.
- jabatan ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas
yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang
pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
 Britsh style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear
Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
 American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient
Servant, Sincerely Yours.

10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk

menginformasikan kepada pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis
dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut mengetahui isi surat yang
ditulis.

12. Inisial
Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan
dapat dihubungi. Nama pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan
nama pengetik disingkat huruf kecil.

2. Bentuk Surat
1. Full Block style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari
margin kiri. Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri,Jarak
penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi
satu baris. Bentuk paragraph Full Block style sama dengan Block style.
Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas.
Sedangkan pada Full Block style terletak di kiri atas. Jarak antara kepala
surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal dengan perihal
diberi spasi 2 baris.

2. Blok Style
 Pada isi surat Block style bentuk lurus rata kanan kiri sama seperti
bentuk paragraph pada Full Block style, semua bagian surat diketik dari
margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan atas, salam penutup, tanda
tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian
kanan surat.

3. Semi block style

 Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk
Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali
pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin
kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

4. Bentuk surat lekuk (Indented style)

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat
tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan terletak
disebelah kanan.

5. Hanging style
 Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style.
Bedanya pada isi surat bentuk paragraph menyondong kebawah pada
awal paragraphnya. Jarak spasi paragraph satu dan seterusnya 5
ketukan. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.

TUGAS ANDA:
1. Buatlah surat dalam bahasa Inggris untuk Confirmation letter, Contract
of agreement, Official Letter, Refusal letter dan Welcome letter sesuai
dengan bentuk surat diatas. Bisa menggunakan contoh dari hotel tempat
Anda praktek industri. Jika membutuhkan kop surat silakan copy dari Kop
surat edotel Kenari Yogyakarta.
Ketik dan print out, kumpulkan dalam bentuk hardcopy.
KD 7.3 Mengelola sistem dokumen

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk
mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
 b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip adalah :
a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b. Suatu instansi atau tempat dari warkat-warkat suatu organisasi disimpan
secara tertib.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud
dengan arsip adalah kumpulan warkat yang diterima/dibuat oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut
system tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat
dan tepat. Tetapi tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip.
Surat atau warkat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna
c. Disimpan menurut system tertentu
d. Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Adapun tujuan dari filling adalah :
a. Arsip tersimpan rapi, yaitu semua arsip dimasukkan ke dalam file atau map dan
ditempatkan pada lemari sehingga tidak tercecer.
b. Arsip mudah ditemukan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Arsip terawat dengan baik, tidak terlipat maupun kusut.
d. Arsip terjamin keselamatannya, terhindar dari kemungkinan hilang ataupun
terbakar.
C. Jenis-jenis arsip
1. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk
dan
wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan
dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk
2. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan
kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto
dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran dan program pelajaran
3. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat
keaslian dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
E. Teknik Kearsipan
Dewasa ini dikenal 5 sistem penataan arsip yaitu :
a. System abjad / alphabetical filling system
Merupakan system penyimpanan sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen,
dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks.
b. System subjek / perihal / subject filling system
Suatu system penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
masalah perusahaan.
c. System nomor / numerical filling system
Tiap surat atau folder diberi nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditetapkan.
d. System tanggal / urutan waktu / chronological filling system
Sistem penataan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun yang pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman dari datangnya surat. Surat yang dating paling akhir
ditempatkan di bagian paling akhir tanpa memperhatikan masalah surat atau
berkas tersebut.
e. System wilayah / regional / geographical filling system
System kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang
diterima.

F. ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN

1. Ruangan
a. Ruangan cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar tidak
langsung menembus ke dalam ruangan mengenai fisik arsip.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap,
terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
c. Lokasi bangunan berada didaerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan
lokasi bencana alam lainnya.
d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
Suhu udara berkisar antara 65 F sampai 75 F, dan kelembaban udara sekitar 50-
65% RH. Diperlukan AC, dehumidityfier, dan alat pemadam kebakaran.
2. Lemari arsip
a. Penyimpanan secara vertikal
Beberapa jenis lemari arsip yang penyimpanannya secara vertikal:
1) Lateral filing cabinet;yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas
untuk menyimpan arsip.
2) Rotary filing cabinet;yaitu tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara
berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak
menghabiskan tenaga.
3) Mobile file mechanic; yaitu lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks
sistem sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan
ruangan karena terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan
dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang diantara dua rak untuk tempat
berdiri petugas yang sedang mencari informasi.
4) Drawer filing cabinet; yaitu lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik
keluar-masuk.Laci terdiri atas 2 laci sampai 5 laci. Setiap laci dapat memuat
sekitar 20-40 guide, 40-50 folder, dan setiap folder dapat memuat maksimal 75
lembar surat.
5) Vertical plan file;yaitu lemari nuntuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-
A0, seperti gambar desain bangunan, mesin, peta,dll. Ukuran lemari sekitar 1.80 x
20 x 0.6 meter, dapat menampung bagan/peta sekitar seribu lembar. Untuk
mengatur secara vertikal, diperlukan alat bantu sebagai penggantung. Setiap ujung
atas diberi/ditempel karton untuk gantungan dan sekaligus sebagai tempat menulis
kode/titel yang menunjukkan jati diri arsip tersebut.
6) Card cabinet; yaitu lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu, mulai 19x11
cm sampai dengan 25 x 15 cm. Seperti cek, BPKB, paspor, kartu indeks, kartu
kendali,dll.
 7) Rak; yaitu lemari terbuka tanpa pintu yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif.Sebelumnya, arsip inaktif dimasukkan kedalam boks dari bahan kardus
yang diberi lubang sebagai ventilasi, kemudian boks-boks tersebut disusun di rak.
b. Penyimpanan secara horizontal
Arsip disimpan secara mendatar pada lemari khusus yang dibuat untuk keperluan
tersebut.Biasanya adalah arsip-arsip yang memerlukan perlindungan khusus,
apakah karena nilai informasinya yang tinggi atau karena fisik arsip tersebut
mudah rusak. Ukuran lemari ini maksimum berkisar 1.50 x 1 x 1 meter.
3. Guide
Adalah sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran
tertentu yang memuat kode pada tabnya. Tab adalah bagian yang menonjol tempat
menulis kode. Guide berfungsi sebagai pembatas kelompok, sekaligus sebagai
petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
Guide ada 2 macam:
 Guide besar, berukuran 36 x 25 cm;biasanya dipergunakan sebagai pembatas
dalam penyimpanan surat-surat pada folder ukuran folio
 Guide kecil, berukuran 16 x 11 cm;guide ini dipergunakan sebagai pembatas
untuk menyimpan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu indeks, kartu
kendali, lembar pengantar,dsb

4. Folder
Adalah map berupa lipatan karton tebal atau plastik yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip/warkat.
Beberapa macam folder:
1. Brief ordner yaitu berkas lipatan besar terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat
penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam
yaitu brief ordner folio untuk menyimpan surat dan brief ordner kuarto untuk
menyimpan bukti- bukti keuangan serti kuitansi, faktur dan lainnya.
2. Stopmap yaitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal
3. Snelhecter yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal dengan
berbagai variasi alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.
4. Hanging map (map gantung) Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filing
cabinet yang bergawang.
5. Portepel, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat
pengikat. Map tanpa daun, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan
memakai tab
5. Rak sortir
Adalah rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima,diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam folder masing-masing.
6. Kartu indeks
Adalah kartu yang berukuran 15 x 10 cm, yang didalamnya memuat data tentang
warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip.
TUGAS: carilah gambar untuk alat dan bahan kearsipan diatas. Tugas dibuat dalam
bentuk gambar di kertas A4, silakan searching ataupun mencari contoh
bahannya.